Introduccin al uso de tablas

en Excel
Tu informacin en Excel es muy til si sabes cmo analizarla adecuadamente. Si tienes
un conocimiento bsico de las tablas en Excel podrs organizar la informacin de una
manera fcil de entender.

Esta es una serie de artculos previamente publicados en este sitio Web que te ayudarn
a aprender lo esencial para utilizar las tablas en Excel de manera que puedas presentar
tus datos adecuadamente:

1. Qu es una tabla de Excel?

2. Tablas en Excel
3. Cmo crear una tabla en Excel
4. Agregar filas a una tabla de Excel
5. Editar registros de una tabla de Excel
6. Aplicar estilos a una tabla de Excel
7. Filtrar registros de una tabla
8. Filtrar nmeros en Excel
9. Filtrar datos por fecha
10. Filtrar datos de tabla por color
11. Frmulas en tablas de Excel
12. Referencias estructuradas

Finalmente, sabiendo que las tablas tienen valor por los datos que contienen, quiero
sugerir que consultes el siguiente artculo: Importar datos con una consulta web.

Este artculo te mostrar cmo importar datos que residen en Internet (o Intranet) a tus
hojas de Excel. Una vez que los datos se encuentran en tu libro de Excel puedes
darles formato como tabla y aplicar los conocimientos adquiridos en los pasos
anteriores para analizar la informacin.
Qu es una tabla de Excel?
Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una
fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva
funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007.

Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementacin de las
tablas nos permite realizar ciertas tareas comunes de una manera ms fcil. Adems,
ayuda a eliminar algunos errores comunes que se cometan con anterioridad.

Entendiendo las tablas de Excel

Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente
con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo,
una tabla puede contener informacin de los empleados de una empresa y por lo tanto
cada fila har referencia a un empleado diferente.

Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la
informacin contenida en cada columna. As por ejemplo, nuestra tabla de empleados
tiene los encabezados ID (de empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento.

Esta misma tabla se puede crear con cualquier versin de Excel, sin embargo los
beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla oficial.
Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar
el botn Tabla. Esto convertir el rango de celdas en una tabla de Excel.

Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podr responder
de una manera ms inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo,
si creamos un grfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva
informacin el grfico ser actualizado automticamente con las nuevas filas de la tabla.
Diferencias entre rangos y tablas de Excel
A continuacin enlistar algunas caractersticas de las tablas de Excel que las hacen
diferentes a los rangos de celdas:

Al activar cualquier celda de la tabla se habilitar la ficha contextual

llamada Herramientas de tabla la cual contendr comandos adicionales para
trabajar con la tabla.
Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galera de estilos.
Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos
utilizar para ordenar o filtrar los datos de la tabla.
Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral
derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la
tabla desaparezcan, Excel remplaza automticamente las letras de las columnas
por los encabezados de la tabla.
Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de
utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los
encabezados.
La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequea flecha que nos permite
agregar fcilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos
arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha.

Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con
nuestros datos as que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor
experiencia de uso en Excel.

Tablas en Excel
Las tablas no son ms que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son
una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

Qu es una tabla en Excel?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera
sabe que la informacin contenida en ellas est relacionada. La primera fila de una
tabla siempre contendr los encabezados de columna y el resto de las filas contendrn
los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se har cargo de los
detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo
cual te permitir enfocarte ms en el anlisis de los datos.

Cmo crear una tabla

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de
celdas que contiene los datos y pulsar el botn Tabla que se encuentra dentro de la
ficha Insertar.
El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable as que a continuacin
mencionar 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.

1. Cambiar fcilmente el estilo de una tabla

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrs elegir alguno
para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra
dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opcin adecuada dentro del
grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseo de
las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opcin Nuevo
estilo de tabla para crear un nuevo estilo.
2. Resaltar filas alternas de una tabla
Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicar un fondo especial a las filas impares. Si
por alguna razn no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la
opcin Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

3. Filtrar y ordenar datos de la tabla

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, as como
opciones de ordenamiento para cada columna.

4. Referencias estructuradas de una tabla

Una de las ventajas ms importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar
las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias
estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla as como de los nombres de
las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se

actualizan automticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

5. Crear columnas calculadas fcilmente

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras ser muy sencillo crear
columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:
6. Fila de totales de una tabla
Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de seleccin Fila de
totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operacin

que deseamos aplicar.

7. Imprimir una tabla

Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la
combinacin de teclas CTRL + P y posteriormente, en la seccin de Configuracin,
seleccionar la opcin Imprimir la tabla seleccionada.
Estas son solo algunas de las caractersticas y beneficios de las tablas en Excel que
demuestran que son intuitivas, fciles de usar y que adems nos proveen de mucha
funcionalidad sin tanta complejidad. La prxima vez que organices tus datos en Excel
considera utilizar una tabla.

Cmo crear una tabla en Excel

Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de clculo ya que nos
ayudarn a organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Adems, una
vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fcilmente.

Muchos usuarios de Excel consideran una tabla a cualquier rango que tenga datos
estructurados y cuyas celdas tengan un estilo y vista diferente.
Sin embargo, una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con datos bien
organizados. Una tabla en Excel es un objeto especial que ha sido creado con alguno
de los comandos disponibles, como el comando Tabla que est ubicado en la
ficha Insertar, dentro del grupo Tablas.

Este comando da un formato especial a un rango de celdas y adems inserta

automticamente los filtros sobre cada una de las columnas. Este comando es el que
convierte un rango normal de celdas en una tabla.

Preparacin de los datos

Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas
recomendaciones:

Los datos deben estar organizados en filas y columnas.

La primera fila debe utilizarse para los encabezados de columna es decir, una
descripcin muy corta de los datos contenidos en la columna.
Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, nmero, fecha, moneda,
etc.
Cada fila tendr los detalles de un solo registro, por ejemplo: un empleado, un
artculo, una orden de compra.
Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.

Una vez que hemos revisado que nuestros datos cumplen con estas condiciones,
estaremos listos para crear una tabla en Excel. Por ejemplo, la siguiente imagen
muestra los datos de ejemplo antes de iniciar con la creacin de la tabla.

Crear una tabla en Excel

Parar crear una tabla en Excel debes seleccionar cualquiera de las celdas del rango de
datos y pulsar el comando Insertar > Tabla y de inmediato Excel identificar el rango
que contiene los datos:

Si por alguna razn, el rango reconocido por Excel no concuerda con tu rango de
datos, es el momento adecuado para hacer la modificacin a dicha referencia.

