ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La Gestión de Costes involucra al presupuesto y las buenas prácticas para su correcta gestión
en la Dirección de Proyectos.

Los procesos de los que se compone la Gestión de Costes son cuatro, atendiendo la PMBOK
Guide elaborada por el Project Management Institute (PMI):

1. Planificación de la gestión de costes

2. Estimación de los costes
3. Determinación del presupuesto
4. Control de costes

Los tres primeros procesos se llevan a cabo en el grupo de procesos de planificación, mientras
que el último proceso se realiza en el grupo de procesos de seguimiento y control.

En Project Management, la Gestión de Costes puede presentar los siguientes entregables:

plan de gestión de costes, estimación de los costes de las actividades, base de las estimaciones,
línea base de costes, requisitos de financiamiento del proyecto y pronósticos de costes.

Las herramientas de entradas y de salidas de las que se vale la Gestión de Costes son las
siguientes: juicio de expertos, técnicas analíticas, reuniones, estimación análoga, estimación
paramétrica, estimación ascendente, estimación por tres valores, análisis de las reservas, coste
de la calidad, software de gestión de proyectos, análisis de ofertas de proveedores, técnicas
grupales de toma de decisiones, agregación de costes, relaciones históricas, conciliación del
límite de financiamiento, gestión del valor ganado, pronósticos, índice de desempeño del
trabajo por completar (TCPI) y revisiones del desempeño.

Algunas de las fórmulas a tener en cuenta en este capítulo son las de variación de coste (CV),
índice de desempeño del presupuesto (CPI), valor relativo CV, variación del cronograma
(SV), índice de desempeño del cronograma (SPI) y valor relativo SV.

El Director de Proyectos y su equipo han de tener presentes los cuatro procesos que
involucran la Gestión de Costes, ubicados en los grupos de procesos de planificación y
seguimiento y control, para el cumplimiento de las buenas prácticas expuestas en este
 capítulo. Dirección, Gestión de Costes, PMBOK Guide, PMI, Project Management,
Project Management Institute

La Gestión de Calidad en la Dirección de Proyectos implica la elaboración de un plan de

calidad para la creación del producto atendiendo al alcance del proyecto y los requerimientos
de los interesados.

Esta área cuenta con tres procesos, según lo expuesto en la PMBOK Guide elaborada por el
Project Management Institute (PMI):

1. Planificación de la gestión de la calidad

2. Realización del aseguramiento de la calidad
3. Control de la calidad

La planificación de la gestión de la calidad se sitúa en el grupo de procesos de planificación;

la realización del aseguramiento de la calidad se ubica en el grupo de procesos de ejecución;
y el control de la calidad se encuentra en el grupo de procesos de seguimiento y control.

Los entregables de la Gestión de Calidad son los siguientes: plan de gestión de calidad, plan
de mejoras del proceso, métricas de calidad, listas de verificación de calidad, medidas de
control de calidad, cambios validados y entregables verificados.

El plan de gestión de la calidad es el entregable principal de esta área y forma

parte del plan de dirección del proyecto.

El plan de gestión de la calidad es el entregable principal de esta área y forma parte del plan
de dirección del proyecto. Este plan describe la implementación de las políticas de calidad y
el cumplimiento de los requisitos de calidad definidos para el proyecto. Se tiene presente el
plan de dirección del proyecto, que incluye las líneas base del alcance, del cronograma y de
los costes.

Las herramientas a utilizar en este área de conocimiento son análisis coste-beneficio, coste
de calidad, herramientas básicas de calidad, estudios comparativos, diseño de experimentos,
muestreo estadístico, reuniones, herramientas de gestión de control de calidad, auditorias de
calidad, análisis de procesos y otras herramientas de planificación de calidad.
 La Gestión de Calidad incluye tres procesos de la Dirección de Proyectos, cuyo entregable
principal es el plan de gestión de calidad. Dirección, Gestión de Calidad, PMBOK Guide,
PMI, Project Management, Project Management Institute.

