ACCESS

Que es una base de datos?

Una base de datos es una colección de información relacionada a un tema o propósito
particular. Por ejemplo, los registros de los empleados, una colección de fotos en un álbum,
una lista de nombres de clientes en una agenda, etc., constituyen una base de datos.
Una base de datos relacional es aquella que puede crear relaciones entre campos similares
que contengan información común en distintas tablas.

CREACION DE UNA BASE DE DATOS

1. Al iniciar Microsoft Access para Windows XP automáticamente muestra un Panel
de Tareas por grupos, dirijase al grupo de tareas Nuevo y dentro de el escoja Base
de datos en blanco.
2. A continuación aparece una ventana con el titulo Archivo nueva base de datos,
ingrese un nombre a su base de datos: Gestion. En Guardar en se encuentra la
carpeta en la cual se alojara el archivo a crear.
3. Seguidamente clic en Crear.

CREACION DE TABLAS
Cuando se crea una tabla, esta es un contenedor de datos vacío esperando a ser llenado.
Para crear una tabla realice alguna de las siguientes operaciones:
1. En la ventana de la base de datos Gestion asegurese que en el panel de tareas este
seleccionado la tarea Tablas y dentro de el la opción Crear una tabla en vista
diseño.

2. De un clic en el botón Diseño en la barra de herramientas de la ventana de base de

datos.
3. Agregue los nombres para sus campos, sus respectivos tipos y tamaños.

4. Seleccione el campo que será su campo clave y luego en la barra de herramientas

del Microsoft Access de un clic en el botón Clave principal (puede establecer
múltiples claves principales con la tecla <CTRL> + 1 clic). En este caso escoja el
campo CodAlumno

5. Para grabar su tabla de un clic en el botón Guardar de la barra de herramientas del

Microsoft Access.

6. Ingrese el nombre de la tabla: “Alumno” y a continuación clic en Aceptar.

7. Repita los pasos para crear las otras tablas “Cursos” , “Notas”, “Profesor” y
“Carga”.
BASE DE DATOS: GESTION.MDB

Tabla: Alumno Tabla: Curso

Campos Tipo Tamaño Campos Tipo Tamaño
CodAlumno Texto 4 CodCurso Texto 4
Apellidos Texto 40 Descripcion Texto 50
Nombres Texto 30 Ciclo Texto 2
Especialidad Texto 30 NHoras Numero Entero
FechaNac Fecha/Hora
Direccion Texto 50

Tabla: Notas Tabla: Profesor

Campos Tipo Tamaño Campos Tipo Tamaño
CodAlumno Texto 4 CodProfesor Texto 4
CodCurso Texto 4 Apellidos Texto 40
N1 Numero Entero Nombres Texto 30
N2 Numero Entero Especialidad Texto 40
N3 Numero Entero Direccion Texto 50
N4 Numero Entero Telefono Texto 8
PROM Numero Simple

Tabla: Carga
Campos Tipo Tamaño
Codprofesor Texto 4
CodCurso Texto 4

NOTA: Relacionar las tablas respectivamente.

ALUMNO NOTAS

CURSO

CARGA PROFESOR
Ingresar los siguientes registros por cada tabla:

Tabla: ALUMNO
A001 MEZA TORRES JOSE MANUEL ELECTRONICA 12/08/86 LINCE
A002 PEREZ DIAZ CARLOS ALFREDO MECANICA 24/10/84 COMAS
A003 ZELA LOPEZ MANUEL OSCAR MECANICA 13/11/85 SURCO
A004 VELEZ TINOCO PEDRO ALBERTO MECANICA 05/10/86 COMAS
A005 RUIZ MORALES JOSE LUIS ELECTRONICA 08/09/84 BREÑA
A006 CORREA PEREZ LUIS JULIO ELECTRONICA 12/07/84 LINCE
A007 LOPEZ VIDAL SAUL ROBERTO MECANICA 15/04/84 COMAS
A008 PIEDRA TORRES NILO MANUEL ELECTRONICA 09/12/85 ATE
A009 RUIZ CASADO MARIA NOELIA MECANICA 17/09/84 COMAS
A010 DIAZ CORA NORMA ROSA ELECTRONICA 12/10/84 LINCE

Tabla: CURSO
C001 MATEMATICA I 1 7
C002 ELECTROTECNIA I 1 5
C003 REDACCION INFORMES 1 2
C004 PROGRAMACION DIGITAL II 2 2
C005 MATEMATICA II 2 6
C006 FISICA II 2 7
C007 ESTADISTICA Y PROBABILIDADES 4 4
C008 ORIENTACION DEL ESTUDIANTE 2 1
C009 INVESTIGACION OPERATIVA 8 4
C010 ADMINISTRACION DE PROYECTOS 12 10

Tabla: PROFESOR
P001 CARO RUIZ JOSE MANUEL LIC. FISICA SURCO 553-4518
P002 POZO VILCHEZ HUGO FIDEL ING. QUIMICO LINCE 497-2345
P003 AVALOS LOPEZ JOSE LUIS ING. MECANICO COMAS 345-6587
P004 TORRES PEREZ ALONSO PABLO ING. MECANICO BREÑA 235-7845
P005 LOPEZ LAJOS CARLO OSCAR ING. QUIMICO ATE 356-7845

Tabla: NOTAS Tabla: CARGA

A003 C004 12 15 10 11 P002 C004
A003 C005 14 10 11 14 P002 C005
A003 C006 10 08 05 16 P003 C003
A003 C007 11 10 15 12 P003 C006
A002 C001 15 10 12 14 P004 C010
A002 C004 12 14 11 12 P005 C004
A004 C007 11 10 14 13 P006 C007
A005 C009 14 10 12 15
A005 C010 11 08 10 14
A007 C004 15 12 13 15
A007 C005 12 10 14 16
 TIPOS DE DATOS

Puede usar la propiedad Tipo de Datos para especificar el tipo de datos almacenado en
un campo de una tabla. Cada campo solo puede contener datos de un tipo
VALOR TIPO DE DATOS TAMAÑO
Texto Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 caracteres o la longitud
(Predeterminado) números, así como números que no que indique la propiedad Tamaño
requieran cálculos, como los números del campo (el menor de los dos
de teléfono, nombres y direcciones valores). Microsoft Access no
reserva espacio para la parte que
no se utiliza de un campo de
texto
Memo Texto extenso, o combinación extensa Hasta 65,535 caracteres. (Si el
de texto y número. campo se manipula a través de
DAO y sólo se va a almacenar en
el texto y números [no datos
binarios], el tamaño esta limitado
por el de la base de datos).
Numérico Datos numéricos utilizados en Tamaño del campo 1, 2, 4 u 8
cálculos matemáticos. bytes (16 bytes si el valor de la
propiedad Tamaño del campo es
Id. de réplica).
Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años 8 bytes
del 100 al 9999.
Moneda Valores de moneda y datos numéricos La precisión es de hasta 15
utilizados en cálculos matemáticos en dígitos a la izquierda del
los que estén implicados datos que separador decimal y hasta 4
contengan entre uno y cuatro dígitos a la derecha del mismo. 8
decimales. bytes
Autonumérico Número secuencial (incrementado de 4 bytes (16 bytes si el valor de la
uno a uno) único, o número aleatorio propiedad Tamaño del campo es
que Microsoft Access asigna cada vez Id. la réplica).
que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumérico no
se pueden actualizar
Sí/No Valores Sí y No, y campos que 1 bit
contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado
Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja Hasta 1 gigabyte (limitado por el
de cálculo de Microsoft Excel, un espacio disponible en disco)
documento de Microsoft Word,
gráficos, sonidos u otros datos
binarios) vinculado o incrustado en
una tabla de Microsoft Access
Propiedades:
Modifique las siguientes propiedades para el campo Especialidad de la tabla Alumno

Ficha [General]
Tamaño de campo: Byte (Solo recibirá 1 Mecánica o 2 para Electrónica)
Formato: (Cambia la forma de ingresar un dato numérico)
Mascara de Entrada: Agrega caracteres por defecto al momento de ingresar la
información de un campo Numérico o texto.
Por ejemplo para el campo Teléfono ingrese: (999-9999999)
el numero telefónico se mostrará: (875-5874154)
Para un campo de tipo Fecha ingrese: 99/99/99, ya no será
necesario ingresar el símbolo ”/” en vista hoja de datos.
Titulo: Puede agregar un titulo o Etiqueta el cual se mostrará cuando
agregue este campo a un formulario.
Valor predeterminado: Valor inicial que asume el campo cuando se agrega un
registro en blanco por ejemplo puede 1, para que la
especialidad sea Mecánica.
Si el campo fuera de tipo fecha podría asignarle un valor de
tipo fecha como por ejemplo: #10/04/97#
Asignarle la fecha actual: = Ahora( )
Regla de validación: Se utiliza para validar el valor que ingresará a un campo por
ejemplo:
 Si un campo Cantidad tipo numérico tiene que ser mayor
que 500
Escriba: > 500
 Si la cantidad tiene que estar entre 600 y 900
Escriba: >= 600 y <= 900
 Si es un campo Fecha de Ingreso de tipo Fecha, la cual
tiene que ser mayor a la fecha actual.
Escriba: >= Ahora( )
Texto de Validación: Cuando el usuario ingrese un valor no permitido por la
validación se mostrara el mensaje que Ud. escriba aquí.
Requerido: Si es o no obligatorio el ingreso de un valor a este campo.
Ficha [Búsqueda]
Esta ficha te permite cambiar el control de ingreso por defecto cuadro de texto y
colocarle por ejemplo un “Cuadro de Lista” o “Cuadro Combinado”

Mostrar Control: Cuadro de Texto

Puede seleccionar en la lista “Cuadro Combinado” o
“Cuadro de Lista”

