15 Frmulas, short-cuts y trucos en Excel

que te ahorrarn mucho tiempo

Las hojas de clculo de Excel y las estrategias de marketing van siempre de la

mano. Esta relacin crea un problema: para muchos de nosotros, tratar de
organizar y analizar hojas de clculo en Excel es como golpearse la cabeza
contra un muro una y otra vez. Te encuentras replicando columnas
manualmente y garabateando frmulas interminables en un trozo de papel, a la
vez que piensas: tiene que haber otra forma mejor de hacer esto. Lo cierto es
que probablemente la haya; solo que an no la conoces.

Excel puede ser un tanto engaoso en ese sentido. Por un lado, es una
herramienta excepcionalmente potente a la hora de crear informes y analizar
datos de marketing, pero, por otro lado, sin la capacitacin adecuada es fcil
sentir que el mundo est conspirando en tu contra.

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Para ayudarte a usar Excel con ms eficacia (y ahorrar mucho tiempo como
resultado), hemos recopilado una lista de funciones, atajos y otros pequeos
trucos esenciales que te vendr muy bien conocer.

15 frmulas, atajos y trucos de Excel que

te ahorrarn mucho tiempo
Frmulas de Excel
1) SUMAR.SI
Imaginemos que quieres determinar las ganancias que gener una lista de
oportunidades de venta asociada a diversos cdigos de rea especficos, o
calcular la suma de los salarios de ciertos empleados, pero solo si superan un
monto determinado. Hacer esto a mano podra, cuando menos, llevarte
muchsimo tiempo.

Con la funcin SUMAR.SI, esto no tiene que ser as. Puedes sumar celdas que
cumplan un criterio especfico, como en el ejemplo anterior de los salarios.
La frmula es la siguiente: =SUMAR.SI(rango_suma, rango_criterios1,
criterios1, [rango_criterios2, criterios2], ...)
o Rango_suma: el rango de celdas que sumars.
o Rango_criterios1: el rango que se est probando usando Criterios1.
o Criterios1: los criterios que determinan las celdas en rango_criterios1
que se sumarn.
En el ejemplo anterior, hemos querido calcular la suma de los salarios que
superaban los $70.000. La funcin SUMAR.SI agreg las cantidades (en
dlares) que superaban esa cifra en las celdas C3 a C12, con la
frmula =SUMAR.SI(C:3C12,">70.000").

2) ESPACIOS
El correo electrnico y el uso compartido de archivos son herramientas
maravillosas en el mundo laboral actual. O al menos nos lo parecen hasta que
un colega te enva una hoja de clculo con un espaciado un tanto creativo.
Estos pcaros espacios pueden dificultar la tarea de buscar informacin, pero
tambin pueden afectar los resultados cuando tratas de sumar columnas de
nmeros.
En lugar de eliminar y agregar espacios manualmente, puedes eliminar el
espaciado irregular usando la funcin ESPACIOS, que permite quitar todos los
espacios adicionales (excepto los espacios individuales entre palabras).

La frmula es la siguiente: =ESPACIOS("Texto")

o Texto: el texto del que deseas eliminar espacios.
Aqu tienes un ejemplo de cmo se utiliz la funcin ESPACIOS para quitar
espacios adicionales despus de un nombre en nuestra lista. Para ello,
escribimos =ESPACIOS("Steve Peterson") en la barra de frmulas.

3) IZQUIERDA, MED y DERECHA

Supongamos que tienes una lnea de texto dentro de una celda que deseas
separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte
del cdigo en su respectiva columna, los usuarios pueden aprovechar una serie
de funciones en cadena para descomponer la secuencia segn corresponda:
IZQUIERDA, MED o DERECHA.

IZQUIERDA:
Objetivo: se utiliza para extraer los primeros X nmeros o caracteres en una celda.
La frmula es la siguiente: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)
 o Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
o Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer
comenzando desde el primer carcter a la izquierda.
En el siguiente ejemplo, escribimos =IZQUIERDA(A2,4) en la celda B2 y lo
copiamos en B3:B6. Esto nos permiti extraer los primeros 4 caracteres del
cdigo.

