You are on page 1of 9

RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.

02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 1 de 9
Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Abril 14 de 2008
Profesional División de Mantenimiento Tecnológico Aprobó: Rector Fecha de aprobación:
Resolución No. 529

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para realizar el Mantenimiento Aplica desde la elaboración del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual
preventivo de equipos y máquinas de acuerdo al Plan de mantenimiento hasta la prestación de servicio de mantenimiento preventivo.
Preventivo Anual establecido por el proceso Recursos Tecnológicos.

NORMATIVIDAD

Acuerdo N° 034 de 2015 (Estatuto de Contratación)


Acuerdo N° 050 de 2015 (Reglamentación del Estatuto de Contratación)
Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los Bienes muebles de la UIS

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 DMT: División de Mantenimiento Tecnológico.

 DPF: División de Planta Física.

 Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad de los equipos y máquinas en
servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad.

 Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas realizadas en forma metodológica y sistemática sobre un equipo o
máquina, con el fin de garantizar las condiciones específicas de funcionamiento, para reducir las posibilidades de ocurrencia de fallas y prolongar el
tiempo de vida útil.

 UAA: Unidad Académico Administrativa.


RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 2 de 9

CONSIDERACIONES

PLAN DE MANTENIMIENTO PRETEVENTIVO ANUAL


El proceso Recursos Tecnológicos establece el Plan de Mantenimiento Preventivo Anual en el que se definen las UAA y Sedes que serán
atendidas durante el año.
REPORTE DE EQUIPOS NUEVOS POR PARTE DE LOS PROCESO

Los procesos deben reportar al proceso Recursos Tecnológicos la información acerca de la adquisición de nuevos equipos , con el fin de ser
tenidos en cuenta en la elaboración del programa anual de mantenimiento

ASESORÍA PARA LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS

Para la adquisición de equipos la División de Mantenimiento Tecnológico genera una asesoría técnica, actividad que realiza el Jefe de la
División de Mantenimiento Tecnológico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio solicitado. Es necesario que el
proceso realice la solicitud de adquisición del equipo a través de SIMAT, esta debe contar con una descripción de las especificaciones técnicas
y características del equipo a adquirir. Con base en esta descripción, se emite una asesoría técnica de carácter orientador, no obligatorio.
ASESORÍA E INTERVENCIÓN EN OBRAS Y PROYECTOS

Las asesorías e interventorías que realiza el proceso de Recursos Tecnológicos a las obras y proyectos que desarrollan los pr ocesos de la
Universidad Industrial de Santander se establecen conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a través de comunicaciones
internas, de acuerdo a las actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos adquiridos, y la revisión y verificación
de las obras que realizan terceros, como resultado de contrataciones externas, etc.

El Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, junto con el equipo de trabajo correspondiente al perfil del proyecto, elabora el
cronograma respectivo para realizar las visitas al lugar de ejecución del proyecto y, después de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto,
identificando inconsistencias o la necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o proyecto , los cuales son
informados durante las visitas a los encargados de la ejecución.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 3 de 9

CONSIDERACIONES

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LAS UNIDADES ACADÉMICO Y/O ADMINISTRATIVAS

El servicio de mantenimiento preventivo para unidades académicas y/o administrativas, se realiza a los equipos clasificados como críticos, para
tal fin cada unidad envía el registro de equipos a ser tenidos en cuenta en el formato FRT.04 (Plan de mantenimiento de equipos) y/o en el FRT
19 (Plan de verificación metrológica) al profesional encargado de la División de Mantenimiento Tecnológico dentro del cuarto trimestre del
año correspondiente para incluir la unidad dentro del Plan de Mantenimiento Preventivo Anual del siguiente año.

La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a través de pro veedores
externos de servicio, en cuyo caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA. Las actividades de mantenimiento preventivo que se
realizan sobre los equipos se registran en el formato FRT.22 (Informe Técnico de Servicio) que es diligenciado en el momento de ejecutar la
actividad por el personal encargado. Dado el caso las actividades de mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se
registran en el formato FRT.21 (Control de mantenimiento de aires acondicionados).

Esta programación es elaborada por un profesional de la DMT y es autorizada por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, se
publica en la Intranet institucional para efectos de socialización con los procesos, de manera que conozcan el mes en el que tienen
programadas las actividades de mantenimiento. La fecha del servicio es concertada con la coordinación de la unidad correspondiente y la
División de Mantenimiento Tecnológico con el objetivo de realizar paradas programadas que no afecten el normal funcionamiento de las
actividades académico-administrativas.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 4 de 9

CONSIDERACIONES

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LAS SEDES REGIONALES

El servicio de mantenimiento preventivo en las sedes regionales se realiza a los equipos clasificados como críticos. Para tal fin, la sede
correspondiente envía el registro del inventario de equipos en el formato FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos y FRT.19 Plan de
Verificación Metrológica a la División de Mantenimiento Tecnológico, dentro del cuarto trimestre del año correspondiente, a efectos de
incluir la sede dentro del plan de mantenimiento preventivo anual.

