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Módulo Avanzado
I
INDICE
REQUERIMIENTOS 1
Ordenar datos. 20
Ordenamiento sencillo. 20
Filtros. 23
Eliminar Filtros. 24
Filtro Avanzado. 26
II
Práctico Filtro Avanzado: 26
Subtotales. 27
Práctico de Subtotales 27
III
Requerimientos
Algunas de las funciones usadas en esta parte de la materia, requieren tener instalado el Service
Pack 1 del Office 2010. Este paquete es un conjunto de actualizaciones gratuitas que se bajan desde la
página web de Microsoft.
1) Transcriba los datos siguientes en las posiciones (Filas y Columnas) observadas en la imagen
mostrada a continuación. Tener en cuenta que los datos numéricos remarcados en negrita surgen de
fórmulas o funciones.
El argumento valor_buscado indica el valor que se desea buscar en la primera columna de la lista. En el
caso que se esta analizando este argumento esta dado por la celda C20 que contiene el valor de la
Utilidad neta que se busca en la primera columna de la “Tabla de alícuotas”.
El argumento matriz_buscar_en especifica el rango que contiene toda la lista. En el caso que se está
analizando este argumento está dado por el rango de celdas E6:F10.
Siempre la primera columna de esta matriz es en la que se efectúa la búsqueda.
Al hablar de matriz, Excel nos está indicando que la selección debe hacerse de corrido, como un rango
de celdas contiguas. Entonces no se admite la selección con celdas discontinuas a través de CTRL Clic.
El argumento indicador_columnas identifica la posición de la columna que contiene el valor que se
desea que se devuelva como resultado. En el caso que se está analizando este argumento está dado
por el nº 2, porque se busca un alícuota que se encuentra en la segunda columna de la matriz.
El argumento ordenado informa a Excel de cómo comparar el valor de búsqueda en la primera
columna. Al escribir VERDADERO ó dejarlo en blanco, se buscará un resultado aproximado para dicho
valor de búsqueda. Si se escribe la palabra FALSO se buscará el resultado exacto.
Si la tabla de búsqueda está configurada de manera que los valores de búsqueda estén en la
primera fila y no en la primera columna, se puede usar la función BUSCARH en lugar de BUSCARV.
La función BUSCARV en la celda C22 compara el valor de búsqueda en la celda C20 con la primera
columna de la lista (rango E6:F10) para buscar la alícuota asociada en la columna alícuota (columna 2).
BUSCARV devuelve el valor 11% porque el valor de búsqueda 18.971,00 se encuentra entre 12.000 y 25.000
en la lista.
Para usar de esta forma la función BUSCARV, asigne el valor VERDADERO al cuarto argumento
(Ordenado), que indicará a Excel que busque una correspondencia aproximada y produzca el valor
asociado.
Debido a que la búsqueda informa sobre cualquier correspondencia aproximada para el valor
buscado, se deberá organizar la lista de modo que los valores de la primera columna aparezcan en
orden ascendente. Esto se debe a que el proceso de búsqueda se detiene en el primer valor que
sea mayor que el valor buscado, retrocede una posición y a continuación devuelve el valor
asociado.
3) ¿Qué sucedería si la cantidad de unidades vendidas fuese de 500 (celda C7)? La Utilidad
Neta antes de Imp. es –350,00 es decir se transforma en pérdida.
Este valor (-350,00) no se encuentra dentro de la primera columna de la “Tabla de Alícuotas”. Por
lo que la función que se encuentra en la celda C22 muestra un mensaje de error #N/A. Dicho mensaje de
error se refiere a que un valor que se necesita, no está disponible.
4) Utilizar la función SI para complementar la función BUSCARV, de tal modo que si la utilidad
neta es negativa (Pérdida) inserte en la celda C22 el valor 0%.
=SI(C20<0;0;BUSCARV(C20;E6:F10;2;VERDADERO))
A continuación podemos ver cuales son las fórmulas correctas para las celdas B20 y B26:
Para cuando los datos se distribuyen a lo largo de filas, la función a utilizar es BUSCARH. Los
parámetros son similares a los de BUSCARV, obviamente trabajando en filas en lugar de columnas. Se
recomienda ver el asistente para pegar funciones para comprender su utilización.
En este caso se observa la validación para ingresar números de meses en una celda.
1. La ficha Configuración
5| Cr. Celso Hugo Picco
Permitir números dentro de los límites
a) En una celda se puede desplegar una lista conteniendo que valores se permiten ingresar en
esa celda. Como ejemplo se pueden desplegar las tasas de IVA permitidas para un producto a
vender.
b) En el cuadro Permitir, se hace clic en Lista.
c) En el cuadro Fuente se establece de donde se obtienen los datos para rellenar la lista:
Para definir la lista manualmente, se escriben los valores separados por punto y coma.
