11. ¿Que son las tablas de Access?

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la información o los datos. Una tabla tiene registros (filas)
y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto,
números, fechas e hipervínculos. Una tabla en Access es similar (hasta cierto
punto) a una hoja de Excel.

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un

determinado empleado o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la dirección de correo electrónico.
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo.

12. ¿Cómo se llena una tabla?

13. ¿Cómo se crea una relación de tablas?

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un

campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea
una relación entre tablas, no es necesario que los campos comunes tengan los
mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos
comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de
clave principal es un campo Auto numérico, el campo de clave externa también
puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo
Auto numérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de
tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del
campo.

14. ¿Cómo se modifica una relación de tablas?

Si cambia el diseño de la base de datos de Access, debe cambiar una relación

entre tablas. En una base de datos de escritorio de Access, para ello, seleccione
la relación en la ventana relaciones y, a continuación, la edición.
 Modificar una relación en una base de datos de escritorio de Access

a) Para ver todas las relaciones entre tablas en una base de datos de escritorio,
en la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en relaciones.

Haga clic en Mostrar todas las relaciones.

b) Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.

Coloque el cursor cuidadosamente de modo que apunte a la línea de relación

que quiere modificar y luego haga clic en la línea para seleccionarla.

c) La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

d) Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella. Aparece el
cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

e) El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de

tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos
en ambos lados de la relación. También se puede definir el tipo de
combinación, o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.
f) Cuando haya terminado en la ventana Relaciones, haga clic en Guardar para
guardar todo de la relación cambia el diseño.

15. ¿Cómo se agregan tablas a ventana de relaciones?

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la

tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

a) Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el

botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
b) Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la
pestaña Diseño.

c) Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas

d) Añadir las tablas necesarias.
e) Cerrar el cuadro de diálogo.

16. Pasos para eliminar una relación de tabla.

Eliminar una relación en una base de datos de escritorio de Access

Para quitar una relación de tabla en una base de datos de escritorio, elimine la
línea de relación en la ventana relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte
a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionado. Con la línea de relación
seleccionada, presione la tecla Suprimir. Tenga en cuenta que si se quita una
relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está
habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de
registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

1. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga

clic en Relaciones

.
2. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Todas las
relaciones.
3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee
eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
4. Presione la tecla Suprimir.
5. Es posible que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de
forma permanente la relación seleccionada de la base de datos? Si
aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
6. Cuando haya terminado de usar la ventana Relaciones, haga clic
en Guardar para guardar los cambios de diseño de la relación.

17. ¿Qué es una consulta?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una
consulta en Access, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente, la información que deseas.

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar
para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de
múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes
para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver
cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta
que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos. Cuando se
ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la
estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda
la configuración de datos para tus búsquedas.

18. Menciona los tipos de consulta.

 Consultas de selección: Son las que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos. Una
consulta de selección genera una tabla lógica (no está físicamente en el disco
duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
 Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros.
Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización,
de datos anexados y de creación de tablas.
 Las consultas de eliminación: son consultas que eliminan de una tabla
los registros que cumplen los criterios especificados.
  Las consultas de actualización: son consultas que modifican de una tabla
los registros que cumplen los criterios especificados.
 Las consultas de datos anexados: son consultas que añaden registros de
una tabla al final de otra tabla.
 Las consultas de creación de tabla: son consultas que crean una nueva
tabla a partir de registros de otra tabla.

 Consulta de parámetros
Una consulta de parámetros pide al usuario un valor cuando se ejecuta la
consulta. Cuando se proporciona el valor, la consulta de parámetros lo
aplica como criterio de campo. El campo al que aplica el criterio viene
especificado en el diseño de la consulta. Si no se proporciona ningún valor,
la consulta de parámetros interpreta esa entrada de datos como una cadena
vacía.
Una consulta de parámetros es siempre al mismo tiempo otro tipo de
consulta. La mayoría de las consultas de parámetros son consultas de
selección o de tabla de referencias cruzadas, pero también pueden ser
consultas de datos anexados, de creación de tabla y de actualización.
Las consultas de parámetros se ejecutan de acuerdo con su otro tipo de
consulta pero, en general, se sigue el procedimiento que se describe a
continuación.

 Consulta específica de SQL:

Hay tres tipos principales de consulta específica de SQL: consultas de
unión, paso a través de consultas y las consultas de definición de datos.
Las consultas de unión combinan los datos de dos o más tablas, pero no
de la misma forma que las demás consultas. La mayoría de las consultas
combinan los datos concatenando las filas mientras que las consultas de
unión combinan los datos anexando las filas. Las consultas de unión se
diferencian de las consultas de datos anexados en que no cambian las
tablas subyacentes. Las consultas de unión anexan las filas en un conjunto
de registros que no se conserva después de cerrarse la consulta.
Las consultas de paso a través no las procesa el motor de base de datos
incluido con Access sino que se pasan directamente a un servidor de
bases de datos remoto que se encarga de procesarlas y pasar los
resultados a Access.
Las consultas de definición de datos son un tipo especial de consulta
que no procesa los datos sino que crea, elimina o modifica otros objetos de
base de datos.
 Las consultas específicas de SQL no se pueden abrir en la vista Diseño.
Sólo se pueden abrir o ejecutar en la vista SQL. Excepto en el caso de las
consultas de definición de datos, al ejecutarse una consulta específica de
SQL, ésta se abre en la vista Hoja de datos.

19. Pasos para crear una consulta.

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

Nota: Si está usando Access 2007, en la pestaña Crear del grupo Otros,
deberá hacer clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que
desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección
superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de
agregar tablas.
3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta.
Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula
de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de
tabla agregados:

4. De forma opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

5. Si lo desea, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

6. Haga clic en Ejecutar Imagen del botón para ejecutar la consulta y mostrar los
resultados en una hoja de datos.
7. Si lo desea, modifique los campos, las expresiones o los criterios y después
vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee colocar
en la nueva tabla.

20. ¿Cómo se añaden campos a la cuadricula de una consulta?

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

 Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
 Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos añadiendo.
 Hacer clic sobre la fila Campo de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a
la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las
tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias
tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla,
así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
 También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo
de una columna vacía de la cuadrícula.
 Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la
consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de “todos los campos”).

21. Menciona ¿Cuáles son los pasos para ejecutar una consulta?

Ejecutar la consulta

1. Busque la consulta en el panel de exploración.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.
 Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione
ENTRAR.

Si la consulta que desea ejecutar está abierta en la vista Diseño, también podrá
ejecutarla haciendo clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseño en
la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office
Fluent.