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PLANIFICACIÓN

1. DEFINICIÓN

La planificación es la primera función del proceso administrativo, consiste en la


determinación de las metas u objetivos a cumplir, en fijar el curso concreto de
acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo,
la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación en tiempo y
números necesarios para su realización.

La planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin


la formulación de un objetivo no habría para qué organizar, nadie para dirigir y
nada que controlar. La planificación eficaz se basa en hechos, datos e
informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos. Todos los
planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va
cambiando.

Para que la planificación sea efectiva, es preciso tener en consideración los


siguientes principios:

2. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

2.1 Factibilidad: lo que se planifique debe ser realizable; no se deben elaborar


planes demasiado optimistas y ambiciosos imposibles de lograr; la planificación
debe adaptarse a la realidad y condiciones del medio ambiente.

2.2 Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de


holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos
cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

La inflexibilidad de los planes atenta con su efectividad, ya que si el plan es


estático y no se adapta a los cambios, la planificación se rigidiza, pierde validez y
se hace inoperante.

2.3 Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un


plan general, y dirigirse al logro de los objetivos generales de tal manera que sean

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considerados en cuanto a su enfoque, y armonía en cuanto al equilibrio e
interrelación que debe existir entre ellos.

Los planes deben estar debidamente integrados y encaminados hacia un


propósito central.

2.4 Precisión u objetividad: Cuando se planea es necesario basarse en datos


reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios.

Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como: estadísticas,


estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculo probabilístico, modelos
matemáticos.

La planificación será más confiable en tanto que pueda ser cuantificada,


expresada en tiempo, dinero, cantidades, esto facilita la ejecución y evaluación del
progreso de los planes.

3. ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

3.1 Objetivos

Representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos


cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.

Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la organización y de los
individuos. Representan lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del
proceso administrativo.

3.1.1 Clasificación de los objetivos

3.1.1.1 Individuales y colectivos

Debe distinguirse el objetivo que persigue una persona individual, de los objetivos
de un grupo humano.

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3.1.1.2 Generales y particulares

Un objetivo es general, cuando es más amplio en relación con otros que están
subordinados a él, que son medios para alcanzar ese objetivo más amplio.

3.1.1.3 A corto y a largo plazo

Corto menos de un año, largo más de un año.

3.2 Políticas

Son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de
una organización.

Las políticas marcan las fronteras o límites dentro de los cuales deberá
desenvolverse una acción. Son las reglas del juego.

3.2.1 Clasificación de las políticas

3.2.1.1 Estratégicas o generales

Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir


lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: los
empleados de una empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto de
acuerdo con su eficiencia y antigüedad.

3.2.1.2 Tácticas o departamentales

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: el


departamento de producción, determinará los turnos de trabajo conforme a sus
necesidades, siguiendo las disposiciones legales.

3.2.1.3 Operativas o específicas

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada


una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se
asignan a los niveles interiores. Ejemplo: sección de tornos: de ocurrir una falla en

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el equipo, es conveniente reportarla al supervisor en turno ó, en su caso al servicio
de mantenimiento.

3.3 Reglas

Una regla ordena que se tome o no, una acción específica y defina con respecto a
una situación. Ejemplo: “No fumar”.

Por su naturaleza, las reglas están diseñadas para restringir el pensamiento y


deben emplearse sólo cuando se quiere que las personas en una organización no
usen su juicio discrecional.

3.4 Procedimientos

Son guías de acción que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben cumplirse. En esencia, conforman una secuencia cronológica de acciones
requeridas.

Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica de las tareas


necesarias para ejecutar cierto trabajo u operación de manera eficiente y obtener
así los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

3.5 Estrategias

Son cursos de acción general, o alternativas que muestran la dirección y el empleo


general de los recursos y esfuerzos, dirigidos a los objetivos en las condiciones
más ventajosas.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

Determinación de los cursos de acción o alternativos: Consiste en buscar el


mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

Evaluación: Analizar cada una de las alternativas, tomando en consideración las


ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de
algunas técnicas como árbol de decisiones, etc.

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Selección de alternativas: Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a
factibilidad y ventaja, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor
eficiencia los objetivos de la empresa.

3.6 Programas

Un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que


habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Son metas distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino
cumplimiento de metas parciales con una exacta dimensión del tiempo.

3.7 Presupuestos

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que


determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no
monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un período
específico.

Es la elaboración de planes para un período futuro determinado, en términos


numéricos. Como tales, los presupuestos son planeamientos de los resultados
que se anticipan, en términos financieros (como los presupuestos de ingresos y
gastos) o en términos no financieros (como los presupuestos de horas-hombre).

