UNIVERSIDAD

AUTONOMA SAN FRANCISCO Asignatura: Costos y

Presupuestos.

SEMANA 15.

PLANEACIN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

EL PRESUPUESTO Y LA PLANEACIN ESTRATEGICA

El uso de los presupuestos en las empresas pblicas privadas, y tercer sector no es nuevo. Desde
que se plantea el problema del riesgo y la incertidumbre, los hombres de negocios necesitan prever
el futuro de las entidades a su cargo. Para ello toman como referencia los propsitos y objetivos de
la organizacin en el tiempo y disean un sistema que relacione a la perfeccin los objetivos y los
recursos financieros disponibles, los informes peridicos y procedimientos de control. El sistema en
s tiene varias ventajas significativas: sirve a la gerencia como herramienta de aplicacin de las
funciones administrativas; con su informacin oportuna disminuye el riesgo y la incertidumbre por
cuanto pueden tomarse las mejores decisiones y evitar el fracaso en los negocios; compromete a
todo el personal en la consecucin de los objetivos y las metas, mediante la asignacin apropiada
de responsabilidades. Adems, tiene un marco conceptual muy amplio y unos principios
fundamentales, se basa en tcnicas y procedimientos y permite predecir el futuro en la
organizacin, por lo cual se le concede cierto carcter cientfico.

METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE UN PRESUPUESTO

Actualmente se concibe el presupuesto como un proceso que tiene relacin con otros. Cuando la
administracin trabaja con el sistema de planeacin estratgica, por ejemplo, es necesario analizar
el comportamiento interno y externo de la organizacin, definir la misin, la visin, los objetivos, las
estrategias, las polticas, los programas, el presupuesto y los procedimientos, y evaluar y controlar
todo el sistema.

Cuando se recurre al sistema presupuestario con el inters de prever el futuro de las organizaciones,
ser igualmente necesario emplear varias herramientas de la planeacin, pues no puede concebirse
esta tcnica como la sola acumulacin de cifras para elaborar estados financieros proyectados, sino
como un proceso integral en el cual se inserta una parte sustancial constituida por la misin, la
visin, los objetivos, las polticas y las estrategias, y una parte procedimental relacionada con las
tcnicas para predeterminar las cifras que conforman el presupuesto.

En uno u otro caso, es indispensable establecer un conjunto de etapas que proporcionan buenos
resultados: crear una cultura presupuestaria y analizar las ventajas y limitaciones del sistema,
analizar el comportamiento de la empresa, evaluar las fuerzas ambientales no controlables, definir
las actividades que realizan las personas y conformar un comit encargado de analizar las diferentes
etapas del sistema, elaborar un manual y conocer diferentes herramientas de anlisis de la
informacin. Estos aspectos no deben olvidarse al trabajar con un sistema formal de presupuestos.

Debido a su importancia, cada etapa deber estudiarse profundamente, definir sus procedimientos
y analizar sus bondades y limitaciones.

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Este captulo, adems de hacer un breve anlisis sobre las cinco etapas anteriores, presenta un
ejercicio en el que se incluyen el diagnstico, la misin, la visin, los objetivos y las polticas de una
compaa hipottica, y soluciona el caso parcialmente. Con ello quiere mostrarse al estudiante cul
es la filosofa y la parte procedimental del sistema.

PLANEACIN DEL MARKETING Y PRESUPUESTOS COMERCIALES

La elaboracin de los presupuestos comerciales de las empresas no puede limitarse a la simple

suposicin de que su futuro mercantil es la prolongacin de los hechos pasados. Esto tendr validez
s y slo si las tendencias histricas muestran un crecimiento constante manifiesto en el
mejoramiento gradual de la participacin en el mercado. Si esta circunstancia no se da, sera
equivocado utilizar como presupuesto los resultados obtenidos durante el ltimo periodo de
operaciones empresariales y ajustarlo segn los ndices de precios establecidos para medir la
inflacin.

Concebir as los presupuestos implica la adopcin de posturas gerenciales justificables cuando la

empresa no tiene mayores posibilidades de expandir su comercio, cuando reporta elevados grados
de empleo de la capacidad instalada, encara competidores poderosos e interviene en un sector
econmico saturado o refleja la incertidumbre de su crecimiento.

Si esto se da, son explicables la cautela en los pronsticos, la concentracin de esfuerzos en la

eficiente atencin de los clientes actuales y la instauracin de estrategias de marketing que
garanticen la supervivencia.