Ejemplo: permitir solamente los nombres de 3 vendedores.
Para utilizar un rango de celdas ubicadas en la misma hoja o en otra hoja del mismo libro,
se seleccionan las celdas en la hoja de cálculo y se presiona ENTRAR.
Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, se escribe el signo igual (=)
seguido del nombre del rango.
d) Si se quiere usar la lista desplegable deberá estar activada la casilla de verificación Celda con
lista desplegable.
Un ejemplo de uso sería cargar números de Cuit, se sabe que tienen una cantidad fija de
caracteres. Se deben seguir los siguientes pasos:
a) En el cuadro Permitir, hacer clic en Longitud del texto.
b) En el cuadro Datos, hacer clic en el tipo de restricción que se desee.
c) Escriba la longitud máxima, mínima o específica que se desee permitir.
Si se desea permitir valores en blanco (nulos), hay que activar la casilla de verificación
Omitir blancos.
Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificación
Omitir blancos.
Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe
una celda en blanco en el rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos
permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las
que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda está en blanco, la
configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la
celda validada.
a) Se debe hacer clic en la ficha Mensaje de error y asegurarse que esté activada la casilla de
verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
b) Seleccionar una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Nota: Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel"
y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda."
En una hoja de Excel se registran los números de catálogo de los productos en un recuento de
inventario. El objetivo es evitar que el mismo producto sea anotado en dos líneas, es decir que se registre
repetido. Por lo tanto se desea que en el momento de anotar un número de catálogo, Excel nos advierta en
caso que exista otra línea con este mismo número.
=CONTAR.SI($A$4:$A$30;A4)=1
El rango $A$4:$A$30 incluye todas las celdas dónde se ingresarán los números de catálogo. Se
recomienda utilizar Nombres para señalar el rango. Cada vez que se registre un número de catálogo en la
columna A, Excel contará cuántas veces aparece en el rango señalado. Si aparece más de una vez, el
resultado de la función será 2 o más y por lo tanto no se cumplirá la condición de la fórmula
=CONTAR.SI($A$4:$A$20;A4)=1
Este método tiene un inconveniente. Si se copia el número de catálogo, por ejemplo desde otra
hoja, en lugar de escribirlo manualmente, Excel no reconocerá la duplicación y aceptará el registro.
Con frecuencia se conoce el resultado que se desea obtener de una fórmula, pero se ignora la
variable que necesita la fórmula para llegar a dicho resultado.
Para resolver ese tipo de casos se puede utilizar la herramienta búsqueda de objetivos. Cuando
emplea la búsqueda de objetivos, Excel varía el valor en una celda específica hasta que la fórmula que
depende de ella produzca el resultado deseado. La búsqueda de objetivos evita perder tiempo realizando
análisis de ensayo y error.
Para encontrar un valor específico para una celda determinada,
ajustando el valor de otra celda, se usa el comando Buscar Objetivo que
se encuentra en la ficha Datos bajo el grupo Análisis Y si.
Referencia de la celda
que contiene la variable
que se desea ajustar
Valor que la
hasta alcanzar el
fórmula debe
objetivo.
alcanzar
Valores a
proyectar.
Tras introducir fórmulas en la hoja de cálculo, se puede realizar un análisis de “¿qué sucedería
si.....?” usando una tabla de datos para ver cómo al cambiar algunos de los valores se afecta a los
resultados de las fórmulas.
Una tabla de datos es un rango de celdas en el que se muestran los resultados obtenidos al
sustituir diferentes valores en una o en varias fórmulas.
Ambos tipos de tablas se acceden desde la ficha Datos, grupo Análisis Y si, comando Tabla de
Datos.
Al elegir la opción Tabla se debe especificar la celda C9 como “Celda de entrada (columna)”
porque las variables a proyectar se encuentran todas en la misma columna (columna B).
Además de introducir valores de variable en una columna, como en el caso anterior, al mismo
tiempo también se puede introducir valores de otra variable en la parte superior de la tabla, distribuidos a
lo largo de una fila.
Esto permitirá proyectar como los cambios realizados en dos variables afectan a una fórmula. En
este tipo de tabla se puede incluir varios valores para cada una de las dos variables, pero sólo se puede usar
una fórmula para obtener resultados proyectados.
La herramienta Tabla de Datos de Excel permite trabajar con hasta dos variables y en este modelo
se trabaja de la siguiente forma:
1) Hacer una copia de la hoja de cálculo Hoja1 y renombrar la copia como Tablas2.
