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http://www.scribd.com/doc/16128675/Logistica-de-Entrada

Logística de Entrada:
Gestión y coordinación de compras:
Aunque estos dos términos son empleados con frecuencia para describir funciones empresariales
similares, en realidad significan acciones diferentes.
Aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos aquellos
productos, bienes y servicios del exterior que le son necesarios para su funcionamiento.
Para cumplir estas funciones es necesario:
•

Prever las necesidades.

•

Planificarlas en el tiempo.
•

Expresarlas en términos adecuados.

•

Buscarlas en el mercado.
•

Adquirirlas.
•

Asegurarse de que son recibidas en las condiciones demandadas.

•

Pagarlas.
Comprar es una función que tiene como objetivo adquirir aquellos bienes y servicios que la
empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en el
momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. Aunque esta función
pueda constituir una actividad de vital importancia para la empresa, como puede verse, solo es
parte de las operaciones que debe realizar para aprovisionarse.
La compra comienza en el momento en que un producto o servicio debe ser buscado en el
exterior, finalizando cuando cesan esas obligaciones y derechos mutuos establecidos.
Sin embargo, el aprovisionamiento comienza con la tarea de detectar las necesidades de la
empresa y situarlas en el tiempo; siendo, por tanto, una función mucho más amplia que la de
comprar.
Al tener que adaptarse a un entorno económico altamente cambiante, el aprovisionamiento se ha
convertido en una función estratégica, algunas veces de importancia capital para conseguir
objetivos generales que la empresa desea alcanzar.
Las características de ese entorno que más están influyendo en la función aprovisionamiento son:

 Globalización de los mercados.

 Variaciones cualitativas y cuantitativas en la demanda de los productos.

 Escasez de los capitales y crecimiento de los costos financieros.

 Reducción de los márgenes de beneficio.

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Unidad N° 2 – Logística de entrada
Por otra parte, los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad
también están obligando a los departamentos de compras a introducir transformaciones profundas
en sus habituales formas de trabajo.
Bajo estas perspectivas, es fácil comprender que una óptima gestión de
aprovisionamientos puede
llegar a constituir un centro de beneficios para la empresa.
Fases de la función de compras:
En términos globales, esta función se inicia en el momento en que un bien o servicio debe ser
buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar los derechos y obligaciones mutuamente
establecidos con el proveedor del bien o servicio.
A lo largo de todo este proceso se pueden distinguir diferentes fases:
1. Operaciones previas:
a. Conocimiento detallado de las necesidades.
b. Determinación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas.
2. Preparación:
a. Investigación del mercado.
b. Preselección de los posibles proveedores.
3. Realización:
a. Análisis y comparación de las ofertas.
b. Negociación con los ofertantes.
c. Elección del proveedor.
d. Confección del pedido.
4. Seguimiento:
a. Vigilancia y reclamo de las entregas.
b. Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos.
c. Conformación de las facturas.
d. Eventual devolución de los productos hallados como “no conformes”.
5. Operaciones derivadas:
a. Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.
b. Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.
La secuencia de las fases anteriores que constituyen la función de compras presenta
responsabilidades diferentes:
 Administrativa: la compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de
mercancía
y la salida correspondiente de un contravalor de dinero. Este carácter administrativo es el que
permite organizar el conjunto de operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las
operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio.
 Técnica: la compra debe seleccionar aquellos proveedores que mejor satisfacen las
necesidades de la empresa. Ello obliga a un conocimiento detallado de las características y
variedades de las mercancías a comprar. Así como de las alternativas validadas que pudieran
aparecer.

 Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los proveedores,

tanto
actuales como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y
mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo
momento como una fuente generadora de beneficios para la empresa.
 Financiera: la compra inmoviliza capital; su escasez obliga a limitar el volumen de
este
inmovilizado a fin de poder satisfacer otras necesidades de financiación de la empresa
sin
recurrir excesivamente a capitales externos.
 Económica: las operaciones de compra generan unos costes que incidirán
directamente en
los precios de venta de los productos vendidos. Una forma de generar beneficios a la empresa es
reducir al mínimo los costes derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignadas.
Principios Básicos de la función compras:
Tres son los principios en los que deben basarse todas las actividades orientadas a la
compra de
bienes y servicios:
Organización:
Organización del servicio de compras con el fin de ejercer su función de una forma
eficaz. Para
ello, cada componente deberá tener definidas:
a. Sus misiones y tareas.
b. Sus objetivos y responsabilidades.
Previsión:
Definir y desarrollar las técnicas de compra siguientes:
a. Prospecciones del mercado y análisis económicos del entorno con el fin de
determinar el
nivel de precios del mercado y su evolución.
b. Marcar las políticas de proveedores y los objetivos del ahorro.
Control:
Establecer un sistema de control sobre la actividad del servicio de compras que
permita contrastar
los logros con los objetivos establecidos:
a. Analizar los costes generados.
b. Constituir un banco de datos sobre:
 Los productos y sus costes.
 Los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de
entrega, de precios y de servicios.
Los objetivos de la compra:
La actuación de un servicio de compra debe apoyarse sobre una definición clara de los
objetivos
que desean alcanzar