Cuadro Combinado

Seleccione: Cuadro combinado

Tipo origen de la fila: Seleccione una de las opciones de la lista:
Tabla/Consulta. Los elementos de la lista provienen de una
tabla creada previamente.
Lista de Valores. Los elementos de lista son ingresados
manualmente separados por “;” por ejemplo:
1; Mec.Mantenimiento; 2; Electrónica
Seleccione: Lista de valores
Origen de la fila: Si selecciono Tabla/Consulta, debe seleccionar de la lista la
tabla de donde proviene los datos.
Si selecciono Lista de Valores, ingrese los valores de la lista
separados por “;”
Escriba: 1; Mec.Mantenimiento; 2; Electrónica
Columna Dependiente: Que numero de columna de la lista contiene el valor que se
guardara en el campo. Por ejemplo: 1 Cuando el usuario
seleccione por ejemplo Electrónica, en el campo Especialidad
se guardara el Nº 2 por que esta en la primera columna.
Escriba: 1
Numero de columnas: Numero de columnas en el cuadro combinado: 2
Ancho de columnas: El ancho de cada columna: 1º Col; 2º Col; 3º Col
Escriba: 0.5; 2 [ENTER]
Ancho de la lista: El ancho de la lista
Escriba: 3.5 cm
Limitar Lista: Si (El usuario solo puede escoger los elementos de la lista)

Nota: Si Access muestra un mensaje de error esto quiere decir el separador de

decimales no es el punto, sino la coma o viceversa.
TAREA:
 Modificar la propiedad de Búsqueda para los campos CodProfesor y CodCurso de
la tabla Carga
 Abrir la tabla Carga, en Vista Diseño
Por ejemplo seleccione el campo Comprofesor de la tabla Carga
Ficha Búsqueda
Mostrar control: Cuadro combinado
Tipo Origen de la fila: Tabla/Consulta
Origen de la fila: Seleccione la tabla: Profesor
Columna dependiente: 1
Numero de columnas: 2
Ancho de columna: 1 cm; 2 cm
Ancho de la lista: 8 cm
 Cambie a Vista Hoja de Datos
 Se deberá mostrar una lista:

 Repita el proceso con el campo CodCurso de la tabla Carga, pero seleccione como
origen de la fila a la tabla Curso.
 RELACIONES
Una vez dividida la información en tablas, se necesita una forma de indicar a Microsoft
Access como se debe recuperar conjuntamente dicha información de forma
significativa. Al definir las relaciones entre las tablas de Microsoft Access se utilizara
dichas relaciones para encontrar información asociada entre si pero almacenada en
diferentes tablas.
El establecimiento de las relaciones entre tablas permite:
1. Creación de Consultas de múltiples tablas
2. Presentar los registros en Subformularios
3. Hacer uso de las reglas de Integridad Referencial.

Para crear la relación, primero debe abrir la ventana de relaciones y agregar las tablas o
consultas con las que desea relacionarla. Después debe definir la relación propiamente
dicha.
En la ventana de la base de datos, elija Relaciones en el menú Herramientas (o en la
barra de herramientas, realizar un clic en el botón Relaciones)

Si ya ha presentado o editado relaciones con anterioridad, la ventana Relaciones

aparecerá tal como lo guardo la última vez. Si es la primera vez que edita las relaciones
en esta base de datos, la ventana estará vacía y Microsoft Access mostrara la ventana
Mostrar tabla.
En el cuadro Tabla/consulta seleccione el objeto para el que desea crear una relación y
luego elija Agregar. Elija las tablas “Alumno”, “Curso” y “Notas”
CREAR UNA RELACION
Arrastre el campo que desea relacionar hacia el campo coincidente de la otra tabla.
Microsoft Access mostrara el cuadro e dialogo Relaciones. Compruebe los nombres de
los campos mostrados en las dos columnas y editar en caso necesario. De clic en Crear

EDITAR UNA RELACION

1. En el menú Herramientas, elija Relaciones
2. Realizar doble clic en la línea perteneciente a la relación que desea editar. Microsoft
Access mostrara el cuadro de dialogo Modificar Relaciones
3. Establezca las opciones de relación.
ELIMINAR UNA RELACION
1. En el menú Herramientas elija Relaciones
2. Realizar un clic en la línea perteneciente a la relación que desee eliminar.
3. Presionar SUPR o menú Edición, elija Eliminar

TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS

Existen tres tipos de relaciones entre tablas:
Relaciones Uno a Varios
Es la relación mas utilizada, ocurre cuando un registro de la tabla principal puede
asociarse a varios registros de la tabla relacionada (el valor de la clave principal aparece
varias veces en la tabla relacionada)
Relaciones Uno a Uno
Esta relación ocurre cuando cada registro de la tabla principal solo puede asociarse a un
registro de la tabla relacionada. En muchos casos, los campos coincidentes de ambos
extremos de la relación son una clave principal o disponen de un índice único.
Relaciones de Varios a Varios
Esta relación ocurre cuando un registro de la tabla principal puede tener más de un
registro coincidente en la tabla relacionada y viceversa. Este tipo de relación requiere
cambiar de diseño de la base de datos antes de especificar correctamente la relación a
Microsoft Access.
 VISTA HOJA DE DATOS

En esta vista podemos comenzar a escribir los datos directamente únicamente dando un
clic en el campo o línea de registro donde deseemos insertar información.

AGREGAR UN NUEVO REGISTRO

Menú – Insertar – Nuevo registro ó <CTRL> + <+>
También puede dar clic en la barra de herramientas de Microsoft Access
Para desplazarse en la tabla utilice la barra de desplazamiento

EDICION DE REGISTROS
De un clic sobre el campo que desea editar o presione la tecla de función <F2>

SELECCION DE REGISTROS
Para seleccionar un registro:
Menú – Edición – Seleccionar registro
Para seleccionar todos los registros:
Menú – Edición – Seleccionar todos los registros

ELIMINAR REGISTRO
Seleccionar el / los registro(s) y a continuación:
Menú – Edición – Eliminar ó <SUPR>
También puede dar un clic en el botón de la barra de herramientas de Microsoft
Access

ORDENAR LOS DATOS

De un clic en el campo que se quiere ordenar y a continuación:
Menú – Registros – Ordenar – Orden Ascendente (Orden Descendente)
O también un clic en el botón (ascendente) (descendente)

INMOVILIZAR COLUMNAS
Seleccionar columnas
Menú – Formato – Inmovilizar columnas

LIBERAR COLUMNAS
Menú – Formato – Liberar todas las columnas

BUSCAR / REEMPLAZAR
Ubicarse en el campo que se va a utilizar para realizar la búsqueda:
Menú – Edición – Buscar … ó <CTRL> + <B>

Ubicarse en el campo que se va a utilizar para realizar el reemplazo:

Menú – Edición – Reemplazar … ó <CTRL> + <L>
OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS
Seleccione la o las columnas que desea ocultar y luego:
Menú – Formato – Ocultar columnas
Para mostrar las columnas ocultas:
Menú – Formato – Mostrar columnas …

Marque las casillas de las columnas que nuevamente desea volver a mostrar.
 FILTROS

Otra forma de condicionar la visualización de registros en una Tabla o Consulta es

empleando filtros, la única diferencia es que al emplear filtros, estos no se almacenan
como parte de la consulta, como lo realiza en la etapa de diseño de una consulta sobre la
fila “Criterios:”.

Filtros por Selección: El filtro por selección se utiliza para mostrar en pantalla sólo la
información de la celda seleccionada:

1. Por ejemplo abra la Tabla: Alumnos

2. Cambie al Modo “Vista hoja de Datos”
3. Coloque el cursor sobre el campo: “Apellidos”
4. Luego haga clic en el botón “Filtro por selección” o elija del Menú -
Registros, la opción Filtro – Filtro por selección.
5. Observara que sólo se muestra los alumnos con el apellido seleccionado.
6. Para quitar el filtro haga clic en el botón: “Quitar filtro”

Filtros por Formulario: Este tipo de filtro nos permite colocar más de una condición
para el filtrado

1. Con la misma consulta, quite el filtro anterior

2. En el modo: “Vista Hoja de Datos”.
3. Coloque el cursor sobre el campo: Nombres
4. Haga clic al botón “Filtro por formulario” o elija del Menú - Registros, la
opción Filtro – Filtro por formulario
5. Se le mostrara una lista desplegable donde puede seleccionar el nombre de los
alumnos que desea visualizar, o también puede mostrar mas registros con
nombres diferentes escribiendo lo siguiente en el campo Nombres: “CARLOS”
O “JUAN” O “ALBERTO”. También en el campo Apellidos puede escribir:
COMO “T*” O COMO “J*”. En el campo Especialidad: Entre 1 Y 2 o puede
escribir > 2
6. Luego haga clic en el botón Aplicar filtro o elija del Menú – Filtro, la opción
Aplicar filtro u ordenar
7. Para quitar el filtro haga clic en el botón: “Quitar filtro”

Filtro Excluyendo la Selección: Este tipo de filtro nos permite mostrar la información
excluyendo aquella que esta en ese momento seleccionada
1. Con la misma consulta, quite el filtro anterior
2. En el modo: “Vista Hoja de Datos”.
3. Coloque el cursor sobre el campo: Nombres
4. Seleccione un nombre de la columna Nombres
5. Elija del Menú - Registros, la opción Filtro – Filtro excluyendo la selección
6. Para quitar el filtro haga clic en el botón: “Quitar filtro”.
 CONSULTAS

Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras.
También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes. Esto
quiere decir que podemos crear formularios con los datos de una consulta.

Esta consulta obtiene el apellido y el nombre del Alumno, y la descripción del Curso.

