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INSTITUTO PACFICO
2014
INSTITUTO PACFICO 1
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
2 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
NDICE
1. Introduccin
Todo proceso humano, tiene como punto de inicio una necesidad, del mismo modo
la Administracin pblica, considerada la entelequia representativa de la sociedad
y al servicio de ella, tambin tiene necesidades que requieren ser satisfechas. Por
ello, para que cada Entidad de la Administracin Pblica pueda cumplir con los fi-
nes que se les ha encomendado, resulta vital que adquieran los bienes, servicios y
obras necesarios para el adecuado cumplimiento de sus funciones.
Para ello, desarrolla los denominados procesos de contratacin pblica que se en-
cuentran constituidos por tres fases: (i) la fase de programacin y actos preparato-
rios, (ii) la fase del proceso de seleccin, y (iii) la fase de ejecucin contractual.
No obstante, esta primera fase (i) posee una sub-fase previa al interior de la Enti-
dad, la cual permite la coordinacin de los presupuestos que tornan jurdicamente
factible la manifestacin de la voluntad contractual administrativa.
Para lo cual, resulta necesario la conjuncin de los estudios de factibilidad fsica, jurdi-
ca, contable, financiera, econmica y poltica del bien, servicio u obra objeto de la futura
contratacin, y la informacin previa de conformidad con el crdito presupuestario.
Una vez que se adopta la decisin de contratar, se realizan los proyectos de orden
tcnico: en cuanto a las ventajas, beneficios y la posibilidad de realizacin del objeto
del contrato, y econmico: respecto del costo del contrato, la existencia de crditos
y su asignacin presupuestaria.
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Para elaborar dicho plan va ser necesario que el operador pblico pueda entender
y conocer una serie de pasos previamente establecidos que le permitirn hacer uso
de este instrumento sin ningn problema, pasos que en esta ocasin detallamos
a continuacin, no sin antes dejar en claro el marco conceptual del Plan Anual de
contrataciones.
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LUIS MORANTE GUERRERO
El Plan Anual tiene como propsito cumplir con las siguientes finalidades:
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
"2.1. Todas las licitaciones pblicas, concursos pblicos, adjudicaciones directas pblicas, adjudicaciones
directas selectivas o adjudicaciones de menor cuanta, que se convocarn durante el correspondiente
ao fiscal.
Las adjudicaciones de menor cuanta sern incluidas en el PAC cuando puedan ser planificadas
o programadas de forma habitual y anticipadamente antes que dicho instrumento de gestin sea
aprobado. En ese sentido, no ser obligatorio incluir las adjudicaciones de menor cuanta que obe-
decen a nuevas necesidades de la entidad que no pudieron ser previstas y han surgido luego de la
aprobacin del PAC, y requieren ser atendidas durante el correspondiente ao fiscal.
2.2. Los procesos de seleccin que sean realizados por otras Entidades del Sector Pblico o Privado,
Nacional o Internacional, como consecuencia de un encargo, sea que ste tenga por objeto la rea-
lizacin de compras corporativas o seleccin por encargo.
En el caso de los procesos de seleccin bajo la modalidad de encargo, la Entidad encargante
mantendr dichos procesos dentro de su PAC slo si el presupuesto para su realizacin y ejecucin
del contrato que de l se derive, se mantenga dentro de su presupuesto institucional y no medie
transferencia presupuestal a la Entidad encargada, permaneciendo como meta institucional de la
Entidad encargante. De lo contrario, la Entidad encargante deber excluirla de su PAC y la Entidad
encargada deber incluirla en el suyo.
2.3. Las contrataciones que se sujeten a regmenes especiales.
2.4. Los procesos de seleccin que se convocarn en el ao fiscal, aun cuando se trate de un proceso
de seleccin declarado desierto el ao fiscal anterior.
2.5. Aquellos procesos que durante el ao fiscal anterior hayan sido declarados nulos de oficio, por de-
fectos o vicios de los actos preparatorios, siempre y cuando la necesidad persista y se cuente con
el presupuesto respectivo. En los casos en que el proceso haya sido convocado segn relacin de
tems, la inclusin solo se aplicar para los tems declarados nulos".
Asimismo el artculo 7 del Reglamento exige que todo Plan Anual registre el si-
guiente contenido mnimo:
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1 Alberto Morales Santivaez, Iris Pacheco Carlos y Marina Taboada Timan. Instrumentos de Gestin de las Contra-
taciones. Captulo 1 Mdulo 1. Aula Virtual OSCE.
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Asimismo, el formato del Plan Anual debe contar con los siguientes rubros para a
ser utilizados en caso se requiera:
(FIGURA N1)
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11. UNIDAD DE MEDIDA: indicar la unidad de medida del objeto del proceso de
seleccin o del tem del proceso de seleccin.
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14. TIPO DE MONEDA: indicar el tipo de moneda del valor estimado de la contra-
tacin.
24. DIFUSIN DEL PAC POR LAS FUERZAS ARMADAS: se escoge la opcin
NO, querr decir que el PAC no ser difundido en el SEACE por carcter
secreto, secreto militar o razones de orden interno; si se elige la opcin S,
el PAC ser difundido a travs del SEACE. Aplicable slo para las Fuerzas
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La planificacin estratgica fija las acciones que debemos emprender para conse-
guir los fines, teniendo en cuenta la posicin actual de la organizacin y las previsio-
nes e hiptesis sobre el futuro. A partir de ella se establece los programas y planes
de accin, en donde se registran, quines, cuando y con qu recursos se debe
contar para llegar a cabo las metas institucionales.
Asimismo, dichos recursos necesarios para alcanzar el logro de los objetivos insti-
tucionales deben ser elementos correlativos al Presupuesto Institucional. De ello se
desprende que no hay presupuesto sino se sabe qu y cunto se va a comprar y
para qu se va a comprar; esto significa que incluso antes de elaborar el PAC ya se
deberan conocer las contrataciones que se van a realizar.
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Por ello, el PAC debe ser elaborado de manera paralela al PIA (Presupuesto Insti-
tucional de Apertura); esto es en el segundo trimestre de cada ao y tenerlo como
borrador hasta que se apruebe el presupuesto institucional, diligencia que debera
ocurrir tan pronto el Congreso de la Repblica, a finales de noviembre, apruebe el
Presupuesto General de la repblica. Sucedido esto, es posible saber si todo o par-
te del presupuesto elaborado ha sido convalidado y con esta informacin se hacen
los ajustes necesarios al PIA y al PAC.
Por regla general, el PAC debe aprobarse antes de que se inicie el nuevo ejercicio
presupuestal o a ms tardar la primera semana del nuevo ao, de otro modo empe-
zarn las dificultades para el inicio del proceso de aprovisionamiento2.
Paso 1:
Para empezar el Titular de la Entidad o el rgano Encargado de las Contrataciones o funcionario al que se
haya delegado dicha funcin, debe establecer el plazo mximo dentro del cual cada una de las dependencias de
la Entidad debe determinar sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de las metas presupues-
tarias establecidas para la Entidad en el Proyecto de POI (Plan Operativo Institucional) del ao para que se est
proyectando, sealando la programacin de cada una de sus necesidades de acuerdo a su grado de prioridad,
para tales efectos cada rea usuaria deber hacer uso del Catlogo nico de bienes, servicios y obras.
2 La Torre Zegarra, Orlando. Contrataciones con el Estado. Centro de asesora empresarial y gestin pblica (CAEMP).
Pg. 53
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Paso 2:
En paralelo, el rgano Encargado de las Contrataciones, debe elaborar formatos estndares para la recopilacin
de las necesidades de cada rea Usuaria o dependencia de la Entidad Cuadros de Necesidades-. Una vez
elaborados, debe solicitar a cada rea Usuaria el llenado de los formatos respectivos indicando el plazo mximo
de atencin para dicha solicitud, brindando al mismo tiempo, los formatos estndares previamente elaborados.
