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Prólogo:
Se aprendieron muchas lecciones a lo largo de los años, algunas de los éxitos, otras de
los fracasos. Gracias a todas ellas, hemos apreciado la fuerza potencial y la asombrosa
flexibilidad de las comunidades. Lo que hemos podido comprobar es que todas las
comunidades, sin importar lo pobres que sean, tienen recursos (muchos de los cuales
están todavía por descubrir) que pueden sacarse a la luz, para que ellos, y todo el país,
pueda desarrollarse. Para revelar estos enormes recursos nacionales, son necesarios la
movilización y el adiestramiento para la gestión.
A lo largo del camino, todos los interesados tienen que saber qué tal funciona la
intervención (movilización y adiestramiento para la gestión). Los interesados son los
miembros de la comunidad, líderes, activistas sobre el terreno, coordinadores,
directivos, administradores y planificadores en los ámbitos local, regional y central.
Introducción:
1. Principios de supervisión:
La supervisión también implica informar sobre el progreso del proyecto a los donantes,
ejecutores y beneficiarios del proyecto. Estos informes permiten que la información
recabada se utilice en la toma de decisiones para la mejora del funcionamiento del
proyecto.
1. ¿Dónde estamos?
2. ¿A dónde queremos ir?
3. ¿Cómo podemos llegar ahí?
4. ¿Qué pasará cuando lleguemos?
Revisión de documentos
Seguimiento
Discusiones con grupos y personas específicas y con el conjunto de la
comunidad
Entrevistas
Observaciones
Escuchar a la gente
Tormenta de ideas
Conversaciones informales
Recursos sociales, servicios y oportunidades de la localidad
Recorridos, mapas
Esquemas de los problemas
Ya que la supervisión debe estar integrada en todos los aspectos o fases del proceso,
estudiemos cada fase y lo que interesa supervisar en ellas.
Una meta surge del problema que debe considerarse y señala el destino final de un
proyecto. Los objetivos son partes limitadas de una meta y para ser posibles deben ser
específicos.
Específico: claro sobre qué, dónde, cuándo y cómo se debe cambiar la situación
Medible: que sea posible cuantificar los fines y beneficios
Realizable: que sea posible alcanzar los objetivos (conociendo los recursos y
capacidades a disposición de la comunidad )
Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo
Finito: con un tiempo limitado para completarlo.
Para lograr los objetivos de un proyecto, es esencial evaluar los recursos disponibles en
la comunidad, y los recursos externos a los que se puede acceder. Ver Descubrir
recursos ocultos. Los planificadores, implementadores y miembros de la comunidad
deben también identificar los impedimentos a los que se enfrentarán cuando ejecuten el
proyecto y cómo pueden soslayarlos. Basándose en la amplitud de los obstáculos y de
las fuerzas positivas, los implementadores deben decidir si continuar con el proyecto o
abandonarlo.
Este aspecto equivale a la tercera pregunta clave, «¿Cómo llegar ahí?» (¿Cómo
conseguir lo que queremos con lo que tenemos ?).
El plan de trabajo es una guía para la implementación del proyecto y la base para su
supervisión. Por lo tanto ayuda a:
Registrar por escrito las estructuras y estrategias ayuda a la supervisión del proyecto,
porque especifican lo que se tiene que hacer en su implementación. La planificación
debe indicar lo que debe supervisarse, quién debe supervisar y cómo debe abordarse la
supervisión.
2.4 Implementación:
Los puntos fuertes y las oportunidades son fuerzas positivas que deben ser explotadas
para implementar eficazmente un proyecto. Los puntos débiles y los obstáculos pueden
entorpecer esta implementación. Los ejecutores deben asegurarse que encuentran
medios para soslayarlos.
Demuestra que:
3. Evaluación:
Valorar los beneficios y costes que corresponden a los beneficiarios directos e indirectos
del proyecto. Si el proyecto implementado es, por ejemplo, la protección de un
manantial, su evaluación evidencia la gente que recoge y utiliza el agua y los
propietarios cuya tierra se desaprovecha y cuyos cultivos se destruyen en el proceso de
obtención de agua.
Proporcionar un panorama claro del grado en que se han realizado los objetivos
previstos de las actividades y el proyecto.