4. PASOS DE LA PLANIFICACIÓN

4.1 Estar conscientes de las oportunidades: la percepción de oportunidades en el


ambiente externo así como dentro de la organización es el verdadero punto de
partida de la planificación.

4.2 Establecer objetivos: los objetivos deberán ser claros para los empleados de
la empresa en todos sus niveles. Los objetivos especifican los resultados que se
esperan e indican el punto final de lo que debe hacerse, dónde debe colocarse el
interés primario y qué es lo que debe lograrse por la red de estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, programas y presupuestos. Los objetivos de la empresa

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orientan a los planes mayores, en otras palabras, los objetivos forman una
jerarquía.

4.3 Desarrollo de premisas: las premisas son suposiciones acerca del ambiente
en donde el plan debe de desarrollarse. Los pronósticos son importantes en el
establecimiento de premisas; ¿Qué tipo de mercado habrá?, ¿Qué volumen de
ventas?, ¿Qué precios?, ¿Qué productos?, ¿Qué desarrollos técnicos?, ¿Qué
costos?, ¿Qué niveles de sueldos? .

4.4 Determinar cursos de alternativas: significa buscar y examinar cursos de


acción de alternativa, especialmente los más evidentes. El problema se presenta
con mayor regularidad no en escoger alternativas, sino reducir el número para así
analizar las más prometedoras.

El planificador debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades


más prometedoras.

4.5 Evaluar cursos de alternativas: consiste en evaluar dichas alternativas


sopesándolas a la luz de premisas y metas.

4.6 Seleccionar un curso: este es el punto donde el plan es adoptado, el punto


real de la toma de decisiones.

4.7 Formular planes derivados: los planes derivados son siempre requeridos para
apoyar el plan básico.

4.8 Cuantificar planes mediante presupuesto: el paso final para darles significado,
es cuantificarlos al convertirlos en presupuesto.

5. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

La planificación, es la primera fase del proceso administrativo, que tiene como


finalidad la determinación del curso concreto de las acciones que habrán de
efectuarse en una actividad; lo cual involucra, entre otros aspectos, la fijación y
selección de diversas alternativas, la determinación de las normas y políticas que
las orientarán, la secuencia en las operaciones y tareas a realizar, expresadas en

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términos de tiempo, recursos y medios necesarios para su puesta en marcha.
Entonces, la planificación es un ejercicio que consiste en utilizar la información con
la cual se cuenta, repasando la mejor forma de encaminar las acciones para
lograr, en un futuro, los fines que la empresa se ha propuesto.

En cambio, estrategia es el conjunto de acciones que en el presente hace una


institución, empresa y organización, encaminadas al logro de resultados a futuro,
que le permitirán tomar decisiones con la mayor certidumbre posible, organizando
eficaz y eficientemente los esfuerzos necesarios para ejecutar esas decisiones y
darles el seguimiento correspondiente, todo ello en el marco de las contingencias
por las que pueda atravesar la organización en el corto, mediano y largo plazo.

Derivado de lo anterior, puede definirse la planificación estratégica como: la


planificación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de
la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales
de acción de la misma.

5.1 Características

- Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes


específicos subsecuentes.
- Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
- Establece un marco de referencia general para toda la organización.
- Se maneja información fundamentalmente externa.
- Normalmente cubre amplios períodos.
- No define lineamientos detallados.
- Su parámetro principal es la efectividad.

El objetivo de la planificación estratégica es lograr una ventaja competitiva


sostenible que arroje un buen nivel de utilidades, analiza la óptima combinación
entre los recursos y las oportunidades del negocio; además toma en cuenta de
qué manera se adaptará la empresa al desafío que propone el entorno
competitivo. La planificación estratégica se enfoca en un horizonte de mediano y
largo plazo, generalmente de 3 a 10 años.

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La planificación estratégica más incide en la estrategia de comercialización, es
decir, la planificación estratégica es sinónimo de planificación de mercado
estratégico.

La planificación estratégica implica elaborar una estrategia de largo plazo y


plantear los objetivos de corto, mediano y largo plazo que se quieran alcanzar. En
cierto modo, el planeamiento estratégico es el esqueleto dorsal sobre el cual se
elaboran los planes operativos (Marketing, operaciones, administración, recursos
humanos, finanzas y contabilidad). Posteriormente, los planes operativos definen
la forma de implementar la estrategia; son planes tácticos.

