THEMA: FMIS
WE KUNNEN NU GOEDE
ANALYSES MAKEN
Vijf organisaties over hun FMIS
FMIS-systemen zijn er in alle soorten en maten. Maar op basis waarvan maakt het werkveld nu de keuze
voor een bepaald FMIS? Facto Magazine ging op onderzoek uit en ondervroeg vijf facility professionals.
DOOR MARTIJN LOUWS
METEN IS WETEN IS
BELANGRIJK OM HET
SERVICENIVEAU
TE OPTIMALISEREN
Veertien locaties. Duizenden medewer-
kers. Tal van contractleveranciers. Zo-
maar enkele factoren waarmee facility
management van Ahold Delhaize te dea-
len heeft. Onder meer dankzij het FMIS
van Planon wordt alles in goede banen
geleid. Je kunt niet zomaar meer veran-
deren, zegt Hans Rietveld over de keuze
voor een FMIS. Hij heeft samen met zijn
collegas jaren geleden dan ook flink ge-
wikt en gewogen over het systeem. Uit-
eindelijk is het Planon geworden, vanwe-
ge onder meer de diversiteit aan
modules, de professionaliteit en de over-
zichtelijke set-up. Bovendien voorzag het
systeem in ons belangrijkste doel, name-
lijk het versimpelen van de processen.
Rietveld schetst het beeld van een om-
slachtige procesgang in het verleden. Er
is een diversiteit aan locaties, iedereen
deed eigenlijk alles op een eigen manier.
16 | FA C TO MA G A Z INE | 11 2017
Dat moest anders, en is nu anders gere-
geld dankzij het FMIS.
Planon wordt ingezet voor, zoals Riet-
veld het noemt, de technische kant en de
dienstenkant van facility management.
Aan de ene kant helpt het FMIS het
aanvraagproces binnen de organisatie te
stroomlijnen, zoals de reservering van
huurautos, boeken van vergaderzalen en
het aanmelden van bezoekers. Dit ge-
beurt via de module facility shop. Ook
service providers werken actief met Pla-
non en zij organiseren via het FMIS bij-
voorbeeld de bezoekersstroom.
Aan de andere kant, de technische kant,
bevat het FMIS van Ahold Delhaize ook
een MJOP. Rietveld: Met deze tool is de
technische voortgang eenvoudig te be-
waken en is de planning inzichtelijk en
bewerkbaar voor alle betrokken onder-
houdsdeskundigen.
Naam: Hans Rietveld
Functie: Head of Facility
Management
Organisatie: Ahold Delhaize
Systeem: Planon
Daarnaast bevat het de functionaliteit
contractmanagement, voor het monito-
ren van overeengekomen afspraken met
derden ten aanzien van prestaties, kwali-
teit en budgetten.
Al deze onderdelen hebben gezorgd voor
de nodige efficiency en directere contact-
lijnen met onze interne klant. Een kapot-
te lamp wordt via de app gemeld en de
monteur meldt vervolgens binnen een
uur de melding af , aldus Rietveld. Ook
zorgt het FMIS er volgens hem voor dat
alle informatie op n plek wordt verza-
meld. Dat maakt het mogelijk dat wij
eenvoudig goede analyses kunnen ma-
ken. Op het gebied van ruimtebeheer is
dat bijvoorbeeld van groot belang: welke
vergaderzalen worden wanneer vaak ge-
boekt en welke minder? Meten is weten.
Dat is belangrijk om het serviceniveau
verder te optimaliseren. En de toe-
komst? Rietveld: Het zou handig zijn
als bijvoorbeeld ongevallenmeldingen
ook door de winkels op dezelfde manier
en met dezelfde formulieren zouden
worden gedaan. De lijnen zijn kort met
Planon, dus daarover zullen ongetwijfeld
snel gesprekken volgen.

