Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Power Point)

Microsoft Office 2007
© CONSULTEC, S.L
Rev. 2 Julio-2008
INDICE
Microsoft Office 2007
Contenido Pág.
1. NUEVA INTERFAZ DE USUARIO EN OFFICE 2007 ........................... 1

1.1.Cinta de opciones...................................................................................................1
1.2.Accesos rápidos.....................................................................................................5
1.3.El botón de Office...................................................................................................6
1.4.Los Temas de documentos de Office...................................................................6

1.4.1.Colores del tema ..............................................................................................7
1.4.2.Fuentes del tema..............................................................................................9
1.4.3.Efectos del tema.............................................................................................11
1.5.Estilos rápidos......................................................................................................11
1.5.1.Estilos rápidos de Word .................................................................................12
1.5.2.Estilos de celda de Excel ...............................................................................13
1.5.3.Estilos de fondo de PowerPoint .....................................................................13
2. MICROSOFT WORD 2007 .................................................................. 17

2.1.Ejecución de Word 2007 ......................................................................................17
2.2.Componentes de la ventana de Microsoft Word...............................................18
2.3.Edición de un texto ..............................................................................................19
2.4.Movimientos por la hoja ......................................................................................20
2.5.Teclas de Edición .................................................................................................21
2.6.Seleccionar texto..................................................................................................21
2.7.Copiar y pegar texto.............................................................................................24

2.7.1.Copiar con el ratón .........................................................................................24
2.7.2.Copiar con el portapapeles ............................................................................24
2.8.Mover texto ...........................................................................................................26

2.8.1.Mover arrastrando con el ratón ......................................................................26
2.8.2.Mover con el portapapeles .............................................................................26
2.9.Búsqueda y Reemplazo .......................................................................................26

2.9.1.Búsquedas dentro del documento abierto .....................................................27
2.9.2.Sustitución ......................................................................................................28
2.10.Corrección ortográfica y gramatical.................................................................29
2.11.Guardar un documento......................................................................................32
© CONSULTEC I
INDICE
2.12.Abrir un Archivo ................................................................................................. 34

2.12.1.Abrir un Archivo Nuevo ................................................................................ 34
2.12.2.Abrir un Archivo Existente............................................................................ 35
2.13.Finalización de una sesión de Microsoft Word ............................................... 35
2.14.Opciones generales de formato ....................................................................... 36

2.14.1.Como aplicar un formato.............................................................................. 36
2.15.Formato Fuente .................................................................................................. 37

2.15.1.Mediante Botones del Grupo Fuente ........................................................... 37
2.15.2.Mediante el cuadro de diálogo Fuente......................................................... 38
2.16.Formato de párrafo ............................................................................................ 39

2.16.1.Mediante botones del grupo Párrafo o la Regla .......................................... 40
2.16.2.Mediante el cuadro de diálogo Párrafo ........................................................ 42
2.17.Tabulaciones ...................................................................................................... 45
2.17.1.Establecer tabuladores desde la Regla ....................................................... 46
2.17.2.Establecer tabuladores mediante el cuadro de diálogo Párrafo .................. 46
2.18.Formato Bordes.................................................................................................. 48
2.18.1.Mediante el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado.................................. 48
2.18.1.1.Bordes de página............................................................................ 49
2.18.1.2.Sombreados.................................................................................... 50
2.18.1.3.Líneas Horizontales ........................................................................ 51
2.18.2.Mediante el comando Bordes del Grupo Párrafo......................................... 51
2.19.Como eliminar un formato................................................................................. 52
2.20.Como copiar un formato.................................................................................... 53
2.21.Procedimiento general para la impresión de documentos............................ 53

2.21.1.Conectar la impresora.................................................................................. 53
2.21.2.Diferentes alternativas al Imprimir ............................................................... 54
2.21.2.1.Imprimir ........................................................................................... 54
2.21.2.2.Impresión rápida del documento .................................................... 56
2.21.2.3.Vista Preliminar............................................................................... 56
2.22.Configurar Página .............................................................................................. 58

2.22.1.Opciones de Márgenes ................................................................................ 59
2.22.2.Opciones de Tamaño del papel ................................................................... 60
2.23.Vistas del documento ........................................................................................ 60
3.MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................................................63

3.1.Microsoft Excel: Hoja de Cálculo ....................................................................... 63
3.2.Para entrar en Microsoft Excel ........................................................................... 64
3.3.Componentes de la ventana de Microsoft Excel............................................... 64
3.4.Libros..................................................................................................................... 66
3.4.1.Movimientos por la hoja ................................................................................. 67
3.5.Introducción de Información. Tipo de datos ..................................................... 68
II © CONSULTEC
INDICE
3.6.Edición de datos...................................................................................................70
3.6.1.Teclas de Edición ...........................................................................................70
3.7.Cálculos Aritméticos............................................................................................70
3.8.Anchura de columnas y Altura de filas ..............................................................72
3.9.Selección de los datos de trabajo ......................................................................74

3.9.1.Rango .............................................................................................................74
3.9.2.Modo Selección..............................................................................................74
3.10.Barra y Menú Contextual de Excel ...................................................................76
3.11.Borrado de un Grupo de Celdas .......................................................................76
3.12.Los botones Deshacer y Rehacer.....................................................................77
3.13.Inserción de Celdas, Filas, Columnas y Hoja..................................................77
3.14.Eliminación de Celdas, Columnas, Filas y Hoja..............................................78
3.15.Procedimientos para copiar y pegar datos .....................................................79

3.15.1.Copiar con el ratón .......................................................................................80
3.15.2.Copiar con el Portapapeles..........................................................................80
3.15.3.Rellenar ........................................................................................................83
3.16.Mover Datos ........................................................................................................83

3.16.1.Mover arrastrando con el ratón ....................................................................83
3.16.2.Mover con el portapapeles ...........................................................................84
3.17.Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas .....................................................85
3.18.Recálculo de Fórmulas ......................................................................................86
3.19.Guardar un Archivo de Hojas de Trabajo ........................................................86
3.20.Crear y Abrir un Archivo....................................................................................89

3.20.1.Nuevo libro ...................................................................................................89
3.20.2.Abrir un Archivo Existente ............................................................................89
3.21.Finalización de una sesión de MICROSOFT EXCEL.......................................91
3.22.Enviar el libro por correo o Fax ........................................................................91
3.23.Crear un gráfico..................................................................................................92
3.23.1.Crear un gráfico de forma manual ...............................................................92
3.23.2.Creación Automática ....................................................................................94
3.24.Partes de un gráfico ...........................................................................................96

3.24.1.Para seleccionar un elemento de un gráfico................................................96
3.24.2.Modificación de elementos del gráfico .........................................................97
3.25.Para cambiar el tipo de gráfico .........................................................................97
3.26.Estilos del gráfico...............................................................................................97
3.27.Formato de gráficos ...........................................................................................98

3.27.1.Manejo de texto en un gráfico......................................................................98
3.27.2.Introducción de flechas, líneas y otros objetos ..........................................102
© CONSULTEC III
INDICE
3.27.3.Formato de los Ejes ................................................................................... 102

3.27.4.Formato de las Series ................................................................................ 103
4. MICROSOFT POWERPOINT 2007 ...................................................105

4.1.Comenzando a trabajar...................................................................................... 105
4.2.Ventana de PowerPoint 2007 ............................................................................ 106
4.3.Modos de ver ...................................................................................................... 108
4.4.Crear una diapositiva nueva ............................................................................. 109

4.4.1.Trabajar con diapositivas y diseños ............................................................. 110
4.5.Guardar Archivos ............................................................................................... 111

4.5.1.Tipos de archivos ......................................................................................... 114
4.6.Abrir presentaciones. ........................................................................................ 115
4.7.Trabajo con textos ............................................................................................. 116
4.8.Dando formato al texto ...................................................................................... 117

4.8.1.Formatos de carácter ................................................................................... 118
4.8.2.Formatos de párrafo..................................................................................... 118
4.9.WordArt (Texto Artístico) .................................................................................. 121

4.9.1.Agregar un efecto especial de texto ............................................................ 121
4.9.2.Menú Herramientas de Dibujo-Estilos de WordArt ...................................... 123
4.10.Dibujar rectángulos, elipses y otras formas automáticas ........................... 125

4.10.1.Dibujar una Forma automática................................................................... 127
4.10.2.Dibujar una forma regular .......................................................................... 127
4.11.Imágenes prediseñadas de las diapositivas ................................................. 128

4.11.1.Añadir imágenes prediseñadas.................................................................. 128
4.11.2.Desagrupar imágenes prediseñadas para poder modificarlas .................. 132
4.12.Mejorar la apariencia de los objetos .............................................................. 132

4.12.1.Estilos de forma ......................................................................................... 133
4.12.2.Trabajo con los contornos.......................................................................... 133
4.12.3.Trabajo con relleno de las formas.............................................................. 134
4.12.4.Efectos de Formas ..................................................................................... 136
4.12.5.Trabajo con el comando Copiar formatos.................................................. 139
4.13.Presentaciones con Diapositivas ................................................................... 140
4.14.Uso de las Plantillas......................................................................................... 140
4.15.Clasificador de Diapositivas ........................................................................... 143
4.16.Efectos Especiales........................................................................................... 143

4.16.1.Transiciones ............................................................................................... 143
4.16.2.Fijación de intervalos ................................................................................. 145
4.16.3.Mostrar progresivamente ........................................................................... 146
IV © CONSULTEC
NUEVA INTERFAZ DE USUARIO EN OFFICE 2007
Nueva interfaz de usuario en

Office 2007
La interfaz de usuario ha sido modificada con respecto a las versiones anteriores de

Office, habilitando una Cinta de Opciones que distribuye la información en fragmentos,
en cada uno de los cuales se pueden realizar todas las tareas correspondientes,
amoldándose al programa office utilizado (Word, Excel, Access, PowerPoint…).
También nos encontraremos con la barra de herramientas de acceso rápido, la cual

podremos personalizarla para mostrar aquellos accesos directos a los comandos que
más utilizamos independientemente de la aplicación utilizada (Word, Excel…).
Otra de las nuevas características que nos vamos a encontrar es el botón de Office,
desde el cual ejecutaremos los comandos típicos de cualquier aplicación Office, como
Guardar, Imprimir, Nuevo, Abrir o Cerrar, más aquellos correspondientes al programa
utilizado en ese momento.
1.1. Cinta de opciones
La cinta de opciones se amolda a la aplicación office utilizada, mostrando los comandos

agrupados por tareas. Esta cinta de opciones hace de office mucho más intuitivo y
sencillo de utilizar, en lugar de tener que andar buscando por menús el comando
adecuado.
Podemos ocultar o mostrar rápidamente la cinta de opciones haciendo doble clic sobre la
ficha activa. Para restaurarla doble clic de nuevo sobre cualquiera de las fichas. Con
teclado CTRL + F1.
© CONSULTEC 1
MICROSOFT OFFICE 2007
Fig.- 1-1 Cinta de opciones
Dentro de cada grupo o fragmento nos encontramos con iconos o botones para acceder
al comando adecuado. También vemos un cuadradito en la parte inferior de cada grupo
de tareas que nos muestra información del grupo y nos abre el cuadro de diálogo
apropiado para esa tarea, o el panel de tareas, según los casos.
Cuando nos colocamos sobre cualquiera de los cuadraditos o iniciadores, nos da

información de lo que se mostrará en el cuadro de diálogo o panel de tareas.
Fig.- 1-2 Iniciador de Panel de tareas
Fig.- 1-3 Iniciador de Cuadro de diálogo
2 © CONSULTEC
Fig.- 1-4 Cuadro de diálogo Fuente
Si queremos acceder a las diferentes opciones de comando con teclado en lugar de con
el ratón, pulsaremos la tecla ALT y después la letra o letras que aparecen al lado del
botón que nos interese utilizar.
Fig.- 1-5 Teclas de método abreviado en la cinta de opciones
Las Fichas (Inicio, Insertar, Vista…) que aparecen en la cinta de opciones agrupan la
información. Estas fichas son las estándar pero según el contexto en el que nos
encontremos pueden aparecer otras fichas, como por ejemplo cuando insertamos una
imagen aparece la ficha Formato correspondiente a Herramientas de imagen, después
de las fichas estándar y con un color diferente. O cuando estamos en vista preliminar,
desaparecen las fichas estándar y aparecen nuevas fichas.
© CONSULTEC 3
Fig.- 1-6 Ficha Formato de Herramientas de imagen
Las herramientas contextuales nos sirven para ver rápidamente como nos quedaría lo
que hemos seleccionado si le aplicamos el botón u opción correspondiente, por ejemplo,
si estamos trabajando con estilos de texto, al colocarnos sobre un botón de estilo,
veremos cómo nos va a quedar el texto seleccionado antes de utilizarlo.
Fig.- 1-7 Herramientas contextuales
4 © CONSULTEC
1.2. Accesos rápidos
Disponemos de una barra de herramientas que contiene accesos rápidos a las tareas
más generales de cualquier aplicación office, como Nuevo, Abrir, Guardar, Correo
electrónico, Impresión rápida, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Deshacer,
Rehacer y cualquier otro comando que quieras visualizar.
Para agregar nuevos botones o comandos a esta barra tenemos varias posibilidades.
Una forma muy rápida de hacerlo es colocarnos sobre el botón de comando que nos
interese agregar a la barra y botón derecho, Agregar a la barra de herramientas de
acceso rápido.
Fig.- 1-8 Agregar un comando a la Barra de Herramientas de Acceso rápido
Otra posibilidad, hacemos clic sobre el desplegable de la barra de accesos rápidos y

activamos el comando que nos interese, por ejemplo, ortografía y gramática. Tras hacer
esto, aparece un nuevo icono de acceso rápido para el comando.
Fig.- 1-9 Barra de Herramientas de Acceso rápido
Aparte de los comandos que aparecen en el menú contextual tenemos la posibilidad de

meter cualquier otro desde el comando Más comandos. El comando Más comandos de
la barra de herramientas de acceso rápido nos sirven para cambiar las opciones
generales de la aplicación.
Desde el desplegable también podemos ocultar la cinta de opciones o podemos colocar

la barra de herramientas de acceso rápido debajo o encima de la cinta de opciones.
© CONSULTEC 5
1.3. El botón de Office
El botón de Office tiene los comandos generales de cualquier aplicación office como
pueden ser los comandos de Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir,
Administrar o Preparar, Correo electrónico o Enviar, Publicar o Cerrar.
Fig.- 1-10 Botón de Office
Desde Guardar como tenemos la posibilidad de guardarlo en el formato de 2007 o

guardarlo con compatibilidad de versiones anteriores de office, así como otros posibles
formatos. También disponemos de un complemento para poder guardar en formato PDF
o XPS.
Para publicar en PDF o XPS necesitamos tener instalado el complemento gratuito

Publish de Microsoft. Para poder instalarlo desde Internet necesitamos que el office sea
original, en caso contrario no lo podremos bajar.
Los comandos de Administrar y Publicar serán diferentes según la aplicación de office

que estemos utilizando en ese momento.
Por ejemplo, si estamos trabajando con Access, desde Administrar podremos Compactar
y reparar la base de datos, Realizar una copia de seguridad, o cambiar las propiedades.
Sin embargo, si estamos en Word o en Excel, en lugar del comando Administrar

tendremos el comando Preparar que nos da la posibilidad de Restringir permisos,
Agregar una firma digital, convertirlo en documento de sólo lectura, etc.
1.4. Los Temas de documentos de Office
En Microsoft Office 2007, los temas simplifican el proceso de creación de documentos de

aspecto profesional con un formato similar no sólo dentro del mismo programa, sino
también en varios programas. Los mismos temas están disponibles ahora en Microsoft
Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Word 2007 y
Microsoft Office Outlook 2007.
6 © CONSULTEC
Fig.- 1-11 El mismo tema utilizado en Office PowerPoint 2007, Office Excel 2007 y Office
Word 2007.
Todo el contenido está vinculado al tema. Si cambia el tema, se aplicará un conjunto

completo de nuevos colores, fuentes y efectos a todo el documento de versión Office
2007. Aunque los temas tienen un nombre similar a una característica anterior de Word,
constituyen una forma completamente nueva de dotar a todos los documentos de
versión Office 2007 de un aspecto moderno y profesional.
Al aplicar un nuevo tema, cambian los detalles principales del documento. Los efectos de
WordArt se aplican a los títulos, salvo en los documentos de Office Word 2007. Las
tablas, diagramas, gráficos SmartArt, formas y otros se actualizan para complementarse
entre sí.
En Office PowerPoint 2007, incluso los diseños y fondos de las diapositivas pueden
cambiar considerablemente de un tema a otro. Si le gusta cómo queda un tema al
aplicarlo al documento, ya no necesita seguir aplicando formato. Si desea realizar
cambios adicionales en el documento, puede modificar los colores del tema, las fuentes
del tema o los efectos del tema.
Puede utilizar temas de documentos predefinidos o crear los suyos propios

personalizando un tema de documento existente y guardándolo como un tema de
documento personalizado.
1.4.1. Colores del tema
Cambiar los colores es el cambio más drástico que puede realizar en su documento de
Office con la excepción de cambiar el propio tema. Con un solo clic, puede cambiar el
tono de un documento de informal a formal o viceversa, modificando los colores del
tema.
Los colores del tema tienen 12 posiciones de colores. Los cuatro primeros colores
horizontales son para el texto y los fondos. El texto que se crea con los colores claros
siempre está visible sobre los colores oscuros, y el texto que se crea con los colores
© CONSULTEC 7
oscuros siempre podrá leerse sobre los colores claros. Los seis siguientes son colores
de énfasis que siempre están visibles sobre los cuatro posibles colores de fondo. Los
dos últimos colores, no mostrados en la figura incluida a continuación, se reservan para
hipervínculos e hipervínculos visitados
Fig.- 1-12 Colores de los Temas.
Los colores del tema controlan los fondos claros y oscuros, porque los fondos de
página de los documentos de Word 2007 y los libros de Excel 2007 suelen ser blancos.
En PowerPoint 2007 se utiliza texto de gran tamaño, a veces ligeramente coloreado

sobre un fondo oscuro.
En Word 2007 se utiliza texto oscuro más pequeño, casi siempre sobre un fondo blanco.
En general, en Word 2007 no se utilizan los colores del tema para el texto, sino que el
texto de Word 2007 tiene el formato de color Automático, porque la mayoría de los
documentos de Word 2007 se leen sobre un fondo blanco. El tema incorpora reglas de
visibilidad para que se puedan cambiar los colores en cualquier momento y todo el
contenido del tema siga siendo legible y presente un aspecto correcto.
Al hacer clic en Colores y junto al nombre del tema se actualizan según corresponda.
Fig.- 1-13 Colores Predeterminados de los Temas.
8 © CONSULTEC
Los colores del tema se muestran en todas las galerías de colores junto con un conjunto
de tonos y matices que se basa en los colores del tema. Puede seleccionar colores de
este juego ampliado para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del
contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema, también cambia la
galería de colores y los colores del tema aplicados a todo el contenido del documento.
Fig.- 1-14 Colores de los Temas.
En la galería Colores del tema se muestran todos los conjuntos de colores de los temas
incorporados. Para crear sus propios colores del tema, en el grupo Temas, haga clic en
Colores (o en Colores del tema en Word 2007) y luego en Crear nuevos colores del
tema.
1.4.2. Fuentes del tema
En cada tema de Office se definen dos fuentes: una para los encabezados y otra para el
texto principal. Pueden ser la misma fuente (utilizada en todo el documento) o dos
fuentes distintas. Cada programa de versión Office 2007 utiliza estas fuentes para crear
estilos de texto automáticos. Asimismo, en las galerías Estilos rápidos para el texto y
WordArt se utilizan las mismas fuentes del tema.
Cuando se cambian las fuentes del tema en Office PowerPoint 2007 se actualiza todo el
texto del título y las viñetas de la presentación. En versiones anteriores de PowerPoint,
este tipo de cambio global debía realizarse en un patrón de diapositivas.
Al hacer clic en Fuentes en el grupo Temas, los nombres de la fuente del encabezado y
del texto principal que se utilizan para cada fuente del tema aparecen debajo del nombre
del tema. Podemos cambiar ambas fuentes para crear nuestro propio conjunto de
fuentes del tema.
© CONSULTEC 9
Fig.- 1-15 Fuentes de los Temas.
Asimismo, el cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes del tema se ha actualizado para
mostrar las fuentes del tema que se utilizan actualmente.
Fig.- 1-16 Fuentes de los Temas.
10 © CONSULTEC
1.4.3. Efectos del tema
Mediante la galería Efectos del tema, puede reemplazar distintos conjuntos de efectos
para cambiar rápidamente el aspecto de estos objetos. Aunque no puede crear su propio
conjunto de efectos del tema, puede elegir el efecto que desea utilizar en su propio tema.
En todos los temas, hay una matriz de efectos que se utiliza para generar el efecto del
tema. Esta matriz tiene tres niveles de estilo de línea, relleno y efectos especiales, como
sombras y efectos tridimensionales (3D). Los diseñadores profesionales se suelen referir
a estos niveles de estilo como "trazo", "tonalidad" y "profundidad". Combinando las tres
dimensiones de formato (líneas, relleno y efectos), puede crear efectos visuales que
coincidan con los mismos efectos de tema.
Ésta es la matriz de efectos del tema Office (el tema predeterminado):
Fig.- 1-17 Efectos de los Temas.
Cada tema tiene una matriz de efectos diferentes para proporcionar un aspecto distinto.
Por ejemplo, un tema puede tener un aspecto metalizado y otro puede presentar un
aspecto de vidrio esmerilado.
Al hacer clic en Efectos en el grupo Temas, aparecen los efectos de línea y relleno que
se utilizan para cada conjunto de efectos del tema en la galería que se muestra con el
tema en concreto.
1.5. Estilos rápidos
Mientras que los temas cambian los colores, fuentes y efectos utilizados globalmente, los
estilos rápidos cambian el modo en que los distintos colores, fuentes y efectos se
combinan, y definen el color, fuente o efecto predominante. Al colocar el puntero en
una miniatura de estilo rápido, verá cómo el estilo rápido afecta a la tabla, gráfico
SmartArt o forma.
Al seleccionar una de las diversas galerías de estilos rápidos, el contenido encajará

perfectamente con el tema general del documento.
© CONSULTEC 11
Fig.- 1-18 Estilos rápidos de formas.
Todos los programas de versión Office 2007 tienen funciones de formato exclusivas
adaptadas al tipo de documento que se crea. Los estilos rápidos de Office Word 2007,
los estilos de celda de Office Excel 2007 y los estilos de fondo de Office PowerPoint
2007 realizan funciones similares de formas muy distintas. Los colores, fuentes y efectos
del tema son como una lista de ingredientes de formato, y cada estilo rápido es similar a
una receta.
1.5.1. Estilos rápidos de Word
En Office Word 2007, puede elegir un conjunto de estilos de texto del documento o
conjuntos de estilos rápidos prediseñados (como Distintivo), que están diseñados para
que al combinarse creen un documento atractivo y de aspecto profesional.
Por ejemplo, un conjunto de estilos rápidos de Office Word 2007 puede incluir estilos
para varios niveles de encabezado, el texto principal, una cita y un título.
Fig.- 1-19 Galería de Estilos.
12 © CONSULTEC
Todo lo que se tiene que hacer es elegir el conjunto de estilos rápidos adecuado al
documento que va a crear y aplicar los estilos de la galería Estilos rápidos que más le
convenga al crear el documento.
Fig.- 1-20 Galería de Estilos rápidos abierta mediante la Mini barra de Herramientas.
1.5.2. Estilos de celda de Excel
Un estilo de celda es un conjunto definido de característica de formato, como fuentes,

tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celdas y sombreado de celdas. Para
impedir que otras personas cambien celdas específicas, puede utilizar también un estilo
de celda que bloquee las celdas. Office Excel 2007 dispone de varios estilos de celda
incorporados que puede aplicar o modificar.
También se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear su propio estilo
de celda personalizado.
Los estilos de celda se basan en el tema del documento que se aplica a todo el libro.
Cuando cambie a otro tema, los estilos de celda se actualizarán para que concuerden
con el nuevo tema.
1.5.3. Estilos de fondo de PowerPoint
Los estilos de fondo son exclusivos de Office PowerPoint 2007 y utilizan el nuevo
modelo de colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un
archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un
tema.), que define dos colores oscuros y dos colores claros para el texto y los fondos.
Los colores claros siempre están visibles sobre los colores oscuros y viceversa, como
cuando se utiliza texto de color oscuro sobre un fondo claro. Hay seis colores de énfasis
que encajan perfectamente sobre cualquiera de los cuatros colores de fondo posibles.
© CONSULTEC 13
Fig.- 1-21 Ejemplo de colores de estilos de fondo.
Asimismo, dentro de cada tema hay tres definiciones de relleno de fondo: sutil,
moderado e intenso. Al combinar los cuatro colores de fondo con los tres fondos del
tema se obtienen 12 estilos de fondo posibles.
En los temas incorporados, la fila superior de la galería Estilos de fondo es siempre un

relleno sólido.
Para obtener acceso a la galería Estilos de fondo, en la ficha Diseño, en el grupo