MED:
Objetivo: se utiliza para extraer caracteres o nmeros del medio en funcin de la
posicin.
La frmula es la siguiente: =MED(texto, posicin_inicial,
cantidad_de_caracteres)

o Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

o Posicin_inicial: la posicin en la cadena desde donde deseas comenzar
a extraer caracteres. Por ejemplo, la primera posicin en la cadena es 1.
o Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer.
En este ejemplo, escribimos =MED(A2,5,2) en la celda B2, y lo copiamos en
B3:B6. Esto nos permiti extraer los dos nmeros a partir de la quinta posicin
del cdigo.
DERECHA:
Objetivo: se utiliza para extraer los ltimos X nmeros o caracteres en una celda.
La frmula es la siguiente: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)

o Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

o Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer
comenzando desde el primer carcter a la derecha.
En este ejemplo, escribimos =DERECHA(A2,2) en la celda B2, y lo copiamos
en B3:B6. Esto nos permiti extraer los ltimos dos nmeros del cdigo.
4) BUSCARV
Esta funcin es un clsico increblemente til de Excel, y es un poco ms
detallada que las dems frmulas que enumeramos aqu. Y resulta prctica en
especial cuando tienes dos conjuntos de datos en dos hojas de clculo diferentes
y deseas combinarlos en una nica hoja de clculo.

Mi colega Rachel Sprung (cuyo tutorial "Cmo usar Excel [publicacin en

ingls] es tambin una lectura recomendada para cualquier persona que quiera
aprender a utilizar Excel), usa una lista de nombres, direcciones de correo
electrnico y empresas a modo de ejemplo. Si tienes una lista de nombres de
personas junto a sus direcciones de correo electrnico en una hoja de clculo y
una lista de direcciones de correo de las mismas personas junto a los nombres
de sus empresas en otra hoja, pero quieres que los nombres, las direcciones y
las empresas aparezcan juntas en un solo lugar, la funcin BUSCARV te
resultar francamente til.
Nota: Cuando uses esta frmula, tienes que asegurarte de que al menos una de
las columnas se repita en forma idntica en ambas hojas de clculo. Revisa los
conjuntos de datos para asegurarte de que la columna de datos que usars para
combinar la informacin luce exactamente igual, incluso hasta en el espaciado.
La frmula es la siguiente: BUSCARV(valor de bsqueda, matriz de tabla, nmero
de columna, [bsqueda de rango])
o Valor de bsqueda: el valor idntico que tienes en ambas hojas de
clculo. Elige el primer valor en la primera hoja de clculo. En el ejemplo de
Sprung a continuacin, esto es la primera direccin de correo electrnico de la
lista, o la celda 2 (C2).
o Matriz de tabla: el intervalo de columnas en la hoja de clculo 2 de la
que extraers los datos, incluida la columna de datos idntica a tu valor de
bsqueda (en nuestro ejemplo, las direcciones de correo electrnico) en la
hoja 1, adems de la columna de datos que ests tratando de copiar a la hoja 1.
En nuestro ejemplo, es Hoja2!A:B. A significa la columna A en la hoja 2,
que es la columna en la hoja 2 donde se enumeran los datos que son idnticos a
nuestro valor de bsqueda (correo electrnico) en la hoja 1. B hace
referencia a la columna B, que contiene la informacin que solo est disponible
en la hoja 2, que deseas trasladar a la hoja 1.
o Nmero de columna: la matriz de tabla le indica a Excel dnde (en qu
columna) se encuentran los datos nuevos que deseas copiar a la hoja 1. En
nuestro ejemplo, sera la columna casa, la segunda columna de nuestra
matriz de tabla, que la transforma en la columna nmero 2.
o Bsqueda de rango: usa FALSO para asegurarte de extraer solo las
coincidencias de valores exactas.
La frmula con variables del ejemplo de Sprung es la
siguiente:=BUSCARV(c2,hoja2!A:B,2,FALSO)
En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con informacin diferente
sobre las mismas personas, y el denominador comn entre las dos son las
direcciones de correo electrnico. Supongamos que deseas combinar ambos
conjuntos de datos de modo que toda la informacin de casas de la hoja 2 se
traslade a la hoja 1. El proceso es el siguiente:

5) SI
En ocasiones, queremos saber cuntas veces aparece un valor en nuestras hojas
de clculo. Pero otras veces, tambin queremos encontrar las celdas que
contienen esos valores y agregar datos especficos junto a ellas.