FMIS NIET ALLEEN EFFECTIEF,

OOK HEEL EFFICINT
Processen beter beheersen en meer in
contact zijn met de eindgebruiker. Het
zijn twee belangrijke aspecten waarom
de afdeling Facility Services (FS) van
pensioenuitvoerder APG werkt met het
FMIS van TOPdesk.
De afdeling Facility Services (FS), onder-
deel van de keten Diensten, is verantwoor-
delijk voor de facilitaire ondersteuning van
het hoofdkantoor in Heerlen en de twee
kantoren in Amsterdam. FS verleent daar-
bij voor APG diensten aan zowel interne
als externe klanten (huurders). Men werkt
op basis van het regiemodel en maakt ge-
bruik van het drie jaar geleden gemple-
menteerde systeem TOPdesk.
Het systeem werkt voor ons optimaal,
ook vanwege het feit dat het een SaaS-mo-
del is en wij geen omkijken hebben naar
het onderhoud en het beheer. Bovendien
is het systeem ingericht op basis van best
practices, waardoor de processen conform
praktische standaarden verlopen, aldus
Business Developer Sylvia Mesters-Cals
van APG. Hoewel er dus wordt gewerkt
met een standaard best practice-model,
kunnen via de eigen selfserviceportal een-
voudig formulieren, diensten en kennisi-
tems worden toegevoegd.
Het grootste deel van de leveranciers van
APG - zowel voor de soft als hard services
zijn aangesloten op het platform van
TOPdesk. Standaardmeldingen over bij-
voorbeeld de schoonmaak, verhuizingen
en een kapotte lamp komen direct binnen
bij de leveranciers, die het vervolgens op-
pakken, legt Mesters uit. Dit verloopt
vlekkeloos, stelt zij. TOPdesk heeft ons
geholpen om processen te stroomlijnen
en zo beter te beheersen. Bovendien
staan we nu beter in contact met de eind-
gebruikers. Dat is ook de reden dat we
voorzichtig het systeem uitbreiden via de
selfserviceportal en formulieren toevoe-
gen daar waar we de dienstverlening mee
verbeteren, vult Patrick Tabak aan.
INTERNE OPERATIE
Hij stelt verder dat het FMIS van TOP-
desk FS helpt om te groeien in de regie-
voering. Wij zijn weg uit de interne ope-
ratie en kunnen ons focussen op de
analyses, op het optimaliseren van de
diensten en op wat echt goed is voor de
klant. In de toekomst ziet hij meer mo-
gelijkheden voor het FMIS. Veel onder-
steunende afdelingen hier werken met
meerdere tools, een integratie met TOP-
desk zou voor ons nog meer waarde toe- Namen: Sylvia Mesters-Cals
voegen. Het is goed om te zien dat TOP- (foto boven) en Patrick Tabak
desk daar nu aan werkt met TOPdesk Functie: Business Developer en
API: een interface die het FMIS open- Manager Contractmanagement
stelt voor naadloze integraties met ande- Organisatie: APG
re tools zonder ingewikkeld maatwerk. Systeem: TOPdesk
In de toekomst zou bijvoorbeeld een
koppeling met Outlook een grote verbe- veerd maar niet komen opdagen. Met
tering zijn, stelt Mesters. We hebben zon koppeling behoort dat tot de verle-
vaak te maken met no-shows, mensen den tijd. Zo wordt het FMIS niet alleen
die een vergaderruimte hebben gereser- effectief, ook heel efficint. >>