Fondo, haga clic en Estilos de fondo.
Fig.- 1-22 Ejemplo de colores de estilos de fondo.
Si aplica los estilos de fondo de la segunda fila de la galería mostrada en la ilustración

anterior, obtendrá las cuatro variaciones que se muestran en la ilustración siguiente.
14 © CONSULTEC
Fig.- 1-23 Cuatro variaciones de estilo de fondo.
© CONSULTEC 15
16 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Microsoft Word 2007
2.1. Ejecución de Word 2007
En la Barra de Tareas pulsar el botón Inicio y dentro del grupo Programas buscar el
correspondiente a Microsoft Word y hacer clic sobre el mismo.
Fig. 2-1 Entrada a la Aplicación desde la Barra de Tareas

Al cabo de unos segundos la aplicación se cargará y en la pantalla de su ordenador se
visualizará la ventana de aplicación de Microsoft Word.
© CONSULTEC 17
2.2. Componentes de la ventana de Microsoft Word
L
E
F C
B
G D
H
A
N
I H
J
Fig. 2-2 Ventana de Microsoft Word 2007
A. Barra de Título de la Ventana de Aplicación
Muestra el Nombre de la aplicación, y el nombre del archivo de trabajo (Documento 1)
B. Botón de Minimizar
Permite reducir una ventana de aplicación o de documento a un icono.
C. Área de escritura
Podemos escribir en la posición que queramos pulsando doble clic.
D. Botón de Cerrar
Permite cerrar una ventana simplemente haciendo clic sobre este botón.
E. Botón de Restaurar
Permite restablecer el tamaño de la ventana a un tamaño que ha tenido

anteriormente
F. Regla
Permite cambiar los valores de las sangrías, márgenes, tabulaciones y anchos de

columnas, arrastrando los marcadores sobre la regla horizontal. A medida que se va
moviendo el punto de inserción por el documento, los marcadores de la regla
también se moverán para reflejar los valores del párrafo que contiene el punto de
inserción.
G. Cinta de opciones
Es la sección que se encuentra en la parte superior de la ventana de MICROSOFT
WORD y que presenta las distintas opciones del programa
18 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
H. Barras de desplazamiento horizontal y vertical
Barras sombreadas que se encuentran a lo largo de los lados derecho e inferior de

la ventana del documento. Para desplazarse a otra parte del documento, arrastrar el
cuadro o hacer clic en las flechas de la barra de desplazamiento.
I. Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra

información acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una
operación en curso o la posición del punto de inserción. El lado derecho de la barra
de estado muestra si ciertos modos, como sobrescribir, están activados. Se puede
hacer doble clic en el nombre de una tecla o de un modo para activarlo o
desactivarlo. Para mostrar u ocultar la barra de estado, utilizar el comando
Herramientas-Opciones.
J. Modos de ver el documento
Sirve para ver el documento de una forma normal, sin encabezados ni pies de
página o diseño de página que optimiza el diseño de un documento para facilitar su
lectura en pantalla. Por ejemplo, el texto aparece más grande y se ajusta a la
ventana, en vez de adaptarse a la forma en que realmente se imprime.
K. Cuadro de ayuda
Escriba una pregunta en el cuadro, seleccione una pregunta de la lista desplegable

para abrir el programa de Ayuda y, con suerte, obtendrá la respuesta a su pregunta.
L Accesos rápidos
Disponemos de una barra de herramientas que contiene accesos rápidos a las

tareas más generales de cualquier aplicación office, como Nuevo, Abrir, Guardar,
Correo electrónico, Impresión rápida, Vista preliminar, Ortografía y gramática,
Deshacer, Rehacer y cualquier otro comando que quieras visualizar.
2.3. Edición de un texto
Para dar los primeros pasos en Word, lo mejor es teclear un texto. Cuando se entra en
Word aparece en la pantalla un documento en blanco llamado Documento1 listo para
que empezar a escribir.
Se puede teclear como práctica estos mismos párrafos. Notará que según va
escribiendo, al llegar al final de la línea, el cursor salta de forma automática a la
siguiente. Sólo cuando desee saltar al siguiente párrafo (es decir, hacer un punto y
aparte) se debe pulsar la tecla de nuevo párrafo o Intro.
Según escribe el texto se puede ir cambiando de atributos y por ejemplo escribir en

negrita haciendo clic sobre el icono de negrita. Haciendo de nuevo clic sobre el mismo
icono deja de escribir en negrita. Esta es una de las maneras de trabajar en Word, es
decir, ir cambiando las características del texto según se va escribiendo. Cualquier
cambio que se haga tiene efecto desde ese punto hasta que vuelva a hacer otro cambio.
La otra manera de trabajar es efectuar los cambios sobre el texto ya escrito. Una vez
escrito un texto, se selecciona cualquier porción de él que se quiera cambiar y después
se realiza dicho cambio. Por ejemplo: ponerlo en negritas, haciendo clic sobre el icono
correspondiente. En un siguiente apartado veremos las formas de seleccionar texto.
© CONSULTEC 19
Lo mismo vale para cualquier otro tipo de formato de texto, tales como cursiva,
subrayado, así como tipo de letra, tamaño, alineación, etc..., bien sea desde la Regla o
desde menús.
2.4. Movimientos por la hoja
Como en todas las ventanas de Windows se utilizarán las barras de desplazamiento

horizontal y vertical para situar la zona de la hoja que desea ver en la pantalla.
También puede utilizar las opciones que a continuación se detallan:

Tecla Función
Ç Una línea arriba.
↓ Una línea abajo
→ Un carácter a la derecha.
← Un carácter a la izquierda.
Ctrl+→ Una palabra a la derecha.
Ctrl+← Una palabra a la izquierda.
Ctrl+Ç Un párrafo arriba.
Ctrl+↓ Un párrafo abajo.
Inicio Al principio de la línea.
Fin Al final de la línea.
Alt+Ctrl+AvPág Final de ventana.
Alt+Ctrl+RePág Inicio de ventana.
AvPág Una ventana hacia abajo.
RePág Una ventana hacia arriba.
Ctrl+AvPág Al principio de la página siguiente.
Ctrl+RePág Al principio de la página anterior.
Ctrl+Inicio Al principio del documento.
Ctrl+Fin Al final del documento.
F5 Ir A... una página, sección, línea, marcador…etc

concreto.
20 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007

Podemos desplazarnos con el ratón por el texto usando las barras de desplazamiento.
Desplazándonos de esta manera vemos pasar el texto por la pantalla, pero no

cambiamos el punto de inserción.
Para cambiar el punto de inserción de texto hay que, o bien hacer clic con el ratón en el
lugar donde queremos insertar texto, o bien usar las teclas de desplazamiento.
2.5. Teclas de Edición
Es muy probable que al escribir cualquier texto, se cometan equivocaciones. Por suerte,
en un procesador de textos, se puede corregir cualquier equivocación sin tener que
repetir el texto. Para ello están las teclas de edición, que son las siguientes:
Tecla Función
Retroceso Borra un carácter a la izquierda del cursor o todo el texto

seleccionado.
Supr Borra un carácter a la derecha del cursor o todo el texto

seleccionado.
Ctrl+Retroceso Borra una palabra a la izquierda del punto de inserción.
Ctrl+Supr Borra una palabra a la derecha del punto de inserción.
Ctrl+X Cortar: borra el texto seleccionado y lo deposita en el

portapapeles. Luego se puede "Pegar" en otro lugar
Ctrl+Z Deshacer. Anula la última acción. Muy útil cuando metemos la

pata. (Esta opción es la más importante de todas). También
podemos hacer lo mismo desde la barra de accesos rápidos:
2.6. Seleccionar texto
En Word 2007, como en todos los programas que funcionan en el entorno Windows,
para realizar la mayoría de las acciones, primero hay que seleccionar el elemento, en
Word normalmente texto, sobre el que se quiere actuar y después ejecutar la acción
propiamente dicha.
Por ello, Word dispone de una gran variedad de formas de seleccionar texto tanto con el
ratón como con el teclado. Además, esta última versión ofrece alguna novedad como la
Selección de texto con formato similar aplicados en un documento, que veremos más
adelante.
© CONSULTEC 21
A continuación se indican todos estos procedimientos. Es recomendable que practiquen

en el texto que hayan realizado como práctica en este capítulo para familiarizarse con
ellos.

A la hora de usar el ratón sobre el texto, hay que distinguir varias zonas del texto y fijarse
en la forma que toma el cursor del ratón sobre ellas:
Texto normal: sobre él se puede seleccionar texto en general, palabras

(haciendo doble clic) o frases (con Ctrl+clic).
Barra de selección: es la zona en blanco a la izquierda del texto. No tiene marcas

especiales, pero cuando pasamos el puntero del ratón sobre
ella, este se transforma en una flecha que apunta hacia la
derecha. Desde ella se pueden seleccionar, líneas, párrafos o
todo el documento.
El puntero del ratón toma esta

forma cuando pasa sobre la barra
de selección. Con él podemos
seleccionar:
- lineas
- párrafos
- todo el documento
Barra de selección El puntero toma esta forma

sobre el texto normal. Con él El puntero del ratón toma esta
podemos seleccionar: forma sobre texto seleccionado.
Con él podemos:
- texto en general
- palabras - mover texto
- copiar texto
- frases
- párrafos
22 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
En la siguiente tabla se resumen las formas de seleccionar texto con el ratón.
SELECCION DE TEXTO CON EL RATÓN

Puntero de ratón Acción Selecciona ...
Clic Situar el cursor de inserción
Arrastrar Selecciona todo el texto a lo largo del
cual se arrastra.
(Sobre el texto normal)
Doble Clic Selecciona una palabra

Triple Clic Selecciona un párrafo
CTRL+Clic Selecciona una frase
Clic Una línea
Arrastrar Varias líneas
(En la barra de
selección)
Doble Clic Un párrafo

CTRL+Clic Todo el documento
CTRL+E
CTRL+Arrastr Partiendo de un bloque de texto ya
! ar seleccionado,
permitirá
esta
seleccionar
opción nos
distintos
bloques de texto independientemente
de la distancia que haya entre ellos.
Cualquiera Clic , [×]Clic Selecciona el texto desde el punto en
el que hagamos el Clic hasta el punto
en el que hagamos [×] Clic.
Alt + Arrastrar Arrastrar Selecciona una columna de texto
También se puede seleccionar texto con el teclado. Se puede hacer de dos formas:
Mantener pulsada la tecla Shift o Mayúsculas [×], y desplazarse por el texto escrito con
los cursores de desplazamiento.
• Pulsando F8 (Modo Extender). Cuando se pulsamos F8 aparece el indicador EXT

en la barra de estado y a partir de ese momento es como si se tuviera pulsada
[×]. Se sale del modo EXT pulsando la tecla Esc. Pulsando F8 varias veces
consecutivas se selecciona sucesivamente la palabra actual, frase, párrafo y
documento. Pulsando [×]+F8 se vuelve hacia atrás.
Pero además Word 2007 ofrece un comando especial para seleccionar todo el texto de
un documento, o bien todo el texto con formato similar.
© CONSULTEC 23
A continuación haga clic sobre el texto que

está formateado de una determinada
manera y pulse el botón Seleccionar texto
con formato similar.
A lo largo del documento, se resaltará

todo el texto que esté formateado de
manera idéntica.
Ahora puede aplicar un comando para

formatear todo el texto resaltado al mismo
tiempo.
Fig. 2-3 Selección de texto con un mismo formato.
2.7. Copiar y pegar texto
A menudo, cuando se crea un documento, es necesario copiar texto desde un lugar de

origen a un lugar de destino en uno o varios.
2.7.1. Copiar con el ratón
En Word una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro
usando el ratón. Para ello hay que hacer lo siguiente:
1 Seleccionar el texto que se desea mover.
2 Cuando se pasa el puntero del ratón sobre el texto seleccionado, este toma la
forma: . Si se hace clic y se pulsa Ctrl veremos que este toma la forma
. Si arrastramos con el ratón el texto seleccionado se copiara hasta el

punto en el que se suelte el botón del ratón que será la indicada por el símbolo
|.
2.7.2. Copiar con el portapapeles
El Portapapeles es un área de almacenamiento propia del entorno Microsoft Office. Los

datos copiados y recortados con los mandatos Copiar y Cortar, respectivamente, del
menú Edición quedan depositados en el Portapapeles, donde se mantienen hasta que
se seleccione el mandato Edición-Pegar, con el que concluye la operación de copia o
desplazamiento de datos. Esta opción es especialmente útil cuando quiera copiar o
mover textos a grandes distancias o a otros documentos.
¿Cuántos elementos puede contener el Portapapeles de Office? El Portapapeles de

Office puede contener hasta 24 elementos. Observe que los elementos reunidos
permanecen en el Portapapeles de Office hasta que cierre todos los programas de Office
que esté ejecutando en su equipo.
En Word 2007 el Portapapeles cambia notablemente de apariencia respecto a versiones

anteriores. Se nos presenta en forma de panel de tareas ofreciéndonos diferentes
posibilidades.
24 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Fig. 2-4 Panel de tareas del Portapapeles.
1. Seleccionar el texto origen de copia.
2. Seleccionar el mandato Edición-Copiar, ó seleccionarlo del menú

contextual del botón derecho del ratón o pulsar Ctrl+C. (Los datos
quedan copiados en el Portapapeles).
3. Desplazarse al destino, este puede estar en el mismo documento, en otro

documento de Word o en un documento de otra aplicación como por ejemplo
Excel.
4. Seleccionar el elemento que le interese pegar pinchándolo. Edición-

Pegar pega el último elemento copiado lo mismo que seleccionarlo
del menú contextual del botón derecho del ratón o pulsar Ctrl+V. (Los
datos se recuperan desde el portapapeles, queda disponible para
recuperarlo más veces. Si selecciona pegar todo, todos los elementos
guardados en el portapapeles se pegan en la posición del cursor.
© CONSULTEC 25
5. Si selecciona el icono se borrará todo el contenido del
portapapeles
2.8. Mover texto
Mover texto consiste en seleccionar el texto que se van a desplazar, borrarlos,

depositarlos en el Portapapeles y, a continuación, pegarlos desde el Portapapeles en el
lugar de destino. Una vez desplazado, el texto seleccionado aparecerá únicamente en su
nuevo emplazamiento, es decir, ya no se encontrarán en la posición original.
2.8.1. Mover arrastrando con el ratón
En Word una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro
usando el ratón. Para ello hay que hacer lo siguiente:
1. Seleccionar el texto que se desea mover.
2. Cuando se pasa el puntero del ratón sobre el texto seleccionado, este toma la
forma: . Si se hace clic veremos que este toma la forma . Si

arrastramos con el ratón el texto seleccionado se moverá hasta el punto en el
|
que se suelte el botón del ratón que será la indicada por el símbolo .
2.8.2. Mover con el portapapeles
1. Seleccionar el texto origen a mover.
2. Seleccionar el mandato Edición-Cortar, ó seleccionarlo del menú

contextual del botón derecho del ratón o pulsar Ctrl+X. (El texto
queda copiado en el Portapapeles). Hasta doce elementos.
3. Desplazarse al destino, este puede estar en el mismo documento, en otro

documento de Word o en un documento de otra aplicación como por ejemplo
Excel.
4. Seleccionar el elemento que le interese pegar pinchándolo. Edición-Pegar
pega el último elemento cortado lo mismo que seleccionarlo del
menú contextual del botón derecho del ratón o pulsar Ctrl+V. (Los
datos se recuperan desde el portapapeles, queda disponible para
recuperarlo más veces. Si selecciona pegar todo, todos los elementos
guardados en el portapapeles se pegan en la posición del cursor.
5.- Si selecciona el icono se borrará todo el contenido del

portapapeles.
2.9. Búsqueda y Reemplazo
En ocasiones resulta muy útil localizar fragmentos de texto en un documento. Word

dispone de opciones de búsqueda y sustitución avanzadas que permiten efectuar este
tipo de operaciones.
26 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
2.9.1. Búsquedas dentro del documento abierto
En la ficha Inicio de la cinta de opciones, encontramos el grupo de tareas Edición:
Fig. 2-5 Grupo de tareas Edición.
1. Seleccionar en Buscar: lo que se desea buscar.
Fig. 2-6 Ventana de búsqueda.
2. El botón “Más” muestra todas las opciones de búsqueda. En Buscar le

indicamos a Word en que dirección buscar.
Fig. 2-7 Ventana de búsqueda.
© CONSULTEC 27
3. Si se desea que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y

minúsculas, se activará la casilla de verificación Coincidir
mayúsculas/minúsculas.
4. Indicar si se desea realizar la búsqueda de palabras completas (no

fragmentos).
5. Hacer clic en el botón Buscar Siguiente para localizar la siguiente

ocurrencia en el documento.
6. Si se activa el cuadro Usar caracteres comodín, se pueden utilizar

expresiones de búsqueda que incluyen:
? sustituye a cualquier carácter.

* sustituye a cualquier serie de caracteres.
[c-m] cualquier carácter de la c a la m.
[c,m] la c o la m.
[!c,m] cualquier carácter menos la c o la m.
<(s) una palabra que empieza en s.
>(os) una palabra que acaba en os.
7.- Suena como: Busca las palabras que suenan como la palabra que está en
el cuadro de texto Buscar. Por ejemplo, una búsqueda para ”tienta” también
encuentra “tienda”.
Todas las formas de la palabra. Tiene en cuenta plurales, tiempos y

terminaciones verbales en las búsquedas.
2.9.2. Sustitución
Para efectuar sustituciones dentro de un documento se operará de la siguiente forma:
Seleccionar la tarea Reemplazar. Se visualizará el cuadro de diálogo Reemplazar.
1. Introducir en Buscar: lo que desea buscar.
2. Introducir en Reemplazar con: el texto substitutivo.
3. Si se desea que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y

minúsculas, se activará la casilla de verificación Coincidir
mayúsculas/minúsculas.
4. Indicar si se desea realizar la búsqueda de palabras completas (no

fragmentos).
5. Hacer clic en el botón Buscar Siguiente para localizar la siguiente

ocurrencia en el documento.
6. Hacer clic en Reemplazar para sustituir la ocurrencia localizada.
7. Si desea efectuar todas las sustituciones de una vez, haga clic en

Reemplazar Todos.
28 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Fig. 2-8 Cuadro de diálogo Reemplazar
2.10. Corrección ortográfica y gramatical
Microsoft Word 2007 incorpora un conjunto de herramientas orientadas a hacer que el

procesador de texto en la medida de lo posible no contenga errores ortográficos ni
gramaticales. A continuación se explica el mecanismo de revisión ortográfica y
gramatical de Word.
Word verifica la ortografía automáticamente mientras escribe o cuando se ha completado

la creación de un documento.
Revisar la ortografía automáticamente según se escribe
1. Abrir el botón del Office – Preparar – Opciones de Word.
© CONSULTEC 29
Fig. 2-9 Opciones de Word
Fig. 2-10 Modificación de las Opciones de Corrección
30 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
2. Para que Word revise la ortografía automáticamente según se escribe, activar

la casilla de verificación Revisar la ortografía mientras se escribe, y
desactivar la casilla Ocultar errores de ortografía en este documento.
Cuando Word revisa la ortografía según

escribe, aparecerá un subrayado rojo
ondulado debajo de cada palabra que no
aparezca en el diccionario. Para mostrar
una lista de correcciones ortográficas
sugeridas, hacer clic en la línea ondulada
con el botón derecho del ratón y, a
continuación, hacer clic en la palabra
correcta.
Revisar la ortografía de una sola vez
1. Dentro de la Ficha Revisar de la cinta de opciones, encontramos la tarea

Ortografía y Gramática.
Para Seleccionar
Cambiar la palabra por alguna de las que Seleccionar una palabra muestra la
de la lista de sugerencias: lista y haga clic en Cambiar.
Cambiar la palabra por otra que no está en Introducir la nueva palabra en la

la lista de sugerencias posición adecuada del cuadro no se
encontró.
Cambiar la palabra errónea todas las veces Hacer clic en el botón Cambiar
que aparece en el documento, por la Todas
palabra introducida o seleccionada en la
lista de sugerencias.
Ignorar las sugerencias y dejar la palabra Hacer clic en Omitir
actual
Añadir la palabra al diccionario Hacer clic en Agregar

personalizado seleccionado en la entrada
Agregar palabra a:
Dejar la palabra igual que está todas las Hacer clic en Omitir Todas
veces que aparezca en el documento
© CONSULTEC 31
Fig. 2-11 Corrección Ortográfica
2.11. Guardar un documento
Una de las actividades más importantes que debemos realizar, es guardar el trabajo
realizado. Esta operación de almacenamiento copia los datos del documento de la
memoria del ordenador a un archivo guardado en disco.
Si no guardamos el archivo de hojas de trabajo, al cerrarlo, los datos se pierden al igual

que al finalizar la sesión con Microsoft Word.
Por ello, conviene guardar el documento con cierta frecuencia durante el desarrollo de la
sesión de trabajo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente de los datos en
caso de producirse un corte de fluido eléctrico o cualquier otro incidente. Los pasos a
seguir son estos:
1. Seleccionar el Botón de Office Guardar Como.
2. Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+G..
Fig. 2-12 Guardar como
32 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
2. Para guardar el documento en otra carpeta que no sea la carpeta Mis

documentos, hacer clic en otra unidad o carpeta.
Para guardar el documento en una carpeta nueva, hacer clic en
3. En el cuadro Nombre, escribir un nombre para el documento. Se pueden usar

nombres de archivos largos y descriptivos (incluyendo la ruta de acceso al archivo,
incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del
archivo pueden contener 218 caracteres).
4. Pulsar el botón Guardar.
Si se desea conservar el documento en una carpeta distinta y seguir teniendo acceso a