Centro de costo:
Responsable :
DESCRIPCIN
UNIDAD DE CANTIDAD
N CODIGO DEL BIEN O TRIM I TRIM II TRIM III TRIM IV
MEDIDA TOTAL
SERVICIO
()
Paso 3:
El rea de almacn proporcionar los datos histricos sobre la cantidad de bienes de uso permanente utilizados
en un ao mvil por las unidades orgnicas (reas usuarias o llamadas tambin dependencias administrativas
de la Entidad), y sobre cuya base se determinar la cantidad de bienes a adquirir y se llenarn los respectivos
formatos. Para el caso de los servicios bsicos, el rgano Encargado de las Contrataciones es el que har la
proyeccin en funcin del consumo histrico. Es importante comprender que el Almacenaje, que es una sub ac-
tividad del rea de logstica, se encarga de las siguientes funciones y se encuentra sujeta a los siguientes riesgos:
Funciones Problemas
Gestin de Stocks Falta de espacio
Almacenaje Almacenamiento Desabastecimiento
Localizacin de productos
Estos pedidos que luego servirn para sustentar el presupuesto y que a la larga
tambin servirn para la elaboracin del PAC no deberan ser improvisados ni mo-
tivados por una exigencia legal, sino ms bien como un correlato de los objetivos
institucionales fijados, del presupuesto asignado y del que puede generarse por
cuenta propia 3.
3 La Torre Zegarra, Orlando. Contrataciones con el Estado. Centro de asesora empresarial y gestin pblica (CAEMP).
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Paso 4:
Una vez recibidos los formatos, cada rea Usuaria deber rellenar los formatos de acuerdo a las prioridades ya
programadas por la entidad, en el Cuadro de Necesidades respectivo haciendo uso de la catalogacin-, expre-
sando as las necesidades de bienes, servicios y obras, segn corresponda. Una vez llenados los Cuadros de
Necesidades por cada dependencia de la Entidad, debern ser remitidos en los formatos respectivos de vuelta al
rgano Encargado de las Contrataciones de dicha Entidad.
DESCRIPCIN
UNIDAD DE CANTIDAD
N CODIGO DEL BIEN O TRIM I TRIM II TRIM III TRIM IV
MEDIDA TOTAL
SERVICIO
()
Paso 5:
Una vez que el rgano Encargado de las Contrataciones recibe todos los Cuadros de Necesidades de todas
las reas respectivas, deber proceder a agrupar a cada una de las necesidades segn el tipo de bien, servicios u
obra, a contratar o adquirir, en un documento consolidado de todas las necesidades de la Entidad. No obstante se
advierte que cada una de las necesidades correspondientes a las metas de cada una de las dependencias debe
tener una metodologa definida en funcin de los ingresos y egresos presupuestales por unidades ejecutorias, de
ser el caso, funcin, programa, subprograma, actividad, proyecto, categora de gasto.
A juicio nuestro, la consolidacin de las necesidades tiene que tener un orden presupuestal de modo tal que la
ejecucin del gasto tenga como correlato el proceso presupuestario. En otras palabras la consolidacin no con-
stituye una simple compilacin sin sujecin a la estructura presupuestal de all que esta actividad tiene que tener
necesaria coordinacin con las oficinas de Presupuesto o quien haga sus veces.
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Paso 6:
Una vez el elaborado el Cuadro Consolidado de Necesidades, el rgano Encargado de las Contrataciones en
coordinacin con las reas usuarias deber realizar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado4, sobre la
base del cuadro consolidado, debiendo definir: la descripcin, cantidades necesarias, caractersticas y especifi-
caciones tcnicas de los bienes, servicios y obras que van a contratarse y/o adquirirse, as como sus valores y
el tipo de proceso de seleccin, y de ser el caso, la posibilidad de distribucin de la Buena Pro. Para ello, deber
asignar precios referenciales a las necesidades consolidadas mediante precios del SEACE, Precios histricos
y/o cotizaciones referenciales.
En condiciones normales la gestin de pedidos para construir el presupuesto y el PAC debe tener un alto grado
de precisin y ser concordante con los objetivos institucionales. Y como resulta obvio, esa tarea corresponde a
la oficina de logstica porque tericamente ella cuenta con el persona idnea y la informacin adecuada para
procesar los requerimientos, afinarlos y precisarlo; muchos de esos requerimientos ni siquiera es necesario que
sean atendidos por otras oficinas de la entidad, sino que se establecen directamente a partir de los objetivos y
funciones fijados para el ao fiscal respectivo.5
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- Fuentes empleadas:
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Paso 7:
Paso 8:
Una vez recibido el cuadro Consolidado de Necesidades en la Oficina de Presupuesto, esta deber verificar si
cuenta con recursos disponibles conforme al Presupuesto Institucional Aprobado, verificacin que podr derivar
en dos situaciones:
En la primera situacin se podra dar que la Oficina de Presupuesto no cuente con el presupuesto necesario
para poder respaldar todas las necesidades vertidas en Cuadro Consolidado de Necesidades, para ello deber
comunicar a la Oficina de Logstica o la que hiciera sus veces, la no existencia de disponibilidad presupuestal, en
cuyo caso deber devolver el Cuadro Consolidado de Necesidades sin la respectiva conformidad presupuestal.
Luego de ello, la Oficina de Logstica deber comunicar al rea Usuaria la no existencia de recursos y el listado de
recursos incluidos en el Cuadro Consolidado de Necesidades que especficamente no cuenten con los recursos de
respaldo. A continuacin el rea Usuaria deber redefinir sus requerimientos a partir de la disponibilidad asignada,
actualizar los requerimientos y volver a comunicar al rgano Encargado de las Contrataciones los requerimientos
actualizados, a travs de una carta adjuntando los requerimientos actualizados.
Al final de este paso el rgano de Encargado de Contrataciones que para nuestro caso es el rea de Logstica,
volver a remitir a la Oficina de Presupuesto el Cuadro Consolidado de Necesidades para la verificacin de
capacidad presupuestal de recursos disponibles conforme al Presupuesto Institucional Aprobado. En caso no
se de la conformidad, se deber volver a repetir el ciclo del paso 7, y en caso se de la respectiva conformidad
presupuestal se podr continuar con el Paso 8.
En la segunda situacin se puede dar que la Oficina de Presupuesto si cuente con el presupuesto para poder
respaldar todas las necesidades del Cuadro Consolidado de Necesidades, en cuyo caso dicha Oficina deber
emitir la conformidad respecto de la efectiva existencia de recursos, existencia que deber ser comunicada a la
oficina de logstica con carta que adjunte el Cuadro Consolidado de Necesidades con la conformidad presupuestal.
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Paso 1:
Una vez que la Oficina de Logstica recibe la carta que adjunta el Cuadro Consolidado con las respectivas fuentes
de financiamiento y los crditos presupuestales asignados y con la debida conformidad presupuestal, deber
solicitar a las reas usuarias la confirmacin de dicho cuadro y el cronograma de ejecucin para la contratacin
y adjudicacin de cada uno de sus requerimientos.
Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de noviembre y publicada en diciembre, el proyecto de presu-
puesto de la Entidad puede haber sido recortado generando un menor financiamiento de los procesos de seleccin
previstos en la fase de formulacin, por ello el rgano Encargado de las Contrataciones deber determinar los
procesos de seleccin a ejecutar con cargo a los recursos asignados, segn la prioridad de las metas presupues-
tarias, en coordinacin con la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que haga sus veces.
Asimismo, en el caso de existir procesos de seleccin que no fueron convocados en el ejercicio presupuestal que
termina, y de ser necesaria su inclusin en el proyecto del Plan Anual, se coordinar con la Oficina de Presupuesto
de la Entidad o la que haga a sus veces, a fin de otorgarle financiamiento con cargo de excluir otros procesos
de seleccin previstos.
