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Primeros pasos en Excel
1. Introduccion
Excel nos permite especificar mediante un conjunto de formulas como calcular determinados
resultados a partir de un conjunto de datos iniciales. En Excel, los ficheros (o, lo que es lo
mismo, archivos) se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo puede contener varias
hojas de calculo relacionadas entre s, lo que facilita su manipulacion conjunta, as como
informacion de otro tipo relacionada con esas hojas. Por su parte, una hoja de calculo se
compone basicamente de celdas, organizadas en forma de cuadrcula: as, cada celda queda
identificada dentro de una hoja por su pertenencia a una fila y a una columna concretas. Cada
celda puede contener o un dato constante o una formula, lo que en cualquiera de los dos
casos dota de valor a la celda; ademas, como se muestre ese valor vendra condicionado por
las opciones de formato que se hayan aplicado sobre la celda.
Construir una hoja de calculo consiste, por una parte, en decidir en que celdas de la hoja
deben introducirse los datos iniciales del problema que la hoja ha de resolver y, por otra,
en introducir en otras celdas las formulas adecuadas de tal forma que, cuando al utilizar la
hoja se introduzcan ciertos datos concretos en las celdas destinadas a ello, la hoja calcule au-
tomaticamente, en otras celdas, los correspondientes resultados. Podemos denominar modelo
de calculo al conjunto de formulas que especifican como obtener unos resultados a partir de
unos datos iniciales; as, construir una hoja de calculo consistira en introducir en la misma un
modelo determinado. Del mismo modo, utilizar una hoja de calculo consistira en ver como
responde el modelo de calculo introducido ante diferentes valores de los datos iniciales, lo
que convierte a las hojas de calculo en poderosas herramientas de analisis.
Denominaremos programa de hojas de calculo a todo programa que nos permita construir
y utilizar hojas de calculo. En realidad, estos programas, ademas de diferentes facilidades
para la construccion y utilizacion de hojas, suelen ofrecer otras caractersticas interesantes,
tales como la posibilidad de dotar a las celdas de formato (determinar si se utilizan negritas,
cursivas o bordes, fijar el numero de decimales con el que se mostraran los valores numeri-
cos. . . ), presentar diferentes resultados en forma de grafico o limitar el acceso de los usuarios
a las hojas mediante contrasenas. Excel nos ofrece, entre otras, todas estas posibilidades que
acabamos de comentar.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Para empezar a trabajar con Excel, comenzaremos por iniciar el programa de cualquiera de
las diferentes formas que Windows nos ofrece (por ejemplo, en el Windows XP de las aulas
de informatica podemos utilizar el boton Inicio, si seleccionamos concretamente Todos los
programas I Aplicacions I Microsoft Office I Microsoft Office Excel 2003).
Cuando arranca, Excel presenta por defecto la primera hoja de calculo de un libro de trabajo
en blanco. Para ello, abre una ventana cuyo aspecto sera parecido al que muestra la figura 1.
Las celdas son las unidades basicas de almacenamiento de informacion en las hojas de
calculo. Cada celda puede contener un dato que, como se comento en la introduccion,
puede ser constante (un numero, un texto, un valor logico. . . ) o una formula, y eso
confiere a la celda un valor. Ademas, a cada celda se le puede asociar un cierto numero
de opciones de formato que determinaran como mostrara Excel el valor de la celda (por
ejemplo, en negrita y, si el valor es numerico, con dos decimales y separador de miles).
Utilizando formulas podemos relacionar unas celdas con otras y, as, introducir en la
hoja de calculo un modelo que se recalcule automaticamente cada vez que se cambie
alguno de sus datos iniciales.
Las lneas de division son las lneas horizontales y verticales que forman la cuadrcula
de la hoja de calculo. Aunque en cada momento la ventana solo nos permita ver unas
pocas celdas de esta cuadrcula, una hoja contiene mas de dieciseis millones (65 536
filas por 256 columnas). Para desplazar la ventana sobre la hoja de calculo y acce-
der a otras zonas de la cuadrcula, podemos utilizar las barras de desplazamiento,
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
La celda activa es aquella sobre la que esta situado el cursor de celda (rectangulo de
borde mas grueso que rodea siempre a una de las celdas) y es la celda sobre la que, por
defecto, se aplicaran las ordenes1 que se ejecuten. En realidad, pueden tenerse varias
celdas seleccionadas simultaneamente (una de ellas sera la celda activa) para aplicar
ordenes sobre todas ellas.
El cuadro de nombres contiene una referencia a la celda activa (un nombre si es que se
ha definido alguno para ella).
El boton Seleccionar todo sirve, como su nombre indica, para seleccionar simultanea-
mente todas las celdas de una hoja de calculo.
La hoja activa es la hoja de calculo sobre la que se esta trabajando. Para hacer que
la hoja activa sea otra diferente, basta con hacer clic en la correspondiente etiqueta de
hoja. Si la etiqueta de la hoja que se quiere hacer activa no esta visible, se puede acceder
a ella utilizando los correspondientes botones de desplazamiento de las etiquetas.
Por su parte, otros elementos que se aprecian en la imagen son analogos a los que presentan
las ventanas de otros programas de Windows (como, por ejemplo, Word):
La barra de ttulo contiene el nombre del programa (en este caso, Microsoft Excel) y
el del libro con el que se esta trabajando (en la imagen, Libro1).
El menu de control permite, entre otras cosas, salir del programa simplemente haciendo
doble clic con el raton sobre el. Si quieres ver otras opciones de este menu, haz clic solo
una vez.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Las barras de herramientas permiten que las ordenes de uso mas frecuente resulten
accesibles de forma mas comoda. Por ejemplo, se puede ejecutar la orden Guardar del
menu Archivo con solo hacer clic en el boton de la barra de herramientas Estandar
que representa a un disquete, . La otra barra que aparece en la anterior imagen de la
ventana de Excel, bajo la Estandar, es la barra de herramientas Formato.
Ejercicio 1
Asegurate de que Excel te muestra las barras de herramientas Estandar y Formato en dos
filas distintas, lo que le permite incluir mas botones en cada barra que si ambas comparten
fila. Investiga, haciendo uso de la ayuda de Excel, como controlar la visualizacion de las
barras de herramientas. Un posible punto de partida: accede a la ayuda mediante la tecla F1
y formula la pregunta como mostrar todos los botones.
En este punto damos los primeros pasos a la hora de trabajar en una hoja de calculo, viendo
como abrir una hoja de calculo, como introducir datos en una celda, como desplazarse entre
las celdas, como seleccionar un conjunto de celdas y como editar los datos contenidos en
una celda para su posterior modificacion. Estudiaremos tambien como crear, guardar, abrir y
cerrar libros de trabajo y como crear y eliminar hojas de calculo dentro de ellos.
Excel permite tener varios libros de trabajo abiertos simultaneamente y, en el menu Archivo,
nos ofrece las siguientes opciones:
Abrir... (boton ), que permite comenzar a trabajar con un libro previamente guar-
dado en disco, y Cerrar, que permite cerrar el libro de trabajo activo cuando ya no se
desea trabajar con el por un tiempo.
Guardar (boton ) y Guardar como..., para efectuar la grabacion del libro activo
en disco, con la diferencia de que Guardar como... da la oportunidad de especificar
el nombre con el que se desea guardar el libro, as como en que directorio y como
que tipo de archivo (por ejemplo, como un libro de trabajo de una version anterior de
Excel).
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 2
Crea en el escritorio de Windows una carpeta que se llame Practicas Excel y que utilizaras
para guardar los diferentes ejercicios que realices en tus practicas de Excel. No olvides,
despues de cada sesion de trabajo, copiar la nueva version de la carpeta en algun lugar que
te permita recuperarla posteriormente, al inicio de una nueva sesion. Para este fin puedes
utilizar, por ejemplo, un lapiz USB o bien tu cuenta de alumno en lynx.uji.es2 .
Ejercicio 3
Inicia la ejecucion de Excel. Al hacerlo, te aparecera como libro de trabajo, por defecto,
uno nuevo con nombre Libro1, su hoja activa sera Hoja1 y el cursor de celda marcara que
la celda activa es la A1.
Guarda este libro de trabajo en blanco en la carpeta Practicas Excel del escritorio con el
nombre factura.xls (no es necesario que especifiques la extension .xls, ya que Excel la
sobreentendera). Una vez guardado el libro, cierralo con la orden Archivo I Cerrar.
Como ya comentamos, un libro de trabajo puede contener varias hojas de calculo. Si desea-
mos cambiar el nombre de una hoja, basta con hacer doble clic en su etiqueta, escribir el
nuevo nombre y pulsar la tecla Enter. Si se quiere crear una hoja nueva dentro de un libro de
trabajo, puede utilizarse la orden Insertar I Hoja de calculo. Por el contrario, Edicion I
Eliminar hoja permite eliminar la hoja activa (Excel utiliza un cuadro de dialogo para pedir
confirmacion al usuario antes de eliminar cualquier hoja). Tambien es posible alterar el orden
de las hojas dentro del libro, arrastrando sus etiquetas a las posiciones deseadas.
Ejercicio 4
Abre nuevamente el libro factura.xls. Dale el nombre Una factura a una de las hojas y
elimina las demas hojas.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Una formula, que especifica como calcular el valor de la celda en funcion de otros valo-
res. Las formulas empiezan siempre por el signo igual (=). Pueden constar de numeros,
referencias a celdas (por ejemplo, B7), operadores, funciones. . . Algunos operadores
validos son la suma (+), la resta (-), la multiplicacion (*), la division (/), la exponencia-
cion () y el porcentaje ( %, que significa, simplemente, dividir entre cien). Por supues-
to, pueden utilizarse parentesis: por ejemplo, la formula =(A5-A4)*B2 es una formula
valida. Un ejemplo de funcion es la funcion SUMA (por ejemplo, =SUMA(A1:A7)
suma todos los valores que se encuentran entre las celdas A1 y A7; con A1:A7 hemos
expresado un rango o conjunto rectangular de celdas: las comprendidas entre la A1 y
la A7, ambas inclusive).
Ejercicio 5
Haz clic en la celda B2. Observa que, ahora, B2 es la celda activa. Teclea el texto Factura
y despues pulsa la tecla Enter. Observa que el texto ha quedado introducido en la celda B2
de la hoja de calculo Una factura del libro de trabajo factura.xls.
Cuando se desea introducir un dato en una celda determinada, lo que se debe hacer primero es
seleccionarla, por ejemplo, haciendo clic con el raton en dicha celda. De esta forma, el cursor
de celda se situa en la celda seleccionada y en el cuadro de nombres aparece una referencia a
ella.
Para desplazar el cursor de celda desde el teclado existen, entre otras, las siguientes posibili-
dades:
Las teclas AvPag y RePag desplazan la ventana sobre la hoja de calculo, hacia abajo
o hacia arriba, en una medida que depende de la altura de la ventana.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
A B C D E
2 Factura
4 Tipo IVA
7 A
8 B
10 Suma
11 IVA
12 Total
Ejercicio 6
Sigue completando la hoja Una factura del libro de trabajo factura.xls. Para ello, introduce
en las celdas correspondientes los textos que aparecen en la figura 2.
Ademas de poder seleccionar una celda haciendo clic en ella, tambien existe la posibilidad
de seleccionar simultaneamente varias:
Seleccion de multiples rangos: cada rango debe seleccionarse mediante el metodo pre-
viamente descrito, con la salvedad de que la seleccion de todos los rangos, excepto la
del primero, ha de hacerse mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Seleccion de una fila o columna: haciendo clic sobre la etiqueta de la fila o columna
correspondiente.
Seleccion de todas las celdas de una hoja: haciendo clic en el boton Seleccionar todo
de la hoja correspondiente.
Ejercicio 7
Selecciona el rango B6:E6 y haz clic en el boton Negrita de la barra de herramientas (el
que muestra una ene mayuscula). Observa lo que sucede: los contenidos de esas celdas
siguen siendo los mismos textos, pero ahora se ven con un formato diferente, con trazo mas
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
grueso, esto es, en negrita. Intenta seleccionar simultaneamente la celda B2, la B4 y el rango
D10:D12. Vuelve a hacer clic en el boton Negrita.
La seleccion simultanea de varias celdas puede ser util, por ejemplo, si deseamos introdu-
cir datos en todas ellas. Podemos recorrer ordenadamente todas las celdas de un conjunto
previamente seleccionado (y sin salirnos de el) pulsando Enter tras introducir cada dato. Si
utilizamos la tecla Tabulador en vez de Enter, el orden de recorrido del conjunto sera distin-
to, pero tambien nos mantendremos siempre dentro de el.
Ejercicio 8
Completa la hoja para que permita la elaboracion de ciertas facturas sencillas en las que
intervienen dos artculos, A y B. Los datos iniciales del problema seran los precios y las
unidades facturadas de cada artculo y el tipo de IVA aplicable a la factura. A partir de ellos,
la hoja de calculo obtendra automaticamente el importe total de la factura, as como otros
resultados intermedios (subtotales por artculo, suma sin IVA e importe correspondiente a
ese impuesto). Vayamos paso a paso:
1. Introduce en la celda C4 el tipo de IVA, que para nuestra primera factura supondremos
del 16 %. Introducelo en tanto por uno, es decir, como 0,16.
2. Introduce en el rango C7:D8 los precios y unidades facturadas de cada artculo, su-
poniendo que se facturan 5 unidades del artculo A a 12 cada una y 7 del B, cada
una a 20 .
3. Queremos introducir en E7 una formula que calcule el subtotal correspondiente al
artculo A. Una posibilidad (mala) sera introducir la siguiente formula: =12*5. Hazlo
y observa que esto dota a la celda E7 del valor correcto: el numero sesenta.
4. Que sucedera si queremos utilizar la hoja para elaborar una factura correspondiente
a la venta de solo cuatro unidades del artculo A? Introduce 4 en D7 y observa que el
subtotal calculado no cambia automaticamente para reflejar la nueva situacion. Para
ello, se podra modificar la formula de E7 y dejarla como =12*4, pero esa no es una
estrategia inteligente: mucho mejor es utilizar una formula que siempre multiplique el
valor que tenga la celda C7 por el que tenga D7. Para ello, introduce =C7*D7 en E7.
Cambia precios y numeros de unidades para comprobar que el subtotal del artculo
A s se recalcula adecuadamente ahora. Al final, vuelve a introducir 12 (como precio
unitario del artculo A en euros) y 5 (como numero de unidades facturadas de ese
artculo A).
5. Introduce en E8 una formula que calcule el subtotal correspondiente al artculo B.
Para introducir esta formula procederemos de un modo diferente al anterior. Haz clic
en E8, teclea un igual (=) para indicar que estas introduciendo una formula, haz clic en
la celda C8 (observa que C8 aparece en la barra de formulas), introduce el operador
de multiplicacion (*), haz clic en la celda D8 (tendras ya la formula =C8*D8) y pulsa
la tecla Enter. Recomendamos utilizar de este modo el raton para introducir en las
formulas referencias a otras celdas.
6. Introduce en la celda E10 la formula correspondiente. Cual es? =60+140?
=E7+E8?
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
A B C D E
2 Factura
7 A 12 5 60
8 B 20 7 140
10 Suma 200
11 IVA 32
12 Total 232
7. Introduce en la celda E11 una formula que aplique a la suma calculada en E10 el tipo
de IVA introducido en C4. Una formula adecuada es =C4*E10 (observa, por ejemplo,
que =0,16*E10 no funcionara correctamente cuando el tipo de IVA se cambiara en
C4, por ejemplo, al 33 %).
8. Introduce en la celda E12 una formula adecuada. Deberas obtener 232 como resul-
tado.
ATENCION: En general, es muy importante que, all donde tenga sentido, introduzcas
formulas con referencias a otras celdas en vez de constantes. No olvides que tus hojas han
de quedar preparadas para recalcular correctamente sus resultados siempre que cambien
los datos iniciales del problema introducidos en las celdas destinadas a tal fin.
Ejercicio 9
Comprueba que tu hoja de calculo Una factura presenta los resultados que se muestran en
la figura 3.
Supon ahora que el precio que hay que hacerle al cliente para el artculo B son 15 y
que el tipo de IVA aplicable a la factura es del 8 %. Para que tu hoja de calculo rehaga
correctamente toda la factura debera bastar con modificar las constantes que representan
esos datos iniciales del problema: introduce 15 en C8 y 0,08 en C4. Comprueba que, sin
introducir ningun otro cambio, tu nueva factura se corresponde con la que se muestra en la
figura 4. De no ser as, repasa lo que hiciste en el ejercicio 8 o pide ayuda a tu profesor.
Una vez hayas comprobado el buen funcionamiento de la hoja Una factura, guarda el libro
que la contiene, factura.xls. Observa que en este caso ya no es necesario volver a especificar
el nombre, dado que Excel asume que hay que guardarlo en el mismo fichero del que se ha
ledo.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
A B C D E
2 Factura
7 A 12 5 60
8 B 15 7 105
10 Suma 165
11 IVA 13,2
12 Total 178,2
Vamos a ver de que tipo es la informacion que Excel permite modificar y diferentes facili-
dades que ofrece (principalmente en sus menus Edicion e Insertar) para llevar a cabo tales
modificaciones.
Asociada a cada celda tenemos, aparte de su contenido, que dota de valor a la celda, informa-
cion de otro tipo: su formato y, posiblemente, un comentario.