CREACION DE UNA CONSULTA

1. Haga clic en la Tarea Consultas
2. Luego seleccione la operación Crear una consulta en vista Diseño
3. De un clic en el botón Diseño de la barra de herramientas de la Base de Datos
4. Seguidamente se le mostrara el recuadro Mostrar tabla
5. Seleccione la tabla que desea colocar en la consulta, luego haga clic en el botón
Agregar.
6. Puede seleccionar más de una tabla en la consulta, repitiendo el proceso con otras
tablas.
7. Seleccione “Alumnos” , “Cursos” y “Notas”, luego haga clic al botón Cerrar.
8. Una vez establecida las relaciones entre las tablas tendrá que colocar en la consulta
los campos que serán mostrados en esta.
 Puede proceder de dos maneras:
 En la parte inferior de la ventana, haga clic en la lista de campos y seleccione el
campo que será mostrado en la consulta.
 De la tabla que desea mostrar el campo en la consulta de un clic con el botón
izquierdo y luego arrástrelo y déjelo caer sobre la fila campo que se encuentra
en la parte inferior. O también de doble clic sobre el campo que desea visualizar

Para el ejemplo mostraremos la siguiente consulta:

CodAlumno Apellidos Nombres Descripcion PROM: ([N1]+[N2]+[N3]+[N4])/4

Alumno Alumno Alumno Curso

No se olvide de marcar la casilla de la fila Mostrar

9. Ejecutar la consulta Menú – Consulta – Ejecutar o haga clic en el botón

10. Para grabar la consulta, seleccione Menú – Archivo – Guardar o haga clic en el

botón
11. Escriba el nombre de la consulta, luego Aceptar
CRITERIOS MULTIPLES:

 Un campo usando “O”

Mostrará los registros cuyos
Apellidos comienzan:
Como “T*”
O: Como “M*”

 Un campo usando “Y”

Muestra los registros cuyos
Apellidos comienza con TORRES
y tenga incluido LOPEZ:
Como “TORRES*” Y Como
“*LOPEZ*”

 Dos campos usando “O”

Muestra los registros que la primera
letra del apellido del alumno
comienza de la “A” a la “O” o el
nombre del alumno sea igual a
“ANTONIO”

 Dos campos usando “Y”

Muestra los registros que el
apellido del alumno
comienza con “TORRES” y
el nombre del curso es igual
a “MATEMATICA I”:
Como “TORRES*”
“MATEMATICA I”
 OPERADORES EN ACCESS

A) ARITMETICOS B) RELACIONALES
Suma + Mayor >
Resta - Menor <
Producto * Mayor Igual >=
División / \ (enteros) Menor Igual <=
Potencia ^ Diferente <>
Residuo MÓD Igual =
Concatenación &
C) LOGICOS D) CONSTANTES
Y Lógico Y FALSO
O Lógico O NULO
Negación NEGADO VERDADERO
EN ( IN )
ENTRE (BETWEEN)
COMO (LIKE)
Ejemplo:
 > 50 Y < 100 * >= 65
 ENTRE 50 Y 100 * FechaFin > FechaInicio
 ENTRE 1 Y 6 * <> 0
 IN (“Toledo”, “Ávila”, “Segovia”) * Como “A????”
 COMO “C*” O COMO “J*” * < 100
 COMO “*M*” * < 5 O > 10
 COMO “SMITH* “ * MES(FECHA( )) = 3
 COMO “A????” * AÑO(FECHA( )) = 2005
 >= # 15/10/96 # Y < # 10/5/97 # * >= AHORA( )
 < FECHA( )
 “CHICAGO” O “NUEVA YORK” O “SAN FRANCISCO”

FUNCIONES EN ACCESS
 IZQ([campo], NCAR) (*Similar al LEFT del Visual Basic*)
 DER([campo], NCAR) (*Similar al RIGHT del Visual Basic*)
 MEDIO([campo], POSINI, NCAR) (*Similar al MID del Visual Basic*)
 MAYUS([campo]) (*Similar al UCASE del Visual Basic*)
 MINUS([campo]) (*Similar al LCASE del Visual Basic*)
 LONGITUD([campo]) (*Similar al LEN del Visual Basic*)
 FECHA( ) (*Similar al DATE del Visual Basic *)
 AÑO(ExprFecha) (*Similar al YEAR del Visual Basic*)
 DÍA(ExprFecha) (*Similar al DAY del Visual Basic*)
 MES(ExprFecha) (*Similar al MONTH del Visual Basic)
 DÍASEMANA(ExprFecha) (*Similar al WEEKDAY del V.Basic*)
 AHORA( ) (*Similar al TIME del Visual Basic *)
 MINUTO(ExprTiempo) (*Similar al MINUTE del Visual Basic)
 SEGUNDO(ExprTiempo) (*Similar al SECOND del Visual Basic)
 HORA(ExprTiempo) (*Similar al HOUR del Visual Basic*)
FORMATO
Usado para personalizar la forma en que los números, las fechas y el texto se muestran
o imprimen
Ejemplo:
> Convertir todos los caracteres a mayúsculas
< Convertir todos los caracteres a minúsculas
@ Se necesita un carácter de texto
& No necesita un carácter de texto
, (coma) Separador decimal
. (punto) Separador de miles
0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un digito o 0
# Marcador de posición de dígitos. Muestra un digito o nada
% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje

Fechas:
Fecha General 3/4/99, 05:34:00 PM
Fecha Larga Sábado, 3 de Abril de 2005
Fecha Mediana 3 – Abr – 99
Fecha Corta 3/4/99
Hora Larga 5:34:23 PM
Hora Corta 17:34

MASCARA DE ENTRADA
Un modelo para todos los datos introducidos en un campo
Tenemos:
0 Debe introducir un digito
9 Debe introducir un digito o un espacio en blanco
# Debe introducirse un digito o un espacio en blanco o el signo de (+) o ( - )
L Debe introducir una letra
? Puede introducir una letra
A Debe ser introducido una letra o un digito
a Debe ser introducido una letra o un digito
& Debe ser introducido un carácter o un espacio en blanco
C Debe ser introducido un carácter o un espacio en blanco
. Separador de decimales
, Separador de miles
: - / Separador de fecha y hora
< Todos los caracteres a minúsculas
> Todos los caracteres a mayúsculas

Ejemplo:
999-9999 El dato de entrada será: 481-9425
AAA-AAAA El dato de entrada será: 555-TELE
#999 El dato de entrada será: -20
>L????L?000L0 El dato de entrada será: GREENGR339M4
>L<???? El dato de entrada será: María
>LL00000-0000 El dato de entrada será: DB51392-0493
 TIPOS DE CONSULTAS
Las consultas que se pueden generar sobre los datos almacenados en sus Tablas son de
varios tipos. A continuación se describen brevemente estos tipos:

Consultas de Selección: Plantean preguntas acerca de los datos almacenados en sus

Tablas y devuelven una Hoja de Respuestas Dinámicas que contiene los resultados de la
Consulta, sin cambiar los datos originales.

Consultas de Acciones: Cambian o mueven los datos. Las consultas de datos

Añadidos, de Eliminación, de Creación de Tabla y de Actualización son consultas de
Acciones.

Consultas de Referencias Cruzadas: Calculan los totales de resumen en base de los

valores para cada fila y columna.

Consulta de Parámetros: Amplían la flexibilidad de los otros tipos de consultas

solicitando se introduzcan otros criterios cada vez que se ejecuta la consulta.

Consultas SQL: Este tipo de Consultas solo pueden crearse utilizando el lenguaje SQL
(STRUCTURE QUERY LANGUAGE) estando en el modo de presentación SQL. Las
consultas de Unión, de Paso a través y Definición de Datos son de este tipo.
EJERCICIOS DE CONSULTAS DE SELECCION
 Agregue las tablas Alumno, Curso, Notas
 Seleccione los campos que requiera para el diseño de la consulta, los cuales podrían
ser:
Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos Alumno.Nombres
Alumno.Especialidad Alumno.FechaNac Curso.CodCurso
Curso.Descripcion Curso.Ciclo Curso.NHoras
Notas.N1 Notas.N2 Notas.N3
Notas.N4 Notas.Prom

Diseñe Consultas señalando las condiciones siguientes:

1. Alumnos cuyo año de nacimiento haya sido el año 1986
Año([FechaNac]) = 1986
2. Alumnos cuya edad sea de 19 años
Año(Fecha( )) – Año([FechaNac]) = 19
3. Alumnos que hayan nacido un Martes 13
DíaSemana([FechaNac]) = 3 Y Día([FechaNac]) = 13
4. Alumnos cuyos nombres comiencen por las letras “JU”
Nombres: COMO “JU*”
5. Alumnos cuyos apellidos sean entre las letras A y K
Apellidos: < “L”
6. Alumnos cuyas edades estén entre los 18 y 20 años
(Año(Fecha( )) – Año([FechaNac]) >= 18) Y
(Año(Fecha( )) – Año([FechaNac]) <= 20)
7. Alumnos cuyos apellidos comiencen con la “M” y especialidad sea ELECTRONICA
Apellidos: COMO “M*” Especialidad: COMO “E*”
8. Alumnos cuyo código termina en 8
CodAlumno: MEDIO([CodAlumno], 4, 1) = “8”
9. Alumnos que hayan nacido en el mes de Mayo o Agosto
FechaNac: Mes([FechaNac]) = 5 O Mes([FechaNac]) = 8
10. Alumnos cuya inicial del nombre sea “C” y del apellido sea “T”
Nombres: COMO “C*” Apellidos: COMO “T*”
11. Alumnos cuyos apellidos sean “GARCIA” o “PEREZ”
Apellidos: COMO “GARCIA*” O COMO “PEREZ*”
12. Alumnos cuyo promedio sea mayor a 10.5
Prom: > 10.5
13. Alumnos cuyo promedio sea 14
Prom: 14
14. Alumnos cuyo promedio este entre 12 y 15
Prom: Entre 12 Y 15
15. Alumnos con un promedio descendente
Fila Orden: Descendente
16. Alumnos que van al Sustitutorio
Prom: >= 7 Y < 10.5
17. Mostrar los cursos del 2do. Ciclo
Ciclo: 2
 CONSULTAS DE TOTALES
Permite agrupar los datos en totales
Menú – Ver – Totales o clic en el botón

Funciones de Totales
Suma Calcula la suma de todos los valores de este campo en grupo
Promedio Calcula la media aritmética de este campo en cada grupo
Min El mínimo valor.
En Números, el valor más pequeño.
En Texto el valor más pequeño
Max El máximo valor
Cuenta Número de filas en el campo especificado, no toma en cuenta valores nulos.
Cuenta(*) Toma en cuenta valores nulos.
DesVest Desviación típica
Var Varianza
Primero El primer valor de este campo
Ultimo El ultimo valor de este campo
Donde Permite realizar filtrado de grupo, la fila Mostrar debe estar desmarcado

Base de Datos: VENTAS.MDB

Tabla: CLIENTES Tabla: ARTICULOS
ClieCod Texto 3 ArtCod Texto 3
ClieApe Texto 40 ArtDes Texto 50
ClieNom Texto 30 ArtStk Numero Entero
ClieDir Texto 50 ArtPre Numero Simple
ClieTfn texto 8