17
THEMA: FMIS

VOOR ONS IS HET PUUR EEN MELDSYSTEEM

Het was een paar jaar geleden geen uitge-
maakte zaak dat Intergamma een FMIS
zou invoeren voor de facilitaire werkzaam-
heden. De reden? Hoofd Facilitaire Dienst
Marc Born was bang voor een papieren
tijger. Voor het gevaar dat wij langer bezig
zouden zijn met invoeren van een kapot
lampje in het FMIS, dan het meteen repa-
reren ervan. Het bijhouden om het bijhou-
den, dat wilden wij niet. Toch was de
noodzaak volgens Born er wel degelijk om
zaken beter in kaart te hebben.
Wij hebben verhuizingen doorgemaakt,
facilitaire teams zijn samengevoegd en
daardoor zagen wij door de bomen het bos
niet meer. Relatief vaak werden zaken ver-
geten en het overzicht was niet optimaal.
Redenen genoeg om te starten met faci-
litaire beheersoftware. Voor ons is het
puur een meldsysteem, rapportages
draaien wij niet uit. Daar hebben wij het
systeem ook op geselecteerd. Er zijn tal
van uitgebreide FMISen te verkrijgen,
maar wij wilden het simpel houden.
Simpel aan de voorkant voor de gebrui-
kers en simpel aan de achterkant voor
ons als beheerders, aldus Born.
Hoe werkt het? Medewerkers van Inter-
gamma op het hoofdkantoor in Leusden
hebben allemaal een link van Ultimo op
hun bureaublad. Born: Hiermee kun-
nen ze inloggen in het systeem en mel-
dingen maken. Bijvoorbeeld als ze een
vergaderruimte willen reserveren, lunch
of koffie willen regelen voor een bijeen-
komst of een kapotte zeepdispenser in de Naam: Marc Born
toiletten willen melden. Deze meldingen Functie: Hoofd Facilitaire Dienst
kunnen vervolgens met n druk op de Organisatie: Intergamma
knop worden doorgestuurd naar externe Systeem: Ultimo Facility
organisaties. Het dagelijkse reilen en Management
zeilen van de facilitaire zaken wordt
door drie personen gecordineerd en/of whiteboard stond voorheen altijd vol
uitgevoerd vanuit het hoofdkantoor in met meldingen en dagelijkse beslomme-
Leusden. Ultimo ondersteunt de organi- ringen. Nu die zijn gedigitaliseerd, kun-
satie bij het beter structureren van het nen we het eindelijk voor andere zaken
meld- en reserveringsproces. Ons inzetten. Dat geeft rust en overzicht.

WIJ KUNNEN BOUWSTENEN

Naam: Alexandra van der Zwet
Functie: Facilitair cordinator
Organisatie: Vlietkinderen
Systeem: FAMAS Facility
Management Solutions
TOEVOEGEN WAAR NODIG
Van een meldingensysteem van een aan-
nemer naar een volledig webbased inte-
graal FMIS in eigen beheer. Die switch
heeft kinderopvangorganisatie Vlietkinde-
ren uit Voorburg gemaakt. Een lekkende
kraan, een kapot sifon, een defecte zeep-
dispenser; clustermanagers van Vlietkin-
deren melden het tegenwoordig via het
FAME-systeem van FAMAS. In totaal
hebben wij bijna dertig locaties, cluster-
managers beheren die locaties en geven de
defecten aan via FMIS, vertelt facilitair
cordinator Alexandra van der Zwet, die
de meldingen binnenkrijgt en doorstuurt
naar ofwel de eigen technische dienst van
Vlietkinderen ofwel naar een aannemer of
expert. Het systeem werkt naar behoren,
zegt zij. Via het oude ticketsysteem kon-
den ook meldingen worden gedaan vanuit
iedere locatie, maar dat was best ingewik-
keld. Ook hebben wij het nog geprobeerd
met e-mails en standaardformulieren, ook
dat was onoverzichtelijk en enorm bewer-
kelijk. Het FMIS biedt nu veel gemak.
EENVOUD
In de keuze voor FAMAS heeft eenvoud
een centrale rol gespeeld, stelt Van der

