Sesin 2 Aplicaciones de cuadros

APLICACIONES DE CUADROS

Objetivo
Aprender a manejar los modos de visualizacin de Excel 2010.

Aprender a realizar selecciones en Excel.

Crear y adminstrar comentarios.

Aprender a organizar varias ventanas de Excel.

Contenido
Modos de visualizacin.
Manejo de las hojas de clculo.
Trabajando con Comentario.
Organizar las Ventanas del Libro.

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1. Modos de visualizacin
Normal: Muestra el documento en vista normal.

Diseo de pgina:

En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para

visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos
estticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal est mucho ms
limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general
antes de imprimir.
En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro
documento para la impresin se utiliza el Diseo de pgina. Accedemos
a esta opcin desde la pestaa Vista.

La forma de visualizar la hoja cambiar de aspecto:

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Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como
hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja
al imprimirla. Veremos los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y
pies de pgina y sabremos cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan
los datos a la pgina.
Si los datos ocupan ms de una pgina, deberemos utilizar las barras de
desplazamiento para ir vindolas:

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeo cuadro informativo

nos indicar en qu columna o fila estamos situados.
Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos
ajustar los mrgenes de forma sencilla, arrastrndo sus lmites.
La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de

frmulas y los Ttulos.

Vistas personalizadas
Puede usar una vista (vista: conjunto de valores de visualizacin
e impresin a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar
a un libro. Se pueden crear ms de una vista del mismo libro sin
guardar copias diferentes del libro.) personalizada para guardar una
configuracin de presentacin especfica (como por ejemplo el ancho
de columnas, la altura de las filas, filas y columnas ocultas, selecciones

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de celdas, configuracin de filtros y de ventana) y la configuracin de

impresin (como por ejemplo la configuracin de pgina, los mrgenes,
encabezados y pies de pgina y configuracin de la hoja) de una hoja de
clculo para poder aplicar dicha configuracin rpidamente a la hoja de
trabajo cuando sea necesario. Tambin puede incluir un rea de impresin
(rea de impresin: uno o varios rangos de celdas que se designan para
imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de clculo completa. Si
una hoja de clculo incluye un rea de impresin, slo se imprime dicha
rea.) especfica en una vista personalizada.

Cmo crear una vista personalizada?

En una hoja de clculo, cambie la configuracin de presentacin e

impresin que desea guardar en una vista personalizada. Por ejemplo:
cambie la orientacin de pgina. los mrgenes, encabezados y pie de
pgina, etc.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vistas

personalizadas.

Mostrar el cuadro siguiente:

2. Haga clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la vista.
4. En Incluir en la vista, active las casillas de las opciones de configuracin que
desea incluir.

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Vista preliminar de Salto de Pgina

Una vista reducida de la hoja con lneas azules marcando donde se producir el salto
y que es lo que se imprimir si se imprimiera la hoja en ese momento. Las lneas
de la grilla y los encabezados todava se ven. A diferencia de los procesadores de
palabras, Excel le permitir bloquear parte de una hoja de manera que esa parte
no se imprima.

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Pantalla Completa
Esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay barras de herramientas
o men.

2. Manejo de hojas de clculo

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder
modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los
mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.

Seleccin de celdas

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del

puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas
o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a
continuacin:

Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella.

Seleccin de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn
izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado

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el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar,

despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un
marco alrededor y cambian de color.
Tambin puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de
la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantn pulsada la tecla
Mayus (SHIFT) y luego pulsa la otra.

Seleccin de una columna

Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Seleccin de una fila

Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Seleccin de una hoja entera

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin de
teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una
hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que
el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

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Aadir a una seleccin

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la
nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas.
Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la
seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccin

Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que
la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos,
manteniendo pulsada la tecla MAYS, hacer clic donde queremos que
termine la seleccin.

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3. Trabajando con Comentarios

Esta funcionalidad permite agregar notas textuales a la celda y como
veremos ms adelante, tambin imgenes.
Para agregar un comentario a una celda, simplemente seleccionamos
la celda y hacemos clic en la pestaa Revisar y luego elegimos Nuevo
Comentario.

El uso de la pestaa Revisin es conveniente si tenemos que agregar

varios comentarios en la hoja. Esta barra tiene botones que nos
permiten agregar o editar un comentario, pasar el comentario siguiente
o al anterior, mostrar el comentario de la celda seleccionada o todos los
comentarios y tambin borrar un comentario.

El comentario aparece cuando pasamos con el mouse sobre la celda. El

comentario es un cuadro de texto y podemos hacer con l todo lo que es
posible con cualquier cuadro de texto.

Para cambiar las caractersticas del comentario tenemos que mostrarlo

y luego, sealando el borde del cuadro con el mouse, abrir el men de
Formato de Comentario.

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Al acceder a Formato de comentario, nos mostrar una ventana donde

Ud. podr modificar atributos que afectarn al comentario.