él, crear un acceso directo al archivo o carpeta.
Si especificamos un nombre de archivo ya existente en el segundo paso, Microsoft Word

nos preguntará si deseamos Reemplazar el existente por el archivo en pantalla, o
Cancelar el almacenamiento para adjudicar otro nombre al archivo.
Plantillas de Confianza
La ubicación preestablecida para almacenar las plantillas del usuario.
Mis documentos recientes
Aparecerán automáticamente los accesos directos a los últimos archivos o carpetas

visitados (entre 20 y 50). El archivo estará guardado en otra carpeta, lo que aparece aquí
es un atajo a él.
Cuando hagamos un clic sobre uno de ellos, nos llevará a la ubicación de ese archivo.
Mis documentos
Mis documentos es una carpeta donde se puede guardar cualquier tipo de archivo y que
existe predeterminada en el disco duro.
Escritorio
Todo lo que guardemos en esta carpeta aparecerá en el escritorio de Windows al

arrancar el ordenador.
De esta forma podemos acudir a un archivo que usemos habitualmente, de forma rápida
ya que lo tenemos a la vista en el escritorio.
Mi PC
Mi PC es una carpeta que se incluye y que contendrá el acceso a todas las unidades de
disco de nuestro PC y las conexiones a las distintas unidades de red.
Mis sitios de red
Carpeta a través de la cual accederemos a la red, nos permitirá guardar archivos en

diferentes equipos y carpetas a través de la red.
© CONSULTEC 33
Si abrimos el desplegable de la opción Guardar como, nos encontramos con la siguiente

ventana que permite elegir que formato deseo aplicar al documento que se está
guardando.
Fig. 2-13 Tipos de formato de archivo
Podemos usar el botón guardar de la barra de herramientas de acceso

rápido para guardar el archivo de hoja actual, sin cambiarle el nombre.
2.12. Abrir un Archivo
Se utilizan los mandatos de Archivo para abrir archivos, sean nuevos o ya existentes.
Para poder trabajar en un archivo, es preciso abrirlo, siendo posible mantener abiertos
varios archivos simultáneamente. Word 2007 presenta una serie de novedades a la hora
de abrir archivos.
2.12.1. Abrir un Archivo Nuevo
Destacaremos al menos dos formas de abrir un nuevo documento.
Hacer clic en el icono de la barra de herramientas Acceso Rápido.
Al seleccionar este botón nos vuelca un documento en blanco que Microsoft

Word asigna un nombre por omisión y lo presenta en una ventana de hoja. El
primer nombre de archivo asignado por el programa es Documento1, el
siguiente Documento2, el siguiente Documento3 etc.
34 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
El nombre del archivo se puede cambiar mediante Botón de Office - Guardar Como...
Botón de Office – “Nuevo”
Tras abrir el Botón de Office la primera opción con la que nos encontramos es
Este botón nos permite acceder de forma rápida a diferentes tipos de documentos,
entre los que se encuentran el “Documento en Blanco” predeterminado, plantillas
almacenadas en el equipo y otra serie de documentos que nos oferta Microsoft
Office Online.
Fig. 2-14 Tipos de documentos
2.12.2. Abrir un Archivo Existente
1. Elegir del Botón de Office -Abrir...o hacer clic en el icono de la barra de

herramientas de Acceso rápido.
2. Especificar el nombre de archivo que se desea abrir.
Podemos editar el "nombre" del archivo que aparece en el recuadro de texto

Nombre de Archivo y utilizar los recuadros de carpetas, a fin de seleccionar la que
deseamos.
3. Seleccionar Abrir.
2.13. Finalización de una sesión de Microsoft Word
Al finalizar una sesión de trabajo con Microsoft Word, el programa elimina de la memoria
todos los archivos activos sin borrarlos del disco y presenta nuevamente la ventana de
Windows.
1. Guardar los cambios introducidos en los archivos activos.
2. Elegir Botón Office-Cerrar.
© CONSULTEC 35
Fig. 2-15 Pregunta guardar cambios al salir
3. Nos indica que se han producido cambios en los archivos y nos pregunta si
deseamos guardar dichos cambios, debemos seleccionar
• Sí
Para guardar los cambios realizados en el archivo y no almacenados.
• No
Para finalizar la sesión sin guardar los cambios.
• Cancelar
Para proseguir trabajando sin salir de Microsoft Word
Podemos finalizar la sesión de Microsoft Word efectuando una doble pulsación en el

recuadro de Menú de Control de Microsoft Word, pulsando Alt+F4 o pulsando en el
botón cerrar de la ventana de Windows.
También se pone fin a la sesión al elegir Salir de Word, opción que aparece al final del
menú abierto con el Botón de Opciones.
2.14. Opciones generales de formato
Cuando se crea un documento tenemos la posibilidad de especificar todos sus detalles

de manera que el documento tenga el aspecto deseado. A esto se le llama formatear el
texto.
En Word, el formato del texto esta estructurado en niveles:
Formato de Fuente: Cambiar el aspecto de la letra, tipo de letra, tamaño,

subrayado, cursiva, negrita, etc.
Formato de Párrafo: Cambiar la forma del texto, sangrados, interlineado, etc.
Formato de Página: Tamaño y orientación del papel, márgenes, etc.
2.14.1. Como aplicar un formato
1. Seleccionar el texto al cual desea aplicar el formato.
2. Aplicar el formato deseado. Para ello puede hacer:
• Desde la ficha Inicio, Clic en cualquiera de los indicadores de cuadro de

diálogo de los grupos Fuente, Párrafo o Estilos.
36 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Fig. 2-16 Iniciadores de Cuadro de diálogo
• Desde la cinta de opciones, también podemos dar formato al texto

seleccionado pinchando en la operación deseada: negrita,
alineación, color de fuente…etc.
• Por último, otra novedad de esta versión consiste en que en el momento

en que seleccionamos un texto aparece en difuminado la barra de
acceso rápido a los botones más utilizados de Formato Fuente y
Formato Párrafo. Solo tenemos que acercar el ratón y esta barra se
activará completamente.
Fig. 2-17 Opciones de Formato
2.15. Formato Fuente
2.15.1. Mediante Botones del Grupo Fuente
El grupo Fuente que se encuentra en la ficha Inicio permite aplicar distintas opciones
de formato de texto o fuente a la selección actual con solo hacer clic en la opción
correspondiente.
Podemos cambiar el tipo de letra, el tamaño, aumentar o disminuir ese tamaño, poner en
negrita, cursiva o subrayado, colocar bordes y sombreados, y cambiar el color del texto.
© CONSULTEC 37
Agrandar fuente
Borrar formato
Color de
Negrita fuente
Subíndice y Resaltado
Cursiva
Superíndice de texto
Tachado
Subrayado Cambiar
mayúsculas y
Minúsculas
Fig. 2-18 Grupo Fuente

El uso de distintos tipos de letra determina el aspecto de los caracteres en la pantalla y
en la hoja de trabajo impresa.
Un tipo de letra es un diseño con un tamaño específico, tal como Times New Roman, de
10 puntos, o Helvética de 8 puntos. Así mismo, el estilo de los tipos de letra puede variar
entre negrita, subrayado o cursiva. Pulsando el botón correspondiente se activa el
atributo y volviendo a pulsar el mismo botón, se desactiva.
2.15.2. Mediante el cuadro de diálogo Fuente
El cuadro de diálogo de Fuente, permite aplicar a la selección más opciones de

formato.
Fig. 2-19 Cuadro de diálogo Formato Fuente
38 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
El cuadro de diálogo Fuente consta de las siguientes opciones:
• Los recuadros de lista Fuente, Estilo y Tamaño.
• El recuadro desplegable Color, Estilo de Subrayado y Color de

subrayado.
• La sección de los efectos:
• Para eliminar los atributos de letra negrita, cursiva o subrayado de los

datos, basta con marcar la casilla de verificación Normal.
2.16. Formato de párrafo
Después de elegir el aspecto de la letra, podemos elegir la forma que se desea que
tenga el texto.
Word divide el texto en párrafos. Un párrafo es una serie de caracteres acabada con un
salto de párrafo (cada vez que pulsamos Intro). Podemos visualizar los saltos de párrafo
y otros caracteres no imprimibles pulsando el botón.
El símbolo que marca un fin de párrafo es ¶.
Hay una serie de formatos que se aplican a párrafos y de hecho se almacenan en la

marca de fin de párrafo. Estos formatos son entre otros:
• Sangrados
• Interlineado
• Espacio extra antes y después de un párrafo
• Tabuladores
• y varios más.
Si borramos una marca ¶, borramos los formatos de párrafo del párrafo correspondiente,
adquiriendo automáticamente los formatos del siguiente párrafo. De igual manera
debemos tener presente al mover o copiar un texto que debemos llevarnos también la
marca de fin de párrafo si queremos conservar los formatos de párrafo en el destino.
Para cambiar el formato de un párrafo no es necesario seleccionarlo, basta con que el

cursor de inserción | esté en él. Sólo hay que seleccionar cuando queramos cambiar
más de un párrafo a la vez.
© CONSULTEC 39
2.16.1. Mediante botones del grupo Párrafo o la

Regla
La mayoría de los formatos se pueden cambiar desde los botones del grupo Párrafo o
desde la Regla.
La alineación del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre si dando
lugar a una gran cantidad de variaciones. Estos formatos de alineación se pueden crear
con los siguientes botones del grupo párrafo.
Centrada Justificada
Izquierda Derecha
Fig. 2-20 Botones para alineación del texto
A continuación se muestran unos ejemplos de estos cuatro tipos de alineaciones.
Este es un ejemplo de texto con

formato de párrafo de alineación
izquierda.

derecha.

centrada.

justificada.
Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de
ellas, se deselecciona la anterior.
Otra característica que se puede especificar son los sangrados. Se puede hacer que los
párrafos terminen o empiecen más a la derecha o la izquierda respecto a los márgenes.
Eso se puede realizar con la Regla o con botones desde el grupo Párrafo.
Reducir
Sangría
Aumentar
Sangría
Fig. 2-21 Botones de la Barra de Herramientas para realizar sangrías
Hay que remarcar que en la Regla las medidas son relativas al margen izquierdo de la
página.
40 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Moviendo con el ratón los símbolos indicados en el gráfico siguiente se pueden cambiar
sangrados y márgenes.
Sangría de
Tabuladores Primera Sangría
Línea Derecha
Sangría
Sangría Francesa Izquierda
Fig. 2-22 Regla
Los márgenes son generales para todo el documento (más concretamente para una
sección, pero eso se verá más adelante), mientras los sangrados se pueden ir
cambiando en cada párrafo a lo largo del documento arrastrando los indicadores de
sangrado con el ratón.
Página
Márgenes
Párrafos
con sangrado
A continuación se muestran cuatro ejemplos con diferentes tipos de sangrías realizadas

con la Regla.
© CONSULTEC 41
2.16.2. Mediante el cuadro de diálogo Párrafo
Los formatos de párrafo vistos en el punto anterior se pueden editar desde el cuadro de
diálogo Párrafo que se muestra a continuación.
Fig. 2-23 Cuadro de diálogo Formato-Párrafo
Desde este cuadro de diálogo se puede seleccionar la alineación y sangrados al igual

que desde la Regla y además otra serie de formatos de párrafo que no son accesibles
desde la Regla. En la siguiente tabla se resumen las opciones de este cuadro de
diálogo.
42 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Cuadro de diálogo Formato, Párrafo
Espaciado Anterior Espacio adicional antes del párrafo. Para separarlos más
entre sí. Sustituye a la costumbre de pulsar dos veces
Intro después de cada párrafo, con la ventaja de que es
configurable la distancia adicional entre párrafos a
fracciones de línea, por ejemplo 0,75 líneas
Posterior Ídem. pero al final del párrafo en vez de al principio.
Interlineado Espacio entre las líneas del párrafo. Existen las opciones
básicas de automático, sencillo, 1,5 líneas y doble.
Existen además dos opciones de interlineado que se
pueden configurar a nuestra medida:
Mínimo: si se elige esta opción se puede
especificar en el cuadro En de la derecha el interlineado
concreto que se desea. Este interlineado es elástico: si
hay algún texto en la línea con mayor tamaño, el
interlineado en dicha línea aumenta para acogerlo.
Exacto: similar al Mínimo, pero no es elástico. Si
un texto demasiado alto no cabe en la línea, la porción
que sobresale, se corta.
Múltiple: un numero determinado de líneas.
Las unidades puede ser puntos (pto), centímetros (cm),
pulgadas (pld o ") y picas(pi) en el caso de exacto o
mínimo.
Fig. 2-24 Cuadro de diálogo Formato-Párrafo
© CONSULTEC 43
Cuadro de diálogo Formato, Párrafo

Paginación Control de Impide que queden párrafos divididos al pasar de página.
Viudas y
huérfanas
Salto de Si se aplica este formato a un párrafo se inserta
página automáticamente un salto de página antes de dicho
anterior párrafo
Conservar Hace que el párrafo correspondiente se mantenga en la
con el misma página que el siguiente. se suele usar para
siguiente mantener un título de capítulo en la misma página que el
primer párrafo de dicho capítulo.
Conservar Para que no se quede parte de un párrafo en una página
líneas y parte en otra.
juntas
Excepciones Suprimir Existe una opción en Formato, Diseño de Sección para
de formato números que las líneas vayan numeradas. Con esta opción
de línea anulamos en un párrafo dicha orden.
No dividir
con
guiones
Los formatos de párrafo y de carácter se pueden cambiar con el teclado. En la tabla

siguiente se resumen las principales opciones:
Combinaciones de teclas para Formato - Carácter
Combinación Efecto Comentario

Ctrl N Negritas Esta combinación de teclas Activa
- Desactiva el atributo
mencionado
Ctrl K Cursiva Ídem
Ctrl S Subrayado Ídem
Ctrl × D Subrayado Doble Ídem
Ctrl × P Subrayado sólo Ídem
palabras
Ctrl × U MAYÚSCULAS Ídem
Ctrl × L minúsculas Ídem
Ctrl = Subíndice Ídem.
Ctrl + Superíndice Ídem y la tecla + debe ser la del

teclado normal no la del teclado
numérico
Ctrl Barra Espaciadora Elimina todos los Elimina cualquiera de los cambios
formatos carácter anteriores
44 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Combinaciones de teclas para Formato-Párrafo
Combinación Efecto
Ctrl 1 Interlineado Simple
Ctrl 5 Interlineado 1 ½
Ctrl 2 Interlineado doble
Ctrl 0 Quita/Pone una línea extra antes del párrafo (cuidado,
es con el cero)
Ctrl T Justificación Centrada
Ctrl Q Justificación izquierda
Ctrl D Justificación derecha
Ctrl J Justificación justificada (inserta espacios para igualar
ambos márgenes)
Ctrl W Elimina todos los formatos párrafo
2.17. Tabulaciones
Otra característica de párrafo que trataremos en una sección aparte por su particularidad
son los tabuladores.
Existe la tecla tabulador, que es aquella que permite saltar “n” espacios sobre la línea de
trabajo. En la Regla de Word aparecen unas pequeñas marcas en su borde inferior. Son
las tabulaciones predeterminadas. Eso quiere decir que si en cualquier posición de la
línea pulsamos la tecla de tabulación, el cursor se desplaza horizontalmente hasta la
posición del siguiente tabulador predeterminado. Por defecto, estos tabuladores están
espaciados en 1,25 cm (1/2 pulgada).
Word tiene cuatro tipos de tabuladores que se pueden seleccionar desde la Regla
haciendo clic en el botón izquierdo de la misma.
Estos cuatro tabuladores se diferencian en cómo se alinea el texto respecto a ellos. Es

decir cuando se pulsa la tecla de tabulación, el cursor salta hasta la posición del
siguiente tabulador. El texto que se escribe a continuación se alineará de una de las
siguientes maneras:
Tipo de Tabulador Descripción

Alineación Izquierda: El texto se alinea por la izquierda en la posición del
tabulador (es el tipo de tabulador por defecto).
Alineación Centrada: El texto se alinea centrado en la posición del
tabulador.
Alineación Derecha: El texto se alinea por la derecha en la posición del
tabulador.
Alineación Decimal: El texto se alinea en la coma decimal de las cifras en
la posición del tabulador (para columnas de números
con decimales)
Barra: Se traza una línea vertical en la posición del tabulador
a lo largo del texto.
© CONSULTEC 45
Esto nos sirve para tener en una misma línea diferentes alineaciones: izquierda y
derecha por ejemplo, como en los encabezados y pies, o para hacer tablas de cifras,
etc...
También aparecen pinchando en la regleta el sangrado de primera línea y la sangría por

la izquierda.
Los pinchazos producen un ciclo, por lo que en cualquier momento podemos volver a
seleccionar otro tipo de tabulador.
2.17.1. Establecer tabuladores desde la Regla
Para colocar un tabulador en la Regla, hay que seguir los siguientes pasos:
1 Hacer clic en el botón a la izquierda de la cinta hasta que vea el tipo de
tabulador que quiere colocar.
2 Hacer clic en la regla, en la posición en la que quiere colocar el tabulador,

pero debajo de la escala numerada. Aparecerá el símbolo del tabulador que
se acaba de colocar.
Para mover un tabulador arrastrarlo por la Regla hacia la izquierda o derecha con el
ratón.
Para borrar un tabulador arrastrarlo fuera de la Regla hacia abajo con el ratón.
Como práctica, situar en la Regla los tabuladores indicados en la figura y teclear el texto.
Recordar que cada Î representa una pulsación de la tecla tabulador y cada ¶ una
pulsación de Intro.
2.17.2. Establecer tabuladores mediante el

cuadro de diálogo Párrafo
Los tabuladores también se pueden fijar desde el cuadro de diálogo Párrafo-

Tabulaciones.
46 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Fig. 2-25 Cuadro de diálogo Párrafo-Tabulaciones
Desde este cuadro de diálogo se pueden especificar los tabuladores descritos en el

apartado anterior, tabuladores que incorporan relleno y tabuladores de barras. Ofrece
más opciones que las que se pueden realizar desde la Regla. Permite:
• Establecer los tabuladores como en la Regla.

• Borrar todos los tabuladores a la vez.
• Añadir rellenos de puntos a los tabuladores.
• Cambiar el espaciado de las tabulaciones predeterminadas.
El procedimiento para fijar los tabuladores desde este cuadro de diálogo es el siguiente:
1. Seleccionar el texto sobre el que se quiere actuar o introducir los

tabuladores antes de introducir el texto.
2. Abrir el cuadro de diálogo Párrafo – botón Tabulaciones.
3. En Posición indicar la posición donde se quiere colocar el tabulador.
4. Seleccionar el tipo de tabulador.
5. Seleccionar el tipo de relleno deseado.
6. Pulsar el botón Fijar.
7. Cuando se termine con todos los tabuladores pulsar el botón Aceptar.
El efecto del relleno de puntos es el siguiente:
Población Provincia Población Indice

Donostia Gipuzkoa ................................34.500 ................. 3,21
Pamplona Navarra .................................28.200 ................. 2,451
En este caso tienen relleno de puntos los tabuladores correspondientes a Población e

Indice.
© CONSULTEC 47
2.18. Formato Bordes
2.18.1. Mediante el cuadro de diálogo Bordes y

Sombreado
Otro formato que se aplica a los párrafos son los bordes, se trata de líneas de diversos
grosores y colores que rodean a los párrafos así como establecer un color de fondo en
los párrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentación.
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Fondo de página, haga clic en

Bordes de página.
2. En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado, haga clic en la ficha Bordes y,

a continuación, en una de las opciones de borde que aparecen en la ventana:
Fig. 2-26 Cuadro de diálogo Bordes y Sombreado
Encontramos las siguientes opciones:

Valor Podemos elegir Cuadro, Sombra, Efecto 3D, quitar los bordes
con Ninguno o personalizarlos con Personalizar.
Vista Previa Haciendo clic en los límites de la simulación de texto

seleccionamos las posiciones alrededor del párrafo donde se
deseen colocar los bordes. Existen las siguientes posibilidades
48 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
mediante botones:
Borde superior
Borde inferior
Borde derecho
Borde izquierdo
Estilo de Son los distintos tipos de líneas que se pueden elegir. Se elige el
Líneas tipo de línea antes de haber elegido dónde poner las líneas.
Color Para elegir el color de las líneas.
Ancho Permite elegir el ancho de la línea.
Aplicar a: Permite elegir a que le queremos aplicar el borde: párrafo, texto o

en caso de que estemos en una tabla, a la celda activa.
2.18.1.1. Bordes de página
Permite las mimas opciones que los bordes de párrafo, pero aplicadas a la página, con
dos variaciones:
Arte Son un listado de imágenes que pueden rodear la página en
sustitución de las líneas.
Aplicar a Se pueden establecer los bordes de página para todo el

documento, por secciones o jugar con la primera página de cada
sección.
Fig. 2-27 Cuadro de diálogo Bordes de Página
© CONSULTEC 49
2.18.1.2. Sombreados
Son rellenos que se aplican a los párrafos donde podemos jugar con el color o estilo del
relleno, existiendo diferentes tramas.
Fig. 2-28 Cuadro de diálogo Bordes de Página
Hay que notar que los bordes no se ajustan automáticamente al texto, sino que se
extienden hasta los sangrados izquierdo y derecho. Si este efecto no es el deseado hay
que ajustar las sangrías de los párrafos.
Antes de ajustar los sangrados:
Después de ajustar los sangrados:
50 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
2.18.1.3. Líneas Horizontales
Dentro del cuadro de diálogo Bordes, existe el botón Línea Horizontal

Desde este botón entramos en la siguiente pantalla donde podemos seleccionar el tipo
de línea que queremos insertar.
Fig. 2-29 Insertar línea horizontal
2.18.2. Mediante el comando Bordes del Grupo

Párrafo
Los bordes a los párrafos o a una tabla se pueden establecer con el comando
Bordes del Grupo Párrafo.
Pulsando este botón se puede mostrar el siguiente listado de opciones:
© CONSULTEC 51
Fig. 2-30 Opciones de Bordes
El procedimiento para establecer los bordes es el siguiente:
1. Hacer clic en cualquier parte del párrafo donde desee agregar los bordes.
2. Seleccionar el tipo de línea que se desee.
3. Seleccionar la posición de la línea, superior, inferior, izquierda, derecha,
interior o exterior.
Se pueden crear efectos como el siguiente:
Población Provincia Población Indice
Donostia Guipúzcoa 34.500 3,21

Pamplona Navarra 28.200 2,451
Sabadell Barcelona 6.200 14,3
Gijón Asturias 123.700 4,89
2.19. Como eliminar un formato
1. Seleccionar el texto al cual desea eliminar el formato.
2. Desde la ficha Inicio, grupo Estilos, seleccionar el estilo Normal.
Fig. 2-31 Estilo Normal
52 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
2.20. Como copiar un formato
1. Seleccionar el texto cuyo formato desea copiar.
2. En la ficha Inicio, grupo Portapapeles activar el comando Copiar formato. Con

un clic del ratón lo activamos para un único uso. Sin embargo si le damos doble
clic podremos aplicar el formato copiado tantas veces como deseemos, hasta
que lo desactivemos con otro clic de ratón.
3. Seleccionar con la brocha el texto al cual queremos aplicar el formato copiado.
Fig. 2-32 Copiar formato
2.21. Procedimiento general para la impresión de

documentos
2.21.1. Conectar la impresora
Este paso tiene dos aspectos, el físico y el lógico. El primero consiste en conectar la
impresora al puerto paralelo o serie de su ordenador mediante un cable especial que
permite la transmisión de los datos.
Normalmente una vez que la impresora está conectada, ya no es necesario volver sobre
este paso. El segundo consiste en configurar Microsoft Windows para que reconozca la
impresora conectada con una impresora disponible para trabajar bajo Windows. Esta
operación se efectúa mediante el Panel de control y consta de los siguientes pasos:
a) Abrir la aplicación Panel de control desde el botón de Inicio en la

opción Configuración.
b) Hacer doble clic en el icono Impresora.
© CONSULTEC 53
c) Hacer doble clic en el botón Agregar y seguir los pasos del asistente.
d) Seleccionar la impresora que se acaba de conectar físicamente.
e) Indicar en que puerto esta conectada la impresora.
2.21.2. Diferentes alternativas al Imprimir
Seleccionar la impresora consiste en elegir entre las posibles impresoras conectadas

aquella donde se desea imprimir el documento. Word lanza la impresión a la impresora
seleccionada en el momento actual, pero puede cambiar la impresora seleccionada
siguiendo los pasos que se indican a continuación:
1. Abrir el botón de Office y Seleccionar el desplegable de la opción Imprimir. Se

visualizarán las siguientes opciones.
Fig. 2-33 Cuadro de Diálogo Imprimir
2.21.2.1. Imprimir
Microsoft Word permite establecer una variedad de opciones de impresión que

proporcionan gran flexibilidad a las salidas impresas. En este punto se tratarán los
siguientes aspectos:
• Imprimir el documento completo, o determinadas páginas.