18 | FA C TO MA G A Z INE | 11 2017
Zwet. Wij zijn een middelgrote organisa-
tie met nog geen dertig locaties. Daar past
een relatief eenvoudig FMIS bij. Of simpel
gezegd; een werkbaar meldingensysteem.
CLOUDBASED
Het FMIS van Vlietkinderen is cloud-
based, via een link kunnen de clusterma-
nagers inloggen. Van der Zwet ziet in de
toekomst graag nog een app-oplossing.
Die is er nu ook, maar alleen voor devi-
ces met het Android-bestuingssysteem
en niet voor IOS van Apple waarmee wij
veel werken. Hoewel eenvoud belangrijk
HET AANTAL MELDINGEN
IS FORS TOEGENOMEN
Van helemaal niets, via Excelsheets, naar
het FMIS-systeem van Prequest. Het is de
weg die Zinzia Zorggroep heeft bewan-
deld. Met succes. Het aantal geregistreer-
de meldingen is met 60 procent gestegen.
En dat in drie maanden.
Zinzia telt in totaal 750 bedden, in Wage-
ningen, Renkum en Bemmel, in vier ver-
pleeghuizen. Drie locaties hadden tot
twee jaar geleden een eigen facilitair team,
met eigen processen, vertelt hoofd Regie
& IBT Allard Eggen. Omslachtig volgens
hem, en volgens de directie van de zorg-
groep. Iedereen heeft te maken met de-
zelfde zaken, daarom was de stap naar n
facilitaire organisatie ook heel logisch.
In eerste instantie werden alle receptie-
diensten gecentraliseerd. Alle telefoontjes
kwamen nu op n plek binnen, voor de
facilitaire zaken hadden wij een aparte lijn
ingericht. Meldingen kwamen binnen,
werden op een Excellijst genoteerd en ver-
volgens doorgezet naar de facilitaire
dienst van de betreffende locatie. Enorm
tijdrovend. Bovendien was de kans op fou-
ten groot. Toch was deze tussenstap wel
is voor Vlietkinderen, is er bij de start
wel degelijk gekeken naar de mogelijk-
heden van het systeem in de toekomst.
FAME is modulair opgebouwd, wij kun-
nen bouwstenen toevoegen waar nodig.
Zo is recent de module Contractbeheer
toegevoegd, waarbij alle onderhoudscon-
tracten voor bijvoorbeeld de zonwerin-
gen in het systeem zijn opgenomen.
Wanneer loopt het contract af, wat zijn
de kosten? Noem het maar en we heb-
ben het in kaart. Wellicht dat we in de
toekomst ook het hele gebouwbeheersys-
teem onderbrengen en het FMIS vullen
nodig om de organisatie te laten wennen
aan de nieuwe manier van het werken en
het melden facilitaire zaken.
TOEGANKELIJKHEID
De Excelsheets waren de opmaat naar een
volwaardig FMIS, het systeem van Pre-
quest. Belangrijk bij de keuze was de toe-
gankelijkheid van het systeem. Het laag-
ste niveau zorgmedewerker, de
woonzorgbegeleiders, moet ermee kunnen
werken. En ja, natuurlijk speelt prijs ook
een rol. Prequest scoorde op beide aspec-
ten het beste van de systemen die wij heb-
ben vergeleken, aldus Eggen.
Alle verpleeghuizen en alle woningen heb-
ben sinds kort dan ook een eigen tablet
met daarop de app van Prequest. Via die
app melden de zorgmedewerkers op een
uniforme wijze bijvoorbeeld een defecte
lamp en noteren ze kamers die leeg staan.
Dat laatste is belangrijk: lege kamers leve-
ren geen geld op. Dus hoe eerder bekend
is dat deze beschikbaar zijn, hoe beter het
is. Het FMIS stimuleert daarmee direct
onze omzet. Eggen merkt op dat het digi-
met onder meer bouwtekeningen, de in-
ventarislijsten, het sleutelbeheer en der-
gelijke, aldus Van der Zwet.
Het FMIS brengt volgens haar naast ge-
mak ook rust. En geeft de juiste inzich-
ten. Wij weten bijvoorbeeld welke clus-
termanagers en welke locaties de meeste
meldingen doen. Ook kunnen de mana-
gers wensen aangeven in het systeem,
waarop wij kijken wat we ermee doen.
Weliswaar concentreren wij ons echt op
de inhoud, de storingen, maar de wensen
geven ons wel een heel goed beeld van de
behoeften op bepaalde locaties.
Naam: Allard Eggen
Functie: Hoofd Regie & IBT
Organisatie: Zinzia Zorggroep
Systeem: Prequest
taal melden van facilitaire zaken via de
app door zorgmedewerkers goed wordt
opgepakt. Wij zien dat het aantal meldin-
gen sinds de ingebruikname in juni met
60 procent is toegenomen ten opzichte
van de periode met Excelsheets ervoor.
Dat heeft ons echt verrast. Zinzia han-
teert een redelijk basic FMIS, en heeft
niet alle modules opgenomen die beschik-
baar zijn binnen Prequest. Eggen: Van-
wege het succes kijken wij nu voorzichtig
naar uitbreiding van het systeem, bijvoor-
beeld op het gebied van medische hulp-
middelen. Het overzicht daarop ontbreekt
nu voor een deel, dat willen we graag ver-
anderen. <<
19