SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 3
PR01_PZ3_5 : Działania korygujące, zapobiegawcze i
doskonalące

Właściciel procesu: Pełnomocnik ds. Jakości

Odpowiedzialny za Pełnomocnik ds. Jakości
procedurę:
Obowiązuje od dnia: 01.06.2013

 Wejście Krótki opis  Wyjście

Raport z auditów Proces opisuje postępowanie przy Wdrożenie działań korygujących i

wewnętrznych, Raport z
przeglądu zarządzania,
wykryte spostrzeżenia,
reklamacja klienta, analiza
wskaźników procesów, analiza
wskaźników wadliwości,
identyfikacji niezgodności lub zapobiegawczych.
pozyskaniu informacji, analizie
danych i realizacji działań
korygujących, zapobiegawczych i
doskonalących.

1 CEL

Procedura określa sposoby realizacji działań korygujących oraz zapobiegawczych,

których celem jest wyeliminowanie przyczyn rzeczywistych oraz potencjalnych
niezgodności tak, aby uniknąć ich wystąpienia bądź powtórzenia.

Procedura określa także sposoby realizacji działań doskonalących wynikających z

potrzeby dalszego usprawniania procesów, w tym działań zarządczych mających na
celu poprawę funkcjonowania firmy.

2 ZAKRES
Procedura obejmuje swym zakresem wszystkie obszary w AIC SA.

3 PODSTAWOWE WYTYCZNE
Niezgodności ujawniane są z następujących źródeł:
 Każdy pracownik po stwierdzeniu niezgodności w funkcjonowaniu
operacyjnym działu, na każdym jego odcinku, niezwłocznie zgłasza ten fakt do
osoby w swoim dziale wyznaczonej do koordynowania działań korygujących
 Niezgodności wykryte podczas auditów oraz przeglądu zarządzania
przeprowadzanego przez kierownictwo.
 Niezgodności wynikające z reklamacji, uwag bądź spostrzeżeń, w tym
audytów klienta oraz w wyniku analizy zadowolenia klienta
 Niezgodności wynikające z prowadzonych analiz brakowości produkcji
 Niezgodności wynikające z prowadzonych analiz wydajności produkcji
 Niezgodności wynikające z monitorowania wskaźników procesów w każdym z
działów
OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ

IMIĘ I NAZWISKO Henryk Szreder Agnieszka Jednorowicz Sławomir Boniecki

DATA

PODPIS

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

UWAGA: w przypadku niezgodności związanych z reklamacjami klienta, działania

korygujące przeprowadza się zgodnie z procedurą Reklamacje klienta.
Za formę działań doskonalących przyjmuje się także wszelkie decyzje,
postanowienia i działania zarządcze, wynikający z potrzeby dalszego usprawniania
funkcjonowania firmy.
Za powyżej wymienione działania uznaje się:
 Zadania wyznaczone i podejmowane w wyniku analizy wskaźników
 Zadania wyznaczone i podejmowane podczas przeglądów zarządzania w
wyniku podejmowanych dyskusji
 Rozporządzenia oraz ogłoszone decyzje Zarządu firmy
 Zadania wyznaczone i podejmowane podczas spotkań kadry zarządzającej
 Zadanie wyznaczone i podejmowane w wyniku kaskadowania celów
strategicznych firmy na działy funkcjonalne
 Zadanie wyznaczone i podejmowane w wyniku działań projektowych –
zadania wyznaczone członkom zespołu projektowego przez kierownika
projektu

Poniższa procedura obowiązuje zarówno dla działalności operacyjnej ( produkcji

seryjnej) jak i dla działalności projektowej.
W przypadku działalności operacyjnej osobę koordynatora wyznacza Dyrektor
funkcjonalny działu, w przypadku działalności projektowej koordynatora wyznacza
Kierownik danego projektu.

4 DEFINICJE
4.1 Niezgodność
Niespełnienie wymagania. Niezgodność można stwierdzić jedynie wówczas, gdy:
 istnieje wymaganie (zawarte w normie, procedurze, rozporządzeniu,
kontrakcie z klientem, przepisach prawa itp.),
 zaistniał błąd w stosowaniu się do wymagania,
 uzyskano dowód na niespełnienie wymagania (dowód uzyskany w trakcie
rozmowy lub obserwacji, bądź dowodów rzeczowych w postaci zapisów lub
ich braków – brak zapisu jest również dowodem).