Tabla: FACTURAS Tabla: DETALLES

NumFac Texto 4 NumFac Texto 4
FecVen Fecha/Hora ArtCod Texto 3
ClieCod Texto 3 Cant Numero Entero
SubTot Numero Simple PreUni Numero Simple
Igv Numero Simple

Ejemplo1 Ejemplo2
Campo ArtCod ArtCod Campo ArtCod ArtCod
Tabla Detalles Detalles Tabla Detalles Detalles
Total Agrupar por Cuenta Total Cuenta Donde
Orden Orden
Mostrar V V Mostrar V
Criterios Criterios “A01”
O O
Ejemplo3
Campo ArtCod Cant Total Precio: Promedio Total:
Suma([Cant]*[PreUni]) Promedio([Cant]*[PreUni])
Tabla Detalles Detalles
Total Agrupar por Max Expresión Expresión
Orden
Mostrar V V V V
Criterios > 1000
O

Ejemplo4
Campo ClieCod ClieApe ClieNom NumFac FecVen Monto: Comision 8%:
[Cant]*[PreUni] [Monto]*0.08
Tabla Clientes Clientes Clientes Facturas Facturas
Total Agrupar Agrupar Agrupar Agrupar Agrupar Suma Expresión
por por por por por
Orden
Mostrar V V V V V V V
Criterios
O

Ejemplo5
Campo ClieCod ClieApe ClieNom Monto: Igv 18%: Total Neto:
[Cant]*[PreUni] [Monto]*0.18 [Monto]+[Igv
18%]
Tabla Clientes Clientes Clientes
Total Agrupar por Agrupar por Agrupar por Suma Expresión Expresión
Orden
Mostrar V V V V V V
Criterios
O
CONSULTAS DE ACTUALIZACION
1. Ir a la ficha Consultas
2. Crear una nueva consulta en Vista Diseño
3. Agregar las tablas que son necesarias para la consulta
4. Agregar los campos que va a actualizar
5. En la barra de menús del Access seleccione Menú – Consulta – Consulta de
Actualización
6. En la fila Actualizar a ingrese el criterio para actualizar sus campos.
7. Ejecute la consulta

8. Grabar la consulta

TAREA
1. Crear la siguiente Base de Datos: LABORATORIO
2. Crear las siguientes tablas
Tabla: EMPLEADOS Tabla: PRODUCTO
CodEmpleado Texto 3 CodProducto Texto 3
Apellidos Texto 40 CodCategoria Texto 3
Nombres Texto 30 Descripcion Texto 50
SueldoBruto Numerico Simple Cantidad Numerico Entero
AFP Numerico Simple Precio Numerico Simple
SueldoNeto Numerico Simple Total Numerico Simple

Tabla: CATEGORIA
CodCategoria Texto 3
Descripción Texto 50

3. Relacionar las tablas PRODUCTO y CATEGORIA

4. Ingresar los siguientes datos a las tablas:
Tabla: EMPLEADOS Tabla: CATEGORIA
E01 TORRES JUAN 800 C01 BEBIDAS
E02 MEZA ALBERTO 900 C02 CHOCOLATES
E03 PEREDA RAUL 1000
E04 LOPEZ OSCAR 750
E05 MIRANDA LUIS 800

Tabla: PRODUCTO
P01 C01 KOLA REAL 600 15 18
P02 C01 PEPSI COLA 500 20 19
P03 C01 COCA COLA 500 30 20
P04 C02 WINTERS 250 10 5
P05 C02 D’NOFRIO 250 15 7
P06 C02 PRINCESA 300 10 6
5. Crear la siguiente Consulta de Actualización Nro. 01:
 Agregar la tabla: PRODUCTO de la Base de Datos LABORATORIO
 Agregue el campo: Total
 Ir a Menú - Consulta – Consulta de Actualización
 En la fila Actualizar a del campo Total: [Cantidad] * [Precio]
 Ejecute la consulta
 Grabe la consulta: ConsTotal

6. Crear la siguiente Consulta de Actualización Nro. 02:

 Agregar la tabla: EMPLEADOS de la Base de Datos LABORATORIO
 Agregue los campos: AFP y SueldoNeto
 Ir a Menú - Consulta – Consulta de Actualización
 En la fila Actualizar a del campo AFP: [SueldoBruto] * 0.13
 En la fila Actualizar a del campo SueldoNeto: [SueldoBruto] – [AFP]
 Ejecute la consulta
 Grabe la consulta: ConsSueldo

7. Crear la siguiente Consulta de Actualización Nro. 03:

 Agregar la tabla: NOTAS de la Base de Datos GESTION
 Agregue el campo: PROM
 Ir a Menú - Consulta – Consulta de Actualización
 En la fila Actualizar a del campo PROM: ([N1]+ [N2]+ [N3]+ [N4])/4
 Ejecute la consulta
 Grabe la consulta: ConsPromedio
CONSULTAS DE CREACION DE TABLA
1. Ir a la ficha Consultas
2. Crear una nueva consulta en Vista Diseño
3. Agregar las tablas que son necesarias para la consulta
4. Agregar los campos que van a servir para crear la nueva tabla
5. En la barra de menús del Access seleccione Menú – Consulta – Consulta de
Creación de Tabla
6. Ingrese el nombre de la nueva tabla y después de clic en Aceptar
7. Ejecute la consulta
8.
9. Grabar la consulta

TAREA
1. Crear la siguiente Consulta de Creación de Tabla Nro. 01
 Agregar la tablas: PRODUCTO y CATEGORIA de la Base de Datos
LABORATORIO
 Agregue los campos: [PRODUCTO]![CODPRODUCTO]
[PRODUCTO]![DESCRIPCION]
[CATEGORIA]![DESCRIPCION]
 Ir a Menú - Consulta – Consulta de Creación de Tabla
 Escriba un nombre para la tabla: TBLPRODUCTOS
 Ejecute la consulta
 Grabe la consulta: ConsProductos
 Ir a la ficha tablas y verifique la existencia de la tabla

2. Crear la siguiente Consulta de Creación de Tabla Nro. 02

 Agregar la tablas: ALUMNO, NOTAS y CURSO de la Base de Datos
GESTION
 Agregue los campos: [ALUMNO]![CODALUMNO]
[ALUMNO]![APELLIDOS]
[ALUMNO]![NOMBRES]
[CURSO]![DESCRIPCION]
[NOTAS]![PROM]
 Ir a Menú - Consulta – Consulta de Creación de Tabla
 Escriba un nombre para la tabla: TBLPROMEDIO
 Ejecute la consulta
 Grabe la consulta: ConsNotas
 Ir a la ficha tablas y verifique la existencia de la tabla
 PROGRAMACION DIGITAL II

1. Construir la base de datos FINANCORP con las siguientes tablas y relacionarlas

por el campo Codigo.
Tabla: ARTEFACTOS Tabla: CREDITOS
Codigo Texto 2 Codigo Texto 2
Producto Texto 3 Bonifica Numero Simple
Cantidad Numero Simple Prestamo Numero Simple
Precio Numero Simple Adelanto Numero Simple
SubTotal Numero Simple Saldo Numero Simple
Ganancia Numero Simple Interes Numero Simple
Dscto Numero Simple Cuota Numero Simple
Neto Numero Simple Total Numero Simple
2. Llenar la tabla ARTEFACTOS y CREDITOS con los siguientes valores y
considerar los cálculos para sus siguientes campos:

Tabla: ARTEFACTOS Tabla: CREDITOS

CODIGO A1 A2 A3 A4 A5 CODIGO A1 A2 A3 A4 A5
PRODUCTO TV VHS DVD COC REF BONIFICA 15 % del SUBTOTAL
CANTIDAD 600 160 200 850 1200 PRESTAMO 4 veces el NETO
PRECIO 20 50 100 80 75 ADELANTO 25 % del SUBTOTAL
SUBTOTAL CANTIDAD * PRECIO SALDO 75 % del SUBTOTAL
GANANCIA 60 % del SUBTOTAL INTERES 25 % del PRESTAMO a 2 años
DSCTO 12 % del SUBTOTAL CUOTA SALDO + INTERES
NETO SUBTOTAL + GANANCIA – DSCTO TOTAL SALDO * 1.5
3. Construir las siguientes consultas en el orden como se presenta:
 Realizar una Consulta de Actualización para realizar todos los cálculos de las
tablas.
 Realizar una Consulta Simple con los campos: Codigo, Producto, SubTotal,
Ganancia, Neto, Adelanto y Cuota.
 Realizar una Consulta Simple Ordenada con los campos: Codigo, Cantidad,
SubTotal, Ganancia, Saldo y Total. Ordenar por el campo Cantidad.
 Realizar una Consulta Simple con Criterio con los campos: Codigo, Producto,
Dscto, Saldo, Interes y Total. Mostrar los registros con los Productos que
empiecen con la letra “T”.
 Realizar una Consulta de Creación de Tabla para crear la tabla RECIBOS.
Utilizar los campos: Codigo, Precio, SubTotal, Ganancia, Dscto, Neto, Saldo,
Interes y Total.
 Realizar una Consulta de Datos Anexados para pasar los datos de las tablas
ARTEFACTOS y CREDITOS a RECIBOS.
 Realizar una Consulta de Eliminación para eliminar los Precios menores a 80 de
la tabla RECIBOS.
 FORMULARIOS

Es un diseño que permite introducir, cambiar y ver los registros de una base de datos.
Al diseñar un formulario se especificara la manera en que se representan los datos,
posteriormente Access para WIN recupera los datos de la tabla y los presenta de
acuerdo a su diseño.
Para crear un formulario, realice alguna de las siguientes operaciones:
1. Abrir la Base de Datos
2. Damos un clic en el objeto Formulario y seguidamente escogemos la tarea Crear
un formulario en vista Diseño
3. Damos un clic en el botón Nuevo, el cual se encuentra la barra de herramientas del
Administrador de Base de Datos, luego de lo cual aparecerá la siguiente caja de
dialogo:

4. Para crear un formulario podemos utilizar el Asistente para formularios o

directamente crear un Formulario en blanco si se utiliza el modo Vista Diseño
(automáticamente se abrirá un formulario vacío en el modo diseño de formulario).
Si se inicia el Asistente para formularios aparecerá la siguiente caja de dialogo:
5. Seleccione los campos según la Tabla o Consulta deseada y agréguelos con las
herramientas descritas previamente como cualquier asistente. Presione Siguiente
para continuar con el proceso.
6. Seleccione la distribución deseada para el formulario. Presione Siguiente para
continuar con el proceso.