La evaluación puede y debe hacerse (a) antes, (b) durante y (c) después de la
implementación.
Ya venga del personal o de los interesados, una de las formas más efectivas de
conseguir información útil de la supervisión es por medio de la Revisión anual.
Aunque se describe en su cometido de conseguir información para la gestión
participativa, es igualmente aplicable a la obtención de información para la
supervisión.
Las ventajas de la participación son, entre otras: (a) realización común, (b)
incremento de la responsabilidad, (c) mejora de las decisiones, (d) aumento del
rendimiento, (e) perfeccionamiento del diseño y (f) mayor información.
6. Niveles de supervisión:
Por tanto, los objetivos específicos de la supervisión en este ámbito incluyen (a)
asegurar que los proyectos se implementan a tiempo, (b) que son de buena
calidad y (c) que las aportaciones al proyecto se utilizan adecuadamente.
Diseñar un plan de trabajo que sirva de guía de la supervisión del proyecto. Este
plan de trabajo debe especificar las actividades en el orden en que se deben
ejecutar y las personas que van a hacerlo.
Esto ayuda a la gente que supervisa a conocer las actividades que deben llevar a
cabo personas en concreto en un periodo de tiempo dado. Si las actividades no
se efectúan, los supervisores se orientan obteniendo soluciones.
Determinar las actividades principales del plan de trabajo. Aunque todas las
actividades de este plan son necesarias y tienen que supervisarse, es conveniente
identificar las actividades más importantes en base a los objetivos e indicadores
que se establecerán.
Comparar lo que está sucediendo con lo que se planificó que se haría durante el
proceso para establecer si el proyecto cumple la agenda y se desarrolla conforme
a los planes. Los supervisores deben verificar todos los indicadores para medir
hasta qué punto han conseguido alcanzar los objetivos. Esto conllevaría el
estudio de la calidad del trabajo para verificar que es óptima. El equipo de
supervisión puede necesitar la colaboración de un técnico, como un artesano
local o un técnico de la administración que compruebe la calidad del proyecto (si
se trata de una construcción).
Cada ver que se hace una inspección, estos supervisores deben registrar por
escrito sus conclusiones. Pueden utilizar un formulario adjunto al anexo, o
acordar cualquier otro tipo de formato de informe que recoja los resultados del
ejercicio en relación con el plan de trabajo. Las conclusiones de las inspecciones
deben discutirse con otros miembros del comité de implementación. Los equipos
de supervisión e implementación utilizarán la información recabada para
detectar y resolver los problemas a los que se enfrenta el proyecto.
Por lo tanto, los objetivos comprenden: apoyo de la mejora del rendimiento del
proyecto y medición de la posibilidad de aplicar la forma en la que el proyecto
se ha diseñado para el fortalecimiento comunitario. Los métodos de supervisión
que se pueden adoptar en este contexto incluyen (a) supervisión de rutina y (b)
apoyo cualitativo.
Tiene que conservarse una copia del plan de trabajo y de los informes de
supervisión en el archivo del lugar del proyecto. Esto ayudará a cualquiera que
lo desee a cotejar el progreso con el plan de trabajo, y a obtener los comentarios
del equipo de supervisión necesarios para esta comparación sin necesidad de
localizar a los miembros de este equipo que no estén disponibles en ese
momento.
Las comarcas y regiones tienen que organizar discusiones sobre los progresos
del proyecto al menos de forma mensual. Archive y remita también un informe
de los progresos del proyecto como parte del informe rutinario mensual a las
oficinas regional y comarcal.
Los métodos de supervisión en este ámbito son: (a) supervisión de rutina, (b)
investigación de acciones y estudios cualitativos y (c) seguimiento.
Aquí se describen las áreas y procedimientos en cada contexto. Esto se hace para
enfatizar que los interesados deben encabezar, pero no llevar a cabo en
exclusividad, la supervisión. En la práctica, las áreas y procedimientos de los
diferentes interesados pueden coincidir en parte. Cada uno de ellos debe apoyar
a los otros en sus responsabilidades de supervisión.
La lista de áreas que aquí se expone no es exhaustiva, pero indica lo que se debe
hacer. Por tanto, cada ámbito tiene que recoger información sobre cualquier otro
área que considere relevante para una situación en particular.