Si Excel detecta una fila de encabezados en los datos, se mostrar seleccionada la

opcin La tabla tiene encabezados. De igual manera, debers confirmar que tus
datos tienen una fila de encabezados. Al pulsar el botn Aceptar, habrs creado una
tabla en Excel.

Excel aplicar un estilo de tabla predeterminado, que para este ejemplo es ese color
azul de fondo que se ha colocado de manera alterna en cada una de las filas.
Adems, los encabezados tienen un estilo diferente e incluyen los botones de flecha
que nos permitirn ordenar los datos o aplicar un filtro.

Las tablas en Excel siempre requieren que la primera fila de los datos sean los
encabezados de columna y en caso de que no tengas encabezados, se insertarn
nombres genricos como Columna1, Columna2, Columna3, etc. Por ejemplo, la
siguiente imagen muestra una tabla que ha sido creada con los mismos datos de
ejemplo pero que no tenan la fila de encabezados.
Al detectar la falta de una fila de encabezados, Excel insertar una fila con nombres
genricos de manera que haya espacio para colocar las flechas para los filtros de la
tabla.

Crear una tabla en Excel con estilo

El comando Tabla que est en la ficha Insertar y que utilizamos en la seccin anterior,
crear una tabla de Excel con un estilo predeterminado. Sin embargo, es posible crear
una tabla con un estilo de nuestra eleccin y para eso utilizaremos un botn de
comando diferente.

De igual manera debers seleccionar una celda de los datos y en seguida ir a la

ficha Inicio y dentro del grupo Estilos debers pulsar el botn Dar formato como tabla.
Esto abrir un men con los estilos de tablas disponibles y de los cuales debers elegir
alguno.
Una vez que hayas hecho la eleccin de un estilo, se mostrar el cuadro de
dilogo Dar formato como tabla el cual nos mostrar el rango de datos detectado por
Excel y al hacer clic en el botn Aceptar habremos terminado de crear una tabla en
Excel con el estilo de nuestra eleccin.

Para cambiar el estilo de una tabla, debers seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a
la ficha Herramientas de tabla > Diseo y dentro del grupo Estilos de tabla elegir algn
estilo diferente.

De igual manera, si quieres eliminar el estilo pero conservar la funcionalidad de la

tabla, debers ir a Herramientas de tabla > Diseo, abrir el men de la seccin Estilo
de tabla y elegir la opcin Borrar tal como se muestra en la siguiente imagen.
El nombre de una tabla en Excel
Como lo mencion al inicio de este artculo, las tablas en Excel son objetos que
pueden ser identificados y utilizados en un libro de Excel. Por esta razn, al momento
de crear una tabla, se le asignar un nombre nico automticamente.

De manera predeterminada, Excel colocar un nombre de tabla

como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc. Una manera de conocer las tablas que contiene
nuestro libro es haciendo clic en la flecha que aparece en el cuadro de nombres el cual
est ubicado a la izquierda de la barra de frmulas. Por ejemplo, la siguiente imagen
indica que el libro actual tiene una tabla llamada Tabla1.
Otra alternativa que tenemos para conocer el nombre de las tablas de nuestro libro es
desde la ficha Frmulas> Administrador de nombres. Al hacer clic se mostrar un
cuadro de dilogo con la lista de rangos nombrados de nuestro libro as como las
tablas existentes.

El cuadro de dilogo Administrador de nombres nos dar mucha ms informacin

sobre las tablas de nuestro libro ya que podremos ver su nombre as como el rango de
datos al cual hace referencia cada tabla. Si seleccionamos alguna de ellas y pulsamos
el botn Editar podremos cambiar el nombre de la tabla para colocar alguno de nuestra
preferencia.
Otra manera de editar el nombre de una tabla es seleccionando cualquiera de sus
celdas y posteriormente ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseo y en el extremo
izquierdo encontrars un cuadro de texto con el nombre de la tabla.

Puedes editar el nombre mostrado en el cuadro de texto y al pulsar la tecla Entrar

habrs modificado su nombre.

El nombre de una tabla es importante para poder crear referencias hacia ella desde
nuestras frmulas utilizando un tipo de referencia especial conocidas como referencias
estructuradas. Adems, podremos utilizar ese nombre de tabla en caso de querer
manipularla desde cdigo VBA.

Ordenar y filtrar una tabla de Excel

Al hacer clic en las flechas de filtro de una tabla se mostrarn las opciones para
ordenar y filtrar los datos. La primera seccin es exclusiva para las opciones de
ordenacin.
Con estas opciones podrs ordenar de manera ascendente o descendente
dependiendo de la columna que se haya seleccionado. Por el contrario, las opciones
inferiores se refieren a los filtros que podemos aplicar a los datos de la tabla.
Dependiendo del tipo de dato que contenga la columna se mostrar una opcin de
filtrado diferente. Por ejemplo, en la imagen anterior se muestra la opcin Filtros de
nmero porque Excel ha detectado que la columna contiene valores numricos. Pero
al pulsar la flecha de filtro para una columna que contiene cadenas de texto, Excel
mostrar la opcin Filtros de texto tal como se muestra en la siguiente imagen.

Cada una de las opciones de filtrado nos permitir crear el criterio que debern cumplir
aquellos registros que sern mostrados en la tabla. Otra opcin de filtrado, que es
ampliamente utilizada, son los cuadros de seleccin que se muestran debajo del
cuadro Buscar.
Excel crea una lista de valores nicos de los datos de la columna y los coloca al lado
de una caja de seleccin. Si se remueve la seleccin de alguna de las cajas, entonces
todos los registros que tengan dicho valor dejarn de mostrarse. Por ejemplo, la
siguiente imagen muestra el resultado de haber seleccionado solamente la
opcin Finanzas en el filtro de la columna Departamento de nuestros datos de ejemplo.

Observa que la flecha de la columna Departamento ha cambiado su apariencia para

indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para remover la aplicacin del
filtro sobre una columna, debers hacer clic sobre la flecha de filtro y elegir la
opcin Borrar filtro.
Si quieres borrar los filtros de todas las columnas al mismo tiempo, puedes elegir la
tabla e ir a la ficha Datos > Ordenar y filtrar y pulsar el botn Borrar. Este comando
tambin lo puedes encontrar en la ficha Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar.

Para conocer ms sobre los filtros puedes leer el artculo Filtros en Excel.

