Manual Excel - II

Microsoft Excel II
ormamos profesionales
Formamos profesionales
1
1
1
1
s
s
Procesador
Microsoft Excel II 2
PAGE
Procesador
PAGE 2
SYLLABUS DE MICROSOFT EXCEL II
AGE 2
1. DATOS GENERALES.-
1.1. Curso AGE 2 : Tcnico Operador de Office.
1.2. Asignatura : Microsoft Excel II
1
1.3. Sesiones 1 : 08 Sesiones.
1.4. Frecuencia : L-M-V / M-J-V / S / D
1.5. Horas por Cla. tericas : 08 Horas. ocesador de Textos
1.6. Horas de Laboratorio : 08 Horas.
ocesador
1.7. Horas de Lab. Libre de Textos
: 08 Horas.
1.8. Horas de Seminario : 02 Horas.
2. DESCRIPCION DE LA ASIGNATURA.- Prof. Johnny Yaya Ramos

Microsoft Office Excel 2007 avanzado, es un potente software de desarrollo que permite automatizar
Prof. Johnny Yaya Ramos
tareas frecuentes grabando y editando macros; aplicar tcnicas de basesdedeTextos
datos: listas, filtros,
Procesador
subtotales, tablas dinmicas, grficos para resumir y analizar datos; personalizar hojas de clculo con
el uso de Procesador de Textos
formularios, etc. Estas aplicaciones avanzadas permiten solucionar y elaborar informes
profesionales. Organizacin educativa
3. CAPACIDADES TERMINALES.-
Organizacin educativa
Realizar procesos con grficos y Manejar Funciones de Bsqueda.
Realizar bsqueda de datos mediante el uso de criterios.
Realizar Operaciones en un Base de datos y Manejar la informacin a1travs de datos dinmicos;
Automatiza Operaciones.
Identificar y aplicar los1controles de formulario
Valorar la importancia del manejo de Bases de Datos.
1
1
4. CONTENIDO TRANSVERSAL.- Tema de reforzamiento, a lo tratados en clase, ejecutado en un
proyecto de trabajo y/o de acuerdo al cronograma tcnico y fechas cvicas.
s
Procesador
5. TEMAS A TRATAR.-
Procesador
Creacin de grficos,
PAGE 2
formato de grficos, Funcin Buscar (BuscarV, BuscarH, Indice), Validacin de
PAGEusando
Datos, Ingreso de Datos 2 Datos-Formulario. Orden de listas o base de datos (Por un criterio o
campo, por varios campos, agregar campos de ordenacin), Filtros (Autofiltro y filtro avanzado),
Funciones de base de datos. Tablas Dinmicas (Generacin de resultadosAGE 2de campos a travs del
asistente para tablas dinmicas), Macros.
AGE 2
1
6. ESTRATEGIAS METODOLOGICAS.-
1
Las clases tienen la siguiente estructura: una clase de teora y la siguiente de prctica; dictndose 08
horas de teora, 08 horas de prctica con docente, y 08 horas de practicas calificadas sin apoyo
docente, desarrollndose bajo la utilizacin de mtodos ocesador de Textos
enfocados por CAPACIDADES
TERMINALES y tangibilizada en proyectos de trabajo mensuales, en los sistemas de enseanza /
aprendizaje,ocesador
aplicando adesuTextos
vez las tcnicas necesarias para alcanzar los objetivos de dominio laboral
del estudiante, aplicando casos prcticos bajo la supervisin y asesora del profesor-Instructor.
7. DESARROLLO DE CONTENIDOS.-
1era. Sesin: Conceptual.
Creacin de grficos, formato de grficos. Funciones de texto (Izquierda, Derecha, Extrae, Mayusc.,
Minusc., Reemplazar, Concatenar.
2da. Sesin: Procedimental. (Laboratorio)
Personalizacin de grficos (variedad de formatos), funciones aplicadas a ejercicios para obtener
valores.
Prctica dirigida N 1. (Temas de clase 1 y 2).
3era. Sesin: Conceptual.
Funcin Buscar (BuscarV, BuscarH, ndice).
Validacin de Datos, Ingreso de Datos usando Datos-Formulario. Orden de listas o base de datos (Por
un criterio o campo, por varios campos, agregar campos de ordenacin).
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
4ta. Sesin: Procedimental. (Laboratorio)
Permitir el ingreso de caracteres y valores para el mejor uso de tablas, as como el uso de las
herramientas para ordenar
AGEy2uso de funciones de bsqueda.
5ta. Sesin: Conceptual.
1
Funciones de base de datos y macros. Filtros (Autofiltro y filtro avanzado). Tablas Dinmicas
6ta. Sesin: Procedimental. (Laboratorio)
Generacin de resultados de campos a travs del asistente para tablas dinmicas. Grabar rdenes y
ocesador de Textos
agregarlas a botones.
7ma. Sesin: Conceptual.
Controles de formulario (Cuadro de lista, cuadro combinado, botones de opcin, casilla de verificacin,
Prof. Johnny
botn de comando, controlYaya Ramos
de numero, barra de desplazamiento, etc.).
8va. Sesin: Procedimental. (Laboratorio)
Procesador
Prctica dirigida de Textos
por el docente N4. (Temas de clase 7).
Evaluacin Final.
SEMINARIO MENSUAL.- Tema de actualizacin y/o especializacin.
8. Formamos profesionales
EVALUACION.-
Nota de Laboratorio:
1 + (L4)
PL = (L1) + (L2) + (L3)
1 ( PL PT IS PA ) EF
Promedio Final: 4
PF
s 2
PF = PROMEDIO FINAL
PL = PROMEDIO DE LABORATORIO
Procesador
PT = PROYECTO DE TRABAJO
PAGE 2
IS = INFORME DE SEMINARIO
EF = EVALUACION FINAL (Terico-Prctico)
PA = PROMEDIO ACTITUDINAL
AGE 2
1
9.-FUENTES DE CONSULTA: BIBLIOGRAFA
Manuales del usuario
www.aulaclic.es
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
Procesador de Textos
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
Formamos profesionales 4
1 4
1 s
s Procesador
Captulo Procesador
Microsoft ExcelPAGE
II 2
PAGE 2
Captulo AGE 2
Temas
AGE 2 4
Captulo
1
Creacin de grficos, formatoocesador
de grficos. Funciones de
Captulo de Textos
texto (Izquierda, Derecha, Extrae, Mayusc., Minusc.,
Reemplazar,
ocesador de Textos Concatenar.