7. Determine el estilo que desea aplicar de la lista

8. Presione Siguiente para continuar con el proceso
9. Escriba el título que desea aplica a su formulario. Presione Finalizar para terminar
con el proceso. El resultado será algo similar a lo siguiente:

DISEÑO DE UN FORMULARIO
Una vez creado un formulario, se debe diseñar para completar o verificar todas sus
características. Para ver el formulario de esta forma, presione el botón Diseñar de base
de datos. Al hacerlo aparecerá una caja de dialogo similar a la siguiente:

Si al momento de crear el formulario no se utilizo el asistente, automáticamente Access

para WIN nos llevara a esta pantalla pero vacía
Los controles se pueden incluir en un formulario utilizando la barra de herramientas que
se activa al empezar el diseño de un nuevo formulario o también seleccionamos del
menú Ver el comando Cuadro de Herramientas.
Efectos sobre los controles
Los controles de un formulario se pueden seleccionar, cambiar de tamaño, mover y
manejar en presentación de diseño
Para colocar un control basta con dar un clic sobre este en el Cuadro de Herramientas
y trazarlo (dibujarlo) sobre la nueva posición en el formulario. Para cambiar de tamaño
un control, de un clic sobre el control, y en alguno de los puntos que aparecen alrededor
del control al ser seleccionado estírelo con el Mouse. Para eliminar un control,
selecciónelo y presione la tecla <Supr>.

AutoFormato
Para aplicar formatos predefinido a un formulario o informe tales como el mapa de bits
de fondo para formularios e informes y las fuentes para los controles. Para utilizar esta
opción realice las siguientes acciones:
Seleccionamos del menú Formato el comando Autoformato
Muestra la siguiente caja de dialogo:

Seleccione alguno de los Autoformatos previamente determinados y seleccione los

Atributos que desee aplicar.

Propiedades de un Formulario
Al establecer las propiedades del formulario y de los controles, podemos personalizarlo
de manera que tenga la apariencia y el comportamiento deseados. Para presentar las
propiedades de un control o de un formulario realice cualquiera de las siguientes
acciones:
Seleccionamos el objeto, luego del menú Ver el comando Propiedades o damos un clic
sobre este icono.
Al realizar cualquiera de estas opciones se muestra la siguiente caja de dialogo:

Si queremos enlazar el objeto con el campo de una tabla de un clic en el botón Origen
del control …

Ejecutar o abrir consulta Formulario

Una vez determinados todos los parámetros del formulario, para ejecutarlo o abrirlo, se
utiliza cualquiera de las siguientes opciones:
Seleccionamos del menú Ver el comando Vista Formulario o damos un clic sobre este
icono.

Grabe en cualquiera de los casos el diseño del formulario.

Modificar Controles

Agregar una Etiqueta y Editar texto de la etiqueta:

 Una etiqueta es un tipo de control que se puede agregar sobre un formulario para
mostrar algún tipo de información.
 Haga clic al botón “Etiquetas”
 Luego haga clic donde desea digitar la etiqueta
 Si desea pasar a otra línea presione <SHIFT> + <ENTER>
 Para terminar pulse [ENTER]

Para modificar el texto de una etiqueta, haga clic dentro del recuadro, hasta que le
muestre el cursor dentro de este, y modifique y pulse [ENTER]

Cuadro de Textos
 Haga clic sobre el control “Cuadro de Texto”
 Dibuje el recuadro, por ejemplo “ClieCod:”
 Haga clic con el botón derecho del Mouse sobre el recuadro de Texto
 Seleccione la opción: “Propiedades”
 En la lista “Origen del Control:” seleccione el campo con el cual se enlazara este
control
 También puede cambiar otras propiedades como el aspecto del botón, en la ficha
Formato.
 Para terminar cierre esta ventana, luego ejecute el formulario.

Creando un botón de Comando

El botón de comando nos permite ejecutar un comando, aplicación o cualquier tipo de
evento que contenga líneas de programación (Visual Basic), por ejemplo crearemos un
botón que nos permita Salir del Formulario.

Para crear un botón:

 Haga clic en el control “Botón de Comando”
 Dibuje el control sobre el formulario
 Haga clic con el botón derecho del Mouse sobre el botón, seleccione Propiedades
 Haga clic en la ficha [Eventos], esta ficha permite asignar un proceso dependiendo
de la acción, por ejemplo si se hace clic a este botón
 Coloque el cursor en la fila “Al Hacer Clic”
 Haga clic al botón “Generador” […]
 En la ventana “Elegir Generador”, seleccione “Generador de Macros”, luego
[Aceptar]
 Ingrese el “Nombre de la Macro”, por ejemplo “Salir”, luego [Aceptar]
 En la columna “Acción”, haga clic en la lista y busque “CERRAR”
 Cerrar la ventana de Macros, si le pregunta “Guardar”, seleccione [Si]
 Cerrar las ventanas, luego ejecute el formulario

Control Grupo de Opciones

 El control Grupo de Opciones puede contener:
 Botones de Opción
 Casillas de Verificación
 Botones Alternar

 Primero haga clic en el control Grupo de Opciones, luego dibujuelo sobre el

formulario
 Luego haga clic en cualquiera de los tres botones, luego clic dentro del control
Grupo de Opciones
 Enlazar el control con el campo Procedencia, clic derecho sobre el Marco del
control Grupo de Opciones
 Seleccione [Propiedades]
 Clic en la ficha [Datos]
 Seleccione el campo Procedencia, luego cerrar esta ventana
 Ejecutar el formulario, cambie a Vista Formulario
 LABORATORIO DE SUBFORMULARIOS Nro. 01

1. Crear una Consulta: ConsNotasAlumnos

 Agregue las tablas Alumno, Curso y Notas de la base de datos Gestion.MDB
 Seleccione los campos que requerira para el diseño de la Consulta, los cuales
podrian ser:
Notas.CodAlumno Notas.Codcurso Notas.N1 Notas.N2
Notas.N3 Notas.N4 Curso.Descripcion
Y un campo calculado:
PROMEDIO: ( [N1]+ [N2]+ [N3]+ [N4] ) / 4

2. Crear una Consulta: ConsAlumnos

 Agregue las tablas Alumno, Notas de la base de datos Gestion.MDB
 Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la Consulta, los cuales
podrían ser:
Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos Alumno.Nombres
Alumno.Especialidad

 Seleccione la línea de relación, de un clic derecho y elija Propiedades de

combinación, en ella seleccione la opción:
Incluir TODOS los registros de “NOTAS” y solo aquellos registros de
“ALUMNO” donde los campos combinados sean iguales.

3. Crear el Formulario: FrmNotasAlumnos

 Crear el formulario a partir de la consulta ConsNotasAlumnos
 Seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de Propiedades de
la ficha [Formato] modifique la propiedad:
 Etiquetado automático: No
/* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */
 Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos:
Notas.CodCurso, Curso.Descripcion, Notas.N1, Notas.N2, Notas.N3, Notas.N4 y
PROMEDIO de la Consulta: ConsNotasAlumnos
 Seleccione el formulario y modifique las propiedades:
Vista Predeterminada : Formularios Continuos
Barras de Desplazamiento : Solo Vertical
Botones de desplazamiento : No
 Ajuste el tamaño de la selección Detalle a una altura aproximada de 0.85 cm
Sección : Detalle
Propiedad Alto : 0.85 cm
 Seleccione la orden: Encabezado o pie de formulario
Menú – Ver – Encabezado o pie de formulario
 Ajuste la altura del Encabezado del formulario a: Alto: 1.099 cm
 Ajuste la altura del Pie del formulario a: Alto: 0.90 cm
 Utilice la herramienta Etiqueta para crear etiquetas en la sección Encabezado del
formulario y pie del formulario.

4. Crear el formulario: FrmAlumnos

 Crear el formulario FrmAlumnos a partir de la consulta ConsAlumnos
 Coloque los campos a traves de la herramienta Lista de Campos:
CodAlumno, Apellidos, Nombres, Especialidad
 Seleccionar la herramienta SubFormulario/SubInforme del Cuadro de
Herramientas y colocarlo sobre el formulario
 Seleccione el objeto SubFormulario/SubInforme y a través de la ventana de
propiedades:
Objeto origen : FrmNotasAlumnos
Vincular campos secundarios: CodAlumno [Tabla: Notas]
Vincular campos principales : CodAlumno [Tabla: Alumno]
Nota: CodAlumno, esta presente en la propiedad origen del registro de ambos
formularios
 LABORATORIO DE SUBFORMULARIOS Nro. 02

1. Crear una Consulta: ConsDetallesVentas

 Agregue las tablas Articulos, Facturas y Detalles de la base de datos
Ventas.MDB
 Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la Consulta, los cuales
podrian ser:
Facturas.NumFac Facturas.ClieCod Facturas.FecVen
Articulos.ArtDes Articulos.ArtPre Detalles.Cant
Detalles.PreUni
Y un campo calculado:
TOTAL: [Detalles]![Cant] * [Detalles]![PreUni]

2. Crear una Consulta: ConsClientesVentas

 Agregue las tablas Clientes, Facturas de la base de datos Ventas.MDB
 Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la Consulta, los cuales
podrían ser:
Clientes.CliCod Clientes.ClieNom Clientes.ClieApe
Clientes.ClieDir Clientes.ClieTfn

 Seleccione la línea de relación, de un clic derecho y elija Propiedades de

combinación, en ella seleccione la opción:
Incluir TODOS los registros de “FACTURAS” y solo aquellos registros de
“CLIENTES” donde los campos combinados sean iguales.

3. Crear el Formulario: FrmDetallesVentas

 Crear el formulario a partir de la consulta ConsDetallesVentas
 Seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de Propiedades de
la ficha [Formato] modifique la propiedad:
 Etiquetado automático: No
/* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */
 Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos:
NumFac, Fecven, ArtDes, Cant, PreUni y Total de la Consulta: ConsDetallesVentas
 Seleccione el formulario y modifique las propiedades:
Vista Predeterminada : Formularios Continuos
Barras de Desplazamiento : Solo Vertical
Botones de desplazamiento : No
 Ajuste el tamaño de la selección Detalle a una altura aproximada de 0.65 cm
Sección : Detalle
Propiedad Alto : 0.65 cm
 Seleccione la orden: Encabezado o pie de formulario
Menú – Ver – Encabezado o pie de formulario
 Ajuste la altura del Encabezado del formulario a: Alto: 1.099 cm
 Utilice la herramienta Etiqueta para crear etiquetas en la sección Encabezado del
formulario y pie del formulario.

 Agregue tres cuadros de texto en la sección Pie del formulario

En cuadro de Texto 1, Ventana Propiedades:
Origen del Control: =Suma([Total])
Formato : “S/.”#,##0.00

En cuadro de Texto 2, Ventana Propiedades:

Origen del Control: =Suma([Total] * 0.18)
Formato : “S/.”#,##0.00

En cuadro de Texto 3, Ventana Propiedades:

Origen del Control: =Suma([Total] * 1.18)
Formato : “S/.”#,##0.00

4. Crear el formulario: FrmClientesVentas

 Crear el formulario FrmClientesVentas a partir de la consulta
ConsClientesVentas
  Coloque los campos a traves de la herramienta Lista de Campos:
ClieCod, ClieNom, ClieApe, ClieDir, ClieTfn
 Seleccionar la herramienta SubFormulario/SubInforme del Cuadro de
Herramientas y colocarlo sobre el formulario
 Seleccione el objeto SubFormulario/SubInforme y a través de la ventana de
propiedades:
Objeto origen : FrmDetallesVentas
Vincular campos secundarios: ClieCod [Tabla: Facturas]
Vincular campos principales : ClieCod [Tabla: Clientes]

Nota: ClieCod, esta presente en la propiedad origen del registro de ambos formularios
 INFORMES

Permiten el impreso y resumen de grandes cantidades de información extraída de una

Base de Datos.
El informe inicialmente en Vista Diseño muestra 3 secciones: Encabezado de página,
Detalle y Pie de página los cuales pueden ir variando de acuerdo a sus requerimientos.

Uso de los Informes:

 Comparan, resumen, calculan subtotales a partir de grandes cantidades de datos
 Pueden generar facturas, pedidos de compra, elementos de presentación, etc.
 Diseñados para agrupar datos
 Se puede definir hasta un máximo de 10 criterios de agrupación para independizar
los diferentes niveles de detalle.
 Se puede definir independientemente encabezados y pies de grupo

Diseñando Informes:
Para Fecha: =Fecha( )
Para Nro. De Pagina: =”Pagina: “ & [Página]
=”Pagina: “ & [Página] “ de “ & [Páginas]

Donde:
[Página] da el número de página actual en el informe
[Páginas] da el número total de páginas del informe

SUBINFORMES
Permite combinar información básica en el informe principal, con la información
ubicada en un subinforme.
 LABORATORIO DE INFORMES/SUBINFORMES Nro. 01

1. Crear una Consulta: ConsNotasAlumnos

 Agregue las tablas Alumno, Curso y Notas de la base de datos Gestion.MDB
 Seleccione los campos que requerira para el diseño de la Consulta, los cuales
podrian ser:
Notas.CodAlumno Notas.Codcurso Notas.N1 Notas.N2
Notas.N3 Notas.N4 Curso.Descripcion
Y un campo calculado:
PROMEDIO: ( [N1]+ [N2]+ [N3]+ [N4] ) / 4

2. Crear una Consulta: ConsAlumnos

 Agregue las tablas Alumno, Notas de la base de datos Gestion.MDB
 Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la Consulta, los cuales
podrían ser:
Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos Alumno.Nombres
Alumno.Especialidad

 Seleccione la línea de relación, de un clic derecho y elija Propiedades de

combinación, en ella seleccione la opción:
Incluir TODOS los registros de “NOTAS” y solo aquellos registros de
“ALUMNO” donde los campos combinados sean iguales.

3. Crear el Informe: RepoNotasAlumnos

 Crear el informe RepoNotasAlumnos a partir de la consulta
ConsNotasAlumnos
 Seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de Propiedades de
la ficha [Formato] modifique la propiedad:
 Etiquetado automático: No
/* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */
 Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos:
Notas.CodCurso, Curso.Descripcion, Notas.N1, Notas.N2, Notas.N3, Notas.N4 y
PROMEDIO de la Consulta: ConsNotasAlumnos
 Ajuste el tamaño de la Sección Detalle a una altura aproximada de 0.65 cm:
Sección : Detalle
Propiedad Alto : 0.65 cm
 Seleccione la orden: Encabezado o pie de página del informe
Menú – Ver – Encabezado o pie de página del informe
 Ajuste la altura del Encabezado del informe a: Alto: 1.099 cm
 Ajuste la altura del Pie del formulario a: Alto: 0.90 cm
 Utilice la herramienta Etiqueta para crear etiquetas en la sección Encabezado del
informe y pie del informe.

4. Crear el informe: RepoAlumnos

 Crear el informe RepoAlumnos a partir de la consulta ConsAlumnos
 Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos en la Sección
Detalle:
CodAlumno, Apellidos, Nombres, Especialidad
 En la Sección Encabezado de página, colocar etiquetas con los siguientes títulos:

Escuela Superior Privada de Tecnología Fecha: 99/99/99

EST – SENATI
Telef: 481-9425

RELACION DE NOTAS/ALUMNOS
 Seleccionar la herramienta SubFormulario/SubInforme del Cuadro de
Herramientas y colocarlo sobre el informe, sección Detalle
 Seleccione el objeto SubFormulario/SubInforme y a través de la ventana de
propiedades:
Objeto origen : RepoNotasAlumnos
Vincular campos secundarios: CodAlumno [Tabla: Notas]
Vincular campos principales : CodAlumno [Tabla: Alumno]

Nota: ClieCod, esta presente en la propiedad origen del registro de ambos

informes.
 LABORATORIO DE INFORMES/SUBINFORMES Nro. 02

1. Crear una Consulta: ConsDetallesVentas

 Agregue las tablas Articulos, Facturas y Detalles de la base de datos
Ventas.MDB
 Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la Consulta, los cuales
podrian ser:
Facturas.NumFac Facturas.ClieCod Facturas.FecVen
Articulos.ArtDes Articulos.ArtPre Detalles.Cant
Detalles.PreUni
Y un campo calculado:
TOTAL: [Detalles]![Cant] * [Detalles]![PreUni]

2. Crear una Consulta: ConsClientesVentas

 Agregue las tablas Clientes, Facturas de la base de datos Ventas.MDB
 Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la Consulta, los cuales
podrían ser:
Clientes.CliCod Clientes.ClieNom Clientes.ClieApe
Clientes.ClieDir Clientes.ClieTfn

 Seleccione la línea de relación, de un clic derecho y elija Propiedades de

combinación, en ella seleccione la opción:
Incluir TODOS los registros de “FACTURAS” y solo aquellos registros de
“CLIENTES” donde los campos combinados sean iguales.

3. Crear el Informe: RepoDetallesVentas

 Crear el Informe RepoDetallesVentas a partir de la consulta
ConsDetallesVentas
 Seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de Propiedades de
la ficha [Formato] modifique la propiedad:
 Etiquetado automático: No
/* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */
 Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos:
NumFac, Fecven, ArtDes, Cant, PreUni y Total de la Consulta: ConsDetallesVentas
 Ajuste el tamaño de la selección Detalle a una altura aproximada de 0.65 cm
Sección : Detalle
Propiedad Alto : 0.65 cm
 Seleccione la orden: Encabezado o pie de formulario
Menú – Ver – Encabezado o pie de página del informe
 Ajuste la altura del Encabezado del informe a: Alto: 1.099 cm
 Utilice la herramienta Etiqueta para crear etiquetas en la sección Encabezado del
informe y pie del informe.

 Agregue tres cuadros de texto en la sección Pie del informe

En cuadro de Texto 1, Ventana Propiedades:
Origen del Control: =Suma([Total])
Formato : “S/.”#,##0.00

En cuadro de Texto 2, Ventana Propiedades:

Origen del Control: =Suma([Total] * 0.18)
Formato : “S/.”#,##0.00

En cuadro de Texto 3, Ventana Propiedades:

Origen del Control: =Suma([Total] * 1.18)
Formato : “S/.”#,##0.00

4. Crear el Informe: RepoClientesVentas

 Crear el Informe RepoClientesVentas a partir de la consulta
ConsClientesVentas
 Coloque los campos a traves de la herramienta Lista de Campos en la Sección
Detalle:
 ClieCod, ClieNom, ClieApe, ClieDir, ClieTfn
 En la Sección Encabezado de página, colocar etiquetas con los siguientes
títulos:

Ferretería Santa Teresita

Jr. Prolg. Zarumilla 1040 S.M.Porres
Telefax: 381-2564
RELACION DE VENTAS/CLIENTES

 Seleccionar la herramienta SubFormulario/SubInforme del Cuadro de

Herramientas y colocarlo sobre el Informe
 Seleccione el objeto SubFormulario/SubInforme y a través de la ventana de
propiedades:
Objeto origen : RepoDetallesVentas
Vincular campos secundarios: ClieCod [Tabla: Facturas]
Vincular campos principales : ClieCod [Tabla: Clientes]

Nota: ClieCod, esta presente en la propiedad origen del registro de ambos informes
DEFINICION DE CRITERIOS DE ORDENACION Y AGRUPAMIENTO

Para definir grupos de datos (quiebres) u ordenación de datos es necesario ir a Menú –

Ver – Ordenar y agrupar o dando clic en el icono.

Seguidamente observaremos la siguiente caja de dialogo:

Estableciendo la propiedad Encabezado del grupo o Pie del grupo a Si, Access
muestra un símbolo de agrupamiento en el selector de fila para esa fila. Además Access
añade una sección apropiada al informe.
Puesto que si deseamos asegurarnos de que un encabezado de grupo no quede
“huérfano” en la parte inferior de una página, establezca la propiedad Mantener juntos
a Grupo entero.

TAREA 01
Crear el siguiente diseño de informe

Escuela Superior Privada de Tecnología Fecha: 99/99/99

EST – SENATI Pag. : 99
Telef. 481-9425

BOLETA DE NOTAS
Código: XXX
Apellidos: XXXXXXXXXXXX
Nombres : XXXXXXXXXXXX Especialidad: XXXXXXXXX

Cod.Curso Nombre del Curso UF1 UF2 UF3 UF4 Prom. Obs.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
XXX XXXXXXXXXX 99 99 99 99 99.99 XXXXX
XXX XXXXXXXXXX 99 99 99 99 99.99 XXXXX
XXX XXXXXXXXXX 99 99 99 99 99.99 XXXXX
TAREA 02
Crear el siguiente diseño de informe

COMPUPARTES SERVITECH S.A.C. Fecha: 99/99/99

Av. Wilson 1045 - Lima Pag. : 99
Telef. 581-1725

RELACION DE FACTURAS/VENTAS
Código: XXX
Nombres : XXXXXXXXXXXX
Apellidos: XXXXXXXXXXXX
Dirección: XXXXXXXXX Teléfono: XXX-XXXX

Nro. Factura: XXXX

Cod.Art. Descripción Cant. PreUnit. SubTot
--------------------------------------------------------------------------------
XXX XXXXXXXXXX 99 99.99 99.99
XXX XXXXXXXXXX 99 99.99 99.99
XXX XXXXXXXXXX 99 99.99 99.99
--------
Imp.Bruto: 999.99
Igv. 19% : 99.99
Imp.Total : 999.99

Nro. Factura: XXXX

Cod.Art. Descripción Cant. PreUnit. SubTot
--------------------------------------------------------------------------------
XXX XXXXXXXXXX 99 99.99 99.99
XXX XXXXXXXXXX 99 99.99 99.99
XXX XXXXXXXXXX 99 99.99 99.99
--------
Imp.Bruto: 999.99
Igv. 19% : 99.99
Imp.Total : 999.99

TOTAL GENERAL  9,999.99

SOLUCION 01
 Construir la consulta: ConsAlumnosNotas
 Incluir las siguientes tablas: Alumnos, Notas y Curso
 Incluir los siguientes campos:
Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos Alumno.Nombres
Alumno.Especialidad Notas.CodCurso Notas.N1
Notas.N2 Notas.N3 Notas.N4
Curso.Descripcion

Un campo calculado:
PROMEDIO: ([N1]+ [N2]+ [N3]+ [N4] )/4

 Crear el informe: RepoAlumnosNotas a partir de la consulta ConsAlumnosNotas

 Ir a Menú - Ver - Ordenar y agrupar y establecer los siguientes criterios:
Campo/Expresión Orden
CodAlumno Ascendente

En propiedades de grupo
Encabezado de grupo : Si
Pie del grupo : Si
Agrupar en cada valor : Cada valor
Intervalo del grupo :1
Mantener juntos : No

Campo/Expresión Orden
CodCurso Ascendente

En propiedades de grupo
Encabezado de grupo : No
Pie del grupo : No
Agrupar en cada valor : Cada valor
Intervalo del grupo :1
Mantener juntos : No
 En la sección Encabezado de página coloque etiquetas para lo siguiente:

Escuela Superior Privada de Tecnología Fecha:

EST – SENATI Pag. :
Telef. 481-9425

BOLETA DE NOTAS
Coloque dos cajas de texto y en la propiedad Origen del Control:
Para la fecha : = Fecha( )
Para la página : = [Página]

 En la sección Encabezado CodAlumno coloque etiquetas para lo siguiente:

Código:
Apellidos:
Nombres : Especialidad:

Cod.Curso Nombre del Curso UF1 UF2 UF3 UF4 Prom. Obs.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Y mediante Lista de campos agregue los siguientes campos: CodAlumno, ClieApe,

ClieNom, ClieEspe

 En la sección Detalle coloque los siguientes campos mediante Lista de campos:

CodCurso, Descripción, N1, N2, N3, N4, PROMEDIO.
Además coloque una Caja de Texto y en la propiedad Origen del control:
=SiInm([PROMEDIO]>=10.5,"Aprob.","Desap.")
SOLUCION 02
 Construir la consulta: ConsVentas
 Incluir las siguientes tablas: Clientes, Facturas, Detalles y Articulos
 Incluir los siguientes campos:
Clientes.ClieCod Clientes.ClieApe Clientes.ClieNom
Clientes.CliDir Clientes.ClieTfn Facturas.NumFac
Facturas.FecVen Detalles.ArtCod Detalles.Cant
Detalles.PreUni Articulos.ArtDes

Un campo calculado:
SUBTOT: [CANT] * [PREUNI]

 Crear el informe: RepoVentas a partir de la consulta ConsVentas

 Ir a Menú - Ver - Ordenar y agrupar y establecer los siguientes criterios:
Campo/Expresión Orden
ClieCod Ascendente

En propiedades de grupo
Encabezado de grupo : Si
Pie del grupo : Si
Agrupar en cada valor : Cada valor
Intervalo del grupo :1
Mantener juntos : Grupo completo

Campo/Expresión Orden
NumFac Ascendente

En propiedades de grupo
Encabezado de grupo : Si
Pie del grupo : Si
Agrupar en cada valor : Cada valor
Intervalo del grupo :1
Mantener juntos : No
 En la sección Encabezado de página coloque etiquetas para lo siguiente:

COMPUPARTES SERVITECH S.A.C. Fecha:

Av. Wilson 1045 - Lima Pag. :
Telef. 581-1725

RELACION DE FACTURAS/VENTAS
Coloque dos cajas de texto y en la propiedad Origen del Control:
Para la fecha : = Fecha( )
Para la página : = [Página]

 En la sección Encabezado ClieCod coloque etiquetas para lo siguiente:

Código:
Nombres :
Apellidos:
Dirección: Teléfono:

Y mediante Lista de campos agregue los siguientes campos: ClieCod, ClieNom,

ClieApe, ClieDir, ClieTfn.
 En la sección Encabezado NumFac coloque etiquetas para lo siguiente:
Nro. Factura:
Cod.Art. Descripción Cant. PreUnit. SubTot
--------------------------------------------------------------------------------
Y mediante Lista de campos agregue el campo: NumFac
 En la sección Detalle coloque los siguientes campos mediante Lista de campos:
ArtCod, ArtDes, Cant, PreUni, SubTot.
 En la sección Pie NumFac coloque etiquetas para:
Imp.Bruto:
Igv. 19% :
Imp.Total :

Agregue tres cajas de texto y su propiedad Origen de Control:

Caja de Texto para Imp.Bruto : =Suma([SubTot])
Caja de Texto para Igv : =Suma([SubTot] * 0.19)
Caja de Texto Imp.Total : =Suma([SubTot] * 1.19)

 En la sección Pie ClieCod coloque una etiqueta para:

TOTAL GENERAL 

Agregue una caja de texto y su propiedad Origen de Control:

Caja de Texto : =Suma([SubTot] * 1.19)
 MACROS

Una Macro nos permite automatizar la respuesta a muchos eventos sin que sea
necesario aprender un lenguaje de programación.
Un evento puede ser un cambio en los datos, la apertura o cierre de un formulario o
informe, o incluso un cambio de selección de un control a otro.

Uso de las Macros.

 Se puede utilizar macros para abrir cualquier tabla, consulta, formulario o informe en
cualquier modo de visualización disponible.
 Se pueden utilizar macros para abrir un informe en Vista preliminar o enviar un
informe directamente a la impresora.
 Se pueden utilizar macros para ejecutar una consulta de selección o una consulta de
acción
 Se pueden utilizar macros para aplicar un filtro a la tabla o consulta de un formulario,
etc.

Creación de una Macro

 Seleccione la ficha Macros en la ventana de Base de datos y pulse el botón Nuevo
para abrir una ventana Macro.

 En la parte superior de la ventana Macro podrá definir la nueva macro, y en la parte

inferior podrá introducir los parámetros, denominados argumentos, para las acciones
que han sido seleccionadas para la macro. La parte superior muestra al menos dos
columnas: Acción y Comentario.
 Para mostrar las cuatro columnas en total pulse los botones Nombres de macros y
Condiciones en la barra de herramientas.
Nombres de macros :
Condiciones :
 En la columna Acción, puede especificar cualquiera de la más de 49 acciones de
macro proporcionadas por Access.
Ejemplo:
 Seleccione en la columna Acción : CuadroMsj
 En la lista de Argumentos de acción :
Mensaje : Bienvenidos al Sistema de Gestión Académico!!!
Bip : Sí
Tipo : Información
Título : Saludo

Antes de poder ejecutar una macro es necesario guardarla. Elija la orden Guardar del
menú Archivo.
Ejecute la macro:
NOTA:
En Access, se puede definir más de una acción dentro de una macro, y además se puede
definir la secuencia en la cual se desea que se lleven a cabo estas acciones.
Si crea una macro y le asigna el nombre AutoExec, Access ejecutara esta macro cada
vez que abra la base de datos en la que se encuentra almacenada.
 LABORATORIO DE MACROS

1. Crear un formulario Panel Principal con los siguientes botones de Comando:

Tablas, Procesos, Informes, Accesorios y Salir.