El formato de una celda determina con que aspecto se ha de mostrar su valor. Por ejemplo, son
opciones de formato negrita y cursiva. En el caso de que el valor de una celda sea numerico,
tambien es el formato el que determina con cuantos decimales se muestra, y si utilizando o
no separador de miles. Bordes y colores son otros ejemplos de opciones de formato.
Por otra parte, los comentarios no son mas que textos informativos, normalmente ocultos,
que cabe anadir a las celdas con el objeto de poder leerlos mas adelante. Para introducir un
comentario en una celda (as como para posteriormente leerlo, modificarlo o eliminarlo) se
utiliza la orden Insertar I Comentario. Las celdas a las que se ha asociado un comenta-
rio suelen identificarse mediante un pequeno triangulo de color rojo en su esquina superior
derecha.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Algunas de las facilidades de edicion que ofrece Excel son deshacer, rehacer y repetir ciertas
acciones, mover, replicar3 y borrar informacion e insertar y eliminar celdas.
Cuando una o varias acciones han sido accidentalmente deshechas, Edicion I Rehacer (o
bien o CTRL+Y) permite rehacer la ultima o ultimas acciones deshechas.
Cuando no hay cambios deshechos que rehacer, puede estar disponible la orden Edicion I
Repetir (tambien accesible en este caso como CTRL+Y), que permite repetir la ultima orden
ejecutada. Puede resultar interesante cuando se desea que Excel ejecute la misma orden en
distintas partes de una hoja de calculo o en hojas distintas.
Ejercicio 10
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el archivo balance.xls disponible en
la web de la asignatura (y, mientras resuelves el ejercicio, no olvides volver a guardarlo
cada cierto tiempo). El libro contiene una sola hoja, Resultados 2005, con textos y datos
iniciales. Tu debes completarlo con las formulas adecuadas teniendo en cuenta lo siguiente:
Los datos iniciales del problema son los valores de ingresos y gastos que aparecen en
los rangos C5:D6 y C10:D12.
Comprueba que los resultados obtenidos se corresponden con los que se muestran en la
figura 5. Tambien deberas comprobar que, si cambias alguno de los datos iniciales, los
resultados varan adecuadamente. Finalmente, anade formato negrita a las celdas que lo
necesiten segun la figura 5.
3
Es habitual llamar copiar a la operacion de edicion que nosotros denominamos replicar. Hemos elegido
esta nomenclatura para resaltar el hecho de que la ejecucion de la orden Edicion I Copiar no basta, por s sola,
para llevar a cabo la correspondiente replica de informacion: como veremos, constituye tan solo un primer paso.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
A B C D E
6 Otros 25 30 55
10 Personal 50 50 100
11 Compras 20 30 50
12 Otros 10 10 20
13 TOTAL 80 90 170
14
15 Bo BRUTO 135
16 Impuestos 47,25
17 Bo NETO 87,75
4.2.2. Mover
Cortar y pegar. La informacion del rango de origen puede moverse al de destino mediante
las ordenes Edicion I Cortar (CTRL+X) y Edicion I Pegar (CTRL+V). Hay que
seleccionar el rango de origen, Cortar, seleccionar el rango de destino (o su celda
superior izquierda) y Pegar. La accion puede cancelarse, antes de pegar, utilizando la
tecla ESC.
Mover arrastrando. El rango seleccionado puede moverse muy facilmente dentro de la hoja
de calculo utilizando el raton. Basta para ello con arrastrar el borde de la seleccion hasta
su nueva ubicacion en el rango de destino.
Ejercicio 11
Para empezar, toma nota de la formula contenida en la celda E15.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
A continuacion, vas a mover los gastos de forma que queden a la derecha de los ingresos
(en vez de debajo de estos). Para ello, mueve el rango B9:E13 a G4:J8 utilizando cortar y
pegar. Observa nuevamente la formula de E15 y comparala con la que tenas anotada: Excel
la ha modificado para que haga referencia a la nueva ubicacion del segundo operando (los
gastos totales ya no estan en E13, sino en J8, as que la nueva formula de E15 es =E7-J8).
Comprueba que puedes deshacer y rehacer el movimiento utilizando los correspondientes
botones de la barra de herramientas. Despues, haz uso del raton para arrastrar el rango
D15:E17 a B10:C12. Finalmente, guarda y cierra el libro.
4.2.3. Replicar
Replicar significa llevar informacion de unas celdas a otras sin que esta desaparezca de las
celdas de origen.
Hay diferentes tecnicas que permiten replicar determinados tipos de informacion de unas
celdas en otras:
Copiar y pegar. Para replicar toda la informacion de las celdas (contenidos, formatos y co-
mentarios), pueden utilizarse las ordenes Copiar (CTRL+C) y Pegar (CTRL+V) del
menu Edicion. La orden Copiar copia toda la informacion de las celdas selecciona-
das (que quedan marcadas con un borde movil) en un area de almacenamiento temporal
que se denomina portapapeles, desde donde se puede pegar en otras celdas si se las se-
lecciona y luego se ejecuta Edicion I Pegar. El pegado puede repetirse tantas veces
como replicas se quiera hacer de la informacion copiada. Tambien es posible realizar
varias replicas simultaneamente seleccionando varias ubicaciones de destino antes de
pegar. Cuando no se va a replicar mas la informacion copiada, se puede pulsar ESC y
desaparece el borde movil.
Duplicar arrastrando. Se puede duplicar un rango dentro de una hoja de calculo arrastrando
con el raton el borde de la seleccion mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Llenado automatico. Un metodo aun mas comodo que los anteriores para replicar los con-
tenidos y formatos (pero no los comentarios) de un rango seleccionado, en celdas con-
tiguas a este, es el llenado automatico. Este metodo permite realizar varias replicas
simultaneas y consiste, simplemente, en arrastrar la esquina inferior derecha del borde
de la seleccion (el cuadro de llenado) hasta que el borde de la seleccion abarque tanto
al rango de origen como al de destino.
Al proceder de este modo, a veces Excel toma algunas decisiones que pueden ser de
utilidad o bien ir en contra de los intereses del usuario. Por ejemplo, si se pretende
replicar mediante llenado automatico una celda cuyo contenido es Enero, las replicas
seran Febrero, Marzo. . . Si no es esto lo que se desea, sino replicar realmente Enero,
se puede realizar el arrastre con el boton derecho del raton y, cuando tras arrastrar
el cuadro de llenado aparezca un menu contextual, seleccionar Copiar celdas. En
las ultimas versiones de Excel, esta opcion esta disponible incluso si el arrastre se ha
llevado a cabo con el boton principal del raton: junto al cuadro de llenado aparece un
boton Opciones de autorrelleno, , que permite desplegar un menu una de cuyas
opciones es precisamente Copiar celdas.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
Pegado especial. La orden Edicion I Pegado especial... puede utilizarse cuando solo
se desea replicar cierto tipo de informacion de las celdas del rango de origen: solo
sus contenidos (Formulas), solo sus formatos, solo sus comentarios. . . Tambien sirve,
entre otras cosas, cuando se quiere pegar, como contenido (datos constantes) de un
rango, los valores de otro.
Copiar formato. El boton Copiar formato, , puede utilizarse para replicar los formatos
de un rango del siguiente modo: se selecciona el rango de origen, se hace clic en el
boton y se selecciona el rango de destino.
Ejercicio 12
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas periodicos.xls,
disponible en la nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de
trabajo que contiene una unica hoja de calculo, Periodicos Reunidos. Selecciona las celdas
C15:C16 y replcalas (triplcalas) sobre C17:C20 mediante llenado automatico (hazlo de
forma que no cambie el ano en las replicas). Modifica el contenido de la celda C15 para que
sea el siguiente: es el objetivo del ano.
Selecciona la celda B16 y haz clic en el boton de barra de herramientas que muestra un
smbolo de tanto por cien ( %). Observa que el valor de la celda, aunque sigue siendo el
mismo, se muestra ahora como 82 % (en tanto por cien y sin decimales, ademas de en
negrita) en vez de como 0,81845. Para que se vea con un decimal, haz clic en el boton
Aumentar decimales, : el aspecto de la celda sera ahora 81,8 %.
4.2.4. Borrar
Borrar significa eliminar informacion de las celdas, tales como contenidos, formatos y co-
mentarios, pero sin eliminar las propias celdas.
Borrar. El menu Edicion ofrece las opciones Borrar I Todo (que elimina casi toda la
informacion de las celdas seleccionadas: contenidos, comentarios y formatos, excepto
dimensiones de filas y columnas), Borrar I Formatos, Borrar I Contenido y
Borrar I Comentarios.
Vaciado automatico. Similar al llenado automatico, sirve para borrar el contenido (no for-
matos ni comentarios) del rango seleccionado. En este caso, el cuadro de llenado ha
de arrastrarse hacia la izquierda o hacia arriba, hasta que todas las celdas que se desea
borrar muestren una trama especial, generalmente de color gris.
Ejercicio 13
Utiliza el vaciado automatico para borrar las celdas C17:C20 de Periodicos Reunidos.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
4.2.5. Insertar
Las ordenes Insertar I Celdas..., Insertar I Filas e Insertar I Columnas crean nue-
vas celdas en una hoja de calculo, en las posiciones que se elijan, lo que obliga a desplazar,
entre otras, las celdas que ocupaban esas posiciones (hacia la derecha o hacia abajo).
Para insertar una nueva fila de celdas, puede seleccionarse la fila (haciendo clic en su eti-
queta correspondiente) que ocupa la posicion en la que se quiere situar la nueva y ejecutar
Insertar I Filas. Tanto la fila seleccionada como todas las que estaban por debajo de esta
se desplazaran una posicion hacia abajo, y una nueva fila ocupara el hueco creado. Cada eje-
cucion de la orden puede crear varias filas simultaneamente, ya que se insertaran tantas filas
como haya seleccionadas al ejecutar la orden. En realidad, no es necesario seleccionar filas
enteras; da lo mismo seleccionar toda una fila que alguna de sus celdas.
Ejercicio 14
Inserta nuevas celdas en el rango E5:E12 (piensa que tipo de desplazamiento sera mas
logico). Introduce en las nuevas celdas los siguientes datos: en E5, el texto Diario 16; en
el rango E6:E9, las constantes numericas 15000, 40000, 65000 y 45000; finalmente, en
E12, la formula =SUMA(E6:E9).
4.2.6. Eliminar
Ejecutar Eliminar... para suprimir las celdas seleccionadas da paso, generalmente, a un cua-
dro de dialogo donde puede decidirse como se cubren los huecos creados por la eliminacion,
4
En la version de Excel de las aulas, en valenciano, ambas opciones del menu Edicio se llaman Suprimeix:
la correspondiente a Borrar es la que va acompanada de una flecha, ya que es la que tiene un submenu asociado.
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Practica 1: Primeros pasos en Excel Universitat Jaume I
desplazando celdas hacia la izquierda o hacia arriba; alternativamente, este cuadro de dialo-
go permite decidir eliminar todas las celdas de las filas o columnas que tengan alguna celda
seleccionada.
Ejercicio 15
Observa que el contenido de la celda B16 es =H12/B15. Elimina las filas 10 y 11. Eli-
mina tambien el rango G5:G10 (que tipo de desplazamiento sera mas logico?). Vuelve a
observar el contenido de celda que miraste antes (ahora en la posicion B14): la formula ha
cambiado para seguir haciendo referencia a las mismas celdas que antes, que ahora ocupan
nuevas ubicaciones. Finalmente, guarda y cierra el correspondiente libro de trabajo.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
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Graficos en Excel
1. Introduccion
Una vez introducidos en el manejo basico de Excel y tras haber profundizado en el estudio
de sus herramientas mas importantes, las formulas, en esta ultima practica de Excel vamos a
abordar la presentacion de tablas de valores numericos en forma de grafico.
Como acabamos de comentar, un grafico puede servir para representar de forma ventajosa
valores numericos de una tabla como, por ejemplo, la que se muestra en el rango A4:M10 de
la hoja de calculo de la figura 1. En esta tabla en concreto, los valores numericos estan estruc-
turados en seis filas (correspondientes a anos) y doce columnas (correspondientes a meses),
1
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
y cada fila y columna esta encabezada por un texto que le da nombre. Para empezar a hablar
de graficos con cierto nivel de concrecion, necesitamos manejar conceptos analogos a los de
fila y columna en tablas: estos conceptos son los de serie y categora, con la flexibilidad de
que, segun nos convenga, podremos asociar series del grafico a filas de la tabla y, consecuen-
temente, categoras a columnas, o bien hacerlo al reves, es decir, asociar series a columnas y
categoras a filas.
En la figura 2 podemos observar dos graficos distintos que muestran valores de la tabla de
la figura 1. El de la izquierda es un grafico de lneas que muestra la evolucion de las preci-
pitaciones mensuales en Castellon en dos anos concretos (series Ano 2005 y Ano 2006) y
sus categoras (representadas en el eje horizontal) se corresponden con las columnas de la
tabla. El de la derecha es un grafico de barras verticales que compara las precipitaciones en
dos meses concretos (series Junio y Diciembre) a lo largo de los anos, categoras que se
corresponden con las filas de la misma tabla.
Cabe senalar que los graficos creados a partir de los valores de un conjunto de celdas estan
relacionados con estas mediante un vnculo dinamico, es decir, cualquier modificacion en el
valor de una de estas celdas repercutira automatica e inmediatamente en los graficos corres-
pondientes.
2. Elementos de un grafico
Para la descripcion de los principales elementos de los graficos de Excel, vamos a apoyarnos
en el grafico que se muestra en la figura 3. Se trata de un grafico ubicado en una hoja propia
(en vez estar incrustado en una hoja de calculo) y podemos observar el nombre de la hoja
de grafico, en este caso Grafico 2005-2006, en la correspondiente pestana. Respecto a los
principales elementos que forman parte de un grafico, independientemente de su ubicacion,
podemos destacar los siguientes:
2
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
En el area del grafico aparecen todos los demas elementos del grafico que vamos a
presentar a continuacion: el ttulo del grafico, sus ejes (con sus correspondientes ttulos,
marcas y rotulos), su area de trazado y su leyenda.
Su area de trazado (en gris en la figura), delimitada por los ejes del grafico y en la
que se representan las series de datos. En estas representaciones de series, a cada valor
numerico concreto (tomado de una celda de una tabla) le corresponde un marcador de
datos que, segun el tipo de grafico, puede ser un pequeno smbolo (crculos y aspas en
la figura), una barra, un sector circular en un grafico de tarta. . . Como gua visual, en el
grafico pueden aparecer lneas de division que, partiendo de las marcas de graduacion
de los ejes, formen una retcula sobre el area de trazado. En la figura 3 solo observamos
lneas de division horizontales; para ver un ejemplo con verticales, puedes recurrir al
grafico de la izquierda de la figura 2.
Una leyenda que, generalmente, ayuda a identificar a que serie de datos pertenece cada
valor representado en el area de trazado. La leyenda se compone de entradas, que
en nuestro caso son pares formados por un nombre de serie y una clave visual para
identificar en el grafico los marcadores de datos de esa serie.
3
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 4: Ficha Tipos estandar del primer cuadro de dialogo del asistente para graficos.
3. Creacion de graficos
En Excel resulta sencillo crear graficos a partir de tablas numericas haciendo uso del asis-
tente para graficos. Para emplearlo, basta con hacer clic sobre el icono de la barra de
herramientas Estandar (o bien seleccionar la orden Insertar I Grafico...), lo que lleva a
una serie de cuadros de dialogo que permiten definir un grafico en cuatro pasos1 . Conviene
haber seleccionado previamente el rango (o rangos, utilizando CTRL) donde resida la tabla
numerica, aunque esto no es estrictamente necesario, ya que esta seleccion podra hacerse
tambien desde el propio asistente.
En el primer paso al que nos lleva el asistente para graficos, se debe elegir, haciendo uso del
cuadro de dialogo que se muestra en la figura 4, el tipo de grafico que se desea crear. Los
tipos de graficos mas populares, los que Excel denomina de columnas (barras verticales), de
barras (horizontales), de lneas y circulares, son los que aparecen como primeras opciones
en la lista correspondiente. De los demas, algunos tipos son meras variantes esteticas de los
anteriores: los graficos cilndricos, conicos y piramidales utilizan marcadores (verticales u
horizontales) con esas formas pero, por lo demas, son graficos de barras; y los graficos de
areas son muy similares a los de lneas.
Una vez elegido el tipo de grafico, la misma ficha del mismo cuadro de dialogo nos per-
mite refinar nuestra eleccion haciendo clic sobre el icono de un subtipo. Bajo el conjunto
1
Desde cualquiera de estos cuadros, el boton Ayuda, , en la parte superior derecha de su ventana, con-
duce a un tema de ayuda especfico del asistente.
4
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 5: Ficha Rango de datos del segundo cuadro de dialogo del asistente para graficos.
de iconos, podremos observar un texto informativo que describe brevemente las principales
caractersticas del subtipo elegido hasta ese momento, as como un boton Presionar para
ver muestra que permite sustituir temporalmente el conjunto de iconos de subtipo por una
representacion del grafico resultante de aplicar a nuestra tabla numerica el subtipo elegido
hasta ese momento.
Observa que la figura 4 ilustra las elecciones adecuadas para, habiendo llamado al asistente
para graficos con el rango A4:M10 de la figura 1 seleccionado, ir construyendo el grafico de
la figura 3.
Una vez hechas las pertinentes elecciones de tipo y subtipo de grafico, hay que pulsar el boton
Siguiente > para que el asistente nos conduzca al segundo paso en la definicion del nuevo
grafico.
