REGLAMENTODE

ADQUISICIONES
REGLAMENTODEADQUISICIONES 2007

REGLAMENTODEADQUISICIONES
CAPITULOI:GENERALIDADES

Artculo1. El presente Reglamento es un conjunto de normas y procedimientos
administrativos que regulan los procesos de adquisiciones, distribucin y control de los
materiales,equipos,mobiliarioeinsumosdelaUniversidadPrivadaAntonioGuillermoUrrelo.

Artculo2. ElpresenteReglamentosebasaenelEstatutoSocialdelaUniversidad.

CAPTULOII:DELOSORGANOSENCARGADOSDELASADQUISICIONES

Artculo3. Sonrganosadministrativosencargadosdelasadquisicioneslossiguientes:
(a) ElComitdeAdquisiciones.
(b) LaGerenciaGeneral.
(c) LaGerenciadeLogsticayServiciosGenerales.

Artculo4. ElComitdeAdquisicionesdelaUniversidadeselencargadodedecidiracerca
de la adquisicin de los materiales, equipos, mobiliario e insumos requeridos por las
dependencias acadmicas y administrativas de la Universidad, cuyo monto exceda al
establecido por el Directorio (adquisiciones de mayor cuanta), segn el Plan Anual de
AdquisicionesyelpresenteReglamento.ElComitdeAdquisicionesesdesignadoanualmente
porelDirectorioyestconformadapor:ElGerenteGeneral,quienlopreside,elGerentede
Planificacin,elGerentedeLogsticayServicios.GeneralesyporunDirectordesignadopara
talfin.

Artculo5. LaGerenciaGeneralseencargadedeterminaryautorizarlasadquisicionesde
menorcuantaolasadquiridasporcajachica.Adems,encoordinacinconlasGerenciasde
PlanificacinydeContabilidadyFinanzas,seencargadelcontroldelaejecucindelPlanAnual
deAdquisiciones.

Artculo6. La Gerencia de Logstica y Servicios Generales es la encargada de efectuar

directamentelasadquisicionesdelaUniversidad,deacuerdoaloestablecidoenelPlanAnual
de Adquisiciones y aplicando los procedimientos descritos en el presente Reglamento; y,
adems,implementaymantienelaCarteradeProveedores.

UPAGU 2
REGLAMENTODEADQUISICIONES 2007

CAPTULOIII:DELOSPROCEDIMIENTOSDEADQUISICIONES

Artculo7. LasadquisicionesenlaUniversidadserealizandeacuerdoaunPlanAnualde
Adquisiciones, el cual debe de contener los requerimientos anuales de todas las Facultades,
dependenciasacadmicasydependenciasadministrativasdelaUniversidad.

Artculo8. La Gerencia de Planificacin, en coordinacin con la Gerencia de Logstica y

Servicios Generales, solicitarn anualmente a cada una de la Facultades, dependencias
acadmicas y dependencias administrativas sus requerimiento de materiales, equipos e
insumoshastael31deoctubredecadaao(osiguientedatil),paralaelaboracindelPlan
Anual de Adquisiciones, el cual formar parte del Presupuesto Anual y ser aprobado por la
JuntaGeneraldeAccionistas,apropuestadelDirectorio.

Artculo9. Todaslasadquisiciones,pormuymnimasqueseanserealizarndeacuerdoal
referido Plan Anual de Adquisiciones; salvo casos debidamente justificados, calificados y
aprobadosporlaGerenciaGeneralconopinindelaGerenciadePlanificacin,debiendodar
cuentaalDirectorio.

Artculo10. Anualmente, el Directorio fijar un monto, el cual servir de referencia para

realizarlasadquisiciones;as,lasadquisicionessolicitadasporlasdependenciasuniversitarias
que sean menores o iguales al monto referido, sern autorizadas por la Gerencia General;
aquellasadquisicionessolicitadas,queseanmayoresalmontoasignadosernautorizadaspor
elComitdeAdquisiciones.TodoestosiguiendolosprocedimientosdescritosenelPresente
Reglamento.

