Ejemplo 1

Este ejemplo es sobre la gran empresa que se describi en el apartado 4, que tiene problemas al
procesar formas de requisicin. Parece ser necesaria una eternidad para ordenar los materiales y
que stos se entreguen en el lugar de trabajo.

Paso 1. Definir lmites del proceso. Se asigna para mejora el proceso de requisiciones. Sin
embargo, debido al tamao de ste, se decide dividirlo en tres subprocesos ms pequeos y
manejables:

Llenado y autorizacin de la requisicin.

Formalizar el pedido.
Recepcin y entrega.

La tarea consiste en mejorar el subproceso de requisiciones. Este comienza al iniciar la forma

de requisicin y termina con dicha forma llena y aprobada, que se enva al departamento de compras.
El rendimiento es una forma de requisicin llena y aprobada. El propsito de este anlisis de proceso
es mejorar la eficiencia al reducir el tiempo de ciclo. La medida elegida es el tiempo. Debido a que
el enfoque del anlisis es sobre un objeto (es decir, una forma llena), se lleva a cabo un anlisis de
productos del proceso. Antes de comenzar el paso 2, se recibe una breve descripcin del proceso.
En forma interesante, todas las personas creen que una persona en particular es responsable de las
extensas demoras.

Paso 2. Observar los pasos del proceso. Primero, se desarrolla un viajero para acompaar a
doce formas de requisicin. El siguiente cuadro (incompleto) lo presenta.

Se informa a todo el personal dentro del proceso antes de enviar el viajero. Esta informacin
incluye el propsito del estudio, as como todos los tipos de pasos a registrar. Por ejemplo, algunas
personas consideran que una forma en una charola es un paso del proceso.

Despus de llenar y aprobar las formas de requisicin, se recuperan los viajeros. Con base en
stos, ya llenos, es posible desarrollar una hoja de trabajo de anlisis del proceso representativa del
subproceso de requisicin. Esta aparece en la siguiente grfica combinada con el paso 3.

Paso 3. Recabar los datos relativos al proceso Con base en los viajeros llenos, se registran
asimismo todos los tiempos cada paso del proceso. Despus se desarrolla una hoja de trabajo de
anlisis del proceso representativa, completa con los tiempos promedio (ver siguiente grfica).

Paso 4. Analizar los datos recabados. Con la hoja de trabajo de anlisis del proceso, se -
desarrolla una grfica sumario de datos (ver cuadro).

Asimismo, se crea una grfica de barras de los descubrimientos resumidos (ver siguiente figura).

Tambin se calcula la eficiencia del trabajo, del subproceso de requisiciones. Esta es de 1 por
ciento;
 Paso 5. Identificar las reas de mejora. Con base en los datos recabados, es obvio que el
subproceso requiere una importante mejora. EI lugar obvio para comenzar es la eliminacin de todos
los pasos de transporte. EI slo envo por correo de las formas supone demasiada demora!.

Paso 6. Desarrollar mejoras. Ya que el transporte representa el 87 por ciento del tiempo total del
ciclo, se comienza a pensar en mtodos alternos de transporte. Una respuesta obvia es utilizar las
mquinas de telefax, ya que todas las oficinas tienen una.

Asimismo, se observa de nuevo el flujo del proceso, que luce as:

Se cuestiona la necesidad del segundo paso de operacin. Por qu es necesario que una
persona inicie la forma y otra la concluya? Por qu la primera persona no hace ambas cosas?
Cuando se hacen estas tres preguntas, nadie conoce la respuesta en realidad. La respuesta ms
comn es As se ha hecho siempre . Se elimina a la segunda persona que concluye la forma. Ahora,
la primera persona la inicia y la concluye. La inspeccin al final del subproceso es una revisin y
autorizacin, pero slo la necesita la pequea parte de las formas de requisicin que excede de
cierta cantidad de dinero. El resto de las formas no requiere de revisin y autorizacin. Cuando se
pregunta por qu se envan todas las formas a revisin y autorizacin, se recibe la respuesta que
esto asegura que se aprueben todas las formas que as lo requieran!", este es un ejemplo clsico
de diseo de un proceso para la excepcin, sin importar si esta ocurre rara vez. Se redisea el
proceso para incluir un rbol de decisin. Si la forma de requisicin supera cierta cantidad de dinero,
se enva por fax para su revisin y autorizacin. Si no excede tal suma, se manda directamente a
compras. El subproceso rediseado luce ahora as:

Son de hacer notar los extensos cambios al antiguo proceso, que luca as:

Siguiendo el mtodo de MP de siete pasos, se elimin el envo de las formas por el correo de la
empresa. Ahora se transmiten por fax. Asimismo, se elimin un segundo paso de operacin al
combinar dos operaciones en un solo paso. Tambin se elimin la inspeccin, excepto en los casos
que de verdad lo requieren. Se llena una grfica de antes y despus para la mayora de los casos
(es decir, para los que no requieren aprobacin. Los esfuerzos de reingeniera redujeron el tiempo
de ciclo de 2,475 a 24 minutos, un ahorro de 2,451 minutos o casi 41 horas (ver cuadro). La eficiencia
del trabajo mejor asimismo de 1 a 83 por ciento: nada malo para un da de reingeniera de
procesos!

Paso 7. Implantar y vigilar las mejoras. Se presentan los descubrimientos a la direccin. Los
ejecutivos demuestran un gran entusiasmo por la mejora que se sugiere. No se requieren gastos
adicionales para la mejora. Asimismo, el riesgo de fracaso es muy pequeo. Como resultado, se
implanta un cambio completo al nuevo subproceso de requisicin que se redise. La vigilancia
subsecuente del proceso no revela problemas. De hecho, trabaja muy bien