Personalizacin de grficos (variedad de formatos),
funciones
Prof. Johnny aplicadas a ejercicios
Yaya Ramos para obtener
Procesador de Textos valores.
Procesador de Textos Organizacin educativa
Organizacin educativa Formamos profesionales
Formamos profesionales 4
1 4
Capacidades
1 s
s Realizar procesos con grficos

Procesador y Manejar
PAGE 2
Funciones de Bsqueda.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
AGE 2 4
1
ocesador de Textos
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Introduccin
AGE 2
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita
su interpretacin. 1
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos
en una hoja ocesador de Textos
de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
- Como hoja de grfico:

Formamos Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en
profesionales
las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
1
CREAR GRFICOS 1
s
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que

participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En
caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de
error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.

Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese
para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la
parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...
1
Hacer clic en esas opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar
grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccin Grficos.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo
insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico
escogido. Si hasAGE
decidido
2 probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers
seguir leyendo los siguientes apartados.
1
AADIR UNA SERIE DE DATOS
ocesador de Textos
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos
queremos que aparezcan en el grfico.
UnaProf.
vez tengamos un grfico
Johnny Yaya Ramossobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas
para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:
1
Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente
cuadro de dilogo: s
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
Observa detenidamente el contenido de esta ventana.
1
Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el
grfico.
1
As pues tenemos s un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la
imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y
Procesador
345. PAGE 2
Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo

AGE 2correcto.
de texto con el rango
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje
horizontal ocesador de Textos
(categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder
crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves
en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto
en las series como en las categoras.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
MODIFICAR LA POSICIN Y EL TAMAO DE UN GRFICO

AGE 2
Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo:
1. Seleccione el grfico.
1
2. Site el puntero del mouse sobre el grfico.
El puntero del mouse se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la
izquierda.
ocesador de Textos
3. Pulse el botn del mouse y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde desees
colocar el grfico.
4. Suelte el botn del mouse.
Para cambiar el tamao de un grfico:
1.
Seleccione el grfico.
2. Site el puntero educativa

Organizacin del mouse sobre cualquiera de los indicadores alrededor del
cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao una ventana).
El puntero del mouse se convertir en una flecha de dos puntas.
3. Pulse el botn 1del mouse y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin

deseada.
1
Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y
su altura, mantn pulsada la tecla CTRL o MAYUS.
s
4. Suelta el botn del mouse.
Procesador
PAGE 2
FUNCIONES DE TEXTO
Todas estas funciones permiten manipular textos o porciones de textos dentro de una
celda. AGE 2
Funcin =IZQUIERDA(cadena;caracteres)
1
Extrae caracteres desde el extremo izquierdo de una cadena.
Funcin =DERECHA(cadena;caracteres)
ocesador de Textos
Extrae caracteres desde el extremo derecho de una cadena.
Funcin =EXTRAE(cadena;pos_inicial;caracteres)
Extrae caracteres de una cadena, empezando de la pos_inicial.
Funcin =HALLAR(cad1;cad2)
Devuelve el nmero de posiciones de la ocurrencia de cad1 en cad2.
Funcin =LARGO(cad)
Devuelve la longitud de una cadena de texto. Los espacios son tomados en cuenta
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
AGE 2
As podr incluso combinar

