ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES

ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
CURSO COMPRAS Y SUMINISTROS 102607

ESTUDIO DE CASO

Farmata S.A, es una empresa que se dedica a la distribución al por

mayor de medicamentos, inició hace 15 años en forma de sociedad
entre dos amigos, ambos Químicos Farmacéuticos, en ese momento solo
contaban con un depósito mediano, luego el negocio se fue expandiendo
y actualmente cuentan con un predio de 2 depósitos de almacenamiento
de diferentes espacios y dos grandes clientes que le consumen el 95 %
de toda la operación.
A principios del corriente año no lograron llegar a un acuerdo comercial
con uno de sus clientes de mayor operatividad, lo que desencadenó una
crisis para la compañía, pues habían realizado una alta inversión en
tecnología de alta complejidad, con el fin no solo de expandirse y tomar
otras operaciones del mercado, sino también de prestar un excelente
servicio, sin embargo internamente la empresa no funciona como
debería.
Los socios ante la falta de uno de sus mayores clientes, el apremio de
los gastos asumidos y buscando una solución que beneficiara a todos,
decidieron aprovechar una excelente oferta de compra de una
importante compañía farmacéutica internacional llamada Brafarma Co.
En el contrato de compra- venta se acordó realizar una auditoría con el
fin de establecer un diagnóstico general del estado actual en el cual se
encuentra Farmata S.A antes de que se origine el traspaso de mando.
Siendo así, el Departamento de RRHH de Brafarma Co. asume el
compromiso de realizar el levantamiento de la información en cada uno
de los departamentos de Farmata S.A., estableciendo, que los primeros
seis meses se estudiarían los sectores de Administracion de Personal,
Almacenamiento y Logística, Mantenimiento y Departamento de
Sistemas.
Resultado del Sector Almacenamiento y Logística
Almacenamiento: Integrado por 2 Jefes, 85 operarios y 5
administrativos de depósito.
Los jefes de almacenamiento tienen a su cargo la gestión de compra, de
los cuales uno solo de ellos lo hace de manera práctica y adecuada,
ninguno de los dos lleva un plan ni una política de compras, se compra
al ojo o en su defecto lo que el proveedor quiera dejar.
Así mismo, no existe un plan de reabastecimiento ni una política para
escoger a los proveedores, cuando se dan cuenta que hace falta
comprar un artículo o elemento realizan la compra en cualquier
establecimiento, lo que conlleva a que muchas veces se pagan precios
muy altos, que bien podrían haberse conseguido como mayorista
obteniendo así un buen descuento.
Por otro lado la mayor parte de los operarios de ambos depósitos, se
encuentran desmotivado, no solamente porque que la organización está
en crisis y por ende bajaron la ventas y con ello la posibilidad de
trabajar horas extras, sino también, porque temen que con la venta,
peligren sus puestos de trabajo en la compañía. Hasta el momento solo
saben que la empresa fue vendida, pero ningún directivo se ha acercado
para informarles que sucederá con los empleados, razón por la cual
trabajan con desgano y pasan la mayor parte del tiempo especulando
sobre qué puede pasar y si tienen que dirigirse a los representantes
sindicales en busca de asesoramiento o ayuda.
Logística: La operatoria del área de logística, es la siguiente: El cliente
realiza el pedido a través del departamento comercial, de ahí pasa al
departamento de sistemas, donde debe hacerse la remisión, luego pasa
a la bodega, luego a despacho donde pasan listo con la factura incluida
y finalmente se cargan en los móviles, si hay errores en el armado del
pedido, se devuelven para que se prepare correctamente. En medio de
toda la operatoria, se completan 5 planillas diferentes correspondientes
a las devoluciones, los errores en el armado, los pedidos entregados,
los controles realizados y el móvil de despacho con los datos de chofer
y ayudante. El control de las planillas la realizan los supervisores, y
pasado el primer filtro las recibe Pablo Ramírez, quien debiera llevar un
registro minucioso de cada uno de las operaciones con indicadores de
gestión para el seguimiento y mejora en la operatoria del sector. Nada
de esto ocurre, Ramírez, cuando lo sobrepasan los papeles los pasa a la
Administración para que siga su curso, cualquiera que fuese. Resulta
evidente que el sector entra en “tierra de nadie” una vez que Pablo
toma la posta, además la mayoría de las veces no coinciden los saldos
en sistemas con los saldos en físico. En caso de que en sistema haya
existencia de un producto, pero en físico no, simplemente no se
despacha y se queda mal con el cliente, pero no se investiga por qué las
diferencias. No se realizan inventarios periódicos para tener un control
sobre la mercancía, solo se hace un inventario anual.
Este sector funciona de forma rutinaria y automática, las tareas están
bien distribuidas y cada uno se limita a hacer solo lo que le
corresponde. Este modo de funcionamiento resulta muy conveniente
para Pablo, quien se ocupa de dar vueltas por el depósito dos veces al
día, terminada la ronda, vuelve a su oficina a tomar café y leer el diario
por internet. También, como resultado de su gestión, en el sector crece
el índice de ausentismo y en cada control de stock siempre surgen
faltantes o diferencias, el rumor que corre en el sector es que no hay
control.
 Fase 1: Preliminar
Diagnóstico
5 al 18 de febrero de 2018

1. Leer atentamente el caso presentado y el material de estudio.

2. Análisis situaciones de la empresa objeto de estudio.
3. Indique a través de una matriz DOFA las debilidades, fortalezas,
amenazas y oportunidades de Farmata S.A

Fase 2: De expresión De opiniones y Juicios:

19 de febrero a abril 1 de 2018

De acuerdo al diagnóstico realizado en la fase anterior usted deberá:

1. Proponer políticas de compras para la empresa Farmata S.A.
2. Indicar cuáles son las características que deben poseer los
proveedores de Farmata S.A.
3. Indique posibles soluciones que debe implementar Brafarma Co
para solucionar los inconvenientes identificados en la Fase 1, en Sector
de Almacenamiento.
4. Mencione que deben hacer los directivos ya sea de Farmata o
Brafarma con la desmotivación general de los funcionarios.
5. Una de las soluciones que podrían darse es incursionar en el
mercado internacional y aumentar de esta manera las ventas. Teniendo
en cuenta que Farmata es una empresa comercial que distribuye
medicamentos al por mayor, conociendo y diferenciando los conceptos
de E Business y E commerce, cuál de estos dos tipos de comercio
electrónico cree usted que debe adoptar la empresa objeto de estudio.
 Fase 3 De Contraste
2 de abril a mayo 13 de 2018

1. Elabore un diagrama de flujo del proceso de logística de la

empresa Farmata S.A.
2. Indique las posibles soluciones que debe implementar Farmata
S.A., para solucionar los inconvenientes identificados en la Fase 1, en
Sector de Logística
3. Teniendo en cuenta que Farmata es una empresa comercial que
distribuye medicamentos al por mayor, sugiera el tipo de inventario que
se debe implementar para tener un mayor control.
4. De las 5 planillas que menciona el estudio de caso, para usted cuál
planilla debe eliminarse, por qué y cómo sustituye esa información?
5. Qué decisión tomaría usted como administrador de Farmata S.A.,
con respecto a la actitud y falta de pertenencia del señor Ramírez y qué
solución propone para realizar el proceso que él lleva?

Fase 4 Reflexión Teórica

14 al 27 de mayo de 2018

Elaborar un ensayo donde indique las enseñanzas que le dejó el estudio

de caso relacionándolo con la gestión de compras y la gestión de
inventarios.

Éxitos