El planeamiento estratégico define la estrategia principal del negocio, la línea por


seguir en cada uno de los planes operativos. La visión, la misión, los objetivos y la
estrategia genérica del negocio se definen en el planteamiento estratégico. Es de
suma importancia definir con claridad cada uno de estos puntos ya que está en
juego la coherencia misma de la estrategia y de los planes operativos en función
de dicha estrategia.

El planeamiento estratégico define la estrategia. Los planes operativos definen el


modo de implementar dicha estrategia, la táctica que se debe emplear. Se puede
hacer una analogía en la cual la estrategia es el camino a seguir y los planes
operativos son el tipo de vehículo, la velocidad del viaje y el estilo de pilotaje por
emplear.

5.2 Visión

La visión, de manera simple, es el sueño de la organización, la inspiración máxima


a la cual se quiere llegar, la meta ambiciosa por alcanzar en el futuro. Los planes
de la organización apuntan al logro, en el largo plazo, de dicha visión. Dicho de
otro modo, la visión es la manera cómo se ve la organización en sí misma en un
plazo de diez, veinte o más años, en la cúspide de éxito.

Para elaborar la visión, se debe realizar lo que se llama un ejercicio de


visualización. Ello no es más que una dinámica en la cual los miembros del equipo

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empresarial ven cómo será su organización en el largo plazo e imaginar el éxito
que alcanzará. Dicha “visión” debe ser sumamente ambiciosa y debe mostrar una
organización en la cumbre del éxito empresarial.

Por otro lado el equipo debe asumir diversos roles durante el ejercicio. Debe “ver”
la organización desde la perspectiva de los distintos “jugadores” que intervienen
en el medio ambiente de la empresa y que fueron analizados en el análisis del
entorno. Dichos jugadores son los competidores directos, los competidores
potenciales, los sustitutos, los clientes, los proveedores, los organismos del
Estado y los gobiernos en distintos niveles, la sociedad y los propietarios. Se debe
ver la organización desde la perspectiva de cada uno de estos jugadores, verla
como ellos lo apreciarían. De esa manera, se obtiene un cuadro muy completo de
lo que se desea lograr en el largo plazo.

Terminado el ejercicio de visualización y obtenidas la visión de distintos jugadores,


se procederá a sintetizar dicho resultado. Dicha síntesis, que reúne las
expectativas más ambiciosas del equipo empresarial, es la visión.

5.3 Misión

Definida la visión, se debe proceder a transformarla en una forma más operativa,


convertirla en algún tipo de objetivo organizacional. La misión es el reflejo del
esfuerzo por traducir la visión en un gran objetivo general de la organización. La
misión expone el por qué de la organización y lo que debe hacer. Es a partir de la
misión que se generan las estrategias correspondientes a cada uno de los planes
operativos.

La misión se compone, básicamente de tres elementos: la definición del negocio,


las metas principales de la organización y sus principios filosóficos.

La definición del negocio debe hacerse en tres dimensiones:¿A quién se


satisface?, ¿Qué se satisface?, ¿Cómo se satisfacen las necesidades del cliente?

Esta manera de definir del negocio hace hincapié en la orientación hacia el


consumidor, en lugar de priorizar definiciones orientadas al producto. La primera

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orientación lleva a satisfacer las necesidades del cliente. La segunda hace que la
organización se concentre sólo en las ventas y en los mercados atendidos.

La elaboración de las metas principales de la organización se desprende de la


definición del negocio y de la visión. Dichas metas no tienen que estar definidas en
forma de objetivos. Simplemente, son las principales líneas que debe cubrir la
organización para alcanzar su visión, en largo plazo.

Por otro lado, la misión debe reflejar además, las demandas de los grupos: los
peticionarios internos y los peticionarios externos. Los primeros son los ejecutivos,
los empleados, los directores y los accionistas. Los segundos son los clientes,
proveedores, el gobierno, los competidores y la sociedad en general.

6. PLANIFICACIÓN OPERATIVA

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su


función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas
que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes
operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se
divide un área de actividad.

Los planes operativos pueden dividirse en:

6.1 Planes para una sola vez

Son aplicados una sola vez u ocasionalmente, para resolver un problema que no
se presenta de forma repetida. Son planes de acción que, con toda probabilidad,
no se repetirán de la misma forma en el futuro.

6.2 Planes permanentes

Cuando las actividades de la organización se presentan reiteradamente, el plan


permanente guía dichas actividades. Un plan permanente puede ser entonces
definido como una serie de decisiones determinadas, utilizadas por la Dirección
para abordar actividades recurrentes y organizativas. Las políticas y los
procedimientos son ejemplos de estos planes.

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