Paso 2:
Ahora bien, este Cuadro Consolidado de Necesidades con respaldo presupuestal deber ser presentado por el
rea de Logstica como un Proyecto de Plan Anual de Contrataciones ante la Alta Direccin de la Entidad, para
solicitar su respectiva aprobacin.
Una vez recibido el documento con los adjuntos respectivo, la Alta Direccin de la Entidad proceder a elaborar el
documento de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, para consecuentemente ser aprobado por el Titular
de la Entidad, la Mxima autoridad Administrativa o aquel funcionario en el que se haya delegado la competencia
de aprobacin mediante resolucin expresa, de acuerdo a las normas de organizacin interna de cada Entidad,
dicha aprobacin se deber efectuar dentro de los 15 das hbiles siguientes a la aprobacin del Presupuesto
Institucional de Apertura.
En la parte resolutiva del instrumento que aprueba el Plan Anual deber designarse, en forma expresa, al funcio-
nario encargado del cumplimiento de dicha publicacin. En su defecto, la publicacin estar a cargo del rgano
Encargado de las Contrataciones. Asimismo, se deber indicar la direccin o direcciones donde ste puede ser
revisado y/o adquirido al costo de produccin.
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Paso 3:
Una vez finiquitado el documento de aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, este deber ser remitido
a la Oficina de Logstica para que en un plazo no mayor de 5 das hbiles pueda ingresar a travs del
Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE, la versin inicial del Plan Anual
de Contrataciones.
A fin de registrar la informacin sobre el PAC a travs del SEACE, las Entidades debern tramitar ante el
OSCE el certificado SEACE para el acceso al Sistema de Contrataciones del Estado.
Con el cdigo proporcionado por el SEACE los funcionarios podrn acceder a ingresar los datos de acuerdo
al formato contenido en el Anexo N 1 de la Directiva N 005-2009- OSCE/CD generando el archivo .DBF
para la transmisin de la informacin.
Se establece la salvedad que, una vez efectuada la remisin de la informacin sobre el PAC a travs del
SEACE no ser necesaria la remisin de dicha informacin por medio escrito.
Asimismo, excepcionalmente y previa autorizacin del OSCE, las entidades que no tengan acceso a internet
en su localidad, podrn remitir su informacin del PAC, por medio magntico, siempre en el formato contenido
en el Anexo N 1 de la Directiva N 005-2009- OSCE/CD, debiendo adjuntar el documento que acredite la
veracidad de lo indicado en el archivo digital remitido, debidamente visado por el funcionario que aprob el
PAC, as como la autorizacin del OSCE conforme a lo sealado en el prrafo subsiguiente.
La excepcin prevista en el prrafo precedente nicamente es aplicable para las municipalidades Distritales
ubicadas fuera de las provincias de Lima y Callado previa aprobacin por escrito del OSCE. A tal efecto, la
Entidad deber remitir una solicitud suscrita por el Alcalde distrital en la que seale, bajo responsabilidad, la
imposibilidad de su representada de acceder directa o indirectamente a internet, su domicilio y un nmero
de fax a los que se remitir cualquier documentacin. El OSCE evaluar en cada caso la procedencia de la
solicitud y remitir una comunicacin en la que autorice la remisin de la informacin sobre el PAC por medio
magntico. Haciendo la salvedad que la sola remisin de la solicitud no supone su aceptacin por el OSCE.
Una vez efectuada la remisin de la informacin sobre el PAC a travs del SEACE
no ser necesaria la remisin de dicha informacin por medio escrito.
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Paso 1:
(Fuente: http://www2.seace.gob.pe/)
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Paso 2:
Luego clickear en la opcin Documentos y Publicaciones:
(Fuente: http://www2.seace.gob.pe/)
Paso 3:
Luego en la opcin "Seleccione un Pgina" seleccione la sub opcin "SEACE (Formu-
larios)" y descargar el Formulario de solicitud de creacin y/o desactivacin de usuario
para el acceso al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado. Este formulario
debidamente llenado, deber ser remitido a la Subdireccin de Plataforma del OSCE.
(Fuente: http://www2.seace.gob.pe/)
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A fin de trabajar de manera correcta con el archivo Excel del Formato del Plan Anual
de Contrataciones, el mismo que se denomina: Plan2010.xls se debe contar con los
siguientes requerimientos de software:
Adems, se deben "Habilitar las macros" del Archivo Excel para lo cual debemos
tener en cuenta lo siguiente:
En el caso que se trabaje con Microsoft Office XP o 2003, el archivo Excel se abrir
deshabilitando las macros automticamente.
Por otro lado, en el caso que se trabaje con Microsoft Office 2007 debemos habilitar
los macros de la siguiente forma:
Por ltimo dicha informacin (usuario y contrasea), ser enviada va correo elec-
trnico a la bandeja del correo registrado. Una vez obtenido el Usuario y Contrase-
a, la entidad podr ingresar al mdulo de Plan Anual desde la pgina web: https://
zonasegura.seace.gob.pe/, donde deber digitar su usuario y contrasea y presio-
nar el botn iniciar sesin:
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El mdulo cuenta con diversas opciones que le permiten al usuario registrar la informa-
cin respecto de su Plan Anual. Para visualizar las opciones debe hacer clic a la pesta-
a principal "Plan Anual", como vern el Plan Anual cuenta con las siguientes opciones:
P.I.A.- Permite al usuario registrar los datos respecto del Presupuesto Institucional de
Apertura. Estos datos deben ser ingresados previo a la publicacin del Plan Anual.
Datos Generales.- Permite al usuario registrar los datos del documento que
aprueba o modifica el Plan Anual, los datos de la persona que aprob, as
como adjuntar el archivo del documento.
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Versiones.- Reporte que muestra las versiones registradas del Plan Anual. En
el total de versiones se considera tambin las modificaciones por fe de erratas.
a) Versiones del Plan Anual.- Una versin del Plan Anual es una vista del Plan
en un determinado punto en el tiempo para mantener un control de los cam-
bios que se realizan, as tenemos.
- Publicado en el SEACE.- Este estado indica que el Plan Anual ya tiene todos
los cambios registrados y tambin tiene registrado los datos del documento
que aprueba dicha versin. En este estado la versin ya no puede modificar-
se, si se desea realizar algn cambio hay que crear una nueva versin del
Plan Anual. Este es el Estado final de una versin del Plan Anual.
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Para verificar los pasos que debe seguir al momento de trabajar con el archivo Ex-
cel, podr consultar: El Instructivo para el Registro del Plan Anual - 201X y Manual
de Usuario del Mdulo del Plan Anual - 201X, ubicados en la opcin Documentos y
Publicaciones del Portal SEACE.
En el transcurso del ao, el PAC puede ser modificado de acuerdo con la asignacin
presupuestal. Por ejemplo, si las proyecciones de ingresos de la Entidad sufren al-
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Como medida de control se establece como atribucin del Titular que este evale
semestralmente la ejecucin del PAC "debiendo adoptar las medidas correctivas
pertinentes para alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Ins-
titucional y, de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades respec-
tivas, todo ello sin perjuicio de las evaluaciones peridicas que cada Entidad consi-
dere pertinente efectuar".
[Cualquiera fuera la situacin], toda modificacin del PAC, sea por inclusin y/o
exclusin de algn proceso de seleccin para la contratacin de bienes, servicios y
obras, deber ser aprobado, en cualquier caso, mediante instrumento emitido por el
titular de la entidad o funcionario en el que se haya delegado la aprobacin del PAC.
