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Espero que este trabajo sea del agrado de todo aquel que lo lea y pueda servir de
apoyo a futuros estudiantes.
ARCHIVO DE CORRESPONDENCIAS
UTILIZANDO EL METODO NUMERICO
ARCHIVO NUMERICO
VENTAJAS
PASOS
Los pasos para archivar la correspondencia al utilizar un sistema numrico son similares a
los pasos del sistema alfanumrico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuacin.
* Inspeccionar la correspondencia: se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo.
* Acondicionar los documentos.
* Leer, codificar y marcar el documento: se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe
archivar, se siguen las mismas guas que se discuten para un sistema alfanumrico.
* Calificacin alfanumrica: la correspondencia se clasifica alfanumricamente para facilitar la consulta
de al tarjetero ndice alfabtico y saber el nmero de corresponsal o asunto.
* Codificacin numrica: en primer lugar se consulta el tarjetero ndice para saber el nmero
asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.
* Clasificacin numrica: despus de separar los documentos de los corresponsales activos de los
documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificacin preliminar de los primeros.
* Archivo de documentos: los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo
principal, en las carpetas individuales rotuladas con nmeros.
Para diferentes propsitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numrico. Por
eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercanca y a las cuentas de los
clientes q separan mercanca y las de los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercanca sirve para llevar las anotaciones de los
pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una gua para cada
diez tarjetas. La informacin registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos
computarizada
Los sistemas numricos son varios, los utilizados para organizar los archivos de
correspondencia y los de tarjeta.
Sistema numrico corriente es el sistema numrico ms conocido; en los dos dgitos se considera en
el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, sea, de
menor a mayor.
Sistema de dgitos centrales en este sistema, los nmeros de divide en grupos. Los expedientes se
organizan, primero, de acuerdo con los dgitos del centro, luego segn los dgitos de la izquierda y
finalmente se toma en consideracin de los de la derecha.
Sistema de dgitos terminales de acuerdo con este sistema, el nmero se lee de la derecha a la
izquierda, cada nmero generalmente se utiliza y se divide en tres grupo, cada uno de los cuales
tiene dos, tres o cuatro dgitos.
Sistema alfanumrico combina letras con nmeros. A las letras se les asigna un significado especial.
USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO
ARCHIVO DE CORRESPONDENCIAS
UTILIZANDO EL METODO CRONOLOGICO
ARCHIVO CRONOLOGICO
Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en funcin de la fecha (emisin,
expedicin), ubicando stos en orden cronolgico.
Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en
carpetas por aos y de forma cronolgica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la
fecha del documento para su localizacin.
El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por aos o
meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y finalmente por el da. Se emplea para
informacin de carcter financiero o econmico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras
de cambio, etc.
VENTAJAS
Ventajas Inconvenientes
Sencillez y rapidez Obliga a conocer la fecha del documento.
No es cerrado y permite la ampliacin e inclusin Cuando se extrae documentacin hay que dejar
de nuevos documentos. constancia del lugar correspondiente de la misma.
No requiere la utilizacin de ndices ni fichas
auxiliares.
ANEXOS
CONCLUSIONES
En conclusin, el sistema de archivo numrico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy
verstiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numricos y la naturaleza de lo q
se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo principal, un
archivo miscelneo organizando el orden alfabtico, un tarjetero ndice y un registro.
En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y clasificar los
documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localizacin y archivo de documentos. Entre los
sistemas numricos que se pueden utilizar esta el sistema numrico corriente, el de dgitos terminales,
el de dgitos centrales, los sistemas alfanumricos y otras variaciones de este sistema
A su vez el sistema cronolgico que refiere a fechas, consiste en ordenar los expedientes o
documentos de acuerdo a la fecha de elaboracin o recepcin.
En este sistema se coloca separadores por ej. enero, febrero, marzo, etc. y el ao (2008) de
ahi en cada carpeta se ordena del primero recibido (al final) hasta el que ha llegado.
BIBLIOGRAFIA
* www.monografias.com
* html.rincondelvago.com
* calderavergara.blogspot.com
* www.slideshare.net