• Imprimir la información del sumario, anotaciones, o lista de estilos.
• Imprimir una copia rápida de baja calidad.
• Establecer otras opciones como puede ser el número de copias.
Las opciones de impresión se establecen mediante la opción de botón de Office –

Imprimir, la cual presenta el cuadro de diálogo Imprimir.
54 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Para Imprimir Hacer lo siguiente

En ambas caras del papel a) Impresión con doble cara manual. Word
imprimirá primero las páginas impares, después
nos pedirá que la copia impresa la volvamos a
colocar en la bandeja de entrada y pulsemos
Aceptar.
b) Imprimir las páginas impares y a continuación
las pares. La lista desplegable Imprimir en la
parte inferior ofrece opciones para imprimir
páginas pares o impares. Seleccionamos Páginas
impares primero. A continuación damos la vuelta
a las páginas y seleccionamos la opción Páginas
pares para imprimir la cara opuesta del papel.
Varias copias En el cuadro copias introducir el número de copias
deseado.
Una sección del En el cuadro Páginas, introducir S seguido del número
documento de sección que se desea imprimir. Por ejemplo S2
para imprimir la sección dos de un documento.
La página actual La página actual es la que contiene el punto de
inserción. En la sección Intervalo de página, elija el
botón Selección.
Un fragmento de texto Seleccionar el texto previamente. En Intervalo de
páginas, elija el botón Selección.
Un grupo de páginas En el cuadro Páginas introducir un rango de páginas
indicando la primera y la última separadas por un
guión. Se puede indicar varios rangos separándolos
por una coma.
Por ejemplo: 1-3,7-15, imprimiría las páginas 1 a 3 y 7
a 15 del documento.
© CONSULTEC 55
Las páginas pares o En el cuadro Imprimir solo seleccionar Páginas pares

impares o Páginas impares, el intervalo son todas.
Páginas por zona Permite imprimir varias páginas del documento en una
sola hoja. Es decir podemos imprimir miniaturas de
todas las páginas de un documento para poder
revisarlo.
Escalar al tamaño del papel Permite ampliar o reducir el tamaño del papel al que
se quiere imprimir en ese momento, seleccionándolo
de la lista.
2.21.2.2. Impresión rápida del documento
Esta será la opción que más utilice. Para imprimir el documento basta con hacer:
Seleccionar la opción del botón de Office – Imprimir –Impresión rápida o

pulsar el botón Impresión rápida situado en la barra de herramientas
accesos rápidos. Enviará automáticamente el documento a la impresora
predeterminada.
2.21.2.3. Vista Preliminar
Obtiene una Vista Previa de las páginas antes de imprimirlas. Para ello vamos a:
• Botón de Office.
• Desplegable de Imprimir.
• Vista Preliminar.
• Grupo Vista Preliminar
Otra forma de acceder es utilizando el botón Vista Preliminar de la Barra de

Accesos Rápidos.
Grupo Imprimir
Imprimir Muestra la ventana general de impresión en la que elegimos

impresora, número de copias…etc.
Opciones Nos permite activar una serie de opciones que afectan a la

impresión del documento tal y como muestra la imagen
siguiente.
56 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Grupo Configurar Página
Introducimos brevemente las opciones de este grupo ya que en el apartado siguiente de

este capítulo se desarrolla de forma más amplia.
Márgenes Selecciona los tamaños de los márgenes para todo el

documento o para la sección actual.
Orientación Cambia el diseño de la página entre horizontal y Vertical.
Tamaño Permite elegir un tamaño de papel para la sección actual.

Para aplicar un tamaño de papel específico a todas las
secciones del documento haga clic en Más tamaños de
papel.
Grupo Zoom
Zoom Abre el cuadro de diálogo de Zoom para especificar el nivel

de zoom del documento.
En la mayoría de los casos, también se puede utilizar los
controles de zoom de la barra de estado en la parte inferior
de la ventana para acercar o alejar el documento.
100% Cambia el diseño de la página entre horizontal y Vertical.
Una página Acerca el documento para que se ajuste toda la página a la

ventana.
Dos páginas Acerca el documento para que se ajusten dos páginas a la

ventana
Ancho de página Acerca el documento para que el ancho de la página

coincida con el ancho de la ventana.
Grupo Vista Previa
© CONSULTEC 57
Mostrar la Regla Permite mostrar u ocultar la Regla

Aumentar Convierte el cursor del ratón en una lupa que se
puede utilizar para alternar rápidamente entre los
niveles de Zoom de 100% y Ajustar página completa
haciendo clic en el documento. Si desactiva esta
opción podrá editar el documento.
Encoger una Página Permite reducir el documento en una página
reduciendo ligeramente el tamaño y el espaciado del
texto.
Página Siguiente Nos permite desplazarnos a la página siguiente.
Página Anterior Nos permite desplazarnos a la página anterior.
Cerrar vista Preliminar Salimos de la Vista Preliminar.
2.22. Configurar Página
En la ficha Diseño de Página, nos encontramos con el grupo de opciones Configurar

Página. Mediante estas opciones se pueden especificar características de formato que
afectan a la totalidad de la página como son los Márgenes, Orientación, Tamaño del
papel, Fuente del papel y Diseño de página.
Por un lado podemos manipular estas opciones desde la propia ficha directamente
como muestra la imagen siguiente.
Fig. 2-38 Ficha Márgenes
Pero también podremos trabajar desde el cuadro de diálogo Configurar Página.
58 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Fig. 2-39 Ficha Márgenes
2.22.1. Opciones de Márgenes
En la ficha Márgenes del cuadro Configurar página se podrán establecer:
Orientación del papel Horizontal o Vertical.

Margen Superior Distancia en cm. a la parte superior de la hoja.
Margen Inferior Distancia en cm. a la parte inferior de la hoja.
Margen Derecho Distancia en cm. a la parte derecha de la hoja.
Margen Izquierdo Distancia en cm. a la parte izquierda de la hoja.
Encuadernación: La distancia en centímetros que se pierde del papel al
encuadernar el documento. Word aumenta en esa cantidad
el margen por el lado interior de la página.
Márgenes Simétricos: Cuando queremos imprimir por las dos caras. Las
indicaciones de margen izquierdo y derecho se cambian por
interior y exterior. Word alterna entonces los márgenes de
un lado y otro según se trate de una página par o impar.
Dos páginas por hoja Imprime dos páginas una debajo de la otra.
Posición del margen Permite definir el margen interno desde la parte izquierda o
interno la superior
© CONSULTEC 59
Aplicar a: Este apartado muy importante. Con las siguientes opciones:

• A todo el documento.
• De aquí en adelante.
• Texto seleccionado. (Si hubiéramos llegado aquí con
algún texto seleccionado).
2.22.2. Opciones de Tamaño del papel
En la ficha Tamaño del papel del cuadro Configurar página se establecerán las
siguientes opciones:
Tamaño del papel Se pueden seleccionar varios tamaños estándar

predeterminados, incluyendo varias clases de sobres o fijar
un tamaño personalizado de papel.
Origen del papel Permite determinar en que bandeja está colocado el papel a
la hora de imprimir.
Aplicar a: Al igual que los márgenes el tamaño y la orientación del
papel se puede aplicar a:
• Todo el documento
• De aquí en adelante
• Texto seleccionado
2.23. Vistas del documento
Word proporciona cinco maneras de ver los documentos en la pantalla. Se puede

acceder a estos modos mediante la ficha Vista, grupo Vistas del documento.
Fig. 2-40 Modos de Ver los documentos
También se puede acceder a cuatro de estos modos de presentación con los cuatro
botones que aparecen en la parte inferior de la pantalla.
Fig. 2-41 Modos de Ver los documentos
60 © CONSULTEC
MICROSOFT WORD 2007
Vista Descripción
Diseño de En esta presentación se trabaja con el documento tal y como se

Impresión vería en la realidad. Se ve el papel, la orientación y los márgenes. El
ordenador trabaja algo más despacio que en la presentación normal
ya que requiere más recursos para obtener la presentación del
documento, pero la visualización que se obtiene es muy exacta.
Se puede acceder a este modo de presentación mediante la opción
de menú Ver-Diseño de Página o mediante el tercer botón situado
a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
Esta vista resulta útil para modificar los encabezados y los pies de
página, ajustar los márgenes y trabajar con columnas y objetos de
dibujo.
Lectura de Si desea aprovechar al máximo el espacio de la pantalla para

Pantalla mostrar el documento (sin reglas, barras de herramientas, ni otros
Completa elementos del interfaz), seleccionar el menú Ver-Pantalla
Completa. Para volver a la presentación anterior, hacer clic en el
botón que se visualiza en la parte inferior derecha o pulsar la tecla
Esc.
Diseño Web Trabaje en la vista Diseño Web cuando esté creando una página Web
o un documento que ve en la pantalla. En la vista Diseño Web, puede
ver fondos, el texto se ajusta a la ventana, y los gráficos se colocan
del mismo modo que en un Explorador Web.
Esquema El uso de esquemas presupone que el documento esta estructurado

en niveles que se contienen unos a otros. Mediante la presentación
de esquema se pueden ocultar los niveles y mostrar todos, lo que
permite manejar grandes bloques de texto o modificar rápidamente
la estructura de un documento largo.
Se puede acceder a este modo de presentación mediante la opción
de menú Ver-Esquema o mediante el cuarto botón situado a la
izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
Trabaje en la vista Esquema para ver la estructura de un documento
y mover, copiar y reorganizar texto arrastrando títulos. En la vista
Esquema se puede contraer un documento para ver solamente los
títulos principales o se puede expandir para ver todos los títulos e
incluso texto independiente. La vista Esquema también facilita el
trabajo con documentos maestros. Los documentos maestros
permiten organizar y modificar un documento largo de una forma
más sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un
libro con capítulos. En la vista Esquema, los límites de página, los
encabezados y pies de página, los gráficos, y los fondos no
aparecen
.
Borrador Muestra el documento como un borrador para editar el texto
rápidamente.
Algunos elementos del documento como encabezados y pies de
página no estarán visibles en esta página.
© CONSULTEC 61
62 © CONSULTEC
MICROSOFT EXCEL 2007
Microsoft Excel 2007
3.1. Microsoft Excel: Hoja de Cálculo
En la actualidad existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa

permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta
forma podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que
quedaron anticuadas.
Por ejemplo, un procesador de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir,
un programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos, basados en
fichas de cartulina.
Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. ¿Para qué
sirven las hojas de cálculo? Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y
complejos con rapidez y precisión. Además permite realizar modelos o simular
situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.
Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales,
científicas y financieras. Proporcionando además un interfaz más adecuado para el
tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que
proporcionan la mayoría de las calculadoras.
Además Excel organiza la información que aparece en una lista ordenándola por
cualquier campo, y es muy potente con los gráficos.
© CONSULTEC 63
3.2. Para entrar en Microsoft Excel
En la Barra de Tareas pulsar el botón Inicio y dentro del grupo Programas buscar el
correspondiente a Microsoft Excel y hacer clic sobre el mismo.
Fig. 3-1 Entrada a la Aplicación desde la Barra de Tareas
Al cabo de unos segundos la aplicación se cargará y en la pantalla de su ordenador se

visualizará la ventana de aplicación de Microsoft Excel.
3.3. Componentes de la ventana de Microsoft Excel
R B
D E M
A
C
L P
N
F
I K H O G
J
Fig. 3-2 Ventana de Microsoft Excel
64 © CONSULTEC
A. Barra de Título de la Ventana de Aplicación
Muestra el Nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el

nombre del fichero de trabajo (Libro1)
B. Fichas
Son las diferentes opciones de MICROSOFT EXCEL, dentro de la cinta de opciones y

que agrupa la información por tareas.
C. Cinta de Opciones
Presenta en pantalla una serie de iconos, distribuidos en grupos que permiten realizar
las operaciones o comandos correspondientes de la hoja de cálculo, como incorporar un
gráfico en la hoja o realizar operaciones de formato, formulación, etc.
D. Cuadro de Nombres
Aparecerán las referencias de las celdas y Rangos de Celdas a los que se les haya dado
un nombre.
E. Barra de Fórmulas
En la zona situada debajo de la cinta de opciones. Es utilizada para introducir o modificar

datos en las celdas de la hoja de cálculo.
El cuadro de nombres y la barra de fórmulas están situadas en la misma posición

horizontal y se puede cambiar el tamaño de ambas, para ver más de una que de otra, a
través del puntito.
Si hacemos doble clic sobre el puntito devolvemos el aspecto inicial.
F. Encabezados de Filas y Columnas
Los encabezados de Filas muestran de forma numérica los identificadores de las celdas,
mientras que los encabezados de las Columnas lo hacen mediante los caracteres del
alfabeto.
G. Barras de desplazamiento horizontal y vertical
Están situadas en la parte derecha e inferior derecha de la ventana de la hoja de trabajo

en posiciones vertical y horizontal. Estas se utilizan para desplazarse dentro de la hoja
de cálculo cuando la información escrita en ella no puede ser visualizada completamente
en pantalla.
H. Etiquetas de selección de hojas
Permiten seleccionar entre las distintas hojas que podemos tener en un libro.
I. Botones de desplazamiento de etiquetas
Permiten el desplazamiento entre las distintas hojas para poder activar la que nos
interese.
J. Barra de estado
Es la barra situada en la parte inferior de la Hoja de Cálculo y presenta información

acerca del estado de trabajo, por ejemplo cuando se guarda el libro.
© CONSULTEC 65
Indicador Muestra diferentes mensajes de acuerdo a las operaciones que se vayan

de Modo realizando. Al comenzar a trabajar, este indicador de modo mostrará la
palabra Listo para indicar que el programa está preparado para la
introducción de datos o ejecución de opciones del menú.
K. Hoja Activa
Muestra la Hoja de Cálculo en la que se está trabajando, la que aparece en blanco. Si es

la primera ocasión en la que se entra en la aplicación aparece Hoja1.
L. Celda Activa
Con un recuadro más grueso, denominado "Marcador" se nos muestra la Celda con la
que se está trabajando. Se denomina mediante la intersección de ColumnaFila A1.
M. Ayuda
Devuelve temas de Ayuda de Microsoft Office Excel. De forma predeterminada,

si tenemos acceso a Internet, la ayuda es On-Line.
N. Panel de Tareas
Zona de navegación que incorpora el Office 2007 para determinados comandos.
O. Insertar Hoja de Cálculo
Botón para insertar una nueva Hoja de Cálculo en el Libro actual. Podemos
utilizar la tecla de método abreviado Mayús + F11 para hacer lo mismo.
P. Expandir Barra de Fórmulas
Podemos expandir el tamaño de la barra de fórmulas para ver más claramente la

fórmula sin ocultar datos que haya en las celdas. Tecla de método abreviado: CTRL +
MAYUS + U.
Q. Vistas del libro y Zoom
Desde aquí podemos cambiar tanto la vista del libro (Normal, Diseño de Página
y Vista Previa de salto de Página) como el Zoom de la hoja para aumentar o disminuir el
tamaño de la hoja a visualizar.
R. Grupos
En cada grupo se colocan los botones de comando relacionados, para que

busquemos más fácilmente lo que nos interesa en cada momento.
3.4. Libros
La Hoja de Trabajo de MICROSOFT EXCEL es un Libro electrónico compuesto por

Hojas de Cálculo, estando estructuradas éstas mediante una matriz de columnas y filas.
Las filas se identifican por números y las columnas por letras.
La intersección entre una fila y una columna se denomina Celda.
La identificación de una celda se hace a través de sus coordenadas, comenzando

siempre por la letra de la columna y seguida por el número de la fila. Esta hoja consta de
1.048.576 filas y 16.384 columnas, es decir, va desde la celda A1 hasta la
XFD1.048.576. Al hacer referencia a la dirección o coordenada de una celda, es
indiferente hacerlo con letras mayúsculas o minúsculas.
66 © CONSULTEC
Un rectángulo con un reborde más grueso que aparece en la hoja de trabajo es el

Indicador de Celda. El indicador de celda señala la Celda activa, es decir, la que
contendrá los datos que se introduzcan o la que se verá afectada por el siguiente
mandato que se seleccione.
Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el

disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener
modelos matemáticos, gráficos, y macros. En la parte inferior de la ventana del libro
existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada.
Fig. 3-3 Etiquetas de Hojas de cálculo
Para realizar esta selección basta con hacer clic en las distintas etiquetas y ver los datos
de las distintas hojas.
Los libros de trabajo de Excel traen por omisión 3 hojas de cálculo. Se puede modificar
el número de hojas por omisión haciendo lo siguiente:
1. Seleccionar la opción Botón de Office-Opciones de Excel.
2. Seleccionar la pestaña Más frecuentes sección Al crear nuevos libros opción

Incluir este número de hojas.
3. En el cuadro, introducir el número de hojas que desea por omisión.
3.4.1. Movimientos por la hoja
Para seleccionar la hoja deseada se hará clic en la etiqueta correspondiente.
Como en todas las ventanas de Windows se utilizarán las barras de desplazamiento

horizontal y vertical para situar la zona de la hoja que desea ver en la pantalla.
También puede utilizar las opciones que a continuación se detallan:

Tecla Función
Ç Celda Arriba
↓ Celda Abajo
→ Celda a la derecha
← Celda a la izquierda
AvPág Pantalla abajo
RePág Pantalla arriba
Inicio Primera Celda fila activa
Fin+↓ Última celda de la misma columna

con datos.
© CONSULTEC 67
Tecla Función
Ctrl+Inicio Primera Celda de la hoja
Ctrl+Fin Ultima Celda utilizada en algún

momento de la hoja
Alt+AvPág Pantalla a la derecha
Alt+Repág Pantalla a la izquierda
Ctrl+Repág Hoja anterior en el libro de trabajo
Ctrl+AvPág Hoja siguiente en el libro de trabajo
F5 Ir A.. una celda determinada.