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Unidad N° 2 – Logística de entrada
 Conseguir los mínimos costes de adquisición: Una vez determinadas las
características y
especificaciones del producto a comprar, hay que determinar:
o

Cantidades.
o

Precios.
o

Condiciones de pago.
o

Pruebas a someter al producto para su aceptación.

Quien tenga la responsabilidad sobre la estrategia del aprovisionamiento deberá
acordar:
o

Lugares de entrega.
o

Fechas de entrega.
o

Fraccionamientos de las entregas.

o

Unidades de entrega y unidades de transporte.

o

Condiciones en que debe realizarse el transporte.

o
Condiciones o tratamientos especiales que pudieran requerir la mercadería ‐

 Mantener el nivel de calidad definido: la calidad es un objetivo prioritario de la

empresa. Por
lo tanto, la calidad de los productos a adquirir estará de acuerdo con la calidad del
producto
que la empresa, a su vez, desea vender en el mercado.

 Mantener la continuidad de abastecimiento.

 Desarrollar la competencia.

 Reciclar y tratar adecuadamente los embalajes usados, así como los residuos y

desperdicios
generados.
En conclusión podemos sintetizar los objetivos de la función de compras como:

 Reducción de roturas de stock.

 Equilibrio y reducción de existencias.

 Incremento de la disponibilidad de existencias.

 Mejora de los costes de productos.

 Mejorar la programación.

 Máxima aproximación al JIT.

 Mejora en el nivel de servicio.

Organización del departamento de compras:
El servicio de compras deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y
racionalizar al máximo las tareas que deben realizarse, a fin de conseguir la mejor gestión al
mínimo coste posible.
La organización del servicio deberá tener siempre presente el aspecto operativo ligado
a esta
función y que comprenderá:

 Las operaciones que deben realizarse.

 Los documentos que intervienen en cada operación.

 La conexión con los demás departamentos de la empresa.

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Unidad N° 2 – Logística de entrada
La diversa complejidad y dimensión de las empresas impiden establecer un modelo
estándar de
organización.
Tipos de compras:

 Por punto de pedido.

 Por programa.

 Pedidos abiertos.
 Bajo pedido unitario.

 Especulativas.

 Especiales ( estacionales, perecederas, etc..)

Tipos de suministro:

Lotes y módulos de compra:

Unidad de compra, de entrega, de almacenaje, de transporte
Atendiendo a los aspectos logísticos, conviene estudiar con atención la forma en que el
comprador
desea le sea entregada la mercancía.
Habitualmente la cantidad a adquirir de un artículo ha sido establecida solamente según las
necesidades estrictas de la demanda de ese artículo, pudiendo no haberse tenido en cuenta otros
aspectos relacionados con el modo de embalaje, de transporte ni de almacenaje del articulo. El
comprador debe, en el momento de la compra, tener presente estos aspectos y determinar con
precisión la forma en que desea que el artículo le sea entregado.

A tal efecto conviene diferenciar:

 Unidad de compra:

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Unidad que generalmente se ha expresado la demanda interna de ese artículo y que
sirve
 nidad de entrega:
versas formas y volúmenes en que un artículo puede ser embalado, se
 nidad de almacenaje:
s de entrega es preciso determinar cómo se desea que se agrupen
je y las unidades de
 nidad de transporte:
rtancia de las expediciones, así como las diversas posibilidades de
eficiente de
Las unidades de compra, entrega, de almacenaje y de transporte pueden venir
condicionadas por
Por ejemplo, si se adquiere leche en envase de brick de 1 litro, se tendrán las
siguientes

