3 tipos de Reuniones necesarias en la Empresa

Coach Lic. Pepe Villacís, MBA. - ActionCOACH - www.coachpepevillacis.com

Hay 3 reuniones de trabajo imprescindibles para las empresas. 3 Reuniones que han sido tipificadas a lo largo
del tiempo por grandes expertos de la productividad y la organización como Cameron Herold, Guy Kawasaki,
Steve Blank o Verne Harnish entre otros. Estas reuniones se encuadran entre lo que se conocer como
“Reuniones de Ritmo”. Para entender mejor que son estas reuniones primero debemos conocer a grandes
rasgos los dos tipos de reuniones que existen:
Reuniones de Ritmo: Son reuniones que se realizan de forma periódica con el objetivo de crear una rutina en
las empresa para conseguir los objetivos marcados a corto, medio y largo plazo. Suelen girar en torno a una
agenda bien definida y recurrente.
Reuniones Ad Hoc: Son reuniones imprevistas, es decir, que se convocan de manera excepcional ante una
necesidad concreta a resolver antes de un plazo de tiempo determinado.
1. Daily Team Back (Reuniones diarias)
El Daily Team Back es un tipo de reunión diaria de carácter informativo-operativo con una duración máxima
de 15 minutos. Se suele hacer al inicio de la mañana y en él, los participantes tienen que responder a tres
preguntas que habitualmente son: ¿Qué tareas completé ayer? ¿Qué tareas voy a desarrollar hoy? ¿Qué
obstáculos impiden mi progreso?
Es un meeting que se realiza de pie, en el que hay que imprimir ritmo y entusiasmo para comenzar con fuerza
la mañana, incluso se pueden acompañar con algunos ejercicios y movimientos que impulsen la energía de las
personas. Las dos primeras preguntas sirven de update para que todo el mundo sepa en qué está trabajando el
resto del equipo y que de este modo se puedan alinear para realizar las tareas más prioritarias. La tercera
pregunta tiene un carácter más operativo y es que gracias a ella se pueden detectar pequeños bloqueos y
destinar los recursos necesarios para desbloquearlos. En el Daily Team Back es importante que las
intervenciones personales no duren más de 1 minuto. Cualquier tema que surja durante el daily y que requiera
más tiempo para solucionarlo se deberá tratar después del daily entre las partes implicadas.
2. Reuniones semanales (Tácticas)
Las reuniones semanales suelen realizarse al inicio o al final de la semana. En estas reuniones, y dependiendo
del tamaño de la empresa, pueden participar únicamente los responsables de departamentos, o también el resto
de empleados. Suelen tener una duración de entre 1 hora y 90 minutos. Su objetivo principal es asegurar que la
empresa va en la dirección y velocidad correcta en pro de la consecución del objetivo mensual. Dada la corta
duración de los Daily Team Backs, algunos de los problemas que se detectan en ellos son traspasados a la
reunión semanal. En estas reuniones se dispone de más tiempo para abordar estos problemas y encontrar una
solución. Las reuniones semanales son una de las reuniones de trabajo imprescindibles más utilizadas en las
empresas. Es una buena reunión con la que empezar a preparar tu calendario de reuniones de ritmo.
3. Reuniones mensuales (Estratégicas)
Las reuniones mensuales son reuniones de larga duración (entre 2 y 4 horas) cuyo objetivo es establecer las
estrategias que se deben seguir cada mes para completar los objetivos anuales de la empresa. Estas reuniones
se suelen realizar por departamentos, aunque luego un representante de cada departamento puede participar en
una reunión general. En las reuniones se revisan las estrategias generales de la compañía en sus diferentes
vertientes (marketing, producto, ventas…) y se contrasta con datos si se están cumpliendo los objetivos
anuales o cuatrimestrales marcados. En estas reuniones los asistentes deben marcar las pautas generales que
deberá seguir cada equipo para lograr estos objetivos. Estas reuniones son un buen momento para discutir que
ideas están funcionando y cuáles no y hacer los ajustes necesarios.
Verne Harnish, en su libro “Mastering the Rockefeller Habits”, explica que las reuniones mensuales también
son un buen momento para dar una formación específica que mejore los conocimientos y habilidades del
equipo. Además, otro de los beneficios que aportan estas reuniones en las grandes empresas, es que al mezclar
mandos intermedios y superiores es más fácil mantener al equipo alineado.