Una fila arriba
Una pantalla
Abajo/Arriba
Primera Hoja
Hoja Anterior
Hoja Siguiente
Una fila abajo
Última Hoja
Hoja activa Una columna
derecha
Una columna
izquierda
Una pantalla
izquierda/derecha
Fig. 3-4 Desplazamientos por la Ventana de MICROSOFT EXCEL
3.5. Introducción de Información. Tipo de datos
Para introducir un dato en una celda, debemos de hacer clic sobre la celda donde se
desea introducir el dato
Una vez colocados en la celda adecuada, introduciremos el dato por medio del
teclado. A medida que se escribe la información, ésta aparece en la barra de
fórmulas y en la celda. Una vez escrita la información se confirma pulsando la tecla
INTRO del teclado o haciendo clic en el botón de ; de la barra de fórmulas.
68 © CONSULTEC
Para cancelar una introducción de datos si previamente no se ha confirmado la

introducción del dato, se pulsará la tecla ESC ó se hará clic en el botón Anular :.
Las Equivalencias Ratón y Teclado son:
Ratón Teclado
; INTRO
: ESC
Los datos que se introducen en MICROSOFT EXCEL pueden ser de los siguientes tipos:
Constantes Son valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo,

25, 10,234 , Enero, Ventas, 25/12/93. Las constantes pueden ser
números, fechas y fragmentos de texto.
Fórmulas Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres,

funciones, y/u operadores. Las fórmulas comienzan siempre con el
signo igual (=). Excel evalúa la fórmula y visualiza el resultado de la
misma en la celda.
El tipo de los datos es detectado en el momento que se confirma la entrada del dato. En
MICROSOFT EXCEL es posible introducir hasta 32.767 caracteres en una celda.
Si se introduce un texto más extenso que el ancho actual de la columna, se utilizarán las
celdas adyacentes, si están vacías, para poder visualizar todo su contenido.
Si las celdas adyacentes estuviesen ocupadas, solamente se visualizará el texto que

quepa en el ancho actual de la columna. Si se desease ver el contenido completo habría
que variar la estructura de columnas.
Por defecto, los textos quedarán alineados a la

izquierda de la celda, y los números, fechas y horas
aparecerán alineados a la derecha.
© CONSULTEC 69
3.6. Edición de datos
Con frecuencia puede ocurrir que se deban corregir las entradas de la hoja de trabajo a
fin de rectificar errores de mecanografía o para reflejar las modificaciones de los datos.
La edición de datos implica el borrado, la inserción o la sustitución de caracteres.
En el modo Editar pueden modificarse los datos de la celda actual, del recuadro de
contenido y de los recuadros de texto.
Para editar el contenido de una celda se llevan a cabo una de las siguientes acciones:
• Pulsar dos veces en la celda a editar. Se modificará la entrada en la propia celda.
• Pulsar una vez en la celda para situar el ratón y otra vez en la Barra de fórmulas.
Se modificará la entrada en la barra de fórmulas.
El indicador Modificar aparece en la línea de estado y el contenido de la celda en uso

aparece tal como fue introducido en la línea de entrada. Podemos utilizar las teclas de
movimiento del cursor para mover el cursor a cualquier parte de la entrada.
Después de modificar la entrada pulsar INTRO ó ;
3.6.1. Teclas de Edición
Las siguientes teclas de edición pueden utilizarse tanto en las celdas como en el
recuadro de contenido y en los recuadros de texto siempre que MICROSOFT EXCEL se
encuentre en el modo Editar.
Tecla Función
← Desplaza el cursor un carácter a la izquierda
→ Desplaza el cursor un carácter a la derecha
Inicio Desplaza el cursor al comienzo del dato a editar
Fin Desplaza el cursor al final del dato a editar
Supr Borra el carácter a la derecha del cursor
Retroceso Borra el carácter a la izquierda del cursor
3.7. Cálculos Aritméticos
Una vez introducidos los textos descriptores de los diferentes conceptos referenciados,
comenzaremos a introducir los datos correspondientes a los mismos.
70 © CONSULTEC
Fig. 3-5 Modelo de Análisis de Costes (VENTAS)
En la relación de los cálculos intervienen constantes numéricas, referencias a celdas y/u

operadores aritméticos.
Los Operadores Aritméticos existentes son:
^ Potencia.
* Producto / Multiplicación.
/ Cociente / División.
+ Adición / Suma.
- Sustracción / Resta.
% Porcentaje.
Cuando el cálculo comienza haciendo referencia a una celda como su coordenada

empieza por la letra de la columna correspondiente se debe comenzar por
mecanografiar el signo (=), para que realice la operación. Por ejemplo:
B12/B2 deberá referenciarse de esta forma =B12/B2.
Las referencias a celdas dentro de un cálculo pueden realizarse de dos maneras:
• Escribiendo las coordenadas de las celdas. =15%*B2
• Por ejemplo, para introducir la fórmula =B12/B2 en la celda B13 mediante la

técnica de señalización deberemos seguir estos pasos:
1. Movemos el indicador de celda activa a la celda "B13".
2. Tecleamos el signo = para comenzar a introducir la fórmula.
3. Pulsamos hasta que el indicador de celda se encuentre en "B12". La

dirección de la celda en uso es visualizada en la línea de entrada a medida
que movemos el indicador.
4. Pulsamos la tecla /. Excel introduce el signo de dividir tras el texto =B12
© CONSULTEC 71
5. Movemos el indicador de celda a "B2”.
6. Finalmente pulsamos Intro o el botón ;para aceptar la fórmula editada.
MICROSOFT EXCEL introduce de forma automática las direcciones de celda en la

fórmula hacia la cual apuntamos. Lo único que debemos introducir son los operadores y
la puntuación.
Como un rótulo, un número o fecha u hora puede ser más largo que el ancho de una
celda. En ese caso se visualizarán almohadillas (#########), dependiendo del formato
de la celda. El dato aparecerá completo si ampliamos el ancho de la columna lo
suficiente como para dar cabida a todos los caracteres en ella contenidos.
3.8. Anchura de columnas y Altura de filas
Teniendo en cuenta el Tema utilizado (por defecto el tema Office que utiliza la fuente
Calibri de 11 puntos), la anchura por defecto de todas las columnas es de 10,71
caracteres y la altura de las filas es de 15 puntos. Según el tema utilizado estos tamaños
cambiarán.
Al introducir los textos de la primera columna del modelo Ventas, observamos que éstos
exceden en tamaño. Para evitar este hecho, MICROSOFT EXCEL nos permite aumentar
el ancho de las columnas de la hoja, usando el ratón, o bien el comando
correspondiente.
• Mediante el Comando
1. Seleccionar la columna que se desee modificar pinchando la letra de la columna o

situarse simplemente en cualquier celda de esa columna.
2. Seleccionar el desplegable Inicio-Celdas-Formato; a continuación se podrá

especificar las opciones apropiadas que permitirán graduar con precisión la
anchura de la columna o altura de la fila, ponerlas en anchura o altura
predeterminada, ocultarlas o mostrarlas. También tenemos la posibilidad de
cambiar el nombre de la hoja, mostrarla, ocultarla y protegerla.
Fig. 3-6 Tamaño de celdas y Visibilidad
Para establecer la anchura de las columnas se introducirá un número comprendido entre 0 y

255 en el recuadro de texto correspondiente al Ancho de Columna. Si especifica 12, por
72 © CONSULTEC
ejemplo, cada columna podrá mostrar un máximo de doce caracteres en el tipo de letra por
omisión.
Fig. 3-7 Cuadro de diálogo Ancho de columna
Autoajustar ancho de Si seleccionamos las columnas, se ajustará cada columna al

columna tamaño de su entrada más ancha. Si seleccionamos sólo una
celda, la columna se ajustará al ancho de la entrada de esa
celda.
Ancho predeterminado Las columnas que no tengan datos se ajustarán a la anchura

de columna por omisión que se haya definido.
Ocultar y Mostrar- Oculta la columna seleccionada

Ocultar columnas
Ocultar y Mostrar- Seleccionar previamente la hoja de cálculo entera para

Mostrar columnas mostrar todas las columnas ocultas. Si sólo queremos
mostrar una columna oculta, seleccionar previamente las
columnas que se encuentren a la derecha y a la izquierda de
la que está oculta. Si la columna oculta es la A, colocarse
con el ratón a la izquierda de la etiqueta de columna B y
arrastrar.
• Mediante Ratón
1. Se situará el puntero del ratón sobre el borde derecho de la cabecera de columnas

que contiene la letra identificadora de la columna. Al hacerlo, el puntero adoptará
la forma de una flecha de dos puntas.
2. A continuación, se optará por una de las siguientes posibilidades:
• Arrastrar el ratón hacia la derecha o izquierda hasta que la columna

adquiera la anchura conveniente.
• Efectuar un doble clic para que la columna se ajuste al tamaño de su

entrada más ancha.
Si tenemos que cambiar la altura de las filas o ajustarlas al dato más alto haremos lo
mismo, acudiremos a Inicio-Celdas-Formato.
Si estamos en una celda y ejecutamos el comando Alto de Fila, sólo cambiará el

tamaño de la fila donde está la celda. Si seleccionamos varias filas o varias celdas de
varias filas, se cambiará el tamaño de las filas seleccionadas.
Con el comando Autoajustar alto de fila se ajustará o ajustarán la fila o filas

seleccionadas al dato que tenga el mayor tamaño.
También podemos ocultar y mostrar las filas que nos interesen con los comandos
Ocultar filas y Mostrar filas.
© CONSULTEC 73
3.9. Selección de los datos de trabajo
MICROSOFT EXCEL ofrece la posibilidad de agilizar tareas y ejecución de mandatos.

Para ello permite la selección de varias celdas (Rango), conjunto de rangos, toda la
hoja,.. y a continuación poder ejecutar un mandato para la selección realizada.
3.9.1. Rango
Celda o bloque rectangular de celdas adyacentes que puede abarcar todas las de una
hoja o incluso todas las de un libro.
Todo rango se representa mediante la dirección de la celda de su ángulo superior

izquierdo y la de su ángulo inferior derecho, ambas separadas por dos puntos,
como, por ejemplo, B1:E5.
Celda Angulo Superior Izquierdo : Celda Angulo Inferior Derecho
En Excel los rangos también se identifican por el número de Filas y Columnas que lo
forman, se visualizan en el momento de estar realizando la selección, por ejemplo B1:E5
= 5F x 4C (5 Filas y 4 Columnas)
Existen rangos de una única hoja y de varias hojas.
Fig. 3-8 Ejemplo de rango seleccionado
3.9.2. Modo Selección
Microsoft Excel, como la gran mayoría de las aplicaciones Windows, funciona según el
principio de, primero seleccionar, luego hacer. Es decir, si deseamos hacer algo (por
ejemplo poner un grupo de celdas en negrita), primero debemos seleccionar el grupo de
celdas y a continuación dar la orden de poner la selección en negrita.
74 © CONSULTEC
Selección con el ratón.

Una celda Hacer clic sobre ella. Se visualizará un recuadro grueso
rodeando la celda. Ello indica que la celda está seleccionada.
Además, la celda seleccionada se visualiza en el cuadro de
nombres. Si la celda contiene un dato, éste se visualiza además,
en la barra de fórmulas.
Un rango Hacer clic en la celda superior izquierda y arrastrar hasta la

celda inferior derecha que define el rango, cuando el puntero del
ratón tiene la forma de cruz blanca.
Varios rangos Seleccionar el primer rango. Situar el puntero del ratón en la

celda superior izquierda del siguiente rango. Pulsar Ctrl y
arrastre hasta definir el segundo rango. Repitiendo la operación
tantas veces como se desee.
Una Fila/Columna Hacer clic sobre la cabecera de la fila/columna deseada. El

puntero del ratón se convierte en una flechita negra.
Filas/Columnas Hacer clic en la cabecera de fila/columna y arrastrar. El puntero

consecutivas del ratón se convierte en una flechita negra
Filas/columnas no Hacer clic en la primera cabecera de fila/columna y Ctrl+Clic

consecutivas para seleccionar las restantes.
Toda la hoja Hacer clic en el botón Seleccionar todo.
Botón Seleccionar Todo
Selección con el teclado.

Para la selección de Rangos con el teclado podremos utilizar la tecla Shift ó
Mayúsculas [×] para extender el área de selección ó la tecla de función [F8],
procediendo de la siguiente forma:
1. Utilizar las teclas de movimiento del puntero para situar el indicador de celda en
cualquier celda que ocupe un ángulo del rango que se vaya a seleccionar. A
continuación, se pulsará la tecla [×], y manteniendo pulsada dicha tecla
utilizaremos las teclas de dirección o movimiento para resaltar todo el rango. Si
utilizamos la tecla de función [F8], entraremos en Modo Ampliar selección (este
texto aparecerá en la barra de estado). Tras pulsar esta tecla, utilizar las teclas de
dirección para seleccionar el rango que nos interese. Para desactivar Ampliar
selección volver a pulsar la tecla de función F8.
© CONSULTEC 75
3.10. Barra y Menú Contextual de Excel
Una barra y un menú contextual o emergente consiste en

una relación de los mandatos que suelen emplearse con
el elemento o grupo de elementos seleccionados.
El acceso a un menú contextual se realiza pulsando el

"botón derecho del ratón" sobre un elemento
seleccionado; pulse el botón izquierdo del ratón para
seleccionar el comando que le interese.
Dependiendo en la zona de la hoja donde se haga clic con el

botón derecho del ratón el Menú contextual poseerá
diferentes opciones. Por ejemplo:
1. Una Celda
2. Encabezados de Filas/Columnas
3. Botón de Seleccionar hoja
4. En la Cinta de Opciones
5. En las Etiquetas de selección de hojas
6. En la barra de estado
7. En la barra de título
8. En las barras de desplazamiento
3.11. Borrado de un Grupo de Celdas
Para realizar esta operación se llevarán a cabo los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda o rango que desea borrar. (La operación borrado elimina el
contenido pero no la celda en si misma).
2. A partir de este momento se podrá:
a) Pulsar la tecla Supr. El contenido de la celda desaparece. La celda

mantiene los formatos y comentarios que pudiera tener.
b) Arrastrar con el ratón hacia arriba el cuadro situado en la

esquina inferior derecha de la celda o selección (sin salirse de
ella). Esta acción borrará el contenido de la celda y mantendrá
los formatos y comentarios. Si se pulsa Ctrl mientras arrastra,
eliminará todo el contenido de la celda, incluido el formato y los
comentarios.
76 © CONSULTEC
Fig. 3-9 Inicio-Modificar-Borrar
c) Seleccionar el desplegable Inicio-Modificar-Borrar, el cual visualiza

los comandos que le permiten Borrar todo, Borrar formatos, Borrar
contenido o Borrar comentarios.
3.12. Los botones Deshacer y Rehacer
Permite anular los efectos de las últimas operaciones realizadas. Si desea volver a
recuperar los datos borrados en la posición que ocupaban, basta con que seleccione
uno de los siguientes comandos:
1) Botón Deshacer
Cada clic anula el último comando o elimina la última entrada. El botón

Deshacer se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido.
El nombre del comando refleja el comando o la acción que deberá deshacerse,

por ejemplo, Deshacer Pegar, Deshacer Escritura...
2) Botón Rehacer
Inmediatamente después de deshacer una acción, el botón Rehacer queda
disponible, lo que permite restaurar lo que se ha deshecho.
3) Método abreviado de teclado
Para deshacer una acción utilizar las teclas de método abreviado Ctrl+Z ó
Alt+Retroceso. Para Rehacer una acción que se ha deshecho utilizar las teclas
de método abreviado Ctrl + Y
3.13. Inserción de Celdas, Filas, Columnas y Hoja
A medida que vayamos introduciendo más datos en la hoja de trabajo, posiblemente

necesitemos insertar celdas, filas y columnas, así como nuevas hojas de cálculo.
Es interesante seleccionar el número de celdas, filas o columnas que se desean insertar,

es decir, seleccionar un rango cuya anchura o altura equivalga al número de celdas, filas
o columnas, que se quieran insertar.
Para insertar una celda por encima de la celda activa, hacer clic en el botón Inicio-
Celdas-Insertar. Si tenemos más de una celda seleccionada, el botón Inicio-Celdas-
Insertar inserta el mismo número de celdas seleccionadas a la izquierda de la selección.
© CONSULTEC 77
Si lo que seleccionamos son filas, se insertan el mismo número de filas por encima de
las seleccionadas. El mismo efecto se produciría si le damos al comando Insertar filas
de hoja.
Fig. 3-10 Inicio-Celdas-Insertar
Si seleccionamos columnas, se insertan el mismo número de columnas a la izquierda de

las columnas seleccionadas. El mismo efecto se produciría si le damos al comando
Insertar columnas de hoja.
Si se seleccionan unas celdas y se elige la opción Insertar celdas…, aparecerán las

posibilidades de Desplazar las celdas hacia la derecha, Desplazar las celdas hacia
abajo, Insertar toda una fila e Insertar toda una columna.
Fig. 3-11 Diferentes posibilidades de inserción
Mediante el Teclado:
Se procede de la misma forma y se teclea la combinación Ctrl+[+].
Cuando se insertan celdas, filas o columnas, MICROSOFT EXCEL vuelve a definir los
rangos con nombre y, en caso necesario, ajusta las direcciones de celda y las
direcciones de rango de las fórmulas. Por ejemplo, si introduce la fórmula =E6*100 y a
continuación inserta dos columnas a la izquierda de la columna E, MICROSOFT EXCEL
sustituirá la fórmula anterior por =G6*100.
Para insertar una hoja escoger la opción Inicio-Celdas- desplegable Insertar-Insertar

hoja. La nueva hoja se inserta a la izquierda de la hoja activa.
3.14. Eliminación de Celdas, Columnas, Filas y Hoja
Para eliminar cualquiera de los componentes de la hoja de cálculo, (celdas, columnas,

filas,..), es necesario que previamente se haga la selección adecuada.
Al igual que la inserción podemos pulsar directamente sobre el botón Inicio-Celdas-

Eliminar. Lo que se elimine dependerá de lo que se haya seleccionado previamente. Si
se ha seleccionado una celda, se elimina la celda y se desplazan hacia arriba las celdas
78 © CONSULTEC
de abajo para ocupar ese espacio. Si se selecciona más de una celda, se eliminan las
celdas seleccionadas y se desplazan a su lugar las celdas de la derecha. Si
seleccionamos filas se eliminan las filas, y las de abajo se desplazan hacia arriba para
ocupar el espacio. Si se eliminan columnas, las columnas de la derecha se desplazan
para cubrir ese espacio.
Si pulsamos el desplegable del botón Eliminar podemos eliminar celdas, filas, columnas
o la hoja entera según necesitemos.
Fig. 3-12 Desplegable Eliminar

Para eliminar la hoja de cálculo entera, Inicio-Celdas-desplegable Eliminar-Eliminar
hoja.
Fig. 3-13 Diferentes posibilidades de Eliminar
Mediante el Teclado
Se procede de la misma forma y se teclea la combinación Ctrl+[-].
Cuando se suprimen filas, columnas u hojas de trabajo, MICROSOFT EXCEL vuelve a

definir los rangos con nombre y, en caso necesario, ajusta las direcciones de celda y las
direcciones de rango de las fórmulas. Por ejemplo, si se introduce la fórmula =G6*100 y
a continuación se suprimen dos columnas a la izquierda de la columna G, MICROSOFT
EXCEL sustituirá la fórmula introducida por =E6*100.
3.15. Procedimientos para copiar y pegar datos
A menudo, cuando se crea una hoja de trabajo, es necesario copiar datos desde un
lugar de origen (rango origen) a un lugar de destino (rango destino) en una o varias
hojas de trabajo o libros de hojas. Tanto el lugar de origen como el de destino pueden
ser una celda o un rango.
© CONSULTEC 79
En los modelos realizados con Hojas Electrónicas, los cálculos suelen ser repetitivos. En
nuestro ejemplo, lo establecido para el primer trimestre también puede repetirse para las
columnas correspondientes al resto de trimestres. La Hoja Electrónica nos ofrece la
posibilidad de copiarlo, en lugar de realizarlo de nuevo para los otros trimestres.
3.15.1. Copiar con el ratón
Podemos copiar los datos de una celda o rango utilizando simplemente el ratón sin
seleccionar ningún icono o comando.
1. Seleccionar la celda o rango que se desea copiar.
2. Mantener pulsada la tecla [Ctrl] y acercándonos a uno de los

bordes del rango, el ratón se convierte en un puntero en
forma de flecha blanca con un signo (+), y alrededor del
rango aparecerá un borde guía; además aparece la dirección
del rango destino.
3. Arrastrar el ratón hasta la posición destino de copia y soltar primero el ratón y

luego la tecla [Ctrl]
3.15.2. Copiar con el Portapapeles
El Portapapeles de Office es un área de almacenamiento propia del entorno Microsoft

Office. Los datos copiados y recortados con los comandos Copiar y Cortar de la ficha
Inicio del grupo Portapapeles, quedan depositados en el Portapapeles, donde se
mantienen hasta que se seleccione el comando Pegar, con el que concluye la operación
de copia o desplazamiento de datos.
¿Cuántos elementos puede contener el Portapapeles de Office? El Portapapeles de

Office puede contener hasta 24 elementos. Si intenta copiar el vigésimo quinto elemento
en un programa de Microsoft Office, el propio Office desechará el primer elemento que
se copió al Portapapeles de Office y agregará el nuevo elemento. Observe que los
elementos reunidos permanecen en el Portapapeles de Office hasta que cierre todos los
programas de Office que esté ejecutando en su equipo.
El portapapeles de Office está relacionado con el Portapapeles del Sistema en Microsoft

Windows. El último elemento que se copia en el portapapeles de Office se copia también
en el portapapeles del sistema. Si borramos el portapapeles de Office, también se borra
del portapapeles del sistema.
El portapapeles de office se mantiene disponible mientras haya algún programa de office

abierto. Desaparece lo copiado en el portapapeles, o bien porque hemos cerrado todas
las aplicaciones de Office o porque hemos pulsado en el botón Borrar todo del panel de
tareas Portapapeles.
En el Portapapeles se muestra el icono del programa que se utilizó para copiar y un

breve texto de lo que se copió o una miniatura si lo que se copió fue una imagen.
Cuando utilizamos el comando Pegar, el botón Pegar o la tecla de método abreviado

