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INTRODUCCIÓN A MS EXCEL 2007 (I)
OBJETIVOS
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
Es un programa de hoja de cálculo que nos ayudará a calcular, manejar y presentar datos
en un agradable ambiente gráfico. Esta aplicación combina tres tipos de programas:
Hoja de Cálculo
Gráficos de tipo estadístico
Base de datos
Dada la variedad de posibilidades de la hoja de cálculo, podrá ser utilizado por todo aquel
que necesite trabajar con números, tales como: cuadros estadísticos, financieros, balances,
etc.; así como acceder y organizar rápidamente una información o especular con diferentes
conjuntos de datos tales como: listas de alumnos, empleados, etc. Todo lo que se hace en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo, el cual es el archivo principal
con el que trabaja Excel. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX
Aunque su función principal es realizar cálculos numéricos, su uso no está restringido a los
departamentos de contabilidad o finanzas de las empresas, ya que todos los días son más
usuarios que necesitan analizar y manejar sus datos importantes.
A. INICIAR MS EXCEL
B. LA PANTALLA INICIAL
La lista de fichas, muestra las pestañas con diferentes opciones. Al hacer clic sobre una
ficha se mostrará su contenido.
La Cinta, es el conjunto de iconos localizados encima del área de trabajo de Excel 2007.
Reemplaza a los menús y barras de herramientas de versiones anteriores de Excel.
Una forma de minimizar y restaurar la cinta de opciones es haciendo doble clic con el
mouse sobre la ficha activa de la cinta. Para realizar esta tarea con el teclado, se utiliza la
combinación de teclas CTRL+F1.
La ficha Inicio posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de las celdas y con su
alineación; las opciones para copiar, cortar y pegar porciones de la planilla; y algunas
cuestiones asociadas con la búsqueda y con el ordenamiento de datos.
La ficha Diseño de página, podremos seleccionar temas. Los temas son conjuntos de
opciones relacionadas con el aspecto de nuestra planilla, que ya se encuentran
prediseñadas y que podremos elegir para trabajar. Dentro de esta ficha también
encontraremos las opciones relacionadas con la configuración de páginas y los ajustes de
impresión.
La ficha Vista, incluye grupos relacionados con las distintas formas de visualizar datos que
nos proporciona Excel 2007; la posibilidad de administrar las ventanas, cuando tenemos
varios archivos abiertos; y la introducción de macros.
La ficha Complementos es la última ficha, donde se visualiza todos los complementos que
se encuentren activos. Éstos son funcionalidades complementarias que agregan comandos
personalizados y características especializadas a Microsoft Excel 2007.
Si pulsamos la tecla ALT aparecerán las teclas de acceso en cada una de las opciones
existentes en la cinta.
En la Vista Normal (botón ubicado más a la izquierda), permite observar una hoja
tradicional de Excel. El botón Diseño de Página , ofrece una vista que facilita el diseño
de la hoja para su impresión. Se muestran unas reglas que ayudan en la configuración de
los márgenes. Se muestran las zonas predeterminadas de encabezado y pie de página,
permitiéndose su edición.
El botón ubicado más hacia la derecha es Vista previa de salto de página que se utiliza
para tener una vista previa así como realizar algún cambio de los saltos de página para la
impresión.
Al lado de los botones de vistas, se tiene un control para modificar el factor de zoom.
Cada vez que se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Un libro de trabajo está formado por varias
hojas, por defecto, inicialmente consta de 3 hojas aunque el número de éstas variará entre
1 y 255.
b) CELDA
Es la mínima unidad de almacenamiento constituida por la intersección de una fila y una
columna. Sirve para almacenar un dato o expresión. Las celdas se nombran con el título de
la columna y número de fila a la que pertenecen.
c) RANGO
Conjunto de celdas que en la pantalla adoptan la forma de
un bloque rectangular que Excel trata como una unidad.
Ejemplo: B2:C5 (Todas las celdas comprendidas desde
B2 hasta C5)
e) CUADRO DE NOMBRES
Muestra el nombre de la celda activa donde se encuentra el indicador de celdas. Desde
este cuadro también se pueden definir y mostrar los nombres de rangos creados en el libro
de trabajo.
f) BARRA DE ETIQUETAS
Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja
de cálculo. Permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.
g) BARRA DE ESTADO
Muestra el modo en que se encuentra Excel, por defecto cuando recién se empieza a
trabajar se encuentra en modo Listo, cambiará a modo Introducir cuando ingrese un dato o
fórmula y a modo Modificar si edita el contenido de una celda.
Existe una diferencia que es necesario indicar. Al igual que un documento de Word tiene
páginas que forman un solo archivo, un libro de Excel tiene hojas las cuales forman un
único archivo. Una hoja de cálculo es parte de un libro y un libro tiene la extensión XLSX
que almacena todas las hojas incluidas en dicho libro. Así se podrá tener por ejemplo un
libro de Ventas.XLSX
A. TIPOS DE DATOS
B. INGRESO DE DATOS
C. EDICIÓN DE DATOS
Recupera los datos de una celda para después ser corregido o modificado pulsando la
tecla F2 (también haciendo doble clic sobre la celda o editando el contenido de la
barra de fórmulas).