Las personas son el principal recurso con el que cuenta la Dirección de Proyectos. La
Gestión de Recursos Humanos en proyectos implica desde la contratación de los equipos de
trabajo y la revisión de sus competencias, hasta la asignación de roles y responsabilidades.

Esta área de conocimiento consta de cuatro procesos atendiendo a la PMBOK Guide

elaborada por el Project Management Institute (PMI):

1. Planificación de la gestión de Recursos Humanos.

2. Adquisición del equipo del proyecto.
3. Desarrollo del equipo del proyecto.
4. Dirección del equipo del proyecto.

Estos cuatro procesos tienen lugar en el grupo de procesos de planificación y en el grupo de

procesos de ejecución.

La Gestión de Recursos Humanos en proyectos cuenta con los entregables Plan de Gestión
de los Recursos Humanos, calendarios de los recursos, asignaciones de personal al proyecto
y evaluaciones del desempeño del equipo. El Plan de gestión de los Recursos Humanos
incluye organigrama, roles, responsabilidades, adquisición de personal y desarrollo de sus
competencias.

Este área de conocimiento cuenta en Project Management con las herramientas de

organigrama y descripciones de cargo, creación de relaciones de trabajo, teoría
organizacional, juicio de expertos, reuniones, asignación previa, negociación, adquisición,
equipos virtuales, análisis de decisiones multicriterio, habilidades interpersonales,
capacitación, actividades de desarrollo del espíritu de equipo, reglas básicas, coubicación,
herramientas para la evaluación de personal, reconocimiento y recompensa.

La Gestión de Recursos Humanos es otra de las variables clave en la Dirección de Proyectos.

Las empresas deben tener en cuenta los procesos que involucra, así como sus entregables y
herramientas. Dirección, PMBOK Guide, PMI, Project Management, Project
Management Institute, recursos humanos
 La globalización y el auge de las tecnologías han provocado que el mundo esté cada vez más
informado y conectado hoy en día. La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de
Proyectos permite que la información esté al alcance de todos los interesados de modo
eficiente.

Esta área de conocimiento aglutina tres procesos, atendiendo a la PMBOK Guide elaborada
por el Project Management Institute (PMI):

1. Planificación de la gestión de las comunicaciones.

2. Gestión de las comunicaciones.
3. Control de las comunicaciones.

La Gestión de las Comunicaciones cuenta con los entregables del Plan de Gestión de las
Comunicaciones y las comunicaciones del proyecto. El Plan de Gestión de las
Comunicaciones describe la forma en que se planifican, estructuran, siguen y controlan las
comunicaciones del proyecto. Este plan incluye:

 Requisitos de comunicación de los interesados.

 Información a comunicar, que incluye contenido, formato, nivel de detalle e idioma.
 Motivo de la distribución de la comunicación.
 Plazo y frecuencia de la comunicación y de la recepción de la respuesta o confirmación.
 Persona responsable de la divulgación de la información.

Esta área de conocimiento cuenta con las herramientas del análisis de requisitos de
comunicación, tecnología de la comunicación, modelos de comunicación, métodos de
comunicación, reuniones, sistemas de gestión de la información y juicio de expertos.

La Gestión de las Comunicaciones en Project Management resulta fundamental para el

desarrollo de proyectos. Las empresas han de conocer sus tres procesos, herramientas y
entregables. La difusión de información errónea puede generar malentendidos y conflictos.
Dirección, Gestión de las Comunicaciones, PMBOK Guide, PMI, Project Management,
Project Management Institute
Qué es y para qué sirve el método
Kanban
En este post, pretendemos aportar unas pautas básicas y sencillas sobre el desarrollo del
método KANBAN, proveniente del Japón, y que ha sido considerado “Un sistema de
producción muy efectivo y eficiente”, complemento primordial en esta sociedad ya tantas
veces citada como globalizada y altamente competitiva. Desarrollado en la década de los
50 por TOYOTA, se consideró una manera de manejo del flujo de materiales en una línea
de ensamble. Es decir, esta técnica se creó para controlar el avance del trabajo en una
línea de producción. Kanban proviene de Japón, como hemos citado, y significa
básicamente “etiqueta de instrucción”.