Volvamos al ejemplo de Sprung para ver esto. Si queremos otorgar 10 puntos a

cada persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto
al nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la frmula SI-
ENTONCES para decir lo siguiente: Si el estudiante pertenece a
Gryffindor, entonces obtendr 10 puntos.
La frmula es la siguiente: SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
o Prueba_lgica: la prueba lgica es la parte SI de la instruccin. En
este caso, la lgica es D2="Gryffindor". Asegrate de que el valor
prueba_lgica se encuentre entre comillas.
o Valor_si_verdadero: si el valor es verdadero (es decir, si el estudiante
vive en Gryffindor), este valor ser aquel que queremos que se visualice. En
este caso, queremos que sea el nmero 10, para indicar que al estudiante se le
otorgaron 10 puntos. Nota: Solo usa comillas si quieres que el resultado sea
texto en lugar de nmeros.
o Valor_si_falso: si el valor es falso (y el estudiante no vive en
Gryffindor), queremos que la celda diga 0, lo que indica 0 puntos.
La frmula en el siguiente ejemplo es: =SI(D2="Gryffindor","10","0")
6) ALEATORIO
Hay un artculo excelente donde la frmula ALEATORIO de Excel se compara
con barajar un mazo de cartas. La columna completa representa el mazo de
cartas y cada fila representa una carta (52 en un mazo). Steve McDonnell
escribe: Para barajar el mazo, puedes computar una nueva columna de datos,
completar cada celda en la columna con un nmero aleatorio y clasificar el libro
en funcin del campo numrico aleatorio.

En marketing, puedes usar esta caracterstica para asignar un nmero aleatorio a

una lista de contactos. Por ejemplo, si quisieras experimentar con una nueva
campaa de correo electrnico y tuvieras que usar criterios a ciegas para
seleccionar quin la recibir. Al asignar nmeros a dichos contactos, podras
aplicar la regla: cualquier contacto con el nmero 6 o un nmero superior se
agregar a la nueva campaa.

La frmula es la siguiente: ALEATORIO()

o Comienza con una nica columna de contactos. A continuacin, en la
columna adyacente a esa, escribe ALEATORIO() (sin las comillas)
comenzando desde la fila superior de contactos.
En el ejemplo a continuacin: ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
o ALEATORIO.ENTRE te permite establecer el intervalo numrico que
deseas que se asigne. En el caso de este ejemplo, quise usar del 1 al 10.
o Inferior: el nmero ms bajo en el intervalo.
o Superior: el nmero ms alto en el intervalo.
La frmula en el ejemplo a continuacin es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
Atajos en el teclado para Excel
7) Seleccionar rpidamente filas, columnas o toda la hoja de
clculo.
Quizs ests algo corto de tiempo. Quin no lo est, verdad? No hay tiempo?
No hay problema. Puedes seleccionar la hoja de clculo entera con un solo clic.
Todo lo que tienes que hacer es tocar la pestaa en la esquina superior izquierda
de la hoja para seleccionar todo de una vez.
Solo quieres seleccionar todo lo que aparece en una columna o fila en
particular? Es fcil con estos atajos:

Mac
Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
Seleccionar Fila = comando + shift +derecha/izquierda
PC
Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba
Seleccionar Fila = control +shift + derecha/izquierda

Este atajo es especialmente til cuando trabajas con grandes conjuntos de datos,
pero solo necesitas seleccionar una seccin especfica.
8) Abrir, cerrar o crear un libro rpidamente.
Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes atajos en el
teclado te permitirn realizar cualquiera de esas acciones en menos de un
minuto.
Para Mac:
Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando +N
Para PC:
Abrir = control + O
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control +N
9) Aplicar el formato de moneda a nmeros.
Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate
de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un
evento, la solucin es simple. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a
formatear y toca control + shift + $.

