UNIVERSIDAD ABIERTA EN LINEA DE NICARAGUA

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA

“Por un desarrollo agrario, integral y sostenible”

CURSO DE MICROSOFT EXCEL

Módulo: Excel Básico

Tema: Empezando a trabajar con Excel

Enero 2018
 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Contenido
I. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................................................................1
1. DESARROLLO: ..........................................................................................................................................................................................................1
1.2 Concepto general ............................................................................................................................................................................................1
1.3 Pasos de Inicio del programa Excel. .................................................................................................................................................................1
1.4 La pantalla inicial ..................................................................................................................................................................................................3
1.4.1 La barra de título: ..........................................................................................................................................................................................5
1.4.2 La barra de acceso rápido: ..........................................................................................................................................................................6
1.4.3 La cinta de opciones: ..............................................................................................................................................................................7
1.4.4 La barra de fórmulas: ..............................................................................................................................................................................8
1.4.5 La barra de etiquetas: .............................................................................................................................................................................8
1.4.6 Las barras de desplazamiento: ....................................................................................................................................................................9
1.4.7 La barra de estado: .................................................................................................................................................................................9
2. Movimiento rápido en la hoja .......................................................................................................................................................................9
3. Introducir datos .............................................................................................................................................................................................11
4. Modificar datos: .............................................................................................................................................................................................12
5. Guardar un libro de trabajo.........................................................................................................................................................................13
6. Cerrar un libro de trabajo ............................................................................................................................................................................15
 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

I. INTRODUCCIÓN
En el primer tema estudiaremos algunos contenidos que son esenciales para trabajar con el programa; desde los conceptos básicos
hasta los diferentes tipos de datos, nos enfocaremos en el desplazamiento dentro de las hojas. A medida que avancemos
conoceremos las diferentes opciones del menú y la función del programa de Microsoft Excel.

El documento te servirá de referencia para la resolución de la guía de ejercicios que se facilitará en la plataforma.

1. DESARROLLO:
1.2 Concepto general

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es
útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel en este
tema básico puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

1.3 Pasos de Inicio del programa Excel.

Para iniciar a trabajar damos clic en el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer
clic en Inicio, se abrirá el menú principal de Windows desde el que poder acceder a la mayoría de opciones y programas del
sistema operativo. Para poder encontrar la aplicación de Excel, deberemos pulsar en “Todas las aplicaciones botón
inicio"(imagen12), que es la primera opción de este menú comenzando por abajo y se desplegará la lista similar a la que
observamos en la imagen2.

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 1

Imagen 2
3

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (llamado Cortana), observar imagen3,

situado abajo a la derecha de la pantalla, junto al botón de Inicio. Escribiremos en la caja
de texto del asistente la palabra Excel y nos dará la opción de iniciar la aplicación a como
se muestra en la imagen4.

Imagen 3

1.4 La pantalla inicial

Imagen 4

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra en la imagen5.

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 5

Si abrimos un Libro en blanco, dando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de
cálculo(imagen6). Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y
será más fácil entender el resto del curso.

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 6

1.4.1 La barra de título:

Es donde nos muestra el título del Documento, a como se observa en la imagen7,

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.

En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar botón minimizar, Maximizar botón restaurar y Cerrar botón cerrar.

Imagen 7

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1.4.2 La barra de acceso rápido:

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer(imagen8).

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opción Personalizar
barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado
a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece(iamgen9), si haces clic en una
opción esta aparecerá marcada en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de
la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos…

Imagen 8

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 9

1.4.3 La cinta de opciones:

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa
organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos
botones con las opciones disponibles.

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 10

Pero, además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas.
Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos
ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.

1.4.4 La barra de fórmulas:

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el
contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente. (imagen11)

Imagen 11

1.4.5 La barra de etiquetas:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo(imagen12).

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 12

1.4.6 Las barras de desplazamiento:

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos que se observan en la imagen13.

Imagen 13

1.4.7 La barra de estado:

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo,
desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista
(forma en que se visualiza el libro), ver imagen14.

Imagen 14

2. Movimiento rápido en la hoja

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará
mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son las que se muestran en
la imagen15:

Celda Abajo FLECHA ABAJO Primera celda de la

Celda Arriba FLECHA ARRIBA
columna
FIN FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA Última celda de la
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA columna
FIN FLECHA ABAJO
Pantalla Abajo AVPAG Imagen15: Barra de estado
Primera celda de la
Pantalla Arriba REPAG fila
FIN FLECHA IZQUIERDA
Celda A1 CTRL+INICIO
o INICIO
Última celda de la fila Imagen 15

FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja es escribir su nombre de columna y fila
en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas, ver imagen 16, o
Imagen 16 utilizando el mouse.

Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja de cálculo aunque
podemos agregar más haciendo clic sobre el botón .

Si agregamos nuevas hojas de cálculo observaremos el cambio en la barra, a como se muestra en la imagen17.

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 17

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con
dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra
para visualizarlas:

Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las últimas hojas.

También pueden moverse en las diferentes hojas usando combinaciones de teclas:

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

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3. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los
siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en la imagen18:

Imagen 18

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además de la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha
pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón correcto de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para
introducirlo en la celda, pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay
que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar botón de la barra de fórmulas. Así no se introducen
los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
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Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error
cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Tendremos que comprobar la fórmula
en la barra de fórmulas para encontrar el error.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar
el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar
ALT+INTRO.

4. Modificar datos:

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después de la introducción.
 Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del
teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
 Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra
de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
 La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
 En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando podemos modificar la
información.
 Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir botón .
 Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
 Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

5. Guardar un libro de trabajo

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

 Guardar. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se

guarda una copia de uno existente.
 Guardar como. Cuando guardamos los cambios que haya
podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo.

3.1 Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic en el menú Archivo y elige la opción Guardar como.

Dejaremos seleccionada la opción Equipo(Imagen18), luego
seleccionamos Examinar(Imagen19). De esta manera el
archivo se almacenará en la memoria de nuestro equipo. Imagen 19
Pulsamos el botón Examinar.

Aparecerá el cuadro de diálogo que se muestra en la imagen20:

Imagen 20

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 Microsoft Excel: Empezando a trabajar con Excel

Imagen 21

Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas
el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por
el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado sin cambiar el documento original
tendrás que seguir estos pasos:
 Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.
 En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
 Por último, haz clic sobre el botón Guardar.

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6. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La
operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias
formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo dando clic sobre sobre Archivo y luego Cerrar, ver imagen 21.

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de
ello mostrándonos un cuadro de diálogo que nos dará a escoger entre tres opciones (ver imagen 23):

Cancelar: El archivo no se cierra.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el

archivo. Si aún no se había guardado aparecerá el
cuadro Guardar como para asignarle un nombre y
ubicación.
Imagen 23

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los

cambios realizados desde la última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú superior.

Imagen 22

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