Ejemplo etiqueta Kanban

La necesidad de producir eficientemente sin retrasos en la entrega de productos y

servicios, es un factor muy importante para las empresas que quieren continuar activas en
un mercado como el de hoy en día, que necesita cumplimientos en calidad, y rapidez de
respuestas y tiempos de entrega. Por lo tanto, la implementación de sistemas de
producción más eficientes ha llegado a ser un factor primordial en las organizaciones.
Analizando de forma correcta las situaciones y elementos con los que se cuenta en la
empresa, se puede lograr un sistema efectivo que cumpla con las necesidades del cliente
y que por ello no signifique una inversión de mayor nivel.

Qué es Kanban

Es una técnica de producción en la que se dan instrucciones de trabajo mediante tarjetas

denominadas “Kanban”, a las distintas zonas de producción. Instrucciones constantes que
van de un proceso a otro, y que están hechas en función de los requerimientos del cliente.
Su objetivo principal es gestionar de manera general como se van completando tareas.
Cada proceso produce sólo lo necesario, tomando el material requerido de la operación
anterior. Una orden es cumplida solamente por la necesidad de la siguiente estación de
trabajo y no se procesa material sin ser necesario. Maneja lotes pequeños, con tiempos de
alistamiento cortos, consiguiendo así que el suministro de materiales sea rápido.

Función principal

La función principal de un “Kanban” es ser una orden de trabajo, no sólo una guía para
cada proceso, sino una orden la cual debe cumplirse. Otra función de Kanban es la de
movimiento de material, puesto que la tarjeta Kanban se debe mover junto con el material.
Reglas de Kanban

Se puede decir que las reglas principales de Kanban son tres:

 Visualizar el flujo de trabajo

 Determinar el límite de “trabajo en curso” (work in progress)
 Medir el tiempo en completar tareas (“lead time”)

Cubetas Kanban

Para que sirve Kanban

 Empezar cualquier operación estándar en cualquier momento

 Dar instrucciones basadas en las condiciones actuales del área de trabajo
 Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas ordenes ya empezadas y el
exceso innecesario

Fases para su implantación

 Informar al personal: Entrenar y formar a todo el personal en los principios de

Kanban, y los beneficios de usarlo.
 Identificación e implementación en las zonas con problemas: Implementar
Kanban en aquellos componentes con más problemas para facilitar su proceso y
para resaltar los problemas existentes.
 Implementar en el resto de zonas: Implementar Kanban en el resto de las zonas,
esto no debe ser problema ya que para esto los operadores ya han visto las ventajas
de Kanban. Se deben tomar en cuenta todas las opiniones de los operadores ya
que ellos son los que mejor conocen el sistema. Es muy importante informarles
cuando se va estar trabajando en su área.
 Revisión del sistema: Esta fase consiste de la revisión del sistema Kanban siendo
importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones para el
funcionamiento correcto de Kanban: Ningún trabajo debe ser hecho fuera de
secuencia, y si se encuentra algún problema notificar al supervisor
inmediatamente.
Beneficios de Kanban

Kanban ayuda particularmente a:

 Organizar la producción (gestionando mejor la cantidad en que un elemento debe

ser producido y transportado).
 Controlar la utilización de la mano de obra.
 Controlar el emplazamiento de materiales.
 Adaptarse a las diferentes variaciones de la producción
 Identificar las zonas susceptibles de mejora.

Kanban aplicado al desarrollo de software

En los últimos años, este método se ha hecho hueco en la gestión de proyectos de

desarrollo de software. Se utiliza a menudo ayudado de otros métodos como el caso de
“Scrum”. Sobre todo, es utilizado en equipos que realizan desarrollo Ágil de software.
Kanban se está introduciendo como parte de principios Lean para transformar la cultura
y base de las organizaciones y ayudar a la mejora continua.