Kategorie niezgodności:
 Kategoria 1 – Duża – brak lub nieskuteczne wdrożenie jednego lub większej
ilości wymaganych elementów systemu; grupa niezgodności kategorii 2
wskazujących na niewłaściwe wdrożenie systemu i odnoszących się do tego
samego elementu normy; lub sytuacja, która może zaowocować wysłaniem
produktu niezgodnego z wymaganiami.
 Kategoria 2 – Mała – uchybienie dyscypliny lub nadzoru podczas wdrażania
wymagań systemowych /proceduralnych, które nie wskazuje na załamanie się
systemu ani nie nasuwa wątpliwości, czy wyroby lub usługi spełniają
wymagania.
 Obserwacja – spostrzeżenie, zaistnienie sytuacji, która w obecnym czasie nie
jest niezgodnością, natomiast może być przyczyna wystąpienia niezgodności
w przyszłości.

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

4.2 Działania korygujące

Działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej
niepożądanej sytuacji.

4.3 Działania zapobiegawcze

Działanie w celu wyeliminowania wystąpienia potencjalnej niezgodności lub innej
potencjalnej sytuacji niepożądanej.

4.4 Działania doskonalące

Działanie mające na celu usprawnienie doskonalonego obszaru/ projektu

4.5 Rejestr działań korygujących/ zapobiegawczych/ doskonalących

Rejestr stanowi spis kart działań korygujących/ zapobiegawczych. Doskonalących
uruchomionych w każdym dziale wraz z ich aktualnym statusem.
Rejestr działań korygujących jest prowadzony przez każdego koordynatora zadań
osobno w postaci zgodnie ze wzorem R1_PR01_PZ3_5
Karta działań korygujących/ zapobiegawczych/ doskonalących jest tworzona
zgodnie ze wzorem F1_PR01_PZ3_5.

5 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA

5.1 Zarząd firmy jest odpowiedzialny za:

 przydzielenie niezbędnych zasobów do realizacji działań korygujących i/lub
zapobiegawczych oraz doskonalących
 podejmowanie decyzji w sytuacjach nietypowych, spornych.

5.2 Dyrektorzy/Kierownicy Projektów są odpowiedzialni za:

 Inicjowanie działań korygujących/ zapobiegawczych/ doskonalących w
ramach swoich procesów
 Wyznaczenie koordynatora oraz wykonawcy działań
korygujących/zapobiegawczych w swoich działach/ procesach
 Współpracę podczas wykonywania analizy przyczyny powstania
niezgodności/ potencjalnej niezgodności,
 Nadzór nad zrealizowaniem działań korygujących /zapobiegawczych,
 Weryfikację i zatwierdzenie działań korygujących /zapobiegawczych/
doskonalących
5.3 Koordynatorzy zadań są odpowiedzialni za:
 Tworzenie, uruchamianie i archiwizowanie kart działań korygujących/
zapobiegawczych/ doskonalących w ramach swojego działu
 Prowadzenie rejestru działań korygujących/ zapobiegawczych/
doskonalących w ramach swojego działu
 analizę przyczyny powstania niezgodności lub współpracę podczas
wykonywania analizy w ramach działalności operacyjnej
 weryfikację i ocenę skuteczności wprowadzonych działań korygujących
/zapobiegawczych w ramach działalności operacyjnej.
 nadzór nad dokumentowaniem powyższych działalności.

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

5.4 Pełnomocnik ds. jakości jest odpowiedzialny za:

 nadzorowanie działań korygujących/zapobiegawczych w zakresie
reklamacji klienta, audytów zewnętrznych oraz przeglądów zarządzania

5.5 Kierownik działu jakości jest odpowiedzialny za:

 nadzorowanie działań korygujących/ zapobiegawczych wynikających z
analiz brakowości w ramach działalności operacyjnej.
5.6 Każdy pracownik jest odpowiedzialny za:
 Niezwłoczne zgłoszenie przełożonemu zauważonej bądź potencjalnej
niezgodności związanej z funkcjonowaniem swojego działu.