2) Calcular cual sería la Utilidad Neta después de Impuesto, cuando se varía además del Precio de
Venta unitario, la Cantidad de unidades vendidas. Ingresar en la hoja de cálculo Tablas2 los
siguientes valores:
Especificar la Celda de entrada (fila) y la Celda de entrada (columna). Al elegir el botón “Aceptar”
aparecerán los siguientes resultados en la tabla.
La importación de datos desde archivos de textos (cuyas extensiones pueden ser txt, prn, csv), se
puede hacer de dos maneras, aunque con un resultado un tanto final diferente.
1. Como se dijo antes, la importación de un archivo de texto se puede hacer desde la ficha Datos,
comando Desde texto. En este caso los datos importados se ubicarán en una hoja nueva dentro
del libro actual.
2. También la importación de archivos de texto puede realizarse con el comando Abrir ubicado en
la ficha Archivo. En este caso los datos importados se ubicarán en un libro nuevo, con el mismo
formato al importado. Es decir que al guardar habrá que elegir el tipo Libro de Excel (*.xlsx) del
comando Guardar Como.
Cualquiera sea el método elegido para importar textos, se usará un asistente que sirve de guía en
cada paso.
1) Ingresar a Excel e importar los datos desde archivo Ventas.prn. Si usa el comando Abrir
debe tener en cuenta que al no ser un archivo de Excel, debe cambiar el tipo de archivos a Todos los
archivos (*.*) ó a la opción Archivos de Texto (*.prn *.txt *.csv) y deberá luego insertar los datos en el libro
Empresa.xlsx, por ejemplo, copiando la hoja importada.
En el paso 2 de 3 Excel detecta los saltos de columnas, que están indicados con las flechas.
Insertar nuevos
Reubicar saltos saltos de columna
de columnas
El paso 3 de 3 de asistente permite modificar los formatos de las columnas. En este caso al hablar
de formatos, se entiende como formatos a los tipos de datos.
El botón Avanzadas permite cambiar los signos de puntuación y la ubicación del signo menos en
los valores negativos. Para elegir los símbolos correctos de puntuación hay que ver con que símbolos
vienen los valores numéricos que se están importando, la vista previa que se muestra en la parte inferior
del cuadro permite hacer eso.
Al hacer clic en finalizar se importarán los datos en la hoja de cálculo. Recordar que los datos son
necesarios en una hoja dentro del archivo Empresa.xlsx
2) La hoja importada será llamada Ventas.
3) Preparación de los datos: a menudo los datos importados pueden ser ampliados, e
inclusive, crear nuevos datos utilizando funciones de Excel. En este caso se deben insertar tres columnas:
a. Una columna a la derecha de Cod.Vendedor para los nombres de los vendedores.
b. Otra columna a la derecha de Cod.Prod. para los nombres de los productos.
c. Una nueva columna a la derecha de Unidades. Esta columna contendrá los precios de los
artículos y estará con formato moneda y 2 decimales.
d. Obtener como última columna el Total de Venta, que surge de multiplicar las Unidades
Vendidas por el Precio de Venta. Esta columna tiene formato de Moneda, símbolo $ y 2
decimales.
La primera fila
contiene los
rótulos
(nombre) de
columnas.
Procurar no tener más de una lista en una hoja de cálculo ya que algunas características
administrativas, tales como aplicación de filtros, sólo se puede usar en una sola lista dentro de la hoja
de cálculo.
Dejar al menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo.
Esto ayudará a que Excel seleccione la lista de forma automática cuando se ordene, filtre o se inserte
subtotales automáticos.
Para obtener resultados óptimos, evitar guardar otros datos importantes en la misma hoja donde se
encuentra la lista.
Diseñar la lista de modo que todas las filas tengan elementos similares dentro de la misma columna.
No insertar espacios extras al principio de una celda ya que afectarían los procesos de ordenación y
búsqueda.
Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna.
Eliminar filas y columnas en blanco, ya que ellas obstaculizan ciertas tareas en la lista de datos, como
filtrar y ordenar.
Fórmulas.
Se pueden usar fórmulas para calcular los valores de las columnas, al igual que se hace con cualquier
otra celda de la hoja de cálculo. Al ordenar o buscar valores en una lista, Excel utiliza los resultados que
las fórmulas proporcionan, no las fórmulas propiamente dichas.
Ordenar datos.
Excel permite organizar los datos ordenándolos en forma alfabética, numérica o cronológica.
Cuando se ordena una lista, Excel reorganiza las filas según el contenido de la columna elegida
para ordenar. La columna a ordenar puede ser una o un grupo de columnas, llamadas “criterios”.