ocesador funciones.
de Textos
MANEJO DE TEXTO
CONCATENAR CELDAS
En Excel elFormamos
smbolo queprofesionales
sirve para concatenar celdas es el operador (&), as podramos usar
frmulas de este tipo:
=D4 & A4 1
1
Y el resultado ser
Procesador
PAGE 2
AGE 2
1
Incluso podr unir textos y celdas, as
=B4 & , & C4
ocesador de Textos
.el resultado ser
Al concatenar celdas que contienen slo nmeros, el resultado es tambin un nmero, es as

que puede ser utilizado en algn clculo.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Modificar las caractersticas del grfico
En la pestaa Presentacin
AGE 2 podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del
grfico.
1
Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo
para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:
ocesador de Textos
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se
mostrarn en el grfico:1
Procesador
PAGE 2
AGE 2
1
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.
ocesador de Textos
Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar

el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, AGE 2 interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
Plano
grficos tridimensionales disponibles:
1
ocesador de Textos
Procesador
PAGE 2
Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as
que despus de AGEun par
2 de pruebas con cada una de estas opciones entenders
perfectamente sus comportamientos y resultados.
1 unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que

Practica primero con
puedes sacarle a estas caractersticas.
ocesador de Textos
1
1
Captulo Procesador
Microsoft Excel II
PAGE 2
Captulo
Temas
AGE 2
Captulo
Funcin
1 Buscar (BuscarV, BuscarH, ndice).
Validacin de Datos, Ingreso de Datos usando Datos-
Captulo Formulario. Orden de listas o base de datos (Por un
ocesador de criterio
Textos o campo, por varios campos, agregar campos de
ordenacin).
Permitir
Prof. Johnny Yaya el ingreso de caracteres y valores para el mejor uso de
Ramos
tablas, as como el uso de las herramientas para ordenar y uso de
funciones
Procesador de bsqueda.
de Textos
Capacidades
1
s
Realizar bsqueda de datos mediante el uso de
criterios.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
FUNCIONES DE BSQUEDA
AGE 2
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
1 eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar
frmulas diseadas. Por
bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en
ocesador desTextos
una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin
de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos
una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que
buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si
buscamos Prof.
el n Johnny
de telfono
Yayade un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el
Ramos
nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos
Procesador
por eso buscamos de Textos
por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones

Organizacin disponibles por Excel para realizar bsquedas:
educativa
Funcin Formamos profesionales Descripcin
1 Devuelve el nmero de rangos de

AREAS(ref)
celdas contiguas
1 Busca valores de un rango de una
BUSCAR(...)
columna o una fila
s
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en; Busca en la primera fila de la tabla o
indicador_filas;ordenado) matriz de valores
Procesador
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;
PAGE 2 Busca un valor en la primera columna
indicador_columnas;
de la izquierda
ordenado)
AGE 2
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en; Devuelve la posicin relativa de un
tipo_de_coincidencia) elemento
1 Devuelve el nmero de columna de
COLUMNA(ref)
una referencia
ocesador de Textos Devuelve el nmero de columnas que

COLUMNAS(matriz)
componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango
Crea una referencia de celda en
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
forma de texto
Elige un valor o una accion de una
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
lista de valores
FILA(ref) Devuelve el nmero de fila
FILAS(matriz) Devuelve el nmero de filas
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo; Crea un acceso directo a un
nombre_descriptivo) documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos; Extrae datos almacenados en una
tablas_dinmicas;campo1;elemento1; tabla dinmica
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
campo2;elemento2...)
Devuelve el valor de una celda en la
AGE 2
INDICE(matriz;num_fila;num_columna) interseccin de una fila y una
columna
1
Devuelve una referencia
INDIRECTO(ref;a1)
especificada
ocesador de Textos Intercambia las filas por las
TRANSPONER(matriz)
columnas en una matriz
Ejercicio paso
Prof. a paso.
Johnny Yaya Funciones
Ramos que buscan.
1 Si no tienes abierto Excel2007,

Procesador de Textosbrelo para realizar el ejercicio.
2 Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por
ejemplo Jose, Juan, Javi, Maria... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos
siempre en la columna B.
3 Ahora en la Columna C escribe nmeros de telfono al lado de cada nombre que has
1
introducido antes.
Vamos a hacer uso de1 la funcin BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el
nombre a buscar y la celda D11 para albergar el telfono de la persona buscada.
s
4 As pues, sitate en la celda D11 y pulsa sobre , selecciona la categoria de bsqueda
Procesador
y referencia y elige la funcin BUSCAR().
PAGE 2
5 Pulsa Aceptar.
AGE 2
6 En el parmetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en
vector_de_comparacin escribe "B:B" o selecciona la Columna B y en el parmetro
1
vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C.
7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira

que ocurre. Enocesador de Textos
la celda D11 debe aparecer el telefono de la persona.
Ahora vamos a utilizar la funcin TRANSPONER(), que es una poco ms compleja, pero
tampoco mucho.
Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa. Es decir si
tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en columna.
8 Sitate en la celda A15 y pulsa sobre , selecciona la categoria de bsqueda y

referencia y elige la funcin TRANSPONER(). Pulsa Aceptar.
En el nico parmetro que nos pide "Matriz" debemos seleccionar la matriz de filas y
columnas que vamos a transponer.
9 Seleccionar la matriz de B1:C10.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
La formula ya est hecha, pero vemos que nos d un error de valor, esto se debe a que la
frmula hace referencia a una matriz y no a una nica celda. Para que la transposicin se
efectue correctamenteAGE debemos
2 repetir la frmula para todas las celdas a transponer
siguiendo los siguientes pasos.
1
10 A partir de la celda de la frmula ( A15) esta incluida, selecciona las celdas necesarias
para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2 filas por 10 columnas que se
correspondern con la matriz
ocesador A15:J16, pulsar F2 y seguidamente Ctrl+Mayus+Enter. De
de Textos
este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta correctamente.
11 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre
de Funciones de bsqueda.
12 Cierra el libro de trabajo.
VALIDACION DE DATOS
Mediante esta opcin el usuario podr especificar que datos se pueden ingresar en un
rango de celdas. De tal manera que se pueden restringir el ingreso de datos a los
exclusivamente sealados. Ayuda adems la opcin de que al ubicarse en una celda donde se
aplique la validacin se 1presente un mensaje
1. Ingresar los datos en modo lista que sern validados. De preferencia debe
1 datos en una zona de la hoja de clculo donde el usuario que
introducirse estos
usar0 la base de datos no tenga fcil acceso. Por ejemplo, en la celda A65530
s
ingresar lo siguiente.
Procesador
PAGE 2
AGEdebe
2. A continuacin 2 indicar en que rango de celdas se aplicar la validacin. Por
ejemplo:
1
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
3. Seleccionar el rango de celdas g2:g22 que es donde se tendr que colocar En
trmite o Sentenciado
4. Seleccione elAGE 2 Datos.

men
5. Seleccione el men
1 Validacin.
6. All debers escoger entre las
opciones de Permitir
ocesador la opcin Lista
de Textos
s digitar el rango de celdas que contienen los datos a validar

7. En la opcin Origen
Procesador
PAGE 2
8. Se comprobarAGE el 2 buen funcionamiento de la validacin cuando al seleccionar

cualquiera de las celdas donde se aplic dicha opcin, esta mostrar un botn que
contiene la lista1 de datos que van a ser validados
9. lic en el botn y luego clic en cualquiera de las opciones de la lista. Dicha opcin
aparecer en la de
ocesador celda.
Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
FORMULARIOS PARA TRABAJAR CON BASE DE DATOS
Es una forma ms ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos,
AGE 2
mostrando una ventana que contiene la totalidad de campos que conforman su lista. Para
usar esta opcin, realizar:
1
1. Seleccione el men Datos.
2. Seleccione Formularios.
3. Esta opcin despliega
ocesador la siguiente caja de dilogo:
de Textos
1
Se despliega una formula de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un
Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden
s
Restaurar antes de presionar enter o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no
se podrn recuperar.
Procesador
PAGE 2
ENCONTRAR LOS REGISTROS
Al hacer clic sobre el
AGEbotn
2 Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo:
ocesador de Textos
CRITERIO ha cambiado por

FORMULARIO
En esta caja se pueden determinar que registros se estn buscando, estableciendo

criterios en cada uno de los campos. Tambin se pueden utilizar operadores de
comparacin y comodines. Use los botones Buscar siguiente y buscar anterior para ir
visualizando todos los registros que cumplan con el criterio.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
ELIMINAR REGISTROS
Usted puede eliminar registros de su base de datos. En la ventana de formularios, use el
AGE 2
botn Eliminar para borrar el registro que se muestra. Esta accin lo que realmente hace
es eliminar la fila que contiene dicho registro.
1
ORDENAR UNA BASE DE DATOS

ocesador de Textos
Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los valores de la lista,
ordenndolos.
Al ordenarlos,
Prof. Microsoft Excel
Johnny Yaya reorganiza las filas, las columnas o las celdas individuales
Ramos
utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al
Procesador
9, de la A a la ms antigua a la ms reciente) o descendente .
de Textos
Z, de la fecha
Para ordenar datos no es necesario que estn agrupados en la misma forma en que se
agrupa una base de datos, puede ser filas o columnas aisladas.
Sin embargo, uno de los usos ms comunes para las opciones que ordenan los datos es en las
bases de datos.
1
1
ORDENAR REGISTROS
s
Pueden ordenar los registros directamente en forma ascendente o descendente, con un
solo criterio utilizando los siguientes iconos:
Procesador
Ascendente
PAGE 2
Descendente
AGE 2
Para utilizar la opcin de los iconos es necesario colocarse en algn registro del campo que
desea tomar como criterio
1 y hacer clic sobre el icono (ascendente o descendente).
ORDENAR LOS DATOS