En el segundo paso, el asistente para graficos nos presenta un cuadro de dialogo con dos
fichas, la primera de las cuales es Rango de datos (vease figura 5). En la mitad superior de
esta ficha se nos muestra como esta quedando el grafico hasta el momento; en la inferior se
debe determinar el rango de datos, es decir, que celdas ocupa la tabla numerica (incluyendo
los textos que encabecen sus filas y columnas), y si queremos asociar las series del grafico a
las filas o a las columnas de la tabla. Segun cual haya sido el conjunto de celdas seleccionado
en el momento de llamar al asistente, este habra hecho o no una conjetura sobre la informa-
cion que se desea introducir en esta ficha: si la conjetura mostrada es correcta, basta con pasar
a la ficha Serie para seguir con la definicion del grafico; si no, antes habra que modificar la
conjetura. En particular, el rango de datos es una formula (como =Tablas!$A$4:$M$10 en
5
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 6: Ficha Serie del segundo cuadro de dialogo del asistente para graficos.
la figura) que, al igual que otras similares que se utilizan en cuadros de dialogo asociados a
graficos, puede introducirse sin necesidad de teclear los caracteres que la forman, sino sim-
plemente seleccionando las celdas de la tabla sobre la correspondiente hoja de calculo.
Observa que la figura 5 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Rango de datos para seguir
construyendo el grafico de la figura 3.
En la ficha Serie, cuya mitad superior es analoga a la de Rango de datos, podemos edi-
tar tanto las series como las categoras resultantes de nuestras anteriores decisiones. Por lo
que respecta a series, es posible tanto eliminar del grafico alguna serie (boton Quitar) como
anadir una nueva (boton Agregar). Y, de cada serie, es posible modificar tanto su nombre
como su correspondiente secuencia de valores. Lo normal (y, generalmente, lo mas deseable)
es que tanto los nombres de las series como sus valores queden vinculados dinamicamente
a celdas o conjuntos de celdas mediante las correspondientes formulas, pero tambien es po-
sible introducir datos constantes como, por ejemplo, Previsiones (como nombre de serie) o
50;50;50;50;100;20;20;20;80;30;100;50 (como secuencia de valores, doce en este caso).
Por lo que respecta a categoras, es posible modificar la secuencia de sus nombres (o rotulos
del eje de categoras segun la nomenclatura de la ficha Series) del mismo modo: mantenien-
do una vinculacion dinamica a celdas o introduciendo datos constantes (como, por ejemplo,
e;f;m;a;m;j;j;a;s;o;n;d).
La figura 6 ilustra elecciones adecuadas en la ficha Series para seguir construyendo el grafico
de la figura 3. Observese que cuatro de las seis series originales han sido eliminadas. Si
volvieramos a la ficha anterior, veramos que estas eliminaciones han modificado el rango de
datos del grafico, que ahora es la union de dos rangos, A4:M4 y A9:M10, separados por un
caracter punto y coma en la formula =Tablas!$A$4:$M$4;Tablas!$A$9:$M$10.
Una vez hechas las pertinentes elecciones, pulsar el boton Siguiente > nos conduce al tercer
6
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 7: Ficha Ttulos del tercer cuadro de dialogo del asistente para graficos.
El tercer paso del asistente para graficos, cuyo cuadro de dialogo se muestra en la figura 7, es
el que nos presenta mas posibles decisiones sobre la definicion del nuevo grafico, distribuidas
en seis fichas distintas:
Ficha Ttulos. Permite darle ttulo tanto al grafico como a los ejes de coordenadas.
Ficha Eje. Principalmente permite decidir, en cada eje, si se muestran o no sus marcas
de graduacion y sus correspondientes rotulos.
Ficha Lneas de division. Permite decidir que lneas de division se muestran y cuales
no. Puede haberlas horizontales y verticales y, en cada orientacion, principales y secun-
darias.
Ficha Leyenda. Permite decidir si se muestra o no la leyenda del grafico y en que po-
sicion.
Ficha Rotulos de datos. Permite anadir rotulos a los marcadores de datos, as como
decidir la composicion de tales rotulos; los elementos que pueden formar parte de estos
rotulos son el valor del dato y la categora y la serie a las que pertenece.
Ficha Tabla de datos. Permite mostrar dentro del area del grafico, y junto a la repre-
sentacion grafica de los datos, esos mismos datos en forma de tabla.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Cabe senalar que la forma de conseguir vinculacion dinamica entre los ttulos de grafico y
ejes y celdas de una hoja de calculo es algo distinta de lo habitual y que, de desearse, tendra
que posponerse, ya que no puede conseguirse durante la creacion del grafico con el asistente.
Observese que la figura 7 ilustra elecciones adecuadas para seguir construyendo el grafico de
la figura 3.
En el cuadro de dialogo asociado al ultimo de los pasos del asistente para graficos (vease la
figura 8), el usuario debe elegir la ubicacion del grafico antes de pulsar Finalizar:
Puede ubicarlo en una hoja nueva, que no sera una hoja de calculo, sino una especial
(a la que se da nombre desde el asistente) capaz de contener un unico grafico. En este
caso, el tamano del area del grafico dependera del tamano, en el momento de crear el
grafico, de la ventana asociada al correspondiente libro de trabajo.
Puede ubicarlo como objeto en una de las hojas de calculo del libro sobre el que este tra-
bajando, en cuyo caso hablaremos de un grafico incrustado. En este caso, el grafico
aparecera (con unos cuadritos negros llamados controladores de tamano en sus late-
rales y sus esquinas) sobre la hoja de calculo elegida y el usuario podra determinar,
utilizando el raton, tanto su posicion (arrastrando el area de grafico) como su tamano
(arrastrando los correspondientes controladores).
Observese que la figura 8 ilustra las elecciones adecuadas para ubicar el grafico de la figu-
ra 3 como aparece en esta misma figura, es decir, en una hoja propia de nombre Grafico
2005-2006.
Ejercicio 1
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas lluviasCS.xls,
disponible en nuestra web, y observa que se trata de un libro de trabajo con una unica hoja
de calculo, Tablas, cuyo aspecto es el que se muestra en la figura 1.
Crea en una nueva hoja de grafico, Grafico 2005-2006, un grafico como el de la figura 3.
Sigue para ello las indicaciones que has ido recibiendo a lo largo de este apartado 3.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 9: Aspecto final del rango A11:E18 de la hoja Tablas tras el ejercicio 2.
Ejercicio 2
El objetivo de este ejercicio es crear en lluviasCS.xls una nueva hoja de grafico como la
que se muestra en la figura 10. Para ello, empieza por crear en el rango A12:E18 de Tablas
una tabla adecuada (vease figura 9), que resuma trimestralmente los valores mensuales de
la tabla del rango A4:M10. En la nueva tabla:
Las celdas de A13:E13 deben contener cinco formulas distintas que hagan referencia
a celdas del rango A5:M5.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Despues, utiliza el asistente para crear el grafico de la figura 10 y ubicarlo en una nueva hoja
de grafico de nombre Trimestrales.
4. Edicion de graficos
Una vez creado un grafico, podemos modificar a posteriori cualquiera de sus elementos, con
lo que estaremos editando ese grafico.
La misma tecnica, es decir, seleccionar mediante clic y luego cambiar posicion o tamano,
es aplicable a otros elementos de los graficos, tales como areas de trazado o leyendas; los
ttulos, por su parte, tambien pueden ser movidos de este modo, pero no se puede cambiar
as el tamano de un ttulo, ya que este dependera del texto del ttulo y de su formato.
Por otra parte, todas las decisiones tomadas durante la creacion de un grafico pueden modi-
ficarse mediante los cuadros de dialogo Tipo de grafico, Datos de origen, Opciones de
grafico y Ubicacion del grafico, accesibles, respectivamente, desde las opciones Tipo de
grafico..., Datos de origen..., Opciones de grafico... y Ubicacion... del menu con-
textual al que se accede al hacer clic con el boton derecho sobre, por ejemplo, el area del
grafico. Observa que estos cuadros son analogos a los cuatro por los que en su momento nos
condujo el asistente para graficos.
Respecto a los ttulos, es posible editarlos de forma que queden dinamicamente vinculados a
celdas, para lo cual hay que seguir los siguientes pasos:
3. Hacer clic en la celda a la que se quiere vincular el ttulo, de modo que en la barra de
formulas aparezca una referencia a esta celda.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 11: Aspecto de la hoja de grafico del ejercicio 4 con datos del primer cuatrimestre.
As pues, las posibilidades de edicion de graficos que ofrece Excel son muy variadas y la
mejor forma de familiarizarse con ellas y entender su significado es probandolas y observando
sus efectos sobre diferentes graficos.
Ejercicio 3
El objetivo de este ejercicio es dejar de tener en lluviasCS.xls la hoja de grafico Grafico
2005-2006 y, en su lugar, tener los dos graficos de la figura 2 incrustados en una nueva
hoja de calculo: Otros graficos. Para ello, comienza por crear la nueva hoja de calculo y
modificar la ubicacion del grafico de Grafico 2005-2006 para que pase a estar incrustado
en Otros graficos. Haz, ademas, que el orden de las diferentes hojas dentro del libro sea
este: Tablas, Trimestrales y Otros graficos.
Despues, ajusta los tamanos y posiciones de esos dos graficos incrustados, de forma que,
entre ambos, ocupen el mismo espacio que el rango de celdas A1:K22.
Finalmente, edita ambos graficos para conseguir un aspecto lo mas similar que te sea posible
al que muestra la figura 2.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
Figura 12: Aspecto de la hoja de calculo del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.
Figura 13: Aspecto de la hoja de grafico del ejercicio 4 con datos del segundo cuatrimestre.
Ejercicio 4
El objetivo de este ejercicio es dotar al libro de trabajo ventas.xls que creaste en la segunda
practica de Excel de un grafico como el que se muestra en la figura 11; ademas, deberas
comprobar la vinculacion dinamica del grafico a la hoja de calculo.
A continuacion, crea un grafico en una hoja propia de nombre Grafico porcentajes y haz
12
Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
que tenga un aspecto lo mas similar que te sea posible al que se muestra en la figura 11.
Ademas, el ttulo del grafico debe quedar vinculado a la correspondiente celda de la hoja de
calculo Un cuatrimestre.
5. Graficos de tarta
Ejercicio 5
El objetivo de este ejercicio es crear un nuevo grafico, circular, en el libro ventas.xls con
2
Excel ofrece un tipo de grafico, el de anillos, muy similar a los graficos circulares pero con la posibili-
dad de representar varias series en el mismo grafico, cada una de ellas en un anillo de un conjunto de anillos
concentricos.
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
el que trabajaste en el ejercicio 4. Para empezar, crea un nuevo grafico a partir del rango
A2:D3 de la hoja Un cuatrimestre (vease figura 12), lo mas parecido que puedas al que se
muestra en la figura 14(a), ubcalo en una hoja de grafico de nombre Europa primer mes
y haz que esta sea la ultima hoja del libro, tras Un cuatrimestre y Grafico porcentajes.
Observa que has tenido que asociar series a filas y que en la leyenda aparece una entrada por
cada una de las tres categoras (ciudades europeas) que se corresponden con columnas de la
tabla. Observa tambien que has podido asociar a cada marcador de datos un rotulo (alineado
en el centro del marcador) que muestra un porcentaje que no aparece calculado en la hoja
Un cuatrimestre, sino que lo calcula automaticamente el propio grafico.
Dado que en un grafico circular hay un solo marcador de datos por cada entrada de leyen-
da, parece razonable mostrar el correspondiente nombre de categora directamente en cada
marcador y omitir la leyenda, tal y como muestra la figura 14(b). As pues, modifica en este
sentido el grafico de la hoja Europa primer mes y procura que su area de trazado quede
aproximadamente centrada respecto a su ttulo.
Ejercicio 6
El objetivo de este ejercicio es volver a modificar el libro ventas.xls de forma que su hoja de
calculo Un cuatrimestre presente el aspecto que muestra la figura 15 y donde se cumplan
las siguientes condiciones:
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Practica 6: Graficos en Excel Universitat Jaume I
El grafico incrustado sobre el rango F13:H23 debe ser el resultado de duplicar el otro
grafico incrustado y editar algunas de sus propiedades.
Los ttulos que muestran los dos graficos deben quedar dinamicamente vinculados a
las celdas E2 y H2, respectivamente.
Los nombres de categoras de los dos graficos deben quedar dinamicamente vincula-
dos a los rangos B2:D2 y F2:G2, respectivamente.
Los valores representados en los dos graficos deberan depender del mes que el usuario
introduzca en C10. Para conseguirlo, puede procederse como sigue:
Una vez hayas concluido las modificaciones solicitadas, prueba a introducir diferentes me-
ses en C10 y observa como se actualizan los dos graficos incrustados. Que sucede si intro-
duces un mes que no pertenece al cuatrimestre representado en la hoja?
Ejercicio 7
Finalmente, para comprobar la versatilidad de ventas.xls, introduce unicamente los si-
guientes cambios en su hoja Un cuatrimestre, sin modificar directamente ningun grafico:
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Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
2
Formato en hojas de Excel
1. Introduccion
Las distintas facilidades que Excel ofrece para dar formato a las hojas de calculo permiten
modificar el aspecto y la presentacion de los datos, dando a las hojas una apariencia mas
atractiva. La asignacion de formatos a las celdas puede realizarse, indistintamente, antes o
despues de introducir los datos correspondientes.
Los formatos incorporados a las celdas tienen entidad propia, diferenciandose de los datos
contenidos y de los comentarios. As, es posible copiar los formatos de unas celdas a otras, o
bien eliminarlos, sin perder otra informacion de las celdas.
Otras opciones interesantes del menu Formato (aparte de Celdas...) son Fila, Columna y
Autoformato.
Cuando se crea una nueva hoja de calculo, todas las columnas tienen una anchura estandar
y la altura de las filas se acomoda de forma automatica al tamano de fuente empleado. Sin
embargo, estos valores pueden modificarse de distintas formas:
Puede ajustarse la altura de una fila arrastrando el borde inferior de su etiqueta; para
modificar la anchura de una columna, el borde que hay que utilizar de su etiqueta es el
derecho.
1
Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Logicamente, si han sido seleccionadas varias filas o columnas antes de aplicar un cambio a
sus dimensiones, el cambio se producira en todas esas filas o columnas. Por ejemplo, si desea-
mos modificar el ancho de todas las columnas de la hoja, utilizaremos el boton Seleccionar
todo y, despues, la orden Formato I Columna I Ancho....
Ejercicio 1
En una hoja cualquiera de un nuevo libro de trabajo, prueba a modificar la anchura de las
columnas y la altura de las filas arrastrando directamente sobre las lneas que separan las
correspondientes etiquetas.
Haz que la anchura de la columna A tenga exactamente el valor 5 y que la altura de la fila 1
sea 25.
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Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
3. Formatos numericos
Los formatos numericos, accesibles en la ficha Numero del cuadro Formato de celdas
(vease figura 1), permiten cambiar la forma de visualizar valores numericos, controlando, por
ejemplo, cuantos decimales se muestran, si se utilizan separadores de miles o la inclusion de
caracteres indicativos de moneda o porcentajes. La barra de herramientas Formato cuenta
con botones para aplicar los formatos numericos mas habituales:
Otros formatos numericos interesantes son los de fecha (con multiples variantes segun como
se muestran los das, los meses mediante nombres o numeros, los anos con mas o menos
dgitos. . . ) y los de hora (hay diversos formatos horarios, tanto de 12 como de 24 horas).
As mismo, puede darse formato de texto a los numeros, para que se muestren tal como
se introducen y evitar que Excel los interprete de otra manera. Por ejemplo, si en una celda
tecleamos 2/3, Excel interpretara que es una fecha (2 de marzo del ano actual). Si lo que
se desea es mostrar exactamente 2/3, bastara aplicar a la celda el formato de texto y luego
teclear el contenido 2/3. Otra manera de introducir numeros como texto es teclear una comilla
simple delante: 2/3.
Ejercicio 2
Introduce en A7 el dato 0,0125 y aplcale formato porcentual. A continuacion, ve anadiendo
decimales para visualizar sucesivamente 1,3 %, 1,25 % y 1,250 % (observa el redondeo
que se lleva a cabo durante la visualizacion).
4. Opciones de alineacion
En principio, Excel aplica a todas las celdas lo que denomina alineacion general, esto es, los
valores numericos se muestran alineados a la derecha en sus correspondientes celdas y los
textos, a la izquierda.
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Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
La forma mas facil de variar la alineacion es mediante los siguientes botones de la barra de
herramientas Formato:
Con ellos se puede ajustar la visualizacion del correspondiente valor a la izquierda de la celda,
en el centro, a la derecha, o en el centro de varias columnas seleccionadas, respectivamente.
En este ultimo caso, se realizara la combinacion de las celdas seleccionadas, como si fueran
una sola, antes de centrar la visualizacion en la gran celda resultante. Para otros tipos de
alineaciones, puede utilizarse la ficha Alineacion del cuadro de dialogo Formato de celdas
(vease figura 2). En este cuadro, encontraremos varios grupos de opciones:
El primero se corresponde con la alineacion del texto propiamente dicha. Dentro de este
grupo podemos determinar la alineacion tanto horizontal como vertical. En la alinea-
cion horizontal, estan disponibles las opciones mas comunes, como son alineacion a la
izquierda, a la derecha, centrada, justificada. . . y tambien existe la opcion de rellenar,
con la cual el valor de la celda se muestra repetidamente hasta ocuparla completamente.