Remover filtros de una tabla

Aunque los filtros son una de las caractersticas ms tiles de las tablas de Excel, es
probable que en algunas ocasiones quieras remover los filtros. Para hacer dicha
modificacin sin afectar el resto de la funcionalidad de una tabla, debers seleccionar
cualquiera de sus celdas e ir a la ficha Datos > Ordenar y Filtrar y pulsar el
botn Filtro lo cual activar o desactivar los filtros en una tabla de Excel.
Eliminar tabla sin afectar datos
Si por alguna razn necesitas eliminar la tabla de Excel pero dejar intactos los datos,
entonces debes seleccionar una celda de la tabla e ir a la ficha Herramientas de
tabla > Diseo y pulsar el botn de comando Convertir en rango que se encuentra
dentro del grupo Herramientas.

Se mostrar un cuadro de confirmacin de Excel preguntando si deseas convertir la

tabla en un rango normal. Al pulsar el botn S se eliminar la definicin de la tabla
pero los datos permanecern en la hoja.

Si la tabla original tena un estilo, entonces las celdas del rango permanecern con
dicho estilo. Para removerlo puedes seleccionar el rango de celdas y en la
ficha Inicio > Modificar abrir el men del botn Borrar y elegir la opcin Borrar
formatos.

Las tablas en Excel son una funcionalidad que traer grandes beneficios al analizar tus
datos. Es una buena idea el considerar crear tablas en Excel que nos permitirn
acceder fcilmente a la informacin y utilizarlas como fuente de datos para otros
objetos en Excel.

Si quieres leer algunas caractersticas importantes de las tablas de Excel, te

recomiendo leer el artculo Tablas en Excel donde podrs identificar algunos beneficios
adicionales de las tablas.
Agregar filas a una tabla de
Excel
Una vez que has creado una tabla en Excel necesitars agregar nuevas filas para
colocar tus datos por lo que es importante conocer los mtodos que tenemos
disponibles para realizar dicha tarea. Los mtodos que mostrar a continuacin te
permitirn agregar filas a una tabla de Excel sin la necesidad de agregar nuevas filas a
una hoja.

Es verdad que cuando insertas una nueva fila en la hoja, Excel insertar tambin una
fila en la tabla, pero en ocasiones no quieres desplazar todo el contenido de la hoja
hacia abajo, sino que necesitas insertar filas en la tabla dejando el resto de la hoja sin
modificaciones.

Antes de iniciar con los ejemplos tengo una recomendacin para ti en caso de que
nunca hayas creado una tabla. Te sugiero leer el artculo Cmo crear una tabla en
Excel y posteriormente regresar a esta publicacin para seguir leyendo sobre las
alternativas que tenemos para agregar filas a una tabla.

Agregar fila a una tabla en Excel

La primera opcin que tenemos para agregar una fila es ubicarnos en la ltima celda
de la tabla, es decir en la celda inferior derecha, y pulsar la tecla Tabulador.

Como resultado tendremos una fila vaca al final de la tabla, lista para que insertar los
nuevos datos. Puedes observar que Excel aplica automticamente el estilo requerido a
la nueva fila.
Aunque puedes pulsar la tecla Tabulador tantas veces como lo desees, si necesitas
agregar ms de una fila a la tabla, entonces preferirs utilizar el mtodo que
revisaremos a continuacin.

Agregar varias filas a la tabla

Para agregar varias filas a una tabla en Excel es necesario aprender a distinguir el
controlador de tamao que est ubicado en la esquina inferior derecha de cualquier
tabla y que puedes observar en la siguiente imagen.

El tamao de la imagen anterior ha sido aumentado para que puedas observar

adecuadamente el controlador de tamao al que hago referencia. Al colocar el puntero
del ratn sobre dicho controlador, el puntero cambiar su aspecto y se mostrar como
una flecha de dos puntas.

En ese momento debers hacer clic y arrastrar el borde inferior de la tabla hacia abajo
hasta agregar tantas filas como lo necesites. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra
el resultado de haber arrastrado el controlador de tamao de la tabla hasta la fila 10 de
la hoja de Excel.
De la misma manera en que puedes arrastrar el controlador de tamao de la tabla
hacia abajo, tambin podrs arrastrarlo hacia arriba para reducir la cantidad de filas.
Solo debers tener cuidado de no reducir las filas ms de lo necesario o de lo contrario
los datos podran quedar excluidos de la tabla.

Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de haber arrastrado el

controlador de tamao de la tabla hacia arriba hasta llegar a la fila 3 de la hoja de
Excel.

Aunque los datos no han sido eliminados de la hoja, puedes notar que las ltimas dos
filas ya no tienen el mismo estilo que el resto de las filas de la tabla. Adems puedes
notar que el controlador de tamao de la tabla est ubicado en la celda D3 indicando
que esa es la ltima fila.

Para volver a incluir los datos en la tabla, ser necesario arrastrar el controlador de
tamao dos filas hacia abajo y Excel volver a aplicar el estilo adecuado a esas celdas.
Insertar una o varias filas en una tabla
Hasta ahora hemos hablado de dos mtodos que tenemos disponibles para agregar
filas al final de una tabla, pero es casi inevitable tener la necesidad de insertar filas
entre los datos ya existentes. Para insertar una fila entre los datos debes seleccionar
cualquier celda que estar por debajo de la nueva fila y hacer clic derecho para elegir
la opcin Insertar > Filas de la tabla arriba.

Desafortunadamente no existe un comando para insertar filas por debajo, as que

siempre debers recordar que las filas insertadas estarn por arriba de la celda
previamente seleccionada. La siguiente imagen muestra el resultado de ejecutar el
comando anterior.
En caso de que necesites insertar dos o ms filas por arriba de una fila ya existente,
podrs lograrlo con una tcnica muy simple y que es seleccionar previamente la misma
cantidad de filas que deseas insertar.

Por ejemplo, si quiero insertar tres filas por arriba del empleado Jacob Sarmiento,
entonces debo seleccionar tres filas hacia abajo a partir de la fila de dicho empleado.
Posteriormente har clic derecho sobre la seleccin de celdas para elegir la
opcin Insertar > Filas de la tabla arriba.

El resultado es que tendremos tres nuevas filas insertadas por arriba del rango
previamente seleccionado.
Otro mtodo para insertar filas en una tabla en Excel es utilizar el
comando Insertar que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Celdas.

Solo debes seleccionar la celda que estar por debajo de la nueva fila y pulsar el
botn Insertar tantas veces como sea necesario hasta insertar todas las filas
necesarias.