CTRL + V, pegamos desde el portapapeles del sistema y no del de Office.
Utilizando el Portapapeles podemos pegar muchos datos de diferentes orígenes en un

destino de una sola vez.
80 © CONSULTEC
1. Seleccionar las celdas o rango origen de copia.
2. Seleccionar el mandato Inicio-Portapapeles-Copiar, ó seleccionarlo del

menú contextual del botón derecho del ratón o pulsar Ctrl+C. (Los datos
quedan copiados en el Portapapeles).
Cortar
Copiar
Pegar
Mostrar el Portapapeles
3. Para visualizar el contenido del portapapeles hacer clic en el iniciador del

grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
Pegar
Todo
Pegar de uno
en uno
Fig. 3-14 Panel de Tareas Portapapeles
4. Desplazarse al destino, este puede estar en la misma hoja de Excel, en otra hoja o
en otra aplicación.
5. Al dar al botón Inicio-Portapapeles-Pegar se pega el último elemento copiado, lo

mismo que seleccionarlo del menú contextual del botón derecho del ratón o pulsar
Ctrl+V.
Si trabajamos con el Portapapeles, los datos copiados quedan almacenados en él y se

pueden recuperar más veces. Podemos pegar de uno en uno haciendo clic en el
elemento correspondiente del Portapapeles.
Si selecciona el botón Pegar todo del Portapapeles, todos los elementos guardados en
el portapapeles se pegan a partir de la celda activa.
© CONSULTEC 81
Elegiremos de entre las diferentes opciones de pegado que aparecen en el desplegable

del botón Pegar, siempre y cuando queramos realizar un Pegado especial.
Fig. 3-15 Botón Pegado Especial
6. Una vez pegado, en la parte inferior de la celda nos aparecerá la etiqueta

inteligente Opciones de pegado para realizar modificaciones en el destino. Las
opciones de este desplegable son diferentes dependiendo de lo que hayamos
copiado.
Fig. 3-16 Etiqueta inteligente tras el Pegado
Si selecciona el icono Borrar todo del panel de tareas Portapapeles se borrará todo el
contenido del portapapeles.
Desde el botón Portapapeles-Opciones podemos controlar el aspecto del Portapapeles

de Office:
Con la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office conseguiremos

que aparezca automáticamente el panel del portapapeles cuando realicemos cualquier
acción de copiar.
También podemos mostrar el panel de tareas Portapapeles pulsando dos veces la tecla
de método abreviado CTRL + C (Ctrl + cc), pero sólo si tenemos activada la opción
Mostrar Portapapeles de Office al presionar CTRL + C dos veces
Por supuesto también con el Iniciador de la ficha Inicio-Portapapeles.
Aunque no mostremos el Portapapeles, también podremos acumular varias copias de

datos si activamos el comando Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office.
Podemos mostrar un icono de información del Portapapeles en la barra de tareas si

activamos el comando Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de
tareas.
82 © CONSULTEC
Y por último, podemos hacer que se muestre información de la copia al lado del icono de
información del Portapapeles situado en la barra de tareas si activamos el comando
Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar.
3.15.3. Rellenar
Consiste en la copia del contenido de una celda en las celdas adyacentes, hacia la
derecha/izquierda ó hacia arriba/abajo.
1. Seleccionar un rango cuya primera celda contenga la información a copiar.
2. Dentro de Inicio - Modificar - Rellenar elegir la dirección:
Fig. 3-17 Inicio - Modificar - Rellenar
Existe la posibilidad de realizarlo rápidamente mediante el ratón, para ello:
1. Se selecciona la celda o rango de celdas a copiar en una dirección.
2. Se hace clic en el Controlador de Relleno, que es un cuadradito negro en

la parte inferior derecha de la selección. El puntero del ratón cambia a una
cruz negra al colocarnos sobre él. Y se arrastra en la dirección a copiar.
3.16. Mover Datos
Mover datos consiste en seleccionar los datos que se van a desplazar, borrarlos,
depositarlos en el Portapapeles y, a continuación, pegarlos desde el Portapapeles en el
lugar de destino. Una vez desplazados, los datos seleccionados aparecerán únicamente
en su nuevo emplazamiento, es decir, ya no se encontrarán en la posición original.
3.16.1. Mover arrastrando con el ratón
1. Seleccionar la celda o rango que se desea mover
© CONSULTEC 83
2. Señalar sobre uno de los bordes de la celda o rango seleccionado hasta que el
ratón se convierta en un puntero en forma de flecha de cuatro puntas.
3. Pulsar el botón izquierdo, y arrastrar el ratón a la nueva posición.
4. Soltar el botón del ratón.
3.16.2. Mover con el portapapeles
1. Seleccionar el rango origen a mover.
2. Seleccionar el comando Inicio-Portapapeles-Cortar, ó seleccionarlo del menú

contextual del botón derecho del ratón. Los datos quedan copiados en el
Portapapeles.
3. Seleccionar la celda o rango destino para los datos.
4. Seleccionar Inicio-Portapapeles-Pegar. O seleccionar del portapapeles.
Si movemos una fórmula que remite a celdas situadas fuera del rango origen, las
direcciones de celda no cambian. En efecto, si se mueve la fórmula =A1+B3 desde la
celda C10 a la celda D13, la fórmula continúa siendo =A1+B3.
Operaciones mediante el Teclado
Copiar CTRL+C o bien CTRL+INS
Cortar CTRL+X o bien MAYUS+SUPR
Pegar CTRL+V o bien MAYUS+INS
Fig. 3-18 Modelo de Ventas con los cuatro trimestres
84 © CONSULTEC
3.17. Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas
Si copiamos un bloque de celdas que contiene una fórmula y las celdas a las que se ha
hecho referencia en dicha fórmula, MICROSOFT EXCEL actualiza automáticamente la
fórmula para hacer referencia a las nuevas posiciones de las celdas.
Esto resulta muy útil cuando deseamos reproducir partes de una hoja de cálculo, o
cuando nos interesa copiar una fórmula para añadir cifras en cada columna.
Sin embargo, el proceso no es tan sencillo cuando deseamos que las referencias fuera
del bloque de copia se mantengan inalteradas.
De forma predeterminada, las referencias de celdas en una fórmula se consideran

relativas. Esto significa que MICROSOFT EXCEL sigue la pista de cada una de las
referencias de celda al recordar su posición con respecto a la celda en la fórmula y no
por su dirección.
Si no deseamos que MICROSOFT EXCEL ajuste las referencias a celdas cuando

copiamos una fórmula, especificaremos las celdas en la fórmula como absolutas.
Una referencia absoluta de celdas siempre se refiere a la dirección original de la celda,

independientemente del lugar donde se copie la fórmula.
Podemos especificar como absoluta toda la dirección de una celda o parte de ella
(referencia mixta). Simplemente insertando el signo "$" (dólar) delante de las
coordenadas que deseamos mantener fijas. Por ejemplo,
$B$6 hace que ambas coordenadas de la dirección "B6" sean absolutas.
$B6 fija la dirección en la columna B, pero permite el ajuste de la fila.
B$6 fija la dirección en la fila 6, pero permite el ajuste de la columna.
Por ejemplo, si copiamos la fórmula que hay en la celda "B2" en la celda "H6", las
fórmulas se ajustan como sigue:
Original Resultante
=$B$3+C2 =$B$3+I6
=$B3+C2 =$B7+I6
=B$3+C2 =H$3+I6
La tecla de función [F4] en modo Editar, Señalar o Introducir simplifica la inserción de

signos "$" en una dirección. Después de introducir una dirección en una fórmula,
pulsamos [F4] una vez para hacer que toda la dirección sea absoluta.
Tenemos que oprimirla nuevamente para hacer que sólo la fila sea absoluta, y otra vez
para hacer que sólo la columna sea absoluta y una cuarta vez para hacer que toda la
dirección sea nuevamente relativa.
Podemos usar [F4] cuando introducimos o editamos una fórmula. También podemos
usarla en Modo Señalar sin alterar la posición del indicador.
Cuando se utiliza el portapapeles, MICROSOFT EXCEL no adapta las fórmulas,

simplemente copia el valor como constante.
© CONSULTEC 85
3.18. Recálculo de Fórmulas
Si realizamos cambios sobre los datos iniciales basados en fórmulas, al instante

MICROSOFT EXCEL nos actualizará la hoja de trabajo, ya que utiliza un cálculo
automático. Esto implica que cada vez que se produzca una variación en cualquier
celda, MICROSOFT EXCEL recalcula el modelo.
Algunas veces, el cálculo automático hace muy lenta la introducción de datos en

modelos muy extensos, o nos interesa en un momento dado que no se recalcule una
fórmula porque no queremos cambiar el resultado obtenido en la fórmula, por lo que
existe la posibilidad de poner a MICROSOFT EXCEL en modo de cálculo manual. En
caso de activar el control manual, si queremos actualizar las fórmulas podemos utilizar la
tecla de función F9.
Para decirle a Excel que queremos un cálculo manual, activaremos la opción Botón de
Office - botón Opciones de Excel - ficha Fórmulas – sección Opciones de Cálculo -
Manual
3.19. Guardar un Archivo de Hojas de Trabajo
Una de las actividades más importantes que debemos realizar, es guardar el trabajo
realizado, esta operación de almacenamiento copia los datos de la hoja de trabajo de la
memoria del ordenador a un archivo guardado en disco.
Si no guardamos el archivo de hojas de trabajo, al cerrarlo, los datos se pierden al igual

que al finalizar la sesión con MICROSOFT EXCEL.
Por ello, conviene guardar el archivo de hojas con cierta frecuencia durante el desarrollo
de la sesión de trabajo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente de los
datos en caso de producirse un corte de fluido eléctrico o cualquier otro incidente. Los
pasos a seguir son estos:
1. Seleccionar el comando Botón de Office-Guardar Como-Libro de Excel.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, que muestra el nombre del archivo
actual en el recuadro de texto Nombre de archivo y cuya extensión será XLSX.
2. Para guardar el documento en otra carpeta que no sea la carpeta Mis documentos,
hacer clic en otra unidad o carpeta.
Para guardar el documento en una carpeta nueva, hacer clic en el botón Crear nueva
carpeta, y a continuación escribir el nombre de la carpeta.
3. En el cuadro “Nombre de archivo”, escribir un nombre para el documento.
4. Pulsar el botón Guardar.
Si especificamos un nombre de archivo ya existente en el segundo paso, MICROSOFT

EXCEL nos preguntará si deseamos Reemplazar el existente por el archivo en pantalla,
o Cancelar el almacenamiento para adjudicar otro nombre al archivo
86 © CONSULTEC
Fig. 3-19 Cuadro de diálogo para guardar un archivo
Mis documentos
existe de forma predeterminada en el disco duro.
Escritorio
Todo lo que guardemos en esta carpeta aparecerá en el escritorio de Windows al

arrancar el ordenador.
De esta forma podemos acudir a un archivo que usemos habitualmente, de forma rápida
ya que lo tenemos a la vista en el escritorio.
Mis sitios de Red
Podemos guardar nuestro archivo en cualquier unidad remota a la que tengamos

acceso. Esa unidad puede ser una unidad de red lógica en la que se almacenan los
archivos. Esa unidad lógica realmente es un ordenador central o servidor en el que las
personas autorizadas pueden dejar sus archivos o libros. También puede ser un servidor
Web donde alojar el archivo.
Podemos usar el botón Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de

acceso rápido o del Botón Office-Guardar para guardar el libro actual, sin cambiarle
el nombre, es decir, guardar los cambios.
Excel 2007 nos da varias posibilidades a la hora de guardar el libro. Aparte de

guardarlo como libro de Excel (extensión XLSX), podemos guardarlo con formato
binario y XML de forma que esté disponible para aquellas personas que utilicen
versiones anteriores del Office.
© CONSULTEC 87
Para ello, desde el Botón Office-Guardar como utilizaremos en el cuadro Guardar

como tipo la opción que nos interese:
Formato Extensión Descripción
Libro de Excel .xlsx El formato de archivo predeterminado de Office

Excel 2007 basado en XML. No puede almacenar
código de macros de VBA ni hojas de macros de
Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel .xlsm El formato de archivo de Office Excel 2007 basado

(código) en XML y habilitado para macros. Almacena
código de macros de VBA y hojas de macros de
Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel .xlsb El formato de archivo binario (BIFF12) de Office

binario Excel 2007.
Plantilla .xltx El formato de archivo de Office Excel 2007

predeterminado para una plantilla de Excel. No
puede almacenar código de macros de VBA ni
hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Plantilla (código) .xltxm El formato de archivo habilitado para macros de

Office Excel 2007. Almacena código de macros de
VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel .xls El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 ‐

97‐Excel 2003 Excel 2003.
Plantilla de Excel .xlt El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 ‐

97‐ Excel 2003 Excel 2003 para una plantilla de Excel.
Libro de .xls El formato de archivo binario (BIFF5) de Excel

Microsoft Excel 5.0/95.
5.0/95
Hoja de cálculo .xml Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003

XML 2003 (XMLSS).
Datos XML .xml Formato de datos XML.
Complemento .xlam El complemento basado en XML y habilitado para

de Excel macros de Office Excel 2007, un programa
complementario que está diseñado para ejecutar
código adicional. Admite el uso de proyectos de
VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
88 © CONSULTEC
3.20. Crear y Abrir un Archivo
Para poder trabajar en un archivo, es preciso crearlo o abrirlo, siendo posible mantener
abiertos varios archivos simultáneamente.
3.20.1. Nuevo libro
1. Elegir Botón Office-Nuevo.
Al darle al botón nuevo tenemos la posibilidad de escoger un Libro en blanco, un

libro existente o un libro basado en una plantilla que esté en el disco duro o en la
Web.
Si escogemos la opción Libro en blanco y botón Crear, el primer nombre de archivo

asignado por el programa es Libro1.XLSX, el siguiente Libro2.XLSX, el siguiente
Libro3.XLSX, etc.
Fig. 3-20 Cuadro de diálogo Nuevo libro
3.20.2. Abrir un Archivo Existente
Para abrir un libro existente utilizaremos el Botón Office. Desde este botón
utilizamos cualquiera de los enlaces de la derecha si se trata de uno de los
últimos archivos abiertos o botón Abrir que nos mostrará el cuadro de diálogo
Abrir para seleccionar el archivo que nos interese.
© CONSULTEC 89
Fig. 3-21 Abrir Libro
Desde el cuadro de diálogo Abrir seleccionamos la unidad de disco y la carpeta en la

que se encuentre el libro que queremos abrir. Para abrirlo, seleccionar el libro en el
cuadro de lista y botón Abrir, o doble clic sobre el libro en el cuadro de lista.
Fig. 3-22 Cuadro de diálogo Abrir
90 © CONSULTEC
3.21. Finalización de una sesión de MICROSOFT

EXCEL
Podemos cerrar Excel o cerrar un libro determinado. Si sólo queremos cerrar un libro
pero mantener la sesión o programa de Excel abierto, utilizar o el botón cerrar (la X) que
está a la derecha de la cinta de Opciones o el comando Botón de Office-Cerrar.
Si lo que deseamos es cerrar el programa Excel y con ello todos los libros abiertos en la
sesión, utilizar el botón Botón de Office-Salir de Excel.
En caso de que hayamos realizado cambios sobre alguno de los libros, antes de cerrar
Excel, nos pide confirmación para guardar los cambios en los libros correspondientes.
Fig. 3-23 Guardar cambios al salir

• Sí
Para guardar los cambios realizados en el archivo que no han sido
almacenados.
• Sí a todo
Para guardar los cambios realizados en todos los archivos que no han sido
almacenados.
• No
Para finalizar la sesión sin guardar los cambios.
• Cancelar
Para proseguir trabajando sin salir de MICROSOFT EXCEL.
También podemos finalizar la sesión de MICROSOFT EXCEL efectuando una doble

pulsación en el botón de Office o pulsando Alt+F4 o pulsando en el botón cerrar de la
ventana de Windows.
3.22. Enviar el libro por correo o Fax
Dentro del Excel tenemos una opción muy simple para enviar un libro generado en el
propio programa sin tener que entrar en ningún otro programa de mensajería como
pueda ser el Microsoft Outlook o a través de Fax.
Para mandar el libro como datos adjuntos por correo electrónico, seleccionar el comando
Botón de Office-Enviar-Correo electrónico. De forma predeterminada abre un nuevo
mensaje a redactar colocando el libro como archivo adjunto y poniendo en el asunto el
nombre de éste.
Escribir la dirección de correo a la que queramos mandar el libro y hacer un clic en el

botón de enviar.
© CONSULTEC 91
Fig. 3-24 Correo Electrónico
Si disponemos de un proveedor de Fax de Internet, también podremos enviar el libro por

Fax con el comando Botón de Office-Enviar-Fax de Internet
3.23. Crear un gráfico
Un gráfico es una representación de la relación existente entre uno o varios grupos de

valores.
Los gráficos ofrecen información acerca de los valores numéricos con más rapidez y
efectividad que los propios números.
Los gráficos se pueden mejorar añadiéndoles texto u otros objetos, como líneas, flechas
o rectángulos, y cambiar el tipo de letra y color.
Existen dos maneras de crear gráficos en Excel, una es manual y la otra mediante el
Asistente de gráficos. Ambas tienen sus propias características y resultan muy fáciles
de utilizar.
3.23.1. Crear un gráfico de forma manual
Antes de comenzar a crear el gráfico vemos a continuación las partes más importantes
de los datos a representar gráficamente, del modelo de ventas. Son datos extraídos del
modelo y pegados en otra hoja para poder representarlos en un gráfico.
92 © CONSULTEC
Fig. 3-25 Datos a representar gráficamente
Los pasos a seguir para la creación del gráfico son los siguientes:
1. Seleccionar los datos que desea representar gráficamente, en este caso se

seleccionará la tabla de rango B7:F10.
2. Pulsar la tecla de función F11.
Fig. 3-26 Gráfico manual

Excel crea una hoja de gráfico nueva de nombre Gráfico1, que contiene el gráfico.
El gráfico creado de esta forma es un gráfico de columnas que ha representado los

datos por filas y que presenta una leyenda. A partir de este momento puede cambiarse
el formato del gráfico como veremos en siguientes capítulos.
© CONSULTEC 93
3.23.2. Creación Automática
Cuando se crea un gráfico por el procedimiento manual, el gráfico se crea en una hoja
de gráfico nueva. Cuando se crea un gráfico utilizando los botones o comandos
correspondientes a Gráficos, el gráfico se incrusta en la propia hoja donde están los
datos. También podemos utilizar el cuadro de diálogo Insertar gráfico.
Fig. 3-27 Grupo Gráficos de la ficha Insertar
Para la creación se sigue el siguiente proceso
1. Seleccionar los datos que desea representar gráficamente. Se podrán

seleccionar rangos discontinuos, utilizando la tecla Ctrl.
Fig. 3-28 Selección de datos

2. Disponemos de varios botones para insertar gráficos específicos desde Insertar-
Gráficos.
3. Los tipos de gráfico que podemos crear son:

• Columna (Cilíndrico, Cónico, Pirámide): Se utilizan para comparar
valores de categorías.
• Línea: Para mostrar tendencias en el tiempo.
• Circular: Muestran la contribución del valor con respecto al total. Lo
utilizaremos cuando tenga únicamente series de datos y éstos sean
positivos.
• Barra: Para comparar varios valores.
• Área: Enfatizan las diferencias entre diferentes conjuntos de datos en
un período de tiempo.
94 © CONSULTEC
• Dispersión: También conocido como gráfico XY, compara pares de

valores. Utilícelo cuando los valores que se estén representando no
estén en el eje X o cuando representen medidas separadas.
• Otros gráficos: Cotizaciones (para cotizaciones en bolsa donde
utilizamos datos de volumen, apertura, máximo, mínimo y cierre),
Superficie (muestra las tendencias en valores entre dos dimensiones
en una curva continua. Utilícela cuando las categorías y las series sean
numéricas), Anillos (muestra la contribución de cada valor al total como
un gráfico circular, pero puede contener varias series), Burbuja (parece
un gráfico de dispersión, pero compara conjuntos de tres valores en
lugar de dos. El tercer valor determina el tamaño del marcador), Radial
(muestra valores relativos al punto central. Utilícelo cuando las
categorías no sean comparables directamente)
Los gráficos pueden ser de dos dimensiones o de tres dimensiones.
Fig. 3-29 Gráficos de columna incluyendo cilíndrico, cónico y piramidal

4. Hacemos clic sobre el botón del gráfico que deseamos insertar.
Fig. 3-30 Gráfico finalizado e incrustado
© CONSULTEC 95
3.24. Partes de un gráfico
Un gráfico está compuesto por una serie de elementos que son susceptibles de recibir
formato.
Área del Gráfico Es el área ocupada por la ventana del gráfico, e incluye todos los
elementos que forman el gráfico. Para seleccionar el gráfico
completo se hará clic en algún punto situado fuera del área de
trazado que no contenga ningún elemento. Cuando vamos
colocando el cursor por los diferentes sitios del gráfico nos aparece
una pequeña etiqueta dándonos información del elemento que es.
Área de trazado Es el área donde se dibujan las series de datos.
Series de datos Cada una de las series (fila o columna) que se representan
gráficamente. Cada una de las series está representada por el
mismo color.
Ejes Son el eje X, Y, Z que se utilizan en las representaciones gráficas

basadas en coordenadas cartesianas.
Plano inferior La base del gráfico, cuando trabajamos con gráficos 3D.
Planos laterales El resto de paredes del gráfico, cuando trabajamos con un gráfico
3D.
Títulos Son los textos que titulan el gráfico o los diferentes ejes.
Leyenda Es un cuadro explicativo del significado de las series representadas

gráficamente.
Líneas de Nos sirven para ver más en detalle hasta dónde llega cada dato
división representado en el gráfico.
Cuando trabajamos con un gráfico aparece una nueva herramienta en la cinta de

opciones llamada Herramientas de gráfico que dispone de tres fichas: Diseño,
Presentación, Formato.
3.24.1. Para seleccionar un elemento de un

gráfico
• Hacer clic sobre el mismo
• O seleccionarlo desde el cuadro desplegable de nombres de Herramientas de

gráficos-Presentación-Selección actual. O Herramientas de gráficos-
Formato-Selección actual
Fig. 3-31 Seleccionar un elemento del gráfico
96 © CONSULTEC
3.24.2. Modificación de elementos del gráfico
Una vez que el elemento está seleccionado pinchar el botón Herramientas de gráficos-
Presentación o Formato-Selección actual-Aplicar formato a la selección. Se abrirá
el cuadro de diálogo Formato para ese objeto seleccionado.
Fig. 3-32 Aplicar formato a la selección
3.25. Para cambiar el tipo de gráfico
Podemos cambiar el tipo de gráfico desde Herramientas de gráficos-Diseño-Tipo-

Cambiar tipo de gráfico. Automáticamente aparece el cuadro de diálogo cambiar tipo
de gráfico en donde escogeremos aquel que nos interese.
Fig. 3-33 Cambiar el tipo de gráfico

Este cuadro de diálogo nos muestra en el panel izquierdo los diferentes tipos de gráfico,
y en el panel derecho nos muestra los subtipos correspondientes a ese tipo.
3.26. Estilos del gráfico
Podemos darle estilos diferentes al gráfico desde los correspondientes botones situados
en Herramientas de gráficos-Diseño-Estilos de diseño. Estos diseños cambian los
colores de los diferentes elementos que forman el gráfico.
© CONSULTEC 97
3.27. Formato de gráficos
Los gráficos, como se ha dicho anteriormente, se componen de elementos (ejes, series,

etiquetas de texto, ...etc.). Dichos elementos son susceptibles de diversos formatos.
Como regla general para aplicar formato a un elemento:
• Botón derecho sobre el elemento y clic sobre el comando Formato de “elemento

seleccionado”, donde elemento seleccionado será el nombre del elemento que en
ese momento hayamos seleccionado, para visualizar un cuadro de diálogo con las
opciones de formato asociadas al elemento.
• Hacer un clic para seleccionar el elemento y desde Herramientas de gráficos-ficha

Presentación o ficha Formato-Selección actual-Aplicar formato a la selección.
Se mostrará el cuadro de diálogo con las opciones correspondientes según el
elemento seleccionado.
Fig. 3-34 Aplicar formato al área del gráfico
3.27.1. Manejo de texto en un gráfico
En un gráfico se puede introducir:
A.- Títulos
Seleccionar la opción Herramientas de gráficos-Presentación-Etiquetas-

Título del gráfico. Podemos escoger entre ponerlo o quitarlo y si estará
encima del gráfico o superpuesto sobre el gráfico sin cambiar el tamaño de
éste.
98 © CONSULTEC
Fig. 3-35 Poner Titulo al gráfico

Desde el comando Más opciones del título se mostrará el cuadro de diálogo para
cambiar las características de formato del título, como son el relleno, color y estilo del
borde, sombra, formato 3D y la alineación del texto con respecto a su contenedor.
Para introducir títulos en los ejes, Herramientas de gráficos-Rótulos del eje-Título de

eje horizontal primario o Título de eje vertical primario. Tenemos la opción de
ponerlos o quitarlos y establecer los formatos que nos interesen a través del comando
Más opciones del título del eje vertical primario o Más opciones del título del eje
horizontal primario.
Fig. 3-36 Poner Rótulos a los ejes
B.- Texto libre
1. Clic sobre el botón de Herramientas de gráficos-Presentación-Insertar-
Cuadro de texto. También podemos hacerlo desde Insertar-

Texto-Cuadro de texto.
2. Pinchar en la posición donde queramos introducir el texto dentro del gráfico,

aparecerá un cuadro con el cursor intermitente para comenzar a escribir e
introducir por el teclado el texto deseado.
© CONSULTEC 99
Fig. 3-37 Insertar Cuadro de texto

