Actualizar una lista

desplegable
automticamente en Excel

Cuando creamos una lista desplegable en Excel, definimos un rango de

celdas como el origen de los datos, y cada vez que necesitamos agregar
o quitar elementos a la lista debemos modificar la referencia de dicho
rango.

Esto hace que la actualizacin de los elementos de una lista sea un

proceso manual que puede quitarnos tiempo. Sin embargo, existen un
par de tcnicas que podemos utilizar para automatizar la actualizacin de
los elementos de una lista desplegable en Excel.

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Lista desplegable basada en una tabla

El primer mtodo, y el ms simple de todos, es que nuestros datos de
origen estn en una tabla. De esta manera, Excel se encargar de
actualizar automticamente los elementos de la lista desplegable. A
continuacin, muestro los pasos para crear este tipo de lista:

1. Una vez que has ingresado los datos de origen dentro de una hoja,
debers seleccionarlos y pulsar el comando Insertar > Tabla.

2. Excel identificar el rango de datos y mostrar un cuadro de

dilogo para confirmar la creacin de la Tabla. Debers asegurarte
de que Excel haya detectado adecuadamente el encabezado de
los datos y pulsar Aceptar.

3. Ahora que la tabla ha sido creada, debers seleccionar la celda, o

celdas, donde se crear la lista desplegable e ir a la pestaa Datos
> Herramientas de datos > Validacin de datos.

4. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, debers elegir la

opcin Lista y posteriormente hacer clic en el botn de seleccin de
 rango.

5. En seguida debers seleccionar los elementos de la tabla recin

creada, sin incluir el encabezado de columna.

6. Debers terminar la seleccin del rango y hacer clic en el botn

Aceptar para crear la lista desplegable.
 7. Al agregar un nuevo elemento en la tabla, Excel actualizar
automticamente los elementos de la lista desplegable.

Aunque el mtodo descrito anteriormente es el ms sencillo para crear

una lista desplegable basada en una tabla, tiene una restriccin, y es que
la tabla debe estar en la misma hoja donde se encuentra la lista
desplegable.

Si queremos olvidarnos de las restricciones y evitar cualquier problema

con la actualizacin de la lista, puedes seguir los mismos pasos
anteriores y crear la lista utilizando la siguiente frmula:

=INDIRECTO("Tabla1[Categoras]")

La funcin INDIRECTO se encargar de traducir la cadena de texto en

una referencia hacia la columna Categoras de la Tabla1 y de esta
manera la lista quedar vinculada a la tabla de nuestro ejemplo.
Recuerda que al crear tu lista debers indicar el nombre de tu tabla y
columna. La siguiente imagen muestra la ubicacin exacta donde
debemos colocar esta frmula:
Aunque esta segunda alternativa puede tomarte algunos segundos
adicionales para ingresar la frmula, funcionar correctamente sin
importar la hoja donde se encuentre la tabla. Al implementar
adecuadamente cualquiera de los dos mtodos anteriores, la lista
desplegable se actualizar automticamente al momento de agregar o
remover filas en la tabla.

Lista desplegable basada en una frmula

Las tablas de Excel fueron introducidas hasta la versin 2007, as que la
solucin que revisamos en la seccin anterior no era posible en las
primeras versiones de la hoja de clculo.

Por esa razn, encontrars varias publicaciones que hablan sobre la

solucin que se utilizaba antes de que existieran las tablas y que est
basada en una frmula que utiliza las funciones CONTARA y DESREF
de la siguiente manera:

=DESREF(F2, 0, 0, CONTARA(F:F)-1)

El objetivo de la funcin CONTARA es devolver la cantidad de celdas

que no estn vacas en la columna F. De esta manera, si agregamos un
nuevo elemento a la columna F, la funcin CONTARA incrementar
automticamente el nmero de celdas contadas.
En esta frmula he restado el valor 1 al resultado de la funcin
CONTARA porque necesito descontar la celda ocupada por el
encabezado de columna. En caso de que no tengas un encabezado,
debers remover dicha resta.