Desplazamiento en la hoja de cálculo y libro de trabajo
Nota: Se indica en la tabla anterior el uso de Av Pág, si usted no dispone de esta tecla,
considere el uso de Pg Down y para el caso de Re Pág, utilice Pg Up.
Cuando se trabaja con el puntero del mouse se hace más fácil y rápido la selección,
ingreso y movimiento de datos, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que se
señala en una celda o rango.
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda.
Para seleccionar rangos de celdas no contiguos tendrá que pulsar la tecla CTRL mientras
realiza los arrastres.
C. SELECCIONAR FILAS
D. SELECCIONAR COLUMNAS
G. PARA MOVER
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
Se puede insertar columnas o filas en la hoja de cálculo así como eliminarlas. Cuando
utilice fórmulas las funciones cambiarán automáticamente sus referencias de acuerdo al
número de columnas o filas eliminadas o insertadas.
Las columnas se insertan a la izquierda y las filas se añaden arriba de donde estamos
situados. Para insertar una columna o fila, utilice alguna de las siguientes formas:
Selecciona una fila o una columna según lo que necesite insertar.
Seleccione de la ficha Inicio, grupo Celdas, Insertar.
Tiene que arrastrar el borde inferior del número de la fila hacia abajo hasta que la fila tenga
el alto deseado.
Debe seleccionar una fila antes y una fila después de la columna o columnas ocultas.
2. MANEJO DE HOJAS
Al iniciar una sesión en Excel o crear un nuevo libro de trabajo, este libro se presenta con 3
hojas por defecto, pudiendo insertar o eliminar hojas. Excel utiliza las hojas para organizar
la información referida a un mismo proyecto o trabajo en un único libro.
Para desplazarse por las diferentes hojas del libro de trabajo, podrá utilizar alguno de los
siguientes métodos:
CTRL+Av Pág.
CTRL+Re Pág.
Clic sobre la etiqueta de la hoja
Si tiene muchas hojas, puede utilizar la barra de desplazamiento de hojas.
Por defecto Excel asigna a sus hojas unos números que se van incrementando de uno en
uno Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. Pero puede definir nuevos nombres para mejorar la
organización de su información en el libro de trabajo.
Una posibilidad para cambiar el nombre es haciendo doble clic sobre la etiqueta de la hoja
y escribir el nombre que desea.
Excel presenta por defecto 3 hojas de cálculo cuando se inicia, si quisiéramos insertar más
hojas a su libro, tendríamos que hacer lo siguiente:
Hacer clic en la ficha Inicio, luego clic en el grupo Celdas, Insertar
En el menú correspondiente elegirá la opción Insertar hoja.
Si desea trasladar de un lado a otro o tratar de copiar una hoja entera tendremos que hacer
lo siguiente:
Lleve el puntero del mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea trasladar.
Realice el arrastre a su nueva ubicación.
Se debe tener cuidado cuando elimine una hoja ya que al hacerlo pierde totalmente todo el
contenido de la hoja y la información no se restablecerá, salvo que tenga una copia en un
dispositivo de almacenamiento.
Hacer clic en la ficha Inicio, luego hacer clic en grupo Celdas, Eliminar
Estos nombres se asignan previamente a los rangos seleccionados y pueden ser utilizados
en funciones o fórmulas. Ejemplo:
=SUMA(VENTAS)
=BUSCARV(A3, TABLA1, 2, 0)
Para eliminar un nombre de rangos debe ir a la ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos y
hacer clic en Administrador de nombres.
4. OPCIÓN BORRAR
Excel permite borrar el contenido de celdas o rangos de celdas, también puede borrar
formatos (bordes, sombreados, formato de números, comentarios, etc.)
Para poder utilizar esta opción, siga los siguientes pasos:
Seleccione la celda o rango de celdas que desea eliminar
Ir a la ficha Inicio, grupo Modificar, Borrar y luego hacer clic en la opción que requiera
utilizar
Donde:
Borrar todo, eliminará todo lo que contenga la celda, formatos, datos, comentarios, etc.
Borrar formatos, eliminará los formatos establecidos en filas y columnas que se han
aplicado a los rangos seleccionados.
Borrar contenido, sólo eliminará el contenido. También se puede utilizar la tecla Suprimir.
Borrar comentarios, esta opción eliminará el comentario insertado en la celda.
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
Conocer los pasos para modificar la presentación de los datos en un libro de Excel.
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
Permite cambiar el formato y diseño de los datos de las celdas de una hoja de cálculo para
mejorar su presentación, pudiendo aplicar diseños personalizados o preelaborados a las
tablas.