Imagen de fromstoneagetoagile.com

Tanto Scrum como Kanban son sistemas de planificación tipo “Pull”, principio de
gestión de inventario ‘Just In Time’ (JIT) propio de Lean. El equipo elige cuándo y
cuánto trabajo debe acometer. Dichos componentes del equipo se encargan de ir
gestionando el trabajo a medida que están en condiciones de hacerlo, en lugar de que sea
desde el exterior quien “fuerce” al equipo a hacerlo. Es decir, funcionar como una
impresora, realizar el trabajo, a medida que se está preparado, aunque haya hojas en
blanco acumuladas en la bandeja.

Kanban se basa en procesos de optimización continuos, que se corresponden con el

principio Kaizen de Lean. Dan más importancia a la respuesta al cambio que al
seguimiento de un plan. Es un método Lean y Ágil. Establece límites WIP (work in
progress), la visibilidad del proceso es la base de su mejora, tiene como objetivo la
entrega temprana y frecuente de software, trabaja con equipos auto - organizados, necesita
la división del trabajo en partes, y revisa y mejora de forma continua el plan del producto.
Si quieres más información sobre Kanban y Scrum en el desarrollo de software.
Finalmente decir, que aunque KANBAN es una solución para muchos problemas tanto a
nivel productivo, como a nivel de desarrollo de software, su implementación no es tan
sencilla. No se aplica aisladamente en cualquier empresa, sino acompañada de otros
sistemas y técnicas, que hagan que este método consiga ser eficiente y beneficioso. Es
por ello, que no se debe pensar que su imposición vaya a ser milagrosa y solucionar
problemas automáticamente, puesto que conlleva mucho trabajo y como decimos, una
implantación bien gestionada. En relación a esta gestión, os dejamos esta interesante
selección de herramientas para trabajar con Kanban

Es una herramienta para el Project Management que permite una visualización rápida y
sencilla de la lista de tareas, comentarios y notas de información. Scrum es una
metodología para la gestión de manera iterativa o incremental de proyectos ágiles.

Estas dos metodologías pueden resultar de utilidad para la Dirección de Proyectos. No

obstante, presentan algunas diferencias en las que conviene centrarse.

Kanban limita el WIP (Work In Progress) o número máximo de tareas que se pueden
realizar en cada fase del ciclo de trabajo por el estado en ese flujo de trabajo o, lo que es lo
mismo, la columna en que se encuentre la tarea: “por hacer”, “en progreso”, “terminado”.
Sin embargo, Scrum limita este flujo de trabajo por iteración, con la indicación en el Sprint
Backlog la cantidad de tareas que pueden realizarse en cada iteración.

Atendiendo a estas dos metodologías, se puede estimar el tiempo necesario para culminar
cada tarea y agruparlas por el valor que el cliente le ha otorgado a cada una de ellas. En la
fase “en progreso” se pueden desarrollar paralelamente varias tareas. En la selección de esas
tareas deben considerarse aquellas que maximizan el valor percibido por el cliente para el
primer sprint.

El tiempo máximo que necesitará el equipo de proyectos en culminar todas las tareas viene
determinado por la suma de tiempo de todas las tareas dividido entre el WIP del estado del
flujo de trabajo.

A continuación se muestra un ejemplo:

Ítems (tareas) y duración

Tarea 1 2 días
 Tarea 2 3 días

Tarea 3 1 día

WIP (Work In Progress) = 2

Tiempo máximo para culminar todas las tareas = (2 días + 3 días + 1 día) / WIP 2 = 3 días.

En este ejemplo el equipo de gestión de proyectos necesitará tres días para finalizar las tres
tareas anteriormente descritas. Kanban y Scrum presentan diferencias claras, aunque en
ocasiones se pueden ver elementos de una de estas metodologías en la otra. Dirección de
Proyectos, Kanban, Project Management, Scrum, WIP, Work In Progress

Scrum en la Dirección de Proyectos ágiles

Scrum en la Dirección de Proyectos ágiles 5 (100%) 1 voto

Scrum es una metodología para la gestión de manera iterativa o incremental de proyectos

ágiles. La terminología de esta metodología de Project Management se recoge en la
Scrum Guide.