Agregar filas a una tabla con un formulario

Por ltimo te mostrar un mtodo para agregar nuevas filas a una tabla utilizando un
formulario el cual es creado automticamente por Excel para permitirnos la insercin
de los datos. Este comando no se muestra de manera predeterminada en la cinta de
opciones as que lo agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Har clic en el men desplegable de la barra de herramientas de acceso rpido y

seleccionar la opcin Ms comandos.
Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel con la opcin de personalizar la
barra de herramientas de acceso rpido. En la lista de comandos disponibles debers
seleccionar la opcin Todos los comandos y en la lista inferior debers buscar el
comando Formulario.
Una vez seleccionado el comando debers pulsar el botn Agregar y finalmente hacer
clic en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel y para que
dicho comando sea agregado a la barra de herramientas de acceso rpido tal como se
muestra en la siguiente imagen.

Para agregar una fila debers seleccionar cualquiera de las celdas de la tabla y
posteriormente pulsar el botn Formulario que acabamos de agregar a la barra de
herramientas de acceso rpido. Se mostrar un formulario que contendr un cuadro de
texto para cada una de las columnas de la tabla.
Para agregar una nueva fila debers pulsar el botn Nuevo y tendrs la posibilidad de
ingresar la informacin requerida para cada columna de la tabla.

Una vez que hayas ingresado la informacin del nuevo registro, pulsa el botn Cerrar y
se insertar una nueva fila al final de la tabla con los datos ingresados en el formulario.

Cualquiera de los mtodos que hemos revisado en esta ocasin te permitir agregar
nuevas filas y datos a tus tablas en Excel. Estos mtodos son especialmente tiles
cuando quieres evitar un desplazamiento de los datos que no pertenecen a la tabla
pero que se encuentran en la misma hoja.
Editar registros de una tabla de
Excel
En el artculo Agregar filas a una tabla de Excel analizamos la alternativa de agregar
registros a travs del comando Formulario. En esta ocasin analizaremos con mayor
detenemiento las opciones que presenta dicho cuadro de dilogo para editar registros
de una tabla de Excel.

Si no sabes cmo agregar el comando Formulario a la Barra de acceso rpido te

recomiendo leer primero el artculo Agregar filas a una tabla de Excel donde se explica
ese procedimiento. El comando Formulario abre el siguiente cuadro de dilogo:

Crear, eliminar o restaurar un registro de la tabla

El botn Nuevo te permitir agregar un nuevo registro a la tabla y lo colocar al final de
la misma. El botn Eliminar borrar el regsitro que ests visualizando en ese momento
en la pantalla. Solo que antes de hacerlo te mostrar un cuadro de dilogo de
confirmacin y slo hasta que hagas clic en Aceptar se eliminar permanentemente el
registro.
Cuando editas alguno de los valores del registro en pantalla se activa de inmediato la
opcin Restaurar. Esta opcin te permite regresar los valores originales del registro
actual en caso de que decidas no hacer cambio alguno.

Avanzar entre los registros de una tabla

El botn Buscar siguiente y Buscar anterior nos permiten avanzar o retroceder entre
los registros de la tabla. Esta misma funcionalidad la obtienes al mover la barra lateral.

En todo momento puedes observar el nmero de registro en el que te encuentras por

arriba del botn Nuevo.

Buscar un registro utilizando criterios

El botn Criterios te permite buscar registros que cumplen con ciertas condiciones
(criterios). Al hacer clic sobre el botn Criterios se limpian todos los cuadros de texto y
entonces se pueden utilizar caracteres comodn para facilitar la bsqueda. Por
ejemplo, el comodn ? puede reemplazar un solo caracter y el comodn * es para
mltiples caracteres. En este ejemplo buscar todos los registros que tienen un
Departamento que comience con las letras Fin sin importar lo que est escrito
despus:

Despus de colocar el criterio debes hacer clic en el botn Buscar siguiente para que
Excel muestre los resultados que concuerdan con la condicin recin especificada.
Para los campos que son numricos puedes colocar criterios de mayor que menor
que. Por ejemplo, para encontrar todos los registros que tengan un nmero de
empleado menor que 400311 utilizo el siguiente criterio:

Cuando termines de utilizar los criterios debes borrarlos y oprimir el botn Formulario
para regresar al modo inicial de edicin. Finalmente el botn Cerrar cierra el cuadro de
dilogo y nos permite regresar a la hoja de Excel.
Aplicar estilos a una tabla de
Excel
En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como
tabla muestra una amplia galera de estilos para tablas y que se encuentran divididos
en tres secciones: claro, medio y oscuro.

Dar formato como tabla

Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de celdas
que contienen los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato
como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio y se mostrar
la galera de formatos disponibles:

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrar el cuadro de
dilogo Dar formato como tabla

Estilos de tabla en Excel

Una vez creada la tabla puedes cambiar fcilmente su estilo, solamente haz clic sobre
cualquier celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas de
tabla que contien el grupo Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptar la nueva configuracin.
Para ver ms estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones
de avance o retroceso hacer clic en el botn Ms para mostrar toda la gama de
opciones de estilos disponibles.

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo.
Haz clic en la opcin Nuevo estilo de tabla.

Eso mostrar el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla.

Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el
botn Aceptar, se crear un nuevo estilo que se mostrar en la seccin Personalizada:

Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

Filtrar registros de una tabla
Existe una caracterstica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los
registros de una tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los
registros de una tabla slo estamos mostrando un subconjunto de los datos y de esa
manera tenemos una mejor visibilidad de los mismos para realizar un buen anlisis.

Filtrar datos en Excel

El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros
que no cumplen con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de
una tabla sigue los siguientes pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el
comando Ordenar y Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y
dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada

columna. Si ya habas dado formato a los datos como tabla previamente, entonces
estas flechas de filtrado ya estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado
de la columna que deseas filtrar y Excel desplegar una lista que incluye cada uno de
los valores nicos de la columna.
Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la opcin
(Seleccionar todo). Esto limpiar todas las cajas de seleccin permitindote
seleccionar solamente las opciones que ests interesado ver:

Filtrar por varios criterios o columnas

Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios criterios. Al
hacer clic en el botn Aceptar Excel desplegar solamente los datos que cumplen son
la seleccin realizada. Tambin puedes aplicar filtros en varias columnas a la vez,
solamente repite los pasos que acabamos de revisar para cualquier otra columna.

Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el cono de flecha de
filtrado es reemplazado por un cono de filtro.

Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cono de filtro de la columna deseada
y seleccionar la opcin Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo
tiempo puedes hacer clic en el comando Ordenar y filtrar y seleccionar la opcin
Borrar
Filtrar nmeros en Excel
Excel nos provee de diversas opciones para filtrar valores numricos. Es posible
obtener aquellos valores que estn dentro de un rango o inclusive aquellos nmeros
mayores o menores a un lmite previamente establecido. En esta ocasin revisaremos
con detenimiento las opciones que tenemos para filtrar nmeros en Excel.