El formato de celdas sirve para modificar el formato numérico, la alineación, el aspecto de
la fuente (tipo de letra, tamaño, color, etc.), los bordes, sombreados. El formato de celdas
puede ser aplicado directamente desde la ficha Inicio:
2. FORMATO DE CELDAS
Otra manera de aplicar diseño a sus celdas es mediante el cuadro de diálogo Formato de
celdas. Para acceder a este cuadro siga alguna de las siguientes formas:
Ir a la ficha Inicio, grupo Número, Formato de número.
Presionar la combinación de teclas CTRL+1
Activar el menú contextual de la celda o celdas a cambiar el formato y seleccionar la
opción Formato de celdas.
Cuando ingrese observará la siguiente ventana, compuesta por:
A. FICHA NÚMERO
Modifica la presentación de los números en la celda, se escoge entre cualquiera de las
doce categorías disponibles, donde las once primeras nos permiten utilizar formatos listos,
B. FICHA ALINEACIÓN
Permite modificar la alineación u orientación de los datos contenidos en la celda(s)
seleccionada(s), pudiendo personalizar dichas celdas como uno desee.
D. FICHA BORDES
Permite trazar líneas en los bordes o lados de las celdas seleccionadas, pudiendo utilizar
diferentes estilos de líneas y colores.
Al elegir cualquier opción, mostrará un modelo de cómo quedarán las celdas seleccionadas
en el recuadro Borde que se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana.
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
1. ¿Cómo se cambia el formato del valor 10 para que se muestre con tres decimales?
2. ¿Cómo se aplica un relleno a una celda?
3. ¿Cómo se aplica una inclinación al texto de una celda?
4. ¿Cómo se centra un texto entre columnas?
5. ¿Cómo se aplica un autoformato?
6. ¿Cómo se colocan varias líneas en una celda?
MARCO TEÓRICO
2. AUTOFORMATO
Haga clic en una celda que pertenezca a la tabla a dar formato y en la ficha Inicio,
grupo Estilo, opción Dar formato como tabla.
A continuación se mostrarán las opciones disponibles de autoformato.
Seleccione uno de los diseños y presione el botón Aceptar.
Algunas veces necesitaremos evitar que los datos sean modificados, para ello se requiere
seguir los siguientes pasos:
Si necesitamos que solo algunas celdas se encuentren protegidas en una hoja, se debe
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas que desea dejar desprotegidas.
Sobre la selección, hacer clic derecho y usar la opción Formato de celdas, luego
acceder a la ficha Proteger.
C. PROTEGER UN LIBRO
Algunas veces necesitaremos evitar que el libro sea modificado, para ello se requiere
seguir los siguientes pasos:
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
Permite cambiar el formato y diseño de los datos de las celdas de una hoja de cálculo para
mejorar su presentación, pudiendo aplicar diseños personalizados o preelaborados a las
tablas.
Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos con los datos de una hoja. Es una
secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores, que generan
un valor nuevo a partir de los valores existentes.
Una fórmula se ingresa como si estuviese ingresando cualquier dato en la celda. En Excel,
la fórmula comienza por un signo igual (=), también se puede utilizar el signo más (+)
seguido del cálculo que realiza.
A. OPERADORES ARITMÉTICOS
Ejecutan operaciones básicas como suma, resta, multiplicación, etc produciendo resultados
numéricos.
B. OPERADORES DE COMPARACIÓN
Comparan dos valores y generan un valor lógico (VERDADERO o FALSO) como resultado
de la comparación.
Combina uno o más valores de texto para generar una porción de texto
3. PRECEDENCIA DE OPERADORES
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará los cálculos en el
orden que se indica en la siguiente tabla. Si la fórmula contiene operadores con el mismo
precedente (por ejemplo, si la fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de
división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de
evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma), (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en – 2)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicación y División
+y– Suma y Resta
& Concatena dos cadenas de texto
= < > < = >= <> Comparación
Si quisiéramos mover una fórmula, las referencias de celdas no cambiarán, mientras que si
copiamos una fórmula, las referencias relativas de celdas cambiarán, veamos un ejemplo:
5. REFERENCIAS DE CELDAS
Conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la
referencia de celda que aparece en la intersección de la columna A y la fila 1 es A1.
A. REFERENCIAS RELATIVAS
B. REFERENCIAS ABSOLUTAS
C. REFERENCIAS MIXTAS
En algunos casos la referencia se podrá dar mixta, es decir que parte de la referencia de la
columna o fila sea absoluta y la otra parte sea relativa.
Si copiamos una fórmula con referencias mixtas, la fórmula cambiará la columna o la fila
que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variará la
columna o fila que si tenga el signo $ delante.