Si los mercados son dinmicos, propensos a cambios, fluctuantes y sometidos a la concurrencia de

fuerzas econmicas que se nutren de procesos irreversibles, como la globalizacin, la apertura
comercial y la menor intervencin estatal en los asuntos de inters gerencial, los presupuestos no
pueden concebirse como la extensin de las realizaciones histricas, y su preparacin tiene que
basarse en el 4iagnstico concienzudo de la potencialidad empresarial, de las capacidades y de los
factores ambientales que constituyen el motor del futuro mercantil o las barreras del mismo.

El diagnstico de la situacin interna de la organizacin examina temas como la consolidacin de la

imagen corporativa, el grado de posicionamiento comercial, la capacidad de generar valor agregado,
el prestigio de marca, el estado financiero y la utilizacin de la capacidad instalada, en tanto que el
diagnstico del entorno auspicia el conocimiento de los aspectos que contribuyen a la implantacin
de polticas sobre productos, precios y distribucin, y proporciona a la direccin la informacin
esencial de la competencia y los consumidores para utilizarla en la proyeccin de la demanda
potencial del mercado, las ventas del sector y los volmenes de negocios de la empresa. La
medicin apropiada del mercado en cuanto a unidades a vender, poblacin de consumidores,
canales de distribucin (intermediarios) y zonas geogrficas, es crucial porque de ella dependen no
slo el desarrollo de productos y la formulacin de estrategias de marketing sobre precios,
promocin, publicidad y distribucin, sino la definicin de polticas de inversin en tecnologa,
financiamiento de las operaciones, de abastecimiento y de planeamiento de la produccin.

PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTOS DE LA PRODUCCIN

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Con el caso presentado, se constata que la planificacin de la produccin no reside simplemente en

el juego matemtico mediante el cual la sumatoria de las ventas anuales esperadas y los stocks
finales pronosticados conduce a determinar los requerimientos de productos terminados, de modo
que al deducir los inventarios iniciales del resultado anterior se compute la produccin anual, y se
distribuya en el tiempo sin criterios slidos que denoten el comportamiento cclico de los negocios.
Adems, acoger polticas de produccin en empresas que comercializan diversidad de artculos, sin
conocer la demanda de horas - hombre de cada uno de ellos, sus beneficios financieros medidos
segn el margen de contribucin (precio costo directo) y las restricciones industriales
correspondientes a las capacidades expresadas en unidades de medida, como las horas-hombre o
las horas-mquina, lleva a desconocer que cuando existen restricciones de capacidad es forzoso
recurrir a mtodos de programacin lineal (grfico o smplex) para buscar la solucin de mezclas de
productos que maximicen las utilidades.

A modo de corolario de los temas abordados en este captulo, es axiomtico que cuando se trata de
distribuir la produccin anual en periodos ms reducidos (meses, bimestres, trimestres), no tendra
asidero alguno tomar dicha produccin y dividirla por el nmero de periodos, porque esto slo sera
aplicable si las ventas no se sujetaran a temporadas en que llegan al tope o sufren mermas
considerables. Las empresas que comercializan vestuario, cosmticos, juguetes, licores,
electrodomsticos, constituyen ejemplos caractersticos de negocios muy influenciados por
oscilaciones en la demanda, en tanto que compaas creadas para satisfacer necesidades bsicas,
como la alimentacin y el aseo personal, pueden manejar niveles de produccin e inventarios
estables.

Si la compaa interviene en la oferta de productos o servicios afectados por una demanda

cambiante, debern evaluarse diferentes planes de produccin estructurados para analizar los
costos que generan opciones en las cuales se interrelacionan las fluctuaciones o la estabilidad de la
produccin, los inventarios finales y la planilla laboral, donde se evalan los costos relacionados con
la incorporacin o el licenciamiento de personal debido a cambios drsticos en la labor productiva y
en que se someten a anlisis de costos las posibilidades de comprar la produccin de otras
empresas o remunerar trabajo extra, cuando existen periodos en los que la produccin factible es
inferior a la requerida. En este sentido, es claro que la seleccin del plan tiene que apoyarse en
consideraciones de costos, los cuales constituyen la expresin monetaria de las polticas trazadas
sobre inventarios, combinaciones de productos, comportamiento productivo y requerimientos de
personal.

PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTACIN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN Y LOS GASTOS

OPERACIONALES

Los diversos presupuestos de la gestin manufacturera dependen del tamao pronosticado de

operaciones productivas y stas, a su vez, se concretan para responder a las expectativas
comerciales y a diferentes objetivos financieros, como la maximizacin de utilidades y el mximo
empleo de los medios tecnolgicos disponibles. Con este marco de referencia es axiomtico que si
las empresas son dinmicas con el fin de contestar a las cambiantes y en ocasiones impredecibles
condiciones ambientales, ni las ventas ni la produccin pueden ser estticas y, por consiguiente,

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sera imperdonable creer que presupuestar es la simple operacin matemtica sustentada en

multiplicar los recursos percibidos y gastados durante la vigencia anterior por los ndices de
inflacin esperados.

Cuando se considera que la presupuestacin es la extensin de hechos histricos, pasaran a un

segundo plano la revisin de las estrategias, la evaluacin de las polticas y la formulacin de
objetivos interpretativos de las capacidades y restricciones empresariales, en cuyo caso la gerencia
sencillamente procura defenderse del embate inflacionario.

En consecuencia, los presupuestos fabriles constituyen la visin monetaria de las estrategias y

polticas instauradas por la direccin en las reas de inventarios, intensidad del control de calidad,
programas de mantenimiento, distribucin fsica de planta, modernizacin de procesos productivos,
abastecimiento, sistematizacin de operaciones, racionalizacin de los procesos administrativos
vinculados a la manufactura y sistemas de remuneracin.

De hecho, las tendencias gerenciales modernas, los principios de direccin contemporneos, los
aportes valiosos de la reingeniera, el enfoque comercial de la atencin al cliente, el diseo de
sistemas integrados de tecnologas de informacin y la acogida de los preceptos de la calidad de
Edward Deming, resaltan los caminos que deben recorrer las empresas para intervenir con xito en
los mercados internacionales y trascienden las fronteras mercantiles al destacar su influencia sobre
decisiones cotidianas de la manufactura, como el mejoramiento incesante de las calidades, la
innovacin, la actualizacin tecnolgica, la reduccin de costos y la sustitucin de la mano de obra
por conocimientos.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO Y FLUJOS DE CAJA

El presupuesto de efectivo, adems de representar el soporte para desarrollar la poltica de liquidez,

satisface objetivos especficos como establecer las disponibilidades monetarias al finalizar cada uno
de los subperiodos considerados en la planeacin, identificar excedentes susceptibles de invertir en
la empresa o fuera de ella y prever situaciones de liquidez temporales que deben subsanarse con la
consecucin de recursos diferentes de los proporcionados por las operaciones planificadas. Este
presupuesto, aunque se nutre de los presupuestos de ventas, de costos de produccin y de gastos
de administracin y ventas, se diferencia de ellos porque incorpora las pautas crediticias que
regulan las relaciones de intercambio con los compradores y los proveedores de bienes, insumos,
servicios y capitales.

La administracin de las disponibilidades monetarias se facilita cuando la gerencia posee un

presupuesto de caja que coadyuva al control de los asuntos atendidos por la tesorera, ya que
cuando existen cambios inesperados en las operaciones (crecimiento intempestivo del costo de
insumos, escasez de los mismos, aumento de las tasas de inters) es posible aplicar correctivos,
como un mayor esfuerzo para cobrar cuentas, restringir los gastos con pagos exigibles en efectivo,
aplazar los desembolsos de capital, posponer inversiones, diferir la cancelacin de dividendos y
retardar el pago de pasivos que no comprometan de manera excesiva la labor empresarial.

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Aunque el presupuesto de efectivo finalmente exterioriza informacin sobre saldos, recaudos y

desembolsos monetarios, su confeccin debe complementarse con prcticas administrativas
orientadas a mejorar los flujos de caja. Estas prcticas, fundamentadas en acelerar las cobranzas,
administrar los pagos y proceder a la inmediata inversin de los excedentes de liquidez, cubren los
aspectos siguientes: revisar la trayectoria de los potenciales beneficiarios de crdito, reducir el
tiempo invertido entre el momento en que los clientes cancelan con cheque y la fecha en la que se
dispone realmente de efectivo; establecer cuentas bancarias con mecanismos de recaudo
empresarial, acortar el tiempo de trmite interno de los cheques girados por los compradores,
posponer los pagos hasta el ltimo da convenido con los proveedores, efectuar los pagos con
cheques y aprovechar todos los descuentos por pronto pago.