La siguiente imagen muestra los datos que utilizaremos en nuestros ejemplos. En la

primera columna se observan los nombres de alumnos y en la segunda columna
tenemos las calificaciones obtenidas por cada uno de ellos en una escala de 100.

Para este ejemplo he creado una tabla de Excel (Insertar > Tabla) pero los ejemplos
funcionan correctamente aunque solo se inserten filtros con el comando Inicio >
Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Para ver las opciones de filtrado que nos ofrece Excel para nuestros datos numricos
debemos hacer clic sobre el botn de flecha en el encabezado de la
columna Calificacin y elegir la opcin Filtros de nmero.
Es importante recordar que la opcin Filtros de nmero solo ser mostrada en aquellas
columnas donde Excel haya detectado que los valores son numricos.

Filtrar nmeros iguales o diferentes a otro nmero

Las primeras dos opciones que revisaremos sern las opciones Es igual a y No es
igual a. Al seleccionar la opcin Es igual a obtendremos un cuadro de dilogo como el
siguiente:

Lo nico que debemos ingresar es ese valor que estamos buscando y pulsar el botn
Aceptar. En la imagen anterior ingres el valor 80 y por lo tanto obtendr el siguiente
resultado:
Por el contrario, si elegimos la opcin de filtrado No es igual a e ingresamos el valor
80, al aplicar el filtro obtendremos el siguiente resultado:

Si comparas estos datos con el listado original, podrs notar la ausencia de la fila
correspondiente a Miguelquien tiene la calificacin igual a 80. De esta manera, el filtro
ha excluido aquellos valores que no son iguales al valor indicado.

Cmo remover un filtro

Antes de continuar, quiero recordarte que para eliminar un filtro ser suficiente con
elegir la opcin Borrar filtro de que se mostrar al hacer clic en el botn de flecha del
encabezado que tenga el filtro.
Filtrar nmeros mayores o menores que otro nmero
El segundo grupo de opciones de filtrado que tenemos disponibles nos ayudan a
obtener aquellos nmeros que son mayores o menores que otro nmero que hayamos
indicado. Por ejemplo, seleccionar la opcin Mayor que y posteriormente ingresar el
valor 80.

Al hacer clic en el botn Aceptar obtendr el siguiente resultado.

El filtro nos permite ver aquellos valores que son superiores a 80 pero excluye aquellos
registros que son iguales a 80. Si quisiramos incluir ese lmite inferior tendramos que
elegir la opcin Mayor o igual que.

Con el siguiente ejemplo nos quedar claro lo que significa elegir alguna opcin de
filtrado que incluya la igualdad. Seleccionar la opcin Menor o igual que e ingresar el
valor 80 como se observa en la siguiente imagen.

Como resultado tendremos todos los valores menores a 80 y tambin obtendremos el

registro que es igual a 80. La siguiente imagen muestra el resultado de dicho filtro.

Filtrar nmeros entre un rango

Excel nos permite filtrar aquellos nmeros que se encuentra dentro de un rango
utilizando la opcin Entre. En el siguiente ejemplo aplicar un filtro indicando los
valores 70 y 90 como los lmites inferior y superior del rango por el cual deseo filtrar los
datos.

Observa que esta opcin de filtrado es la combinacin de las opciones Mayor o igual
a y Menor o igual a. Al aplicar el filtro obtendr el siguiente resultado:

Filtrar los diez mejores

Aunque la opcin de filtrado est nombrada como Diez mejores la verdad es que
puedes utilizarla para obtener uno, dos, cinco, veinte, treinta o los valores que
necesites. De manera predeterminada el filtro nos dar la opcin de filtrar los 10
valores superiores, pero podrs editar ese nmero por cualquier otro que necesites.

En la imagen anterior he indicado al filtro obtener solamente los 3 valores superiores y

por lo tanto el resultado ser el siguiente:
Esta opcin de filtrado tambin es til para obtener los valores ms pequeos es decir,
los valores inferiores de una lista de nmeros. Lo nico que debes hacer es elegir la
opcin inferiores de la primera lista desplegable.

Adems, la ltima lista desplegable nos permite elegir un porcentaje en lugar de una
cantidad especfica de elementos.

Lo que la imagen anterior quiere decir es que, podremos obtener el 25% de elementos
superiores de nuestra lista de nmeros. Esto es de gran ventaja cuando no conocemos
la cantidad exacta de elementos que deseamos obtener y solo queremos indicar un
porcentaje.

Filtrar nmeros por su promedio

El ltimo par de opciones de filtrado se refieren al promedio de los valores numricos
de la columna, as que es buena idea conocer dicho promedio antes de aplicar el filtro.
Podemos conocer fcilmente ese valor al seleccionar todo el rango de celdas y
observar el promedio en la barra de estado.
Para nuestro ejemplo, el promedio de los valores numricos es 78.92 as que al
seleccionar el filtro Superior del promedio, obtendremos el siguiente resultado:

Todos los valores de la imagen anterior son superiores al promedio. En caso de elegir
la opcin de filtrado Inferior al promedio, obtendremos el otro grupo de registros de
nuestra lista.

Filtro personalizado en Excel

En varias de las opciones de filtrado anteriores pudiste observar un cuadro de dilogo
como el siguiente:
En dichas opciones, Excel seleccionar de manera predeterminada algn valor de la
lista, pero al elegir la opcin de Filtro personalizado las listas aparecern sin seleccin
previa para permitirnos elegir cualquiera de las opciones disponibles.

Aunque en este listado aparecen todas las opciones de filtrado de Excel, debes tener
cuidado porque no podrs utilizar todas ellas para filtrar nmeros. Por ejemplo, las
opciones: comienza por, no comienza por, termina con, no termina con, contiene, no
contiene, son utilizadas exclusivamente para filtrar cadenas de texto.

Con el resto de las opciones podrs hacer combinaciones para crear un filtro ms
especfico sobre tus datos. Por ejemplo, para obtener aquellos registros que sean
iguales a 60 y 80 puedo utilizar el filtro de la siguiente manera:
La clave para obtener el resultado deseado es la seleccin de la opcin O la cual
indicar a Excel que filtre en base a cualquiera de las dos condiciones. El resultado es
el siguiente:

Filtrar nmeros pares o impares en Excel

Las opciones de filtrado que hemos revisado hasta ahora son todas las que Excel nos
permite aplicar sobre valores numricos sin embargo es posible crear algunos filtros
diferentes utilizando las funciones de Excel.

