Excel

Programa informático desarrollado por Microsoft

Permite trabaja con datos numéricos, es decir,

podemos realizar cálculos, crear tablas o
gráficos y también podemos analizar los datos
con herramientas tan avanzadas como las
tablas dinámicas.

Filas Columnas Celdas

Filas. - Es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del

libro de trabajo.

Columnas. -Es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia
abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la
parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A hasta
la Z.
 Celdas. – Intersección de una fila y columna. Puede contener textos, números,
fechas, instrucciones, funciones entre otros datos.

Características

Es una hoja de cálculo. Una tabla no es un reto para

Puede hacer cálculos muy Excel. Plantillas y ejemplos muy
largos. explícitos.
Tiene limitaciones Relleno y formato de celdas.
increíblemente pequeñas

Ventajas

Compatibilidad con otro software financiero o de manipulación de datos

Nuevamente debido a su popularidad, las hojas de cálculo Excel se pueden insertar,

visualizar, importar o manipular desde el interior de una variedad de otras aplicaciones de
software populares, desde otros productos de Microsoft Office e incluso desde programas de
seguimiento y contabilidad de terceros.

Ayuda sólida y disponibilidad de asistencia

Más allá de la documentación de ayuda incluida dentro de Microsoft Excel, los usuarios
también pueden encontrar muchos recursos de soporte en línea, en las bibliotecas y en
librerías en forma de tutoriales gratuitos, videos paso a paso, foros de ayuda, guías integrales
y libros de instrucciones.

Personalización poderosa
 Aunque estas características son raramente vistas por la mayoría de los usuarios, Microsoft
Excel ofrece una personalización tremenda a través de macros de Visual Basic y "add-ons",
para usuarios con necesidades específicas y experiencia en programación.

Facilidad de uso

Excel es además ampliamente considerado como uno de los programas de hojas de cálculo
de más fácil acceso, con diseño intuitivo, funcionalidad simple (señalar y hacer clic) y
asistentes de ayuda para guiar a los nuevos usuarios a través de los procesos más complejos.

Desventajas

Uno de los principales problemas con los informes de gastos Excel es la falta de
flexibilidad. Aunque se intente hacer una plantilla que se ajuste al máximo a las necesidades
de los trabajadores y de la empresa, siempre pueden salir casos u ocasiones en los que se
necesite de una hoja de gastos más flexible, que permita ciertos cambios o adaptaciones. Pero
cambiar una de estas hojas de gastos Excel no es tan fácil, puesto que si se realizan
modificaciones se tendría que realizar en todas las plantillas de todos los trabajadores o bien
se dificultará el análisis y gestión posterior. Y tener varias versiones de la plantilla en
circulación es una forma excelente de aumentar los errores y los problemas con la gestión

Aunque se trate de una herramienta digital, su gestión es manual. Es decir, el trabajador

tiene que rellenar la hoja de gastos Excel a mano, guardar los tiques en papel y hacerlos llegar
físicamente a la persona responsable de supervisión. Con la documentación, esta persona
tendrá que revisar manualmente la hoja de gastos, y después, procedes a su contabilización
también de forma manual. Así pues, su gestión no es muy distinta de lo que sería si fuera en
papel.

Los errores también son un problema habitual de las notas de gastos hechas con Excel.
Como toda tarea realizada manualmente y con base al papel, es muy fácil que los trabajadores
en movilidad que reportan gastos cometan errores involuntarios: dígitos mal puestos, gastos
duplicados o de un periodo de liquidación anterior, mala aplicación de las políticas de
gastos… Incluso puede ocurrir casos de fraude interno, ya que el control, como hemos dicho,
suele ser inviable.
 Como vemos, las hojas de gastos en formato Excel suponen grandes limitaciones, como
son la pérdida de tiempo y recursos, rigidez y falta de adaptabilidad a los cambios que puedan
suceder en la empresa, y también problemas, o directamente la imposibilidad de integrar y
automatizar el flujo de trabajo con otros procesos de la compañía.

Barra de Herramientas

Inicio

Esta opción contiene comandos para formatear y modificar datos, el manejo del
portapapeles, cambios de estilo, insertar o eliminar filas, editar hojas entre otras opciones.

Insertar

Desde este menú se puede insertar tablas, imágenes, diagramas, formas, gráficos. Hipervínculos
o texto

Diseño de página

Es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los
márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página,
especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.
 Formulas

Esta es una de las pestañas principales de Excel, ya que en esta pestaña vamos a poder
insertar nuestras fórmulas para poder realizar nuestros cálculos.

Datos

En esta pestaña podemos escoger que datos son los que vamos a usar en nuestra hoja de
cálculo, así como obtenerlos, definirlos, si son datos externos, ordenarlos, filtrarlos y varias
opciones más relacionadas con el manejo de la información.

Revisar

Está opción está relacionada con la revisión del texto que utilicemos, la ortografía,
traducirlo, agregar los cometarios a las celdas, proteger los libros o las hojas de nuestro
archivo, compartir, etc.

Vista

En esta opción determinamos como podemos ver la hoja que estamos utilizando, como o
de qué manera se pueden organizar, ver macros, etc.
Fórmulas que se pueden aplicar

Filtros

Fórmula para sacar

el valor total

Fórmula de
suma
 Fórmula del IVA

Fórmula del total

Fórmula de SI “aprobado”
“supletorio” “reprobado”

Hipervínculo

Representación gráfica

Fórmula MAX/MIN
Fórmula de SI “comisión cumplida” “comisión mínima “comisión no cumplida”

Fórmula de SI “felicitaciones” “excelente “buena” “recuperación” “supletorio” “reprobado”

Fórmula Buscar V
 Fórmula Buscar H

Gráficos y tablas dinámicas

Hipervínculos
Bibliografía
Barras del menú de Excel 2010. (22 de agosto de 2012). Obtenido de https://cibertareas.info/barras-
del-menu-de-excel-2010.html

Herrera, F. (26 de febrero de 2013). Obtenido de http://hrdzfer.blogspot.com/2013/02/barras-de-

herramientas-de-excel.html

Lemoine, J. (s.f.). Ventajas de Microsoft Excel. Recuperado el 21 de enero de 2018, de

https://techlandia.com/ventajas-microsoft-excel-hechos_90553/

Prezi. (17 de octubre de 2014). Obtenido de https://prezi.com/tgijnnocdlxd/caracteristicas-de-excel/

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Zanatta, M. (18 de nobiembre de 2017). Blog Captio. Obtenido de

https://www.captio.net/blog/desventajas-de-la-hoja-de-gastos-excel