El Plan Estratégico de RRPP

 1. Fases y elementos más habituales que integran un plan estratégico de relaciones

públicas.
o 1ª Fase. Planteamiento inicial
o 2ª Fase. Investigación y análisis
o 3ª Fase. Planificación
o 4ª Fase. Ejecución
o 5ª Fase. Valoraciones y adaptaciones

 2. Análisis e investigación.

 3. Análisis externo.

 4. Los entornos de la empresa y/o organización.

 5. Análisis interno.

 6. Misión y objetivos.

 7. Cultura organizativa: Definición, componentes culturales y factores de cambio

cultural.

 8. Recursos disponibles: Humanos, materiales y financieros.

 9. Los públicos.

 10. Concepto de público.

 11. Tipología de públicos.

 12. Clasificación.

 13. Variables cualitativas en el análisis de públicos.

 14. Variables cuantitativas en el análisis de públicos.

 15. Mapa de públicos: Diseño y análisis.

1. Fases y elementos más habituales que

integran un plan estratégico de relaciones
públicas
Tal y como se ha mencionado en capítulos anteriores, todas las organizaciones tienen la
necesidad de alcanzar los objetivos y metas que se han propuesto. También se ha
comentado que los objetivos y metas justifican la razón de ser de su existencia que tiene
como valor superior el logro de su visión, sustentado en las políticas de la compañía.
Ya se ha convenido en la necesidad de elaborar un plan como forma óptima de afrontar
el logro de objetivos y metas. En este punto, es necesario destacar que no existe un
único plan con ítems concretos e inamovibles, sino que es función del estratega el
diseñar un plan con todos aquellos elementos que considere convenientes o necesarios
para el éxito de la operación.
Por lo anterior, los elementos integrantes de un plan estratégico de relaciones públicas
que se van a relacionar a continuación, se pueden considerar como los más habituales y
utilizados por la mayoría de profesionales de las relaciones públicas, pero ni mucho
menos es una lista limitativa y excluyente sino que, por el contrario, permite
innumerables incorporaciones en función de las necesidades que el estratega considere
convenientes.
Los elementos se distribuyen en función de las fases que integran el plan estratégico y
que también tienen la característica de servir de ejemplo, pero son igualmente
modificables, reemplazables y/o suprimibles. Algunos conceptos, según se ha podido
constatar tras analizarlos en diferentes fuentes, difieren según los autores, no obstante,
como el propósito de este apartado es meramente servir de ejemplo e ilustrar y enumerar
cuantas más fases e ítems mejor, para ponerlos a disposición del lector y que sea éste
último quien decida de que forma le prestan mejor servicio en su propia planificación
estratégica.
Fases e ítems más habituales en un plan estratégico de relaciones públicas:
1ª Fase. Planteamiento inicial. Punto de partida. En esta fase se tienen presentes la
visión de la empresa, sus políticas así como las metas y los objetivos que se pretenden
obtener.
2ª Fase. Investigación y análisis. Conocer la situación de la organización, identificar a
los públicos con los que se relaciona y sus actitudes. También sus Debilidades,
Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.
3ª Fase. Planificación. Teniendo presente la visión de la empresa, sus metas y
objetivos, en esta fase se confeccionan y distribuyen todos los elementos y recursos que
se utilizaran secuencialmente conforme a la elaboración del preceptivo cronograma de
acciones que permitirá alcanzarlos.
4ª Fase. Ejecución. Puesta en marcha del cronograma determinado en la fase anterior.
Atención a incumplimientos del cronograma y/o dificultades e imposibilidades y
medidas adoptadas para su corrección. La fase de ejecución debe contener explicación
detallada de cada una de las acciones y recursos de toda clase para su realización que se
desarrolló en la fase de planificación así como la designación del tiempo en que se ha de
ejecutar.
5ª Fase. Valoraciones y Adaptaciones. Establecimiento de hitos de control, donde se
analizan los retornos de información y se adoptan decisiones así como las correcciones
necesarias para lograr la visión de la empresa, sus metas y objetivos.

1ª FasePlanteamiento inicial
Elementos integrantes
* El breaffing. Exposición de la voluntad de la organización y dificultades iniciales.
* La visión de la empresa.
* Las políticas que la caracterizaran.
* Metas.
* Objetivos a corto, medio y largo plazo.
* Imagen.