En el caso que se modifique el PAC para incluir procesos, el documento que aprueba
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
dicha modificacin deber indicar la descripcin, tipo, objeto, fecha prevista de la convo-
catoria y el valor estimado en los procesos que se desean incluir en la nueva versin.
Para registrar los datos que aprueban la modificacin al Plan anual, se debe crear
una nueva versin del Plan Anual dentro del mdulo. Para ello se debe seleccionar
el botn "Nueva versin".
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En esta nueva pantalla deber ingresar los datos generales de la nueva versin que
est registrando para ello, debe llenar los campos que se indican.
Una vez que se haya ingresado los datos de la versin debe hacer clic en el botn
"Guardar cambios". La versin registrada se encontrar en estado: "No publicado
en el SEACE". La pantalla se visualizar de la siguiente forma:
Para publicar las modificaciones de la versin del Plan Anual que est registrando,
en la opcin "Datos Generales", debe selecciona > "Publicar en el SEACE".
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Una vez que se ha aprobado la realizacin del proceso designado al Comit Espe-
cial, el rgano encargado de las contrataciones entregar al presidente del Comit
Especial el expediente de contratacin aprobado y, toda la informacin tcnica y
econmica necesaria del bien, servicio u obra a contratar que pueda servir para el
cumplimiento de su funcin.
Mientras que el numeral 7.2 establece que el rgano encargado de las contra-
taciones deber gestionar, oportunamente, la aprobacin de la realizacin de los
procesos de seleccin conforme a la programacin establecida en el PAC. Asimis-
mo, deber obtener de la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la que haga sus
veces, la certificacin presupuestal de la existencia de recursos disponibles para la
ejecucin de cada proceso de seleccin previsto en el PAC por el ao fiscal vigente.
INSTITUTO PACFICO 33
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Por ltimo el numeral 9 establece que "el Titular de la Entidad de manera semes-
tral, sin perjuicio de las evaluaciones peridicas que considera pertinentes efectuar,
deber evaluar la ejecucin del PAC, debiendo adoptar, de ser el caso, las medidas
correctivas necesarias para alcanzar las metas y objetivos previstos en el Plan Ope-
rativo Institucional.
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7. ANEXOS
I) FINALIDAD
Il) OBJETIVO
Precisar las obligaciones que las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de
aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado tienen respecto de la elabora-
cin, contenido, aprobacin, modificacin, publicacin, registro, difusin, ejecucin,
supervisin y evaluacin del Plan Anual de Contrataciones.
III) ALCANCE
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
V) DISPOSICIONES GENERALES
1. Todas las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la Ley
de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a elaborar, aprobar,
modificar, publicar, difundir, ejecutar, supervisar y evaluar su Plan Anual de
Contrataciones en adelante PAC, de acuerdo a lo dispuesto en la presente
Directiva.
4. La informacin del PAC que se publique en el SEACE deber incluir todos los
campos consignados en el Anexo N 1 de la presente Directiva.
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El rgano encargado de las contrataciones deber consolidar y/o valorizar los re-
querimientos de todas las reas usuarias de la Entidad para su inclusin en el pro-
yecto de PAC, teniendo en cuenta las funciones propias de la Entidad, en armona
con las metas presupuestarias propuestas y respetando el monto financiado en el
proyecto de presupuesto institucional.
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Las adjudicaciones de menor cuanta sern incluidas en el PAC cuando puedan ser
planificadas o programadas de forma habitual y anticipadamente antes que dicho
instrumento de gestin sea aprobado. En ese sentido, no ser obligatorio incluir las
adjudicac ta que obedecen a nuevas necesidades de la entidad que no pudieron
ser previstas y han surgido luego de la aprobacin del PAC, y requieren ser atendi-
das durante el correspondiente ao fiscal.
2.2. Los procesos de seleccin que sean realizados por otras del Sector Pblico o
Privado, Nacional o Internacional, como consecuencia de un encargo, sea que
ste tenga por objeto la realizacin de compras corporativas o seleccin por
encargo.
38 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
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2.5. Aquellos procesos que durante el ao fiscal anterior hayan sido declarados
nulos de oficio, por defectos o vicios de los actos preparatorios, siempre y
cuando la necesidad persista y se cuente con el presupuesto respectivo. En
los casos en que el proceso haya sido convocado segn relacin de tems, la
inclusin solo se aplicar para los tems declarados nulos.
3.1. El PAC deber ser aprobado mediante instrumento emitido por el Titular de la
Entidad. Sin embargo, dicha atribucin podr ser delegada, mediante resolu-
cin expresa, a otro funcionario, de acuerdo con las normas de organizacin
interna de cada Entidad.
El funcionario competente deber aprobar el PAC dentro de los quince (15) das h-
biles siguientes a la fecha de la aprobacin del Presupuesto Institucional de Apertura.
3.2. Las Entidades slo pueden convocar y efectuar licitaciones pblicas, concur-
sos pblicos, adjudicaciones directas pblicas y selectivas, y adjudicaciones
de menor cuanta, que hayan sido previamente incluidas en su PAC; con ex-
cepcin de las adjudicaciones de menor cuanta no programables.
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
4.1. El PAC deber ser publicado en el SEACE dentro de los cinco (5) das hbiles
siguientes a la fecha de su aprobacin.
El OSCE facilitar los mecanismos para que cada Entidad ingrese directamente en el
SEACE la informacin contenida en su PAC.
5.1. A fin de registrar la informacin sobre el PAC a travs del SEACE, las Entida-
des debern tramitar ante el OSCE el Certificado SEACE para el acceso al
Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado.
5.2. La informacin ser transferida una vez que se haya ingresado los datos, de
acuerdo al formato contenido en el Anexo N 1 de la presente Directiva y se
haya generado el archivo DBF para la transmisin de la informacin.
Una vez efectuada la remisin de la informacin sobre el PAC a travs del SEACE no
ser necesaria la remisin de dicha informacin por medio escrito.
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cin por escrito del OSCE. A tal efecto, la Entidad deber remitir una solicitud suscrita
por el Alcalde Distrital en la que seale, bajo responsabilidad, la imposibilidad de repre-
sentada de acceder directa o indirectamente a Internet, su domicilio y un nmero de
fax a los que se remitir cualquier documentacin. El OSCE evaluar en cada caso la
procedencia de la solicitud y remitir una comunicacin en la que autorice la remisin
de la informacin sobre el PA por medio magntico. La sola remisin de la solicitud no
supone aceptacin por el OSCE.
La informacin del PAC registrada en el SEACE por las Entidades y aquella que sea re-
mitida por medio magntico al OSCE tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta
a las responsabilidades legales correspondientes. El slo registro o envo de la mencio-
nada informacin no implica la convalidacin o conformidad de su contenido que no se
cia a lo dispuesto en la presente Directiva.
6.1. El PAC podr ser modificado en cualquier momento, durante el curso del ao
fiscal, siempre que se produzca una reprogramacin de las metas instituciona-
les propuestas o una modificacin de la asignacin presupuestal.
6.2. Toda modificacin del PAC, sea por inclusin y/o exclusin de algn proce-
INSTITUTO PACFICO 41
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
En el caso que se modifique el PAC para incluir procesos, el documento que aprue-
ba dicha modificacin deber indicar la descripcin, tipo, objeto, fecha prevista de
la convocatoria y el valor estimado e los procesos que se desean incluir en la nueva
versin.
42 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Una vez que se ha aprobado la realizacin del proceso designado al Comit Espe-
cial, el rgano encargado de las contrataciones entregar al presidente del Comit
Especial el expediente de contratacin aprobado y, toda la informacin tcnica y
econmica necesaria del bien, servicio u obra a contratar que pueda servir para el
cumplimiento de su funcin.
8.2. Al finalizar cada ao fiscal, el titular del rgano encargado de las contratacio-
nes de la Entidad deber elevar al Titular e la Entidad o al funcionario a quien
se le haya encargado la aprobacin y/o modificacin del PAC, un informe
pormenorizado sobre cada uno de los aspectos puntualizados en el prrafo
precedente y, principalmente, sobre la ejecucin del Plan Anual, con una des-
cripcin y comentario de las actividades de los servidores, funcionarios y reas
usuarias encargadas de su cumplimiento.
INSTITUTO PACFICO 43
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
44 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
INSTITUTO PACFICO 45
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
INFORMACIN GENERAL
e. PLIEGO: indicar el nombre del Pliego al que pertenece la Entidad, de ser el caso.
46 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
INSTITUTO PACFICO 47
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
48 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
7.2 Formato Plan Anual 2014
INSTITUTO PACFICO
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
A) NOMBRE DE LA ENTIDAD : B) AO : 2014
En las columnas con encabezado Azul presione CTRL + H para obtener ayuda Para generar el archivo para el OSCE Presione CTRL + Q
CDIGO DE UBICACIN DIFUSIN DEL
CATLOGO NICO DE BIENES, NOMBRE DE LA ENTIDAD RGANO ENCARGADO GEOGRFICA DEL LUGAR DE LA
N. TEM ANTE- DESCRIPCIN DEL OBJETO DE N. DESCRIPCIN DE LOS BIENES, UNIDAD DE VALOR ESTIMADO DE TIPO DE FUENTE DE FECHA PREVISTA DE LA TIPO DE COMPRA O MODALIDAD DE TIPO DE PAC POR LAS
TIPO DE PROCESO SERVICIOS Y OBRAS - ITEM CANTIDAD CONVOCANTE DE LA COMPRA DE LAS PRESTACIN OBSERVACIONES
REF NICO CEDENTE ANTECEDENTE CONTRATACIN TEM SERVICIOS Y OBRAS A CONTRATAR MEDIDA LA CONTRATACIN MONEDA FINANCIAMIENTO CONVOCATORIA SELECCION SELECCIN CAMBIO FUERZAS
(Necesita conexin a Internet) CORPORATIVA O ENCARGADA CONTRATACIONES
DEPA PROV DIST ARMADAS
49
LUIS MORANTE GUERRERO
7.3 DETALLE DESCRIPTIVO DEL REPORTE
50
INFORMACIN GENERAL
A) AO Sealar el ao al que pertenece el PAC reportado.
B) NOMBRE DE LA ENTIDAD Seleccionar el nombre de la Entidad que reporta.
C) SIGLAS Colocar las siglas de la Entidad que reporta.
D) REGISTRO NICO DE CONTRIBUYENTE - RUC Ingresar el RUC segn los registros de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria - SUNAT.
E) PLIEGO Indicar el nombre del Pliego al que pertenece la Entidad, de ser el caso.
F) UNIDAD EJECUTORA Sealar el nmero de Unidad Ejecutora que corresponde a elegir la Entidad, de ser el caso.
G) INSTRUMENTO QUE APRUEBA O MODIFICA EL PAC Indicar tipo y nmero de documento que sustenta la aprobacin o modificacin del PAC.
INFORMACIN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
1 NUMERO REFERENCIAL Colocar el nmero de orden correlativo programado. En caso sea el inicio del ao comenzar en 1. En
caso se utilice para Incluir procesos continuar con el ltimonmero programado.
2 TEM NICO Si el proceso programado cuenta con un nico tem sealar S; sino se debe sealar NO.
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
3 ANTECEDENTE Si el proceso viene del ao fiscal anterior elegir S; sino, elegir NO.
4 DESCRIPCIN DEL ANTECEDENTE Indicar el nmero de proceso si en ANTECEDENTE ha elegido la opcin S. Longitud mxima del campo:
20 caracteres.
5 TIPO DE PROCESO Sealar si el proceso programado se trata de una licitacin pblica, concurso pblico, adjudicacin directa
pblica, adjudicacin directa selectiva, adjudicacin de menor cuanta, convenio, etc.
6 CATLOGO NICO DE BIENES, SERVICIOS Y OB- Elegir el cdigo que corresponda o que, en su defecto, ms se aproxime al proceso de seleccin pro-
RAS - PROCESO gramado.
7 OBJETO DE CONTRATACIN Indicar si se trata de la contratacin de bienes, servicios, obras o consultora de obras.
8 NMERO DE TEM Si en el campo TEM NICO eligi la opcin NO, en este campo debe ingresar los tems del proceso
programado de manera correlativa.
9 DESCRIPCIN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A Ingresar una breve resea de la contratacin programada. Longitud mxima del campo: 250 caracteres.
CONTRATAR
10 CATLOGO NICO DE BIENES, SERVICIOS Y OB- Elegir el cdigo que corresponda o que, en su defecto, ms se aproxime al objeto o al tem del proceso de
RAS - TEM seleccin programado. Para el registro de informacion en estos campos, necesitar que su computadora
este conectada a internet.
11 UNIDAD DE MEDIDA Indicar la unidad de medida del objeto del proceso de seleccin o del tem del proceso de seleccin.
12 CANTIDAD Sealar la cantidad de la unidad de medida indicada.
13 VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIN Colocar el monto estimado del proceso de seleccin programado; escribir el texto reservado" cuando sea el caso."
14 TIPO DE MONEDA Indicar el tipo de moneda del valor estimado de la contratacin.
15 FUENTE DE FINANCIAMIENTO Sealar la fuente presupuestal de recursos de los que dispone la entidad para la contratacin durante el
ao fiscal programado.
16 FECHA PREVISTA DE LA CONVOCATORIA Indicar el mes en que la entidad preve convocar el proceso de seleccin programado.
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
17 TIPO DE COMPRA O SELECCIN Elegir el tipo de compra o seleccin: entidad, compra corporativa obligatoria, compra corporativa facul-
tativa, por encargo.
18 MODALIDAD DE SELECCIN Elegir la modalidad de seleccin: convocatoria, subasta inversa presencial, subasta inversa electrnica
o convenio marco
19 NOMBRE DE LA ENTIDAD CONVOCANTE DE LA En el caso de convenios para compras corporativas o por encargo, debe identificar el nombre de la entidad
COMPRA CORPORATIVA O ENCARGADA encargada de la realizacin del proceso de seleccin.
INSTITUTO PACFICO
20 RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Ingresar el rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento.
Longitud mxima del campo: 250 caracteres.
21 CDIGO DE UBICACIN GEOGRFICA DEL LUGAR Indicar la ubicacin geogrfica (regin, provincia y distrito) del lugar de ejecucin de la prestacin.
DE LA PRESTACIN
22 OBSERVACIONES Cualquier observacin que se estime conveniente informar o detalle relevante.Longitud mxima del
campo: 250 caracteres.
23 TIPO DE CAMBIO Sealar el tipo de cambio vigente a la fecha de la determinacin del valor estimado de la contratacin.
24 DIFUSIN DEL PAC POR LAS FUERZAS ARMADAS Si escoge la opcin NO, querr decir que el PAC no ser difundido en el SEACE por carcter secreto,
secreto militar o razones de orden interno; si se elige la opcin S, el PAC ser difundido a travs del
SEACE. Aplicable slo para las Fuerzas Armadas, Polica Nacional del Per y organismos conformantes
del Sistema Nacional de Inteligencia que deban mantenerse en reserva conforme a Ley.