Por ejemplo, una de las necesidades frecuentes de los usuarios es aplicar un filtro para
obtener los nmeros pares o impares. Para lograrlo haremos uso de la funcin
ES.PAR sobre una nueva columna que agregar a la tabla de datos de la siguiente
manera:

La funcin ES.PAR evala cada nmero de la columna Calificacin y nos dice si es par
o no. Ya que mis datos estn en una tabla de Excel, la funcin ES.PAR
utiliza referencias estructuradas [@Calificacin] para referirse a la
columna Calificacin pero podra funcionar correctamente con referencias relativas.

Para visualizar solamente los nmeros pares debo aplicar un filtro sobre la columna
ES.PAR y seleccionar la opcin VERDADERO como se muestra en la siguiente
imagen:
Como resultado de aplicar este filtro obtendremos solamente los nmeros pares.

Para visualizar solamente los nmeros impares ser suficiente con elegir el valor
FALSO en el filtro de la columna ES.PAR.

Ya que los nmeros siempre estn presentes en las hojas de Excel, es importante
conocer los diferentes tipos de filtros que podemos utilizar de manera que podamos
obtener la informacin que necesitamos analizar. Con los ejemplos que hemos
realizado en esta ocasin has aprendido a aplicar filtros sobre las columnas con
valores numricos en Excel.
Filtrar datos por fecha
Si los datos de tu hoja de Excel incluyen alguna columna con fechas, podrs aplicar un
filtro que te permitir obtener solamente aquellos datos que se encuentren dentro del
rango de fechas establecido en el filtro.

Crear un filtro para tus datos es muy sencillo y tienes dos opciones: puedes convertir tu
rango en una tabla de Excel con el comando Insertar > Tabla o puedes agregar un
filtro a los datos con el comando Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro.

La siguiente imagen muestra los datos de ejemplo despus de haber convertido el

rango en una tabla de Excel. Observa que los encabezados de columna tienen un
botn de flecha en su extremo derecho que nos permitir utilizar los filtros.

De manera especial utilizaremos el filtro de la columna Fecha. Al pulsar el botn de

flecha en el encabezado de dicha columna, observars la opcin Filtros de fecha que
contiene todas las opciones para filtrar los datos de la columna.
En las siguientes secciones, analizaremos con detenimiento cada una de las opciones
disponibles para filtrar los datos por fecha en Excel.
Filtrar datos por fecha especfica
La primera opcin en la seccin Filtros de fecha, es la opcin Es igual a. Al seleccionar
dicha opcin se mostrar un cuadro de dilogo como el siguiente:

En la lista desplegable izquierda estar seleccionada la opcin es igual a y en el

recuadro derecho podrs ingresar con el teclado la fecha que deseamos encontrar o
tambin podrs elegir alguna de las fechas de la lista desplegable y que son
precisamente las fechas que Excel ha encontrado en la columna.

Otra opcin que tenemos para indicar una fecha al filtro es pulsar el botn de
calendario que se encuentra a la derecha del recuadro y que nos mostrar un
calendario donde podremos hacer la seleccin de la fecha.

Una vez que hayas indicado la fecha por la cual deseas filtrar los datos, al pulsar el
botn Aceptar se mostrarn aquellas filas que cumplan con dicho criterio.
Observa que, despus de aplicar el filtro, el botn de flecha de la
columna Fecha muestra un icono diferente para recordarnos que los datos han sido
filtrados. Para remover el filtro debers hacer clic sobre ese botn y elegir la
opcin Borrar filtro de Columna.

Filtros de fecha antes y despus

Las siguientes opciones de filtrado que tenemos disponibles son Antes y Despus. En
caso de elegir la opcin Antes, se mostrar el cuadro de dilogo siguiente:

La seleccin es anterior a mostrar solamente los registros que tengan una fecha
anterior a la que indiquemos en el filtro. Esta regla es excluyente es decir, la fecha
indicada en el recuadro ser excluida de los resultados.

En la imagen anterior he indicado la fecha 02/01/2016 y por lo tanto el filtro devolver

todas las fechas anteriores. El resultado lo puedes ver en la siguiente imagen:
Todas las fechas mostradas son anteriores al lmite establecido en el filtro. Por el
contrario, si elegimos el filtro Despus, entonces Excel mostrar los registros
posteriores a la fecha indicada, como lo puedes observar en la siguiente imagen.

Observa que en ninguno de los ejemplos anteriores se muestra el registro asociado a

la fecha 02/01/2016 ya que ambos filtros excluyen dicha fecha. Al final del artculo
aprenderemos un mtodo diferente que nos permitir incluir la fecha lmite dentro de
los resultados mostrados.

Filtrar datos entre dos fechas

La opcin de filtrado Entre nos permite indicar una fecha mnima y una fecha mxima
para obtener todos los registros entre ambos lmites. Una vez que seleccionamos la
opcin Entre, tendremos un cuadro de dilogo como el siguiente:
Ingresaremos la fecha mnima en el recuadro superior y en el recuadro inferior
colocaremos la fecha mxima. Excel incluir ambas fechas en los resultados
mostrados ya que la regla de filtrado considera la igualdad: es posterior o igual a y
es anterior o igual a. Al hacer clic en el botn Aceptar obtendr el siguiente resultado:

Observa que las fechas lmite que hemos indicado en el filtro son la primera y ltima
fecha del rango mostrado, es decir, esta opcin incluye las fechas indicadas en el filtro.

Los filtros de fecha que hemos revisado hasta ahora (Es igual
a, Antes, Despus y Entre) son muy tiles y ampliamente utilizados en Excel. Los tipos
de filtro que revisaremos a continuacin son muy prcticos pero diferentes a los
anteriores.

Filtros de fecha instantneos

La mayora de las opciones mostradas en la seccin Filtros de fecha nos permitirn
aplicar un filtro con un solo clic y por esa razn yo les llamo filtros de fecha
instantneos. Estas opciones de filtrado no nos pedirn una fecha sino que Excel
tomar en cuenta la fecha actual del equipo. Las opciones de filtrado a las que me
refiero son las siguientes:
Puedes aplicar un filtro basado en el da (Maana, Hoy, Ayer), basado en la semana
(Prxima semana, Esta semana, Semana pasada), basado en el mes (Prximo
mes, Este mes, Mes pasado), basado en el trimestre (Prximo trimestre, Este
trimestre, Trimestre pasado) o basado en el ao (Prximo ao, Este ao, Ao pasado).

Ya que el funcionamiento de todas las opciones mencionadas anteriormente es

evidente, centrar mi atencin en las ltimas dos opciones delimitadas en la imagen
anterior y que son: Hasta la fecha y Todas las fechas en el perodo.