Otro grupo de opciones corresponde a la orientacion del texto. Esta puede determinarse
escribiendo directamente los grados de inclinacion respecto de la horizontal, o bien
pulsando con el raton en los cuadros que aparecen encima. Mediante estos podremos
escribir en vertical, o bien con una inclinacion determinada.
Tambien existen opciones denominadas de control del texto, tales como Ajustar texto
a la celda, de forma que lo escrito no ocupara celdas vecinas, sino que se dividira en
4
Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
varias lneas en caso de que sea necesario; Reducir hasta ajustar, con lo que se re-
ducira el tamano de la fuente hasta que todo quepa en la celda; y tambien Combinar
celdas, lo que juntara varias en una sola.
Ejercicio 3
Introduce Hola en B1 y prueba las alineaciones izquierda, derecha y centrada.
Cambia la alineacion de manera que el texto aparezca escrito en vertical, pero sin inclinar
ningun caracter. Despues, utiliza el borde inferior de la etiqueta de la fila 1 para cambiar la
altura de esa fila y conseguir que se vea todo el texto introducido.
El tipo de letra (o fuente) de un texto, el tamano de esa fuente y si el texto esta en negrita,
en cursiva o subrayado son opciones de formato que pueden determinarse desde la barra de
herramientas Formato:
Esto permite cambiar el aspecto con el que se visualizan los valores de las celdas selecciona-
das, incluso si su valor es numerico.
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Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Por otra parte, la ficha Fuente del cuadro de dialogo Formato de celdas (vease figura 3)
contiene todas las opciones de formato aplicables a los caracteres. La opcion de formato
elegida se aplicara al contenido de las celdas previamente seleccionadas. En las celdas cuyo
contenido es texto, pueden seleccionarse los caracteres individuales y aplicarles formatos
diferentes. Basta con editar el contenido de la celda e ir aplicando los formatos a los grupos
de caracteres seleccionados.
Ejercicio 4
Cambia el formato de tu nombre y apellidos (celda A1) para que las iniciales aparezcan
con un tamano de letra mayor y en negrita. Luego, haz doble clic en el borde derecho de la
etiqueta de la columna A. Que sucede?
En la celda A6, introduce como texto la ecuacion fundamental del interes compuesto,
VF=VA(1+i)n, y aplcale las opciones de formato necesarias para que la ene se muestre
como exponente y todos los nombres de variable aparezcan en cursiva: VF =VA(1+i)n . Fi-
nalmente, aplcale un tamano de fuente 24 a la celda.
6. Bordes y colores
Otra posibilidad para dar vistosidad a las hojas es emplear distintos colores y bordes de
diferentes tipos y grosores en las celdas. La barra de herramientas Formato muestra tres
botones con lista desplegable (Bordes, Color de relleno y Color de fuente) con los que
6
Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
se pueden aplicar distintos tipos de bordes a las celdas, as como modificar los colores del
fondo y de los caracteres de las celdas seleccionadas:
Nuevamente, el cuadro de dialogo Formato de celdas ofrece todas las posibilidades de los
botones anteriores junto con muchas otras en sus fichas Bordes (vease figura 4), Tramas y
Fuente.
No deben confundirse los bordes con las lneas de division que por defecto se muestran alre-
dedor de las celdas. Que estas guas visuales se muestren o no es algo que se controla desde la
ficha Ver del cuadro de dialogo al que se accede a traves de Herramientas I Opciones...;
que se muestren o no al imprimir la hoja puede controlarse independientemente de lo anterior
mediante Archivo I Configurar pagina..., ficha Hoja.
Ejercicio 5
Prueba a colocar diferentes bordes a las celdas utilizando el correspondiente boton. Por
ejemplo, dota a C3 de un borde inferior, a D3 de uno inferior doble, recuadra E3, haz que
F3 solo tenga un borde superior. . .
Despues, desactiva la visualizacion de las lneas de division y comprueba que los bordes
siguen siendo visibles.
Cambia los colores de la celda A1, de manera que aparezca con letras azules sobre fondo
amarillo.
7. Copiar formato
Si en lugar de hacer un clic en el boton se hace doble clic, el cursor se mantendra en forma
de pincel y se podra ir aplicando a distintas zonas el formato copiado, hasta desactivarlo con
un nuevo clic sobre el mismo boton o bien con la tecla ESC.
Ejercicio 6
Copia el formato de la celda A1 a las celdas B1 y A5 y hazlo accediendo a A1 una unica
vez.
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Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
8. Autoformato
El boton Opciones... del cuadro de dialogo Autoformato permite elegir una plantilla pre-
definida pero desactivando alguna de las opciones de formato que incluye (por ejemplo, para
que se aplique la plantilla pero sin cambiar los tipos de letras ya utilizados en las celdas del
rango seleccionado).
Ejercicio 7
Vuelve a abrir el libro balance.xls que modificaste en la practica anterior. Observa que en
su hoja Resultados 2005 podemos identificar dos tablas de datos: la de ingresos (rango
B4:E7) y la de gastos (G4:J8).
Considera que otros cambios de formato deberas aplicar a la hoja para que toda ella tu-
viera un aspecto armonioso. Cuando consideres que ya has conseguido un aspecto global
satisfactorio, guarda y cierra.
Ejercicio 8
Crea en tu carpeta Practicas Excel un nuevo libro de trabajo ventas.xls que contenga
una unica hoja, Cuatrimestre 1. Debes aplicar los formatos necesarios para que tu hoja de
calculo tenga el mayor parecido posible con la que se muestra en la figura 5. Para conse-
guirlo, has de hacer lo siguiente:
8
Practica 2: Formato en hojas de Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 9
Repasa las hojas de calculo de la practica anterior y aplcales los formatos que creas mas
adecuados para mejorar su aspecto y legibilidad.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
3
Formulacion basica en Excel
1. Introduccion
Las formulas son un componente fundamental de las hojas de calculo, ya que especifican
como se calculan los valores de determinadas celdas a partir de los valores de otras. Rela-
cionando mediante formulas unas celdas con otras, pueden construirse hojas de calculo que
resuelvan problemas concretos de interes, de tal modo que a partir de sus datos iniciales se
obtengan automaticamente los correspondientes resultados.
Merece la pena recordar que las formulas siempre empiezan en Excel con el signo igual (=) y
que al signo igual ha de seguirle una expresion, donde pueden aparecer numeros, referencias
a celdas, operadores, funciones y parentesis.
En realidad, las formulas de Excel son capaces de tratar no solo con valores numericos, sino
tambien con texto y con valores logicos. As, una expresion muy sencilla podra consistir,
simplemente, en un numero (por ejemplo, 18,5), un texto (por ejemplo, "Ventas"), un valor
logico (solo dos posibilidades: VERDADERO o FALSO) o una referencia (por ejemplo,
$C$2).
Por otra parte, combinando expresiones mediante operadores (posiblemente con la ayuda de
parentesis) y funciones, pueden construirse otras expresiones mas complejas. Por ejemplo,
las expresiones 18,5 y $C$2 pueden combinarse, utilizando el operador *, para formar la
expresion 18,5*$C$2. Esta expresion, a su vez, puede combinarse con el rango D$5:D$10,
utilizando la funcion SUMA, para obtener SUMA(18,5*$C$2;D$5:D$10).
En esta practica y las dos siguientes vamos a profundizar mas en el diseno y en la reutiliza-
cion de formulas. Empezaremos tratando precisamente este segundo aspecto: como escribir
una formula en una celda de modo que para realizar en otras celdas calculos analogos sea su-
ficiente con escribir la formula una sola vez y luego replicarla automaticamente en las celdas
restantes. Como replicar es algo que ya se vio en una practica anterior; en esta veremos como
escribir correctamente referencias a celdas para que las formulas replicadas se comporten
correctamente.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
operadores mas importantes que pueden utilizarse en Excel, lo que supondra empezar a
profundizar en sus capacidades de calculo a la hora de disenar formulas. Continuaremos
explorando estas capacidades en las practicas siguientes, en las que trataremos las principales
funciones disponibles y consideraremos la posibilidad de que una formula produzca alguno
de los diferentes valores de error contemplados por Excel (por ejemplo, para el caso en el
que obtener el valor de la formula obligara a dividir entre cero).
2. Referencias
Cuando el contenido de una celda es una formula como =3*A3, decimos que en ella se hace
referencia a la celda A3. La eleccion de tipos de referencia adecuados (referencias relativas,
absolutas o mixtas) permitira, generalmente, reutilizar unas mismas formulas en diferentes
celdas sin tener que modificarlas manualmente.
Las referencias relativas se refieren a una celda por su posicion relativa respecto a la celda
donde se utiliza la referencia. As, una referencia A4 en la celda B6 debe entenderse como
una referencia a la celda que esta dos filas por encima y una columna a la izquierda de la
celda desde donde se hace la referencia. Por eso, al replicar esa misma referencia en C7, se
mostrara como B5 (porque seguira significando, como antes, dos filas por encima y una
columna a la izquierda).
Las referencias absolutas son las que se refieren a una celda por su posicion absoluta dentro
de la hoja de calculo. As, una referencia $A$4 en la celda B6 (o en cualquier otra celda)
debe entenderse como una referencia a la celda A4. Por eso, al replicar esa referencia en C7,
se seguira mostrando como $A$4.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Siempre que hemos tenido que expresar un rango (es decir, un conjunto rectangular de cel-
das), lo hemos hecho especificando su celda superior izquierda y su celda inferior derecha
(dos esquinas diagonalmente opuestas) con un caracter dos puntos separando ambas especi-
ficaciones.
As pues, en una referencia a rango intervienen, en principio, dos referencias a celda, cada
una de las cuales puede ser relativa, absoluta o mixta independientemente del tipo de la otra.
Por ejemplo, $A$1:$A7 es una referencia a rango correcta en la que una esquina del rango
ha quedado especificada de forma absoluta pero para la otra se ha utilizado una referencia
mixta con columna absoluta y fila relativa.
Hemos visto cuatro tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y dos tipos diferentes de
mixtas. Para introducir una referencia a celda en una formula, no es necesario teclearla: con
el cursor en el punto de la formula donde se desea introducir la referencia, basta con hacer
clic sobre la celda que se quiere referenciar. Lo mismo es valido para rangos si, en vez de
hacer clic, se arrastra con el raton de una esquina a otra del rango. En cualquier caso, si el
tipo de referencia que se obtiene para una celda no es el que se quiere, bastara con pulsar F4
(a lo sumo tres veces) para obtener el tipo deseado.
Para hacer referencia a una celda que esta en una hoja de calculo diferente, hay que anteponer
a la referencia propia de la celda una indicacion de la hoja donde esta, seguida de un signo
de cierre de admiracion (!). Centrandonos en el caso en el que las dos celdas (la referenciada
y la que contiene la referencia) estan en el mismo libro de trabajo, la forma de indicar la
hoja de calculo de la celda referenciada es, simplemente, su nombre (que puede ser necesario
encerrar entre comillas simples si, por ejemplo, contiene algun espacio en blanco). As, si en
una celda de la hoja Resultados de un libro se desea hacer una referencia absoluta a la celda
F7 de la hoja Auxiliar, se debera escribir Auxiliar!$F$7.
En el caso de los rangos, basta con indicar la hoja una sola vez, es decir, Tablas!$A$1:$B$6
sera un ejemplo correcto de referencia absoluta al rango A1:B6 de la hoja Tablas.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 1
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas referencias.xls,
disponible en la web de la asignatura. Abre la copia conseguida y observa que se trata de
un libro de trabajo que contiene tres hojas de calculo. Haz que Mano de obra sea la hoja
activa, introduce en la celda C5 la formula =B5*$C$2 y replcala en el rango de celdas
C6:C8. Observa los resultados, comparando las replicas de la referencia relativa B5 con las
de la absoluta $C$2.
Introduce en D5 (y replica luego en D6:D8) una formula que calcule el resultado de incre-
mentar el importe de la correspondiente operacion con la aplicacion del IVA adecuado. La
formula ha de tomar el tipo de IVA de la celda C3 de la hoja Tipos IVA (vease figura 2).
Introduce en C10 (y replica luego en D10) una formula que utilice la funcion SUMA para
calcular el correspondiente importe total de las operaciones (sin IVA en C10, con el en
D10).
Finalmente, aplica las opciones de formato que necesites para que la hoja Mano de obra
presente el aspecto que se muestra en la figura 1.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 2
Haz ahora que la hoja activa sea Descuentos. Introduce en la celda C6 la formula
=C$5*(1-$B6) y replcala en el rango de celdas C6:G12. Observa los resultados, com-
parando las replicas de las dos referencias mixtas, C$5 (que en C6 significa en la misma
columna, en la fila 5) y $B6 (que en C6 significa en la columna B, en la misma fila).
Da al rango C6:G12 formato de moneda (euros con dos decimales) y comprueba, antes de
guardar el libro referencias.xls, que el aspecto de la hoja es el que se muestra en la figura 3.
2.7. Nombres
Otra forma de hacer referencia a una celda o rango en una formula es utilizando un nombre.
La ventaja de utilizar nombres en las formulas es que estas pueden ganar en legibilidad:
compara, por ejemplo, =A1*A2 con =pdoble*noches suponiendo que en A1 tenemos el
precio por noche de una habitacion doble de hotel y en A2 el numero de noches que vamos
a pasar en ella. En que version de la formula queda mas claro que estamos calculando el
importe total de nuestra estancia en el hotel? Del mismo modo, =SUMA(gastos) puede ser
preferible a =SUMA(J5:J7) en el contexto adecuado.
Generalmente, la forma mas rapida de asignar un nombre a una celda o rango consiste en
llevar a cabo la correspondiente seleccion, hacer clic en el cuadro de nombres (recuerda: a la
izquierda de la barra de formulas), teclear el nombre elegido (que no puede contener espacios
en blanco, como Tipo IVA, ni poder confundirse con una referencia, como A1) y, finalmente,
pulsar Enter. En los nombres, Excel no distingue entre mayusculas y minusculas.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 3
Vuelve a abrir el libro balance.xls de practicas anteriores y define los nombres necesarios
para poder sustituir las formulas del rango C10:C12 por estas:
=tingresos-tgastos.
=0,35*bbruto.
=bbruto-gravamen.
Tambien debes hacer lo necesario para poder sustituir la formula de la celda E7 por
=SUMA(ingresos) y la de J8 por =SUMA(gastos).
Ejercicio 4
Accede a la ayuda de Excel con F1 e intenta averiguar como puedes modificar nombres,
eliminarlos o definir un nombre para darle un valor constante, sin hacer referencia a celda
alguna.
Utiliza lo que hayas aprendido para cambiar el nombre de la celda C11 de la hoja de calculo
Resultados 2005: que no sea gravamen, sino importeISB (por Impuesto Sobre Benefi-
cios). As, la formula de C12 debera quedar como =bbruto-importeISB.
Tambien debes definir el nombre tipoISB para poder escribir la formula de C11 como
=tipoISB*bbruto.
3. Literales
Antes dijimos que en las formulas pueden aparecer textos como, por ejemplo, "Ventas" y
mas adelante veremos operadores y funciones capaces de realizar cierto tipo de calculos uti-
lizando textos, aunque el concepto pueda resultar extrano a priori (todo el mundo ve como
un calculo sumar dos numeros, pero juntar dos textos para formar otro mas largo tambien
es, en cierto modo, calcular un resultado). Sin embargo, en practicas anteriores ya utilizaste
textos, como el propio Ventas, pero sin utilizar comillas dobles como delimitadores. Cual
es la diferencia? En aquel caso, Ventas era todo el contenido de la celda y Excel lo reco-
noca sin mas como un texto formado por seis caracteres: uve mayuscula, e, ene, te, a y ese.
Dentro de una formula, sin embargo, si un elemento representa directamente a un texto, es
necesario marcarlo de algun modo para que Excel lo reconozca como tal y no lo confunda
con otra cosa, como por ejemplo el nombre de una celda. Lo que se hace es encerrar el texto
entre comillas dobles, pero esas comillas dobles no formaran parte del valor representado: la
formula ="Ventas" en una celda la dotara del mismo valor que si se le hubiera introducido,
simplemente, la constante Ventas.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
As pues, existen diferencias entre un dato constante que se introduce directamente en una
celda y como se puede representar dentro de una formula. Es a esto ultimo a lo que deno-
minaremos literal1 : a la representacion directa de un valor constante dentro de una formula.
As pues, 4 sera un literal numerico, pero no A1 (cuyo valor no es constante, sino que depende
del de una celda) ni 2+2 (cuyo valor es constante, pero que no esta representado directamente,
sino como resultado de una operacion).
En realidad, solo cuando tratamos con textos existen diferencias entre datos constantes y
literales: numeros y valores logicos se representan igual en ambos casos. Por lo que se refiere
a los textos, bastara con que recuerdes esto:
Fuera de una formula, los textos se escriben sin mas. Si utilizas comillas dobles, esas
comillas formaran parte del texto.
Dentro de una formula, los textos deben encerrarse entre comillas dobles para formar
los correspondientes literales.
Para formar un literal a partir de un texto que contenga comillas dobles, deberas dupli-
carlas antes de anadir las comillas delimitadoras.
Ejercicio 5
Intenta predecir los valores de celdas cuyos contenidos fueran los siguientes (los puntos fi-
nales no son parte de esos contenidos), teniendo en cuenta que algunos pueden ser erroneos:
Hola.
"Hola".
=Hola.
="Hola".
1:2035"59.
="1:2035"59".
="1:2035""59".
4. Operadores
Generalmente, un operador se utiliza para construir una expresion a partir de dos expresiones
de partida, a las que denominaremos operandos. La nueva expresion se forma escribiendo el
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Aunque en la ayuda de Excel lo encontraras simplemente como constante.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Se presentan a continuacion los principales operadores que ofrece Excel, agrupados en tres
categoras distintas: aritmeticos, de texto y de comparacion.
Los operadores aritmeticos especifican operaciones que dan lugar a un valor numerico a
partir de otros dos valores numericos o, en el caso de la negacion (cambio de signo) y en el
del porcentaje, a partir de un unico valor numerico. Los operadores aritmeticos se relacionan
en la siguiente tabla (se ha supuesto que el valor de la celda A1 es el numero siete):
El operador & especifica la concatenacion de dos textos, esto es, a partir de dos operandos
cuyo valor es texto, proporciona como resultado el texto que se obtiene al poner el valor del
segundo operando tras el del primero. En el ejemplo de la siguiente tabla se ha supuesto que
el valor de la celda A3 es el texto bollos:
En principio, la concatenacion solo tiene sentido cuando los valores de los operandos son tex-
tos, del mismo modo que los operadores aritmeticos solo son aplicables a valores numericos
(que sentido podra tener, por ejemplo, multiplicar dos textos?). Sin embargo, en algunas
ocasiones Excel lleva a cabo una conversion automatica de tipos que puede sernos de bas-
tante utilidad. Supongamos, por ejemplo, que en la celda B10 de una hoja de calculo se
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 6
Utiliza una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar y comprueba
que no tiene sentido multiplicar textos: introduce la formula ="dos"*"tres" y observa lo que
sucede.
Ejercicio 7
Utiliza una nueva hoja del libro de trabajo anterior para hacer otra prueba, una cuyo primer
paso consiste en introducir en la celda A1 la constante 1; en la celda A2, la constante 3; y
en la celda A3, la formula ="Resultado="&(A1+A2). Entiendes como evalua Excel esta
formula?
Los operadores de comparacion permiten, como su nombre indica, comparar dos valores
para decidir, por ejemplo, si son iguales, o si son distintos, o si es el primero mayor que el
segundo. . . El resultado de cada comparacion sera un valor logico, uno de los dos unicos
posibles: VERDADERO y FALSO.
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
Los operadores en Excel se muestran en la tabla siguiente de mayor a menor nivel de priori-
dad:
Operador Operacion
- Negacion
% Porcentaje
Exponenciacion
*y/ Multiplicacion y division
+y- Suma y resta
& Concatenacion
=, <, <=, >, >= y <> Comparaciones
Cuando en una expresion aparecen dos operadores que pertencen al mismo nivel, se da prefe-
rencia al que aparece a la izquierda en la expresion: es lo que se conoce como asociatividad
por la izquierda. Con parentesis se pueden forzar evaluaciones diferentes de las que Excel
llevara a cabo en ausencia de estos.
Ejercicio 8
En una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las
siguientes formulas en dos celdas distintas: =(2+3)*4 y =2+(3*4). En una tercera celda,
introduce la formula sin parentesis =2+3*4 y observa con que resultado anterior coincide.
Por que?
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Practica 3: Formulacion basica en Excel Universitat Jaume I
En cada caso, debes decir si en las expresiones sin parentesis Excel esta decidiendo el orden
de evaluacion haciendo uso de la asociatividad o si le basta con atender al diferente nivel de
prioridad de los operadores.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
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Principales funciones en Excel
1. Introduccion
Los operadores, vistos en la practica anterior, no son la unica forma en la podemos especi-
ficar calculos en las formulas de Excel; el programa ofrece, ademas, una amplia gama de
funciones que permiten manipular la informacion segun el siguiente mecanismo: la funcion
recibe informacion a traves de una serie de argumentos (los argumentos son a las funciones
lo que los operandos a los operadores) y, a partir de esa informacion, devuelve un resultado.
La forma de utilizar una funcion dentro de una formula es la siguiente: primero, se escribe el
nombre de la funcion; inmediatamente a continuacion (sin espacios en blanco intermedios),
una apertura de parentesis; al final, un cierre de parentesis; entre los parentesis, tantas expre-
siones (del tipo que convenga) como parametros requiera esa funcion, separadas entre s por
smbolos punto y coma (;). Cada funcion tiene su propia sintaxis, esto es, admite un cierto
numero de argumentos, cada uno de los cuales puede ser de cierto o ciertos tipos, pero no de
otros. Incluso hay funciones sin argumentos.
Observese que los argumentos son expresiones y, como tales, no es necesario que sean sim-
ples literales, sino que cada uno de ellos puede ser, por ejemplo, una referencia, el resultado
de una operacion o el de otra funcion (dando lugar a lo que se denomina anidamiento de
funciones).
A la hora de introducir una funcion en una formula, puede ser util emplear el asistente de fun-
ciones, ya que gua el proceso y facilita la incorporacion de los argumentos. Para emplearlo,
basta con estar situado en el punto de la formula en el que se quiere introducir la funcion y
seleccionar la orden Insertar I Funcion... o bien pulsar boton Insertar funcion1 , : se
llega as al cuadro de dialogo Insertar funcion que se muestra en la figura 1.
En esta practica y la siguiente veremos algunas funciones pertenecientes a las categoras que
consideramos de uso mas frecuente:
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Funciones estadsticas.
Funciones logicas.
Funciones de informacion.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Antes de abordar con mas detalle estas categoras, haremos una primera introduccion a las
que consideramos funciones mas destacadas: SUMA y similares y, por supuesto, la funcion
logica SI.
Hace tiempo que en ejercicios y ejemplos venimos utilizando la funcion SUMA, generalmen-
te en la forma SUMA(rango) para obtener la suma de los valores de todas las celdas conte-
nidas en el rango indicado. Se trata de una funcion de uso tan frecuente que tiene un boton
especfico para introducirla en una celda, el boton Autosuma, : si seleccionas una celda
y haces clic en ese boton, Excel iniciara la introduccion de una formula =SUMA(rango) y
te permitira seleccionar facilmente el correspondiente rango. Ademas, Excel suele formular
una hipotesis sobre que rango vas a querer sumar, pero es responsabilidad tuya comprobar
que se trata del rango correcto y, si no es as, modificarlo.
Ademas, la funcion SUMA es bastante flexible por lo que a sus argumentos se refiere: ad-
mite varios (separados, logicamente, por caracteres punto y coma) y cada argumento no es
necesario que sea un rango, sino que puede ser cualquier conjunto de celdas (incluso una
simple referencia a celda), un literal numerico o, en general, cualquier expresion numerica.
En cualquier caso, todos los valores numericos que reciba de los argumentos los sumara para
devolver su resultado.
Ejercicio 1
En una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a guardar, introduce las
constantes 1, 2, 3, 4, 5 y 6 en el rango A1:C2.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Edita la formula de C5 para convertir sus referencias en absolutas (haz uso de F4) y replica
la formula resultante en el rango D4:D6. Luego, sustituye PRODUCTO en las tres nuevas
replicas por MIN, PROMEDIO y MAX respectivamente.
Fjate en los resultados que obtiene cada formula. Son los que esperabas? Tambien lo son
si sustituyes el seis de C2 por un cero? Y si borras el contenido de C2?
Por su parte, la funcion SI es muy distinta y de una importancia tal que solo es posible
apreciarla a traves de la experiencia practica. Se puede decir que lo que ofrece SI es la
posibilidad de hacer una cosa u otra en funcion de una condicion. Por ejemplo, para aplicar
un 10 % de descuento a un cierto importe (supongamos que definido como nombre), una
formula adecuada sera =importe*(1-10 %); para aplicarle un 15 %, =importe*(1-15 %)...
y si aplicar un descuento u otro dependiera de cierta condicion, por ejemplo del propio
valor del importe? En casos como este, la funcion SI nos proporciona la potencia necesaria
para solucionar el problema. Supongamos que el descuento mayor, el del 15 %, solo se debe
aplicar a importes superiores a los 100 , es decir:
Cuando el importe sea mayor que 100 , querremos aplicar =importe*(1-15 %).
prueba logica. Debe ser una expresion que devuelva VERDADERO o FALSO. Es la
condicion de la que depende que el resultado devuelto se calcule evaluando el segun-
do argumento o evaluando el tercero. En el ejemplo, el argumento prueba logica es
importe>100.
Ejercicio 2
Queremos obtener una valoracion muy simple del precio de determinados productos,
de tal forma que si un producto cuesta menos de 15 , el resultado sea el texto
El producto es barato y, si cuesta eso o mas, el resultado sea El producto es caro.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
La formula puede teclearse directamente en la barra de formulas o bien haciendo uso del
asistente de funciones (vease figura 3).
Ejercicio 3
Podemos complicar el ejemplo anterior suponiendo que existen tres valoraciones posibles:
El producto es barato cuando su precio es menor que 15 , El producto es caro cuando
su precio es superior a 25 y El producto tiene un precio medio en otro caso, es decir,
cuando su precio esta entre 15 y 25 (ambos extremos incluidos). Para distinguir entre
las tres posibles valoraciones, deberemos anidar dos funciones SI, por ejemplo de la forma
siguiente:
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Para hacer esto, si estamos utilizando el asistente, cuando lleguemos a la casilla del ar-
gumento valor si falso, deberemos insertar otra funcion condicional SI. En general, para
insertar otra funcion, si la que se necesita es la que aparece en el cuadro de nombres, basta
con hacer clic en el; si es otra, puede hacerse clic en la flecha que esta a la derecha del
cuadro de nombres, lo que despliega una lista (vease figura 4) que nos permitira elegirla.
Modifica la formula de la celda B2 para que quede de la forma anterior y prueba a introducir
en la celda B1 precios de los tres tipos (menores que 15 , entre 15 y 25 y mayores que
25 ).
Da a la hoja sobre la que estes trabajando el nombre Valoraciones, elimina las restan-
tes hojas del libro y guarda el resultado obtenido, con nombre precios.xls, en la carpeta
Practicas Excel del escritorio.
A veces, utilizar solamente la funcion SI para distinguir entre los diferentes casos posibles
puede dar lugar a formulas innecesariamente largas. Imaginemos una hoja de calculo donde
una celda de nombre nota esta destinada a introducir la nota de un alumno en una prueba
(nota necesariamente comprendida entre 0 y 10) y en la que destinamos otra celda a com-
probar si la celda nota ha sido bien utilizada. En esta otra celda queremos que se muestre el
texto error en caso de que alguien introduzca una nota incorrecta, es decir, menor que 0 o
mayor que 10 (y, en caso contrario, no queremos que se muestre nada, lo que conseguiremos
haciendo que la celda tome como valor un texto sin ningun caracter, lo que se conoce como
cadena vaca). Con lo que hemos visto hasta ahora, podramos resolver el problema con la
formula siguiente, anidando dos funciones SI:
=SI(nota<0;"error";SI(nota>10;"error";"")).
Sin embargo, la frase con la que hemos distinguido los dos casos en la explicacion previa era
mas sencilla: habra error si el valor es demasido pequeno o demasiado grande; no lo habra en
caso contrario. Esto puede expresarse en Excel de forma bastante directa:
=SI(O(nota<0;nota>10);"error";"").
Otra forma de compactar la formula podra ser esta: la nota es correcta si es mayor o igual
que 0 y menor o igual que 10; erronea en caso contrario. Este mismo punto de vista podemos
expresarlo con la siguiente formula de Excel:
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
=SI(Y(nota>=0;nota<=10);"";"error").
La funcion Y devuelve VERDADERO solo si todos los valores logicos que recibe son
verdaderos; en caso contrario, devuelve FALSO.
La funcion O devuelve FALSO solo si todos los valores logicos que recibe son falsos;
en caso contrario, devuelve VERDADERO.
Ejercicio 4
Siguiendo con la hoja de los ejercicios 2 y 3, introduce en B3 una formula en la que solo se
utilice una vez la funcion SI y que, haciendo referencia a B1, unicamente distinga entre pro-
ductos con precios medios y productos con precios extremos (caros o baratos). La formula
debe empezar por ="El producto tiene un precio " y, utilizando SI, concatenar a ese texto
incompleto medio o extremo segun proceda.
El anidamiento de funciones SI del ejercicio anterior podra dar lugar a una formula extre-
madamente larga si hubiera que distinguir entre un numero elevado de tramos de precios. Por
ejemplo, supongamos los tramos siguientes:
Distinguir estos cinco casos requerira el anidamiento de cuatro funciones SI pero, afortuna-
damente, hay alternativas mejores. Supongamos la siguiente tabla en el rango D1:E5:
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
D E
1 0 muy barato
2 6 barato
3 15 medio
4 25 caro
5 60 muy caro
Sucede que esta compacta formula basta para obtener un texto que valore el precio introdu-
cido en B1 distinguiendo entre los cinco tramos antes mencionados. Esto es as porque la
funcion BUSCAR puede admitir tres argumentos e interpretarlos como sigue:
valor buscado. Es el valor que ha de buscarse en el segundo argumento (un vector) para
determinar que elemento del tercero (otro vector) debe devolverse como resultado. En
el ejemplo anterior, el argumento valor buscado es B1.
vector de comparacion. Debe ser un rango unidimensional (es decir, que solo contenga
una columna o solo una fila) cuyos valores esten ordenados de forma creciente. El
valor del primer argumento se busca aqu para determinar que elemento del vector
(el primero, el segundo, el tercero. . . ) coincide con el, donde se entiende que un
elemento del vector coincide si su valor es menor o igual que valor buscado y, de
existir elemento siguiente, el valor de este es mayor que valor buscado. En el ejemplo,
el argumento vector de comparacion es D1:D5.
vector resultado. Tambien debe ser un rango unidimensional, y con el mismo numero
de elementos que el segundo argumento. Si valor buscado coincide con el primer
elemento de vector de comparacion, BUSCAR devuelve como resultado el valor
del primer elemento de vector resultado; si coincide con el segundo, devuelve el se-
gundo de este tercer argumento; y as sucesivamente. En el ejemplo, el argumento
vector resultado es E1:E5.
Entonces, como se evaluara la formula anterior si el valor de B1 es, por ejemplo, 12? La
funcion BUSCAR intentara encontrar un elemento que coincida con 12 en el vector formado
por los valores siguientes: 0, 6, 15, 25 y 60. Empezara con el primero: 0 coincide con 12?
No porque, aunque 0 es menor o igual que 12, el elemento que sigue a 0 es 6, que no es
mayor que el valor buscado. As que BUSCAR probara con el segundo elemento: es 6
quien coincide con el 12 buscado? Pues s, porque 6 es menor o igual que 12 y, ademas,
el elemento que le sigue, 15, ya es mayor que el valor buscado. Una vez que BUSCAR
haya encontrado lo que buscaba en el segundo elemento de D1:D5, lo que devolvera como
resultado sera el valor del segundo elemento de E1:E5, es decir, el texto barato. Finalmente,
barato se concatenara tras el valor del primer operando de & para dar lugar al resultado final
de la formula, El producto tiene un precio barato.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 5
Siguiendo con la hoja del ejercicio anterior, introduce en B5 la formula
e introduce en D5:F6 los textos y numeros que necesites para que la nueva formula calcule
los mismos resultados que la de la celda B4, al menos para valores numericos no negativos
de B1.
Que sucede si se introduce la constante -1 en B1? Una vez hecha la comprobacion, intro-
duce un precio valido en B1 y guarda y cierra el libro precios.xls.
Ejercicio 6
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas notas.xls, dispo-
nible en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de trabajo
que contiene una hoja de calculo, XXX.
Da a la hoja XXX el nombre Notas Junio 2008 y observa en la figura 5 el tipo de hoja de
calculo que pretendemos que acabe siendo: una hoja que nos permita aplicar automatica-
mente a los resultados obtenidos por un grupo de alumnos unos ciertos criterios de evalua-
cion2 . La asignatura considerada se divide en tres partes, Web, Excel y Access, para las
que no se siguen exactamente los mismos metodos de evaluacion:
La hoja Notas Junio 2008 vas a ir completandola en ejercicios posteriores. Mientras sigas
modificandola, no olvides ir guardando los cambios periodicamente.
Ejercicio 7
Introduce en la celda K11 de Notas Junio 2008 una formula que determine cuantas celdas
del rango D11:F11 contienen una letra equis y hazlo utilizando referencias relativas para
que, al replicar la formula en K12:K20, cada replica cuente las equis en las correspondientes
tres celdas de su misma fila.
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El ejercicio se basa en como se evaluaba realmente una asignatura de contenido informatico para estudiantes
de Turismo en el curso 2007/2008.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Una vez conseguido lo anterior, modifica la formula de K11 para que multiplique por el
valor de C3 el numero de equis encontradas. Hazlo de tal modo que, al replicar la formula
en K12:K20, todas las replicas hagan referencia a la misma celda C3.
Date cuenta de lo que estas calculando: asumiendo que cada fila de la 11 a la 20 corresponde
a un alumno, que cada columna de la D a la F corresponde a una extension voluntaria
sobre el trabajo obligatorio de la asignatura y que una equis significa que el correspondiente
alumno ha conseguido el apto en la correspondiente extension, las formulas de la columna K
determinan los puntos extras que cada alumno merece por las extensiones que ha llevado a
cabo.