51
LUIS MORANTE GUERRERO
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
1. INTRODUCCIN
Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado estn en la obli-
gacin de registrar la informacin relacionada con sus contrataciones en el Sistema
Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE. En ese sentido, se ha elaborado
el presente manual como instrumento de ayuda que tiene por finalidad facilitar el
registro de informacin del Archivo ExcelPAC 2013. Este Manual est dirigido de
manera primordial a los usuarios-funcionarios de las entidades pblicas que deben
registrar la informacin de sus procesos programados en el Mdulo de PAC del
SEACE, en ese sentido este documento constituye un documento de ayuda bsica
para el registro de informacin en este mdulo. Cabe resaltar las ltimas modifica-
ciones realizadas, tales como: Los elementos del CUBSO sern identificados de
acuerdo al objeto de contratacin. En caso se incluya procesos al PAC utilizando
el archivo Excel, se deber descargar la ltima versin del archivo Excel PAC2013
desde el Portal Pblico del SEACE (www.seace.gob.pe).
2. REQUERIMIENTOS TCNICOS
Para poder trabajar en el archivo Excel del Formato del Plan Anual de Contratacio-
nes, se debe tener en cuenta que se debe de contar con los siguientes requerimien-
tos de software: Microsoft Excel 2003 o superior de 32 bits. Soporte de Excel para
trabajar con macros y formularios. La configuracin regional y del Idioma de su PC
debe configurarse para las Opciones Regionales: Espaol-Per, de la siguiente
manera: Men Inicio / Configuracin / Panel de Control / Configuracin Regional y
de Idioma. Elegir de la lista Espaol-Per / Botn Personalizar / Ficha Nmeros.
Configurar segn se muestra en la pantalla.
52 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
INSTITUTO PACFICO 53
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
El sistema visualiza la siguiente ventana para que descargue el formato del archivo
Excel para el Plan Anual 2013
Enviar el Plan Anual, desde la opcin Datos generales, ubicado en la pgina Web
del sistema SEACE: http://www.seace.gob.pe, para lo cual necesitar un certifica-
do SEACE proporcionados por OSCE a partir del envo de la solicitud del mismo. El
formato de solicitud de usuario se puede descargar desde el Portal Web del SEACE,
seccin Documentos y Otros opcin: SEACE(Formularios). El archivo a descargar
54 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Esta gua est diseada para facilitar al usuario el manejo de las diversas opciones
del formato Excel: " Plan2013.xls".
Si trabaja con Microsoft Office 2003 o anteriores, cuando abra el archivo Excel no
le pedir habilitar macros, por lo que los macros se iniciarn deshabilitados. Para
habilitarlos debe seguir los siguientes pasos:
Si trabaja con Microsoft Office 2007 o superior debe habilitar los macros de la
siguiente forma:
INSTITUTO PACFICO 55
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
56 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Para trabajar con el archivo Excel es necesario que ubique la pantalla principal del
documento (Hoja de clculo plan_print). Puede ayudarse de la barra de navega-
cin que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla.
INSTITUTO PACFICO 57
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
58 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Esta pantalla es la hoja de clculo en la que se registrarn los datos del Plan Anual,
asimismo es la pantalla de impresin del Plan Anual. Para registrar los datos deber
tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Las columnas con encabezado azul indican que se debe llamar a un formulario de selec-
cin usando las teclas CTRL + H. Este formulario de seleccin le ayudar a seleccionar
entre los valores correctos posibles. Estos buscadores, retornarn a la celda un texto que
comienza por el cdigo del elemento, seguido por un guin ( - ), y luego la descripcin.
tem nico.
Antecedente.
Tipo de Proceso.
Catlogo nico de bienes, servicios y obras Proceso.
Objeto de contratacin.
Catlogo nico de bienes, servicios y obras tem.
Unidad de Medida.
Tipo de Moneda.
Fuente de Financiamiento.
Fecha prevista de la convocatoria.
Tipo de Compra o seleccin.
Modalidad de seleccin.
Nombre de la Entidad Convocante de la Compra Corporativa o Encargada.
Cdigo de ubicacin geogrfica del lugar de la prestacin.
Difusin del PAC por las Fuerzas Armadas.
INSTITUTO PACFICO 59
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
NOTAS:
Para registrar el nombre de la Entidad en la cabecera del documento tambin se
debe presionar las teclas CTRL + H.
En cada columna se registrar los valores necesarios del Plan Anual, siguiendo los
pasos descritos en la siguiente seccin.
60 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
2) Ingrese el ao.
6) Ingrese el Pliego.
INSTITUTO PACFICO 61
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
10) Ingrese los datos en la columna Antecedente: Para ingresar datos en esta
columna debe presionar las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar una
ventana similar a la de la figura 8:Indicador de tem nico.
La columna Antecedente tiene tambin dos valores: 1 - SI (el proceso fue convo-
cado el ao fiscal anterior y sigue en curso) el valor 0 - NO (el proceso es nuevo).
12) Ingrese Tipo de Proceso: Presiona las teclas CTRL + H y observar la siguien-
te ventana:
13) Mensaje de creacin de archivo DBF mediante las teclas [CTRL] + [Q].
62 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
14) Ingrese Objeto de Contratacin: Para ingresar el objeto del proceso presione
las teclas CTRL + H, y se mostrar la siguiente ventana:
15) Ingrese N de tem: Si el proceso est conformado por varios tems, esta
columna permite agregar una fila para registrar un nuevo tem en el pro-
ceso programado.
; % $ ? ^ _ | @ ~ ' `
17) Ingrese Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras tem: Para ingresar
los datos de esta columna presione las teclas CTRL + H. Aparecer la
siguiente ventana
INSTITUTO PACFICO 63
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Para el registro de este campo se requiere que tenga conexin permanente a Inter-
net de lo contrario se mostrar la pantalla siguiente:
64 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
18) Ingrese Unidad de Medida: Presiona las teclas CTRL + H y observar la si-
guiente ventana:
19) Ingrese Cantidad: Los datos ingresados deben contener slo valores numri-
cos y, de ser necesario, el punto decimal.
20) Ingrese Valor Estimado de la Contratacin: Los datos ingresados deben con-
tener slo valores numricos y, de ser necesario, el punto decimal. En caso de
INSTITUTO PACFICO 65
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
NOTA: Es importante que ingresen datos con punto (.) como separador de decimales.
21) Seleccione Tipo de Moneda: Para seleccionar el Tipo de Moneda presione las
teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:
66 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
24) Seleccione Tipo de Compra o Seleccin: Presione las teclas CTRL + H y ob-
servar la siguiente ventana:
INSTITUTO PACFICO 67
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
68 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
29) Ingrese Observaciones: Sirve para registrar algn detalle adicional del proce-
so de seleccin.
31) Difusin del PAC por las Fuerzas Armadas; Solo en caso sean las fuerzas Ar-
madas, Polica Nacional del Per y organismos conformantes del Sistema Na-
cional de Inteligencia, para ingresar datos en estas columnas presionarn las
teclas CTRL + H y aparecer la siguiente ventana:
Seleccione una de las opciones mostradas y pulse Aceptar. Esta columna est
habilitada por defecto en 0SI-LA CONTRATACIN SERA DIFUNDIDA, para todos
los tipos de entidades.
En el archivo Excel presionar las Teclas CTRL + Q, esto har que el archivo Excel
revise la informacin registrada y pinte de rojo oscuro las celdas con error, en caso
de xito se generar un archivo llamado Plan2013.dbf, el cual se usar para reali-
zar la transferencia al Mdulo del Plan Anual del SEACE.
INSTITUTO PACFICO 69
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
70 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Para mayor detalle sobre el registro del Plan anual en este Mdulo, debe consultar
el Manual de Usuario para el manejo del Mdulo del Plan Anual del SEACE.
8. CONSULTAS
Para cualquier consulta sobre el Plan Anual puede revisar el documento Pregun-
tas frecuentes sobre la utilizacin del Mdulo de Plan anual en el SEACE (Para
usuarios-funcionarios de entidades pblicas contratantes).
INSTITUTO PACFICO 71
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
72 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
1. Ingreso al Mdulo
Para ingresar al mdulo del Plan Anual debe hacerlo desde la pgina Web: https://
zonasegura.seace.gob.pe/paac/ aqu debe digitar su usuario y contrasea, y presio-
nar el botn .