Veamos un ejemplo:
6. COMENTARIOS
A. INSERTAR UN COMENTARIO
Un comentario es una anotación que se puede dejar en las celdas, a manera de indicación
que sólo aparece cuando nos asomamos a la celda que tiene un comentario, esta celda
suele mostrar una marca roja en la esquina superior derecha.
B. CREAR UN COMENTARIO
C. MODIFICAR UN COMENTARIO
D. ELIMINAR UN COMENTARIO
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
1. Comente sobre el orden de evaluación de los operadores en una fórmula. Dar un ejemplo.
2. ¿Qué se modifica en una fórmula cuando se copia a las columnas adyacentes?
3. ¿Qué es una referencia absoluta?
4. ¿Cómo se inserta un comentario?
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos simples o complejos
utilizando valores específicos, llamados argumentos, que van en un orden determinado o
estructurado. Los argumentos pueden ser valores constantes, o extraídos de la hoja o
resultados de otras fórmulas o funciones. Las funciones se utilizan para simplificar y reducir
las fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente las que ejecutan cálculos prolongados o
complejos.
2. ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN
Nombre de la función Para poder obtener una lista de funciones disponibles, tenemos que
hacer clic en una celda y presionar la combinación de teclas SHIFT+F3
Argumentos: Valores que utiliza una función para ejecutar los cálculos u operaciones. El
tipo de argumento que utiliza una función es específico para esa función. Los argumentos
más comúnmente utilizados son: valores numéricos, valores de texto, referencias de celda,
rangos de celdas, nombres, rótulos, valores lógicos tales como verdadero o falso y
funciones anidadas.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Pegar Función le
ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una
función en la fórmula, el cuadro de diálogo Pegar Función irá mostrando el nombre de la
función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento,
el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
=SUMA(argumento1; argumento2; …)
Permite realizar la suma de los argumentos dados.
=PROMEDIO(rango)
Obtiene el promedio o media aritmética de los valores de un rango de celdas.
=MAX(rango)
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
=MIN(rango)
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
C. FUNCIONES PARA CONTEOS
=CONTAR(rango)
Cuenta las celdas de un rango específico, considera sólo las celdas que contengan
números.
=CONTARA(rango)
Cuenta las celdas de un rango específico, considera también los valores nulos, de error y
de textos.
=CONTAR.BLANCO(rango)
Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.
=CONTAR.SI(rango; criterio)
Cuenta las celdas, dentro de un rango, que no están en blanco y cumplen con el criterio
especificado.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterio1,criterio1....)
Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o
criterios.
D. FUNCIONES MATEMÁTICAS
Este tipo de categorías agrupan a funciones trigonométricas como seno, coseno, logaritmo,
etc. Veamos algunas:
=ABS(número)
Devuelve el valor absoluto de un número, es decir un número sin su signo.
Ejemplo:
Funciones Resultado
=ABS(2) Es igual a 2
=ABS(-2) Es igual a 2
=ALEATORIO( )
Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Este valor se actualizará automáticamente
cuando se produzca un cálculo.
Ejemplo:
=POTENCIA(número;potencia)
Eleva un número a la potencia especificada.
Ejemplo: =POTENCIA(3;2) será 9
Para poder elevar un número, también se puede utilizar el acento circunflejo (^).
Ejemplo: =3^2
=PRODUCTO(número1;número2;…)
Multiplica todos los valores, números que figuran como argumento y devuelve el producto.
=RAIZ(número)
Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Ejemplos:
=Raíz(49) es igual a 7
=Raíz(-36) es igual a #¡NUM!
=REDONDEAR(número;decimales)
Permite redondear el número a la cantidad de decimales especificada.
Ejemplo:
Función Resultado
=REDONDEAR(2,2643;3) 2,264
=REDONDEAR(25,56;0) 26
=REDONDEAR(30,6;2) 30,6
=TRUNCAR(número;decimales)
Permite truncar el número a la cantidad de decimales especificada.
Ejemplo:
Función Resultado
=TRUNCAR(2,2643;3) 2,264
=TRUNCAR(25,56;0) 25
=TRUNCAR(30,6;2) 30,6
E. FUNCIONES ESTADÍSTICAS
=MODA(rango)
Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.
=MEDIANA(rango)
Devuelve el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la
mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
=FRECUENCIA(datos;grupos)
Calcula la frecuencia de repetición de los datos en un rango.
=PRONOSTICO(x;conocido_y;conocido_x)
Calcula o pronostica un valor futuro a través de los valores existentes
F. FUNCIONES LÓGICAS
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
1. ¿Qué funciones permite calcular el valor más alto de una serie de datos?
2. ¿Cómo se genera un valor al azar?
3. ¿Cómo se calcula la media aritmética de una serie de datos?
4. ¿Cómo calcularía un promedio ponderado?
5. ¿Cuándo sería útil el uso de la función SI anidado y qué limitaciones tiene?