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

6 TRYB POSTĘPOWANIA
6.1 Schemat postępowania
Działania korygujace/ zapobiegawcze/ doskonalące
Dyrektor działu/ Kierownik
Każdy pracownik Koordynator zadań Pełnomocnik ds. jakości
projektu

(1)
Identyfikacja
niezgodności/ obszaru
do doskonalenia

(2)
Zgłoszenie do
koordynatora zadań

(3)
Załozenie karty
działan korygujacych/
zapobiegawczych/
Karta dzialań doskonalacych i
rejestracja działania w
Rejestrze

Rejestr
(4)
Analiza przyczyny
powstania
niezgodności/ obszaru
doskonalenia

(5)
Opracowanie działań
korygujących/
zapobiegawczych/ Karta dzialan
doskonalącego

(6)
Realizacja działań
korygujących/
zapobiegawczych/
(7) doskonalących
Zapis wyników analiz
i działań korygujących/
Karta dzialań zapobiegawczych/
doskonalących

Rejestr

(8)
Skuteczność
działań?

(9)
Zamknięcie działań Rejestr
korygujących/
zapobiegawczych/
doskonalących
Karta dzialań

Rejestr

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

Komentarze do schematu:

(1) identyfikacja niezgodności/obszaru do doskonalenia:

Niezgodności i obszary do doskonalenia ujawniane są ze źródeł wymienionych w
punkcie 3 niniejszej procedury i dotyczą zarówno działalności operacyjnej (produkcji
seryjnej) firmy jak i działań projektowych, prowadzonych zgodnie z procedurą
PR01_PR5_2_2 Prowadzenie projektów wdrożeniowych.

(2) zgłoszenie do koordynatora działań

Każdy dyrektor działu ma obowiązek wyznaczyć spośród pracowników swojego
działu osobę, która na stale będzie pełnić rolę koordynatora zadań.

W przypadku projektu wdrożeniowego, Kierownik projektu, na czas istnienia projektu,

musi sam we własnym zakresie lub wyznaczając koordynatora prowadzić listę zadań
korygujących/ zapobiegawczych/ doskonalących. Ta lista może przyjąć formę zadań
wpisanych w harmonogram projektu lub odrębnej lista zadań prowadzonej w ramach
projektu. Kierownik projektu ma obowiązek przechowywać tą listę w zasobach
sieciowych swojego projektu.

Zgłoszenie do koordynatora może być dokonane w dowolnej formie pisemnej i

dotyczyć działu rodzimego zgłaszającego lub działu innego.
Zgłoszenie musi zawierać wyczerpujące informacje nt. zgłaszanego zadania, jego
pilność oraz pożądany termin realizacji.

Poniżej przykładowe przypisane tematyki niezgodności/ potencjałów doskonalenia/

zadań do działów:

Temat niezgodności/ potencjału Dział koordynujący zadanie

Reklamacja klienta Dział jakości
Ustalenie przyczyn występowania niezgodności
Powtarzające się niezgodności dotyczące materiałów/ usług
wykonywanych u dostawców
Wykonanie statystyk dotyczących niezgodności
Powtarzająca się wysoka wartość złomowania
Niezgodności z audytów wewnętrznych i klientowskich dla działu
Niezgodności w zakresie wskaźników procesów w dziale
Niezgodności wynikające z reklamacji klienta
Niezgodności wynikające z reklamacji do dostawców
Definiowanie zakresu testów i inspekcji detali/ wyrobu
Definiowanie wymogów jakościowych względem dostawców
Wykonanie dokumentacji technicznej wyrobu Dział konstrukcyjny
Konieczność aktualizacji dokumentacji technicznej wyrobu
Konieczność weryfikacji tolerancji rysunkowej
Wykonanie analizy zgodności z przepisami ASME/ PED/ SEP
Powtarzające się niezgodności wymiarowe na detalu/ wyrobu
Analiza łańcucha tolerancji detalu/wyrobu
Niezgodności z audytów wewnętrznych i klientowskich dla działu
Konieczność unifikacji detali
Konieczność wykorzystania materiałów słabo rotujących
Powtarzające się niezgodności spawalnicze na wyrobie Dział technologiczny
Powtarzające się niezgodności wymiarowe na detalu/ wyrobie
Konieczność wytworzenia nowego przyrządu

