GUÍA HOJAS DE CÁLCULO

(MANEJO DE APLICACIONES POR MEDIOS DIGITALES)

Profesor: Roberto Carlos Corona Tafolla.

Alumno: ________________________________________________ GRUPO: ____________

1.- ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL

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2.- FORMAS DE DESPLAZAMIENTO

Desplazarse entre hojas o libros de trabajo

Hay dos procedimientos básicos para desplazarse entre libros de trabajo Excel.

Mediante el ratón: Pulsando directamente en la celda de destino, utilizando las teclas con flecha,
se accede a cada una de las hojas haciendo clic sobre la solapa correspondiente, situadas a la parte
inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no está visible, se
pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas,
haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su función es la de activar: la
primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja.

A través del teclado: Se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultánea, las teclas
Control + AvPág para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control + RePág para acceder a la
hoja anterior.

Desplazarse dentro de una hoja de trabajo

Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, debes hacer clic en cualquier celda o
utilizar las teclas de dirección. Al desplazarse a una celda, ésta se convierte en celda activa. Una
celda activa es aquella sobre la que tienen efecto las órdenes y funciones de celda que se puedan
activar posteriormente.

Para desplazarse una gran distancia Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posición
relativa aproximada. En una hoja de cálculo de gran tamaño, mantenga presionada la tecla
MAYUSCULA (Shift) mientras arrastra con el mouse (ratón)

También, para desplazarse rápidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la
tecla de función del teclado (zona superior del teclado) F5 que sirve para Ir a… una celda tecleando
sus coordenadas.

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Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos XFD1048576, al aceptar, nos habremos posicionado
directamente en la celda más abajo y más a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la
casilla A1, lo podremos hacer igualmente con F5 marcando como referencia A1.
En el panel que aparece pulsando la tecla de función F5, existe un botón de Especial… desde el que
podemos elegir ir a cierta celda con características especiales.

3.- ZOOM
La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para alejarla y ver un
porcentaje mayor de la página a tamaño reducido. También puede guardar un ajuste de zoom
concreto con un documento o una plantilla.

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4.- CAPTURA DE DATOS / TIPO DE DATOS

Captura de datos

Para ingresar datos a una celda, basta con posicionarse en la celda deseada y empezar a teclear o
introducir los datos a través de la barra de fórmulas, si se quiere editar un dato de la celda se
puede hacer a través de la barra de fórmulas o dando doble clic en la celda a editar.

Tipos de datos en Excel

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil
millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta
razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas
de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de
datos:

1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas

Valores numéricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan
cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el
contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor
numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las
columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de
una manera diferente:

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Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el
ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de
manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su
valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de
formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Las fechas en Excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de
diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede
aplicar a una misma fecha:

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Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el
mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de
la celda al formato general. En la imagen superior en la segunda columna he copiado los mismos
valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico
41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días
transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración
comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su
formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se
facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la
diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es
por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen
al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es
decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el
números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el
número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior
para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el
valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel
tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que
requieran más de 15 dígitos.

Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de
Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de
nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o
símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es
porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que
comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará
alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto:

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Formulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no
es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos
devolverán un resultado.

5.- USO DE NOMBRES EN EXCEL

Cuando hacemos referencia a una celda utilizamos su dirección: columna y fila, pero Excel nos
permite crear nombres para referirnos a esa misma celda o rango de celdas. Después de definir un
nombre lo podremos utilizar dentro de nuestras fórmulas.

Crear un nombre en Excel

La manera más sencilla de crear un nombre es utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en
la barra de fórmulas. El procedimiento es muy simple, solamente seleccionamos la celda y
escribimos su nombre dentro del cuadro de nombres:

Lo mismo podemos hacer para un rango de celdas. Selecciona todas las celdas del rango y
escribimos su nombre:

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El Administrador de nombres en Excel

Una vez que hayas creado varios nombres podrás administrarlos utilizando el Administrador de
nombres. Este comando lo encontrarás en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de nombres:

Desde este cuadro de diálogo podrás editar y eliminar los nombres previamente creados. También
podrás crear nuevos nombres al pulsar el botón Nuevo.

