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LIC.

JOSE LUIS GONZALEZ PEREZ


2014
Excel Básico 2010

PROPOSITO

Proporcionar a los participantes los conocimientos básicos para el manejo de la aplicación Excel 2010 que permite la realización de hojas
de cálculo.

OBJETIVO GENERAL

Al término del curso el participante creará tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos especificados,
imprimir tablas con diseños organizados y crear gráficos simples.

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Excel Básico 2010
TABLA DE CONTENIDO

PROPOSITO.................................................................................................................................................................................................................................... 2

OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................................................................................................................... 2

COMPETENCIAS A DESARROLLAR ................................................................................................................................................................................................. 8

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................................................................. 8

CAPITULO I ELEMENTOS DE EXCEL ........................................................................................................................................................................................................ 9

formas basicas de iniciar excel 2010 ................................................................................................................................................................................................. 9

Pantalla inicial ................................................................................................................................................................................................................................. 11

La ficha Archivo ........................................................................................................................................................................................................................... 12

Las barras ........................................................................................................................................................................................................................................ 12

La barra de título ......................................................................................................................................................................................................................... 12

La barra de acceso rápido ........................................................................................................................................................................................................... 13

La cinta de opciones .................................................................................................................................................................................................................... 15

Las cintas de excel ....................................................................................................................................................................................................................... 16

La barra de fórmulas ................................................................................................................................................................................................................... 19

La barra de etiquetas .................................................................................................................................................................................................................. 19

Las barras de desplazamiento ..................................................................................................................................................................................................... 19

La barra de estado....................................................................................................................................................................................................................... 20

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La ayuda .......................................................................................................................................................................................................................................... 20

CAPITULO II EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL ............................................................................................................................................................................ 21

Conceptos Básicos de Excel ............................................................................................................................................................................................................. 21

libros de trabajo .......................................................................................................................................................................................................................... 21

Hoja de cálculo ............................................................................................................................................................................................................................ 21

Movimiento rápido en la hoja ..................................................................................................................................................................................................... 23

movimientos en el libro de excel ................................................................................................................................................................................................ 24

introducir datos ........................................................................................................................................................................................................................... 24

tipos de datos que maneja excel ................................................................................................................................................................................................. 25

Errores de datos .......................................................................................................................................................................................................................... 26

CAPITULO III MANEJANDO LIBROS DE EXCEL ...................................................................................................................................................................................... 27

Seleccionar celdas ........................................................................................................................................................................................................................... 27

Mover y copiar celdas ..................................................................................................................................................................................................................... 28

Creación de series ........................................................................................................................................................................................................................... 29

Insertar hojas de cálculo ................................................................................................................................................................................................................. 31

Eliminar hojas de cálculo ................................................................................................................................................................................................................. 32

Cambiar el nombre a una hoja de cálculo ....................................................................................................................................................................................... 33

Desplazamiento entre hojas de cálculo .......................................................................................................................................................................................... 34

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Ocultar y mostrar hojas ................................................................................................................................................................................................................... 34

Mover y copiar hojas ....................................................................................................................................................................................................................... 35

Color de las etiquetas ...................................................................................................................................................................................................................... 36

ejercicio 1 relleno de datos ......................................................................................................................................................................................................... 37

CAPITULO IV FORMATO DE CELDAS .................................................................................................................................................................................................... 37

Cambios en la estructura ................................................................................................................................................................................................................ 37

Ancho de columna ...................................................................................................................................................................................................................... 38

Autoajustar.................................................................................................................................................................................................................................. 39

Insertar filas .................................................................................................................................................................................................................................... 39

Insertar columnas ........................................................................................................................................................................................................................... 39

Insertar celdas ................................................................................................................................................................................................................................. 40

Eliminar filas y columnas ................................................................................................................................................................................................................. 40

Eliminar celdas ................................................................................................................................................................................................................................ 41

Formato de celdas ........................................................................................................................................................................................................................... 42

Fuente ......................................................................................................................................................................................................................................... 42

Alineación .................................................................................................................................................................................................................................... 44

Bordes ......................................................................................................................................................................................................................................... 46

Rellenos ....................................................................................................................................................................................................................................... 47

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Números .......................................................................................................................................................................................................................................... 48

Proteger hojas de cálculo y libros de trabajo .................................................................................................................................................................................. 49

Proteger elementos de la hoja de cálculo ................................................................................................................................................................................... 50

Proteger un libro de trabajo........................................................................................................................................................................................................ 52

Ejercicio 2 .................................................................................................................................................................................................................................... 53

CAPITULO V FORMULAS Y FUNCIONES ............................................................................................................................................................................................... 54

Rótulos y nombres de celda ............................................................................................................................................................................................................ 54

Tipos de nombres ........................................................................................................................................................................................................................ 54

Crear un nombre ......................................................................................................................................................................................................................... 54

Administrador de nombres ......................................................................................................................................................................................................... 55

Fórmulas.......................................................................................................................................................................................................................................... 56

Concepto ..................................................................................................................................................................................................................................... 56

Composición ................................................................................................................................................................................................................................ 56

Tipos de operadores.................................................................................................................................................................................................................... 58

Prioridad ...................................................................................................................................................................................................................................... 60

Funciones ........................................................................................................................................................................................................................................ 60

Concepto ..................................................................................................................................................................................................................................... 60

Insertar función ........................................................................................................................................................................................................................... 61

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Funciones matemáticas y trigonométricas ................................................................................................................................................................................. 63

Funciones fecha y hora ............................................................................................................................................................................................................... 65

Auditoría de fórmulas ................................................................................................................................................................................................................. 66

Ejercicio 3,4 y 5 ........................................................................................................................................................................................................................... 68

VI GRÁFICAS ........................................................................................................................................................................................................................................ 69

Concepto ......................................................................................................................................................................................................................................... 69

Creación de gráficas ........................................................................................................................................................................................................................ 70

Formatear una gráfica ..................................................................................................................................................................................................................... 72

VII IMÁGENES ...................................................................................................................................................................................................................................... 73

Insertar imágenes prediseñadas ..................................................................................................................................................................................................... 73

Insertar imágenes desde archivo .................................................................................................................................................................................................... 73

Manipular imágenes ....................................................................................................................................................................................................................... 74

Insertar autoformas y dibujar ......................................................................................................................................................................................................... 76

Modificar dibujos ............................................................................................................................................................................................................................ 76

Añadir texto a un dibujo.............................................................................................................................................................................................................. 77

WordArt .......................................................................................................................................................................................................................................... 78

CONCLUSION ....................................................................................................................................................................................................................................... 79

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COMPETENCIAS A DESARROLLAR

El participante tendrá la capacidad de manejar la aplicación de hoja de cálculo para resolver problemas cotidianos teniendo una
estructura clara con la inserción de gráficos simples.

INTRODUCCIÓN

El presente manual de Excel básico 2010 será de ayuda tanto para el usuario que se inicia en Excel a partir de la versión 2010, como para aquellos
que están migrando desde versiones anteriores incluso en la versión 2013.

En primer lugar nos ubicaremos en la nueva pantalla totalmente renovada. Veremos cómo se denominan sus nuevas barras y sus elementos.
También aprenderemos a personalizarlas para tener a mano las herramientas que habitualmente utilizamos.

Revisaremos cada opción de menú, para aprender a utilizar cada herramienta y aprovechar todo el potencial que Excel nos ofrece.

En cualquier ámbito, desde una planilla de gastos hogareños hasta grandes aplicaciones empresariales se requiere el tratamiento de pocos o
muchos datos siendo la planilla de cálculo la herramienta ideal. Profundizaremos en el estudio de cómo realizar las principales tareas y
ejercitaremos especialmente en aquellos temas que parecen más complejos pero que no lo son una vez que logramos familiarizarnos con ellos.

El presente manual se ha diseñado para facilitar el uso básico de la herramienta informática y la metodología contemplada para su aplicación es
la de curso-taller, por lo que la instrucción se apoya con ejercicios y ejemplos para afirmar el conocimiento.

Este manual es acompañado de un cuaderno de ejercicios para ir practicando lo aprendido además de los libros de Excel necesarios para trabajar
algunos ejercicios.

Es recomendable que el participante sepa cómo encender y apagar una computadora y cuente con el conocimiento sobre el manejo de archivos
y carpetas en el entorno Windows.

Bienvenido a este curso, desarrolla tu talento y disfruta trabajando con Microsoft Excel 2010.

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CAPITULO I ELEMENTOS DE EXCEL

FORMAS BASICAS DE INICIAR EXCEL 2010

Desde el botón Inicio ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Botón inicio Windows 7 y


vista

Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú

Al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu computadora; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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Desde el icono de Excel del escritorio. Desde la pantalla de inicio de Windows 8

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de
Excel o la combinación de teclas ALT-F4.

Otra opción clic en el botón archivo y luego clic en el botón salir

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PANTALLA INICIAL

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LA FICHA ARCHIVO

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un
menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o
crear uno Nuevo.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como
Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde
oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer
clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC, clic en el botón o hacemos clic
en otra pestaña.

LAS BARRAS

LA BARRA DE TÍTULO

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
maximizar y cerrar.

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LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO

La barra de herramientas de acceso rápido, es una pequeña barra de herramientas, situada arriba a la izquierda, en la barra de títulos de la
ventana principal de Excel. Esta barra la podemos personalizar, colocando en ella y a modo de botón los diferentes comandos que utilicemos de
una forma más habitual.

Es muy interesante colocar aquí los botones con las opciones que utilicemos más frecuentemente porque, de una manera más rápida
ejecutaremos operaciones de uso habitual sin necesidad de tener que buscarlas en la cinta de opciones.

Para personalizar esta barra de herramientas pulsaremos sobre el triángulo desplegable derecho y de la lista que se despliega elegimos aquellos
comandos que deseemos que aparezcan en esta barra de herramientas. En el caso de que no tengamos disponible en este listado inicial la opción
deseada, pulsaremos sobre la opción Más comandos.

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Aparecerá un cuadro de diálogo correspondiente a las Opciones de Excel, dividido en dos zonas. En el cuadro izquierdo, podemos ver los iconos
de todos los comandos disponibles en Excel. Para que aparezcan dentro de esta barra de acceso rápido, sólo tendremos que seleccionarlos y
pulsar el botón Agregar.

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LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en
pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las
opciones disponibles.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por


teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las
pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con
números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por
teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre


cualquiera de las
pestañas, la barra se
ocultará, para disponer de
más espacio de trabajo.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las
cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior.

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LAS CINTAS DE EXCEL

INICIO

INSERTAR

DISEÑO DE PÁGINA

FORMULAS

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DATOS

REVISAR

VISTA

Así, cada ficha contiene varios grupos. Cada grupo, contiene comandos cuya función se relaciona con el nombre
de dicho grupo.

Por ejemplo, en la ficha inicio, dentro del grupo portapapeles, tendrás todos los comandos necesarios para
manipular el portapapeles. Por ejemplo, el comando cortar, el comando copiar, el comando copiar formato y el
comando pegar.

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En el grupo fuente, tienes todos los comandos necesarios para modificar las características de la fuente actual, tales como el tipo, el tamaño de
la fuente, el estilo de la fuente (negrita, cursiva, subrayada), el color de fondo y el color de la fuente misma.

En el grupo alineación, tienes todos los comandos necesarios para modificar el tipo de alineación utilizado en el texto actual.

Las Fichas Contextuales.

Como ya has visto, existe un número determinado de fichas que se muestran en la cinta de opciones; pero también
existe un tipo de fichas que aparecerán en un determinado momento. A estas se les denomina Fichas Contextuales,
porque su aparición depende del contexto actual o también podríamos decir de la situación actual.

Un ejemplo típico es el caso en el que insertas una autoforma en Excel. Inmediatamente después de haber creado la
autoforma, aparece la ficha ‘formato’.

Esta ficha solo aparece cuando tienes seleccionado un objeto al cual le puedo cambiar su formato de presentación.

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LA BARRA DE FÓRMULAS

Debajo de la Cinta de opciones, o encima de la cuadrícula que representa a la hoja de cálculo, podemos ver dos apartados que se
denominan Cuadro de nombres y Barra de fórmulas.

El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor. También se usa
para asignar nombres a las celdas o conjuntos de celdas, así como para seleccionarlas. Por defecto, el nombre de una celda es una combinación
de la letra de columna y el número de fila.

El Botón sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas funciones.

El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la celda activa (un valor o una fórmula).

Si la celda contiene un número, en el cuadro aparecerá dicho número. Con los textos ocurre lo mismo. Si la celda contiene una fórmula, sin
embargo, en la celda aparecerá el resultado de la misma, mientras que en el Cuadro de contenido aparecerá la fórmula.

LA BARRA DE ETIQUETAS
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO


Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.

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LA BARRA DE ESTADO

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el
marcador o pulsando los botones + y -. También dispone
de tres botones para cambiar rápidamente de vista
(forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

LA AYUDA

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos
que buscar la ayuda necesaria.

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CAPITULO II EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

LIBROS DE TRABAJO

Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; está compuesto de hojas de
cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, éste se abre con 3 hojas de cálculo, tituladas
de la Hoja1 a la Hoja 3 aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 25. Los nombres de cada hoja
aparecen en la parte inferior en etiquetas. La etiqueta de la hoja activa se muestra en negrita. Para
desplazar el cursor entre las hojas de un libro se deberá hacer clic sobre la etiqueta de la hoja
correspondiente.

HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas
personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

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Elementos de una hoja de cálculo:

1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con


números. Cada hoja de cálculo de Excel 2010 tiene 1.048.576 filas.
2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de
una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número
de la fila, como por ejemplo, A1.
3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con
letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2010 tiene 16.384 columnas.
5) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda
seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un
asistente para insertar funciones.
6) Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se
encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando
acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de
una cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para
copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla.
7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic
con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el
nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante.
8) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2010 presenta 3
hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.

Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un


“rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango
formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En
cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya
que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto.
- Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los números a la
derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de
cálculo.

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MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA

Como ya vimos en Excel existen muchas filas y columnas aquí se muestra con el uso del teclado como ayudarnos a recorrer las hojas

Practica con el teclado en tu Libro de Excel

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MOVIMIENTOS EN EL LIBRO DE EXCEL
Dentro de un libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

Barra de etiquetas.

Tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

INTRODUCIR DATOS

Una vez que has abierto Excel el programa está listo para recibir cualquier dato que proporciones. Ingresar información en el programa es una
tarea muy sencilla pero que muchos usuarios principiantes requieren dominar.

Se puede ingresar datos en Excel de diversas fuentes, pero la manera más básica es introducirla uno mismo a través del teclado. Solo es
importante saber que después de ingresar el texto dentro de una celda será necesario pulsar la tecla Entrar o la tecla Tabulador.

Otra manera de ingresar información a Excel es a través de la importación de datos.

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Aunque son varios los métodos para ingresar datos en Excel, el más sencillo de todos es utilizar el teclado del equipo para introducir los valores
en las celdas de nuestra hoja de Excel. Después de introducir el dato.

ENTRAR: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es
decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla
Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que
tenía.

TIPOS DE DATOS QUE MANEJA EXCEL

En una hoja de cálculo, los distintos Tipos de datos que podemos introducir son:

 Aritméticos: +, -, *, /, %, ^.

 Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>.

 Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

 Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es
una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, /,
etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

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ERRORES DE DATOS

Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos
casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:

 #¿NOMBRE?  #¡REF!

 #¡VALOR!  #¡NULO!

 #¡NUM!  #N/A

 #¡DIV/0!  #####

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.

#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien
escrita la fórmula o porque no existe.

Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o función en la celda correspondiente
"=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE? dado a que no tiene registrado la
función POTEN.

#¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos
numéricos, texto o fecha y hora.

Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni
tiene sentido la realización de dicho cálculo.

#¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no
numérico como una letra o una fecha.

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También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo.

Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan
elevado de dicho cálculo.

#¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no
contiene ningún valor.

Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!

CAPITULO III MANEJANDO LIBROS DE EXCEL

SELECCIONAR CELDAS

Para seleccionar una celda, basta con posicionar el cursor sobre esa celda. También es posible seleccionar más de una celda, esto, con el fin de
llevar al cabo diversas acciones en ellas.

Se le llama rango a la selección de más de una celda, un rango está conformado por celdas contiguas que deben formar un rectángulo o
cuadrado.

Para seleccionar un rango realiza cualquiera de los siguientes pasos:

Primera opción
1. Coloca el cursor en la primera celda del rango.
2. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionar la tecla, utiliza las flechas de direccionamiento hasta cubrir el total del rango deseado.

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Segunda opción
1. Sitúa el puntero hacia la primera celda del rango.
2. Mueve el puntero al centro de la celda para que tome la forma de una cruz gruesa.
3. Para iniciar la selección, haz clic y sin dejar de dar clic izquierdo, arrastra el ratón hasta cubrir la última celda del rango deseado.

Tercera opción
1. Coloca el cursor en la primera celda del rango que se desee seleccionar.
2. Dirige el puntero del ratón hacia la última celda de mismo rango.
3. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionarla, haz clic en la última celda.

MOVER Y COPIAR CELDAS

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los
comentarios
1. Selecciona las celdas que desees copiar o mover.
2. En la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, elige alguno de los siguientes procedimientos:

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a) Par mover celdas, haz clic en Cortar o utiliza el Metacomando < Ctrl + X >.

b) Para copiar celdas, haz clic en Copiar o presiona las teclas < Ctrl + C >.
3. Selecciona la celda superior o izquierda del área donde se desea pegar el contenido.
4. De la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, haz clic en la opción Pegar.

CREACIÓN DE SERIES

Para escribir datos de forma rápida, puedes configurar Excel de manera que repitas los datos o puedas rellenar los datos de manera automática.

Con el controlador de relleno puedes llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de números o fechas o con una serie integrada
para días de la semana, meses, días o años.

Para crear series de número o fechas realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona la primera celda del rango que deseas rellenar.


2. Escribe el valor inicial de la serie.
3. Escribe un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.
4. Selecciona la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

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5. Arrastra el controlador de relleno por el rango que deseas rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastra hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastra hacia arriba o hacia la
izquierda.

Algunos ejemplos de series extendidas:

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INSERTAR HOJAS DE CÁLCULO

Para insertar una hoja de cálculo nueva, realiza alguno de los siguientes procedimientos:

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1. Para insertar rápidamente una nueva hoja de cálculo al final de las hojas de cálculo existentes, da clic en la ficha Insertar hoja de cálculo del
indicador de hojas.

2. Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, selecciona esa de hoja de cálculo y de la banda de opciones selecciona
Insertar hoja, de la ficha Inicio, del grupo Celdas.

3. Una forma más rápida es utilizando el Metacomando < Mayús + F11 >.

ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO


Para eliminar hojas de cálculo sobrantes o innecesarias, se pueden realizar los siguientes pasos:

1. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada debajo de Eliminar y después elegir la opción
Eliminar hoja.

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2. Clic derecho sobre la hoja del indicador de hojas y seleccionar la opción Eliminar.

CAMBIAR EL NOMBRE A UNA HOJA DE CÁLCULO

Las etiquetas de las hojas tienen un nombre, este nombre identifica a las hojas de cálculo.
De manera predeterminada, las hojas aparecen con el nombre Hoja + Número consecutivo.
Si se desea cambiar el nombre de cualquier hoja, realiza los siguientes pasos:

1. Del indicador de hojas, haz clic derecho y elige la opción Cambiar nombre.

2. Teclea el nuevo nombre y pulsa < Enter >.

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DESPLAZAMIENTO ENTRE HOJAS DE CÁLCULO

Para pasar de una hoja a otra, realiza cualquiera de las siguientes opciones:

1. Haz clic en la etiqueta de la hoja que se desea activar.

2. Pulsa la combinación de las teclas < Ctrl + Av Pág> o < Ctrl + Re Pág> para ir a la siguiente hoja o a la anterior respectivamente.
3. Utiliza los botones de desplazamiento que se encuentran a lado de los indicadores de hojas.

Es importante mencionar que estos botones no cambian de hoja, sólo


muestran las etiquetas de las hojas cuando éstas no están visibles.

Para desplazarse entre libros, sitúate en la ficha Vista y en el grupo


Ventana, da clic en la flecha Cambiar ventanas y elige alguno de los libros
que se desee abrir.

OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS

En algunas ocasiones, es necesario que una hoja de cálculo no se vea, para hacer este
proceso, selecciona la hoja que deseas ocultar y elige la opción Ocultar, de la ficha Vista, del
grupo Ventana.

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Para mostrar las hojas, basta con dar clic en Mostrar, de la ficha Vista, del grupo Ventana.

También se puede emplear la ficha Inicio, del grupo Celda, elegir la opción Formato y en el menú
elegir Ocultar hoja o mostrar hoja.

MOVER Y COPIAR HOJAS

Para mover o copiar una hoja, realiza el siguiente procedimiento:

1. Sitúate en la ficha Inicio, del grupo Celda, da clic en la fecha situada debajo de Formato.
2. En el menú contextual elige la opción Mover o copiar hoja.

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3. Se visualizará la siguiente ventana.

Despliega la lista Al libro y selecciona el


libro al que deseas mover o copiar la hoja
(el libro debe estar abierto) o si los
prefieres, puede crear un nuevo libro que
contenga únicamente las hojas que vas a
mover o copiar.

El cuadro de la lista Antes de la hoja


permite indicar que hoja se desea
colocar, la hoja que se mueva o copie.
Activa la casilla de verificación Crear una
copia en caso de que se desee crear una
copia de la hoja seleccionada y dejar la
original en su lugar. Si no se activa esta casilla, las hojas solamente se moverán.

Un forma de mover rápidamente de lugar una hoja, sólo haz clic y arrastra la hoja hacia la nueva posición.

COLOR DE LAS ETIQUETAS


Para cambiar la el color de la etiqueta a una hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona la hoja.
2. Clic derecho sobre la etiqueta y del menú contextual selecciona Color de etiqueta.