Se puede seleccionar un criterio de ordenación ascendente o descendente. El criterio de
ordenación constituye la forma de organización de datos deseada. Por ejemplo, cuando se usa un criterio
de ordenación ascendente, los números se ordenan del 1 al 9; el texto de la A a la Z, y las fechas en orden
cronológico. En el orden descendente, los números se ordenan del 9 al 1; el texto de la Z a la A, y las fechas
de la más antigua a la más reciente.
Ordenamiento sencillo.
Para ordenar una lista entera de acuerdo al contenido de una columna, basta seleccionar
una sola celda de dicha columna y seleccionar los comandos de ordenación sencilla ubicados en la
ficha Datos.
Por ejemplo si se selecciona una celda de la columna FechaVenta. Al invocar los comandos de
ordenación sencilla, toda la lista se ordenará por FechaVenta.
Si la lista tiene rótulos de columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenación.
Al coincidir entre filas el Nombre del Vendedor, Excel ordenará por el segundo nivel, o sea por
Nombre de producto.
3. Guardar el archivo Empresa.xlsx
Excel permite, además de ordenar una lista por el valor que contiene, ordenar por color de celda,
color de fuente y por el ícono de la celda. Para cada caso el criterio de ordenación se elegirá con comandos
diferentes.
Si Microsoft Excel no selecciona automáticamente todos los datos que se desean ordenar, se debe
seleccionar manualmente y elegir de nuevo el comando Ordenar.
Para ordenar solo un subconjunto de filas u ordenar datos de una sola columna de una lista,
primero se debe elegir las filas o las columnas que desee ordenar antes de utilizar el comando Ordenar.
Si se agrega una nueva fila con datos (un nuevo registro), Microsoft Excel NO ORDENA el nuevo
registro automáticamente, por lo que habrá que ejecutar nuevamente el comando Ordenar.
Aplicado algún filtro, Excel ocultará instantáneamente todas las filas que no contienen un valor
coincidente con el criterio del filtro seleccionado. Además, al lado del nombre de la columna, cambia la
flecha por un ícono representativo de que esa columna tiene un filtro aplicado.
Práctico de Filtro
Se pueden obtener más filtros, aplicando criterios sobre otras columnas. El orden de aplicación de
los filtros no afectará el resultado final.
Por ejemplo: se desea mostrar las ventas de sábanas que hizo la vendedora Gloria. Antes de
aplicar los filtros se creará una copia de la hoja Ventas cuyo nombre será Sábanas de Gloria. En la ficha
Datos usamos el comando Filtro.
Se establece el criterio sobre el nombre del vendedor, seleccionando solo Gloria. Luego en el filtro
del campo Producto se hizo una búsqueda de la palabra sábana. Esto es muy útil cuando existe un catálogo
muy amplio de productos con palabras similares.
Eliminar Filtros.
Para eliminar los criterios de filtro se debe elegir el comando “Borrar filtro de…” dentro de la lista
que aparece al desplegar las opciones de filtro.
El filtro personalizado contiene las mismas opciones vistas en el gráfico anterior. La ventaja de
este comando es que puede hacer combinaciones más amplias y generar así criterios más complejos. Esto
también reforzado por el uso de * y el signo ?
Para mostrar filas que cumplan cualquiera de los criterios indicados, marcar “O”.
Para mostrar filas que cumplan ambos criterios especificados, marcar “Y”.
Los elementos para los que se desea subtotales, por ejemplo subtotales por Vendedor.
Los valores de los elementos que han de resumirse, tales como la columna Total de Venta.
La función resumen (por ejemplo, Suma, Promedio, etc.) que se usará con los valores.
Práctico de Subtotales
1. Hacer una copia de la hoja de cálculo Ventas y renombrar dicha hoja como Subtotales.
2. Se deberá aplicar subtotales por Nombre de Vendedor calculando el total de ventas de
cada uno de ellos.
Antes de insertar los subtotales automáticos, se debe agrupar las filas de los
elementos cuyo subtotal se va a calcular. Es decir, se debe ordenar la lista usando como
criterio él o los campos por los cuales se van a realizar los subtotales.
Una vez organizada la lista, los subtotales automáticos aparecen cuando se elige una
sola celda de la lista y el comando Subtotal de la ficha Datos.
Cuando se muestran los subtotales automáticos, Excel muestra los símbolos del esquema para
permitir ver la organización de la lista y ocultar o mostrar los datos detallados rápidamente.
Indica una fila o una columna con todos los detalles expuestos.