Utilizar los nombres en Excel

Podemos utilizar los nombres en Excel dentro de nuestras fórmulas y de esta manera hacer que la
fórmula sea más fácil de entender. En el siguiente ejemplo calcularé el porcentaje de comisión que
le corresponde a Angélica por las ventas realizadas durante el primer trimestre del año:

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Observa que en la fórmula he utilizado la función SUMA para obtener el total de las ventas. La
fórmula SUMA(Ventas) equivale a tener la fórmula SUMA(B4:B6) pero ya que dicho rango tiene un
nombre asignado puedo utilizarlo en lugar de la dirección. Finalmente el resultado de la suma es
multiplicado por el nombre Comisión que corresponde a la celda B1.
De esta manera podemos decir que la fórmula
=SUMA(Ventas) * Comisión

es equivalente a tener la siguiente fórmula

=SUMA(B4:B6) * B1

6.- FORMATO DE CELDAS EN EXCEL 2013

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede
ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

 En la Cinta de opciones.
 En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
 En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una
gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la
Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y
Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer
clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de

configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a
este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

 Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la

ficha Inicio.

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  Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la
opción Formato de celdas.
 En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción
Formato de celdas.

Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos
abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl+1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros
podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna
tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

 En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de
fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada.
 Justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño
de fuente.
 La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.

El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las
mismas opciones de configuración.

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Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente,
su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son
los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la
fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda
pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro
de la misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de
utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy
estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda,
este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.

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 6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y
además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán
algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de
celdas dentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para
indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se
encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de
colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es
necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto
el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que
dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y
de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes
estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando
Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:

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Este comando también está disponible desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de
diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las
configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos
que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de
nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

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Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar
el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic
sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una
celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.

También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual
nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La
opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel.

7.- COPIAR CELDAS EN EXCEL

Copiar celdas en Excel

Copiar es tan sencillo como seleccionar la celda o las celdas y pulsar el botón Copiar que se
encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

Una vez copiadas las celdas será necesario seleccionar la ubicación donde se pegarán los datos. Es
en este momento que puedes seleccionar una hoja diferente o inclusive ir a otro libro de Excel
donde se pegarán los datos.

Pegar celdas en Excel

Una vez que has elegido el destino adecuado solamente resta pulsar el botón Pegar que se
encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.

Atajos de teclado para copiar y pegar

Si la acción de copiar y pegar la realizarás en repetidas ocasiones será mejor utilizar un atajo de
teclado para evitar pulsar tantas veces los botones. Para copiar una celda puedes utilizar la
combinación de teclas CTRL + C y para pegar las celdas copiadas puedes utilizar la combinación
CTRL + V.

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8.- INSERTAR, ELIMINAR Y MODIFICAR ELEMENTOS
Insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas, operaciones muy útiles cuando tenemos un libro
ya creado y queremos retocarlo o, cuando a mitad del diseño de una hoja, nos damos cuenta de
que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta
alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

 Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden
por encima de la seleccionada.
 Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

 Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado
ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Si
quieres añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe, seguirán habiendo
1048576 filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas
añadir filas y Excel no te deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Insertar columnas en una hoja

Excel 2013 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

 Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre
se añaden a la izquierda de la seleccionada.
 Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
 Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

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Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición. En caso de no
haber seleccionado ninguna columna, Excel 2013 toma la columna donde estamos situados como
columna seleccionada. Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas,
en el primer paso, como columnas a añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe, seguirán
habiendo 16384 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas
añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últimas columnas
contienen algún dato.

Cuando insertamos columnas o filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, haremos clic sobre el botón y aparecerá el menú desde el cual
podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la
izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato. No es obligatorio utilizar este botón. Si te
molesta, no te preocupes, ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente
un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

 Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas y pulsa el menú Insertar.

De forma predeterminada se insertarán las celdas sobre las seleccionadas. Si no quieres que sea
así deberás:
 Seleccionar la flecha del menú Insertar.
 Elegir la opción Insertar celdas...
 Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.
 Aparece el cuadro de diálogo Insertar celdas.