Artculo11. UnavezdefinidoelmontoreferidoenelartculoprecedenteyelPlanAnualde
Adquisiciones,estasserealizarndelasiguientemanera:
(a) AdquisicindelosrequerimientosdelasFacultadesydependenciasacadmicas,tales
como equipos, materiales, mobiliario e insumos para laboratorios, gabinetes,
biblioteca,materialesdeenseanza,etc.:dosvecesalao,45dasantesdeliniciode
cadasemestreacadmico.
(b) Adquisicindelosrequerimientosadministrativos,tantodelreaacadmicacomode
laadministrativa,talescomomateriales,equiposeinsumosparaoficina,etc.:cuatro
vecesalao,trimestralmente.

UPAGU 3
REGLAMENTODEADQUISICIONES 2007

Artculo12. Para efectivizar lo establecido en el artculo precedente, cada Facultad,

dependencia acadmica o dependencia administrativa solicitar, en su oportunidad, la
adquisicindesusrequerimientosalaGerenciadeLogsticayServiciosGenerales,lacual,de
acuerdoalmontodelosolicitado,tramitarlasolicituddelamanerasiguiente:
Artculo13.
(a) Si el monto de la adquisicin, individual o global, excede al establecido por el
Directorio:Derivarlasolicitud,acompaadadetres(03)omsproformasalComit
deAdquisiciones.
(b) Si el monto de la adquisicin, individual o global, es menor o igual al monto
establecido por el Directorio: Derivar la solicitud acompaada de tres (03) o ms
proformasalaGerenciaGeneral.
(c) Si lo solicitado no est en el Plan Anual de Adquisiciones (artculo 09 del presente
Reglamento), derivar la solicitud con la debida justificacin a la Gerencia de
Planificacin y a la Gerencia General para su opinin y de all, si es aprobada, la
adquisicinsesujetaraloestablecidoenlosincisosprecedentes.

Artculo14. ElComitdeAdquisicionesolaGerenciaGeneral,segnseaelcaso,decidira
queproveedoroproveedoresserealizarlaadquisicin,autorizandoalaGerenciadeLogstica
yServiciosGeneralesquelaefectu,luegodelo cuallaGerenciadeContabilidadyFinanzas
realizarelpagorespectivo.

Artculo15. Lasadquisicionesmenores,ejecutadasconfondosprovenientesdecajachica,
secanalizarntambinporlaGerenciadeLogsticayServiciosGenerales,quiensolicitarlos
fondos a la Gerencia de Contabilidad y Finanzas, para lo cual esta Dependencia elaborar la
respectivaDirectivadeusodeCajaChica.

Artculo16. Lasadquisicionesparalaimplementacindenuevasdependenciasacadmicas
oadministrativasodealgnproyectoespecficosesujetarnaloestablecidoporelpresente
Reglamento,previaaprobacindelosrganoscompetentesdelaUniversidad.

Artculo17. Todos los documentos concernientes a las adquisiciones sern ordenados y

archivados por la Gerencia de Logstica y Servicios Generales, debiendo de archivarse una
copiaenlaGerenciaGeneral.

UPAGU 4
REGLAMENTODEADQUISICIONES 2007

CAPITULOIV:DELOSPROVEEDORES

Artculo18. LaGerenciadeLogsticayServiciosGenerales,dentrodelos30primerosdas
del ao, elaborar una Cartera de Proveedores en los diferentes rubros que la Universidad
necesita,lacualdeberdeactualizarsepermanentemente.

Artculo19. LaGerenciadeLogsticayServiciosGenerales,paralosefectosdecumplircon
loestablecidoporelartculo11delpresenteReglamento,deberdesolicitarlasproformasa
losproveedoresqueaparecenenlaCartera.