ocesador USANDO MS DE UN CRITERIO
de Textos
Excel permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. As usted puede
especificar hasta 3 criterios distintos para ordenar la tabla.
Realizar lo siguiente:
2. Seleccione Ordenar.
3. Se muestra la siguiente ventana:
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
En las cajas de Orden por y Luego por se selecciona de la lista, el nombre del campo con
el que se quiere ordenar y la prioridad. Excel permite manejar hasta tres prioridades
como se puede verAGEcon 2los criterios. Cada criterio se puede ordenar Ascendente o
Descendente. Si se manejan encabezados en la seleccin se determina en la lista tiene
fila de encabezamiento.
1
En Primer criterio de ordenacin se elige alguna de las opciones que Excel 2003 tiene
creadas. Se pueden crear ms criterios, que se revisarn posteriormente. Tambin se
ocesador
puede determinar de Textos
que sea sensible a las maysculas en Coincidir maysculas / minsculas.
Segn se tengan acomodados los datos se debe seleccionar la Orientacin ya sea Ordenar
de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
El resultado
Prof.deJohnny
ordenar los Ramos
Yaya datos del ejemplo siguiente, si le indicamos a Excel que
ordene los registros por N el orden sera como se muestra:
Procesador
PAGE 2
PERSONALIZAR EL TIPO DE ORDEN

AGE 2
Usted puede cambiar el tipo de ordenacin a uno personalizado. Por ejemplo al usar como
criterio de ordenacin un campo turno, los registros se ordenaran alfabticamente
1
(maana, noche y tarde), obteniendo un resultado poco real. Para cambiar el tipo de
ordenacin se realizara:
1. Crearocesador
una lista con el orden que usted quiere.
de Textos
2. Aada la lista a la lista personalizada de Excel.
3. Seleccione la lista y elija el men Herramientas

4. Seleccione Opciones.
5. Elegir la ficha Listas Personalizadas.
6. Haga clic
en el botn
Importar
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
AGE 2
7. Luego, en la ventana Ordenar, haga clic en el botn Opciones

8. En el cuadro
ocesadorPrimer Criterio, seleccione la lista creada.
de Textos
9. Al Aceptar, Excel tomar la lista como criterio y ordenar los datos en base a ella
(maana, tarde y noche).
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
Captulo Procesador
Microsoft Excel II
PAGE 2
Captulo
Temas
AGE 2
Captulo
Funciones
1 de base de datos y macros. Filtros (Autofiltro y filtro
avanzado). Tablas Dinmicas.
Captulo
Generacin
ocesador de Textos de resultados de campos a travs del asistente para
tablas dinmicas. Grabar rdenes y agregarlas a botones.
Capacidades
1
s Realizar Operaciones en un Base de datos y Manejar la informacin

a travs de datos dinmicos; Automatiza Operaciones.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
AGE 2 de datos; Nombre de campo; Criterios)

Funcin BDCONTAR(Base
1 que contienen nmeros en una columna de una lista o base de

Cuenta las celdas
datos y que concuerdan con las condiciones especificadas.
El argumento Nombre de campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta
todos ocesador de Textos
los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Funcin BDEXTRAER(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)
Prof. un
Extrae Johnny
nico Yaya
valor Ramos
de una columna de una lista o base de datos que coincida con
las condiciones especificadas.
Funcin BDMAX(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)
Devuelve el valor mximo de una columna de una lista o base de datos que coincida
conFormamos profesionales
Funcin BDMIN(Base 1
de datos; Nombre de campo; Criterios)
1 mnimo de una columna de una lista o base de datos que coincida

Devuelve el valor
con las condiciones especificadas.
s
Funcin BDPRODUCTO(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)
Procesador
PAGE
Multiplica los 2 de una columna de una lista o base de datos que coincidan con
valores
AGE 2 de datos; Nombre de campo; Criterios)