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  Elegir la opción deseada dependiendo de si queremos que las celdas seleccionadas se
desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección (Fíjate como desde aquí también
te permite añadir filas o columnas enteras.
 Hacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía, ya que se eliminan las del
final de la hoja.
Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que para las
filas y columnas, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva
celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo, nos aparecerá el
cuadro visto anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de la misma
forma que para columnas o filas.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El
número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

 Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a
la izquierda de la seleccionada.
 Seleccionar el menú Insertar.
 Elegir la opción Insertar hoja o bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior.

En este caso, se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.

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Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

 Seleccionar las filas o columnas a eliminar.
 Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
 Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, así
que seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas. Lo que pasa es que se añaden al final de la
hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

 Seleccionar las celdas y desplegar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elegir la
opción Eliminar celdas.... O bien seleccionar las filas y pulsar la combinación de
teclas Ctrl + -.

 Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el

desplazamiento. Observa cómo desde aquí también te permite eliminar filas o columnas
enteras.
 Por último, hacer clic sobre Aceptar.

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Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

 Situarse en la hoja a eliminar.
 Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
 Elegir la opción Eliminar hoja.

Modificar fila y columna

En Excel puedes cambiar el ancho de una columna o la altura de las filas de manera que puedas
mejorar la visibilidad y apariencia de los datos. El ancho predeterminado de una columna es de
10.71 que significa un espacio para 10 caracteres. Para cambiar el ancho de columna en
Excel puedes seguir cualquiera de los siguientes métodos.

Ajuste de columna manual

Para cambiar manualmente el ancho de columna, coloca el puntero del ratón justamente en el
límite derecho del encabezado de una columna hasta que se convierta en una flecha de doble cara
y arrastra el ratón hacia la derecha o izquierda hasta que la columna tenga el ancho que deseas.

Ancho de columna específico

También puedes establecer un ancho específico de columna. En la ficha Inicio selecciona el

comando Formato y posteriormente la opción Ancho de columna.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Ancho de columna donde podrás especificar el tamaño exacto.

Ajuste de columna automático

Para ajustar automáticamente el ancho de la columna de manera que se ajuste al texto que
contiene puedes hacer doble clic sobre límite derecho del encabezado de columna o puedes
seleccionar el comando Autoajustar ancho de columna que se encuentra dentro de la opción
Formato en la ficha Inicio.

Modificar el alto de fila

Para ajustar el alto de una fila puedes utilizar métodos similares, ya sea arrastrando el límite
inferior del encabezado de fila o seleccionado la opción Alto de fila dentro del menú Formato de
manera que puedas especificar un alto específico.

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Para ajustar automáticamente al alto de la fila de acuerdo al contenido puedes hacer doble clic en
el borde inferior del encabezado de fila o puedes seleccionar la opción Autoajustar alto de fila que
se muestra en el mismo menú Formato.

9.- ORDENAR Y FILTRAR DATOS EN EXCEL 2013

Para activar la opción de filtro de las celdas seleccionadas en Excel 2010, seleccione la pestaña
Datos> Filtro. Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su
extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se
muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de

ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se
reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la
columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z
(alfabéticamente) o de Z a A.

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Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a
mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas
podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se
ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando
hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color
de la fuente.

Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible
ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr
este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado
lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer
múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:

1. Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.

2. Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos
eliminarlo de la lista.
3. Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
4. Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia
abajo para establecer un orden preferido.
5. Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre
mayúsculas y minúsculas.

La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en
cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.
Filtrar datos en una tabla de Excel

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Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar solamente
aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados
ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran también
al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los encabezados de columna.

En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna
tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual
a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones mostrará el cuadro de
diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle del filtro que deseamos
aplicar.

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En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir
si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botón Aceptar se
aplicará el filtro a los datos.

En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los valores únicos de la columna y
cada opción tiene a su lado una caja de selección que podemos marcar o desmarcar indicando si
deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si la lista tiene tantos valores
únicos que se nos dificulta encontrar la opción que necesitamos, entonces podemos utilizar el
cuadro de búsqueda de manera que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.

Filtros de números y fecha

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se
muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado
correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de número:

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Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para
permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de
fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de
número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato
sobre la columna.

Quitar el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará su
apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una
tabla de Excel tenemos dos opciones:

1. Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el
filtro de dicha columna.
2. Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces
debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.

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Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha hacia
abajo.

Filtrar por segmentación de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método
no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que
conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para
agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas
de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de
diálogo con las columnas de nuestra tabla:

En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón Aceptar se insertará en la

hoja de Excel un panel con las opciones de segmentación de datos para la columna previamente
seleccionada:

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Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro correspondiente sobre la
tabla. Para seleccionar varias opciones del panel debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras
hacemos clic con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el
botón que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentación de datos
correspondiente.

De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en nuestra tabla y
aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja de utilizar la segmentación de datos es
que tendemos una ayuda visual para conocer rápidamente los filtros que están siendo aplicados a
la tabla. Para eliminar los paneles de segmentación de datos debes hacer clic sobre su borde y
pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.

10.- INMOVILIZAR PANELES

El comando Inmovilizar paneles permite mantener visibles ciertas filas y columnas mientras se
desplaza por la hoja de Excel. Sigue estos pasos para inmovilizar ciertas áreas de una hoja.
El primer paso es muy importante ya que es necesario seleccionar la celda en base al área que
deseamos inmovilizar. Siempre considera que debes seleccionar una celda posterior al área que
permanecerá inmóvil.

Inmovilizar columnas

Por ejemplo, si deseas inmovilizar las columnas A y B, se debe seleccionar la celda C1. En seguida
se debe pulsar el comando Inmovilizar que se encuentra en la ficha Vista y seleccionar la
opción Inmovilizar paneles.

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El resultado de este comando hará que se coloque una línea muy delgada marcando la separación
de las secciones.

Si en este momento desplazas la hoja hacia la derecha observarás cómo las columnas comienzan a
moverse excepto las columnas A y B que han sido inmovilizadas.

Inmovilizar filas

Lo mismo podemos hacer para inmovilizar filas. Si deseas inmovilizar las filas 1, 2 y 3 de una hoja
de Excel debes comenzar por seleccionar la celda A4 y posteriormente hacer clic en el
comando Inmovilizar paneles.

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Hasta ahora has observado que para ambos ejemplos hemos inmovilizado solamente columnas o
solamente filas. Pero también podemos hacer una combinación e inmovilizar tanto columnas y
filas al mismo tiempo.

Inmovilizar columnas y filas

Por ejemplo, para inmovilizar la columna A y B junto con la fila 1 debes seleccionar la celda C2 y
hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.

Observa cómo en este caso se han colocado dos líneas de separación para marcar tanto las
columnas como la fila inmovilizadas.

Inmovilizar fila superior o primera columna

Ya que es muy común en Excel tener tablas de datos con títulos en la primera fila se ha provisto
del comando Inmovilizar fila superior.

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Para utilizar este comando no es necesario hacer una selección previa de una celda. Sin importar la
celda que esté seleccionada actualmente, al pulsar dicho comando siempre se inmovilizará la fila
superior. Lo mismo sucede con el comando Inmovilizar primera columna, el cual fijará siempre la
columna A.

Movilizar paneles

Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar el comando

Inmovilizar y seleccionar la opción Movilizar paneles.

11.- FÓRMULAS DE EXCEL

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las
fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un
procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una
hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

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¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza
algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se
adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear,
todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas
deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada
en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la
celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel
tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda
B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que
la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

Constantes o texto: Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser
utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como
“Marzo”.

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Referencias de celda: En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos
utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir
en nuestra fórmula

Operadores: Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que
conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

Funciones de Excel: Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un
ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una
fórmula.

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Ingresar fórmulas en Excel

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de
manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel
nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.
Ingresar una fórmula manualmente

La manera más simple de introducir una fórmula en Excel es capturando todo el texto que la
compone directamente en la celda o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto así como realizar cualquier edición con
el teclado.

Ingresar fórmulas con el ratón

Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida y
menos susceptible a errores. Con este método utilizamos el ratón para seleccionar las celdas que
forman parte de una fórmula.

Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que necesitamos
introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla
con el teclado.

Ingresar fórmulas con las flechas del teclado

Este método es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratón para
seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la
celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra fórmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una función

Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la fórmula podemos hacer
uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace más sencillo introducir el nombre de
la función.

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Insertar nombres de rango en fórmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el
nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en nuestras
fórmulas de la siguiente manera:

La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles.
Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para
desplegar el cuadro de diálogo Pegar nombre el cual nos dejará seleccionar el nombre de una lista.

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Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no sucederá nada.

Editar fórmulas en Excel

Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar
alguna modificación. Para editar una fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:
Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.
Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda.

Fórmulas y funciones de Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo
debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los
resultados que necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener
fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo, a continuación se muestra una
lista de algunas funciones de Excel.

Funciones de texto
 La función EXTRAE
 La función CONCATENAR
 La función ENCONTRAR
 La función CARACTER

Funciones de fecha y hora

 La función DIAS.LAB
 La función DIAS.LAB.INTL
 La función DIA.SEM

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Funciones lógica
 La función SI
 La función O
 La función Y

Funciones matemáticas y trigonométricas

 La función REDONDEAR
 La función SUMAR.SI
 La función RESIDUO
 La función COMBINAT
 La función ALEATORIO.ENTRE

Funciones de información
 La función ESBLANCO
 La función ES.NOD
 La función ES.ERROR
 La función ESERR

Funciones de búsqueda y referencia

 La función BUSCARV
 La función COINCIDIR
 La función BUSCAR

Excel tiene cerca de 400 funciones listas para ayudarte a trabajar con tu información, así que toma
tu tiempo y comienza a familiarizarte con cada una de ellas. Una vez que comiences a dominar
varias funciones podrás crear fórmulas avanzadas que te ayudarán a ser más eficiente en el uso de
Excel.

12.- GRÁFICOS Y PRESENTACIÓN DE DATOS

Los gráficos en Excel te ayudarán a mostrar los datos de una forma más significativa de manera
que las personas puedan comprender fácilmente grandes cantidades de información de una
manera visual.

Un gráfico también ayuda al análisis de datos de manera que se puedan encontrar tendencias
importantes que ayudarán en la toma de decisiones.

Tipos de gráficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente
es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente
así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

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Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna: Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a
través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje
vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la
diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea: Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un
período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea
hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio
como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares: También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos
gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de
las partes respecto al total.

Gráficos de Barra: Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un

período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

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Gráficos de Área: Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo.
Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno,
el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede
hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión): Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre
diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar
de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja.

Cómo crear un gráfico en Excel

Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas
trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la
información y crear el gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

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Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que
trazará el gráfico utilizando como base dicha información:

Crear un gráfico en Excel

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del
grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he
decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la
primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos
a modificarlas y poder agregar características adicionales al gráfico.

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Partes de un gráfico de Excel

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series
de datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un
gráfico de Excel que necesitas conocer:

 Área del gráfico: Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que
incluye todas sus partes.
 Título del gráfico: Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.
 Puntos de datos: Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una
celda.
 Series de datos: Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada
serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a
excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.
 Ejes: Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el
eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje
horizontal y suele contener las categorías del gráfico.

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  Área de trazado: Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
 Líneas de división: Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera
que faciliten su lectura e interpretación.
 Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.
 Leyenda: Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

Cambiar el tipo de gráfico

Si haces clic sobre el botón Cambiar tipo de gráfico se mostrará un cuadro de diálogo que te
permitirá elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el ícono del nuevo tipo y acepta los
cambios.

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de gráfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la información que puede trazar. Lo más común es hacer un cambio entre
el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un gráfico de columna agrupada a un gráfico de
columna agrupada 3D ó a un gráfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender
que haciendo una prueba, así que no tengas temor de experimentar ya que siempre podrás
regresar al tipo de gráfico que tenías inicialmente.