Se presentan en tres tablas (1) ámbito comunitario, (2) ámbito regional y (3)
ámbito nacional, indicando los temas claves en cada uno.
Indicador Procedimien
Interesad Medios de Frecuenc
Tema de to de
o observación ia
supervisión supervisión
Número de Los
Puntualidad en actividades miembros
la del proyecto Visitas utilizan el
implementació implementa rutinarias al Semanal formulario
nde los das a su proyecto de
proyectos debido supervisión
Comité tiempo de rutina
ejecutivo Los
Visitas
miembros
rutinarias al
Uso adecuado No se utilizan el
proyecto.
de los recursos desvían Semanal formulario
Verificacione
del proyecto recursos de
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supervisión
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de rutina. Se
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del técnico
Los
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Porcentaje del comité de
Obtención y
de proyectos Revisión de proyecto
registro
con archivos los archivos revisan los
adecuados de la
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información
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Plan de trabajo planificación
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actividades. lugar del
Participación Número de
Cantidad de proyecto.
comunitaria en personas que
recursos Mensual Discusiones
las actividades cumplen sus
proporcionad con la gente
del proyecto cometidos
os por la sobre su
comunidad contribución
Los
miembros
del CDL
Porcentaje Formulario
Comité de Justificación de utilizan el
de recursos de Trimestra
desarrollo los recursos del formulario
contabilizad justificación l
local proyecto de
os de recursos
justificación
de recursos
del proyecto
6.6. Ámbito regional y local:
Procedimien
Indicador de Medio de Frecuenc
Interesado Área to de
supervisión verificación ia
supervisión
Los ADC
Asistente Eficacia de determinan la
Número de
de los activistas Revisión del eficacia de
comités que
desarrollo y comités rendimiento Semestral cada comité
cumplen con
comunitari comunitario de los comités durante los
sus cometidos
o s estudios
cualitativos
Los
Identificació departamento
n de FuncRevisión s revisan los
Coordinado proyectos de los planes
r regional que encajan Número de informes de locales, para
del en los proyectos identificación establecer si
proyecto Semestral
planes adscritos al de proyectos. encajan con
y regionales y plan regional Visitas a sus los planes
departamen las emplazamient regionales y
to prioridades os tioning las áreas
de nacionales prioritarias
planificació nacionales
n
Adquisición Número de Revisión de El
por parte de localidades informes de Semestral departamento
los líderes que usan la proyectos. de
comunitario participación Orientación planificación
s de comunitaria de grupos de dirige
conocimient en la discusión y estudios
os de planificación otras técnicas cualitativos
gestión e de estudio para
comunitaria implementaci cualitativo averiguar si
ón de las
proyectos comunidades
participan en
las
actividades
del proyecto.
Los
procedimient
os regionales
específicos
deben
diseñarse
cuando se
llevan a cabo
los ejercicios
Indicador
Procedimient
Interesad de Medio de Frecuenci
Área o de
o supervisió verificación a
supervisión
n
Seguimientos
Proporción , grupos de La agencia o
Conocimiento
de gente convergencia, el ministerio
Oficina de la
consciente discusiones, diseñan y
nacional metodología Anual
de la entrevistas dirigen los
por parte de la
metodologí con estudios
y comunidad
a informantes anuales
clave
donantes
Efectividad Porcentaje Revisión de La agencia o
del diseño del de objetivos informes del Anual ministerio
proyecto del proyecto, diseña y
proyecto seguimientos, dirige los
conseguido discusiones estudios
s. de grupos de anuales
Porcentaje convergencia,
de los entrevistas
aspectos del con
diseño que informantes
han clave
merecido la
aprobación
de la
comunidad.
La agencia o
ministerio
preside
Adaptación de reuniones con
la experiencia Proporción instituciones
de de aspectos Discusiones académicas y
implementació del diseño nacionales e proyectos
Anual
n en otros del internacional comunitarios
proyectos e proyecto es para averiguas
instituciones adaptados los aspectos
del país de la
metodología
que se han
repetido
Contenido: 7. Informes:
En la comunidad:
Activistas comunitarios:
En la provincia y distrito:
Delegación nacional:
Coordinador nacional: