5.

MARCO TEÓRICO

Administración

La administración se ha llamado el arte de hacer las cosas por conducto de

las personas, al igual que todas las demás artes, hace uso del conocimiento
organizado básico y lo aplica a la realidad para obtener un resultado práctico
deseado. La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en
sociedad.

Según (Chiavenato, 2004), la administración es "el proceso de planear,

organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales".

(Michael Hitt, 2006), definen la administración como "el proceso de

estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas,
para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional

Proceso administrativo

El proceso administrativo en la organización es un flujo continuo e

interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y
control, desarrolladas para lograr un objetivo común.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las

organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. (Hurtado, 2008).

El proceso administrativo es parte fundamental del funcionamiento de toda

organización, este representa la parte medular de la planeación estratégica y de
las acciones que debe seguir la empresa para llegar a un fin en común y cumplir
con los objetivos por los cuales surgió la empresa.

Planeación

1
 Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la
dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más
eficiente.

(Robbins, 2009), afirman que planificar abarca la definición de las metas de

la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas
metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y
coordinar las actividades.

Una buena planeación en la empresa representa un camino de éxito a

seguir, pues de esta parten todos los lineamientos a seguir, los cuales guiaran el
funcionamiento de la organización durante su crecimiento y desarrollo en el mundo
competitivo que la rodea, para poder sobresalir

Organización

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los

recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo
debe ejecutar.

(Robbins S. P., 2005), explica que organizar es disponer el trabajo para

conseguir las metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas
hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y
dónde se toman las decisiones.

Una buena organización por parte de la empresa, permite determinar y

asignar fácilmente y de manera eficiente, las actividades que deben desempeñar
cada uno de los miembros de la organización, así como de los departamentos
establecidos en ella, para de esta manera todos seguir un mismo camino y llegar
al mismo objetivo.

Dirección

Es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que

todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se

2
ejerce a través de tres características esenciales: el liderazgo, la motivación y la
comunicación.

(Finch, Freeman y Gilbert, 1996), dicen que la dirección es el proceso para

dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización
entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de
los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

Establecer y aportar una buena dirección en la organización, genera que los

miembros se sientan involucrados y apreciados para contribuir en el avance de la
empresa para cumplir las metas planeadas, generando una buena relación de
trabaje por parte de los directivos y gerentes hacia los subordinados, permitiendo
el desarrollo del personal y de la empresa, generando como resultado el aumento
de la productividad y el logro de objetivos.

Control

El control es una función primordial en la organización, ya que efectúa la

medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados, con el fin
de buscar la mejora continua, permitiendo detectar aquellos aspectos en los que
se puede sobresalir y generar una retroalimentación eficiente, para determinar los
aspectos más fuertes de la empresa y ver qué objetivos y metas se cumplieron
desde la planeación y de esta manera entender cómo se puede mejor en un
futuro.

Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para

garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del
desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de
las normas y la contribución a la corrección de éstas. (Koontz, 2004)

(Alegre, Berné y Galve, 2000), sostienen que el control es la actividad de

seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a
los objetivos.

Empresa

3
 Según (Romero, 1997), define empresa como: “el organismo formado por
personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar
satisfacciones a su clientela".

(García y Casanueva, 2000), definen la empresa como una "entidad que,

mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y
financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le permite la
reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos
determinados".

Inventario.

La importancia del manejo de inventarios, permite a la empresa mantener el

control oportunamente, de entradas y salidas de insumos, mercancías y productos
(control de inventario), ya que esto conlleva a poder determinar en un momento
dado la existencia de mercancía e insumos, para regular los recursos existentes
para mantener un equilibrio de la materia prima e insumos dentro del almacén.

Para poder adentrarnos al tema de inventarios es necesario detallar su

significado: este proviene del lat. Inventarĭum, asiento de los bienes y demás
cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
(Real Academia Española, 2014)

Según (Chauvel, A. M., 1995), Inventarios son bienes tangibles que se

tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la
producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.

En el sentido contable el C.P. Javier Romero López en su obra

señala que inventarios o almacén “son los bienes materiales propiedad de la
entidad que son adquiridos con el propósito de venderlos como actividad principal

4
de toda empresa comercial, que forma parte de los activos de la misma”.
(Romero J. L., 2006)

Asimismo, (Guerrero, 2009) los define como “un conjunto de recursos que
se mantienen ociosos hasta el instante mismo en que se necesiten” (p. 14). En
base a ello, cualquier empresa independientemente del tamaño de su estructura,
maneja un inventario, algunos serán la fuente generadora de ingresos
operacionales y en otros, por ser necesarios para la prestación de un servicio.

Sistema

La palabra sistema ha adquirido muchos usos especializados, pero siempre

hace referencia e incapie a conjuntos estructurados y organizados, muchos
autores coinciden en sus conceptos algunos de ellos lo describen a continuación;

Es un conjunto ordenado de componentes o elementos interrelacionados,

interdependientes e interactuantes, que tienen por finalidad el logro de objetivos
determinados en un plan. (Cajizo Perez, 1975)

Establece que todas las cosas se interrelacionan, todos los objetos están
sistemáticamente relacionados entre sí de tal manera que si un objeto se mueve
tiene técnicamente un efecto, o efectos sobre todos los otros objetos del universo.

Según (Chiavenato, 1996) un sistema puede definirse como "un conjunto de

elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una
actividad para lograr un objetivo o propósito operando como datos/ energía/
materia unidos al ambiente que rodea el sistema para suministrar información/
energía/ materia".

Control operativo

Puede ser definido como el proceso de verificar las actividades para

asegurarse de que se están llevando a cabo como se planearon y así corregir
cualquier desviación importante, comenta (Robbins, 1996).

5
 El control en las organizaciones es la habilidad para hacer que los eventos
se realicen conformen a lo planeado. Es obvio que un buen control se apoya en
los cimientos de una planeación sólida, explicó (Fulmer, 1983).

El control operativo es parte fundamental en el manejo de los inventarios,

pues permite verificar de manera correcta aquellas acciones que no se están
realizado de la forma en que se establecieron para uso y control del inventario y
así de esta manera, brindar una retroalimentación capaz de corregir esos detalles,
para generar un mejor manejo del inventario.

Sistemas de control

Los sistemas de control son fundamentales para el manejo de las

actividades dentro de la empresa, muchos autores coinciden en sus definiciones,
pues todos afirman que los sistemas de control son pieza clave en la dirección de
la empresa.

(Dittmer, 2003) comenta que un sistema de control es la suma de todas las

técnicas de control y el medio por el que son implementadas.

Por otro lado (Kotschevar y Tanke, 1991), afirman que es una

responsabilidad de la gerencia establecer sistemas de control en el almacén, un
buen diseño de este permite tener un mayor control en la entrada y salida de
productos.

Al escoger el sistema de control adecuado a las necesidades del negocio

permite que la administración sea más sencilla, para lograr las metas establecidas
en un corto y mediano plazo si enfrentar contratiempos.

Control del inventario

Para poder adentrarnos en el desarrollo del proyecto debemos de conocer

que es el control del inventario y porque es tan importante para las empresas
llevar un control del mismo, es por esto que a continuación algunos autores nos
dan sus conceptos de acuerdo a sus experiencias y conocimientos;

6
 (Kotschevar y Tanke, 1991) señalan que “el inventario es un componente
critico en el control del producto. El inventario es la contabilidad del producto que
se tiene a la mano a cualquier momento”. El buen control del inventario permite
conocer la cantidad de producto que se está utilizando por lo tanto da información
sobre las entradas y salidas de productos que se están teniendo.

Es el dominio que se tiene sobre los haberes o existencias pertenecientes a

una organización. (Sierra y Acosta, 2007)

(Chopra y Meindi, 2008), señalan que el control óptimo del inventario

permite incrementar la cantidad de demanda que puede satisfacer, si se tiene el
producto disponible cuando el cliente lo necesite.

(Holmes, 2002), asegura que el control del inventario comprende desde el

plan de la organización, incluyendo los métodos hasta las medidas coordinadas
para salvaguardar los productos en stock, con la finalidad de comprobar la
exactitud y veracidad de los datos contables.

Materia Prima

La materia prima son todos aquellos productos en su estado bruto o sin

modificar extraídos de la naturaleza, que sirven como insumo para fabricación de
nuevos materiales y mercancías.

La materia prima es un elemento fundamental que participa dentro del

inventario, pues debe ser perfectamente identificable y medible, para poder
determinar tanto el costo final del producto como su composición.

En el manejo de los inventarios, se debe tener especial cuidado en

aspectos como su almacenamiento, su transporte, su proceso mismo de
adquisición, así como su rotación dentro de la producción.

Inventario promedio

La cantidad de material máximo que se tendrá en la bodega, en el caso

hipotético en que una nueva orden arriba cuando el inventario llega a cero,
corresponde a la cantidad ordenada y por supuesto el mínimo es cero.

7
 El inventario promedio permite identificar la rotación del inventario en un
periodo determinado, para identicar como han sido las entradas y salidas de los
insumos, meterías primas y otros elementos que comprenden el inventario.

Manejar esta herramienta en la empresa, permite identificar de manera

exacta las fechas para resurtir el almacén y tener un producción constante,
ademas de que permite mantener el inventario equilibrado.

Cantidad a pedir

También conocida como tamaño de lote, consiste en una determinada

cantidad de mercancía, en un periodo establecido, a solicitar al proveedor y se
hace por medio de una orden de compra física o electrónica.

Es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de inventarios,

permite hacer una optimización de la cantidad por orden minimizando los costes,
se caracteriza por su sencillez a la hora de calcular la cantidad por orden o pedido,
permitiendo tener al inventario contralado y sobre todo con las materias primas e
insumos suficientes para la producción.

Política de inventario

Es importante conocer y precisar que para manejar y controlar los

inventarios existen reglas y políticas que se deben seguir para establecer el
sistema adecuado de inventarios de acuerdo a las características de la empresa,
estas políticas deben ser claras y concisas.

La política de inventario se refiere a la filosofía (lineamientos) de como la

organización da respuesta a las preguntas de cuanta cantidad ordenar y en qué
momento se realiza una orden e incluye el posicionamiento geográfico de los
stocks. Esta decisión depende del comportamiento de la demanda y de la
estrategia de la compañía.

8
 En general la política de inventarios consiste en determinar el nivel de
existencias dentro del inventario, ademas de establecer los pasos a seguir para
controlar su manejo dentro de la producción.

Nivel de servicio

EL nivel de servicio hace referencia al cumplimiento que tendrá el proceso

de manejo de inventarios en cuanto al cumplimiento de las órdenes de los
pedidos.

Según (Vermorel, 2012), el nivel de servicio (inventario) representa la

probabilidad esperada de no llegar a una situación de falta de existencias. Este
porcentaje es necesario para calcular las existencias de seguridad. Intuitivamente,
el nivel de servicio representa una compensación entre el coste de inventario y el
coste de la falta de existencias (que genera pérdida de ventas, de oportunidades y
la frustración del cliente, entre otras cosas).

Costo de mantener inventario

Antes de establecer o implementar un sistema de control de inventarios es

importante que el gerente o encargado del área, junto al dueño o director de la
empresa conozcan acerca del costo que generara el tener un inventario dentro de
las operaciones de la organización.

También conocido como costo por existencia, y hace referencia a todos los
gastos asociados a mantener los stocks en la bodega de la organización.

El costo de manejar el inventario, son los costos relacionados con el

almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un determinado período
de tiempo, generalmente, los costes de inventario se describen como un
porcentaje del valor de inventario en base anualizada. Estos costes varían
significativamente según el sector comercial, pero son siempre bastante altos,
(Williams-Timme, 2003).

Inventario de seguridad

9
 Los inventarios de seguridad son planes de emergencia que establecen las
empresas para que en caso de escases de productos, insumos o mercancías
puedan recurrir a ellos para tener operaciones de producción normales sin afectar
el rendimiento e ingresos de la empresa, (Edward A. Silver, 1998).

El inventario de seguridad busca evitar problemas en el servicio al cliente y

ahorrarse los costos ocultos por concepto materias primas e insumos faltantes en
la hora de producir, estableciendo una determinada cantidad de mercancía en el
almacén como inventario de seguridad.

Control operativo del inventario

De acuerdo con (Soffer, 2005), el control operativo del inventario se refiere

al resguardo físico de la mercancía, así como también el registro de las
transacciones diarias que indican cual debe ser el monto del inventario que se
debe tener

Por su parte, (Rodríguez, 2004), señala que son las principales actividades
del control operativo del inventario, es que permite verificar el correcto manejo del
inventario dentro de las empresas.

Control de compras

El proceso de compras es una habilidad que debe tener la empresa para

obtener la correcta calidad en sus productos, con la cantidad adecuada de
insumos y materias primas siempre en el momento correcto, con el proveedor
adecuado y con el precio justo.

Para tener un buen control de compras dentro del inventario, es muy

importante la asignación de esta función a una persona capaz de desempeñar
esta actividad sin contratiempos, esto quiere decir que la persona designada de
hacer las compras no sea la misma que recibe, almacena o reparte los insumos.

Una de las más importantes responsabilidades de la gerencia con respecto

a la compra es el de establecer estándares para tener un control. Si cualquier
punto de la estandarización es modificada o eliminada se pierde el control y se

10
tendrá que estabilizar, por lo cual se perderá mucho tiempo en tratar de componer
el error. Este sistema de control deberá ser sustentado por documentos escritos
que estarán especificados para evitar errores de afirma (Kotschevar y Tanke,
1991).

Recepción

La recepción de materiales es uno de los procesos donde se debe tener

una vigilancia, que permita llevar el control de las entradas de las materias primas
y los insumos dentro del almacén de la empresa

Por lo antes expuesto (Terry y Franklin, 1999), sostienen que el control de

inventarios es esencial para que la recepción de materiales se haga mediante
registros de algún medio físico, como un reporte computarizado o informes
escritos firmados.

Para (Escudero, 2011), la recepción consiste en dar entrada a los insumos

enviados por los proveedores. Durante el proceso de recepción se comprueba que
la mercancía recibida coincide con la información que figura en el albarán o nota
de entrega como las cantidades, calidad entre otras y quien recibe los materiales
deberá realizar un informe de entrada para soportar la recepción de los productos.

Almacenaje.

(Méndez, 2007), expone que el almacenamiento es la función de guardar

artículos desde que se producen hasta que se necesitan. Es una amplia gama de
actividades de distribución física que incluye, a partir de la recepción, el traslado,
conteo, la ubicación y resguardo de productos.

Asimismo, (García, 2005), se refiere al almacenaje como el espacio que

está destinado a cada grupo de materiales o mercancías con características
similares, para ello se requiere tener un conocimiento pleno del producto y de las
condiciones que exigen su resguardo, protección y manejo.

El objetivo principal del almacenamiento, consiste en ubicar los insumos de

la forma más adecuada dentro del almacén, haciendo más sencilla su ubicación,

11
reduciendo costos de almacenaje, generando un flujo de artículos constante, de
manera organizada y siempre controlada dentro del almacén.

Conteo físico de las unidades

El conteo físico de las unidades es importante para verificar que los

sistemas de control de inventarios lleven el registro correcto de las entradas y
salidas de insumos, mercancías y productos en la organización, es un método
confiable porque se verifica personalmente la existencia o falta de artículo que se
maneja en el sistema electrónico.

Según (Catácora, 2009) el control físico de los activos, en este caso el inventario,
es diseñado para prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el
período que se encuentran bajo la custodia de un individuo o departamento.

(Muller, 2005), se refiere al conteo físico, como el proceso de realizar una

selección de artículos del inventario y compararlo con lo registrado en el sistema,
si existen discrepancia se conlleva a realizar un ajuste contable el cual
complementara la falta de inventario u obsolescencia.

Políticas contables de inventario

Según (Díaz, 2002), las políticas contables de inventarios deben tener como
objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo así las
necesidades del mercado. Al mismo tiempo, la adquisición de inventarios conlleva
un costo de mantenimiento, un costo por compra, entre otros.

Naturaleza del inventario

La Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para pequeñas y

medianas entidades (PYMES) define en su Glosario, al Inventario y explica que
son: a) activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de operación de la
entidad. b) activos en proceso de producción con vistas a esa venta.

12
c) activos en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el
proceso de producción, o en la prestación de servicios.

De manera que, los inventarios constituyen uno de los componentes de

mayor relevancia dentro de los activos de las empresas.

De acuerdo con (Uribe, 2001), el inventario afecta a todo el proceso

productivo y al resultado final. Por esta razón el manejo del inventario se le
considera como una operación del sistema de producción, donde se deben
separar y codificar los materiales según su naturaleza.

Productos terminados

Son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo

final, para la satisfacción de alguna necesidad específica y que su vez son
utilizados por otras empresas para crear otros productos.

(Brito, 2007), los definió así: “Son bienes que una empresa posee a una
fecha determinada, que provienen de la transformación de otros bienes primarios
previamente adquiridos con este fin” (p. 560).

Productos en procesos

(Brito, 2007), establece lo siguiente: “Esta clase de inventarios es también

típico de empresas manufactureras. Está formado por aquellos productos que
están siendo elaborados pero que para una fecha concreta, aún no han sido
terminados. (p. 560).

Inventario de materia prima

(Catácora, 2009), indica que éste tipo de inventario está constituido por los
insumos que han sido adquiridos con el objeto de fabricar o producir bienes.

13
 El inventario de materia son todos aquellos materiales con los que se
elaboran los productos, pero que todavía no han sido sometidos a procesos de
modificación.

Es de suma importancia de llevar un sistema de inventarios dentro de la

empresa, para establecer una relación clara entre la cantidad de insumos
existentes y el tiempo en el que utilizan para la producción, para tener siempre lo
necesario y así cumplir con el objetivo principal que sigue la empresa.

Suministros

(Brito, 2007), señala que: “Los suministros están formados por el

abastecimiento de repuestos, meterías primas, insumos y otros materiales, que
aunque no van a formar parte del producto que se elabora, se hace indispensable
su utilización para lograrlo”. (p. 561).

Es una actividad desarrolla con el propósito de satisfacer las necesidades

de consumo dentro de la organización en específico en el área de producción,
para no tener faltantes dentro del almacén donde el suministro debe efectuarse
en tiempo y forma.

Clasificación de los inventarios atendiendo a la función que cumplen.

Según (Medina, 2010), los inventarios pueden ser clasificados de la

siguiente manera;

1.- Inventarios para fluctuación.

Se genera por variaciones en las demandas de los clientes, variaciones en

los tiempos de entrega de los proveedores.

2.- Inventarios de anticipación.

Se acumulan para atender periodos de alta demanda que se presentan por

demandas estacionales o de temporada o bien cuando se planean paros
14
programados de las instalaciones producción por: vacaciones, mantenimiento
mayor; o para tender demandas compulsivas de nuevos productos.

3.- Inventarios en tránsito.

Se deben al traslado de los materiales desde los lugares en donde se

producen hasta los destinos en donde se consumen. Están directamente
relacionados con la lógica de distribución de las organizaciones. Entre más
distantes estén los destinos y más elaborados sean los tramites de adquisición,
mayores serán los inventarios en tránsito.

4.- Inventarios por tamaño de lote.

En las empresas existen algunos equipos que tienen una capacidad

determinada, Técnicamente no es posible variar la capacidad de estos equipos
debido a que no pueden operar por arriba o por debajo de los aforos que tienen
establecidos. En consecuencia los tamaños de lote que se producen en ellos son
fijos.

5.- Inventarios de Estabilización.

Estos inventarios se generan para darle a las empresas protección contra

especulación, escasez e inflaciones. En especial se pueden observar situaciones
de esta naturaleza en las industrias metal -mecánica, de joyería y alimentaria
(cuando dependen de granos básicos como maíz, sorgo, fríjol, trigo, arroz) entre
otras.

Métodos de control de inventarios

De acuerdo con lo establecido por Sánchez (2001), los inventarios se

presentan en el activo corriente, luego de las cuentas por cobrar, indicando
brevemente la base de su valuación, es decir, costos promedios, UEPS (último en
entrar, primero en salir), PEPS (primero en entrar, primero en salir).

(PEPS) Primeras entradas, primeras salidas

15
 Deberá controlar rigurosamente la fecha de entrada de cada artículo y su
costo, para darle salida en ese orden de entrada y al mismo costo que se registró.
Es decir que los primeros artículos que entren en el almacén son los primeros que
salen, por lo que a las existencias están representadas por las últimas entradas y
están valuadas a los últimos precios de adquisición.

UEPS (último en entrar, primero en salir)

Se utiliza para hacer una valuación del inventario teniendo en cuenta que
los últimos artículos que ingresaron en el stock son los primeros que se retiran.

UEPS también es un método de inventario permanente, es decir que permite

conocer en todo momento el saldo de las cuentas “mercaderías” y “costo de las
mercaderías venidas.

Método ABC

Según la (FIAEP, 2014), Dentro de las técnicas más importantes para el

control de los inventarios se encuentra la distribución por valor ABC que toma
como principio la Ley de la Distribución Deficiente de Pareto o regla del 80 - 20 o
Ley de los Pocos Vitales y Muchos Triviales.

En síntesis la clasificación por valor ABC nos indica con toda claridad "que"
partidas debemos controlar en un inventario. El ABC clasifica las partidas del
inventario en tres clases:

La clase A que representa el 80% del valor del inventario y solo el 20% del
número de partidas existentes.

La clase B que acumula el 15% del valor del inventario y el 30% de las partidas y

La clase C que en valor solo alcanza el 5% pero en el porcentaje de partidas se

eleva hasta el 50%.

Método de inventarios cíclicos o rotativos

16
 El inventario cíclico o rotativo es un método de conteo y control en el que el
inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio fiscal. Es una
técnica que consiste en hacer el recuento de artículos de forma continua, junto con
el resto de actividades, dentro o fuera del horario laboral. El recuento cíclico
consiste en la comprobación permanente de la exactitud de los registros de cada
referencia.

Para realizar este procedimiento se recurre a la distribución por valor ABC

con el fin de determinar el número de conteos que se deben de realizar
diariamente, de cada una de las partidas clasificadas como A, B y C. (FIAEP,
2014).

MÁXIMOS Y MÍNIMOS

Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un

periodo fijo de revisión de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas
ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el máximo y la existencia total
(cantidad existente más cantidad en tránsito). Solo en casos especiales se
colocaran pedido fuera de las fechas de revisión cuando por una demanda
anormalmente alta la existencia llegue al punto mínimo antes de la revisión. En
sistemas automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que se calculan
los puntos de revisión y el sistema avisa cual es el mejor momento de efectuar la
compra y la cantidad a solicitar.

Proceso de registro del inventario

Para (Catácora, 2009), las compañías tienen dos sistemas para controlar y
registrar los valores que se incorporan o desincorporan de los inventarios;

Sistema de inventario periódico:

Mediante este sistema, las empresas determinan el valor de las existencias

de artículos mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual
se denomina inventario inicial o final según sea el caso.

17
Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas
se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final.

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias

de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer
un conteo físico.

Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo

contable.

Sistema de inventario permanente o perpetuo:

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en

existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico,
porque los movimientos de compra y venta de mercancías se registran
directamente en el momento de realizar la transacción a su costo.

Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de
mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se
compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un
periodo dan como resultado el saldo final de mercancías.

Merma

En la administración de empresas, se conoce como merma a la reducción

de la cantidad de mercancías que produce una diferencia entre los libros de
inventario y la cantidad real de productos disponibles.

La merma puede producirse por cuestiones naturales (cuando los productos

perecederos caducan), operativas (las mercancías se dañan durante las
operaciones habituales de la empresa), administrativas (un fallo en el registro) o
externas (un robo).

De acuerdo al Diccionario de la Real Academia Española, la palabra merma

significa, porción de algo que se consume naturalmente o se sustrae; asimismo,
significa bajar o disminuir algo o consumir una parte de ello

18
 En tanto que las normas tributarias definen al concepto de merma como
pérdida física en el volumen, peso o cantidad de las existencias, ocasionada por
causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo.

Códigos de barra.

Los códigos de barra son una serie impresa de barras y espacios entre
ellas, que forman una estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos
que representan cierta información. Esta tecnología permite alta precisión y
velocidad en la captura de data. En almacenes, facilita la consignación de entrada
y salida de materiales y la toma física de inventarios. (Fernández, 2008)

Catalogación

Según la (FIAEP, 2014), es el inventario de todos los artículos existentes

sin omitir alguno. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los
artículos proporcionando una idea general del inventario.

Simplificación

Es la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una

misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se
recomienda la simplificación ya que favorece la normalización. (FIAEP, 2014).

Especificación

Explica la (FIAEP, 2014), que la simplificación es la descripción detallada de

un artículo, tal como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuanto mayor sea
la especificación, se contará con más información sobre el artículo y menos dudas
con respecto a su composición y características. La especificación facilita las
compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material
que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material.

Normalización

19
 Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los
materiales. (FIAEP, 2014).

Inventarios en exceso
Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de
inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de
materiales para la venta o la manufactura, lo que tiene como consecuencia
principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos, lo
que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen.
(Rodas, 2004)

Inventario insuficiente

Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no sólo

perdemos la venta sino que también podemos perder al cliente. El negar
productos demerita sobremanera la concepción que el cliente tiene del negocio. El
no contar con cierto producto provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya
que la competencia es cada vez más agresiva. (Rodas, 2004)

Movimiento de inventarios

El movimiento de inventarios es el proceso que estos siguen desde su

llegada a los almacenes hasta su despacho. (FIAEP, 2014)

Almacenen

Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar toda

clase de materiales y/o artículos. La palabra Almacén proviene de Almagacen,
vocablo árabe que significa "Tesoro", por tal significación se identifica el almacén y
sus mercancías como un tesoro muy valioso, apreciado que se debe guardar,
custodiar y cuidar para el futuro. (FIAEP, 2014)

20