Contar celdas que cumplan una determinada condicion es una necesidad frecuente en el di-
seno de hojas de calculo, as que Excel ofrece algunas funciones con el objeto de facili-
tar esa cuenta. Por ejemplo, podemos pasar rangos de celdas a las funciones CONTAR3 y
CONTARA: la primera contara valores numericos; la segunda, celdas no vacas (aunque al-
gunas puedan tener por valor la cadena vaca). Una funcion mas flexible es CONTAR.SI:
recibe un argumento rango y otro criterio y cuenta cuantas celdas del rango cumplen el
criterio especificado. Por ejemplo, la expresion
SI(D11="x";1;0)+SI(E11="x";1;0)+SI(F11="x";1;0)
Ejercicio 8
En la hoja Notas Junio 2008, simplifica la formula del rango K11:K20 haciendo uso de la
funcion CONTAR.SI.
Despues, complcala para hacer que tenga en cuenta lo siguiente: los alumnos con premio
en el trabajo (vease la columna G) deben ver su nota extra incrementada en el valor del
premio, que debe tomarse de la celda C4. Obviamente, no se trata de que modifiques solo las
formulas de los alumnos con una equis en la columna G, sino de que escribas una formula
lo suficientemente general como para introducirla en K11, replicarla en K12:K20 y que
funcione correctamente en todos los casos.
Ejercicio 9
Utiliza la ayuda de Excel para buscar la documentacion especfica (con sintaxis, observacio-
nes y ejemplos) de la funcion CONTAR.SI, informate all sobre otros usos de esta funcion
que no hayamos comentado anteriormente y observa que no es necesario incluir un opera-
dor de comparacion dentro del valor del argumento criterio si la comparacion que se quiere
llevar a cabo es de igualdad.
Aprovecha tambien para buscar informacion sobre la funcion REDONDEAR, que tendras
que utilizar mas adelante en Notas Junio 2008.
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En la version de Excel de las aulas, la funcion CONTAR ha sido extranamente traducida como COMPT.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Figura 5: Aspecto final de la hoja Notas Junio 2008 tras el ejercicio 17.
Ejercicio 10
Introduce en la celda J11 de Notas Junio 2008 una formula que calcule la media aritmetica
de los valores de las celdas H11 e I11 y hazlo de forma que, al replicar la formula en
J12:J20, cada replica promedie las notas del correspondiente alumno en sus dos pruebas de
examen, calculando as su nota global de examen. No debe preocuparte que a los alumnos
sin notas en las pruebas (no presentados) se les calcule un cero en el examen: sera mas
adelante cuando distingamos entre suspensos y no presentados.
Ademas, introduce en L11 (y replica luego en L12:L20) una formula que calcule para cada
alumno la suma de sus notas de examen (columna J) y extra (columna K).
Ejercicio 11
Observa en la figura 5 que los datos iniciales para Notas Junio 2008 aparecen en azul
(letras iniciales de los alumnos y sus resultados en trabajos y pruebas de examen, parame-
tros del metodo de evaluacion de la asignatura y correspondencias entre notas numericas y
calificaciones textuales) y los calculos intermedios, en gris. Por su parte, los resultados fi-
nales aparecen en negro en los rangos O11:Q20 (calificaciones definitivas de los alumnos),
C22:I22, Q3:Q8 y R3:R7 (algunas estadsticas).
Cuando, tras llevar a cabo nuevos ejercicios de formulacion sobre la hoja, la tengas termi-
nada, debera presentar el mismo aspecto que muestra la figura 5; es decision tuya si vas
introduciendo las necesarias opciones de formato gradualmente, mientras completas la hoja
con nuevas formulas, o si le aplicas ahora todo el formato que la hoja necesita.
11
Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 12
Dota a la hoja Notas Junio 2008 de las formulas necesarias para calcular las estadsticas
que se muestran en el rango C22:I22: en C22 se muestra cuantos alumnos tienen apto
el trabajo obligatorio; en D22:F22, cuantos tienen apta cada extension; en G22, cuantos
premios a las mejores webs se han concedido; en H22:I22, la nota media de cada una de
las dos pruebas de examen. Observa que solo has de introducir dos formulas diferentes y
replicarlas adecuadamente.
Ejercicio 13
Dota ahora a la hoja Notas Junio 2008 de las formulas necesarias para completar sus
calculos intermedios. En este ejercicio, de nuevo, solo son dos las formulas que has de
introducir por separado y luego replicar:
La formula del rango M11:M20 debe comprobar, para cada alumno, si los resultados
obtenidos por este le van a permitir aprobar (en cuyo caso, el valor devuelto debe ser
el texto x) o no (cadena vaca). Para poder aprobar, el alumno necesita pasar todos
estos filtros:
La formula del rango N11:N20 debe determinar, para cada alumno, si este se ha
presentado o no al examen. Para ello, comprobara si se le han introducido o no notas
en las columnas H (prueba de Excel) e I (prueba de Access) y, consecuentemente,
devolvera x o la cadena vaca.
Ejercicio 14
De las tres formulas del rango O11:Q20 de calificaciones definitivas de los alumnos, em-
pezaremos por la mas facil: introduce en Q11 (y replica luego en Q12:Q20) una formula
que, simplemente, tome el mismo valor que la celda que esta en la misma fila, pero en la
columna B. Con ello conseguiremos mostrar en Q las mismas iniciales de alumnos que
en B. Entonces, por que no nos hemos limitado a replicar el contenido de B11:B20 en
Q11:Q20? Que diferencia hay entre replicar un rango en otro y lo que hemos hecho?
Ejercicio 15
La formula de O11:O20 debe, para los alumnos aprobados, calcular su nota numerica defi-
nitiva; para los demas, debe devolver un texto formado por tres guiones. Consideramos que
un alumno esta aprobado solo si se ha presentado y cumple los mnimos. Respecto a la nota
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
que ha de calcularse para los aprobados, hay que partir de la suma de notas de la columna L
y considerar dos circunstancias especiales: la nota no puede ser mayor que 10 y ha de darse
redondeada a un decimal.
Para truncar a 10 las notas que sean mayores, puede utilizarse, logicamente, una funcion SI;
sin embargo, la formula queda mas compacta (y en cierto modo mas legible) si en su lugar
se hace un uso inteligente de MIN.
Por lo que se refiere al redondeo, observese que no solo se esta pidiendo que el formato
numerico sea de un decimal, sino que el valor calculado en esas celdas no podra ser, por
ejemplo, 7,25. Si no entiendes la diferencia entre el formato numerico y el uso de la funcion
REDONDEAR, pregunta a tu profesor.
Ejercicio 16
La formula de P11:P20 debe asignar una calificacion textual a cada alumno, teniendo en
cuenta no solo los resultados de este, sino tambien los datos iniciales del problema marcados
con color azul en la tabla del O2:P7, esto es, la formula ha de ser tal que tenga en cuenta
la posibilidad, por ejemplo, de que en P3:P7 se cambie el idioma en el que se expresan las
calificaciones o de que, por un cambio de normativa, el liston del sobresaliente se rebaje de 9
a 8,5 simplemente introduciendo la constante 8,5 en O7. Una posible formula que cumple
los requisitos exigidos es una que utiliza dos veces la funcion SI y una vez la funcion
BUSCAR, y que no incluye literales como 7 o "Suspenso". De hecho, puedes considerar
que en esta formula se te prohbe utilizar cualquier literal que no sea "" o "x".
Ejercicio 17
Para dejar tu hoja Notas Junio 2008 como la que se te muestra en la figura 5 ya solo te fal-
tan, aparte de las opciones de formato que todava no hayas aplicado, unas pocas formulas,
concretamente tres:
Cada replica de la formula del Q3:Q7 debe contar cuantos alumnos han obtenido una
calificacion igual que la que aparece en la celda inmediatamente a la izquierda de la
replica.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
SUMA.CUADRADOS hace lo que su nombre indica: cada valor recibido lo eleva al cua-
drado antes de sumar entre s todos los cuadrados resultantes y devolver el total acumulado.
Otra funcion similar es SUMAR.SI: en este caso, cabe especificar un rango y un criterio que
aplicar sobre las celdas del rango, como en el caso de CONTAR.SI, pero esta vez no para
contar las celdas seleccionadas por el criterio, sino para sumar sus valores; ademas, en vez
de sumar las celdas seleccionadas del primer argumento, pueden sumarse las que ocupan las
mismas posiciones relativas pero en un tercer argumento, rango suma, lo que proporciona
mayor utilidad a la funcion. Observese que, aunque no sea posible expresarlos directamente,
algunos criterios compuestos pueden aplicarse de forma indirecta; por ejemplo, para obtener
la suma de todos los valores mayores o iguales que 10 y menores que 30 del rango A1:E5,
puede utilizarse la formula siguiente:
=SUMAR.SI(A1:E5;"<30")-SUMAR.SI(A1:E5;"<10").
Ejercicio 18
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas analisis.xls, dis-
ponible en nuestra web. Abre la copia conseguida y observa que se trata de un libro de
trabajo que solo contiene una hoja de calculo, Octubre 2007. La hoja recoge los datos de
unos viajes facturados a clientes y es capaz de realizar un par de tipos de analisis:
Calcular en E14 el importe medio facturado por viajes al destino que se introduzca
en D14 (nombre de la celda: eldestino).
Calcular en E16 el importe medio facturado a clientes con edades comprendidas en-
tre las introducidas en D16 (nombre: edadmin) y D17 (nombre: edadmax), ambas
incluidas.
Despues, elimina estas dos columnas y sustituye las formulas en E14 y E16 para que las
nuevas calculen por s solas los mismos resultados que se calculaban antes. Utiliza para
ello las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI y los nombres ya definidos en el libro de
trabajo, entre los que se encuentran los de los rangos redades, rdestinos y rimportes. Ten
en cuenta que necesitaras construir algunos criterios concatenando literales que representan
operadores de comparacion con nombres de celdas.
Otras funciones matematicas admiten un unico argumento numerico y calculan su raz cua-
drada (RAIZ), su factorial (FACT), el resultado de elevar e a ese numero (EXP), su logaritmo
en base e (LN) o base diez (LOG10). . . Y tambien es posible expresar la base en la que se
desea el logaritmo mediante un segundo argumento: LOG(numero;base).
Se le puede quitar el signo a un valor numerico con ABS, o quitarle decimales, segun diferen-
tes criterios, con ENTERO, TRUNCAR, REDONDEAR y similares. Y tambien se dispone
de SIGNO para obtener 1, 0 o +1 segun el argumento sea negativo, nulo o positivo.
14
Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
En cualquier caso, antes de hacer uso de cualquier funcion que no utilices habitualmente, lee
su correspondiente documentacion, bien accediendo directamente a la ayuda con F1, bien a
traves del enlace Ayuda sobre esta funcion que ofrece el asistente de funciones.
Hemos dejado para el final del repaso a esta categora de funciones una bastante singular:
ALEATORIO. Se trata de una funcion sin argumentos y que devuelve un numero aleato-
rio mayor o igual que 0 y menor que 1 utilizando para ello una distribucion de proba-
bilidad uniforme, esto es, todos los numeros posibles son igual de probables. La funcion
puede utilizarse para generar numeros aleatorios en otros intervalos; por ejemplo, si he-
mos asignado nombres linf y lsup a los lmites inferior y superior del intervalo donde que-
remos generar uniformemente nuestros numeros aleatorios, podremos utilizar la formula
=linf+(lsup-linf)*ALEATORIO() para generarlos. Por otra parte, si queremos numeros aleato-
rios enteros en el intervalo de lmites tambien enteros linf y lsup, ambos incluidos, la formula
adecuada sera esta otra: =linf+ENTERO((lsup-linf+1)*ALEATORIO()). Finalmente, pue-
den simularse distribuciones arbitrarias con un numero finito de casos combinando las fun-
ciones ALEATORIO y SI. Es resenable que el uso de la funcion ALEATORIO presenta un
problema adicional: cuando se recalcula? Las formulas vistas antes de presentar esta funcion
calculaban un valor que solo dependa de los valores de otras celdas y, por lo tanto, Excel
poda gestionar por s mismo recalcularlas unicamente cuando cambiara el valor de alguna de
esas otras celdas; sin embargo, puede tener sentido pedirle explcitamente a Excel que vuel-
va a evaluar formulas donde intervenga ALEATORIO sin que previamente haya cambiado el
valor de ninguna otra celda. Esta peticion puede hacerse, simplemente, pulsando la tecla F9.
Ejercicio 19
Utiliza quince replicas de la formula
para crear un nuevo libro quinielas.xls con una unica hoja Simple que, cada vez que pul-
semos F9, genere una nueva quiniela.
Pruebala y observa que el uno tiene una probabilidad del 60 %; la equis, el 20 % (es decir,
el 50 % del 40 % restante); y el dos, el otro 20 %.
Sabras hacer que las probabilidades de unos y equis hubiera que introducirlas como datos
de entrada y que la de los doses se mostrara automaticamente? Date cuenta de que la proba-
bilidad de las equis interviene en la formula principal de la hoja de una forma algo indirecta:
por ejemplo, aunque antes la probabilidad era del 20 %, en la correspondiente condicion no
apareca ningun 20 %, sino un 50 %.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 20
Anade a la unica hoja del libro analisis.xls la capacidad de realizar un sorteo entre los
clientes de modo que cada cliente tenga una probabilidad proporcional a la cantidad que le
haya sido facturada. El aspecto final de la hoja ha de ser el que se muestra en la figura 6.
Basicamente, la logica de las nuevas formulas ha de ser la siguiente:
En el rango I3:I13 deben aparecer los lmites de los numeros de los boletos asigna-
dos a cada cliente: en I3 introducimos un cero y en I4:I13, una formula que vaya acu-
mulando los importes facturados a los diferentes clientes. Por ejemplo, Laura Donate
tendra los boletos del 870 (incluido) al 1 020 (no incluido) ya que 870 era el primer
boleto que ya no le corresponda a Mara Cuevas y a Laura le corresponden 150 bo-
letos por su gasto de 150 : 870 mas 150, 1 020, que es a su vez el primer boleto de
Jon Arribas.
La formula del rango H3:H12 debe servir, simplemente, para mostrar que porcentaje
de la facturacion total (y, por tanto, que probabilidad en el sorteo) corresponde a cada
cliente.
Utiliza repetidamente F9 y comprueba que el premio debe recaer en Javier Aragon aproxi-
madamente un tercio de las veces.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
4. Funciones estadsticas
De la gran cantidad de funciones estadsticas que ofrece Excel, las que vamos a repasar
pertenecen basicamente a dos tipos distintos. Unas sirven para contar cuantas celdas o valores
cumplen una determinda condicion, como CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO y
CONTAR.SI, y casi todas las hemos presentado ya previamente: CONTAR cuenta valores
numericos; CONTARA, celdas no vacas; CONTAR.SI permite especificar como segundo
argumento el criterio para incluir o no en la cuenta las celdas del rango pasado como primer
argumento. Por su parte, CONTAR.BLANCO incluye en su cuenta tanto celdas vacas (sin
contenido) como celdas cuyo valor es la cadena vaca. Esto quiere decir que una celda cuyo
contenido fuera, por ejemplo, la formula ="", sera contada tanto por CONTARA (la celda
no esta vaca, ya que contiene una formula) como por CONTAR.BLANCO (el valor que la
formula da a la celda es la cadena vaca). Y lo mismo sucedera, por ejemplo, con la formula
=SI(A1>3;"Mucho";"") si el valor de A1 es tres.
Las otras funciones que vamos a repasar dentro de esta categora se emplean (como las ya
vistas MAX, MIN y PROMEDIO) para obtener informacion estadstica a partir de un con-
junto de valores numericos, valores generalmente contenidos en uno o varios rangos pasados
como argumentos. Aparte de PROMEDIO (media), Excel permite obtener otros estadsticos
de posicion como la MODA (valor mas frecuente) y la MEDIANA (valor que ocupara la
posicion central si se ordenasen todos los valores). Y tambien permite obtener estadsticos de
dispersion como la varianza (media aritmetica de los cuadrados de las desviaciones respecto
de la media) y la desviacion tpica (raz de la varianza) mediante VARP y DESVESTP.
Ejercicio 21
En el rango A1:A8 de una hoja de calculo nueva de un libro de trabajo que no vayas a
guardar, introduce en cualquier orden tres constantes 1, dos 2, dos 3 y una constante 1000.
Luego, introduce en E2:E4 tres formulas que calculen media, mediana y moda de ese con-
junto de ocho valores numericos.
Como cambiaran los estadsticos calculados si sustituyes un uno por un cero y otro uno
por un tres? Compruebalo.
Ahora vamos a calcular en B11 la varianza de los valores en A1:A8 como si Excel no
pudiera hacerlo directamente: introduce en B1:B8 una formula cuyas replicas calculen las
respectivas diferencias, en valor absoluto, de los valores de A1:A8 con la media calculada
en E2; introduce en A9 una formula que cuente que en A1:A8 hay ocho valores numericos;
e introduce en B11 una formula que divida entre el valor de A9 la suma de los cuadrados
de las diferencias en A1:A8.
Obten en B12 la raz cuadrada de B11, es decir, la desviacion tpica de los valores en A1:A8.
Ahora, obten en C11:C12 los mismos estadsticos que en B11:B12, pero directamente a
partir de A1:A8 utilizando las funciones adecuadas.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
A B C D E F G H
Despues, introduce en D11 una formula similar a la de B11, pero donde se divida entre
(A9-1) en vez de entre A9, e introduce en D12 una que calcule la raz cuadrada de D11.
Finalmente, comprueba en E11:E12 que las estimaciones hechas en D11:D12 pueden ob-
tenerse directamente aplicando a A1:A8 las funciones VAR y DESVEST.
