Definición de administración.

Para Henry Sisk Mario la administración es la fusión de todos los recursos que se poseen a través de un
esquema planificado, un proceso formado por: planeación, dirección y control, y cuyo objetivo es lograr
aquello que la compañía se proponga como meta.

José A. Fernández Arena la ve como una ciencia social cuya meta es satisfacer los objetivos institucionales de
cada medio a través de una estructura y del esfuerzo unificado.

Por su parte, George R. Terry, dice que consiste en una planificación para alcanzar objetivos puntuales en
base al esfuerzo ajeno.

Según Hermida, Serra y Kastika es imposible considerar a la administración como un arte, porque ella ni las
vivencias ni las interpretaciones subjetivas de la realidad tienen cabida. Así lo expresan en el libro
titulado “Administración y estrategia, Teoría y práctica”, publicado por Ediciones Macchi.

Eficiencia y efectividad (eficacia).

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe
una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros
conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr
un mismo objetivo. O, al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado
producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a
eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso
(tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace
referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces,
alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los
recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el
proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y
a la vez ser eficientes.

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en una semana tal como se había
previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron más recursos de lo normal (no
fuimos eficientes).

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista, pero no se
logró terminar en una semana (fuimos eficientes, pero no eficaces).
Lo ideal sería construir la autopista en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos. En
este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

Eficiencia + Eficacia = Productividad.

Control

El concepto de control es muy general y puede emplearse como punto central para el sistema administrativo.
Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento
individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser constituida de manera que
proporcione en medio para el control de las actividades.

La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para
el análisis, por ejemplo, significa:

1. Verificar.
2. Regular.
3. Comparar con una norma.
4. Ejercer autoridad sobre dirigir y ordenar.
5. Limitar o restringir.

Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa, sin embargo, se dan algunas definiciones.
La palabra control es un galicismo que indica la acción o efecto de control. Controlar es un verbo activo que
significa:

Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera
en forma o modo debido.

Otra acepción dice:

Es la función administrativa que consiste en asegurar, la medición y la corrección de la eficiencia hacia los
objetivos fijados.

O bien:

Es el conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo
para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias.

El control es, en consecuencia, una función que no se desarrolla en el vacío, sino que se inserta dentro del
proceso de administración, y presenta características perfectamente diferenciadas, según el nivel de decisión
en el que opere.

Referencia. Introducción a la administración con enfoque de sistemas, Joaquín Rodríguez Valencia, 2003,
cuarta edición, Editorial Thompson. México D.F.

Urgente e importante

¿Qué es importante?
Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe
integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo de lo Importante.

Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo
a una organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano
personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender
nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se
ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo
del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre
entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Ahora, ¿Qué es urgente?

El otro aspecto a integrar es la atención a lo urgente.

Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de
resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida diaria. Para comprender mejor estos aspectos,
Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de
principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una
administración del tiempo efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que está
dividida en cuatro cuadrantes:

Cuadrante 1:
Llamaremos a este cuadrante
“Lo Urgente e Importante”.
Caracterizado por ser actividades que, de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia
hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos,
etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas,
enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2:
“Lo Importante, No Urgente”.
Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de
tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida,
aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro. Ejemplos son:
Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se
transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. “Lo Importante, No urgente”
representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este
cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente.
Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más
lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar
sobre ellas.

Mitos y enemigos del tiempo

Los "Robatiempos".
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los
Cuadrantes 1 ó 2. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los
Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:

Cuadrante 3:
“Lo Urgente, No Importante”:
Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En
general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas
hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes es una tentación
constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás
personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y
aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada
de lo importante que tenía previsto".

Cuadrante 4:
“Lo No Urgente, No Importante”:
Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el
pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación
adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales
resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeño cuadro siguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y
es a mi parecer una “guía rápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó Urgencia:

Planeación del tiempo y sus herramientas (agenda ejecutiva, matriz de adminstración de

tiempo

Agenda Ejecutiva.
Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo.
Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es también un registro de prioridades enfocadas, por
lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como
complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de
importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte
de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede
conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de
una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán
y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la
fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión
Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:

 Bienvenida y apertura de la agenda.

 Comentarios a los puntos de la agenda.
 Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
 Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
 Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de
la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
 Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
 Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
 La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar
reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de documentos de
trabajo, etc.
BIBLIOGRAFÍA
 MASTER Biblioteca Práctica de Comunicación Aprendizaje. Editorial Océano. Barcelona
– España. Tomo II. PP 215.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 . ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO. – MONOGRAFÍA. Y ARQUITECTURA DE
ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO.
 Material de Apoyo Facilitado Por la Prof. de Sociología. Lic. Beatriz Morales. TOMAS F.
STATON.
 Enciclopedia ENCARTA 2006.