Al seleccionar la opcin Hasta la fecha, Excel mostrar todas las fechas anteriores
incluyendo el da de hoy pero solamente del ao actual. Esta opcin es ampliamente
conocida por sus siglas en ingls YTD (Year-to-Date) y es una opcin de filtrado muy
utilizada en reportes financieros para desplegar la informacin del ao en curso.
Por otro lado, la opcin Todas las fechas en el perodo mostrar una serie de opciones
adicionales de las cuales podremos elegir alguna.

Podemos elegir algn trimestre o algn mes pero cualquiera que sea nuestra eleccin,
Excel mostrar los registros de todos los aos. Es decir, si elegimos la opcin Enero,
se mostrarn los registros del mes de enero de cualquier ao y suceder lo mismo al
elegir algn trimestre.

Filtro de fecha personalizado

La ltima de las opciones para los Filtros de fecha es el Filtro personalizado que nos
mostrar el mismo cuadro de dilogo que revisamos en las primeras opciones de este
artculo. Dicho cuadro de dilogo nos permite elegir cualquiera de las opciones de
filtrado disponibles.
Anteriormente hicimos un ejemplo con la opcin Despus la cual exclua la fecha
indicada en el filtro (02/01/2016). Si queremos incluir esa fecha en los resultados, es
necesario elegir la opcin es posterior o igual a tal como se muestra en la siguiente
imagen:

Como resultado obtendremos aquellas filas con una fecha posterior o igual a la fecha
indicada en el filtro.

Solo debes recordar que las opciones comienza por, no comienza por, termina con, no
termina con, contiene, no contiene, son exclusivamente para filtrar cadenas de texto.

Puedes crear el filtro utilizando una condicin o tambin puedes utilizar las dos
condiciones disponibles y elegir la opcin Y para pedir que se cumplan forzosamente
ambas o elegir la opcin O en caso de requerir que se cumpla alguna de las dos
condiciones.
Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de aplicar un filtro donde he
pedido a Excel que muestre los registros de dos fechas especficas:

Las fechas son un tipo de dato muy comn en las hojas de clculo y es importante
conocer las opciones que Excel nos da para filtrar datos por fecha. Pon en prctica los
filtros que hemos revisado en esta ocasin y la prxima vez que necesites crear un
reporte podrs obtener la informacin de una manera rpida y precisa.
Filtrar datos de tabla por color
Si has aplicado color a las fuentes o celdas de una tabla, entonces puedes filtrar por
color los datos de manera que obtengas solamente el subconjunto de datos de tu
inters. Aquellas filas que no cumplan con el criterio de color se ocultarn
temporalmente.

El color de las celdas puedes aplicarlo manualmente lo puedes aplicar

utilizando formato condicional. En este ejemplo supondremos que ese formato ya ha
sido aplicado previamente a los datos.

Filtrar por color en Excel

Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opcin Filtrar
por color, la cual mostrar las opciones de colores que tiene la columna que est
siendo analizada en ese momento:

Dentro del submen de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro
sea aplicado y veas los resulados de manera inmediata.
Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el
comando Borrar que se encuentra dentro del comando Ordenar y filtrar de la ficha
Inicio.

Utilizar frmulas en tablas de

Excel
Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero es
inevitable utilizar frmulas para obtener informacin adicional sobre dicha informacin.
Por ello en esta ocasin revisaremos algunos mtodos para utilizar frmulas en
tablas de Excel.

En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando

Tabla que se encuentra en la ficha insertar.

Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna accin adicional, Excel ha
nombrado a este rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el
Administrador de nombres que se encuentra en la ficha Frmulas dentro del grupo
Nombres definidos.
Utilizar la fila de totales
Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera
tenemos que utilizar una frmula sino que solamente debemos insertar la fila de totales
de la tabla. Para ellos debemos seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a la ficha
contextual Herramientas de tabla.

Debers marcar la opcin Filas de totales y Excel insertar una nueva fila a la tabla. La
fila de totales nos permite elegir entre varias frmulas que pueden ser aplicadas. Al
seleccionar alguna celda de la fila de totales se mostrar la lista de funciones
disponibles.

De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la columna
Proyectado e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el tipo de
frmula que Excel muestra en la barra de frmulas para la celda de la fila de totales
que acabo de modificar:

Sorprendentemente Excel no utiliza la funcin SUMA sino que utiliza la funcin

SUBTOTALES la cual en su primer argumento nos permite utilizar un nmero el cual
identificar a la funcin a utilizar y en este caso el nmero 109 equivale a la funcin
SUMA. El segundo argumento de la funcin SUBTOTALES es el nombre de la
columna de la tabla, que para este ejemplo es la columna Proyectado.

Si para esta misma columna realizo el cambio de funcin a Promedio podrs observar
que en lugar de utilizar el nmero 109 se utilizar ahora el nmero 101 en la funcin
SUBTOTALES:

Utilizando frmulas dentro de una tabla

Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas para
hacer clculos con la informacin de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es conocida
como referencia estructurada. Para hacer un ejemplo de una frmula con referencias
estructuradas agregaremos una nueva columna a nuestra tabla llamada Diferencia la
cual tendr la resta entre la columna Proyectado y la columna Real y para ello
utilizaremos la frmula [@Proyectado]-[@Real].
Si despus de introducir el smbolo = en la celda D2 nos movemos con las flechas
del teclado hacia la celda B2, Excel introducir automticamente el nombre
[@Proyectado]. Despus ingresamos el smbolo - para realizar la resta y finalmente
nos movemos hacia la celda C2 y se insertar automticamente el nombre [@Real].

Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagar automticamente la frmula por

toda la columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos
ahorrar algunas acciones adicionales al ingresar nuestras frmulas.

Referencias estructuradas
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros
clculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a travs de un estilo de
referencia conocido como referencia estructurada.

Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece ms
intuitivo que simplemente especificar la direccin de una celda o de un rango. Para
poder utilizar las referencias estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un
nombre a la tabla de datos, lo cual se hace directamente en el cuadro nombre de la
tabla que se encuentra en la ficha Diseo dentro de la seccin de fichas Herramientas
de tabla.

Si quisiramos obtener el total de la columna Ventas podramos utilizar la funcin

SUMA de la siguiente manera:

SUMA(D2:D10)
Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se
observa:

Al comenzar a especificar el nombre de la tabla recin creada Excel detecta su

existencia y la muestra como una opcin para la frmula. As que solamente acepta la
sugerencia para poder continuar.