Ejercicio 22
En una competicion de gimnasia se puntua a los participantes de la siguiente forma: ca-
da uno de los cinco jueces otorga una puntuacion de 0 a 10, de estas cinco puntuaciones
se eliminan la mayor y la menor y se obtiene como puntuacion final la media de las tres
restantes.
Debes crear una hoja de calculo que obtenga la puntuacion de tres participantes. Para ello,
comienza creando en tu carpeta Practicas Excel un libro de trabajo de nombre puntos.xls,
deja en este libro una sola hoja, dale el nombre Gimnasia, e introduce en el rango A2:F5 y
en la celda G2 las constantes que correspondan segun la figura 7.
Despues, introduce en G3 la formula adecuada para calcular la puntuacion final del partici-
pante correspondiente, replcala en G4:G5 y fija el numero de decimales del rango G3:G5
en dos. Finalmente, introduce en H3:H5 una formula de modo que, si el correspondien-
te participante es el ganador de la competicion, se muestre el texto <-- Ganador (en caso
contrario, el valor de la celda ha de ser la cadena vaca).
5. Funciones logicas
La funcion logica mas importante es, sin lugar a dudas, la funcion SI, que ya hemos estu-
diado con anterioridad y utilizado repetidamente. Tambien hemos presentado ya otras fun-
ciones logicas, Y y O, que permiten expresar de manera bastante natural condiciones com-
plejas, de modo que la unica funcion logica de importancia que nos queda por ver es NO,
que admite como argumento una expresion con valor logico y proporciona como resul-
tado el valor logico contrario, esto es: si el argumento vale VERDADERO, NO devol-
vera FALSO; si el argumento vale FALSO, devolvera VERDADERO. As, si el dato no
es mayor que cero, muestra error, podra traducirse directamente a formula de Excel como
=SI(NO(dato>0);"error";""), aunque en casos como este se podra evitar facilmente el uso
de la funcion NO con formulas equivalentes como =SI(dato>0;"";"error") o =SI(dato<=0;"error";"").
18
Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
Es importante resaltar que, aunque Y, O y NO devuelven valores logicos, una funcion SI de-
volvera como resultado el valor de su segundo o de su tercer argumento, que normalmente no
sera de tipo logico y, por lo tanto, podra combinarse con otras expresiones de forma bastante
natural utilizando en cada caso operadores o funciones adecuadas. As, una formula como
=3+SI(A2>4;5;6) es perfectamente valida y valdra ocho o nueve dependiendo del valor de
la celda A2.
Antes de ver algunas de las funciones que Excel proporciona para manejar fechas y horas,
convendra entender como representa en general este tipo de informacion. Para Excel, las
fechas son numeros enteros que expresan cuantos das han pasado desde el 0 de enero de
1900, esto es, las fechas normales empiezan con el numero 1 (1 de enero de 1900) y,
ademas, terminan con el 2 958 465 (31 de diciembre de 9999). En cuanto a la hora, para
Excel es una fraccion de las 24 horas del da, de modo que, por ejemplo, 0,56 representa
las 13 horas, 26 minutos y 24 segundos. Finalmente, para obtener la representacion de una
hora concreta de un da concreto, basta con sumar el entero que representa al da con la parte
fraccionaria que representa a la hora y as obtener lo que se denomina numero de serie del
par fecha/hora, un numero real mayor o igual que 1 y menor que 2 958 466.
Si en una celda introduces algo como 20/11/2007, Excel entendera que quieres introducir
la fecha que representa, lo que le llevara a emprender dos acciones complementarias: por una
parte, dara a la celda el valor del correspondiente numero de serie (en este caso, 39 406); por
otra, seleccionara para ella un formato numerico de fecha.
Como fechas y horas no son para Excel tipos de datos distintos del tipo numerico, sino solo
una forma particular de interpretar numeros, puedes operar con fechas y horas con absoluta
normalidad, pero tambien es necesario cierto cuidado si queremos que los resultados puedan
seguir interpretandose como fechas, horas o, por ejemplo, numeros de das transcurridos entre
dos fechas. Observa que si, por ejemplo, queremos saber que fecha fue mil das despues del
intento de golpe de estado del 23-F, no podremos escribir =23/2/1981+1000, ya que esta
formula se interpretara como compuesta por dos divisiones y una suma. S funcionara, sin
embargo, escribir la fecha como literal de cadena y confiar en las conversiones automaticas
de tipos de Excel: ="23/2/1981"+1000. El numero de serie as obtenido, sin embargo, no
resultara muy informativo, por lo que tendremos que dotar a la correspondiente celda de un
formato de fecha adecuado.
En cuanto a las funciones, Excel proporciona, entre otras, las necesarias para extraer de un
numero de serie los diferentes componentes del par fecha/hora representado: el ANO (entre
1 900 y 9 999), el MES (entre 1 y 12), el DIA del mes (entre 1 y 31), la HORA (entre 0
y 23), el MINUTO (entre 0 y 59) y el SEGUNDO (entre 0 y 59). Y tambien ofrece un
par de funciones especiales, sin argumentos, que devuelven el numero de serie correspon-
diente al par fecha/hora actual (AHORA) o bien, simplemente, el correspondiente a la fecha
(HOY). Observese que la formula =HOY() es equivalente a =ENTERO(AHORA()), ya que
del numero de serie actual se descarta la parte fraccionaria, correspondiente a la hora, para
conservar unicamente la entera, que corresponde a la fecha actual. Con AHORA y HOY pasa
como con ALEATORIO: que cada vez que son evaluadas pueden dar lugar a resultados dis-
19
Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
tintos aunque ninguna otra celda haya cambiado en el libro de trabajo donde se utilicen. Y
tambien como en el caso de ALEATORIO, podemos forzar a una nueva evaluacion de estas
funciones pulsando la tecla F9.
Ejercicio 23
Debes crear una hoja de calculo como la que se muestra en la figura 8, fijandote sobre todo
en el uso de funciones de fecha y hora adecuadas a cada caso y en la aplicacion de los
formatos numericos que convengan, que no siempre coincidiran con los que Excel elija por
defecto.
Por lo que respecta a la celda C10, la correspondiente formula ha de averiguar cuantos das
han pasado desde que naciste hasta el da de hoy.
Cuando hayas resuelto los problemas anteriores, haz que la hoja se llame Ahora, borra
las demas hojas del libro y guarda este en tu carpeta Practicas Excel dandole el nombre
fechas.xls.
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Practica 4: Principales funciones en Excel Universitat Jaume I
7. Funciones de informacion
Hay funciones que permiten distinguir entre una referencia a una celda vaca (funcion
ESBLANCO), un valor numerico (ESNUMERO), uno de texto (ESTEXTO) y un
valor de error (ESERROR).
Dentro de los valores de error (que estudiaremos en una practica posterior), hay dos
funciones que nos permiten preguntar si el error es, concretamente, #N/A (ESNOD) u
otro (ESERR).
Resulta curioso como algunas funciones discrepan: suponiendo que A1 sea una celda vaca,
sin ninguna constante ni formula en su interior, mientras TIPO(A1) indicara, devolviendo el
valor 1, que su argumento es de tipo numerico, ESNUMERO(A1) dira que esto es FALSO.
21
Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
5
Busquedas y errores en Excel
1. Introduccion
Ya hemos visto como expresar calculos en Excel utilizando operadores y funciones muy
variadas. En particular, hemos presentado una funcion, BUSCAR, muy util para expresar de
forma compacta ciertos calculos que tambien podan expresarse anidando un cierto numero
de funciones SI. Existe en Excel un conjunto de funciones similares a BUSCAR que merece
la pena conocer en detalle, ya que as seremos capaces de expresar de forma concisa los
calculos necesarios para resolver algunos problemas en los que BUSCAR no sera aplicable.
Al realizar una busqueda, puede darse el caso de que el valor buscado no se encuentre repre-
sentado en el rango considerado. Lo que hace Excel en este caso es devolver como resultado
un valor especial que indica el tipo de error cometido. Al final de esta practica presentaremos
los diferentes valores de error contemplados por Excel.
Ya hemos presentado anteriormente y estudiado con cierta extension una funcion de busque-
da: BUSCAR. Las funciones de esta categora querremos utilizarlas, en general, para recu-
perar datos concretos de un rango en el que la informacion este dispuesta en forma de tabla.
De nuestra experiencia con BUSCAR, ya conocemos tres elementos que caracterizan el uso
de una funcion de busqueda: que valor se busca (valor buscado), donde se busca (vector de
comparacion) y de donde se extrae el valor devuelto como resultado (vector resultado). Y
sabemos, ademas, que la posicion del vector de comparacion en la que encontremos un ele-
mento coincidente con el valor buscado determinara la posicion en el vector resultado de la
que se extraera el resultado final de la funcion.
Antes de seguir, necesitamos presentar un cuarto elemento que caracterizara a una busqueda:
el tipo de coincidencia requerido. En el caso de BUSCAR, los valores en las celdas del
vector de comparacion delimitaban, en realidad, tramos de valores. As pues, si en el vector
de comparacion tenemos tres valores, por este orden, v1 v2 v3 , los tres casos que estamos
distinguiendo para un cierto valor buscado x son los siguientes:
v1 x < v2 .
1
Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
v2 x < v3 .
v3 x.
v1 x > v2 .
v2 x > v3 .
v3 x.
No obstante, el tipo de coincidencia mas natural puede que sea este otro: la coincidencia
exacta. En este contexto no se exige ninguna relacion de orden entre los valores de las celdas
en el vector de comparacion y los casos que se distinguen son estos:
x = v1 .
x = v2 .
x = v3 .
2.1. BUSCAR
Ejercicio 1
Copia en la carpeta Practicas Excel del escritorio el fichero de practicas busquedas.xls,
disponible en nuestra web. Abre la copia conseguida, haz que la hoja activa sea Vertical
exacta e introduce en F4 la formula =BUSCAR(F3;B3:B7;C3:C7).
Ahora prueba con el texto Adell. Parece logico que no se encuentre ningun despacho para
ese profesor. Y si pruebas con Marzal? Por que la formula devuelve ahora el despacho
del profesor Castellanos? No es este el tipo de coincidencia que nos interesa para esta hoja.
2
Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 2
En la hoja Horizontal aproximada, introduce en C7 (y replica en C8:C18 y E7:E18) una
formula que utilice la funcion BUSCAR para asignar un texto a la respuesta numerica de
su izquierda. Ten en cuenta que un uno significa muy mal; dos y tres, mal; de cuatro a
seis, regular; siete y ocho, bien; y nueve, muy bien.
Ejercicio 3
En la celda E9 de la hoja Retroceso, introduce una formula que calcule el valor de la oferta
mas barata.
En E10 se quiere introducir una formula que muestre el nombre de la empresa que presenta
la oferta mas barata. Es posible hacerlo con BUSCAR? Por que?
Para disponer de mas de un tipo de coincidencia donde elegir, y sin perder la flexibilidad
que en otros aspectos ofrece BUSCAR, podemos recurrir al uso conjunto de dos funciones:
COINCIDIR e INDICE. La primera nos permitira determinar la posicion relativa del valor
buscado dentro del vector de comparacion; la segunda, recuperar del vector resultado el ele-
mento que all ocupe esa misma posicion.
Aunque la funcion COINCIDIR sea en realidad mas general, el uso que nosotros le demos se
cenira siempre a una sintaxis con los tres argumentos siguientes:
Ejercicio 4
En la celda E10 de la hoja Retroceso, introduce =COINCIDIR(E9;E3:E7;1). Que resul-
tado devuelve esta formula? Por que?
Modifica el argumento adecuado para indicar a la funcion que se desea coincidencia exacta.
Que resultado devuelve la funcion ahora? Por que?
Por su parte, la funcion INDICE, aunque tambien tiene mas usos, solo vamos a utilizarla con
dos argumentos con el significado siguiente:
3
Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
posicion. Un numero que debe indicar que elemento de vector resultado es concreta-
mente el que debe devolverse: el primero (valor 1), el segundo (valor 2), el tercero
(valor 3). . . Lo habitual sera que utilicemos como argumento posicion de INDICE una
funcion COINCIDIR anidada.
As, la sintaxis de una busqueda tpica, haciendo un uso conjunto de las dos funciones que
acabamos de presentar, sera esta:
Ejercicio 5
Modifica la formula de la celda E10 de la hoja Retroceso de modo que COINCIDIR se
utilice conjuntamente con INDICE para obtener como valor de la celda el nombre de la
empresa que presenta la oferta mas barata.
Ejercicio 6
Modifica la formula de la celda F4 de la hoja Vertical exacta para que el tipo de coinciden-
cia utilizado sea el adecuado: coincidencia exacta. Se comporta la formula como esperas?
Ejercicio 7
Introduce en la celda D4 de Extrana una formula que intente traducir a ingles el texto
castellano encontrado en C3, que se espera que haga referencia a un numero entre uno y
diez. Despues, prueba la formula introduciendo en C3 tanto palabras esperadas como otras
que no coincidan con estas.
Ejercicio 8
Aunque las busquedas llevadas a cabo con BUSCAR en Horizontal aproximada ya sean
correctas (deberan estar utilizando el tipo de coincidencia adecuado), demuestra en el ran-
go C7:C18 que eres capaz de conseguir el mismo comportamiento con COINCIDIR e
INDICE. No olvides introducir la nueva formula una sola vez y luego replicarla.
4
Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
Las funciones de busqueda BUSCARH y BUSCARV son muy similares entre s: solo se di-
ferencian en que BUSCARH espera que tanto el vector de comparacion como el vector resul-
tado sean horizontales (concretamente, filas de un rango de celdas), mientras que BUSCARV
los espera en vertical (como columnas de un rango). Los cuatro argumentos que esperan son
estos:
rango. Ha de ser un rango que incluya tanto al vector de comparacion como al vector re-
sultado: concretamente, la funcion tomara como vector de comparacion la primera fila
(BUSCARH) o la primera columna (BUSCARV) de ese rango y, como vector resulta-
do, la fila o columna que indique el argumento siguiente.
posicion del vector resultado. La posicion del vector resultado dentro del segundo ar-
gumento, rango, debe indicarse mediante un entero positivo, donde 1 indicara que el
vector resultado coincide con el vector de comparacion. En el caso de BUSCARH, el
valor 2 indicara la segunda fila de rango (no la fila 2 de la hoja); 3, la tercera. . . En el
caso de BUSCARV, logicamente, este argumento numerico no se referira a la posicion
relativa de una fila de rango, sino a la de una columna.
Observa que estas funciones son mas flexibles que BUSCAR (y menos que COINCIDIR) en
cuanto al tipo de coincidencia se refiere; y algo rgidas al exigir que el vector de comparacion
y el vector resultado puedan verse como filas o columnas de una misma tabla, y nunca con el
vector resultado por encima o a la izquierda del vector de comparacion.
Ejercicio 9
Solo en dos de las cuatro hojas del libro busquedas.xls es posible sustituir las formulas
que llevan a cabo busquedas por otras equivalentes en las que la unica funcion utilizada
sea BUSCARH o BUSCARV. Lleva a cabo esas sustituciones y determina por que no es
posible la sustitucion en cada uno de los otros dos casos.
Ya habras observado, en las celdas ocupadas por funciones de busqueda, que en caso de no
coincidencia se muestra #N/A. Se trata, como veras en el proximo apartado, de un codigo
asociado a un valor de error. Eso implica que el valor devuelto es bastante especial, no un
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Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
texto que pueda compararse con el texto #N/A para determinar si la busqueda ha tenido exito
o no. Para comprobar dentro de una formula si cierta busqueda ha producido el error #N/A,
debe recurrirse a la funcion de informacion ESNOD, que se presento en la practica anterior.
Otro error que se puede manifestar utilizando nuestras funciones de busqueda es #REF!,
generalmente por haber indicado mal un parametro de posicion en INDICE (posicion fuera
de vector resultado) o en BUSCARH o BUSCARV (posicion del vector resultado fuera
de rango). En realidad, esto es lo que sucede si la posicion incorrecta es positiva; si no es as,
el error producido es #VALOR!.
Por otra parte, una equivocacion frecuente consiste en intentar algun tipo de busqueda apro-
ximada sobre un vector de comparacion que no esta adecuadamente ordenado. Hay que evitar
cuidadosamente este tipo de confusiones, ya que el comportamiento de la funcion de busque-
da en estos casos puede resultarnos bastante inesperado.
Ejercicio 10
Sustituye la formula de la celda D4 de la hoja Extrana por esta otra:
=SI(NO(ESNOD(COINCIDIR(C3;B1:K1;0)));INDICE(A2:A11;COINCIDIR(C3;B1:K1;0));"Intraducible!").
Despues, completa un poco mas la formula para que su comportamiento final sea este: si lo
que hay en C3 puede traducirse de castellano a ingles, se traduce; si no, si puede traducirse
de ingles a castellano, se traduce; si tampoco, se muestra el mensaje de texto Intraducible!.
3. Tipos de error
Cuando Excel no es capaz de evaluar adecuadamente una formula, produce como resultado
un determinado valor de error. Excel representa esos valores de error utilizando diferentes
codigos que comienzan siempre con el smbolo #.
Los diferentes codigos de error, su significado y como intentar solucionar los errores que
representan es una informacion que puede consultarse en la ayuda de Excel. Por ejemplo,
si tras pulsar F1 hacemos clic en el correspondiente enlace Tabla de contenido, no nos
sera difcil localizar los temas de ayuda pertinentes (uno por cada posible codigo de error)
dentro de Trabajar con datos, Formulas, Corregir formulas.