Funcin BDPROMEDIO(Base
1
Devuelve el promedio de los valores de una columna de una lista o base de datos que
coinciden con las condiciones especificadas.
ocesador de Textos
Funcin BDSUMA(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)
Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerden con
BASE DE DATOS
Una base de datos es una serie etiquetadas de filas de hoja de clculo que contienen
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en
que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de
la lista tiene los rtulos de columna.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
CREAR UNA BASE DE DATOS
Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base
AGE 2
de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenece a una
misma entidad, objeto o individuo.
1
Ejemplo:
ocesador de Textos
Procesador
PAGE 2
AGE 2
Cada rengln es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un
registro, pertenecen al1 mismo pedido. Cada columna es un campo, contiene todos los datos
necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
FILTROS
AUTOFILTROS AGE 2
Una de las operaciones ms comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta.
1
Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con
algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son
una de ellas. Para aplicar un filtro a una base de datos realizar:
ocesador de Textos
2. Seleccione Filtro.
3. Seleccione Autofiltro.
4. El Prof.
resultado ser
Johnny similar
Yaya al siguiente:
Ramos
Procesador
PAGE 2
AGE 2
El comando Autofiltro, aplica flechas para abrir mens colgantes en el encabezado de la
base de datos. Con estos mens colgantes, se pueden elegir las opciones de consulta.
1
ocesador de Textos
Segn el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden
buscar. La opcin (Todas), va a mostrar todos los registros sin importar ningn criterio.
La opcin (Vacas), muestra los registros que estn vacos en ese campo. La opcin (No
vacas) realiza la accin Contraria.
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
USAR CRITERIOS COMPUESTOS
Al seleccionar Personalizar, aparece la siguiente caja de dilogo:
AGE 2
ocesador de Textos
Procesador
Con el Autofiltro de Textos se pueden determinar que registros exactamente se
Personalizado
estn buscando. Se pueden utilizar operadores de comparacin que ya se encuentran
en la lista: Organizacin educativa
OPERADOR COMPARACIN
1 Mayor que
>
1
Menor que
<
s
Mayor o igual que
>=
Procesador
PAGE 2
Menor o igual que
<=
Diferente a
<>2
AGE
Con el operador se selecciona el registro con el que se est comparando tambin de la

lista Excel XP permitedeutilizar
ocesador Textoscomodines que son: ( ?) para representar un carcter
individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan
de la forma como se muestra en el ejemplo:
CRITERIO ENCUENTRA
Fermn
F* Fernando
Fulgencio
Federico
Fermn
Fe* Fernando
Federico
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Fernando
Fer*
AGE 2
Fermn
F?r* Fernando
1
Fermn
?er* Fernando
ocesador de Textos Fermn
?e* Fernando
Federico
Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se
suman, es decir que se tienen que cumplir con ambos criterios para que encuentre los
registros deseados. Con la opcin O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan
con los criterios establecidos, no tienen que cumplir con ambas.
Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los
reglones cambian de color.
Formamos En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en
profesionales
este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de los
criterios que se marquen
1 en los filtros de los campos.
Para deshabilitar todos los filtros, realizar:
1
s
3. Seleccione Autofiltro.
SUBTOTALES Procesador
PAGE 2
Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es el
de los subtotales. Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se
especifiquen en el AGE
rango,2 as como una operacin general de toda la bsqueda. Para
realizar esta operacin, realizar:
1 Datos.
2. Seleccione Subtotales.
3. Apareciendo la siguiente caja de dialogo:
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Esta opcin va a insertar Subtotales en cada cambio de registro segn se le indique, y al
final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opcin es necesario que la
base de datos o la AGElista tenga
2 necesariamente un encabezado. Tambin es conveniente
que se ordene la lista antes de utilizar esta opcin, pero no es un requisito primordial para
que funcione. 1
Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente
Suma
ocesador Suma los elementos
de Textos
Cuenta Cantidad de valores que no son blancos
Promedio Promedio de los elementos en el grupo del subtotal
Mx. Valor numrico ms grande en el grupo del subtotal
Min.
Prof. JohnnyValor
Yayanumrico
Ramos ms pequeo en el grupo del subtotal
Producto Producto de todos los valores del grupo del subtotal
Cuenta
ProcesadorCantidad
num. de Textosde registros o filas que contienen datos numricos
Desvest Estimacin de la desviacin estndar
Desvest
OrganizacinDesviacin
educativaestndar
Var Estimacin de la varianza
Varp Varianza de una poblacin
1
En la lista Agregar Subtotal se determina que campos ven a contar con Subtotal. Se
pueden seleccionar todos si as se desea pero el cambio se va a realizar segn lo
determinado en la lista1Para cada cambio en.
Reemplazar Subtotaless Actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos.
Salto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina cada vez que
termina un subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada Subtotal al finalizar
Procesador
cada rango, de otra PAGEforma
2 lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los
Subtotales, utilice el botn Quitar Todos.
Crear subtotales da como resultado algo similar a lo que aparece a continuacin:

AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Ntese que del lado izquierdo,
junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o smbolos del esquema
con la forma de + AGE
y -, que
2 sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la
informacin y dejar solo las de los Subtotales.
Con los botones 1 se puede abrir o cerrar automticamente todo el nivel del
primero al tercero.
ocesador de Textos
TABLAS DINMICAS
Una tabla dinmica combina lo mejor de un Consolidado y de subtotales, para presentar los
datos en una forma simple y con un formato y presentacin flexible.
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir
rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar filas y columnas para ver diferentes
resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas y ver los
datos especficos de algn rea de inters.
Utilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales relacionados,
especialmente cuando tenga una lista de nmeros larga para resumir y desee realizar
1
comparaciones distintas con cada nmero. Utilice los informes de tablas dinmicas cuando
desee que Microsoft Excel realice automticamente ordenaciones y el clculo de subtotales
1
y totales. Como un informe de tabla dinmica es interactivo, usted u otros usuarios pueden
cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes
s
resmenes.
Procesador
CREAR UNA TABLA DINMICA
PAGE 2
Para crear una tabla dinmica debe realizar lo siguiente:
1. Colocar el puntero de celda sobre una celda de la tabla.
2. Seleccione elAGE
men2 Datos.
3. Seleccione Informe de tablas y grficos dinmicos.
4. El asistente lo llevar
1 paso a paso en el desarrollo de su tabla, as se mostrar:
PASO 1: Elija la opcin Lista o Base de datos de Microsoft Office Excel y luego clic en
la opcin Tabla dinmica.
ocesador de Si selecciona la opcin Fuente de datos externa usted puede usar
Textos
tablas de algn manejador de base de datos relacional: Access o SQL. Se visualiza la
siguiente ventana:
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
PASO 2: Seleccione el rango de su base de datos. Excel marca automticamente la base de

datos sobre la que se encuentra
AGE 2 el puntero de celda. Haga clic en siguiente. Se visualiza la
siguiente ventana.
1
ocesador de Textos
PASO 3: Use
Prof.elJohnny
botn Diseo para definir los campos de su tabla dinmica. Se visualiza la
Yaya Ramos
siguiente ventana:
Procesador
PAGE 2
DESARROLLO DEL DISEO: En esta ventana distribuya y organice los campos de su tabla
AGE 2la informacin requerida. La ventana que presenta es la siguiente:
de tal forma que muestre
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Para el resumen que se pide, debe arrastrar el campo Agencia a la seccin Pgina, al igual
que los campos Vehculo,
AGE 2Turno y Lugar. Luego el campo Vendedor al sector filas, el campo
Marca a la seccin Columna y el campo Cantidad al sector Datos. El diagrama sera el
siguiente: 1
ocesador de Textos
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
Luego que termine el diseo haga clic en Aceptar.
PASO 4: La ventana regresa a la ventana del paso 3, elegir donde desea situar la tabla
dinmica y a continuacin haga clic en Finalizar.
Su tabla dinmica debe ser similar a la siguiente:
1
1
Captulo Procesador
Microsoft Excel II
PAGE 2
Captulo
Temas
AGE 2
Captulo
Controles
1
de formulario (Cuadro de lista, cuadro combinado,
botones de opcin, casilla de verificacin, botn de comando,
Captulo control de numero, barra de desplazamiento, etc.).
ocesador de Textos
Generacin de resultados de campos a travs del asistente para
tablas dinmicas. Grabar rdenes y agregarlas a botones.
Capacidades
1
s
Identificar y aplicar los controles de
formulario
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
FORMULARIOS PARA TRABAJAR CON BASE DE DATOS
Es una forma ms AGE ordenada
2 y funcional de ver los registros de una base de datos,
mostrando una ventana que contiene la totalidad de campos que conforman su lista. Para
usar esta opcin, realizar:
1
1. Hacer clic en alguna celda de la lista
2. Seleccione
ocesador el
demen Datos.
Textos
4. Esta opcin despliega la siguiente caja de dilogo:
s
Se despliega una formula de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un
Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden
Procesador
Restaurar antes dePAGE
presionar
2 enter o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no
se podrn recuperar.
ENCONTRAR LOS REGISTROS

AGE 2
Al hacer clic sobre el botn Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo:
1
En esta caja se pueden determinar que registros se estn buscando, estableciendo
criterios en cada uno de los campos.
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
Tambin se pueden utilizar operadores de comparacin y comodines. Por ejemplo, el
criterio G* en el campo Apellido encontrara todos los apellidos que comiencen por G.
AGE
Los operadores lgicos en2los campos de tipo numrico pueden ser: >, <, =etc.
Use los botones Buscar1 siguiente y Buscar anterior para ir visualizando todos los
registros que cumplan con el criterio.
ocesador de Textos
AADIR REGISTROS
1. Hacer clic en alguna celda de la lista
Prof. Johnny YayaDatos
Ramos
4. Clic en ele botn Nuevo.
5. Digitar los datos del nuevo registro
6. hacer clic en elprofesionales