El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando permite
guardar las configuraciones de los gráficos de manera que puedas utilizarlas posteriormente. Es
una característica de Excel muy útil cuando tu trabajo es generar muchos reportes que utilizan los
mismos tipos de gráficos una y otra vez.

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Cambiar la fuente de datos de un gráfico

Aún después de haber creado un gráfico en Excel es posible modificar el rango de datos que utiliza
como base. El cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos nos permite elegir una fuente de
datos diferente.

En primer lugar debes seleccionar el gráfico y en la ficha Diseño seleccionar el

comando Seleccionar datos.

Excel abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

Para seleccionar el nuevo rango de datos puedes hacer clic sobre el botón de selección de rango
de datos:

Al pulsar este botón el cuadro de diálogo se colapsará permitiendo visualizar los datos de la hoja.
Una vez seleccionado el nuevo rango deberás hacer clic sobre el mismo botón para restablecer el
cuadro de diálogo. Acepta los cambios y Excel modificará el gráfico en base a los nuevos datos
especificados.

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Otra manera de tener acceso al cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos es haciendo clic
derecho sobre el gráfico y seleccionar la opción de menú Seleccionar datos.

Dar formato a un elemento de gráfico

Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran
cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del gráfico. Para poder
aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del gráfico que deseas modificar.

Seleccionar un elemento de gráfico: Mi recomendación es utilizar la lista desplegable de elementos

de gráfico que se encuentra en la ficha Formato dentro del grupo Selección actual

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Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu gráfico. Al
hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarán unos controladores de
selección alrededor del elemento para indicar que ha sido seleccionado.

Aparte de este método de selección a través de la lista de elementos, también puedes seleccionar
cualquier parte de un gráfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocará los
mismos controladores de selección que acabas de observar.

Dar formato a un elemento de gráfico de Excel

Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de formato a
través de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarán al elemento recién
seleccionado. Para este ejemplo haré clic sobre uno de los Estilos de forma predeterminados:

Al ejecutar el comando Excel aplicará de inmediato el formato correspondiente al elemento de

gráfico seleccionado:

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Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y algunos efectos de
formas. Solamente asegúrate de tener seleccionado el elemento adecuado antes de aplicar el
formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos cambios porque al seleccionar un elemento
de gráfico lo puedes eliminar fácilmente con tan solo oprimir la tecla Suprimir.

12.- IMPRIMIR EN EXCEL

De forma predeterminada Excel imprime el área de la página que contengan datos, es decir desde
la primera hasta la última celda. Para eso el programa usa algunos parámetros predeterminados:

 El tamaño del papel, o sea dimensiones físicas (A4, Carta, Legal, etc.)
 La orientación de la página (Vertical u Horizontal)
 Los márgenes (espacios alrededor)

La siguiente imagen muestra un ejemplo, una página con solo dos celdas: "dato1" y "dato2".
La celda "dato2" queda fuera del área de impresión ya que en este ejemplo la orientación de la
página es Vertical y se usa una hoja A4. Se imprimirá en otra hoja.

En caso que el contenido de la tabla u hoja no quepa en una página, se imprimirán varias.
No obstante podemos hacer los ajustes para que el archivo impreso sea exactamente como lo
necesitamos.

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¿Cómo imprimir un documento en Excel?

Para imprimir una hoja de cálculo o una tabla en la ficha Archivo usamos "Imprimir", se abrirá la
ventana de Vista previa. Esta ventana nos permite ver cómo quedará exactamente el documento
impreso y hacer los ajustes necesarios en caso de errores.

También podemos abrirla usando las teclas: CONTROL+P.

Los comandos en la barra lateral de la ventana de Vista previa nos permiten hacer los ajustes para
que la impresión sea exitosa.

No obstante lo ideal es configurar el documento en la vista de Diseño de página y usar la Vista

previa para dar los toques finales.

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Como imprimir correctamente una tabla en Excel
1. El primer paso es abrir la ficha Diseño de página y escoger la "Orientación" y el "Tamaño"
de la hoja en la impresora.