3. Selecciona el color deseado.

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También puedes cambiar el color desde la ficha Inicio, del grupo Celdas, opción Formato y elegir del menú
contextual Color de etiqueta e indica el color deseado.

EJERCICIO 1 RELLENO DE DATOS

En el cuaderno de ejercicios encontraras las instrucciones para practicar lo visto en la unidad.

Dentro del cd encontrara los ejercicios propuestos así como su archivo de Excel en los casos que se requiera.

CAPITULO IV FORMATO DE CELDAS

CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA

En una hoja de cálculo, se puede especificar el ancho de columna comprendido entre 0 y 255. Este valor representa el número caracteres que se
pueden mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres. Si el ancho de
columna se establece como 0, la columna se oculta.

Se puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente
igual a 1/72 pulgadas). El alto de fila predeterminado es de 12.75 puntos. Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.

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ANCHO DE COLUMNA

Si desea modificar el ancho de alguna columna, se pueden emplear dos métodos:

El primer método consiste en utilizar la ficha Formato. Para ello, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona las columnas a las que quieras modificar la altura (en caso de no seleccionar ninguna, se
realizará la operación a la columna en la que nos encontramos).
2. Sitúate en la opción Formato que se encuentra en la ficha Inicio del grupo Celdas.
3. En tamaño de celda, da clic en Ancho de columna y en la venta que se visualiza teclea el tamaño.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar,
en la cabecera de la columna.
2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.
3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Observa como conforme nos
movemos la anchura de la columna va cambiando.
4. Suelta el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

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SE REALIZA EL MISMO PROCEDIMIENTO PARA EL ANCHO DE LAS FILAS.

AUTOAJUSTAR

En Excel es posible modificar el tamaño de la de las filas y columnas, de una forma rápida sólo
basta dar doble clic en la intersección entre la columna y la fila, para que la celda se autoajuste
según el texto, que tenga la celda.

INSERTAR FILAS

Para insertar una única fila, selecciona la fila o celda situada en la fila existente por encima de aquella
en la que se desea insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las filas situadas por encima de
cual deseas insertar las nuevas filas.

De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a Insertar y elige la opción
Insertar filas de hoja.

INSERTAR COLUMNAS
Para insertar una única columna, selecciona la columna o celda situada de la columna existente por
encima de aquella en la que se desea insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las filas situadas
por encima de cual deseas insertar las nuevas filas.
De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a Insertar y elige la opción
Insertar columnas de hoja.

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INSERTAR CELDAS

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.
2. Sitúate en la ficha Inicio. En el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a
Insertar y luego elige la opción Insertar celdas.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

4. Elige la opción deseada dependiendo de si las celdas


seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha
o hacia abajo de la selección. Da clic sobre Aceptar.

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS


Para eliminar filas o columnas, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona las filas o columnas a eliminar.
2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, da clic en la flecha situada junto a Eliminar.
3. Elige la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

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ELIMINAR CELDAS
Para eliminar varias celdas, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona las celdas a eliminar.
2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, da clic en la flecha situada junto a Eliminar.
3. Elige la opción Eliminar celdas.
4. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

5. Elige la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas.
Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Da clic sobre Aceptar.

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FORMATO DE CELDAS

Para modificar el aspecto de las celdas, se tiene que ocupar la ficha Inicio.

En esta cinta se cuenta con las herramientas más utilizadas por el usuario para dar formato a celdas, con los grupos siguientes:
Fuentes: Este grupo cuenta con tipo de letra, tamaño, estilo y color de letra.
Alineación: Este grupo permite alinear un texto en la celda de forma vertical y horizontal, así como la orientación y la sangría.
Número: Este grupo formatea los números.
Estilo: Este grupo permite dar formato condicional a tablas y a celdas, que ya están predefinidos.
Celda: Este grupo permite modificar los aspectos de la celda como tamaño, mover, copiar o proteger, etc.

FUENTE

• Utilizando los cuadros de diálogo:


En la ficha Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.

Después se abrirá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, haciendo clic sobre la
ficha Fuente, como se muestra a continuación.

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A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente.
o Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
o Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
o Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se
tendrá que elegir un tipo de subrayado.
o Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
o Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre
la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
o Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

• Utilizando la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de
forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha
de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado
inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

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Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que
si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y
elegirlo.

ALINEACIÓN

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
2. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Alineación.

3. Aparecerá la siguiente imagen.

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4. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, haz clic sobre el botón Aceptar.
o Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción que Excel 2010 tiene por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir,
los números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una
celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ********* hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la
siguiente celda en la selección que contiene datos.
o Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta
opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás
elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
o Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo
o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las manecillas de un reloj a 90º en sentido de las manecillas de un reloj.
o Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido
introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la
altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

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o Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la
celda.
o Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
o Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.
En la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más
rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Centra horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Alinea a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón une todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y centra los datos.

BORDES

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para modificar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo añadiendo bordes,


realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona el rango de celdas, a las cuales se van a modificar el aspecto.


2. Selecciona la ficha Inicio.
3. Haz clic sobre la flecha que se encuentra a lado del grupo Fuente.
4. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, selecciona la ficha Bordes.

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5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar.
o Preestablecidos: Selecciona una opción de borde predefinida para aplicar bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas.
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
o Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

o Color: Elige un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas.
En la Banda opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, se debe
elegir haciendo clic sobre la flecha del botón.

RELLENOS

Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas
de las demás. Si requiere realiza eso, realiza los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
1. Selecciona la ficha Inicio.
2. Haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.
3. Sitúate en la ficha Relleno.

4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar.

Color de fondo: Elige un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la
paleta de colores.