MARCO TEÓRICO
1. FUNCIONES DE TEXTOS
Todas estas funciones permiten manipular textos o porciones de textos dentro de una
celda:
=MAYUSC(texto)
Convierte el texto en mayúscula. Ejemplo:
=MAYUSC(“total“) se obtendrá TOTAL
Si C3 contiene producto, entonces: =MAYUSC(C3) se obtiene PRODUCTO
=MINUSC(texto)
Convierte el texto en minúsculas. Ejemplo:
=MINUSC(“TOTALES“) se obtendrá totales
=NOMPROPIO(texto)
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de
texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las
demás letras a minúsculas. Ejemplo:
=NOMPROPIO(“este es un TÍTULO“) se obtendrá Este Es Un Título
=IZQUIERDA(texto;num_caracteres)
Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto (las primeras). Ejemplo:
=IZQUIERDA(“Curso Excel“;5) se obtendrá Curso
=DERECHA(texto;num_caracteres)
Extrae caracteres del extremo derecho de un texto (las últimas). Ejemplo:
=DERECHA(“Curso Excel“;5) se obtendrá Excel
=HALLAR(texto_buscado;dentro_de_texto;num_inicial)
Busca un valor de texto dentro de otro (no reconoce mayúsculas y minúsculas).
Ejemplo:
=HALLAR(“u“;“Esto es un ejemplo“;1) se obtendrá 9
=LARGO(texto)
Devuelve la longitud de una cadena de texto (número de caracteres incluyendo los
espacios en blanco). Ejemplo:
=LARGO(“Curso de Word“) se obtendrá 13
=EXTRAE(texto;posición_inicial;num_caracteres)
Extrae un número de caracteres del texto a partir de una posición. Ejemplo:
=EXTRAE(“Mi curso de Excel“;4;5) se obtendrá curso
=CONCATENAR(texto1;texto2;…)
Concatena o une argumentos de texto.
=CONCATENAR(“VALOR “;“ TOTAL“) se obtendrá VALOR TOTAL
=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo)
Sustituye un texto por otro, sin especificar posición inicial.
=SUSTITUIR(“Javier Lazo“; “Javier“; “Marco Antonio“) se obtendrá Marco Antonio Lazo
=ESPACIOS(texto)
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras.
=REEMPLAZAR(texto_original;núm_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
Reemplaza parte de una cadena de texto, en función del número de caracteres que
especifique, con una cadena de texto diferente.
=REPETIR(texto;núm_de_veces)
Repite el texto un número determinado de veces.
=DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses
de 30 días) que se utiliza en algunos cálculos contables.
Donde:
Fecha_inicial y fecha_final, son las dos fechas entre las que se desea calcular el número
de días.
Método, es un valor lógico que especifica si se utilizará el método de cálculo europeo o
americano.
FALSO u omitido US (NASD). Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del
mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha
final se convierte en el 1 del mes siguiente, de lo contrario la fecha final se convierte en el
30 del mismo mes.
VERDADERO Método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del
mes se convierten en el 30 del mismo mes.
=HOY()
Devuelve el número de serie de la fecha actual.
=DIA(num_serie)
Devuelve el día del mes correspondiente a num_serie. El número se expresa como un
número entero comprendido entre 1 y 31. Ejemplo:
=DIA(“4-ene”) devuelve 4
=AÑO(num_serie)
Devuelve el año correspondiente a num_de_serie. Ejemplo:
=AÑO(“25-dic-08”) devuelve 2008
=MES(num_serie)
Devuelve el mes correspondiente a num_de_serie. Ejemplo:
=MES(“25-dic-08”) devuelve 12
=HORA(núm_de_serie)
Devuelve la hora de un valor de hora.
=HORA(“17:15:25”) devuelve 17
=MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve los minutos de un valor de hora.
=MINUTO(“17:15:25”) devuelve 15
=SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve los segundos de un valor de hora.
=SEGUNDO(“17:15:25”) devuelve 25
3. FUNCIONES DE BÚSQUEDA
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
1. MENSAJES DE ERROR
#¡DIV/0!
Se ha intentado dividir un número entre cero o celda en blanco.
#¿NOMBRE?
Se ha introducido un nombre de rango inexistente. También puede ser que no se haya
encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles. Finalmente se da si usted
desea utilizar un nombre de rango no declarado previamente.
#¡VALOR!
Se ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un dato de tipo texto.
#¡REF!
Se ha borrado un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una fórmula.
#N/A
No hay información disponible para el cálculo que se quiere realizar.
#¡NUM!
Se ha introducido un argumento incorrecto en una función de la hoja de cálculo.
#¡NULO!
Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una fórmula para indicar una
intersección, pero los rangos no tienen celdas comunes.
##########
Aparece en una celda cuando el ancho de la columna es insuficiente para mostrar el valor
almacenado, debe modificar el ancho de su columna.