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

Konieczność poprawienia przyrządu

Konieczność zaprojektowania stanowiska pracy
Konieczność zaprojektowania procesu wytwarzania wyrobu
Konieczność poprawienia procesu wytwarzania wyrobu
Konieczność doposażenia stanowiska pracy
Niezgodności z audytów wewnętrznych i klientowskich dla działu
Stworzenie metodyki testu oraz stanowiska testowego
Niezgodność wobec przepisów BHP Dział administracyjny
Powtarzające się awarie maszyn, urządzeń, przyrządów, stanowisk
Wykonanie statystyk napraw, awarii
Niezgodności związane z administracją budynku, ppoz
Niezgodność związane z siecią komputerową
Rozwój i awarie oprogramowania komputerowego
Niezgodności z audytów wewnętrznych i klientowskich dla działu
Niezgodności w zakresie oceny dostawców Dział logistyki
Niezgodności w zakresie wskaźników procesu logistyki
Niezgodności z audytów wewnętrznych i klientowskich dla działu
Ustalenia z zakresu logistyki z dostawcami
Opóźnione terminy dostaw
Zawieranie umów z dostawcami
Ustalenie metodyki transportu między dostawcami, transportu między
lokacjami AIC
Ustalenie metodyki przechowywania detali/ materiałów w magazynie
Niezgodności w zakresu wskaźników satysfakcji klienta Dział sprzedaży
Niezgodności w zakresie terminowości dostaw do klienta
Obniżanie LT do klientów
Informowanie klienta o planowanych zmianach w konstrukcji,
technologii
Dokonywanie wiążących ustaleń z klientami w zakresie cen, terminów
dostaw, umów, specyfikacji technicznych , zamówień itp.
Niezgodności w zakresie wskaźników finansowych firmy Dział finansowy
Zaburzenie w zakresie terminowości płatności

W przypadku gdy zadanie wymaga zużycia materiału lub roboczogodzin

produkcyjnych lub wymaga uruchomienia prac badawczych należy postępować
zgodnie z instrukcją I01_PM3_4 Instrukcja dot. zleceń roboczych prac badawczych i
STP
Lista koordynatorów zdań w każdym z działów tworzy i przechowuje Pełnomocnik ds.
jakości.

(3) Załozenie karty działan korygujacych/zapobiegawczych/doskonalących i

rejstracja w Rejestrze
Koordynator działu ma obowiązek założyć kartę działań korygujący i dokonać
rejestracji danego działania w Rejestrze. Zadania należy przekazać do
zaakceptowania i realizacji do Kierownika Działu, poprzez przekazanie mu Karty
działań korygujących/ zapobiegawczych/ doskonalących.

(4) analiza przyczyn powstania niezgodności:

Kierownik działu akceptuje zadanie oraz nominuje pracownika ze swojego działu do
koordynowania analizy przyczyn powstania niezgodności/ potencjału doskonalącego.
Wyznaczony pracownik ( inaczej Wykonawca) ma obowiązek poinformować
koordynatora działań o postępie i wyniku działań. Wykonawca ma prawo zarządzać
udziału przedstawicieli innych działów w trakcie dokonywania analizy.
Koordynator ma obowiązek uaktualnić zapis w Rejestrze.

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

(5) opracowanie działań korygujących/zapobiegawczych/ doskonalących:

Na podstawie przeprowadzonej analizy przyczyn wyznaczony Wykonawca
opracowuje zakres działań korygujących/ zapobiegawczych/doskonalących wraz z
planowaną datą realizacji. Wykonawca ma prawo zarządzać udziału przedstawicieli
innych działów w trakcie opracowywania działań korygujących/ zapobiegawczych .
Wykonawca ma obowiązek wypisać w Karcie działań zaplanowane zadania wraz z
osobami odpowiedzialnymi i terminami realizacji ( po uprzednim potwierdzeniu ich z
zainteresowanymi). Wykonawca ma obowiązek poinformować Koordynatora zadań
o postępie prac.