El mdulo cuenta con diversas opciones que le permiten registrar toda la informa-
cin respecto de su Plan Anual. Para visualizar las opciones debe hacer clic a la
pestaa principal: Plan Anual.
INSTITUTO PACFICO 73
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
2.1.1. P.I.A.
Permite ingresar los datos respecto del Presupuesto Institucional de Apertura. Estos
datos deben ser ingresados previo a la publicacin del Plan Anual.
Permite al usuario registrar los datos del documento que aprueba o modifica el
Plan Anual, los datos de la persona que lo aprob, as como adjuntar el archivo del
documento. En caso sea la primera versin del Plan Anual, a travs de esta opcin
se permite ingresar el Plan Anual, haciendo uso de un archivo Excel, diseado para
estos fines.
Permite visualizar todos los procesos programados y, creando una nueva versin
del Plan Anual permite excluir e incluir procesos programados.
Reporte que muestra todos los procesos de todas las modificaciones realizadas al
Plan Anual.
2.1.6. Versiones
Reporte que muestra las versiones registradas del Plan Anual. En el total de versio-
nes se considera tambin las modificaciones por fe de erratas.
74 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
3. Conceptos previos
Una versin del Plan Anual es una vista del Plan en un determinado punto en el
tiempo. Sirve para mantener un control de los cambios que se realizan, as tenemos:
Este estado indica que el Plan Anual ya tiene todos los cambios registrados y tam-
bin tiene registrado los datos del documento que aprueba dicha versin. En este
estado la versin ya no puede modificarse, si se desea realizar algn cambio hay
que crear una nueva versin del Plan Anual.
INSTITUTO PACFICO 75
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Esta opcin le permite registrar todos los datos que corresponden a su Presupuesto
Institucional de Apertura, tales como fecha de aprobacin, documento de aprobacin,
etc., tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Al momento de ingresar la informacin del P.I.A., debe tenerse en cuenta que la suma
del Monto de Financiamiento y Monto Gasto deben ser iguales, de no serlo el sistema le
permitir grabar el P.I.A., pero no le permitir publicar el Plan Anual en el SEACE. Una
76 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Esta opcin le permite crear la versin inicial (primera versin) del Plan Anual, al mismo
tiempo que transfiere los procesos registrados en el archivo Excel del Formato del Plan
Anual. Para ello, antes de proceder a la carga del Plan Anual debe seguir los siguientes
dos pasos:
Paso 1:
En el archivo Excel del Formato del Plan Anual debe registrar la informacin de los pro-
cesos programados, tal como se seala en el documento Instructivo para el Regis-
tro del Plan Anual 2012. El archivo Excel del Formato del Plan Anual y su Instructivo
puede descargarlos en:
Paso 2:
Cuando haya terminado de ingresar la informacin del Plan Anual en el archivo Excel,
presionar CTRL + Q y se generar un archivo con el nombre: Plan2012.DBF. Este
archivo automticamente se guardar en el mismo directorio donde se guard el archi-
vo Excel PAC 2012. Este archivo es el que se debe usar para enviar el Plan Anual al
sistema.
Luego de haber efectuado estos dos pasos, ingrese a la opcin Datos generales presio-
nando con un clic sobre la opcin Datos Generales.
INSTITUTO PACFICO 77
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Nota: En caso que el archivo DBF tenga errores se le mostrar una lista de errores a fin
de que se corrija. Luego, deber repetir lo indicado lneas arriba.
Una vez cargado el Plan Anual del archivo DBF, a travs del botn , visua-
lizar una pantalla con los resultados de la transferencia, tal como se muestra a
continuacin:
78 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Una vez que haya ingresado la primera versin del Plan Anual, la versin aparecer
en el estado: Publicado en el SEACE.
Para registrar los datos que aprueban la modificacin al Plan Anual, se debe
de crear una nueva versin del Plan Anual. Para ello debe seleccionar el botn
.
INSTITUTO PACFICO 79
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
En esta nueva pantalla deber ingresar los datos generales de la nueva versin que
est registrando, para ello debe llenar los campos que se indican.
Una vez que haya ingresado los datos de la versin debe hacer clic en el botn
. La versin registrada se encontrar en estado: No publica-
do en el SEACE. La pantalla se visualizar de la siguiente forma:
80 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Para publicar las modificaciones de la versin del Plan Anual que est registrando,
en la opcin Datos Generales debe seleccionar el botn .
INSTITUTO PACFICO 81
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Al seleccionar el ao, podr visualizar los Datos Generales, los Procesos Progra-
mados del Plan, los Reportes del Plan Anual, entre otras cosas que corresponde a
dicho ao.
Para dar por concluido el registro de la versin del Plan Anual debe usar el botn
Publicar en el SEACE. Con este paso, esta versin podr ser visualizada en las
consultas externas. Debe tener en cuenta que, una vez que se use esta opcin no
podr ser modificada por el usuario. Para registrar una nueva versin (Modificacin)
deber crear una nueva versin.
a. Correccin Procesos del Plan: Seleccione esta opcin en caso requiera corre-
gir nicamente algn proceso del plan de la versin seleccionada.
82 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Cabe indicar que los procesos son visualizados en pginas de 20 procesos cada
una. Para ello en la parte inferior derecha se muestra una barra que le permite na-
vegar entre las pginas, tal y como se muestra a continuacin:
INSTITUTO PACFICO 83
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
Para excluir procesos del Plan Anual, en la columna Excluir debe seleccionar los
procesos que desea excluir, colocando un visto bueno en el recuadro de cada pro-
ceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
84 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Una vez seleccionado el(los) proceso(s) que se desean excluir, use el botn
. A continuacin, se mostrar la siguiente ventana de confirmacin:
Finalmente use el botn para regresar a la opcin Procesos del Plan y poder
visualizar los cambios.
Para incluir procesos a la versin del Plan Anual que est registrando, debe selec-
cionar la opcin: Procesos del Plan Anual.
INSTITUTO PACFICO 85
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
En la opcin Procesos del Plan, se le permite incluir procesos a la versin del Plan
Anual que est registrando. Para ello, debe presionar el botn , el
cual mostrar la siguiente pantalla:
En esta pantalla registre los datos del proceso a incluir. Cuando haya llenado los da-
tos del proceso, use el botn para grabar la informacin registrada. Una vez
grabado, use el botn Volver para volver a la opcin Procesos del Plan. Considerar
que en el campo Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras Item, se mostrar
las opciones que elija, segn el objeto del proceso.
86 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Esta opcin le permite incluir varios procesos en la versin del Plan Anual que esta
registrando, a travs del archivo Excel del Formato del Plan Anual, el cual puede
ser descargado desde http:\\www.seace.gob.pe seleccione la opcin Documentos
y Publicaciones y luego Manuales y Otros(Entidades) En este archivo Excel
slo debe ingresar los procesos que desea adicionar. Una vez que haya ingresado
la informacin debe generar el archivo Plan2012.DBF. Este archivo se guardar en
el directorio donde se encuentra el Formato del Plan Anual: Plan2012.xls. Cuando
la operacin se haya completado debe usar el botn: Incluir Procesos desde
archivo. Se mostrar la siguiente pantalla
Usando el botn Volver retorna a la opcin Procesos del Plan, donde podr visua-
lizar los procesos que ha incluido.
Esta opcin muestra una lista de todas las modificaciones realizadas al Plan Anual.