#####. El codigo de error formado ntegramente por smbolos # es el unico que no indi-
ca necesariamente que el valor de la celda sea erroneo: generalmente, informa de que
la anchura de la celda es insuficiente para mostrar el valor de esta con sus actuales
opciones de formato, as que lo primero que cabe hacer es ensanchar la columna co-
rrespondiente. Por ejemplo, obtendras un codigo de este tipo si introduces 999 en una
celda y estrechas su columna hasta una anchura aproximada de dos caracteres. Tambien
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Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
#VALOR!. Puede deberse a que algun operando o argumento no sea del tipo adecuado. Por
ejemplo: ="dos"+2.
#DIV/0!. Indica un intento de division entre cero (o entre el valor de una celda vaca). Por
ejemplo: =1/(2-2).
#N/A. El error probablemente se deba a una funcion de busqueda mal empleada. Por ejem-
plo: =BUSCAR(3;A1:A2;B1:B2) tras haber introducido 5 en A1.
#REF!. Indica una referencia incorrecta a una celda. Por ejemplo: al introducir =A2 en A1
y luego eliminar la fila 2; o bien al introducir =A65536 en A1 y luego intentar replicar
la formula en A2.
#NUM!. Generalmente indica que una funcion que esperaba un numero como argumento
ha recibido uno cuyo valor no puede aceptar. Por ejemplo: =LOG10(-8).
#NULO!. Indica que se ha intentado hacer referencia a un conjunto vaco de celdas. Por
ejemplo: =SUMA(A1:A2 A4:B5), donde se expresa la interseccion de dos rangos dis-
juntos1 .
Conviene tener en cuenta que una formula puede devolver un valor de error sin ser ella misma
incorrecta: el error puede haberse originado en otra celda de cuyo valor depende, directa o
indirectamente, el calculado por la formula sospechosa. Una herramienta muy util para
ayudar a detectar la celda realmente responsable de un error es la orden Herramientas I
Auditora de formulas I Rastrear error: cuando una celda nos muestre un codigo de
error que no sea #####, la seleccionaremos y aplicaremos la orden anterior para que Excel
nos muestre mediante flechas rojas el camino que siguio el correspondiente valor de error
hasta llegar a la celda sospechosa.
Ejercicio 11
En la hoja Octubre 2007 de la practica anterior, introduce artificialmente un error cambian-
do el cero de la celda I3 por una letra o. Esto hara que muchas celdas muestren el codigo
de error #VALOR!. Selecciona, por ejemplo, la I16 y pdele a Excel que rastree el error,
pero no como hemos explicado antes, sino seleccionando la opcion Rastrear error en el
menu al que se accede haciendo clic sobre el icono que aparecera junto a la celda erronea
seleccionada. Observa que la celda I4 se te mostrara como origen ultimo de las flechas ro-
jas, quedara seleccionada y junto a ella aparecera un nuevo icono de error. Accede a su
menu y evalua si alguna de sus primeras opciones (Ayuda sobre este error o Mostrar
pasos de calculo...) podra resultarte util a la hora de detectar un error que no hubieras
introducido intencionadamente.
1
El espacio en blanco puede utilizarse en Excel como un operador de referencia que expresa la interseccion
de dos conjuntos de celdas.
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Practica 5: Busquedas y errores en Excel Universitat Jaume I
Ejercicio 12
La hoja Notas Junio 2008 del libro notas.xls, con el que estuviste trabajando en la practica
anterior, es mejorable en el aspecto siguiente: puedes hacer que ayude a detectar posibles
errores en la introduccion de datos en el rango C11:I20. Hay muchas cosas que pueden
comprobarse automaticamente con las formulas adecuadas:
En las celdas no vacas de H11:I20 solo debe haber valores numericos comprendidos
entre cero y diez, ambos extremos incluidos.
Solo los alumnos con trabajo obligatorio apto pueden tener extensiones voluntarias o
notas en pruebas de examen.
Solo los alumnos sin presentacion oral pueden tener las otras extensiones.
Solo los alumnos con enlaces internos y paginas secundarias en su web pueden tener
premio.
Los alumnos deben tener nota en ambas pruebas del examen (si se han presentado a
este) o en ninguna, pero nunca en solo una de las pruebas.
Destina una columna distinta a cada una de las seis comprobaciones anteriores.
En cada una de esas columnas, introduce una formula cada una de cuyas replicas (en-
tre las filas 11 y 20) lleve a cabo la correspondiente comprobacion sobre los datos del
correspondiente alumno. El criterio para representar el resultado de la comprobacion
puede ser, por ejemplo, el texto x para indicar error y la cadena vaca para indicar que
los datos del alumno superan con exito la comprobacion.
Destina una columna proxima a las calificaciones definitivas de los alumnos (por
ejemplo, la R o la S) para una formula que, a partir de los resultados de las formulas
de comprobacion anteriores, detemine para cada alumno si se ha detectado algun error
en los datos introducidos. Es conveniente que lo que se muestre destaque en caso de
error (una equis, un asterisco, unos signos de interrogacion. . . por ejemplo en rojo y
negrita) y que no se muestre nada en caso contrario.
Considera la posibilidad de introducir en notas.xls las mejoras sugeridas y probar las nue-
vas formulas mediante errores intencionados en los datos de entrada.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
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Primeros pasos en Zoho
En este documento vamos a indicar como registrarse en el sitio web de Zoho y a introducir
uno de sus servicios, Zoho Reports, que es una herramienta de analisis de la informacion
que permite realizar tratamientos de datos similares a los que ya hemos estudiado con Excel.
1. Introduccion
Las aplicaciones de Zoho comparten una serie de caractersticas generales, entre las que
podemos destacar las siguientes:
Zoho clasifica sus aplicaciones en tres grupos, de acuerdo a sus caractersticas: Productivity
& Collaboration Apps, Business Apps y Utilities.
En la seccion Productivity & Collaboration Apps podemos encontrar, entre otras apli-
caciones:
1
Anteriormente se denominaba AdventNet Inc.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Zoho Reports. Aplicacion que permite analizar datos y realizar informes interactivos, apro-
ximandose a lo que se conoce como Business Intelligence.
Zoho Polls. Aplicacion de desarrollo de encuestas que facilita su creacion, gestion e inclu-
sion en blogs o sitios web. Tambien ofrece un almacenamiento ilimitado de encuestas.
Site 24x7. Aplicacion de control y seguimiento de sitios web. Site 24x7 genera informes
cada tres das que se envan al correo del usuario (si este lo permite). Es una aplicacion
gratuita si se aplica solo a uno o dos sitios web.
Como probablemente aun no tendras una cuenta en Zoho, lo primero que debes hacer es crear
una cuenta basada en tu cuenta de correo electronico de la UJI: alXXXXX@alumail.uji.es
(con tus propios seis dgitos). Enseguida veras que Zoho requiere una cuenta de correo
electronico asociada a cada una de sus cuentas.
En la pagina a la que accedes, Create a Zoho Account, debes rellenar los cuadros de texto
Username, Email Address, Password y Re-enter Password de la seccion Account
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Information para identificarte y proteger la cuenta que vas a crear. Asimismo, debes rellenar
el cuadro Image text siguiendo las indicaciones dadas en la seccion Word Verification y
marcar la casilla de verificacion asociada a I agree to the Terms of Service and Privacy
Policy (deberas leer las condiciones antes de marcar la casilla) en la seccion Terms of
Service. Tras rellenar los cuadros y marcar la casilla, pulsa el boton Sign up Now.
Si todo ha ido bien, debes ver un cuadro de aviso Account Confirmation en el que te informa
de que te ha enviado un correo electronico de verificacion, a la cuenta de correo que acabas
de indicar, y de que debes hacer clic en el enlace que hay en dicho correo para confirmar
el registro de tu cuenta. Si no lo confirmas, no creas realmente una cuenta en Zoho. Por
consiguiente, accede tu cuenta de correo en la UJI, localiza este correo electronico y confirma
el registro de tu cuenta pinchando en el enlace que contiene a tal efecto.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Para ilustrar todos los tratamientos subsiguientes, emplearemos los datos contenidos en el
fichero peaje.xls, disponible en la web de la asignatura en Aula Virtual. Descarga este fichero
en tu ordenador y pulsa sobre el enlace Import .XLS, .CVS, .HTML. . . de la pagina web a
la que has accedido al entrar en Zoho Reports.
Al pulsar dicho enlace por primera vez, inicias el proceso de creacion de la base de datos de
informes e importacion de su primera tabla (despues podras incorporar mas tablas a la base
de datos). Como primer paso tienes que escribir el nombre de la base de datos, BD Analisis,
indicar que se trata de un fichero Excel y se localiza en Local Drive, y escribir o encontrar
(mediante el boton Examinar) su ruta de acceso, tal como se muestra en la figura 2.
Tras pulsar Next, en el segundo paso debes seleccionar la hoja que deseas importar, de entre
las disponibles en el libro. En este caso, selecciona la hoja Basico, tal como se muestra en
la figura 3, y pulsa Next nuevamente.
En el ultimo paso, escribe Peaje-basico como nombre de la tabla (ver figura 4). Observa
ademas que en este paso podras modificar algunas caractersticas de los datos importados (la
primera fila contiene o no nombres de columnas, campos que importas o no, tipos de datos
de los campos, etc.). En nuestro caso, no alteres nada, ya que Zoho Reports ha elegido por
defecto los valores que nos interesan, y termina pulsando Create.
Al finalizar la importacion de la tabla, Zoho Reports muestra un informe con los detalles
de la importacion realizada, como el que puedes ver en la figura 5. Ademas, como Zoho
Reports puede generar informes automaticos con los datos, tras cerrar el informe de im-
portacion (por ejemplo, mediante el boton Close), te preguntara si deseas obtenerlos. De
momento, pulsa el boton No.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Una vez importada la tabla, ya puedes crear una tabla dinamica. Para ello, selecciona la orden
New H I New Pivot View:
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
En el area de diseno de la tabla dinamica, en la ficha Pivot que incluye los cuadros de
campos Columns, Rows y Data, debes incluir los campos que desees para construir la tabla
dinamica. Los campos de la tabla importada aparecen en el area izquierda de la pagina web.
En este caso comenzaremos colocando:
Semana en Columns.
Vehculo en Rows.
Cantidad en Data.
Una vez guardado el diseno con el nombre TD-1 Vehculo por Semana (mediante el boton
Save), pulsa sobre el enlace Click Here to Generate Pivot y obtendras una tabla dinamica
como la de la figura 6.
Pulsa sobre el campo Semana, para activar sus opciones de filtrado y, seguidamente,
pulsa sobre el enlace/ficha Individual Values para all marcar solamente el 3 y el 4.
Pulsa sobre el campo Vehculo y marca all los valores Auto y Camion solamente.
Seguidamente, pulsa de nuevo Click Here to Generate Pivot y obtendras una tabla como la
mostrada en la figura 7.
Figura 7: Aspecto de la tabla dinamica TD-1 Vehculo por Semana tras aplicarle los filtros.
No guardes esta modificacion del diseno y cierra ahora la ficha TD-1 Vehculo por Sema-
na (cuya pestana puede verse en la zona superior de la pagina web), confirmandole a Zoho
Reports que no deseas guardar los cambios cuando te lo pregunte.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
A continuacion, y desde la carpeta Tables & Reports que hay a la izquierda, vuelve a abrir
(haciendo clic sobre su nombre) la tabla dinamica que acabamos de cerrar y crea una copia
mediante H I Save As, el menu que hay inmediatamente a la derecha del boton Save.
Llama TD-2 Semana por Vehculo a esta copia y pulsa sobre el boton Edit Design para
realizar los siguientes cambios:
A continuacion guarda esta tabla pulsando en Save y despues activa la ficha Filter, donde
debes crear los siguientes filtros:
La tabla que obtendras tras regenerarla sera similar a la que aparece en la figura 9.
Figura 9: Aspecto de la tabla dinamica TD-2 Semana por Vehculo tras aplicarle los filtros.
Para finalizar las acciones sobre esta tabla dinamica, pulsa sobre la segunda fila de la columna
Auto, es decir, el dato que corresponde a la semana 3 y tiene como valor 122 350, con lo que
obtendras la subtabla a partir de la cual se genera ese valor, como puedes apreciar en la
figura 10.
Cierra la tabla, cerrando la ficha TD-2 Semana por Vehculo (recuerda, su pestana esta en
la zona superior de la pagina web) y guardando, esta vez s, los cambios cuando Zoho Re-
ports te lo pregunte.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Comienza importando datos del mismo libro de Excel que en la seccion anterior, con la
salvedad de que ahora debes seleccionar la hoja Extendido (que ya se poda apreciar en la
figura 3) y llamar Peaje-extendido a la nueva tabla. Para ello, en la ficha Explorer (cuya
pestana esta en la zona superior de la pagina web), pulsa el boton Import y utiliza los cuadros
de dialogo que ya conoces para importar la hoja Extendido del libro peaje.xls de Excel (ver
seccion 3.1).
Al pulsar sobre el enlace Click Here to Generate Pivot, obtendras una tabla dinamica como
la de la figura 11. Guardala con el nombre TD-3 Mes por Vehculo.
Seguidamente vas a cambiar el tipo de calculo que se realiza sobre los datos. Por ejemplo, en
el diseno de la tabla dinamica, es decir, en la ficha Pivot, cambia el item Sum por Average
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 12: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo con promedios.
[Avg] en el campo Recaudado, mediante la lista desplegable que hay en el propio campo.
Tras regenerar la tabla, obtendras una tabla dinamica parecida a la de la figura 12.
En la lista desplegable del campo que situas en Data, date cuenta que puedes especificar que
se realicen calculos diferentes: Sum, Maximum [Max], Minimum [Min], Average [Avg]
o Count. Y accediendo a la nueva lista desplegable que obtienes al situar el raton sobre
el triangulo I que hay a la derecha de cada tipo de calculo, puedes especificar diferentes
formas de mostrar los resultados: Normal, % of Row, % of Column, % of Total, Running
Total (totales acumulados), Difference From, % of y % of Difference From.
Si ahora pulsas sobre el valor promedio 5 093,67 que esta en la interseccion de la cuarta fila
y la tercera columna de la tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo con promedios, es decir,
sobre el resultado asociado al valor Junio del campo Mes y al valor Camion del campo
Vehculo, obtendras la subtabla (ver figura 13) que contiene los tres valores (de la tabla de
datos Peaje-extendido) con los que se calcula este promedio en la tabla dinamica.
Las tablas dinamicas de tres dimensiones que podamos crear en Excel, con filas, columnas
y paginas, no existen como tales en Zoho. No obstante, mediante el uso de filtros podemos
lograr un resultado similar. Para ello, tras incluir campos en filas y columnas en el diseno
de una tabla dinamica, podemos introducir otros campos como filtros en la ficha Filter e
indicar que nos interesara seleccionar Individual Values (en los campos en los que esto se
pueda seleccionar). Si inicialmente no marcamos ningun valor individual y generamos la
tabla dinamica, obtendremos una tabla que correspondera al caso en el que seleccionabamos
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 13: Subtabla asociada a los valores Junio de Mes y Camion de Vehculo en la tabla
dinamica TD-3 Mes por Vehculo con promedios.
(Todas) mediante el filtro de la tercera dimension (pagina) en las tablas dinamicas de Excel.
Si en otro momento volvemos al filtro y seleccionamos un valor individual, obtendremos otra
tabla dinamica que correspondera al caso en el que seleccionabamos dicho valor individual
mediante el filtro de la tercera dimension en Excel.
Para ilustrar este proceso de simulacion de la tercera dimension en Zoho Reports, modifica
la tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo incluyendo el campo Turnos en el cuadro de
filtros de la ficha Filter. Si no marcas ningun valor de Turnos en este momento y, en la ficha
Pivot, recuperas el calculo Sum y la forma de mostrar Normal en las listas desplegables
del campo Recaudado en Data, al tiempo que conservas las configuraciones anteriores de
los campos Mes y Vehculo, al regenerar la tabla dinamica obtendras la misma tabla que se
mostraba en la figura 11. Esto equivale a seleccionar (Todas) mediante el filtro de la tercera
dimension en Excel.
Si despues vuelves a la ficha Filter y en el filtro del campo Turnos marcas el valor Noche,
al regenerar la tabla dinamica conseguiras la tabla que se muestra en la figura 14. Ahora, esto
produce el mismo resultado en la tabla dinamica que al seleccionar Noche en el filtro de la
tercera dimension en Excel.
Para compartir las tablas debes seleccionar la orden Share H I Share this View to New
Users. A continuacion, en la ficha Specify Users debes escribir el correo electronico de la
persona con la que quieres compartir la tabla y seleccionar en la ficha Permissions todos
los permisos de Read Options. Finalmente, en la ficha Send Invitation Mail debes pulsar
el boton Share.
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Practica 10: Primeros pasos en Zoho Universitat Jaume I
Figura 14: Tabla dinamica TD-3 Mes por Vehculo que resulta al anadir Turnos como
tercera dimension y elegir en ella el valor Noche.
Si quieres imprimir todas las tablas en PDF, debes seleccionar la orden Export H I Export
Multiple Views (PDF). En el cuadro de dialogo que aparece, Export As PDF Settings,
puedes configurar diversas caractersticas de la generacion del fichero PDF; en particular
puede interesarte elegir Portrait o Landscape segun la anchura de las tablas. Para finalizar,
debes pulsar sobre el boton Export para hacer efectiva la exportacion a PDF. Seguidamente,
te aparecera el cuadro de dialogo habitual de Windows para guardar el fichero resultante o
abrirlo con el lector apropiado de PDF.
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