Despus de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que es

especificar la columna Ventas. Para poder hacer referencia a dicha columna debo
ingresar un corchete [ el cual nos dar acceso a los miembros de la tabla. Observa
cmo inmediatamente despus de introducir el corchete Excel muestra las posibles
opciones dentro de las cuales aparecen las columnas de la tabla.

Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete as como el parntesis

de la funcin suma para obtener el resultado deseado.

La frmula funcionar correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una

nueva columna a la tabla de datos.
Importar datos con una
consulta web
Una consulta web en Excel nos permite importar informacin publicada en un sitio
pblico de Internet hacia nuestra hoja de clculo. La consulta encontrar las tablas de
datos dentro de la pgina web indicada y nos permitir seleccionar aquella cuyos datos
deseamos importar a nuestra hoja de Excel.

En esta ocasin vamos a trabajar en un ejemplo bsico que nos dar una idea clara de
cmo operan las consultas web en Excel. Para empezar debemos seleccionar la hoja
donde queremos que se coloquen los datos y posteriormente ir a la ficha Datos y
pulsar el botn Desde Web que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos.

Consulta Web en Excel

De inmediato se abrir el cuadro de dilogo Nueva consulta web y ser aqu donde
deberemos colocar la direccin (URL) de la pgina Web que contiene los datos que
necesitamos importar. Debemos colocar dicha direccin en el cuadro de texto indicado
como Direccin. Para nuestro ejemplo colocar lo siguiente:

http://www.imdb.com/chart/top

Una vez ingresada la direccin debers pulsar la tecla Entrar o pulsar el botn Ir que
se encuentra justamente a la derecha del cuadro de texto. Esto har que se cargue la
pgina dentro de la ventana de la consulta web.

Si la ventana de la Consulta Web es muy pequea y no puedes visualizar

adecuadamente la pgina que se ha cargado, puedes aumentar el tamao de la
ventana al arrastrar la esquina inferior derecha hasta tener un tamao adecuado y
adems podrs utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para
desplazarte por la pgina Web.

En caso de que la pgina que hayas indicado contenga tablas de datos que pueden
ser importadas por Excel, observars unos pequeos conos amarillos en la esquina
superior izquierda de cada tabla.

Dichos iconos nos indican que Excel ha reconocido los datos y son candidatos a la
importacin. Por el contrario, si no observas ningn icono amarillo querr decir que
Excel no reconoce los datos en el formato publicado por la pgina Web y por lo tanto
no ser posible importarlos a Excel.

Una vez que hayas identificado la tabla de datos correcta, debers hacer clic sobre su
cono amarillo y observars que se tornar de color verde indicndonos que dicha
tabla ha sido seleccionada. Para hacer efectiva la importacin, debers pulsar el
botn Importar.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Importar datos que te preguntar por

la ubicacin de la hoja donde deseas colocar los datos. Una vez indicada la celda
adecuada debers hacer clic en Aceptar.

Excel comenzar a importar los datos y al terminar los desplegar dentro de la hoja
correspondiente.
Con esto hemos importado informacin contenida dentro de una pgina Web, pero eso
no es todo ya que podemos indicar a Excel que actualice los datos sin tener que volver
a visitar el sitio Web original.

Actualizar datos de la Consulta Web

Una vez construida la consulta Web podrs refrescar los datos con tan solo
seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra dentro del
grupo Conexiones en la ficha Datos. Este comando ocasionar que Excel descargue
una versin actualizada de los datos automticamente sin necesidad de abrir la pgina
Web.
Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una pgina de dominio pblico,
es decir, no deber solicitar usuario ni contrasea o de lo contrario Excel no podr
importar los datos. Y por supuesto, si la pgina de origen elimina los datos publicados,
no habr forma de realizar la actualizacin.

Otro problema que puede existir al momento de actualizar los datos es que el sitio
original haya modificado la pgina Web, especficamente el formato de la tabla que
contiene los datos, de manera que ya no puedan ser reconocidos e importados por
Excel.

Actualizacin automtica de la Consulta Web

El mtodo del comando Actualizar todo de la seccin anterior es completamente
manual, es decir, solamente se actualizarn los datos cuando pulses dicho botn. Sin
embargo, es posible indicar a Excel que actualice los datos cada determinado tiempo.

Para lograr la actualizacin automtica de nuestra Consulta Web debers ir a la

ficha Datos y pulsar el botn Conexiones que se encuentra a un lado del
botn Actualizar todo. Se mostrar un cuadro de dilogo con la lista de conexiones
disponibles.

En nuestro ejemplo solamente tengo la conexin creada para la consulta Web, pero si
tuvieras ms de una conexin debers seleccionar aquella que corresponde a la
consulta Web y hacer clic en el botn Propiedadeslo cual abrir el siguiente cuadro de
dilogo:
En esta nueva ventana debers poner especial atencin a la seccin Control de
actualizaciones que es donde podrs configurar la actualizacin automtica de la
Consulta Web. A continuacin explico cada una de las opciones de dicha seccin.

Habilitar actualizacin en segundo plano: esta opcin est seleccionada de

manera predeterminada y nos sirve para indicar a Excel que puede hacer la
actualizacin de datos aun cuando estemos trabajando en otro libro o inclusive
en otra aplicacin.
Actualizar cada: Al habilitar esta opcin podremos indicar a Excel la cantidad de
minutos que deber esperar entre cada actualizacin de datos. Debes considerar
que en cada actualizacin Excel utilizar recursos de tu computador y ancho de
banda de tu conexin a Internet as que asegrate de colocar una cantidad
razonable de minutos de acuerdo a tus necesidades.
Actualizar al abrir el archivo: Esta opcin le indicar a Excel que actualice los
datos cada vez que abrimos el archivo de manera que tengamos informacin
actualizada al iniciar nuestro trabajo. Opcionalmente podemos indicar a Excel
que remueva los datos antes de guardar el libro, es decir, la conexin seguir
existiendo y se actualizarn los datos al abrir el archivo, pero antes de guardar el
libro, los datos sern removidos. Esto es til cuando los datos importados son
muy extensos y queremos evitar que el tamao de nuestro archivo se incremente
considerablemente.
Solo debo mencionar que la actualizacin en segundo plano requiere que Excel est
abierto. Dicha opcin no actualizar los datos si Excel est cerrado y mucho menos si
nuestro computador est apagado.

Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podran construir
tableros de mando que actualicen la informacin automticamente al abrir el archivo.
Tambin se podran implementar Consultas Web para intercambiar informacin desde
Internet o en una Intranet (LAN) donde alguna aplicacin Web genere informacin en
tablas y con eso evitar la necesidad de copiar y pegar los datos manualmente en
Excel.