Celdas, filas y columnas

Antes de continuar, dentro de este nuevo entorno, es necesario aclarar tres conceptos de mucha
importancia para poder entender bien la forma de trabajar con una hoja de cálculo.

La hoja de cálculo aparece en pantalla como una hoja cuadriculada en la que a cada uno de los
cuadros lo llamamos Celda. Todas las celdas están organizadas
formando Filas y Columnas manteniendo de esta forma una estructura fácil de interpretar.

Cada fila está encabezada en su margen izquierdo por un número que la identifica. A su vez cada
columna está en cabezada en su margen superior por una letra que la identifica. Así podemos
hablar de la fila 2, de la fila 5 o de la columna A, de la columna J. En la figura 4.4 podemos
comprobar que la fila activa es la fila 2 y que la columna activa es la columna C.

Cada celda es la intersección de una fila con una columna de ahí que a cada una se le identifica
por la letra de la columna seguida de el número de la fila; así podemos hablar de la celda A5, de la
celda D3, etcétera. En la figura 4.4 podemos comprobar que la celda activa es la celda C2.

La celda activa es la celda que se encuentra marcada por un recuadro más intenso y es en ella en
la que se introducen todos los datos que escribamos con el teclado.

Cómo combinar celdas en Excel

Abre el documento de Excel. Haz doble clic en el documento de Excel para
abrirlo en Excel.
Si no has creado el documento, abre el programa de Excel y haz clic en Libro en
blanco.
 Selecciona las celdas que quieres combinar. Haz clic en una celda, después
arrastra el ratón para seleccionar las demás celdas que quieres combinar.
 Por ejemplo, si quieres combinar las celdas de la A1 a C1, puedes hacer clic y
arrastrar de A1 hacia C1.
 Las celdas que combines deben estar seguidas; por ejemplo, puedes
combinar A1con B1, pero no con C1 sin combinar B1.

Haz clic en la pestaña de Inicio . Se encuentra a la izquierda de la ventana de

Excel. Esto abrirá la barra de herramientas de Inicio debajo del listón verde en la
parte superior de la ventana de Excel.
 Haz clic en Combinar y centrar . Este cuadro está en la sección de opciones de
"Alineación" en la barra de herramientas de Inicio. Hacer esto automáticamente
combinará las celdas seleccionadas y centrará el contenido.
 Si no quieres centrar el contenido de las celdas, haz clic en el icono ▼ a la derecha
de Combinar y centrar y después haz clic en Combinar celdas.
Eliminar, ajustar texto y combinar
Pasos para eliminar filas y columnas
Paso 1:
Selecciona la fila o columna que deseas eliminar. Para ello, pulsa la letra o número de
encabezado.

Paso 2:
Haz clic en el comando Eliminar ubicado en la pestaña Inicio.

¿Qué significa ajustar texto y cómo hacerlo?

Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la celda para que todo su contenido sea visible
dentro de ella mostrándolo en varias líneas.

Paso 1:
Selecciona la celdas que deseas ajustar.

Paso 2:
Haz clic en el comando Ajustar texto ubicado en la pestaña Inicio. Si cambias de opinión,
vuelve a hacer clic en el comando Ajustar texto.

Combinar celdas
Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más tamaño. Generalmente se usa
para crear títulos que abarcan varias columnas.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas combinar.

Paso 2:
Haz clic en el comando Combinar y centrar ubicado en la ficha Inicio.

Opciones de combinación
Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y centrar. Se
desplegará un menú que contiene las opciones de combinación.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es esa pantalla que ves al abrir un libro o archivo.
Tiene celdas que se organizan en filas y columnas. Aprende cómo usarla
en el siguiente video.

¿Cómo son las hojas de cálculo?

Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber que al abrir un
nuevo libro de Excel, aparecen tres hojas de cálculo de forma predeterminada. Verás sus
nombres en las fichas o pestañas ubicadas en la parte inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Puedes navegar entre diferentes hojas de cálculo haciendo clic sobre las pestañas.
Opciones generales de excel
Puedes cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo que aparecen al abrir un
libro de Excel. Para acceder a esta configuración, sigue estos pasos:

Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo. Recuerda que es la única de color verde.

Paso 2:
Posteriormente, pulsa el botón Opciones que se encuentra un poco más abajo.

Paso 3:
Ahora, en la casilla ubicada junto al item Incluir este número de hojas, escribe una cantidad
de hojas de cálculo que deseas que aparezcan.
¿Cómo insertar una hoja de cálculo?

Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las fichas
actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

¿Cómo cambiar el nombre de las hojas de cálculo?

Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el que estás
haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos
pasos:

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se encuentran en la
parte inferior izquierda de la pantalla.
Paso 2:
Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.

Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el nombre ha
cambiado.

Eliminar hojas de cálculo

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de trabajo que quieres
eliminar.

Paso 2:
Selecciona la opción Eliminar del menú desplegable.

Colocar puntos en Excel

El cuadro de diálogo Formato de celdas

Otro método de elegir el formato adecuado para los números es a través

del cuadro de diálogo Formato de celdas el cual se muestra con tan
solo pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número.
Función SUMA Excel

Definición – Qué hace?

La función SUMA, como su nombre lo indica, suma los números en un
rango de celdas. SUMA es la función más popular de Excel.
Sintaxis

Argumentos
 Nro1 Valor requerido.
 Nro2,… NroN son valores opcionales.
Los argumentos de la función SUMA pueden ser constantes, valores o
referencias de celdas. Las celdas en blanco devolverán un valor de cero
que se añaden al total mientras que las celdas de texto no se pueden
añadir a un número produciendo un error.
Ejemplos de sintaxis de la función SUMA
Formula Explicación

=SUMA(A2:A10) Suma los valores desde la celda A2 hasta la celda A10.

=SUMA(A2,A10) Suma el valor de la celda A2 y el de la A10.

Suma los valores de las celdas comprendidas en el rango desde A2 hasta A10 con
=SUMA(A2:A10,H2:H10)
las del rango desde H2 hasta H10 y muestra el resultado.

Suma el resultado de multiplicar el contenido de G4 por el contenido de G8 con los

=SUMA(G4*C8,B2:B20)
valores de las celdas del rango B2:B20

Ejemplos de uso de la función SUMA

¿Cómo usar el comando Autosuma en Excel?
La Autosuma de Excel, es un método abreviado de la función SUMA. Al
hacer clic en el botón AUTOSUMA la función SUMA se introduce en la
celda activa. Autosuma también permite realizar otras operaciones para
calcular PROMEDIO, CONTAR, MAX, MIN.

El botón Autosuma está situado en la barra de herramientas estándar en

Excel 2003 o en el Menú Formulas de la Barra de Opciones en Excel
2007 o versiones posteriores.
Si insertas la función Autosuma en la parte inferior de una columna que
contiene números, Autosuma seleccionará automáticamente las celdas
ubicadas sobre la celda activa.

Si insertas la función Autosuma al final de una fila de números,

Autosuma seleccionará automáticamente los números ubicados a la
izquierda de la fila activa.

El rango de celdas seleccionadas por el comando autosuma aparece

rodeado por un recuadro de rayitas parpadeantes denominado “carrera
de hormigas”.
Al sumar una columna o fila, si no hay datos en las celdas de arriba o la
izquierda, el comando Autosuma no seleccionara ningún rango de
celdas.
Suma de múltiples rangos de celdas
Si quieres agregar más de un rango de celdas, sitúa el cursor en la celda
que contiene la Autosuma, presiona la tecla CTRL y con el mouse da clic
en todos los rangos celdas que se quieran sumar. Finalmente haz clic en
el botón INTRODUCIR de la barra de fórmulas o pulsa la
tecla ENTER en el teclado.
La función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos
permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La
función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también

podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la
función.

 Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada

para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
 Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso
de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
 Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado
de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador

lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como
resultado VERDADERO o FALSO.

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser

cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra
función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de
la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de

alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la
calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré
será la siguiente:

=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la

columna C.

Utilizar una función como prueba lógica

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que

necesita la función SI siempre y cuando esa otra función regrese como
resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es
la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y
devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico.
En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la
celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se
mostrará la leyenda “NO”.

=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una función como valor de regreso

Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para
especificar el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior,
necesito que en caso de que la celda de la columna A contenga un valor
numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La función que
me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se

ejecutará en caso de que la prueba lógica sea verdadera. Observa el
resultado de esta fórmula:

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma.

De la misma manera podríamos colocar una función para el tercer
argumento en caso de que el resultado de la prueba lógica fuera falso.
Tipos de operadores en Excel

Para obtener mejores resultados con la función SI, es importante conocer

los tipos de operadores existentes. Te recomiendo ver el video tutorial de
los tipos de operadores en Excel.