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Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
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Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Abril 14 de 2008
Profesional División de Mantenimiento Tecnológico Aprobó: Rector Fecha de aprobación:
Resolución No. 529
OBJETIVO ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para realizar el Mantenimiento Aplica desde la elaboración del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual
preventivo de equipos y máquinas de acuerdo al Plan de mantenimiento hasta la prestación de servicio de mantenimiento preventivo.
Preventivo Anual establecido por el proceso Recursos Tecnológicos.
NORMATIVIDAD
Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad de los equipos y máquinas en
servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad.
Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas realizadas en forma metodológica y sistemática sobre un equipo o
máquina, con el fin de garantizar las condiciones específicas de funcionamiento, para reducir las posibilidades de ocurrencia de fallas y prolongar el
tiempo de vida útil.
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PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
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CONSIDERACIONES
Los procesos deben reportar al proceso Recursos Tecnológicos la información acerca de la adquisición de nuevos equipos , con el fin de ser
tenidos en cuenta en la elaboración del programa anual de mantenimiento
Para la adquisición de equipos la División de Mantenimiento Tecnológico genera una asesoría técnica, actividad que realiza el Jefe de la
División de Mantenimiento Tecnológico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio solicitado. Es necesario que el
proceso realice la solicitud de adquisición del equipo a través de SIMAT, esta debe contar con una descripción de las especificaciones técnicas
y características del equipo a adquirir. Con base en esta descripción, se emite una asesoría técnica de carácter orientador, no obligatorio.
ASESORÍA E INTERVENCIÓN EN OBRAS Y PROYECTOS
Las asesorías e interventorías que realiza el proceso de Recursos Tecnológicos a las obras y proyectos que desarrollan los pr ocesos de la
Universidad Industrial de Santander se establecen conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a través de comunicaciones
internas, de acuerdo a las actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos adquiridos, y la revisión y verificación
de las obras que realizan terceros, como resultado de contrataciones externas, etc.
El Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, junto con el equipo de trabajo correspondiente al perfil del proyecto, elabora el
cronograma respectivo para realizar las visitas al lugar de ejecución del proyecto y, después de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto,
identificando inconsistencias o la necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o proyecto , los cuales son
informados durante las visitas a los encargados de la ejecución.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02
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CONSIDERACIONES
El servicio de mantenimiento preventivo para unidades académicas y/o administrativas, se realiza a los equipos clasificados como críticos, para
tal fin cada unidad envía el registro de equipos a ser tenidos en cuenta en el formato FRT.04 (Plan de mantenimiento de equipos) y/o en el FRT
19 (Plan de verificación metrológica) al profesional encargado de la División de Mantenimiento Tecnológico dentro del cuarto trimestre del
año correspondiente para incluir la unidad dentro del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual del siguiente año.
La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a través de pro veedores
externos de servicio, en cuyo caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA. Las actividades de mantenimiento preventivo que se
realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Informe Técnico de Servicio) que es diligenciado en el momento de ejecutar la
actividad por el personal encargado. Dado el caso las actividades de mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se
registran en el formato FRT.21 (Control de mantenimiento de aires acondicionados).
Esta programación es elaborada por un profesional de la DMT y es autorizada por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, se
publica en la Intranet institucional para efectos de socialización con los procesos, de manera que conozcan el mes en el que tienen
programadas las actividades de mantenimiento. La fecha del servicio es concertada con la coordinación de la unidad correspondiente y la
División de Mantenimiento Tecnológico con el objetivo de realizar paradas programadas que no afecten el normal funcionamiento de las
actividades académico-administrativas.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02
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CONSIDERACIONES
El servicio de mantenimiento preventivo en las sedes regionales se realiza a los equipos clasificados como críticos. Para tal fin, la sede
correspondiente envía el registro del inventario de equipos en el formato FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos y FRT.19 Plan de
Verificación Metrológica a la División de Mantenimiento Tecnológico, dentro del cuarto trimestre del año correspondiente, a efectos de
incluir la sede dentro del plan de mantenimiento preventivo anual.
La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a través de pr oveedores
externos de servicio en cuyo caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA, llegado el caso que se requiera algun gasto adicional
para la intervención de equipos con personal propio de la DMT, este también es asumido por las sedes Regionales.
Las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan sobre los equipos se registran en el Formato FRT .22 (Informe Técnico de
Servicio), el cual es diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. Dado el caso las actividades de
mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se registran en el formato FRT.21 (Control de mantenimiento de aires
acondicionados).
Esta programación es autorizada por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico y es publicada en la Intranet institucional para efectos
de socialización a los procesos de manera que se conozca los meses correspondientes para la actividad de mantenimiento. La fecha del servicio
es concertada por la coordinación de la sede correspondiente y la División de Mantenimiento Tecnológico , con el objetivo de realizar paradas
programadas que no afecten el normal funcionamiento de las actividades académico-administrativas.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
INICIO
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¿El equipo se
encuentra fuera del
campus?
Si
½ Jornada Profesional Servicio de transporte
7. Solicita transporte del 7. Realiza solicitud de servicio de transporte a la PRF.05
personal División de Planta Física. DMT
¿El mantenimiento se
puede realizar por el
personal de la DMT? No
9. Realiza el proceso precontractual, para el
Si
mantenimiento preventivo de los equipos que
9. Solicita cotizaciones requieren ser intervenidos por personal externo. Profesional
para el mantenimiento del 2 Jornadas
DMT
equipo
A
Pág.7 10. Informa al usuario el costo del mantenimiento, y
10. Informa al usuario el solicita su autorización para seguir con el proceso 2 Jornadas Profesional DMT
costo del servicio y solicita contractual.
su autorización
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
FIN
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
02 Modificación del diagrama de flujo, donde se incluye encuesta satisfacción del beneficiario
Noviembre 12 de 2008
mantenimiento preventivo, responsable y documento de referencia.