1 caja = 12 bricks = 12 litros. 1 palet 1.2 x 0.8 = 864 bricks. 1 semi de 12.2 = 30 palets.
La creciente importancia de las necesidades de la distribución crea la conveniencia de
establecer
de base para determinar su precio.
USi se atiende a las di
hace preciso determinar las unidades de entrega o de embalaje que contiene la
cantidad
total solicitada.
UEstablecidas las unidade
esas unidades a fin de atender a las necesidades de almacenamiento y manutención
de
esa mercancía, considerando los medios de que la empresa dispone.
Así pues, se determinaran los tamaños de las unidades de almacena
entrega y de compra contenidas en una unidad de almacenaje.
ULa frecuencia y la impo
carga ofrecidas por los camiones, hacen que se tenga cada vez mas en cuenta la
posibilidad de adquirir artículos en base a unidades completas de transporte. Puede considerarse
como bien utilizada una unidad de transporte si el co llenado es superior al 80%.
las características propias del artículo, por la forma de su embalaje o por las normas
establecidas
por el proveedor relacionando cada una de ellas.
posibilidades de agrupaciones:
estándares en la forma y manera de presentar las unidades de entrega y almacenaje.
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Almacenaje:
Es aquella función logística que permite mantener cercanos los
productos a los distintos mercados, al tiempo que, en
colaboración con la función den regularización, asjuta la
producción a los niveles de demanda y facilita el servicio.
Los principios de almacenaje son:
•

Aprovechar el espacio.
•

Mínima manipulación
•

Fácil acceso al stock.

•

Flexibilidad en la colocación.
•

Facilite la rotación del stock

•

Facilite el control del stock.

Los almacenes pueden ser centrales, locales o de transito,
de materia prima o de producto
terminado.
Dentro de un almacén cabe distinguir las siguientes
zonas:
1. Muelles y aparcamientos.
2. Entradas.
3. Salidas.
4. Stocks
5. Preparación de entregas.
6. Acondicionamiento de mercancías.
7. Oficinas y servicios.
8. Etc.
Habitualmente los almacenes para materia prima suelen tener
características espaciales, básicamente por la gran diversidad de
productos almacenados, y la falta de unificación y normalización
en las unidades de almacenaje y manipulación.
Como unidades podemos citar:
•

Cajas.
•

Sacos.
•

Bidones.
•

Embalajes.
•

Bolsas
•

Etc
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Unidad N° 2 – Logística de entrada
Función de los almacenes:
Tres son las funciones que se pueden asignar al
almacenamiento de los productos:
1. Almacenamiento para coordinar los desequilibrios entre
la oferta y la demanda.
Escasos son los productos cuya demanda coincide, en
tiempo y cantidad, con su oferta.
La calidad del servicio al cliente, considerada como existencia de
todos los productos demandados, en su punto de venta, genera
un incremento de las ventas. La búsqueda de este incremento
aconseja almacenar los productos cerca de los puntos de
consumo, reduciendo las demandas insatisfechas que pudieran
producirse por problemas en el transporte, falta de previsión de
los proveedores u otras eventualidades.
Existen productos cuya demanda, ya incierta, presenta carácter
estacional. Para minimizar sus costes es preciso producirlos
durante todo el año; pero exigen la disposición de grandes
volúmenes de almacenamiento. Estos volúmenes pueden ser
proporcionados tanto por el sistema productivo como por el
sistema de distribución.
Otra situación similar es la generada, por ejemplo, en la industria
conservera, que se ve obligada a almacenar su producción en
época de recogida a fin de abastecer el mercado durante el resto
del año.
La descoordinación entre la oferta y la demanda puede aparecer,
también, bajo variaciones importantes en el precio de los
productos, aconsejando realizar compras especulativas que
compensen los costes generados por su obligado
almacenamiento.
2. Almacenamiento para la reducción de costes:
En ocasiones, un análisis de los costes implicados muestra que
puede llegar a ser mas rentable adquirir algunos artículos en
grandes lotes y/o transportarlos en cargas consolidadas hacia
lugares de almacenamiento cercanos a los puntos de consumo.
En esos casos, las mejoras económicas que se pueden obtener
en el precio de compra, en los costes de manipulación y en el
transporte consolidado, por el hecho de aumentar el tamaño de
los lotes de fabricación, pueden llegar a compensar los mayores
costos de almacenamiento que tal aumento significa.
3. Almacenamiento como complemento al proceso
productivo.
Algunos productos alimenticios, tales como quesos, vinos, licores,
embutidos, precisan un periodo de maduración previo a su
consumo. El almacenamiento obligado de estos productos puede
hacerse de forma tal que se cumplan simultáneamente otras
funciones.