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Efectos de relleno: Selecciona este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de imagen en
las celdas elegidas.
Más colores: Oprime este botón para agregar colores que no están disponibles en la paleta de
colores.
Color de trama: Escoge un color de primer plano en el cuadro Color de trama para crear una trama
que utilice dos colores.
Estilo de trama: Selecciona una trama en el cuadro Estilo de trama para aplicar formato a las celdas
elegidas con una trama que utilizan los colores seleccionados en los cuadro Color de fondo y Color
de trama.
En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma

más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste. En caso de querer
otro color de sombreado, se debe elegir desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir
trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

NÚMEROS

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Si se requiere modificar la


visualización de números, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona el rango de celdas a las cuales se va a modificar el aspecto de los números.


2. Sitúate en la ficha Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra al pie de grupo Número.

4. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría y pulsa en Aceptar.

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o General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros,
decimales, números en forma exponencial.
o Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de
millares y la forma de visualizar los números negativos.
o Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría
ser $ y la forma de visualizar los números negativos.
o Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
o Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
o Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
o Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un
formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
o Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
o Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.
o Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
o Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
o Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

PROTEGER HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS DE TRABAJO

Una hoja de cálculo se puede proteger posteriormente desproteger. Cuando se protege, también lo hacen los elementos individuales de la hoja.

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PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

1. Selecciona la hoja de cálculo que se desea proteger.


2. Para desbloquear celdas o rango de forma que otros usuarios puedan modificarlos, realiza el
siguiente procedimiento:
3. Selecciona cada celda o rango que se desea desbloquear.

4. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de celdas.

Para ocultar las fórmulas que no se desean mostrar, realiza los siguientes
pasos:
1. Selecciona las celdas que contienen las fórmulas que se desea ocultar.
2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de celdas.
3. En la ficha Protección, activa la casilla de verificación Oculta y luego haz clic en Aceptar.

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4. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Proteger hoja.

5. aparecerá el siguiente cuadro de dialogo que nos pedirá contraseña para proteger la hoja así como su
confirmación.

Si se intenta modificar la celda nos manda el siguiente cuadro de dialogo y podemos observar que ya se ocultó la formula.

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Para desbloquear la hoja, selecciona la ficha Inicio, la opción Formato y Desproteger hoja, del grupo
Celda

Nos pide la contraseña para desproteger la hoja. Esta es la que proporcionamos para proteger la hoja.
Podemos ver ahora la formula.

PROTEGER UN LIBRO DE TRABAJO

1. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en


Proteger libro.

2. En Proteger estructuras y ventanas, activa uno de los siguientes


pasos:

a. Para proteger la estructura de un libro, activa la casilla de verificación Estructura.


b. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, activa la casilla de verificación
Ventas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a
escribir la contraseña para confirmarla.

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Para desproteger el libro, sitúate en la ficha Revisar, del grupo Cambios, haz clic en Proteger libro y selecciona la opción Proteger estructura y
ventanas
En la ventana teclea la contraseña.

a. Para proteger la estructura de un libro, activa la casilla de verificación Estructura.


b. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, activa la casilla de verificación
Ventanas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a
escribir la contraseña para confirmarla.
Para desproteger el libro, sitúate en la ficha Revisar, del grupo Cambios, haz clic en Proteger libro y selecciona la opción Proteger estructura y
ventanas
En la ventana teclea la contraseña.

Como lo hicimos anteriormente.

EJERCICIO 2

Revisar el cuaderno de ejercicios para practicar lo visto en esta unidad.

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CAPITULO V FORMULAS Y FUNCIONES

RÓTULOS Y NOMBRES DE CELDA


En Excel se pueden utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Es
posible emplear rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si se desea representar un rango en otro hoja,
deberás emplear un nombre.

Un nombre es una forma abreviada de describir una referencia de celda, constante, fórmula o tabla, cuyo propósito, a primera vista, podría
resultar difícil de comprender. La siguiente tabla muestra ejemplos de nombres y de cómo mejorar la claridad y la compresión.

TIPOS DE NOMBRES
Nombre definido: Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante.
Nombre de tabla: Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos
(columnas).

CREAR UN NOMBRE
Se puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:
Cuadro nombre de la barra de fórmulas: Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

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Crear nombre a partir de una selección: Puedes crear nombres
cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes
mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.
Cuadro de diálogo nombre nuevo: Es el método más adecuado si
buscas tener más flexibilidad al crear nombres.
Para crear un nombre realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la celda, el rango de celdas o selecciones adyacentes a
las que se deseen asignar un nombre.
2. Haz clic en el cuadro de referencias que se encuentran del lado
izquierdo de la barra de fórmulas.

3. Escribe el nombre que deseas usar para referirte a la selección. Los


nombres pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres.
4. Presiona < Enter >.

ADMINISTRADOR DE NOMBRES
El cuadro de diálogo Administrador de nombres se emplea, para trabajar con todos los nombres definidos y de tabla del libro.

Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, del grupo Nombres definidos, de la ficha Fórmulas, haz clic en Administrador de
nombres.

En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, se muestra la siguiente información sobre cada nombre de un cuadro de lista:

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FÓRMULAS

CONCEPTO

Las fórmulas son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables,
referencia de celdas, operadores y nombres clave que representan funciones predefinidas en Excel; toda fórmula desde comenzar con el signo
de igual (=).
Las fórmulas Explícitas en donde se utilizan sólo números y operadores.
=245*18/(32-19)
Las fórmulas Implícitas en las que se utilizan referencias de celdas.
=A5*B8(C5+G3+D9-T23)+(D3:D12)
El rango estaría formado por las celdas B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9.

COMPOSICIÓN

Una fórmula está compuesta por:

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A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los elementos mencionados.