En las propiedades del formulario establezca los siguientes valores:

Título : Panel Principal
Vista predeterminada : Un único formulario
Barras de desplazamiento : Ninguna
Botones de Desplazamiento : No

2. Puede colocar un control Imagen, alterando las siguientes propiedades:

Imagen : C:\Windows\System32\APPTBOOK.WMF
Modo de cambiar el tamaño : Extender

3. Crear un formulario frmTablas con los siguientes botones de comando: Alumnos,

Cursos, Profesores y Regresar.
En las propiedades del formulario establezca los siguientes valores:
Título : Tablas de Datos
Vista predeterminada : Un único formulario
Barras de desplazamiento : Ninguna
Botones de Desplazamiento : No
4. Crear un formulario frmProcesos con los siguientes botones de comando: Notas de
Alumnos y Regresar.
En las propiedades del formulario establezca los siguientes valores:
Título : Proceso de Notas de Alumnos
Vista predeterminada : Un único formulario
Barras de desplazamiento : Ninguna
Botones de Desplazamiento : No

5. Crear un formulario frmInformes con los siguientes botones de opción: Lista de

Alumnos, Alumnos con Notas, Lista de Profesores y Alumnos por Curso dentro de
un Grupo de opciones. Incluya también los siguientes botones de comando: Impresión
y Regresar.
En las propiedades del formulario establezca los siguientes valores:
Título : Informes
Vista predeterminada : Un único formulario
Barras de desplazamiento : Ninguna
Botones de Desplazamiento : No
Grupo de Opciones:
 Cuando coloque el objeto marco debe estar activado el Asistentes para controles.
 Seleccione el objeto Grupo de opciones y trácelo sobre el formulario y espere
 Seguidamente le pedirá las etiquetas para las opciones, escriba lo siguiente:
Lista de Alumnos
Alumnos con Notas
Lista de Profesores
Alumnos por Curso
 De clic en Siguiente
 Escoja como opción predeterminada Lista de Alumnos. Clic en Siguiente
 Establezca los valores para las etiquetas:
Nombres de las etiquetas Valores
Lista de Alumnos 1
Alumnos con Notas 2
Lista de Profesores 3
Alumnos por Curso 4

 De un clic en Siguiente
 Cuando le pregunte: ¿Que tipo de controles quiere incluir en el grupo de opciones?
escoja: Botones de opción.
 De un clic en Siguiente.
 Cuando le pregunte: ¿Que título desea darle para el grupo de opciones?. Escriba
Opciones de Impresión.
 De un clic en Finalizar

 Seleccione el Grupo de opciones y en Propiedades cambie la propiedad Nombre:

opcImprimir
6. Crear un formulario frmAccesorios con los siguientes botones de comando:
Calculadora, Block de Notas, Explorador y Regresar.
En las propiedades del formulario establezca los siguientes valores:
Título : Accesorios
Vista predeterminada : Un único formulario
Barras de desplazamiento : Ninguna
Botones de Desplazamiento : No
7. Seleccione el botón de comando Calculadora y en Propiedades modifique el evento
Al hacer clic, de clic en el botón de comando … y escribir la orden Call Shell entre
Private Sub y End Sub para llamar a la Calculadora:
Private Sub Comando0_Click( )
Call Shell("C:\Windows\System32\Calc.Exe", 1)
End Sub

8. Cierre la ventana de código Microsoft Visual Basic - Gestión

9. Repetimos los pasos para los botones de comando WorPad y Explorer

Private Sub Comando1_Click( )

Call Shell("C:\Windows\System32\NotePad.Exe", 1)
End Sub

Private Sub Comando2_Click( )

Call Shell("C:\Windows\System32\Explorer.Exe", 1)
End Sub

Construcción de Macros:
1. Construir una macro llamado Saludo:
 Seleccione en la columna Acción : CuadroMsj
 En la lista de Argumentos de acción :
Mensaje : Bienvenidos al Sistema de Gestión Académico!!!
Bip : Sí
Tipo : Información
Título : Saludo
2. Construir una macro llamado AutoExec:
Acción Argumentos
RelojDeArena Reloj de Arena Activo : Si
Eco Eco Activo : No
EjecutarMacro Nombre de macro : Saludo
AbrirFormulario Nombre del formulario : Panel Principal
Vista : Formulario
Modo de datos : Solo lectura
Modo de la ventana : Normal
 3. Construir una macro de grupo llamado AbrirFormularios
Nombre Condición Acción Argumento de Acción
de macro
Tablas AbrirFormulario Nombre del formulario:
frmTablas
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Procesos AbrirFormulario Nombre del formulario:
frmProcesos
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Informes AbrirFormulario Nombre del formulario:
frmInformes
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Accesorios AbrirFormulario Nombre del formulario:
frmAccesorios
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Imprimirlo [opcImprimir] =1 AbrirInforme Nombre del Informe:
RepoAlumnos
Vista: Vista Preliminar
Modo de la ventana: Normal
… DetenerMacro

[opcImprimir] = 2 AbrirInforme Nombre del Informe:

RepoAlumnosNotas
Vista: Vista Preliminar
Modo de la ventana: Normal
… DetenerMacro

[opcImprimir] = 3 AbrirInforme Nombre del Informe:

RepoProfesores
Vista: Vista Preliminar
Modo de la ventana: Normal
… DetenerMacro

[opcImprimir] = 4 AbrirInforme Nombre del Informe:

RepoCursoAlumnos
Vista: Vista Preliminar
Modo de la ventana: Normal
… DetenerMacro
 4. Construir una macro de grupo llamado CerrarFormularios
Nombre Condición Acción Argumento de Acción
de macro
Tablas Cerrar
AbrirFormulario Nombre del formulario:
Panel Principal
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Procesos Cerrar
AbrirFormulario Nombre del formulario:
Panel Principal
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Informes Cerrar
AbrirFormulario Nombre del formulario:
Panel Principal
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Accesorios Cerrar
AbrirFormulario Nombre del formulario:
Panel Principal
Vista: Formulario
Modo de la ventana: Normal
Salir Cerrar

Enlaze de los Botones de Comandos con las Macros:

1. En el formulario Panel Principal :
 Botón de comando Tablas en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
AbrirFormularios.Tablas
 Botón de comando Procesos en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
AbrirFormularios.Procesos
 Botón de comando Informes en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
AbrirFormularios.Informes
 Botón de comando Accesorios en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
AbrirFormularios.Accesorios
 Botón de comando Salir en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
CerrarFormularios.Salir

2. En el formulario frmTablas:
 Botón de comando Regresar en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
CerrarFormularios.Tablas

3. En el formulario frmProcesos:
 Botón de comando Regresar en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
CerrarFormularios.Procesos
4. En el formulario frmInformes:
 Botón de comando Imprimir en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
AbrirFormularios.Imprimirlo
 Botón de comando Regresar en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
CerrarFormularios.Informes

5. En el formulario frmAccesorios:
 Botón de comando Regresar en Propiedades evento Al hacer clic escoja la macro
CerrarFormularios.Accesorios

6. Grabe sus formularios

7. Finalmente cierre la Base de Datos Gestion.MDB y luego vuelva a abrirlo, lo que
primeramente ejecutara el Access será la macro AutoExec

ALGUNOS COMANDOS DE VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA)

DoCmd.Quit Sale del Access
DoCmd.Close Cierra formulario
DoCmd.OpenForm <NombreForm> Abre formulario
Call Shell(<Ruta y Nombre de Archivo>, 1) Ejecuta una aplicación en Access

Mover puntero de Registro dentro una Tabla:

Docmd.GotoRecord, ,acFirst
Docmd.GotoRecord, ,acLast
Docmd.GotoRecord, ,acPrevious
Docmd.GotoRecord, ,acNext
Docmd.GotoRecord, ,acGoTo, <NroReg>
Ir al primer registro
Ir al ultimo registro
Ir al registro anterior
Ir al registro siguiente
Ir a un registro especifico

ALGUNAS MACROS

Cerrar Cierra la ventana activa

AbrirConsulta Abre una consulta
AbrirFormulario Abre un formulario
AbrirInforme Abre un informe
AbrirTabla Abre una tabla
Salir Cierra todas las ventanas de Access y sale del Access
EjecutarMacro Ejecuta otra macro.
DetenerMacro Detiene la macro actual
Eco Controla la visualización de las acciones intermedias durante
la ejecución de una macro
IrAControl Activa el control especificado
RelojDeArena Cambia la forma del puntero del ratón a un icono de reloj de
arena mientras se esta ejecutando una macro
Maximizar Maximiza la ventana activa
Minimizar Minimiza la ventana activa
Bip Emite un sonido
CuadroMsj Presenta un mensaje de advertencia o informativo
 PROGRAMACION DIGITAL II
GRABAR EL ARCHIVO CON SU APELLIDO Y CARRERA (EJEMPLO:
GOMEZ_ELECT o PEREZ_MECA)

1. Realizar las siguientes tablas y relacionarlas por el campo Código en la carpeta Mis
Documentos
Tabla: TABLA1 Tabla: TABLA2
Codigo Texto 4 Codigo Texto 4
Producto Texto 3 Bonifica Numero Simple
Precio Numero Simple Prestamo Numero Simple
Cantidad Numero Simple Adelanto Numero Simple
SubTotal Numero Simple Saldo Numero Simple
Ganancia Numero Simple Interes Numero Simple
Dscto Numero Simple Cuota Numero Simple
Neto Numero Simple Total Numero Simple

Tabla: TABLA1 Tabla: TABLA2

CODIGO XB10 XB20 XB30 XB40 XB50 CODIGO XB10 XB20 XB30 XB40 XB50
PRODUCTO MAQ CON ING ING EMP BONIFICA 15% del NETO
PRECIO 1000 2500 3500 2600 1200 PRESTAMO 4 veces el NETO
CANTIDAD 15 12 18 24 36 ADELANTO 30% del NETO
SUBTOTAL PRECIO * CANTIDAD SALDO PRESTAMO – ADELANTO
GANANCIA 40% del SUBTOTAL INTERES 25% del SALDO * 2 años
DSCTO 8% del SUBTOTAL CUOTA SALDO + INTERES / 24
NETO SUBOTOTAL + GANANCIA – DSCTO TOTAL CUOTA * 24

2. Realizar las siguientes consultas en el estricto orden indicado

A. Realizar una consulta de ACTUALIZACION para hacer los cálculos de las
tablas
B. Realizar una consulta SIMPLE con los campos: Codigo, Producto, Precio y
Bonifica
C. Realizar una consulta de CREACION DE TABLA para crear la tabla
TABLA3. Utilizar los campos: Precio, Cantidad, SubTotal, Ganancia, Dscto,
Neto, Prestamo, Saldo, Interes, Cuota, Total.
3. Realizar UN FORMULARIO utilizando la TABLA3 creada en 2-C
4. Realizar UN INFORME utilizando la TABLA3 creada en 2-C
5. Realizar una UNA MACRO para abrir
A. La Tabla1
B. La Tabla3
C. La Consulta Simple
D. El Formulario
E. El Informe
6. Realizar UN MENU DE OPCIONES USANDO FORMULARIO para cada uno
de las Macros Creadas (no se olvide de la opción Salir)