La funcin DESREF se encarga de crear una referencia al rango que

comenzar en la celda F2 y que incluir el nmero de filas devuelto por la
funcin CONTARA menos 1. Esta frmula la colocamos como el origen
de la lista desplegable:

De esta manera, la lista se actualizar cada vez que se agrega o se quita

un elemento en la columna F. Debido al comportamiento de la funcin
CONTARA, es indispensable que toda la columna donde se encuentran
los elementos de la lista sea utilizada solamente para almacenar dicha
informacin.

Publicado por Moiss Ortz.

73 comentarios en Actualizar una lista

desplegable automticamente en Excel
1. luz
 Complementario a la creacin de listas desplegables muy
importante.

2. Leonor Guzmn Gmez

Son muy interesantes y se me hacen prcticos las actividades ojala

pueda aprender mucho agradecida

3. BRAYAM SUAREZ

Excelente le aplixare en mi lugar de trabajo me sirve mucho

4. Ricardo A Suarez

Excelente forma de ensear excel, muy preciso, directo al grano.

gracias!

5. yeSalgad0

Excelente, mi estimado. Gracias por compartir sus conocimientos.

6. Alfredo de Larroque

Muchas gracias por compartir tus conocimientos! Ayudan mucho.

Saludos cordiales.

7. karla

Moises muchas gracias, es de gran apoyo.

Saludos

8. Hernan Parada

Muy buena opcin. Se puede hacer algo similar para los rangos de
grficos?

1. Moises Ortiz Autor

Si, cuando creas un grfico basado en una tabla se

actualizar automticamente.

9. HECTOR
 Que buena info. Gracias por el aporte.

10. Francisco

muy grande su ayuda. muy buena informacin

11. Mario

Muchas gracias, Sr. Ortiz. He aprendido mucho con Ud.

12. Jos A. Farfn

Muy buena explicacin. Muy til. Muchas gracias. Jose A. Farfn

13. Jorge luis

Excelente informacin moy lo aplicar de inmediato en mi prximo.

Trabajo, un fuerte abrazo

14. Fernando Cortez

Exelente aporte, normalmente yo amplio el nombre del rango y

como uso listas dependientes agregue codigo VBA para que limpie
las sublistas

15. fayote

Excelente me sirve de mucho de hecho ya la estoy utilizando

gracias

16. Pablo Torre

Gracias muy didactico y util, los felicito.

17. Mauricio Ruggieri

Exelente aporte, me ayudado en mis planillas, yo las tenia

manuales no automtica. Muchas Gracias

18. PEDRO FIGUEREDO

ESPECTACULAR. ME PROVECHOSO ES LA INDICACION.

EXITOS.
19. Claudio

Excelente metodologa y muy clara la explicacingracias por

compartir sus conocimientos!

20. Manuel Parra clifton

Que buena buena explicacin agradecido, seguramente de vez en

cuando tendremos sorpresas agradables y de gran utilidad.

21. ngel BC

Muy buenos aportes, conoca DESREF para con mens

desplegables apuntar a un rango u otro (por ejemplo para mostrar
un grfico, pudiendo elegir la visualizacin en columnas o en
lneas).
sera posible que se actualizara la lista desplegable pero en
funcin de otra variable? Es decir, imaginemos que tenemos una
lista con X ciudades de Espaa y Francia y un desplegable previo
en el que se elige el pas, de modo que en el segundo desplegable
slo se mostraran las ciudades del pas escogido en la primera
lista desplegable.
Muchas gracias de antemano y saludos,

1. Moises Ortiz Autor

Hola ngel, consulta una alternativa de solucin en el

siguiente artculo:
https://exceltotal.com/listas-desplegables-dependientes-en-
excel/

22. Jose Alfredo Flores Luna

La formula =DESREF(F2,0,0,CONTARA(F:F)-1) para mi fue

necesaria porque mi lista desplegable pertenece a otra hoja con
nombre Totales y a una tabla que TIENE OTRAS COLUMNAS,
entonces mi formula quedo as:
=DESREF(Totales!B$3,0,0,CONTARA(Totales!B:B)-1)
Mil gracias Moiss.