2ª FaseInvestigación y análisis
Elementos integrantes
* Auditoria de la organización.
* Encuestas, grupos focales.
* D.A.F.O. (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
* Identificación de públicos.
* Investigación sobre opinión pública.
* Estudio de los medios de comunicación de interés.
* Identificación de los recursos humanos, económicos y materiales disponibles.
* Logo, slogan e imagen corporativa.
* Auditoria de imagen.
* Formas de darse a conocer.
* Índice de motivación de los públicos.

3ª FasePlanificación
Elementos integrantes
* Cronograma (planificación del tiempo) para todas las acciones a realizar.
* Clasificación de los públicos.
* Procesos para darse a conocer la organización en base a la investigación.
* Selección de los medios de comunicación y formas de proceder.
* Elaboración y programación de comunicados eficaces.
* Elaboración del calendario de comunicaciones.
* Prioridades según presupuesto.
* Reuniones: Con directivos, con empleados, con públicos de interés o sus
representantes.
* Definición de medios por los que los públicos se relacionarán con la empresa.
* Atención al cliente y buzón de sugerencias.
* Plantillas de información para vendedores, representantes, partners…
* Mailing y otro tipo de envíos.
* Confección de detectores de notoriedad de la organización.
* Eventos a realizar (convenciones, conferencias, galas, congresos…)
* Confección del plan de crisis. Diferentes escenarios.
* Algunas acciones que se pueden realizar con los públicos internos:
• Cartas y circulares internas.
• House organ.
• Carteles.
• Tablones de anuncios.
• Intranet.
• Buzón de sugerencias.
• Reuniones informativas.
• Manuales para empleados.
• Formación y plan de carrera.
• Incentivos y acciones de ocio.
• Asesoramiento, descuentos en productos y créditos.
•…
* Algunas acciones que se pueden realizar con los públicos externos:
• Cartas, comunicados y circulares.
• Publicación de la organización.
• Internet.
• Buzón de sugerencias.
• Reuniones informativas.
• Actos y regalos.
• Visitas a la organización.
•…

4ª FaseEjecución
Elementos integrantes
* Ejecución de las acciones planificadas para darse a conocer.
* Puesta en marcha del calendario de comunicaciones.
* Celebración de reuniones según calendario.
* Puesta en marcha de las actuaciones contempladas en el cronograma.

5ª FaseValoraciones y adaptaciones
Elementos integrantes
* Análisis de la información que llega a la empresa.
* Análisis de contenidos sobre la empresa en medios de comunicación.
* Atención a las quejas y sugerencias.
* Hitos de control.
* Valoración de logros.
* Reuniones para corregir acciones.
* Valoración el cumplimiento del propio plan estratégico.

2. Análisis e investigación
No existe actualmente ningún plan estratégico de relaciones públicas desarrollado por
un profesional que no incluya el análisis y la investigación como acciones
indispensables para el éxito del mismo. John E. Marston, estableció la fórmula IACE
(Investigación, Acción, Comunicación y Evaluación –hay quien propone el «método
IPCE, Investigación, Planificación, Comunicación y Evaluación-), como elementos
fundamentales para la puesta en marcha de un programa de relaciones públicas. Las
etapas naturales de un proceso de investigación común son:
1. Formulación de un problema.
2. Selección de un paradigma (modelo o patrón).
3. Enfoque de la investigación.
4. Técnicas de investigación.
Para desarrollar un correcto plan estratégico de relaciones públicas, el profesional
debe tener presente las tendencias imperantes en cada momento. Por tanto, es
necesidad perentoria actualizar de forma permanente sus conocimientos y saber
como localizar esas fuentes de saber para estar permanentemente en vanguardia y
proporcionar así, los mejores servicios a la organización a la que presta sus
servicios, al tiempo que se revaloriza continuamente como valor de mercado. Como
profesional.
Existen diferentes formas de estar al corriente de las tendencias actuales, si bien, se
recomienda crear una pauta de adquisición de saber que permita ese flujo de
conocimientos de vanguardia. Serviría como ejemplo, crear un programa con
calendario incluido que incluya actividades como:
* Crear una lista con las principales editoriales que editan libros y revistas
relacionados con la materia y estar al corriente de sus últimas publicaciones
* Crear una lista con las direcciones de Internet de los colegios y asociaciones de
relaciones públicas y visitarlas periódicamente
* Confeccionar un calendario con las programaciones de conferencias, congresos,
seminarios, talleres, etc. y acudir a los que más interesen