Formamos botn Cerrar.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
LIMINAR REGISTROS
Usted puede eliminarAGEregistros
2 de su base de datos que no interesen. En la ventana de
formularios, use el botn Eliminar para borrar el registro que se muestra. Esta accin lo
que realmente hace es 1eliminar la fila que contiene dicho registro.
1. Hacerocesador
clic en alguna celda de la lista
de Textos
2. Seleccione el men Datos
Prof. Johnny
4. Seleccione Yaya Ramos
un registro
5. Clic en ele botn de

Procesador Eliminar.
Textos
6. Clic en Aceptar.
hacer clic en el botn Cerrar.
Procesador
PAGE 2
AGE 2
ocesador de Textos
1
1
s
Microsoft Excel II
Procesador
PAGE 2
FILTRO AVANZADO
A pesar de que AGE
sea muy
2 til y sencillo de manejo, los filtros automticos,
estn limitados a uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los
Filtros avanzados 1y el manejo es similar al de los filtros automticos pero
con mayores posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma
hoja de clculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias
condicionesocesador
aplicadas
de aTextos
una sola columna. Ejemplos:
1. Crear los criterios.

2. Seleccione una celda de la Base
deProf. Johnny Yaya Ramos
Datos.
5. Seleccione Filtro
Organizacin avanzado.
educativa
6. Aparece una ventana igual a la
queFormamos
existe enprofesionales
la parte inferior.
7. Si el resultado lo desea en la
1
misma hoja selecciona la opcin:
Filtrar la lista
1 sin moverla a
otro lugar.
s lo desea en otra hoja selecciona la opcin: Copiar a
8. Si el resultado
otro lugar. Si es as tienes que seleccionar una celda a insertar el
Procesador
resultado.PAGE 2
AGE 2
Criterios
1
ocesador de Textos

Manual Excel - II

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual Excel - II

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Microsoft Excel II

2. DESCRIPCION DE LA ASIGNATURA.- Prof. Johnny Yaya Ramos

Prof. Johnny Yaya Ramos

Prof. Johnny Yaya Ramos

Procesador de Textos Organizacin educativa

Organizacin educativa Formamos profesionales

s Realizar procesos con grficos

Prof. Johnny Yaya Ramos

- Como hoja de grfico:

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que

Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin.

Prof. Johnny Yaya Ramos

Prof. Johnny Yaya Ramos

Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo

MODIFICAR LA POSICIN Y EL TAMAO DE UN GRFICO

2. Site el puntero educativa

3. Pulse el botn 1del mouse y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin

As podr incluso combinar

Prof. Johnny Yaya Ramos

Al concatenar celdas que contienen slo nmeros, el resultado es tambin un nmero, es as

Prof. Johnny Yaya Ramos

Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar

Prof. Johnny Yaya Ramos

1 unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que

Estas son las funciones

Funcin Formamos profesionales Descripcin

1 Devuelve el nmero de rangos de

ocesador de Textos Devuelve el nmero de columnas que

1 Si no tienes abierto Excel2007,

7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira

8 Sitate en la celda A15 y pulsa sobre , selecciona la categoria de bsqueda y

9 Seleccionar la matriz de B1:C10.

4. Seleccione elAGE 2 Datos.

Prof. Johnny Yaya Ramos

s digitar el rango de celdas que contienen los datos a validar

8. Se comprobarAGE el 2 buen funcionamiento de la validacin cuando al seleccionar

Prof. Johnny Yaya Ramos

CRITERIO ha cambiado por

En esta caja se pueden determinar que registros se estn buscando, estableciendo

ORDENAR UNA BASE DE DATOS

ORDENAR LOS DATOS

PERSONALIZAR EL TIPO DE ORDEN

3. Seleccione la lista y elija el men Herramientas

7. Luego, en la ventana Ordenar, haga clic en el botn Opciones

Prof. Johnny Yaya Ramos

Prof. Johnny Yaya Ramos

s Realizar Operaciones en un Base de datos y Manejar la informacin

AGE 2 de datos; Nombre de campo; Criterios)

1 que contienen nmeros en una columna de una lista o base de

Funcin BDEXTRAER(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)

1 mnimo de una columna de una lista o base de datos que coincida

AGE 2 de datos; Nombre de campo; Criterios)

Prof. Johnny Yaya Ramos

Prof. Johnny Yaya Ramos

Con el operador se selecciona el registro con el que se est comparando tambin de la

Crear subtotales da como resultado algo similar a lo que aparece a continuacin:

PASO 2: Seleccione el rango de su base de datos. Excel marca automticamente la base de

Prof. Johnny Yaya Ramos

Luego que termine el diseo haga clic en Aceptar.

Su tabla dinmica debe ser similar a la siguiente:

Prof. Johnny Yaya Ramos

ENCONTRAR LOS REGISTROS

6. hacer clic en elprofesionales

5. Clic en ele botn de