Es importante, recordar que algunas funciones a pesar de utilizar valores no válidos no
muestran mensajes de error porque obvian esos valores no válidos. Por ejemplo, se desea
hallar la sumatoria de los valores desde la celda B3 hasta la celda B7
Si necesita hacer referencia en su fórmula a todas las celdas de una o varias filas, debe
utilizar la forma NÚMERO DE FILA INICIAL: NÚMERO DE FILA FINAL. Ejemplos:
Si quiere sumar todas las celdas de la fila 8, sería =SUMA(8:8)
Si quiere sumar todas las celdas de la fila 10 y 11, sería =SUMA(10:11)
Si necesita hacer referencia en su fórmula a todas las celdas de una o varias columnas,
debe utilizar la forma nombre de columna inicial:nombre de columna final. Ejemplos:
Si quiere sumar todas las celdas de la columna D, sería =SUMA(D:D)
Si quiere sumar todas las celdas de la columna E y F, sería =SUMA(E:F)
Algunas veces, los datos que hayamos ingresado en un libro de Excel, estarán ubicados en
diferentes hojas, se emplea la forma ‘NOMBRE DE HOJA’!RANGO. Asumiremos que
tenemos un libro de Excel, donde existen varias hojas, nos encontramos en la hoja
CONTABILIDAD y se requiere calcular el mayor de los costos de producción ubicados en
una hoja denominada COSTOS_PROD desde la celda F5 hasta la celda F20.
= MAX(COSTOS_PROD!F5:F20)
Esta expresión tiene la forma =FUNCION(NOMBRE DE HOJA!RANGO)
En la fórmula anterior, se tiene el nombre de la hoja de cálculo COSTOS_PROD y luego,
un signo de exclamación precede a la referencia de rango. No se utilizaron las comillas
simples porque no hay espacios en blanco en el nombre de la hoja. Si utiliza las comillas
simples y el nombre de la hoja no incluye espacios en blanco, Excel se encargará de
removerlas automáticamente de la fórmula.
A continuación otros casos que se presentan cuando trabajemos con fórmulas:
Si se necesita hacer referencia a una hoja de otro libro y ese libro se encuentra en la
carpeta actual, se utiliza la forma ‘[NOMBRE DE LIBRO.xlsx]NOMBRE DE HOJA’!RANGO
Tenemos dos libros, PRESUPUESTO.xlsx donde se tiene la hoja ESTIMADO ENERO y
otro libro EJECUCION.XLSX donde se tiene la hoja REAL ENERO. En la hoja ESTIMADO
ENERO se encuentra el total en la celda H80 mientras que en EJECUCION ENERO se
tiene el total en la celda H100. Se desea calcular la diferencia entre el presupuesto y la
ejecución. Si nos ubicamos en la celda H82 de la hoja ESTIMADO ENERO, la posible
fórmula a utilizar sería:
=’[ESTIMADO ENERO’!H80 - ’[EJECUCION.XLSX]REAL ENERO’!H100
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos
(valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos) de otra función.
El número de niveles de anidamiento en una fórmula, en Excel 2003 era de 7 niveles
mientras que en Excel 2007 es de 64 niveles.
En el caso de la función SI tenemos:
=SI(condición lógica; acción si la condición es verdadera; acción si la condición es falsa)
Tenemos dos alternativas según sea el resultado de la condición lógica. Sin embargo,
existen problemas en donde se necesitan evaluar más de una condición lógica porque hay
más de dos alternativas.
Por ejemplo, tengamos el caso de una persona que invierte en la Bolsa de Valores
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
Es frecuente que se desee obtener una copia impresa de la información contenida en las
hojas de cálculo, para ello es necesario definir el rango de celdas a Imprimir. Además se
podrá modificar las características de su hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes
de Imprimir el trabajo.
Existe la opción denominada Borrar área de impresión que se utiliza cuando desee eliminar
una definición de área de impresión existente.
Para ver el área de Impresión podemos utilizar la Vista Previa de salto de página, para ello
accedemos al botón ubicado en la parte inferior derecha o en la ficha Vista, Vista previa de
salto de página.
Se puede controlar la apariencia o diseño de las hojas de cálculo impresas cambiando las
opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo podrán ser
impresas en orientación vertical u horizontal, también se podrá utilizar distintos tamaños de
papel, cambiar los márgenes superior, inferior, izquierdo o derecho, etc.
Ir a la ficha Diseño de página.
Hacer clic en Márgenes, Márgenes personalizados
A. CONFIGURAR PÁGINA
B. CONFIGURAR MÁRGENES
D. CONFIGURAR HOJA
5. SALTOS DE PÁGINA
Excel insertará saltos de página automáticos cuando una hoja sea más grande que la
página del papel elegido para imprimir.
También pueden establecerse saltos de página en forma manual, forzando los lugares en
los que se debe realizar el cambio de página. Al introducir un salto de página, se mostrará
una línea punteada para indicar el lugar en el que se producirá el corte. Se inserta un salto
de página situándose en la celda que se desea aparezca en la siguiente página y
seleccionando en la ficha Diseño de página, grupo Configurar página, Saltos y luego hacer
clic en Insertar salto de página.