PRONOSTICOS FINANCIEROS EN PROYECTOS DE INVERSIN

En economas como las nuestras, caracterizadas por las limitaciones para generar el ahorro interno
requerido para el progreso y en las cuales la demanda de crdito suele superar con creces la oferta,
los costos de capital atribuidos a los crditos y emprstitos alcanzan altos niveles; esto, junto con las
presiones que ejercen la intervencin comercial en mercados abiertos, las tendencias inflacionarias
y la marcada dependencia financiera y tecnolgica, obligan a eliminar la subjetividad, las buenas
intenciones, la imitacin o las cuestionables corazonadas, al emprender proyectos de inversin.
Por consiguiente, se recomienda la racionalidad al formular la poltica de inversiones.

La racionalidad y la objetividad descansan en la acertada formulacin de los proyectos, en la

apropiada presupuestacin de las inversiones, los ingresos y los costos, y en la correcta seleccin de
las fuentes de financiamiento.

La labor de pronosticar culmina en la determinacin de los flujos netos del proyecto, que compilan
informacin atinente a la generacin de efectivo, a los valores de salvamento de las inversiones al
finalizar el horizonte de planeamiento y a los desembolsos monetarios asociados con la posesin de
activos, la amortizacin de capitales y la consolidacin del capital de trabajo. Se confirma, por la
importancia asignada a dichos flujos, que los proyectos no pueden evaluarse con base en el
pronstico de las utilidades o en consideraciones simplistas sustentadas en los resultados de la
posicin de equilibrio.

El anlisis financiero de cualquier inversin debe sustentarse en la fusin de los datos relativos a los
flujos netos y los indicadores diseados por la ingeniera financiera; se destaca que con stos (valor
presente neto y tasa interna de retorno) se busca determinar si tiene sentido o no acometer el
proyecto, mediante la evaluacin preliminar de las metas de rentabilidad trazadas por los
inversionistas o de los costos de capital imputables a las diversas fuentes de financiamiento.

CONCEPTOS Y ENFOQUES PARA LA PLANEACIN Y ELABORACIN DE CONCEPTOS

Los conceptos y enfoques actuales permiten establecer mecanismos para la planeacin,

elaboracin, control y ejecucin presupuestal y predecir los resultados en diferentes escenarios
para el logro de las metas propuestas dentro de las nuevas estructuras organizacionales.

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Un presupuesto es la expresin cuantitativa y cualitativa de un plan de accin que propone la

administracin de acuerdo con la investigacin del mercado, el diagnstico organizacional y las
metas deseadas para un periodo futuro, lo cual permite llevar los objetivos y estrategias a la accin
del da a da.

Un presupuesto puede contener la informacin tanto financiera como no financiera sobre los
planes, y acta como un programa a seguir la organizacin en un periodo siguiente.

Los presupuestos financieros cuantifican las expectativas en trminos de utilidades o beneficios

esperados, flujos de caja y posicin financiera a futuros. Los presupuestos que no son financieros
permiten la construccin de los presupuestos financieros pues incluyen pronsticos como nuevos
mercados, unidades a vender, porcentaje de ventas por periodos, unidades a fabricar por producto,
consumos y estndares de consumos de produccin, nmero de horas de mano de obra, costos
indirectos de fabricacin, gastos operacionales de venta y administrativos, y en general contienen
informacin de soporte de todos los conceptos incluidos en el presupuesto.

Por lo general las organizaciones competitivas tienen un ciclo presupuestal en el cual:

1. Se planea el desempeo de la organizacin en conjunto, as como el de sus subunidades, con

base en el acuerdo logrado por el equipo sobre las metas que se proponen alcanzar.

2. Se suministra un marco de referencia, un grupo de expectativas especficas en las cuales se

comparan los resultados en tiempo real.

3. Se analizan las variaciones y se toman decisiones para llegar a la meta propuesta.

4. Se retroalimenta tomando en cuenta los escenarios actuales.

Un buen sistema presupuestal, una buena planeacin y unos buenos resultados se pueden lograr
con la aplicacin de un conocimiento y la construccin y utilizacin de instrumentos como el
presupuesto maestro, sistema de presupuestos planificados por programas (PPBS), sistemas de
presupuestos para planes, programas y proyectos, estructuras de planeacin para organizaciones
que deben competir en mercados altamente cambiantes, presupuesto base cero (PBC o ZBB), un
presupuesto ajustado a las Normas Internacionales de Contabilidad, presupuesto basado en
actividades (PBA o ABB) y especialmente mediante la aplicacin del concepto de Balanced
Scorecard o cuadro de mando integral como el instrumento ms avanzado e integrador para el
desarrollo de la planeacin y presupuestacin global e integral de la organizacin.

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