Luz Guiomar Suárez Malaver

Administración Documental en el Entorno Laboral

Importancia de los archivos

El presente texto se centrará en exponer la importancia de los archivos en el entorno

laboral, para esto es necesario tener en cuenta diversos aspectos como el origen de los archivos,

su evolución en el transcurso del tiempo, la aplicación de normas jurídicas y la funcionalidad al

ser implementado en una empresa.

Los documentos representan la memoria histórica de la humanidad, dan una visión

retrospectiva desde el momento en que el hombre tuvo la necesidad de expresar y plasmar su

conocimiento y pensamiento valiéndose para ello de la escritura, elemento que le permitirá

recopilar los aspectos más importantes en los cuales a futuro se puede basar para tomar una

decisión.

El origen de los archivos se remonta al origen de la escritura en la cual, a partir de los

aportes de las culturas egipcias, grecorromanas, arcadios, sumerios y babilonios, se dio inicio a la

evolución del mismo. Los primeros indicios de documentación con carácter financiero se

registran entre los siglos XII y XIII, seguido del siglo XV se hace uso de archivos bien

estructurados en los cuales se cumplen algunos de los requerimientos de la actualidad; pero es en

el siglo XIX, a inicios de la revolución francesa, cuando la humanidad es consciente de la

importancia de concentrar documentos en archivos nacionales. Actualmente, en los países

desarrollados, se incorporó tecnología que regula el manejo archivístico.

 Según el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, Archivo es el conjunto de documentos, sea

cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona

o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden

para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los

ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que

está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

En relación con lo mencionado anteriormente, podemos identificar la importancia de los

archivos desde el ámbito personal de un individuo, hasta el proceso administrativo de una entidad

pública o privada, pues en cualquier caso el archivo cumple la función de medio probatorio de la

persona natural o jurídica (historia, funcionamiento, antecedentes, etc.).

Enfocándonos en el papel que desempeña el archivo dentro del ámbito laboral, podemos

afirmar que se hace indispensable para el desarrollo normal de sus actividades pues éste, no sólo

es requerido para cumplir con las normas jurídicas sino también, para corroborar situaciones

realizadas con anterioridad y unificar el manejo de la información en cualquier área de la

empresa, lo cual permitirá la localización rápida de cualquier documento. Un sistema de archivos

debe cumplir con determinadas cualidades que le permitan optimizar su función, entre ellas está:

- La económica, que le permitirá ahorrar costos derivados del tiempo y

personal.

- Simple, que conlleve a una identificación del contenido de una manera

sencilla.

- Funcional, debe permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y

consultar.
 - Exactos, debe reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos

equivocadamente por lo tanto debe ser precisa.

- Técnicos, debe dejar el menor número de casos dudosos a decisión del

personal técnico responsable del archivo.

En conclusión y siendo coherente con lo expuesto en el texto, considero que la

importancia de los archivos se fundamenta en el valor que tienen para la administración, la

investigación, la cultura y el individuo, porque los documentos que los conforman son

imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. No obstante, no todos los

archivos tienen implícita la misma confiabilidad y respaldo ya que las nuevas tecnologías -

Archivos electrónicos-, a pesar de la muchas ventajas que ofrecen, también traen consigo

desventajas importantes por la -Complejidad del documento electrónico, - Perdida de tiempo en

la búsqueda de documentos y modificación, -Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la

manipulación, -Control de fiabilidad y autenticidad, siendo esta última muy importante ya que

no todo lo que encontramos en la web es información veraz y si ésta se distorsiona y no está

respaldada debidamente obtendremos resultados negativos en la aplicación de los mismos para la

toma de decisiones.
Bibliografía

Rescatado el 17 de febrero del 2018

http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colombia_ley_594_04_07_20

00_spa_orof.pdf

Rescatado el 17 de febrero del 2018 https://www.youtube.com/watch?v=HITxqD3tmVo

Rescatado el 17 de febrero del 2018 https://www.importancia.org/archivos.php