Artculo20. Paraelpagoalosproveedores,seseguirelprocedimientosiguiente:
(a) El proveedor deber entregar lo adquirido a la Gerencia de Logstica y Servicios
Generales.
(b) La Gerencia de Logstica y Servicios Generales, en coordinacin con la dependencia
solicitante,recibirnyrevisarnlamercadera.
(c) Si es conforme, la Gerencia de Logstica informar a la Gerencia de Contabilidad y
Finanzasparaquerealiceelpagorespectivo.
(d) Si no es conforme, se devolver la mercadera al proveedor para su cambio o
devolucin.

Artculo21. Paraelcasodeadquisicionesenlasqueelproveedorsoliciteunporcentajede
adelantopararealizarelpedido,laGerenciadeLogsticadeberdesuscribirconelproveedor
uncompromisocontractualenelqueseespecifiquenlascondicionesdelaadquisicin,sobre
todoenelcasoquelamercaderaolascondicionesdelamismanoseansatisfactoriasparala
Universidad.Unavezrealizadoelcontratodelaadquisicin,seseguireltrmitedescritoenel
artculo anterior. De ser necesario, se exigir al proveedor el otorgamiento de carta fianza o
cheque de gerencia por el monto dado en adelanto, con realizacin automtica hasta el
cumplimientodelaprestacinasucargo.

Artculo22. La Gerencia de Contabilidad y Finanzas, har efectivos los pagos a los

proveedoresendasyhorasespecficas.

Artculo23. Aquel proveedor que no ha satisfecho los requerimientos de la Universidad

pordos(02)vecesconsecutivasoalternassereliminadodelaCarteradeProveedores.

UPAGU 5
REGLAMENTODEADQUISICIONES 2007

CAPTULOV:DELABASTECIMIENTO

Artculo24. Los responsables o jefes de las dependencias acadmicas o dependencias
administrativas,solicitarnqueseadquierasusrequerimientos,hastacinco(05)dasantesde
la oportunidad prevista en el artculo 11 del presente Reglamento, debidamente
calendarizadaporlaGerenciadeLogsticayServiciosGenerales.

Artculo25. Noseefectuarnadquisicionesyentregademateriales,equipos,mobiliarioe
insumos durante el periodo semestral (requerimientos acadmicos) o trimestral
(requerimientosoperativosoadministrativos),salvoenloscasoscontempladosenlosartculos
9y14delpresenteReglamento.

Artculo26. La dependencia que no efecte sus requerimientos o sus solicitudes de

adquisicindesusrequerimientosoportunamentenoseratendidaconposterioridad.

Artculo27. La Gerencia de Logstica y Servicios Generales, llevar un registro de las

adquisicionesascomouninventariodelstockenlosalmacenesdelaUniversidad.

Artculo28. Cualquierentregademateriales,equipos,mobiliariooinsumos,queLogstica
efecteaalgunadependenciauniversitaria,deberdeconstarenundocumentodeentregay
enunatarjetadestockokardex.

Artculo29. La Gerencia de Logstica y Servicios Generales informar mensualmente a la

Gerenciade Planificacin acercadelasadquisicionesdetodandole,paraefectosde control
presupuestal, en este informe se detallar lo adquirido, la partida presupuestal y las
dependenciasalasquesecargarndichasadquisiciones.

CAPITULOVI:DISPOSICIONESFINALESYTRANSITORIAS

PRIMERO. Para efectos de la aprobacin o modificacin del presente Reglamento, la
Gerencia de Logstica y Servicios Generales presentar el Proyecto, para su aprobacin, al
Directorio.

UPAGU 6
REGLAMENTODEADQUISICIONES 2007

SEGUNDO. La Gerencia de Logstica y Servicios Generales ser la encargada de la

evaluacindelpresenteReglamento,debiendodeproponerlasmodificacionesrespectivas.

TERCERO. ElpresenteReglamentoentrarenvigenciaalsegundodadesuaprobacin.

CUARTO. Todo lo no previsto en el presente reglamento, ser resuelto en primera

instancia por la Gerencia General y el Comit de Adquisiciones, y en ltima instancia por el
Directorio.

Cajamarca,abrildel2007

UPAGU 7