TIPOS DE OPERADORES

Los operadores juegan un papel muy importante en la construcción de las fórmulas. Gracias a los operadores podemos combinar celdas para
producir un nuevo valor a partir de valores ya existentes.

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PRIORIDAD
Estos operadores tiene un grado de prioridad, entre mayor es el grado de prioridad más pronto se ejecutará esa operación.

FUNCIONES
Excel posee de 329 fórmulas y provee una forma más sencilla de insertar funciones, por medio del cuadro de diálogo Insertar función, el cual
permite seleccionar la función deseada y muestra un cuadro con los argumentos necesarios para utilizar la función.

CONCEPTO

Las funciones son fórmulas predefinidas que ya vienen integradas en la hoja electrónica de cálculo y se pueden usar solas o como componentes
para crear otras fórmulas.
Los valores sobre los que trabajan las funciones se llaman Argumentos de la función y los valores que las funciones devuelven se llaman
Resultados de la función.
Es muy importante comprender la sintaxis de una función, ya que si no tenemos presente la sintaxis correcta Excel mandará un mensaje de error.
La sintaxis de una función comienza por su nombre seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y
un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, debemos escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función.

Las funciones nos facilitan la construcción de fórmulas, por ejemplo, si quisiéramos sacar el promedio del rango K12: K20 utilizando una fórmula,
ésta quedaría así:

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=K12+K13+K14+K15+K16+K17+K18+K19+K20/9
En cambio, utilizando la función PROMEDIO quedaría de la siguiente manera:

INSERTAR FUNCIÓN

Para insertar una función, tienes que activar el cuadro de diálogo Insertar
función, para activarlo realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la celda donde se desea insertar la función.
2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Biblioteca de funciones y haz clic
en la opción Insertar función.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar función. En este cuadro, puedes buscar una función por su utilidad, seleccionar una de la categoría
de funciones o si conoces el nombre que deseas utilizar, puedes seleccionarlo de la lista Seleccionar función.

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4. Una vez seleccionada la función a utilizar, haz clic en el botón Aceptar.


5. Se mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde
dependiendo de la función que elegiste, se te solicitarán los argumentos.

6. Puedes escribir los argumentos en los cuadros de texto o emplear referencias de celda como argumentos, para realizar eso, haz clic en el
botón Contraer diálogo , selecciona las celdas que utilizarás como argumentos y da clic en el botón Expandir diálogo para seguir
trabajando.
7. Una vez proporcionados los argumentos de la función, da clic en el botón Aceptar para mostrar el resultado.
Una forma rápida de abrir el cuadro de diálogo Insertar función, utiliza el Metacomando < Mayús + F3 > o desde el botón Insertar función de la
barra de fórmulas.

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FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS

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FUNCIONES FECHA Y HORA

Estas son algunas de las principales funciones en el cd del curso se proporciona un manual con la explicación de las 329 funciones.

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AUDITORÍA DE FÓRMULAS
La función de esté herramienta es rastrear la relación entre fórmulas y celdas. Al auditar una hoja puedes rastrear:
1. Los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta).
2. Las dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).
3. Los errores.

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Excel Básico 2010
Para iniciar la auditoría de una hoja de cálculo, lleva al cabo lo siguiente:
Sitúate en la ficha Fórmulas y elige alguna de las opciones del grupo Auditoría de fórmulas.

En algunas ocasiones, comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un error
puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:

Rastrear precedentes
Las celdas precedentes son aquellas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda B12 contiene la
fórmula =A8, la celda A8 es precedente con respecto a la celda B12.

Rastrear dependientes
Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmulas =A8, la

celda B12 es dependiente de la celda A8.


Para quitar todas las fechas de rastreo de la hoja de cálculo, selecciona la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haz clic en Quitar
flechas.

Comprobación de errores
Si una fórmula muestra un error, como #DIV/0!, puedes usar la opción Comprobación de error para buscar todas las celdas que proporcionan
datos a la fórmula. Unas flechas rojas relacionan las celdas que causan el error con la celda que contiene dicho error. Las flechas azules señalan
las celdas precedentes de la celda que provoca el error.

Para realizar esta comprobación, realiza los siguientes pasos:


1. Selecciona la hoja de cálculo cuyos errores desees revisar.
2. Sitúate en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas y haz clic en la opción Comprobación de errores.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobación de errores.

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3. Sí se han omitido errores anteriormente, puedes volver a comprobarlos.


4. Coloca el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra de fórmulas (este es el lugar más adecuado para realizar
cambios cuando se utiliza la herramienta de comprobación de errores).
5. Da clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo (las opciones son distintas para cada tipo de error). Si haces clic en Omitir error,
se marcará el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.
6. Da clic en Siguiente.
7. Continúa hasta finalizar la revisión de errores.

EJERCICIO 3,4 Y 5

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VI GRÁFICAS

CONCEPTO

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los valores de las celdas o puntos de datos, aparecen en el gráfico en
forma de barras, líneas, columnas, secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se
distinguen por sus diferentes colores o diseños.

Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera más clara e interesante. Los gráficos también ayudan a
evaluar los datos y a comparar entre distintos valores de la hoja de cálculo.

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CREACIÓN DE GRÁFICAS
1. Selecciona las celdas que contengan los datos que deseas que muestre la gráfica.
2. Sitúate en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos.

3. Sigue uno de los procedimientos siguientes.


a. Da clic en el tipo de gráfica y presiona el subtipo de gráfica que deseas utilizar.

b. Para ver todos los tipos de


gráficas disponibles, haz clic
en un tipo de gráfico, a
continuación, en Todos los
tipos de gráfico para que se
muestre el cuadro de diálogo
Insertar gráfico; para
finalizar, haz clic en la gráfica
que deseas emplear.