3. El texto se puede arrastrar y situarlo donde se desee.
C.- Desplazar textos
1. Seleccionar el recuadro de texto que desea mover haciendo clic sobre él. El
texto se visualizará rodeado por unos delimitadores.
2. Arrastrar desde cualquier punto situado en la recta que une dos delimitadores
cualesquiera.
D.- Dar Formato al texto
1. Seleccionar el elemento de texto al cual desea aplicar formato.
2. Desde Herramientas de gráficos-Formato utilizar las opciones que nos

interesen. Por ejemplo desde el botón Selección actual-Aplicar formato a la
selección. Introducir las opciones de formato deseadas en el cuadro de diálogo
formato.
Dentro de la ficha Relleno podemos seleccionar el fondo del área del texto con
estilos de relleno.
Fig. 3-38 Relleno
100 © CONSULTEC
Dentro de las pestañas Color del borde y Estilos de borde podemos cambiar
el estilo, color, y tamaño del borde.
Fig. 3-39 Color y estilo del borde
Dentro de las secciones Sombra y Formato 3D escogeremos el estilo de

sombra y las características tridimensionales del objeto.
Fig. 3-40 Sombra y Formato 3D del elemento
Dentro de la ficha Alineación podemos alinear el texto horizontal y verticalmente

o girarlo los grados que queramos.
Fig. 3-41 Alineación del texto con respecto a su contenedor
© CONSULTEC 101
3.27.2. Introducción de flechas, líneas y otros

objetos
En un gráfico se pueden insertar objetos procedentes del portapapeles y también objetos

creados mediante Herramientas de gráficos-Presentación-Insertar-Formas. Para ello
se seguirá el proceso de trabajo con objetos gráficos.
Fig. 3-42 Utilizar Formas
Pinchando los iconos podemos insertar en la posición del cursor las líneas o
flechas y después podemos cambiarlas de posición, de tamaño, estilo…
3.27.3. Formato de los Ejes
Utilizar el botón Herramientas de gráficos-Presentación-Ejes-Ejes-Eje “nombre del

eje”, donde nombre del eje será el eje que nos interesa. Las fichas que tenemos con el
comando Más opciones del eje… permiten aplicar opciones de formato relativas al eje,
escala, fuentes, números, y alineación.
102 © CONSULTEC
Si en la ficha Número del cuadro de diálogo Dar formato a eje activamos la casilla
Vinculado al origen pondremos los números de la escala con el mismo formato que
tengan los datos en las celdas origen.
Fig. 3-43 Formato de Ejes
Fig. 3-44 Formato de Ejes: Escala y Número
3.27.4. Formato de las Series
Seleccionar una serie haciendo clic sobre ella. Desde el botón Herramientas de
gráficos-Formato o Presentación-Aplicar formato a la selección, el cual tiene más o
menos fichas dependiendo del tipo de gráfico utilizado:
Opciones de Establecemos la profundidad de la serie y la distancia entre

serie categorías. Por ejemplo en un gráfico de columnas. Y la
posibilidad de que la serie seleccionada esté en el eje principal o
en el eje secundario.
Forma Si escogimos por ejemplo un gráfico en columnas 3D, tenemos la

posibilidad de escoger otra forma de columna diferente al resto de
las series (cilíndrico, piramidal…).
© CONSULTEC 103
Relleno Características de para cambiar el color de fondo e incluso insertar

una imagen.
Color y estilo del Como con el resto de objetos gráficos tenemos las diferentes
borde, Sombra y posibilidades en cuanto a cambiar el color y estilo del borde,
formato 3D ponerle una sombra o darle un efecto tridimensional.
Fig. 3-45 Formato de Series de datos: Forma y Relleno
Fig. 3-46 Formato de Series de datos: Opciones de serie
104 © CONSULTEC
MICROSOFT POWERPOINT 2007
Microsoft Powerpoint 2007
4.1. Comenzando a trabajar
Para comenzar a trabajar con PowerPoint 2007 accederemos al botón Inicio-Programas-

Microsoft Office-Microsoft PowerPoint 2007; aunque también cabe la posibilidad de que
se disponga de un acceso directo al mismo en el Escritorio del ordenador que estemos
utilizando.
Al entrar en el programa, aparecerá una dispositiva en blanco lista para comenzar a

utilizarse y en la parte izquierda de la venta una vista en miniatura de las diapositivas
que se vayan creando y la posibilidad de ver un esquema de los textos incluidos en las
mismas.
© CONSULTEC 105
Fig. 4-1 Comenzando a trabajar
4.2. Ventana de PowerPoint 2007
La ventana de PowerPoint 2007 está integrada por una serie de elementos que
aparecen ilustrados en la figura de la página siguiente:
A. Barra de título.
B. Cinta de Opciones.
C. Panel de Esquema / Diapositivas.
D. Panel de notas.
A
Fig. 4-2 Ventana De PowerPoint 2007
106 © CONSULTEC
A. Barra de título.
En la barra de título podemos ver el programa en el que nos encontramos y el nombre
del fichero que tenemos abierto. La primera presentación que creemos siempre se
llamará por defecto “presentación 1”. Posteriormente cambiará de nombre cuando
vayamos a la opción de Guardar como.
B. Cinta de Opciones.
La cinta de opciones se compone de diferentes fichas con los comandos agrupados por
temas.
Estos grupos son los que aparecen de forma estándar. Posteriormente van apareciendo
más pestañas según vamos realizando tareas diferentes.
• Inicio
En esta ficha hay tareas básicas como crear nuevas diapositivas, dar formato a
los textos y dibujar autoformas.
• Insertar
Desde esta ficha podemos insertar en las diapositivas cualquier tipo de objeto,
es decir, textos, imágenes, autoformas, vídeos, organigramas, gráficos…etc.
• Diseño
Aquí podemos cambiar la plantilla de diseño para dar formato a las diapositivas,
cambiando el fondo y las combinaciones de colores.
• Animaciones
En esta ficha tenemos los comandos que aplican la transición de las diapositivas
(modo de aparecer en la presentación), y los efectos de animación de los
objetos de la diapositiva.
© CONSULTEC 107
• Presentación con diapositivas
Desde este grupo de comandos podemos realizar una presentación

personalizada. Como elegir en cada caso qué diapositivas queremos que se
vean o no, por ejemplo.
• Revisar
En este grupo podemos corregir ortográficamente el texto de nuestra

presentación y trabajar con comentarios.
• Vista
Desde esta ficha podemos cambiar la forma de ver en pantalla nuestra

presentación y acceder a los patrones para predeterminar el contenido o
formatos de nuestra presentación.
C. Panel de Esquema y Diapositivas.

Desde el panel de diapositivas veo cada una de las diapositivas en miniatura, para
desplazarme a la que desee.
Desde el panel de Esquema, visualizo todo el texto que contiene la presentación.
D. Panel de Notas.
Desde el panel de notas se pueden escribir las notas para el orador en cada una de las
diapositivas. Posteriormente se pueden imprimir, eligiendo la opción de imprimir página
de notas.
4.3. Modos de ver
En PowerPoint 2007 se puede trabajar en tres modos de ver diferentes para crear
presentaciones. Cada uno de ellos proporciona una perspectiva distinta del trabajo y
ofrece capacidades diferentes. Se puede cambiar el modo de ver utilizando los botones
"Ver" ubicados en la parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint 2007 o por
medio de la ficha Vista.
108 © CONSULTEC
Los modos de ver en PowerPoint 2007 son los siguientes:

Normal
Es la vista que aparece como predeterminada.
La vista Normal contiene tres paneles: el panel de esquema, el panel de diapositivas y el

panel de notas. Estos paneles permiten trabajar en todos los aspectos de la
presentación desde un mismo lugar.
El tamaño de los distintos paneles se puede ajustar arrastrando los bordes de los
paneles.
Clasificador de diapositivas
En este modo se podrá ver una miniatura de cada diapositiva completa con gráficos y
texto. Es similar al de una mesa de luz y permite ver toda la presentación a la vez,
pudiendo apreciar su flujo.
Aquí se podrán reorganizar las diapositivas, añadir efectos de transición y establecer los
intervalos de las diapositivas para las presentaciones electrónicas.
Presentación con diapositivas
Aquí se verá las diapositivas en forma de presentación electrónica en la pantalla de su

equipo. Cada diapositiva llenará completamente la pantalla.
Se podrán apreciar los efectos de transición y los intervalos que estableció en el modo
de ver Clasificador de diapositivas.
Además de estas vistas, en el panel de la izquierda de la pantalla, podrá alternar entre

otros dos modos de ver su presentación. Diapositivas, donde aparecerá una serie de
miniaturas y Esquema donde podrá ver solamente los títulos y el texto principal de las
diapositivas, en el formato típico de los esquemas.
4.4. Crear una diapositiva nueva
Cuando se entra inicialmente en PowerPoint, el programa predispone de forma inicial

una diapositiva con la que comenzar la presentación sobre la que se desea trabajar en
vista Diseño.
No obstante, cabe la posibilidad de acceder al Botón de Office-Nuevo, de tal forma que

se permita acceder a las plantillas existentes, basarse en presentaciones que ya
pudieran existir en el ordenador en que se esté trabajando y que se deseen tomar como
punto de partida, temas instalados…
© CONSULTEC 109
Fig. 4-3 Opciones al crear una nueva presentación
4.4.1. Trabajar con diapositivas y diseños
Todas las presentaciones nuevas que se creen con PowerPoint 2007 comenzarán con
una diapositiva. Después se añadirán más diapositivas a medida que se diseñe la
presentación. Algunas de las diapositivas tendrán texto, otras elementos visuales y otras
elementos gráficos.
Se podrán añadir diapositivas en la presentación en cualquier

momento por medio del comando Nueva Diapositiva de la ficha Inicio
No importa el modo de ver en el que se encuentre; PowerPoint 2007 añadirá la

diapositiva después de la actual o de la que se encuentre activa.
Se podrá seleccionar el diseño de la diapositiva

nueva por medio de la opción Diseño dentro de la
Cinta de opciones de la ficha Inicio
Existen marcadores de posición para los diferentes

tipos de objetos de los diseños automáticos, algunos para títulos y texto y otros para
imágenes prediseñadas, gráficos…
Los marcadores de posición permiten un acceso rápido a los diferentes elementos

gráficos de PowerPoint 2007.
Bastará con hacer simplemente clic dentro de cualquiera de los marcadores de posición
para añadir el tipo de objeto correspondiente.
110 © CONSULTEC
Fig. 4-4 Marcadores
Fig. 4-5 Diapositiva
Si borramos los marcadores de la diapositiva. Podemos

volver a restablecerlos con el comando restablecer de la
ficha inicio.
4.5. Guardar Archivos
Cuando se cierra un archivo, el programa confirma si ha hecho cambios en el archivo, y

si no es el caso, lo cierra simplemente. Si se han hecho cambios, el programa
preguntará si se desea guardarlos antes de cerrar el archivo.
Si se tiene abierto más de un archivo al mismo tiempo, se guardará solamente la

presentación activa al seleccionar el comando Guardar o Guardar como.
Para guardar las otras presentaciones, se hará clic en ellas para activarlas y después
guardarlas.
© CONSULTEC 111
Fig. 4-6 Guardar
Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente:
Fig. 4-7 Guardar Presentación
En el recuadro Guardar en se seleccionará la carpeta donde se desea guardar ese

archivo.
Windows nos ofrece unos sitios (carpetas) en el disco duro predeterminados donde
podemos guardar los archivos, y que se detallan a continuación:
112 © CONSULTEC
Mis Documentos Recientes
Fig. 4-8 Guardar Como
Aparecerán automáticamente los accesos directos a los últimos archivos o carpetas

visitados (entre 20 y 50). El archivo estará guardado en otra carpeta, lo que aparece aquí
es un atajo a él.
Cuando se haga un clic sobre uno de ellos, llevará a la ubicación de ese archivo.
Mis documentos
existe predeterminada en el disco duro.
Escritorio
Todo lo que se guarde en esta carpeta aparecerá en el escritorio de Windows al arrancar

el ordenador.
De esta forma se puede acudir a un archivo usado habitualmente, de forma rápida ya

que se tiene a la vista en el escritorio.
Favoritos
Favoritos es una carpeta que se incluye en la carpeta Windows y que contendrá todos
aquellos sitios visitados en Internet y que se haya decidido guardarlos como Favoritos en
el navegador utilizado.
También se puede guardar cualquier tipo de archivo.

Mis sitios de red
Esta vista mostrará todas las ubicaciones de red local compartidas para poder guardar la
presentación en cualquier equipo de la red.
© CONSULTEC 113
Fig. 4-9 Mis sitios de red.
A la hora de guardar la presentación, una vez decidido el lugar y el nombre con que se
ha de guardar, es necesario atender a las diferentes extensiones con las que PowerPoint
2007 puede guardar un archivo, aspecto éste con grandes diferencias frente a versiones
anteriores de este programa
4.5.1. Tipos de archivos
• Presentación de PowerPoint (*.pptx): se trata del formato predeterminado con

el que se guardan las presentaciones sin macros.
• Presentación de PowerPoint habilitada para macros (*.pptm): se guardarán

de esta forma aquellas presentaciones que contengan macros
• Presentación de PowerPoint 97-2007 (*.ppt): se guardarán con esta extensión

aquellas presentaciones que se desee guardar como versiones anteriores de
PowerPoint (de 2007 hacia atrás)
• Presentación con diapositivas de PowerPoint (*.ppsx): se trata del formato

predeterminado con el que se guardan las presentaciones con diapositivas sin
macros.
• Presentación con diapositivas de PowerPoint habilitada para macros

(*.ppsm): se guardarán de esta forma aquellas presentaciones con diapositivas
que contengan macros
• Presentación con diapositivas de PowerPoint 97-2007 (*.pps): se guardarán

con esta extensión aquellas presentaciones con diapositivas que se desee
guardar como versiones anteriores de PowerPoint (de 2007 hacia atrás)
• Plantilla de PowerPoint (*.potx): se trata del formato predeterminado con el

que se guardan las plantillas sin macros.
114 © CONSULTEC
• Plantilla de PowerPoint habilitada para macros (*.potm): se guardarán de

esta forma aquellas plantillas que contengan macros
• Plantilla de PowerPoint 97-2007 (*.pot): se guardarán con esta extensión

aquellas plantillas que se desee guardar como versiones anteriores de
PowerPoint (de 2007 hacia atrás)
4.6. Abrir presentaciones.

En PowerPoint 2007 se podrá tener varias presentaciones abiertas al mismo tiempo
mientras se trabaja. Cuando se abra una presentación existente, ésta aparecerá en
pantalla en el mismo modo de ver y en la misma escala que utilizó la última vez que fue
guardada.
Para abrir presentaciones existentes:
Fig. 4-10 Abrir presentaciones
Fig. 4-11 Abrir Una Presentación
© CONSULTEC 115
4.7. Trabajo con textos
Para escribir un texto con PowerPoint 2007, las tareas a realizar son muy sencillas. Si se
está utilizando una diapositiva con diseño automático, directamente creará los espacios
o marcadores de posición donde incluir los textos y con tan sólo hacer clic en ellos y
comenzar a escribir, se tendrá el texto introducido.
Fig. 4-12 Diapositiva de texto
Sin embargo, si no estamos utilizando dichos patrones o bien queremos añadir un

cuadro de texto fuera de los espacios asignados en el diseño automático, deberemos
utilizar el botón Cuadro de Texto perteneciente al bloque de Opciones Dibujo de la
ficha Inicio.
Tan sólo se deberá pinchar en dicho botón y seleccionar el lugar de la diapositiva donde
irá el texto para comenzar a escribir. En el caso de que se desee que el texto se ajuste a
un ancho determinado, se deberá pinchar en el botón Cuadro de Texto y arrastrar el
ratón hacia la derecha para darle la anchura del texto, para a continuación comenzar a
introducirlo.
A este cuadro se le puede añadir un borde con el botón Contorno de forma del mismo
grupo de opciones.
116 © CONSULTEC
Una vez introducido un texto, este se podrá editar con el fin de darle mediante las
opciones de formato el aspecto que más interese en cada una de las situaciones.
También es posible que sea interesante introducir un texto centrado dentro de cualquiera
de las formas automáticas cerradas disponibles.
Para ello, bastará con crear dicha forma y comenzar a escribir. De esta manera, cuando
se desplace o rote la forma que hace de fondo al texto, también se estará realizando la
misma acción sobre el propio texto, de tal manera que ambos elementos, forma cerrada
y texto, estarán siempre unidos. Si la forma cerrada ya contuviera un texto, el nuevo se
agregaría al final del anterior.
El texto se puede acomodar de diversas maneras dentro de la forma automática,

dependiendo de lo que se le indique a través de la ficha Formato de las Herramientas de
dibujo que aparece una vez introducido un cuadro de texto
Fig. 4-13 Configuración del texto y de un cuadro de texto.
4.8. Dando formato al texto
Todas las opciones para dar formato a un texto dentro de una diapositiva, están
disponibles en la cinta de opciones de la ficha Inicio.
Existen dos tipos de formatos de texto:
• De carácter
• De párrafo
Fig. 4-14 Cinta de opciones Inicio con opciones de Formato
Además, pulsando en la esquina inferior derecha del bloque de opciones de Fuente o de

Párrafo, se podrán obtener otra serie de opciones no disponible desde la propia cinta.
© CONSULTEC 117
Fig. 4-15 Opciones de Formato
4.8.1. Formatos de carácter
Se tratan de aquellos formatos que podemos aplicar un carácter o a una cadena de

caracteres, independientemente del formato que tenga el resto del párrafo
Como siempre, lo primero que se deberá hacer es seleccionar el texto sobre el que se va
a actuar, que puede ser todo un objeto de texto (haciendo clic sobre el cuadro de texto) o
parte del objeto (de la forma explicada anteriormente).
A continuación se accederá a las opciones de fuente tal y como se ha visto en el punto

anterior.
Algunos ejemplos de los formatos a dar a un texto son:
Cambiar fuente o tipo de letra
Variar el tamaño de la fuente

Caracteres en negrita
Caracteres en cursiva
Caracteres subrayados
Dar efecto de sombra
D ar
ar efecto de relieve
Efecto de Superíndices o Subíndice
4.8.2. Formatos de párrafo
Existen determinadas características de formato que se aplican a todo el texto de un

párrafo. La separación entre líneas, por ejemplo, afecta a todas las líneas del párrafo, así
como lo hace la alineación. Cuando una característica de formato se aplica a un párrafo,
no hemos de seleccionarlo enteramente para aplicarla, sino que simplemente se deberá
hacer clic en cualquier lugar del párrafo y efectuar los cambios que interesen en él.
118 © CONSULTEC
Alineación de un párrafo
Si se desea cambiar la alineación de un párrafo se procederá de la siguiente manera:
1. Seleccionar el párrafo o párrafos que desee cambiar. Para cambiar la

alineación de todos los párrafos de un objeto de texto, seleccionar todo el
texto.
2. Para cambiar la alineación de más de un párrafo, arrastrar una selección que

incluya por lo menos parte del texto de los párrafos que se desee cambiar.
Para cambiar la alineación de un solo párrafo, colocar el puntero en cualquier
lugar del mismo.
• Elegir la opción de Párrafo

de la cinta de opciones
Inicio.
• Seleccionar la alineación
que desee.
Espaciado interlineal
Dentro de un párrafo se podrá variar la distancia que separan las distintas líneas del
mismo, así como la distancia que se desee dar entre párrafos, bien sea con el anterior al
que tenemos seleccionado en ese momento o con el posterior.
Para ello se seleccionará la opción de Formato-Interlineado en la cinta de opciones

Inicio.
Se elegirán las opciones deseadas y se pulsará sobre el botón Vista previa para ver el
efecto que tiene la nueva separación entre líneas o párrafos del texto y sobre el botón
Aceptar para dar por concluida la modificación.
© CONSULTEC 119
Fig. 4-16 Formato Interlineado
Viñetas
PowerPoint 2007 automáticamente añade viñetas a algunos marcadores de posición.