La División de Mantenimiento Tecnológico presta el servicio de mantenimiento preventivo con personal propio o a través de pr oveedores
externos de servicio en cuyo caso el costo del servicio externo es asumido por la UAA, llegado el caso que se requiera algun gasto adicional
para la intervención de equipos con personal propio de la DMT, este también es asumido por las sedes Regionales.

Las actividades de mantenimiento preventivo que se realizan sobre los equipos se registran en el Formato FRT .22 (Informe Técnico de
Servicio), el cual es diligenciado en el momento de ejecutar la actividad por el personal encargado. Dado el caso las actividades de
mantenimiento preventivo relacionadas con los aires acondicionados, se registran en el formato FRT.21 (Control de mantenimiento de aires
acondicionados).

Esta programación es autorizada por el Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico y es publicada en la Intranet institucional para efectos
de socialización a los procesos de manera que se conozca los meses correspondientes para la actividad de mantenimiento. La fecha del servicio
es concertada por la coordinación de la sede correspondiente y la División de Mantenimiento Tecnológico , con el objetivo de realizar paradas
programadas que no afecten el normal funcionamiento de las actividades académico-administrativas.
RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 5 de 9

Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE


ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

1. Solicita a las diferentes UAA la actualización o el 1 Jornada Profesional DMT


1. Solicita a las UAA envío del listado de equipos críticos para realizar
actualización y/o envío del
listado de equipos críticos programación de mantenimiento preventivo.
Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de cada UAA . FRT.04 Plan de
mantenimiento de
2. Revisa el listado de 2.Revisa el listado de equipos enviados por la UAA y equipos
equipos enviados por las actualiza anualmente el Plan de Mantenimiento
UAA y actualiza el plan de
mantenimiento preventivo Preventivo con la información que la unidad envía a la FRT.19 Plan de
DMT en los formatos FRT.19, FRT.04 y/o FRT.10. 5 Jornadas Profesional DMT Verificación Metrológica
(Actividades 2 y
3. Realiza la programación 3) FRT.10 Programación
individual de 3.Realiza la programación individual de mantenimiento
mantenimiento en el Profesional DMT Individual de
FRT.10 en el formato correspondiente, FRT.10. Mantenimiento

4. Contacta a la Dirección de la Unidad programada,


4. Contacta a los usuarios para establecer conjuntamente una fecha para realizar
para programar visita de Profesional DMT
mantenimiento. el servicio de mantenimiento preventivo, esto con el 1 Jornada
objetivo de realizar paradas programadas que no
afecten el normal funcionamiento de las actividades
académico-administrativas.
¿L a programación
requ iere alguna
modificación?

Si 5. Modifica la programación en cuanto a fecha y hora de


acuerdo a las sugerencias del beneficiario del servicio. 2 Jornadas Profesional DMT
5. Modifica la programación
individual de No
mantenimiento preventivo
6.Entrega una copia a cada Técnico de la programación FRT.22 Informe
individual de Mantenimiento, junto con el Informe
Técnico de Servicio
6. Entrega al técnico el Técnico de servicios FRT.22 para ser diligenciado. (En 2 Jornadas Profesional DMT
formato FRT.10 junto con caso de ser mantenimiento de un aire acondicionado se
el FRT.22 utiliza el formato FRT.21 Control de mantenimiento de
aire acondicionado)
1

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil


RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 6 de 9

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE


RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
1

¿El equipo se
encuentra fuera del
campus?

Si
½ Jornada Profesional Servicio de transporte
7. Solicita transporte del 7. Realiza solicitud de servicio de transporte a la PRF.05
personal División de Planta Física. DMT

Nota: Esta actividad está sujeta al tiempo de respuesta


No
de solicitud de servicio de la División de Planta Física.
PRF.05

8. Traslado a la UAA donde 8. Traslado del personal DMT a la UAA donde se


se encuentra el equipo o encuentre el equipo o la máquina. Sujeto al tiempo Planta Física
máquina de DPF Técnico

¿El mantenimiento se
puede realizar por el
personal de la DMT? No
9. Realiza el proceso precontractual, para el
Si
mantenimiento preventivo de los equipos que
9. Solicita cotizaciones requieren ser intervenidos por personal externo. Profesional
para el mantenimiento del 2 Jornadas
DMT
equipo
A
Pág.7 10. Informa al usuario el costo del mantenimiento, y
10. Informa al usuario el solicita su autorización para seguir con el proceso 2 Jornadas Profesional DMT
costo del servicio y solicita contractual.
su autorización

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil


RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 7 de 9
TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

¿El usuario está de


acuerdo con el valor No
de mantenimiento?
Si FIN 11. Inicia la actividad de mantenimiento preventivo del
equipo: revisión inicial y diagnostico.
Nota: El tiempo de la actividad de mantenimiento ELEC1: 5 Jornadas
preventivo varia según el equipo y la especialidad: ELEC2: 3 Jornadas FRT. 22 Informe Técnico
11. Inicia la actividad de Técnico DMT de Servicio
mantenimiento preventivo A Electrónica (ELEC1), Eléctrica (ELEC2), Mecánica fina MF: 3 Jornadas
(MF), Mecánica Industrial (MI), Aires Acondicionados MI: 3 Jornadas
(AIR). AIR: 5 Jornadas

¿El equipo necesita


alguna actividad Si 12.Realiza solicitud como se establece en el PRT.01
correctiva? Procedimiento de Mantenimiento Correctivo, si no se
dispone de los insumos necesarios para atender el
12. Realiza la solicitud de servicio. Unidad Académico Mantenimiento
2 jornadas
mantenimiento correctivo Nota: Si la actividad de mantenimiento correctivo se y/o Administrativa correctivo PRT.01
puede realizar en el sitio con los insumos disponibles al
momento del mantenimiento preventivo, se realizará por
parte del técnico en el momento que se detecte la falla
potencial del equipo, no obstante, el usuario debera
PRT.01 realizar una solicitud de mantenimiento correctivo en el
SIMAT 2 Jornadas Técnico DMT
No FRT. 22 Informe Técnico
13.Registra la actividad de mantenimiento preventivo de Servicio
13. Registra la actividad de realizada y elabora el Informe Técnico de Servicio. En
mantenimiento (preventivo caso de realizar mantenimiento correctivo , registra las
o correctivo) realizada
correcciones realizadas al equipo por medio del SIMAT.

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil


RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 8 de 9
TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

14. Solicita la firma del responsable de la UAA en el 2 Jornadas Técnico DMT


Informe Técnico de Servicios FRT.22, como constancia del
14. Solicita firma de la UAA
trabajo de mantenimiento preventivo realizado .
FRT. 22 Informe Técnico
Nota: Esta actividad depende del tiempo de los de Servicio
encargados de los equipos en las UAA.

FRT.22. Informe Técnico


de Servicio firmado

15 Entrega al Profesional DMT el Informe Técnico de 5 jornadas


15. Entrega el informe Técnico DMT
Servicio FRT.22. FRT. 22 Informe Técnico
técnico de servicio
de Servicio

16 Recibe, revisa, envía y archiva el Informe Técnico de


Servicio a los usuarios. Si se realizo mantenimiento
16. Recibe, revisa, envía y 5 Jornadas Técnico DMT
correctivo, se cierra la orden de trabajo en el SIMAT.
archiva informe técnico

FIN

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil


RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Código : PRT.02

Versión : 08
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Página 9 de 9

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Abril 14 de 2008 Creación del Documento.

02 Modificación del diagrama de flujo, donde se incluye encuesta satisfacción del beneficiario
Noviembre 12 de 2008
mantenimiento preventivo, responsable y documento de referencia.

Modificación en actividad No 3 relacionada con la comunicación con el beneficiario, y en


03 Abril 17 de 2009 actividad No 7 relacionada con el envío de copia de hojas de vida de los equipos.

04 Inclusión en las consideraciones aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo de


Octubre 05 de 2009 equipos de las sedes regionales UIS.

Inclusión en las consideraciones aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo de


05 Agosto 8 de 2012 equipos de Unidades académico-administrativos y la inclusión del formato FRT.22 informe
técnico de servicio.

Se modifica la actividad de asesoría de compra de equipos, el mantenimiento preventivo de


las sedes regionales, se actualizan los nombres de los formatos utilizados.
Octubre 5 de 2015
06 Inclusión de tiempos estimados para cada actividad.
Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 6,8 y 11.
Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.
Inclusión de normatividad
07 Mayo 12 de 2017 Modificación al Diagrama de Flujo
Ajuste de los tiempos estimados
Inclusión en los considerando: dado el caso las actividades de mantenimiento preventivo
08 Diciembre 13 de 2017 relacionadas con los aires acondicionados, se registran en el formato FRT.21 ( Control de
mantenimiento de aires acondicionados).

You might also like