Los nmeros se convertirn automticamente en cifras en dlares (con los

signos de dlar, los puntos y las comas decimales).
Nota: Este atajo tambin funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar una
columna de valores numricos como cifras porcentuales, reemplaza el signo
$ con %.

10) Insertar la fecha y hora actuales en una celda.

Ya sea que ests registrando publicaciones en redes sociales o llevando un
control de las tareas que ests tachando de tu lista de tareas, es posible que
quieras agregar una marca de fecha y hora a tu hoja de clculo. Comienza
seleccionando la celda a la que deseas agregar esta informacin.

A continuacin, segn lo que quieras insertar, realiza una de las siguientes

acciones:

Insertar fecha actual = control + ; (punto y coma)

Insertar hora actual = control + shift + ; (punto y coma)
Insertar fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma),
BARRA
ESPACIADORA y luego control + shift + ; (punto y coma).
Otros trucos en Excel
11) Rellenar columnas o filas con datos de manera automtica.
Ests cansado de agregar manualmente datos que siguen un patrn en un
conjunto de celdas? La caracterstica autorrellenar de Excel est diseada
para minimizar el trabajo que realizas, ya que te facilita la tarea de repetir
valores que ya has ingresado.

Para esto, haz clic y mantn presionado el botn de la esquina inferior derecha
de una celda, y luego arrstrala a las celdas adyacentes, hacia abajo o hacia los
costados. Cuando sueltes el botn, Excel rellenar las celdas adyacentes con los
datos de la celda que seleccionaste.
12) Personalizar el color de las pestaas.
Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro (estop suele suceder
muy a menudo), este atajo te permitir identificar con ms facilidad a dnde
tienes que ir asignando un cdigo de color a las pestaas. Por ejemplo, podras
etiquetar los informes de marketing del mes pasado de color rojo y los de este
mes, de color naranja.

Tan solo haz clic en una pestaa con el botn derecho del ratn y
selecciona color de pestaa. Aparecer una ventana emergente que te
permitir elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno en
funcin de lo que necesites.
13) Agregar un comentario a una celda.
Si quieres hacer una observacin o agregar un comentario a una celda
especfica dentro de una hoja de clculo, simplemente haz clic con el botn
derecho en la celda donde deseas poner el comentario, y luego clic en insertar
comentario. Escribe el comentario en el cuadro de texto y haz clic fuera del
cuadro para guardarlo.

Las celdas que contienen comentarios tendrn un pequeo rectngulo de color

rojo en una de las esquinas. Para ver el comentario, coloca el ratn sobre este
rectngulo.
14) Copiar y duplicar formato.
Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato personalizado a una
hoja, probablemente ests de acuerdo conmigo en que no es exactamente lo
mejor que te puede ocurrir en la vida.

Por ese motivo, es probable que no desees repetir el proceso la prxima vez. Y
no tendrs que hacerlo. Gracias a la funcin copiar formato de Excel, puedes
copiar fcilmente el formato de un rea de la hoja de clculo a otra.

Selecciona aquello que deseas replicar y luego selecciona la opcin copiar

formato (el smbolo de la brocha) del panel. El puntero lucir como una
brocha, y deber seleccionar la celda, el texto o toda la hoja de clculo a la que
deseas aplicar ese formato, tal como se indica a continuacin:
15) Identificar valores duplicados.
En muchos casos, los valores duplicados (p. ej., el contenido duplicado cuando
gestionas el SEO) pueden ocasionar problemas si no se corrigen. En algunos
casos, sin embargo, simplemente tienes que tener cuidado.

Independientemente de la situacin, es fcil detectar los valores duplicados en

la hoja de clculo en unos pocos pasos. Para ello, haz clic en la opcin
formato condicional y selecciona resaltar reglas de celdas > valores
duplicados.

En el men emergente, crea la regla de formato que desees para especificar el

tipo de contenido duplicado que deseas resaltar.
En el ejemplo anterior, quisimos identificar los salarios duplicados dentro de un
intervalo seleccionado, y marcamos en amarillo las celdas duplicadas.