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Excel Básico 2010
La gráfica se coloca en la hoja de cálculo de manera incrustada. Si deseas colocar la gráfica en una hoja gráfica independiente, puedes cambiar su
ubicación.
Para mover la gráfica, realiza lo siguiente:

1. Da clic en la gráfica incrustada o en el hoja de gráfico, para seleccionarlos y mostrar las herramientas de gráfico.
2. Selecciona la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haz clic en Mover gráfico.
3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, elige uno de los procedimientos siguientes:

a. Para mostrar la gráfica en una hoja de gráfico, haz clic en Hoja nueva.
b. Para mostrar la gráfica como una gráfica incrustada en una hoja de cálculo, haz clic en Objeto en, a continuación, en una hoja de cálculo en el
cuadro Objeto en.

c. Para crear rápidamente una gráfica basada en el tipo de gráfico predeterminado, selecciona los datos que deseas emplear para la gráfica y
luego, presiona < Alt + F1 > o < F11 >. Al utilizar el Metacomando < Alt + F1 >, la gráfica se muestra como una gráfica incrustada. Al presionar la
tecla de función < F11 >, la gráfica aparece en una hoja de gráfico independiente.

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FORMATEAR UNA GRÁFICA

Al crear una gráfica, las herramientas de gráfica aparecen disponibles y se muestran en la cinta de opciones de las fichas Diseño, Presentación y
Formato. Puedes utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que deseas.
Usa la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, efectúa cambios en el origen de datos de la gráfica, cambiar la
ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o selecciona opciones de diseño y formato predefinidas.

Utiliza la ficha Presentación para modificar la disposición de los elementos de la gráfica, como los títulos de la gráfica o los datos, emplea
herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e imágenes a la gráfica, agrega elementos de la gráfica como leyenda, ejes, líneas, etc.

Utiliza la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales a los elementos que estén
seleccionados. Está ficha modifica elementos del gráfico individualmente, es decir, que debe seleccionar el elemento que deseas formatear.

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VII IMÁGENES

INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS

Para insertar imágenes prediseñadas que ofrece Office o de nuestra propia colección, realiza los siguientes pasos:

1. Haz clic sobre el botón Imágenes prediseñadas de la ficha


Insertar.
2. Aparece el panel Imágenes prediseñadas, como se muestra a la
derecha.
3. Cuando hayamos localizado la imagen que buscábamos
simplemente debemos seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo.

INSERTAR IMÁGENES DESDE ARCHIVO

Para insertar cualquier archivo de imagen debes hacer clic en el botón Imagen,
de la ficha Insertar, del grupo Ilustraciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo llamado Insertar imagen, aquí podrás elegir la


imagen desde el disco duro. Una vez seleccionada la imagen que se deseas
importar, da clic en el botón Insertar y la imagen se copiará en la hoja de cálculo.

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MANIPULAR IMÁGENES

Para mover un objeto primero hay que seleccionarlo, una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño.
Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida ha está, sólo tienes que arrastrar la imagen sin
soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.

Para modificar su tamaño, sitúa el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, haz clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño.

Para manipular una imagen utiliza la ficha Formato.

Mediante está ficha puedes realizar las siguientes funciones:

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Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.

Cambia el color de la imagen para mejorar la calidad o coincidir con el contenido del documento.

io.

opción es posible que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede perder resolución.

herramienta, simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen


que quieras mantener, el resto de desechará.

de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla más atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de
configuración.

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INSERTAR AUTOFORMAS Y DIBUJAR

Excel 2010 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Mediante la herramienta Formas dispondrás de multitud de figuras listas para usar que te permitirán realizar esquemas,
diagramas de flujo y otros muchos gráficos.

Al hacer clic en el botón Formas, del grupo Ilustraciones; aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el
programa.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que
tendrá la forma.

Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la
forma.

MODIFICAR DIBUJOS

Los gráficos y autoformas, admiten varias modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico realiza lo
siguiente:
1. Selecciona el gráfico (aparecerán unos puntos de control a su alrededor).
2. Para modificar el tamaño, sitúa el cursor en los puntos de control y cuando cambie de forma a una doble flecha, da clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño.
3. Para mantener la proporción mantén pulsada la tecla < MAYÚS > mientras arrastras desde una de las esquinas.

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico.

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Para girar el gráfico, seleccionarlo y haz clic sobre el círculo verde situado en la parte superior central de la imagen y mueve el ratón para hacer
girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón.
También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a
partir de la ficha Formato.

Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y
de forma.

AÑADIR TEXTO A UN DIBUJO


Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la ficha Formato, haz clic y
arrastra para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que deseas insertar el texto, a continuación,
insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el
botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elige la opción Modificar texto y
automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

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WORDART

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que
queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para insertar un estilo WordArt, haz clic en el botón WordArt, que se encuentra en la ficha Insertar, del grupo Texto.

Al dar clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Selecciona el tipo de letra que te agrade,
haciendo clic.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.

También se puede elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las ficha Inicio y Formato.

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CONCLUSION

Como podrás observar Excel es una herramienta de gran utilidad para quienes quieran trabajar con funciones y fórmulas matemáticas, o
simplemente almacenar datos numéricos y graficar su evolución. Este programa tiene un sinfín de opciones que podemos aprender te invito a
que explores este software. No olvides apoyarte del cuaderno de ejercicios de Excel donde podremos practicar lo aquí aprendido.

Ahora estás listo para Excel intermedio y avanzado. Suerte y sigue practicando.

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