Si se selecciona una fila, o la celda activa es la primera de la fila, antes de insertar el salto
de página, el cambio de hoja será justo en esa fila, es decir un salto de página vertical en la
hoja actual.
Si selecciona la primera celda de una columna, sólo se insertará un salto de página
horizontal.
Si la celda activa es la primera de una fila dentro del área de impresión, antes de insertar el
salto de página, el cambio de hoja será justo en esa fila, es decir un salto de página
vertical.
Si la celda activa es diferente a la primera celda de una fila y columna, Excel insertará el
salto tanto para la fila en la que se está posicionado como para la columna, es decir tanto
vertical como horizontal.
En caso necesite retirar algún salto previamente colocado, deberá ubicarse en la posición
donde fue insertado e ir a la ficha Diseño de página, grupo grupo Configurar página, Saltos
y luego hacer clic en Quitar salto de página.
6. VISTA PRELIMINAR
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
2. ESTRUCTURA DE UN GRÁFICO
Serie de datos
Un grupo de datos relacionados entre sí que deseamos mostrar gráficamente. Un gráfico
puede contener una o más series de datos. Estos valores se pueden representar en
columnas, puntos de líneas o sectores de un círculo y suelen corresponderse con las filas
en la hoja de cálculo.
Categorías
Reflejan los elementos de una serie de datos. Suelen corresponderse con las columnas de
la tabla y se muestran en forma de etiquetas o rótulos bajo el eje horizontal. Son utilizados
para dar orden u organizar los valores de las series de datos.
Marcas de división
Segmento que cruza el eje y marca la escala.
Área de trazado
Área delimitada por los ejes y en la que se representa el gráfico. Contiene las líneas,
columnas o cualquier representación de otro tipo de los datos.
Leyenda
Cuadro explicativo del significado de las series.
4. INSERTAR GRÁFICOS
Ir a la ficha Insertar, grupo Gráficos y escoger entre las opciones el tipo de gráfico a
utilizar. Al hacer clic sobre un tipo, se mostrarán los subtipos existentes.
5. MODIFICAR GRÁFICOS
Seleccionar el gráfico, con ello se activarán las fichas Diseño, Presentación y Formato.
En la ficha Diseño, se encontrará:
Grupo Tipo, al hacer clic en Cambiar tipo de gráfico aparece una ventana para utilizar
otro tipo de gráfico en reemplazo de aquel usado originalmente.
La opción Guardar como plantilla, sirve para guardar en una plantilla, los cambios que se
realicen en el formato y diseño al gráfico, de tal manera que se pueda utilizar en otra
oportunidad.
En el grupo Datos encontramos:
Cambiar entre filas y columnas, permite cambiar la disposición de los datos entre los ejes
del gráfico.
Seleccionar datos, mostrará las opciones
Rango de datos del gráfico, muestra el rango que incluye los datos utilizados para crear el
gráfico.
Cambiar fila/columna, para intercambiar los datos entre filas y columnas.
Entradas de leyenda (Series), muestra las series actualmente definidas. Los botones
Agregar, Editar y Quitar permiten añadir nuevas series de datos, modificar la definición
actual de los rangos de las series y quitar una serie de datos.
Etiquetas del eje horizontal (categoría) muestra lo que se colocará como leyenda de un eje.
El botón Editar permite modificar la definición de la serie utilizada para las etiquetas.
Grupo Diseños de gráficos, permite utilizar algún diseño existente con modificaciones de la
disposición de los elementos del gráfico.
Grupo Estilos de Diseño, se dispone de un conjunto de botones que aplican cambios en el
estilo del gráfico.
Grupo Selección actual, donde hay una lista desplegable donde se elige el elemento del
gráfico, es decir, área de trazado, área de gráfico, ejes, leyenda y las series de datos, sobre
el cual deseamos aplicar un formato mediante la opción Aplicar formato a la selección, si
deseamos aplicar un relleno, color de borde, estilo de borde, sombra o un efecto 3D.
Título del gráfico, Rótulos del eje, Leyenda, Etiquetas de datos, Tablas de datos.
Área de trazado, Cuadro Gráfico, Plano inferior del gráfico, Giro 3D si el gráfico es de tipo
3D.
En caso utilice un determinado tipo de gráfico, se tendrá disponible en el Grupo Análisis las
opciones de Líneas, Barras ascendentes o descendentes y Barras de error.
Grupo Selección actual, con las opciones que se encontraban en la anterior ficha.
Grupo Estilos de forma, con opciones para mejorar la apariencia del gráfico, además están
las opciones de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.
Grupo Estilos de WordArt, con una galería de efectos de WordArt, así como las opciones
Relleno de texto, Contorno de texto y Efectos de texto.