INSTITUTO PACFICO 87
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
88 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
Para visualizar los datos generales de una versin, debe hacer clic en el documento
de aprobacin, tal como se muestra a continuacin:
INSTITUTO PACFICO 89
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
4.8. Versiones
Esta opcin nos muestra todas las versiones realizadas al Plan Anual, tal como se
muestra en la siguiente pantalla:
Para visualizar los datos generales de una versin, debe hacer clic en el documento
de aprobacin, tal como se muestra a continuacin:
Para cualquier consulta sobre el Plan Anual puede revisar el documento Preguntas Fre-
cuentes Mdulo Plan Anual, el cual puede ser descargado desde http:\\www.seace.
gob.pe opcin Documentos y Otros y luego Manuales y Documentos (Entidades).
90 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
http://www.osce.gob.pe/articulo.asp?ids=10
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PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
92 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
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94 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
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INSTITUTO PACFICO 95
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98 ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
LUIS MORANTE GUERRERO
INSTITUTO PACFICO 99
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
7.9.
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA UTILIZA-
CIN DEL MDULO DE PLAN ANUAL EN EL SEACE
ASPECTOS GENERALES:
S, el uso del SEACE es obligatorio para todas las Entidades del Sector Pblico
(Artculo 68 de la Ley y artculo 287 del Reglamento de la Ley) que se encuentran
bajo el mbito de aplicacin del rgimen general de contrataciones pblicas (Ley y
su Reglamento, disposiciones emitidas por OSCE sobre contrataciones y adquisi-
ciones, y las dems normas nacionales que le fueran aplicables).
No, todos los procesos cuyos montos, sean mayores a tres (3) Unidades Impositivas
Tributarias (UIT) deben ser convocadas a travs del SEACE, por lo que su proceso
Las Entidades Pblicas deben enviar una solicitud va trmite documentario. El mo-
delo de solicitud de usuario se encuentra publicado en la pgina web del SEACE,
para ubicarlo debe seguir la siguiente ruta: 1. Inicio, Documentos y Publicacio-
nes, SEACE (Formularios); y
FASE DE PROGRAMACION:
Debe ingresar a la pgina web del SEACE y hacer clic izquierdo sobre el botn Ac-
ceso Usuarios Registrados, lo que se muestra a continuacin:
S puede adicionar procesos al Plan Anual siempre y cuando stos hayan sido con-
templados en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).
9. Voy a ingresar mi Plan Anual por primera vez Cmo ingreso la informa-
cin en el SEACE?
El archivo Excel Formato Plan Anual 2011 puede descargarlo desde la pgina Web
del SEACE; donde tambin encontrar el Instructivo para el llenado del formato del
Plan Anual de Contrataciones de las entidades del sector pblico que le orientar
para el registro.
10. Cmo ingreso la informacin al archivo Excel del Formato Plan Anual 2011?
Con ayuda del comando Control + H ingresar los datos al formato en las celdas de
texto azul, tales como: nombre de entidad, tem nico, antecedente, tipo de proce-
so, catlogo nico de bienes servicios y obras - Proceso, objeto de contratacin, N.
tem, catlogo nico de bienes servicios y obras tem (este campo requiere que la
computadora este conectada a internet), unidad de medida, tipo de moneda, fuente
de financiamiento, fecha prevista de la convocatoria, tipo de compra o seleccin,
modalidad de seleccin, Nombre de la entidad convocante de compra corporativa o
encargada y cdigo de ubicacin geogrfica del lugar de la prestacin y, difusin del
PAC por las fuerzas armadas (en caso corresponda). Esta informacin debe digi-
tarla en las celdas de texto negro. A continuacin se muestra el formato Plan Anual:
Luego de ingresar los datos, con ayuda del comando Control + Q podr generar el
archivo Plan2011.dbf, el cual se alojar en el mismo directorio donde se encuentra
el archivo del Formato Plan Anual 2011.
El usuario de la Entidad debe ingresar al Mdulo del Plan Anual con su usuario y
contrasea (Ver pregunta 6). Luego, a travs del mdulo Plan Anual debe escoger
la opcin Datos Generales.
Seleccionar la opcin Procesos del Plan donde visualizarn los siguientes botones:
- Incluir Procesos desde archivo: Permite incluir procesos a travs del For-
mato Plan Anual 2011. Se recomienda esta opcin cuando se van adicionar
muchos procesos. (Ver pregunta 10).
Luego debe retornar a la opcin Datos Generales para la publicacin de esta nueva
versin (Ver Pregunta 11).
Nota:
14. En una nueva versin del Plan Anual Puedo incluir y/o excluir varios
procesos de seleccin con un solo documento de aprobacin?
Para registrar una fe de erratas es necesario crear una Nueva Versin del Plan
Anual (ver pregunta 13). Al Ingresar a la opcin Datos Generales debe marcar la
casilla Es Fe de Erratas?, ingrese los datos de la Resolucin o Acuerdo que de-
sea corregir y en el campo Observacin indique el detalle de la fe de erratas.
Es importante sealar que la fe de erratas es un instrumento que se utiliza slo en los ca-
sos que ha cometido algn error al momento de ingresar la informacin en el Plan Anual.
Luego debe seguir los pasos para Publicar en el SEACE (ver pregunta 11).
16. Puedo excluir un proceso del Plan Anual cuando el proceso ya fue con-
vocado y ste ha sido declarado nulo o cancelado?
17. Intento publicar mi Plan Anual pero no puedo, el sistema indica error
Por qu?
Porque el sistema no permite publicar el Plan Anual cuando faltan algunos de los
siguientes datos, por lo que debe verificar que:
Nota: La entidad no podr convocar ningn proceso de seleccin hasta que la lti-
ma versin del Plan Anual se encuentre publicada en el SEACE.
18. No visualizo los procesos que han sido incluidos en el Plan Anual Qu
debo hacer?
S, puede realizarlo a travs de una fe de erratas creando una nueva versin del
Plan Anual. Para ello, debe ingresar a la opcin Procesos del Plan, ubicar el nme-
ro de referencia del proceso, registrar los cambios y grabar.
Nota: Debe tener en cuenta que los valores estimados de los tems desagregados
deben ser similares al monto estimado total.
20. Soy usuario del SEACE de mi entidad pero no tengo acceso al Plan Anual
Por qu?
21. Estoy tratando de convocar procesos sin asociarlos con el Plan Anual
pero el SEACE no me lo permite Por qu?
Debe revisar la opcin Versiones del Plan Anual, verificar en cul de ellos se inclu-
y el proceso y a qu nmero de referencia debi ser asociado, deber comunicar el
caso al Centro del Consultas del OSCE 01-614-3636 ingresando la opcin 2, la cual
un profesional le indicar el procedimiento a seguir para su solucin.
23. Para realizar Compras Corporativas Es necesario que las Entidades par-
ticipantes tengan programado el proceso en su respectivo Plan Anual?
S, adems de incluir el proceso en su Plan Anual debe indicar que se trata de una
Compra Corporativa (facultativa u obligatoria) e indicar qu Entidad se encargar de
dicha compra, como se muestra a continuacin.
24. Los procesos declarados desiertos parcial o totalmente deben ser inclui-
dos en el Plan Anual?
S deben ser incluidos en el Plan Anual si el proceso principal deviene del ao fiscal
anterior. En este caso, en el Formato Plan Anual 2011 o en la ficha del registro del
proceso a programar, debe indicar la existencia de un antecedente y colocar en
descripcin del antecedente del proceso la descripcin del mismo.
La respuesta enviada ser evaluada por el OSCE, luego del cual el estado de la
notificacin podr cambiar a parcial o total. En caso de ser parcial la Entidad debe
ampliar la justificacin y/o accin correctiva; si es total, se entender que la obser-
vacin ha sido subsanada.
Deber acercarse al Edificio El Regidor sito: Av. Punta del Este s/n, Residencial San
Felipe (Altura de la cdra. 23 Av. Salaverry, Jess Mara, Lima Per de Lunes a
viernes de 8:30am a 5:30 pm o llamar en el mismo horario a la Central de Consultas:
01-614-3636.