2016

Project 2013 Sesin 05

MS PROJECT PROFESIONAL 2013 RECURSOS

RECURSOS

En este captulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan a cabo las tareas.
Ellos son las Personas, equipos y materiales.

TIPOS DE RECURSOS

a) RECURSOS DE TIPO TRABAJO:

Son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen
tiempo (horas o das) que es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres
de mquinas.

b) RECURSOS DE TIPO MATERIAL:

Vveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos,
cemento, papel, CDs, etc.

c) RECURSOS DE TIPO COSTO:

Son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc.

CMO CREAR RECURSOS EN EL MS PROJECT 2013?

Para asignar recursos a un proyecto lo primero que se debe hacer es crearlo, por lo tanto, en este acpite,
nos dedicaremos nicamente a explicar paso por paso la creacin de recurso.

He aqu la cronologa de acciones a realizar para crear recursos:

Primeramente debemos ingresar al men Recursos y luego desplazar la herramienta organizador de equipos.
Como se observa en la figura siguiente, se desplaza una ventana con diferentes opciones, en este caso, hacer
clic sobre la opcin hoja de recurso y luego se visualiza la siguiente ventana:

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Ahora, una vez ingresado a la hoja de recursos explicaremos cada una de las columnas que forman la hoja de
recursos:

Previo a la explicacin de la hoja de recursos, es importante hacer notar que en sta, se debe ingresar
absolutamente todos los recursos que sern utilizados en el proyecto, luego, en la asignacin de recursos se
asignara recursos a cada tarea de acurdo a su requerimiento.

A. Nombre del recurso: En esta columna se debe escribir el nombre del recurso
B. Tipo: Aqu tenemos tres opciones (trabajo, material, costo), debemos elegir solo una, de acuerdo a la
caracterstica del recurso:
Recurso Trabajo: Esta opcin deber ser elegido para los recursos personas, equipos y maquinarias
que se utilizaran en el proyecto.
Recurso Material: Como su nombre lo indica, esta clasificacin corresponde a los recursos
materiales.
Recurso Costo: Son los costos independientes que dese asociar con una tarea. Esta opcin pocas
veces se lo utiliza.
C. Etiqueta de material: Esta opcin solo se habilita para los recursos materiales, aqu se debe introducir la
unidad de media del material, ejemplo: m3, m2, Kg., lts, pza, ml, caja, paquete, etc.
D. Inciales: Aqu se pone la abreviatura del recurso. Por defecto, Project establece la primera letra del
nombre del recurso, por lo cual, se recomienda no cambiar esta letra.
E. Grupo: Aqu se debe asignar una agrupacin genrica al recurso, ejemplo: RR.HH, materiales, equipos y
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maquinarias, etc.
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F. Capacidad mxima: Project expresa la cantidad del recurso de trabajo que se dispone para su asignacin
como un porcentaje. Por ejemplo, el 100 % es igual a una unidad, o el equivalente de un recurso a tiempo
completo, el 50 % es igual a la mitad de una unidad, o la mitad de tiempo de un recurso a tiempo
completo, y el 200 % equivale a dos recursos a tiempo completo.
G. Tasa estndar: Es la tasa de pago o tarifa por trabajo normal realizado por un recurso. Por defecto,
Project calcula la tasa que se estableci en la configuracin inicial del proyecto. Sin embrago, puede
cargar el trabajo de un recurso en otras unidades de tiempo. (Para los recursos de trabajo, puede usar
minutos, das, semanas, meses o aos. Para los recursos materiales, segn la unidad de la etiqueta de
material).
H. Tasa horas extras: Es la tasa de pago de horas extras realizadas por un recurso trabajo. Las horas extras
se realizan fuera del horario normal. Por ejemplo, si el horario es de 8 horas, la novena es una hora extra.
I. Costo/Uso: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que se use el recurso, independientemente de
las horas o de la cantidad que se use. Por ejemplo la instalacin de algn equipo o el costo de trasporte
del mismo equipo.
J. Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los costos estndar y de horas extras de los
recursos al costo de una tarea. La opcin predeterminada es prorrateo, pero tambin puede seleccionar
comienzo o fin. Las tres se describen a continuacin:
Si selecciona comienzo y asigna ese recurso a una tarea, Project calcula el costo para una tarea tan
pronto como la tarea comienza.
Si selecciona Fin y asigna ese recurso a una tarea, Project calcula el costo de la tarea cuando la tarea
se ha completado.
Si selecciona prorrateo y asigna ese recurso a una tarea, Project acumula el costo de la tarea a medida
que se completa el trabajo programado.
K. Calendario base: Aqu se debe elegir el tipo de calendario que utilizara el recurso, tenemos tres
alternativas: estndar, turno noche y 24 horas. Lo recomendable es elegir el mismo calendario que est
utilizando el proyecto, pero si es necesario se puede elegir otro.