Grupo Organizar, con las opciones Traer al frente, Enviar al fondo, Panel de selección,
Alinear, Agrupar, Girar.
Grupo Tamaño, con opciones para ajustar tanto el ancho como el alto del gráfico
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
1. INTRODUCCIÓN
Una base de datos contiene información dispuesta en forma de tabla. Cada conjunto de
información relacionada con un mismo sujeto u objeto constituye un registro. Cada parcela
de información dentro de un registro constituye lo que se llama un campo. Así, en la tabla
los campos corresponden a las columnas, en tanto que los registros están representados
por las filas. Los nombres de los campos serían los rótulos de las columnas.
Cuando tenemos una base de datos una de las operaciones más comunes que realizamos
es hacer una consulta, para buscar registros que coincidan con un valor o criterio, esto
podemos realizarlo utilizando la opción Autofiltro, el cual filtra los registros de la base de
datos de manera que solo se visualicen los que cumplan una determinada condición.
Para aplicar Filtros a una base de datos, debemos:
Hacer clic en el interior de la tabla de datos
Ir a la ficha Inicio, grupo Modificar, Ordenar y filtrar, finalmente elegir la opción Filtro
Luego de haber quitado el anterior filtro, veamos cómo se puede mostrar las cuotas
comprendidas entre 275 y 495. Para ello, hacemos clic en la lista del campo Cuota,
hacemos clic en Filtros de número y aparece:
Procedemos a quitar el anterior filtro, hacemos clic en la lista del campo Inscripción,
hacemos clic en Filtros de fecha y en la opción de Filtro personalizado… aparece:
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO
MARCO TEÓRICO
1. SUBTOTALES
Lo más común que se hace en una base de datos para realizar cálculos es hallar los
Subtotales, para ello es necesario que previamente la tabla se ordene en base al campo
por el cual quiere generar los resultados parciales.
Procedemos a ordenar la tabla, en este caso se ordenará por Vendedor, dado que se
desea conocer el subtotal del monto de ventas por vendedor.
Haga clic en el interior de la tabla de datos
Haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema y Subtotal.
En el cuadro Para cada cambio en, se especifica la columna que contiene los elementos
por quienes se desea realizar el subtotal de los valores.
Seleccione el tipo de función a utilizar para realizar el subtotal de los valores.
Active una o más casillas en Agregar subtotal a para especificar las columnas que
contienen los valores de los que se desea obtener el subtotal.
2. TABLAS DINÁMICAS
Se utiliza para resumir grandes volúmenes de datos, podrá girar sus filas y columnas para
ver diferentes resúmenes de datos, también podrá filtrar los datos mostrando diferentes
páginas. Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de
la tabla dinámica se justifique.
Para crear tablas dinámica debemos:
Ir a la ficha Insertar, grupo Tablas, Tabla dinámica, opción Tabla dinámica
Debemos hacer clic dentro de la zona como se muestra, de tal forma que se habilite
sobre el lado derecho, las opciones para la definición de la tabla dinámica:
Luego aparece la información resumida en base a los campos del paso anterior, de la
siguiente manera:
Si desea que los usuarios quieran manipular datos desde la Web entonces se pueden crear
páginas Web a partir de una hoja de cálculo o todo el libro guardando los datos con
funcionalidad. Los pasos para publicar en la página Web, son los siguientes:
Presionar el Botón de Microsoft Office, Guardar como, Otros formatos, Se mostrará la
siguiente ventana:
4. MACROS
Si realiza frecuentemente una tarea en Excel, se puede automatizar mediante una Macro.
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en módulos
de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Al
grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta
una serie de comandos.
Antes de grabar una macro debemos planear los pasos y los comandos que se desea que
ejecute la macro.
Primero activaremos una ficha para crear nuestra macro. Para ello, presionar el Botón
de Microsoft Office, Opciones de Excel, Más frecuentes, Opciones principales para
trabajar con Excel, Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones, luego presionar
Aceptar.
Ahora vamos a ver un ejemplo sobre cómo crear una macro que modifique el Zoom al
50%
En la ficha Programador, grupo Código y hacemos clic en Grabar macro, aparecerá la
siguiente ventana:
Escribir un nombre para la macro y si desea especifica una tecla de método abreviado.
Presionar el botón Aceptar.
Realizar la operación que desea registrar en la macro.
Recuerde que todo lo que haga se grabará en la Macro que ha creado.
Ahora realizaremos paso a paso la tarea a automatizar.
Una vez terminada vamos a la ficha Programador, grupo Código y hacemos clic en el
botón Detener grabación.
Para ejecutar la macro, debemos:
Pulsar la combinación de teclas asignada a su macro: CTRL + Letra asignada o en la
ficha Programador, grupo Código, comando Macros, aparecerá la siguiente ventana:
Presionar el botón Ejecutar y observe el cambio (pruebe con otra hoja de cálculo).
ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA
CUESTIONARIO