Con el botón Viñetas de la cinta de opciones de la ficha Inicio se puede añadir o quitar
viñetas si así se desea, o se puede añadir viñetas a otro texto. También se puede añadir
viñetas personalizadas.
Fig. 4-17 Viñetas
120 © CONSULTEC
Fig. 4-18 Viñetas personalizadas
Se seleccionarán los párrafos a los que se desea añadir o borrar la viñeta y se hará clic
en la herramienta Viñeta.
Se podrá comenzar una línea nueva dentro de un párrafo sin crear un párrafo nuevo.
Esto comúnmente se llama "retorno blando". La nueva línea llevará los mismos atributos
del párrafo, pero no tendrá su propia viñeta. Para ello se pulsará SHIFT+INTRO y se
escribirá la nueva línea.
Dentro del cuadro de diálogo Viñetas se puede cambiar el color y el tamaño de la

misma
4.9. WordArt (Texto Artístico)
Es posible agregar un efecto especial de texto utilizando la herramienta

WordArt de la cinta de opciones Insertar. También se puede crear texto
sombreado, oblicuo, girado y alargado, así como un texto que se ajuste a unos
bordes definidos previamente.
Dado que un efecto especial de texto es un objeto de dibujo, también se pueden utilizar
las herramientas de dibujo para cambiar el efecto, por ejemplo, llenar un efecto de texto
con una imagen.
Es necesario recordar que un efecto especial de texto es un objeto de dibujo y no es

tratado como texto. No se podrá ver el efecto del texto en la vista Esquema, ni revisar la
ortografía como se haría con un texto normal.
4.9.1. Agregar un efecto especial de texto
• En la cinta de opciones de la ficha Insertar, hacer clic en WordArt
• Hacer clic en el estilo que se desee
© CONSULTEC 121
• Escribir el texto que se desee y, a continuación, dar los formatos y realizar las
modificaciones que se consideren necesarias
• Para agregar o modificar efectos de texto, se han de utilizar las herramientas de

las barras de herramientas de Dibujo.
Fig. 4-19 Galería de WordArt.
El resultado ejemplo es el siguiente:
Fig. 4-20 Texto en WordArt.
122 © CONSULTEC
El texto aparece con un cuadro de ajuste donde podemos modificar la curvatura del texto
y los tiradores blancos para modificar el tamaño y las proporciones.
4.9.2. Menú Herramientas de Dibujo-Estilos de

WordArt
Dentro de la cinta de opciones de la ficha Herramientas de Dibujo se encuentra el bloque

correspondiente a los estilos WordArt. Desde el mismo se puede modificar la apariencia
del texto escrito bajo este formato.
Fig. 4.16 Estilos de WordArt
Estilos Desde donde se

disponibles podrá modificar el
estilo o apariencia
del texto
seleccionado o de
la forma en su
totalidad.
© CONSULTEC 123
Relleno de Servirá para dar un

texto relleno al texto
seleccionado
diferente al
predeterminado
por el propio
WordArt
Contorno de Permite modificar

texto el formato exterior
del texto (contorno)
aplicando
diferentes colores,
grosores…
Efectos de Pudiendo dar

texto efectos (en sus
diferentes
variantes) tales
como Sombra,
Reflexión,
Resplandor, Bisel,
Giro 3D y
Transformar
124 © CONSULTEC
Formato de Desde donde

efectos de texto poder variar el
formato que se ha
aplicado al texto
(alineaciones,
márgenes…)
Algunos ejemplos de formato modificado pudieran ser:
Fig. 4-21 Algunos ejemplos
4.10. Dibujar rectángulos, elipses y otras formas

automáticas
Una forma automática es una forma que se dibuja seleccionando el icono respectivo y
luego arrastrando. Las herramientas para dibujar formas automáticas se encuentran en
la cinta de opciones Inicio.
© CONSULTEC 125
Fig. 4-22 Autoformas.
Las autoformas disponibles son las siguientes:
Fig. 4-23 Autoformas disponibles
Para crear formas regulares se debe mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS

mientras se arrastra para dibujarlas.
Una vez que se haya creado una Forma automática se podrá cambiar por cualquier
otra del mismo tipo. Así, un cuadrado se podrá convertir en elipse, una elipse en cruz, y
así sucesivamente, usando el comando Editar forma-Cambiar forma en la cinta de
opciones Formato de Herramientas de dibujo, después de haber seleccionado la forma.
Fig. 4-24 Cambiar autoforma
La nueva forma aparecerá dentro del cuadro delimitado imaginario de la forma original.
Un objeto de texto tiene una forma automática: el rectángulo. Podrá verse si añade un
borde al texto escrito. Se podrá cambiar esa forma exactamente del mismo modo en que
se hace con cualquier forma automática.
126 © CONSULTEC
Muchas formas automáticas tienen un cuadro de ajuste que permite modificarlas

arrastrándolo. También se podrá cambiar el tamaño de las Forma automáticas
arrastrando uno de sus cuadros para cambiar el tamaño.
En general, con las Formas automáticas se podrá hacer lo mismo que con cualquier otro
objeto de PowerPoint 2007: moverla, cambiarle el tamaño, el color, etc.
4.10.1. Dibujar una Forma automática
Para dibujar una Forma automática:
1. Hacer clic en el botón "Autoformas" para hacer aparecer las diferentes barras
de herramientas Formas automáticas.
2. Hacer clic en la herramienta deseada de la barra de herramientas Formas

automáticas.
3. El puntero se convertirá en una cruz cuando se mueva sobre la diapositiva.
4. Hacer clic donde se desee que la forma comience y luego arrastrar sin soltar el
botón del ratón.
5. Soltar el botón del mouse donde se desee que la forma termine.
4.10.2. Dibujar una forma regular
Para dibujar círculos, cuadrados y otras formas regulares
Presionar la tecla MAYÚSCULAS a medida que se dibujen cuadrados, círculos y otras

formas regulares. (Una forma regular será aquella que se pueda inscribir dentro de un
cuadrado).
Hacer clic en la herramienta de la forma que se desee y mantener presionada la tecla

MAYÚSCULAS mientras se dibuje.
© CONSULTEC 127
Dibujar desde el centro hacia fuera
Para dibujar una forma desde el centro hacia fuera bastará con hacer clic en la
herramienta de la forma que se desee dibujar y se mantenga presionada la tecla CTRL
mientras se dibuje.
Para dibujar objetos regulares desde el centro hacia fuera
Hacer clic en la herramienta de la forma que se desee, mantener presionadas las teclas
MAYÚSCULAS+CTRL y luego arrastrar.
Cambiar una Forma automática
Algunas veces se puede querer convertir una Forma automática en otra. Por ejemplo,
supongamos que prefiera una caja tridimensional en vez del rectángulo que se dibujó.
PowerPoint 2007 permite convertir fácilmente una Forma automática en cualquier otra
disponible.
Así, un cuadrado se podrá convertir en elipse, una elipse en cruz, y así sucesivamente,
usando el comando Editar forma-Cambiar forma en la cinta de opciones Formato de
Herramientas de dibujo, después de haber seleccionado la forma.
4.11. Imágenes prediseñadas de las diapositivas
Si se ha instalado la galería de imágenes prediseñadas que se incluye con PowerPoint

2007, resultará fácil adornar las presentaciones con la colección de imágenes
profesionalmente diseñadas que ésta contiene.
La galería de imágenes prediseñadas incluye una función de búsqueda que ayudará a

ubicar exactamente la imagen correcta para la presentación.
Se puede cambiar el tamaño, ubicación y apariencia de la imagen prediseñada una vez

que esté en la diapositiva, y reemplazarla fácilmente por otra o editarla en la diapositiva.
También se puede convertir en grupos de objetos de PowerPoint 2007 y trabajar con

tales grupos/objetos lógicos exactamente de la misma manera que con cualquier otro
objeto dibujado.
ClipArt Gallery tiene su propio sistema de Ayuda. Si se necesitara ayuda, simplemente

se deberá hacer clic en el botón "Sugerencias para buscar clips" del cuadro de diálogo
de ClipArt Gallery localizando así información útil sobre cómo añadir imágenes propias,
cómo mantener la galería actualizada, y además sugerencias sobre cómo personalizarla
para satisfacer las propias necesidades.
4.11.1. Añadir imágenes prediseñadas
Para añadir imágenes prediseñadas a las diapositivas:
• Hacer clic en el botón Imágenes prediseñadas de la cinta de opciones

Insertar.
128 © CONSULTEC
Fig. 4-25 Insertar imágenes prediseñadas
… o bien…
• Hacer clic en uno de los marcadores de posición para imágenes

prediseñadas de cualquier Diseño Automático.
Fig. 4-26 Insertar imágenes prediseñadas
El panel de tareas adicional mostrará la ficha Imágenes prediseñadas. En él se podrá

buscar una imagen en función de palabras que la describan.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda y haciendo clic en el botón Buscar,
aparecerán todas las imágenes que corresponden con esa categoría:
© CONSULTEC 129
Fig. 4-27 Buscar imágenes
Haciendo un clic o arrastrando sobre la imagen deseada, ésta se incorporará a la

diapositiva.
Existe así mismo la opción de organizar los clips en la galería multimedia.
Fig. 4-28 Galería multimedia.
130 © CONSULTEC
Aparecerá un cuadro de diálogo que permitirá seleccionar entre todas las carpetas del
equipo frente al que se esté que contienen elementos multimedia hasta encontrar
aquella imagen, foto, vídeo o sonido que interese:
Mediante la opción se accederá al sitio web de Microsoft

donde encontrar miles de imágenes, fotos, vídeos y sonidos que se podrán insertar en
las diapositivas, también organizadas en categorías.
Fig. 4-29 Clips en Internet.
Una vez en la categoría seleccionar aquellos elementos que se deseen descargar y

hacer clic en el icono de la parte superior Descargar N elementos:
Fig. 4-30 Clips en Internet.
© CONSULTEC 131
4.11.2. Desagrupar imágenes prediseñadas para

poder modificarlas
Si se desea trabajar con una imagen prediseñada para modificarla, se puede desagrupar
de forma tal que se convierta en grupos de objetos de PowerPoint 2007.
Para desagrupar imágenes prediseñadas a fin de modificarlas:
• Seleccionar la imagen prediseñada en la diapositiva.
• En la cinta de opciones Formato, elegir Agrupar-Desagrupar. Se puede

desagrupar varias veces hasta separar todos sus objetos.
Fig. 4-31 Imagen Desagrupada.
Ahora se podrá trabajar con los grupos y objetos que configuran la imagen. Cuando se
finalice, se podría reagrupar la ilustración a fin de moverla y cambiarle el tamaño como si
fuera un objeto.
Fig. 4-32 Imagen modificada.
4.12. Mejorar la apariencia de los objetos
Los objetos de PowerPoint 2007 tienen atributos que definen como éstos aparecen en la
diapositiva. Los atributos principales son:
132 © CONSULTEC
Contorno El borde que rodea un objeto
Relleno El color que llena el interior de un objeto
Efectos de Estilos de sombras y de 3 dimensiones

formas
Todas las opciones de modificación de la apariencia de los objetos o formas la podremos

realizar siguiendo dos métodos:
• Utilizando la ventana Formato de la forma que aparece al activar

con un clic el indicador de cuadro de diálogo de la ficha Formato ,
grupo Estilos de Forma.
• Utilizando las diferentes opciones que aparecen en la cinta de
Opciones.
4.12.1. Estilos de forma
Son estilos predefinidos que mezclan los diferentes atributos y nos ahorran tiempo de
diseño. Sólo tendremos que elegir el que nos interese.
Por otro lado además de aplicar un estilo predefinido, podemos realizarle cambios a
nuestro gusto.
Para acceder a estas opciones iremos a la ficha de formato – Estilos de forma.
Fig. 4-33 Estilos de forma
4.12.2. Trabajo con los contornos
Cuando coloca un borde alrededor de un objeto, en realidad añade una línea que define
su forma. PowerPoint 2007 automáticamente añade un borde delgado a cualquier objeto
que usted dibuje. También puede añadir bordes a cuadros de texto, imágenes y diseños
que haya importado a la presentación.
Además, puede optar por eliminar un borde o cambiar su estilo. Puede tener un borde
punteado o de líneas discontinuas. El borde también puede tener el color y grosor que
desee.
Al abrir el despegable de contorno de forma, tenemos las siguientes opciones:
© CONSULTEC 133
Colores del contorno Grosor Guiones Flechas
Fig. 4-34 Contornos de las formas
4.12.3. Trabajo con relleno de las formas
El interior de los objetos puede llenarse con colores sólidos, diseños de dos colores,
colores sombreados o el mismo color o sombra que el fondo de la diapositiva.
Cuando rellene un objeto, éste se opacará. También puede optar por crear objetos sin
relleno lo cual los deja transparentes.
Para llegar al relleno de las formas:
• Ficha Inicio de la cinta de opciones, grupo Dibujo - Relleno de

forma.
• Otra posibilidad es Ficha Formato – Estilos de la Forma.
Fig. 4-35 Opciones de relleno
134 © CONSULTEC
• Nos encontraremos con diferentes opciones de relleno.

Color
• Elegimos el color de relleno que nos interese.

• Si no localizamos el color deseado tenemos la posibilidad de
pinchar en “Más colores”.
Imagen
Nos permite elegir una imagen que tengamos guardada en archivo y utilizarla como
efecto de relleno.
Degradado
Esta opción permite la elección de diferentes degradados.
Si elegimos “Más degradados” nos aparece una ventana que amplia las posibilidades
de cambio de los degradados.
Fig. 4-36 Más opciones de degradado
Podemos utilizar colores de degradados ya preestablecidos dentro del despegable.

Pudiéndole cambiar a este, el tipo, la dirección y el ángulo.
Las detenciones son los diferentes colores que queramos poner en el degradado. Y con
la posición de la detención le diremos en qué posición está cada uno de los colores del
degradado.
© CONSULTEC 135
Fig. 4-37 Figura con tres detenciones de grabado.

Textura
Esta opción nos permite elegir entre las siguientes texturas:
Fig. 4-38 Texturas.
4.12.4. Efectos de Formas
Puede añadir diferentes efectos a las formas de PowerPoint 2007. Cuando lo haga,
trabajará con la opción situada en la ficha Inicio, grupo Dibujo
Automáticamente surgen los siguientes efectos:
136 © CONSULTEC
Fig. 4-39 Tipos de Efectos.

Preestablecer
Permite elegir entre diferentes valores predefinidos por el programa.
Fig. 4-40 Tipos de Efectos.

Sombra
Podremos elegir entre los diferentes formatos de sombra que nos oferta el programa.
Fig. 4-41 Sombras
© CONSULTEC 137
En las Opciones de Sombra podremos modificar o personalizar en mayor medida el

efecto, al igual que en el resto de efectos.
Reflexión
Encontramos las siguientes opciones de Reflejos.
Fig. 4-42 Reflejos
Resplandor
Nos muestra la siguiente lista de resplandores.
Fig. 4-43 Resplandores

Bordes suaves
Podremos elegir entre los siguientes bordes suaves:
138 © CONSULTEC
Fig. 4-44 Bordes Suaves

Rotación 3D
Fig. 4-45 Rotación 3D
4.12.5. Trabajo con el comando Copiar formatos
Puede cambiar rápidamente la apariencia de un objeto copiando los atributos (color,

sombra, diseño, etc.) de otro objeto cuya apariencia le agrade. Después, puede aplicar
esos atributos directamente al objeto que desea cambiar.
© CONSULTEC 139
El botón "Copiar formatos" puede usarse con objetos y sus atributos, pero no con
gráficos e imágenes.
Para recoger y aplicar estilos utilizando el comando Copiar formatos
• Seleccione el objeto cuyos atributos desee copiar.
• Haga clic en el botón "Copiar formatos" de la barra de herramientas

Estándar.
• El puntero se convierte en una brocha.
• Haga clic dentro del objeto al cual desea aplicar los atributos.
• El objeto seleccionado adoptará los nuevos atributos.
4.13. Presentaciones con Diapositivas
Podemos denominar presentación a un conjunto de diapositivas que mostradas una

detrás de la otra nos servirán para hacer una exposición más entretenida y más
comprensible para el auditorio. La combinación de material visual con una comunicación
viva motiva, informa y persuade.
Cada vez que arranquemos PowerPoint 2007 disponemos de varios métodos diferentes
para la creación de una presentación:
Fig. 4-46 Nueva Presentación.
4.14. Uso de las Plantillas
Mediante esta opción tendremos la posibilidad de utilizar una de las múltiples plantillas
predeterminadas por el propio PowerPoint, que podremos utilizar para una sola
diapositiva o bien como fondo para toda una presentación.
Destacar, que la opción de Autocontenido no está contemplada en Power Point 2007.

En sus lugar, tenemos gran cantidad de plantillas, entre la cuales, están integradas, las
que en Microsoft Power Point 2003 de encontraban en el asistente para Autocontenido.
Para utilizar las plantillas que Power Point 2007 nos ofrece tenemos que seguir el
siguiente proceso:
140 © CONSULTEC
• Hacer clic en el botón de Microsoft Office .

• Hacer clic en Nuevo.
• Aparece la siguiente ventana, donde ya visualizamos las plantillas de que
disponemos para aplicar a nuestra presentación, o bien para usar desde el
comienzo una plantilla.
Fig. 4-47 Nueva presentación-Plantillas
Tenemos las siguientes opciones:
• Presentación en blanco
• Plantillas instaladas, donde se recogen un gran número de plantillas para ser
utilizadas.
Fig. 4-48 Plantillas
© CONSULTEC 141
Si seleccionamos presentación de Power Point 2007, la diapositiva quedaría de la

siguiente forma:
En este caso, podemos utilizar todo el diseño de la plantilla y sustituir el texto por el que
se desee.
• Nuevo a partir de existente: podemos seleccionar una presentación y utilizarla

como plantilla para la presentación nueva que queremos crear.
• Mis plantillas: podemos seleccionar una plantilla que hayamos creado.
• seleccione una plantilla personalizada que haya creado y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
• Microsoft Office Online: podemos acceder y descargar las plantillas de
Microsoft Office Online.
Fig. 4-49 Selección de una plantilla.
Fig. 4-50 Plantillas de Diapositiva.
142 © CONSULTEC
4.15. Clasificador de Diapositivas
Es una forma de visualizar una presentación, de manera que se verán en miniatura

todas las diapositivas de forman parte de la presentación, viendo un efecto global de la
misma y permitiéndonos a la vez copiar, mover o borrar diapositivas.
Además, se marcarán desde aquí los distintos efectos de transición entre las distintas
diapositivas de la presentación, así como el establecimiento de los intervalos de las
diapositivas para las presentaciones automáticas.
Para pasar e este modo de visualización tenemos que seleccionar:

Ficha Vista-Grupo Vistas de Presentación-Clasificador de
Diapositivas.
Fig. 4-51 Modo clasificador de diapositivas.
4.16. Efectos Especiales
4.16.1. Transiciones
Las transiciones son los efectos especiales que verá cuando vaya de una diapositiva a la
siguiente en una presentación electrónica. Las opciones disponibles son numerosas.
Para añadir transiciones a la presentación con diapositivas tenemos que hacer clic en el
botón "Clasificador de diapositivas" dentro de la ficha Vistas-Grupo Vistas de
Presentación.
Trabajar en el modo de ver Clasificador de diapositivas le permite ver las transiciones de

todas las diapositivas sin cambiar a otro modo de vista.
Seguidamente, seleccionar la ficha Animaciones.
Fig. 4-52 Animaciones
© CONSULTEC 143
Para incluir una transición de diapositiva podemos seleccionar directamente pulsando

sobre uno de las opciones incluidas en el grupo Transición a esta dispositiva.
Para incluir en la transición un sonido tenemos que pulsar el botón
con esta opción podemos seleccionar el sonido

deseado para la transición de la diapositiva seleccionada..
Fig. 4-53 Sonidos
Si queremos aplicar a todas las diapositivas la misma transición, pulsamos el
botón Aplicar a todo.
Power Point 2007 nos ofrece una vista previa según vamos eligiendo las distintas
transiciones y sonidos para conocer cómo quedará la presentación.
Cuando incluimos una transición aparecerá debajo de la dispositiva el símbolo que nos
indica que esa diapositiva tiene transición.
Fig. 4-54 Símbolo de transición
Dentro del Grupo Animación de diapositivas se encuentran las opciones velocidad,

donde podemos elegir la velocidad con la que se producirá la transición de diapositivas:
Rápido, Lento y medio.
144 © CONSULTEC
Avance de las diapositivas
Para el avance de las diapositivas tenemos dos posibilidades:
• Al hacer clic: es decir, debemos hacer clic con el ratón para pasar de una
diapositiva a otra.
• Automáticamente después: donde indicamos el tiempo que transcurrirá desde
que aparece una diapositiva hasta que aparece la siguiente.
4.16.2. Fijación de intervalos
Si se desea, se podrán fijar intervalos independientes para todas las diapositivas de la

presentación. Así, la primera diapositiva aparecería a los 10 segundos, la segunda a los
15 segundos, la tercera a los 8 segundos, etc. Hay dos formas de fijar los intervalos.
Fig. 4-55 ensayar intervalos
Para fijar los intervalos de las diapositivas
Debemos seguir los siguientes pasos:

• En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, hacer clic
en Ensayar intervalos. Aparece la barra de herramientas Ensayo y en el
cuadro Tiempo de exposición comienza a registrarse el intervalo de
presentación.
Fig. 4-56 Ensayo
En la barra de ensayo de intervalos nos encontramos con los botones para avanzar,
repetir o hacer una pausa entre las diapositivas.
La opción repetir nos servirá para definir de nuevo el intervalo de la diapositiva
actual.
Una vez finalizado el ensayo aparece el tiempo total y Power Point nos muestra una
ventana para guardar los intervalos ensayados, tal y como aparece en la siguiente figura:
Fig. 4-57 Guardar intervalos.
© CONSULTEC 145
4.16.3. Mostrar progresivamente
Una diapositiva que se presenta progresivamente es aquella que siendo de texto sus
párrafos no se muestran todos de golpe, sino que van apareciendo viñeta a viñeta, de tal
forma que cada texto destacado con esas viñetas es en cierta forma independiente de
los demás.
Para lograr esto deberemos pulsar sobre la Ficha Animaciones-Grupo Animaciones-

Opción Personalizar animación.
Fig. 4-58 Personalizar animación.
Hay numerosas formas de aparición para los párrafos del cuerpo. Como en el caso de
las transiciones, le sugerimos experimentar hasta hallar las que más le agraden.
146 © CONSULTEC

Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Power Point)

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Power Point)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007

1. NUEVA INTERFAZ DE USUARIO EN OFFICE 2007 ........................... 1

1.3.El botón de Office...................................................................................................6

1.4.Los Temas de documentos de Office...................................................................6

2. MICROSOFT WORD 2007 .................................................................. 17

2.2.Componentes de la ventana de Microsoft Word...............................................18

2.3.Edición de un texto ..............................................................................................19

2.4.Movimientos por la hoja ......................................................................................20

2.5.Teclas de Edición .................................................................................................21

2.7.Copiar y pegar texto.............................................................................................24

2.8.Mover texto ...........................................................................................................26

2.9.Búsqueda y Reemplazo .......................................................................................26

2.10.Corrección ortográfica y gramatical.................................................................29

2.12.Abrir un Archivo ................................................................................................. 34

2.13.Finalización de una sesión de Microsoft Word ............................................... 35

2.14.Opciones generales de formato ....................................................................... 36

2.15.Formato Fuente .................................................................................................. 37

2.16.Formato de párrafo ............................................................................................ 39

2.19.Como eliminar un formato................................................................................. 52

2.20.Como copiar un formato.................................................................................... 53

2.21.Procedimiento general para la impresión de documentos............................ 53

2.22.Configurar Página .............................................................................................. 58

2.23.Vistas del documento ........................................................................................ 60

3.MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................................................63

3.2.Para entrar en Microsoft Excel ........................................................................... 64

3.3.Componentes de la ventana de Microsoft Excel............................................... 64

3.5.Introducción de Información. Tipo de datos ..................................................... 68

3.8.Anchura de columnas y Altura de filas ..............................................................72

3.9.Selección de los datos de trabajo ......................................................................74

3.10.Barra y Menú Contextual de Excel ...................................................................76

3.11.Borrado de un Grupo de Celdas .......................................................................76

3.12.Los botones Deshacer y Rehacer.....................................................................77

3.13.Inserción de Celdas, Filas, Columnas y Hoja..................................................77

3.14.Eliminación de Celdas, Columnas, Filas y Hoja..............................................78

3.15.Procedimientos para copiar y pegar datos .....................................................79

3.16.Mover Datos ........................................................................................................83

3.17.Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas .....................................................85

3.18.Recálculo de Fórmulas ......................................................................................86

3.19.Guardar un Archivo de Hojas de Trabajo ........................................................86

3.20.Crear y Abrir un Archivo....................................................................................89

3.21.Finalización de una sesión de MICROSOFT EXCEL.......................................91

3.22.Enviar el libro por correo o Fax ........................................................................91

3.24.Partes de un gráfico ...........................................................................................96

3.25.Para cambiar el tipo de gráfico .........................................................................97

3.26.Estilos del gráfico...............................................................................................97

3.27.Formato de gráficos ...........................................................................................98

3.27.3.Formato de los Ejes ................................................................................... 102

4. MICROSOFT POWERPOINT 2007 ...................................................105

4.2.Ventana de PowerPoint 2007 ............................................................................ 106

4.3.Modos de ver ...................................................................................................... 108

4.4.Crear una diapositiva nueva ............................................................................. 109

4.5.Guardar Archivos ............................................................................................... 111

4.6.Abrir presentaciones. ........................................................................................ 115

4.7.Trabajo con textos ............................................................................................. 116

4.8.Dando formato al texto ...................................................................................... 117

4.9.WordArt (Texto Artístico) .................................................................................. 121

4.10.Dibujar rectángulos, elipses y otras formas automáticas ........................... 125

4.11.Imágenes prediseñadas de las diapositivas ................................................. 128

4.12.Mejorar la apariencia de los objetos .............................................................. 132

4.13.Presentaciones con Diapositivas ................................................................... 140

4.14.Uso de las Plantillas......................................................................................... 140

4.15.Clasificador de Diapositivas ........................................................................... 143

4.16.Efectos Especiales........................................................................................... 143