En un proyecto Scrum hay dos áreas destacadas: el desarrollo de un ciclo de vida iterativo e
incremental y cómo lograr una comunicación eficaz entre los miembros del equipo
mediante reuniones durante el desarrollo del proyecto. En este contexto se trata la
comunicación no solamente entre las partes implicadas en el proyecto, sino también la
intermediación del representante de los usuarios con los clientes. La metodología Scrum se
basa en la transparencia, la inspección y la revisión.
Los equipos Scrum se componen del Scrum, responsable de asegurarse del cumplimiento
de las prácticas de Scrum; el Product Owner o Propietario del Producto, responsable de la
satisfacción de las necesidades por el proyecto; y el equipo de desarrollo, responsable de las
nuevas funcionalidades, modificaciones e incrementos del producto.

Diagrama típico de la metodología Scrum

Product Backlog Sprint Backlog Sprint Working Increment

El diagrama típico de la metodología Scrum consta del product backlog o pila del producto,
que recoge las funcionalidades que se quieren implementar en el prototipo del proyecto; el
sprint backlog, que son tareas en las que se dividen esas funcionalidades; el sprint, que
recoge las tareas y cuya temporalidad no supera generalmente las 4 semanas; y el working
increment, prototipo del producto que implementará parte de las funcionalidades finales del
producto.

Scrum aporta beneficios a la dirección de proyectos ágiles como la entrega periódica de

resultados, las entregas parciales con las algunas funcionalidades al cliente, la adaptación
con la redirección del proyecto atendiendo al mercado y a las necesidades del cliente, y la
realización de mejores estimaciones. Los directores de proyecto han de considerar esta
metodología para la gestión de proyectos ágiles. Dirección de Proyectos, metodologías
ágiles, Project Management, Scrum

Cómo ajustar el WIP en el Método Kanban

Cómo ajustar el WIP en el Método Kanban 5 (100%) 1 voto

Kanban permite una visualización rápida y sencilla de la lista de tareas, comentarios y
notas de información en Project Management. El conocimiento de las características de
Kanban en Dirección de Proyectos resulta fundamental, pero también lo es el ajuste del
WIP para evitar la generación de cuellos de botella en la realización de tareas.

Esta metodología limita el WIP (Work In Progress) o número máximo de tareas que se
pueden realizar en cada fase del ciclo de trabajo. De este modo, las tareas pueden
encontrarse en las columnas “por hacer”, “en progreso” y “terminado”. Cuando se alcanza
el WIP establecido en las columnas del tablero, los equipos no podrán trabajar en una nueva
tarea hasta completar una de las tareas que figuran en esa columna.

Cómo ajustar el WIP

El ajuste del WIP influye en la productividad de los equipos. Los cuellos de botella se
producen cuando se llega al máximo dado por el WIP en determinada fase y provocan que
el equipo no pueda seguir trabajando.

En este ajuste hay que tener en cuenta que un WIP bajo tendrá como consecuencia una
rápida realización de las tareas, ya que se dispondrá de una mayor cantidad de miembros
para hacerlas. De esta manera, se solucionarán posibles problemas que puedan surgir cuanto
antes, idea sobre la que se basa también la metodología Lean Project Management.
Sin embargo, un WIP bajo también puede dejar desocupados a algunos miembros del
equipo, puesto que todos los miembros no podrán trabajar generalmente en la misma tarea a
la vez. No obstante, si el WIP es alto en Kanban el tiempo de finalización de las tareas será
mayor, ya que se pueden realizar más tareas al mismo tiempo.

El WIP de una fase tiende a ser alto cuando existen tareas en las que nadie trabaja durante
mucho tiempo. Será bajo cuando la productividad sea baja y haya miembros desocupados.
El ajuste del WIP depende de muchos factores, como el equipo o el producto a desarrollar,
y puede variar con el paso del tiempo. Dirección de Proyectos, Kanban, Project
Management, WIP, Work In Progress.