(6) realizacja działań korygujących/zapobiegawczych/ doskonalących

Na podstawie uprzednio ustalonego zakresu działań wyznaczone osoby wykonują

zadanie. Po zakończeniu oznaczają wykonane przez siebie działanie jako wykonane
na Karcie działań.

(7) zapis wyników działań korygujących/ zapobiegawczych/ doskonalących:

Koordynator zadań ma obowiązek weryfikować postęp wykonywania zadań

zapisanych w Rejestrze.W przypadku zakończenia wszystkich zadań na Karcie
Koordynator zadań ma obowiązek odebrać od Wykonawcy i Kierownika działu
wypełniona i podpisaną Kartę działań.
Następnie Koordynator ma obowiązek odnotować zakończeniu zadań w Rejestrze
oraz zarchiwizować w segregatorze Kartę zadań.
W przypadku opóźnienia, wykraczającego powyżej 7 dni, koordynator działu ma
obowiązek poinformować przełożonego działu
Przełożony działu musi w konsultacji z Wykonawca zadania, ustalić nowy termin
realizacji działania oraz poinformować o tym koordynatora zadań.

(8) skuteczność działań

Raz w miesiącu Pełnomocnik ds. jakości ma obowiązek zorganizować spotkanie
„Przegląd działań korygujących/zapobiegawczych/doskonalących” ze wszystkimi
koordynatorami zadań z każdego z działów.
Na tym spotkaniu przedstawiane są postępy w zakresie realizacji działań
korygujących/ zapobiegawczych/doskonalących oraz ( jeśli istnieje możliwość)
oceniana jest skuteczność działań oznaczonych jako wykonane.
Głos decydujący posiada w tej kwestii Pełnomocnik ds. jakość.

(9) zamknięcie działań korygujących/zapobiegawczych/doskonalących:

Koordynator zadań w każdym w działów ma prawo zamknąć ( oznaczyć jako
zakończone) te działania , które uzyskały pozytywną opinię o skuteczności na
ostatnim „Przeglądzie działań korygujących/zapobiegawczych. doskonalących”

7 DOKUMENTY ZWIĄZANE

F1_PR01_PZ3_5 Karta działań korygujących/ zapobiegawczych / doskonalących

R1_PR01_PZ3_5 Rejestr działań korygujących/ zapobiegawczych

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0

 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Wersja:
Proces PZ3: Doskonalenie procesów 2
PR01_PZ3_5: Działania korygujące i zapobiegawcze

8 PRZEGLĄD STATUSU

Wersja Powód zmiany Krótki opis zmiany Autor Dokument

Nr zweryfikowany/
zatwierdzony ,
Data
1 Opracowanie Szymon Dobecki Tomasz Siemieńczuk
dokumentu
2 Zmiany w opisie Izabela Izabela Leszczyńska
procesu Leszczyńska /Tomasz Siemieńczuk
09.06.2006
3 Zmiana wyglądu Przystosowanie i nowelizacja Izabela
graficznego dokumentu do nowego Leszczyńska
dokumentu zgodnie z standardu graficznego,
nowym standardem. uzupełnienia w opisie procesu.
Połączenie procedur Połączenie procedury dot.
Działań korygujących z
działaniami zapobiegawczymi
4 Zmiana logo Firmy Agnieszka 09.07.2009
Jednorowicz
0 Zmiana numeracji Wprowadzono Rejestr działań Agnieszka 15.06.2010
dokumentacji korygujących i zapobiegawczych Jednorowicz
systemu
zmiana sposobu
prowadzenia zapisów
1 Dodanie działań Dodanie opisu prowadzenia Agnieszka 03.01.2011
doskonalących zapisów dotyczących działań Jednorowicz
doskonalących prowadzonych
przez kadrę zarządzającej
2 Ujednolicenie Henryk Szreder 15.06.2012
procedury po
połączeniu firmy AIC
S.A i PMU Sp. z o.o.
w jedną spółkę AIC
Sp. z o.o.
3 Zmiany w schemacie Wprowadzenie innego sposobu Agnieszka 01.06.2013
i opisie procesu, zapisu danych- wprowadzenie Jednorowicz
zmiana w nazwie roli Koordynatora zadań
firmy

Ten wydruk jest kopią nienadzorowaną procedury F1_PZ2_2 wer.0