23. Luis Alberto

 Moises, muchas gracias por compartir sus conocimientos, este
tema es muy importante en mi trabajo, lo aplicare inmediatamente.

24. Lisandro

Muy bien. Siempre bien didctico.

25. Jos

Te felicito Moiss; no solo es erudicin sino tambin capacidad

didctica!

26. Jacinto

Muy buena aplicable y sencillo

27. Susana

Tus artculos me parecen muy tiles, nos ahorran montones de

tiempo. Muchas Gracias por compartir.

28. Manuel Ndombel

Muchas gracias por compartir tus conocimientos. Saludos cordiales

29. Juan Gimeno

Muy bien explicado. Enhorabuena por la idea de enviar estos

consejos vienen de fbula.

30. Belzart Gestab

Estimado, seria muy bueno que explicaras como construir listas

desplegables mas dinmicas con activex por ejemplo. Que suceda
como ocurre con los filtros de excel por ejemplo, que te permite
tildar algunos componentes de la lista, etc. He intentado hacerlo
pero no me quedaron bien. Saludos,

31. Adriana Aceves

Gracias por compartir algo tan valioso como sus conocimientos.

32. Erick
 Excelente aportacin, muy bien explicada. Gracias por compartir
tus conocimientos.

33. TITO

HOLA BUEN DA ES MUY BUENA EL APORTE DE ESTA

FORMULA =DESREF(F2, 0, 0, CONTARA(F:F)-1) SOLO QUE
PRESENTA UN DETALLE EN LA LISTA CON -1 HACE
DESCUENTO EL ULTIMO TEM DE LA LISTA MAS NO QUE
DEBERA SER LA PRIMERA QUE ES LA CATEGORA QUE SE
QUIERE QUE SE DESCUENTE.
SALUDOS

1. Moises Ortiz Autor

Tito, la resta -1 no es para descartar el primero o el ultimo

elemento, sino para disminuir la cantidad total de elementos
de la columna F.
Si en el ejemplo, la columna F no tuviera encabezado, la
frmula a utilizar sera la siguiente:
=DESREF(F1, 0, 0, CONTARA(F:F))

Observa que no solo remov la resta, sino tambin la

referencia indicada en el primer argumento de la funcin
DESREF. Espero que esto te ayude a entender mejor la
lgica de la frmula para adaptarla a tus datos.

34. veronica

me ha sido de mucha utilidad, mil gracias

35. marco vsquez

una vez ms mil gracias por tan buen aporte

36. salvador

Gracias excelente informacin y muy til para emplear y combinar

con otras funciones

37. Sergio Rubio

Excelente tip sobre la lista desplegable, muchas gracias

38. JORGE E MOLINA S

EXCELENTE EXPLICACION, MUY UTIL ME SALIO PERFECTO

39. Ruben Santacruz

Excelente maestro Moises! Su ayuda siempre a tiempo. Un abrazo.

40. Verenice Rivero

Muy bueno lo pondr en practica. Gracias por sus conocimientos.

41. Luis Fonseca Ruiz

Excelente ejemplo de validacin de datos con lista que se actualiza

automticamente, gracia por el ejemplo

42. Martn J. Hurtado Fortanell

Muchas gracias por compartir tus conocimientos Moiss.

43. Sergio

Hola Moiss. Gracias por compartir tus conocimientos. Mi consulta

es, si se puede dejar un elemento del desplegable para completar.
No he logrado hacerlo. Saludos desde Patagonia Argentina.

1. Moises Ortiz Autor

Hola Sergio, lo siento, pero eso no es posible. No existe

manera de influir en la manera en que se despliega la lista de
validacin de datos en Excel.
Una posible alternativa es utilizar otro tipo de lista
(ComboBox ActiveX), pero eso requiere programacin VBA
y es un tema MUY diferente del que hablo en este artculo.

44. Nolfi Ceriche

Muchas gracias, me sirve mucho para aplicarlo en mi trabajo.

Excelente

45. Patricia
 Muchas gracias por la informacin.

46. RODOLFO ORJUELA SANCHEZ

Buen ejemplo y juesto el que estaba buscando, aunque todava

tengo un problema, y se trata de actualizar una lista una segunda
lista, a partir de la seleccin de una primera lista, es decir
encadenar 2 listas desplegables.

1. Moises Ortiz Autor

Rodolfo, ese es un tema de otro artculo. Puedes leerlo aqu:

https://exceltotal.com/listas-desplegables-dependientes-en-
excel/

47. Medardo Oviedo Plaza

Como siempre Moiss exclente. Adquirir conocimientos nuevos

cada da llena el alma. Muchas gracias. Medardo

48. Edicson Rodrguez

Gracias por la informacin, dicho mtodo lo utilizo cuando debo

referenciar varias Tablas en un solo concepto, pero para esto es
ms sencillo si a la categora que se va a usar en la Validacin de
datos se crea un NOMBRE a fin de mantener la seleccin
actualizada, claro est se debe crear la Tabla primero

49. Ruth

Gracias por los aportes me sirve mucho en mi trabajo

50. Alejandro

Muy valiosa la informacin compartida, Muchas gracias.

51. Javier Ortega Sosa

Excelente video, muchas gracias por compartir

52. Javier Ortega Sosa

 Tengo una duda y es la siguiente: Como se podra hacer una lista
desplegable en donde me mostrara 2 valores por ejemplo: Clave y
nombre del producto. Y al momento de elegir un elemento en la
celda me colocara la clave del producto. De antemano muchas
gracias por sus comentarios as por sus videos me han ayudado
bastante.

1. Moises Ortiz Autor

Javier, la lista no puede mostrar valores de 2 celdas. Tienes

que concatenar los valores en una nueva columna e indicar
dicho rango como el origen de datos de la lista. Pero si
concatenas los datos, no ser posible que la lista extraiga
solo una parte. Podras lograr ese comportamiento con
programacin VBA, pero ese es un tema que sale por
completo del alcance de este artculo e imposible de explicar
en este comentario.

53. Catalina Acosta

Super didctico. Eres el Mejor Gracias!

54. Pedro

Muy bueno Moises, gracias por compartir tu ayuda

55. Enrique Ramirez

Esto amplia como una variable el rango de la bsqueda de la lista

desplegable Gracias

56. RODOLFO ORJUELA SANCHEZ

Muy bien Moises, fue complicado pero lo logre, porque necesitaba

que para la misma lista 1, pudiera seleccionar una tercera lista, a
partir de la primera, dejando intacta las segunda lista.

57. Jesus

Excelente como siempre. gracias Moiss

Saludos

58. Edgardo
 Muchas gracias Moiss por tu aporte, como siempre muy bueno.
Saludos

59. Fernando

Hola solo faltara ordenar la labla para que los datos sean fciles
de localizar de otra forma pudiesen quedar revueltos al ir
agregando nuevos elementos a la table. Saludos

60. FELIX ORTEGA

Excelente y muy buena explicacin.. Felicidades

61. Jhon

Muchas gracias, esto me ayuda a seguir simplificando mi trabajo y

mejor las hojas de calculo de mis compaeros.

62. Any

Buen aporte mil gracias por ayudarnos

63. Roberto

Muy buena explicacin sobre la creacin de listas desplegables,

muy practico,saludos.

64. LEO

MUY UTIL LOS EJEMPLOS MOSTRADOS, GRACIAS

65. Beto Uribe

Soy relativamente nuevo con Excel Total mas no con Excel, y me

parece magnfico y muy til tu blog; este software como que nunca
se conocer por completo. Supongo que esta opcin se puede
extender a cualquier herramienta que necesite hacer referencia a
un rango de datos dinmico; por ejemplo, grficos y tabla
dinmicas, frmulas de BD, etc.

66. Luis Gutierrez

 Excelente pagina, gran aporte a los que queremos sacar el mximo
provecho a este gran programa. Saludos

67. Isabel

Me parece excelente para coger ms destreza en el uso del Excel