EJERCICIO: A continuacin vamos a crear un proyecto en el cual ingresaremos las tareas que se indican, la
fecha de inicio ser el 04 de Julio del 2016, se usara el calendario Estandar.

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INGRESAR RECURSOS: Ingresar los siguientes recursos en la hoja de recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso.

2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.

3. Etiqueta de material: Aqu especificamos la unidad de medida del recurso. Slo podemos escribir en esta
celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de
recursos a una tarea.

4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez
de los nombres para ajustar ms columnas en una vista. Por defecto Project pone la primera letra del nombre
pero podemos cambiarlas.

5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albailes, torneros.

6. Capacidad mxima: Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos
trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto
la mitad del tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso.

MODIFICAR DATOS DE RECURSOS: Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda
correspondiente y hacemos el cambio que deseemos.

Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Podemos acceder a
ella desde:

Situndonos sobre el recurso y yendo al men Recurso Informacin del recurso.

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Haciendo doble clic sobre el recurso.

Otro mtodo es tambin hacer clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcin Informacin
del recurso.

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Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro de dilogo.

ELIMINAR UN RECURSO: Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna
numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

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INSERTAR UN NUEVO RECURSO ENTRE LOS YA INSERTADOS: Nos debemos situar en el recurso que
quedara debajo del nuevo, clic con el botn derecho y luego Nuevo recurso ir al men Recurso
Agregar Recursos. Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos del mismo.

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TIPO DE RESERVA

Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporacin
al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de
reserva. Para ello:

1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso.

2. En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva:

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Puede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo,
que est disponible a partir de una fecha determinada hasta una fecha, tambin que entre un perodo
determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de este tipo) posible.

Para ingresar estos datos, debemos:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se abrir el cuadro de dilogo
Informacin del recurso.

2. En la primer lnea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en Disponible
desde, esto significa que est disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta
que est disponible hasta el final del proyecto y tambin en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de
recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades.
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En la imagen, el recurso Juan Garcia estar disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 03/01/2015
al 50% de su capacidad mxima. Luego volver a estar disponible desde el 04/01/2015 hasta la finalizacin
del proyecto, pero al 100% de su capacidad.

Nota: Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.

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ASIGNAR RECURSOS

Toda tarea, para su ejecucin requiere de ciertos recursos, estos pueden ser, recursos materiales, recursos
econmicos, recursos humanos, vehculos, maquinarias, material de escritorio, etc.

En este acpite, se estudiara las diferentes formas de asignacin de recursos que el Project nos ofrece.

Existen tres formas de asignacin de recursos, cuyo resultado final es el mismo, solo varia el procedimiento.
A continuacin se explica cada una de ellas:

PRIMERA FORMA:

a) Ingresar al men recursos

b) Seleccionar la tarea al cual se desea asignar recursos

c) Clic sobre la herramienta asignar recursos

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d) Luego se desplaza la siguiente ventana

e) Vera usted que en la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos creados en el anterior acpite,
ahora, para asignar alguna de ellas se debe seleccionar el recurso deseado y luego hacer clic en asignar.

f) Vea usted en la figura anterior, que los recursos asignados a la tarea seleccionada aparecen marcadas. En
la columna unidades se debe introducir la cantidad requerida de cada recurso para ejecutar la tarea. En la
columna costo el Project calcula el costo total del recurso en funcin a los precios establecidos en la
creacin de recursos, en esta ventana no se puede modificar los costos.
g) Finalmente hacer clic sobre cerrar y se puede ver en el diagrama la tarea correspondiente con los
recursos asignados (ver siguiente figura).
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SEGUNDA FORMA

a) Ingresar al men tareas

b) Seleccionar la tarea al cual se desea asignar recursos

c) Clic sobre la herramienta informacin de tarea

d) Luego se desplaza la siguiente ventana

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e) Ingresar a la pestaa recursos

f) En la columna nombre de recurso seleccionar los recursos requeridos por la tarea, luego en la columna
unidades introducir la cantidad de recursos requeridos y finalmente en la columna costo el Project calcula
el costo total del recurso.

g) Clic en aceptar para guardar las asignaciones.

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TERCERA FORMA

a) Ingresar al men recursos

b) Desplazar la lnea de divisin asa la izquierda

c) En la columna nombre de los recursos desplazar la hoja de recursos

DETERMINAR LAS HORAS DE TRABAJO.

A continuacin se determinar las horas de trabajo que demanda cada tarea. Para esto en la tabla de Entradas
de la Vista Diagrama de Gantt seguiremos los siguientes pasos.

Seleccionamos una columna

Hacemos clic con el botn derecho del ratn y del men contextual que aparece seleccionamos la opcin
Insertar columna.

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El programa inserta una columna y despliega todos los campos disponibles del programa que podemos
asignar.

Digitamos las primeras letras (TR) del nombre del campo y se visualiza el filtro mostrndonos los campos que
inician con estas primeras letras.

Seleccionamos Trabajo y en forma automtica nos muestra el campo de la columna Trabajo donde aparece
la cantidad de horas de trabajo en el proyecto y por cada una de sus tareas.

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CANTIDAD DE RECURSOS UTILIZADOS: En la vista Hoja de Recursos, slo bastar insertar la columna Trabajo.

Observe que en los recursos tipo Trabajo, aparece la cantidad de horas utilizadas, en los recursos tipo
material, la cantidad total segn la unidad utilizada y en los recursos tipo costo, el costo total.

CAPACIDAD MXIMA DE LOS RECURSOS: La capacidad mxima es, la capacidad que uno declara en la hoja
de recursos, es decir la capacidad instalada con la que uno comienza el proyecto.

La capacidad mxima del recurso Juan es 1 (100%)

La capacidad mxima del recurso Gabriel es 1 (100%)

La capacidad se observa en la vista Hoja de recursos, en la columna Capacidad Mxima, para poder ver esta
columna en formato decimal y no porcentual podemos hacer lo siguiente:
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Ahora podemos ver el campo capacidad mxima con valores decimales.

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El programa nos puede mostrar grficamente, la capacidad utilizada (acumulada) de cada uno de los recursos
en cada uno de los das, semanas, meses o trimestres, segn lo requerido. Para visualizar este grfico abra la
vista Grfico de recursos pulsando Recurso->Ver->Grfico de recursos.

En la vista Grfico de recursos, se observa que en las primeras semanas el recurso Juan Garca est disponible
en un 50% y que en las prximas semanas estar disponible en un 100%. Aqu tambin podemos ver si el
recurso estuviera sobre asignado y si as lo fuera estara marcado de color rojo.
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Ahora si asignamos a Juan Garca a la tarea de Levantar las paredes y le indicamos que estar disponible un
100%, estaremos sobre asignando al recurso.

Podemos ver que aparece un icono de color rojo en la columna de informacin en la vista de la tabla de
Gantt.

En la vista de recursos tambin se marcara de color rojo el recurso sobre asignado.

En el Grfico de recursos se observa tambin que esta sobre asignado.

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Si movemos la barra de desplazamiento horizontal derecha, hacia el lado derecho podremos ver este
mismo recurso para las restantes semanas.

Si desplazamos la barra de desplazamiento horizontal izquierda, podremos observar los diferentes recursos
del proyecto.

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