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Este men nos permite cambiar casi todas las caractersticas del
comentario, por ejemplo el tamao de la fuente y el fondo del cuadro.

Cmo agregar imagenes a comentarios?

Un efecto interesante es agregar imgenes a los comentarios. Por ejemplo,

supongamos que tenemos una lista de nombres y queremos que cada
vez que sealamos un nombre, aparezca la imagen de la persona.

1. Agregamos un comentario a la celda con el nombre.

2. Seleccionada la celda con el comentario, vamos a la ficha Revisar y
hacemos clic en el botn Modificar Comentario.

3. Una vez que se muestra el comentario, presionamos clic derecho en

el borde y elegimos Formato de Comentario. Abrimos la pestaa Colores
y Lneas y en el grupo Relleno abra la lista de la opcin color y haga clic
en Efectos de relleno; luego selecciona la ficha imagen.
Pulsamos el botn Seleccionar Imagen y elegimos la imagen que
queremos que aparezca.

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El resultado del ejercicio sera similar a la imagen de abajo:

Cmo cambiar la forma a comentarios?

1. Primero deberemos agregar a nuestra barra de acceso
rpido el icono Cambiar Forma.
2. Haga clic en Personalizar barra de acceso rpido

Luego Haga clic en Mas Comandos, mostrar una ventana

donde haciendo clic en Comandos disponibles elegiremos
Todos los Comandos.

En esta lista que nos muestra busque la opin Cambiar Forma,

haga clic en el botn Agregar y luego presione el botn
Aceptar.

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3. Haga clic en la celda que desea modificar la forma del

comentario, para activarla solo debe hacer clic en Modificar
Comentario de la Ficha Vista Revisar.

4. Haga clic en el borde del comentario, luego dirigase a la barra

de acceso rpido y haga clic en Cambiar Forma, a continuacin
elija la forma que desee; el resultado ser parecido a la imagen
de abajo.

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4. Organizar las ventanas del libro

Podemos abrir mltiples ventanas de libros en Excel y arreglarlas de
manera diferente para tener una mejor visualizacin de los datos. Para
organizar las ventanas de los libros que estn abiertos sigue los siguientes
pasos.

Haz clic en el botn Organizar todo que se encuentra dentro del grupo
Ventana en la ficha Vista y se mostrar el cuadro de dilogo Organizar
ventanas.

Selecciona la organizacin de ventanas que mejor convenga y oprime el

botn Aceptar.
Mosaico
Selecciona esta opcin para que Excel arregle las ventanas de manera
que todas sean mostradas en pantalla una al lado de la otra. Las ventanas
sern organizadas en el mismo orden en que fueron abiertas.

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Cascada
La opcin cascada hace que las ventanas se sobrepongan una a la otra y
solamente se deja visible la barra de ttulo de cada ventana.

Una vez que has arreglado las ventanas de acuerdo a tus preferencias
puedes activar aquella ventana en la que deseas trabajar con tan solo
hacer clic en ella. En caso de que las ventanas se hayan arreglado en
Cascada debes hacer clic sobre la barra de ttulo o si son muchas ventanas
y no puedes visualizar la ventana que buscas, entonces puedes utilizar
el botn Cambiar ventanas que se encuentra en la ficha Vista dentro del
grupo Ventana. Este de botn desplegable te permitir seleccionar la

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ventana que deseas activar.

Si cierras alguna de las ventanas que fueron organizadas por Excel , el

resto de las ventanas no sern organizadas automticamente sino que
tendrs que organizarlas de nuevo para que se ocupe el espacio dejado
por la ventana que fue cerrada.

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Resumen

Modos de visualizacin

Excel nos proporciona distintas formas de visualizar un libro de trabajo, entre

ellas tenemos: vista normal, vista diseo de pgina, vistar ver saltos de pgi-
na, vistas personalizadas y pantalla completa; todas ellas accesibles desde la
ficha Vista, grupo vistas de libro.

Manejo de hojas de clculo

Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella.

Seleccin de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas

adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccio-
nar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima
celda a seleccionar.

Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la co-

lumna a seleccionar.

Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Seleccin de una hoja entera: Hacer clic sobre el botn superior izquierdo
de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar
la combinacin de teclas Ctrl + E.

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Trabajando con Comentarios

Para agregar un comentario a una celda, simplemente seleccionamos la celda

y hacemos clic en la pestaa Revisar y luego elegimos Nuevo Comentario.

Organizar las ventanas del libro

Podemos abrir mltiples ventanas de libros en Excel y arreglarlas de manera

diferente para tener una mejor visualizacin de los datos. Para organizar las
ventanas de los libros que estn abiertos sigue los siguientes pasos.

Haz clic en el botn Organizar todo que se encuentra dentro del grupo Ven-
tana en la ficha Vista y se mostrar el cuadro de dilogo Organizar ventanas.
Aca tendremos que elegir la forma de organizarlas si es en mosaico, vertical,
horizontal o cascada.

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