2. Seleccionar el área de la tabla que se desea imprimir. Para eso damos un clic en la primera
celda y con la tecla Shift (Mayus) presionada seleccionamos la última celda.
3. Damos un clic en el icono "Área de impresión" y en el menú seleccionamos: "Establecer
área de impresión".

Veremos ahora una línea de puntos gruesa rodeando el área.

Si dentro de dicha área aparece otra línea de puntos delgada, indica que nos excedimos del área
de la hoja a imprimir o sea no cabe lo que necesitamos imprimir físicamente.

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En la imagen de ejemplo las dos últimas columnas quedan fuera del área de impresión.
Necesitamos hacer algunos cambios como reducir el ancho de columnas, la fuente, usar otra
orientación u otros, hasta que desaparezca dicha línea. Si queremos a toda costa mantener el
formato actual podemos reducir toda el área completamente, la opción la encontraremos en la
ventana de Vista previa.

Configurar el resultado de la impresión en la ventana de Vista previa

Usa las teclas CONTROL+P. Para sorpresa nuestra en la ventana de vista previa no se muestran las
líneas de división. Debemos activar la opción manualmente. Para eso da un clic en el vínculo
"Configurar página", en la pestaña Hoja marca la casilla: "Imprimir líneas de división".
Ahora en la opción "Escalado" da un clic y en el menú selecciona: "Ajustar hoja en una página"
Verás que ahora se muestran correctamente todas las columnas.

Opciones en la ventana de Vista previa

Algunas de las opciones en la ventana de Vista previa se explican solos (Seleccionar impresora,
paginas a imprimir, intercalar, etc.)

La opción Escalado: Es la que más ayuda para ajustar el formato: Sin escalado. Imprime la
hoja de cálculo o tabla sin modificar el tamaño ni el formato, las celdas que queden fuera
se imprimen en otra hoja.
 Ajustar hoja en una página: Reduce el tamaño general para que quede en una página.
 Ajustar todas las columnas en una página: Reduce el ancho.
 Ajustar todas las filas en una página: Reduce la altura.
 La opción Configuración: Abre una ventana en la que establecer algunos parámetros
básicos de la impresión.

Saltos de página
En hojas que necesitan varias páginas Excel marca los límites del área que le corresponde a cada
una de ellas con las líneas discontinuas. Sin embargo puedes especificar exactamente donde debe
comenzar cada página, para eso utiliza la opción "Saltos". Marca la celda donde desees que
comience una página. Da un clic en el icono "Saltos" y en el menú escoge: "Insertar Salto de
página". Ahora en la hoja aparecerán las líneas discontinuas que marcan el salto.

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Cómo imprimir un gráfico

Imprimir un gráfico en Excel es muy sencillo, pero el método que vayas a elegir dependerá de
acuerdo a lo que necesites. Puedes imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de Excel o sin
ellos.

Cómo imprimir un gráfico en Excel 2010

Para imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes que hacer
nada más que imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opción Imprimir de la vista
Backstage (Ficha Archivo) y enviar a imprimir el documento.

Sin embargo, si quieres imprimir solamente el gráfico sin los datos de la hoja de Excel, entonces
primero debes hacer clic sobre el gráfico que vas a imprimir y una vez que está seleccionado
puedes ir de nuevo a la opción Imprimir en la vista Backstage.

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Observa como ahora la opción de Configuración indica Imprimir el gráfico seleccionado. Si envías a
imprimir con esta opción obtendrás una impresión que contendrá solamente el gráfico
seleccionado.

Errores frecuentes al imprimir en Excel

1- Ante cualquier error el primer paso es en la ficha Diseño de pagina > Área de impresión, en el
menú seleccionar: "Borrar área de impresión".

2- En la ventana de vista previa en Configuración asegúrate que este seleccionada la opción:

"Imprimir hojas activas" y no: "Imprimir selección"

3- Cuando los datos exceden el ancho de una columna el texto impreso se truncará y los números
impresos se verán como signos de número (##). Para evitarlo aumenta el ancho de las columnas o
de las filas.

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