Los subtotales se quitan desde el mismo cuadro donde se eligen los campos a totalizar.
Con el libro Empresa.xlsx se verá un ejemplo simple de la creación y manejo de una tabla
dinámica.
Se debe preparar la hoja de Ventas para permitir luego obtener información agrupada (llamada
también segmentada) y totalizada que se necesita mostrar. Además la tabla dinámica debe explicar
claramente que está mostrando, por ello los títulos de columnas también deben ser bastante claros.
1. Se desea visualizar el total de ventas efectuadas por cada vendedor en cada mes y en
cada año.
2. Insertar tres columnas a la izquierda de la fecha de venta. Escribir como encabezados de
esas columnas: Rubro, Mes de Venta, Año de Venta.
3. Obtener los datos de cada nueva columna usando la función Buscarv() para mostrar el
rubro al que pertenece cada producto. Las columnas Mes y Año se completan con las
función MES() y la función AÑO() para extraer de la fecha de venta cada uno de esos
elementos. Verificar que tanto el mes como el año tengan formato numérico sin
decimales.
La creación de la tabla dinámica se hace desde la ficha Insertar. El primer ícono corresponde a
tabla dinámica.
Excel solicita el diseño de tabla dinámica. A fin de mostrar más claramente el diseño, se muestra la
pantalla en dos gráficos.
Se provee la lista de campos que tiene la hoja Ventas (Gráfico A) y cuatro áreas donde se ubicarán dichos
campos en función a como se quiera resumir la información (Gráfico B).
Gráfico A
Gráfico B
5. Cada campo permite aplicar filtros, a fin de hacer un análisis más puntual sobre ciertos
datos. De esta forma se puede elegir qué Año de Venta se desea visualizar ó que
vendedor auditar. También cada campo de fila y columna es ordenado automáticamente
(ver como se presentan los vendedores y los meses).
6. Excel provee una cinta específica de Herramientas para configurar las Tablas Dinámicas.
Ahí se encuentran todos los comandos necesarios para gestionar la tabla dinámica.
31 | Cr. Celso Hugo Picco
Se puede crear una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo. También se puede tener más de
una tabla dinámica en una hoja de cálculo.
Como mencionamos anteriormente, Excel provee de una cinta de opciones específica para Tabla
Dinámicas llamada Herramientas de tabla dinámica. Esta se activa al hacer clic sobre una tabla dinámica.
Desde allí se pueden alterar muchos de los componentes y características de las tablas dinámicas.
Se arrastran los campos a las áreas correspondientes. En este caso se opta por colocar dos
campos en el área de filas y un campo en columna.
El resultado de esta tabla dinámica debe satisfacer los requerimientos del enunciado de este
práctico y por sobre todas las cosas, brindar información fácil de interpretar. Por ello se deberá cambiar los
nombres de los campos para una mejor interpretación.
En el área de Filtro, hay que visualizar el año 2011.
La hoja que contiene la nueva tabla dinámica deberá ser nombrada como “Práctico 1”.
Observar atentamente:
El ordenamiento de los nombres de los Vendedores dentro de cada Mes
El ordenamiento de los nombres de Productos
La obtención de totales (subtotales) por Mes, por Producto y los totales generales.
Se generan celdas vacías, ¿por qué sucede esto?
Construir una nueva Tabla Dinámica partiendo de la hoja Ventas. El diseño será muy simple para
así ver claramente los resultados.
Se ubicará el Mes en fila y el Total de Venta en valores. El Total de Venta a la zona de valores,
Excel lo llamará Suma de Total de Venta 2.
Hacer clic sobre Suma de Total de Venta 2,
elegir Configuración de campo de valor… y cambiar el
título a Total de Ventas en %. Luego hacer clic en la
solapa Mostrar valores como… y seleccionar % del total
general.
En etiquetas de fila el título es Mes y en Suma
de Total de Venta el título Ventas en $.
Aplicar formatos de moneda y bordes para
mejorar la presentación.
La base de datos informa la fecha de venta y gracias a la función Mes se pudo mostrar las Ventas
mes a mes en los prácticos anteriores. Ahora es necesario mostrar las Ventas por cuatrimestre. Para ello se
agruparan los meses y así se obtendrá la información requerida.
Se copiará la hoja Práctico 3 y se nombrará como Práctico 4. Tener en cuenta que en 2011 no hay
ventas en Julio.
Se usará el comando Agrupar y los pasos son los siguientes:
Primero: Seleccionar los datos a agrupar. Como los meses a agrupar son
celdas contiguas, hacer clic en Enero y manteniendo pulsada la tecla de
mayúsculas temporal (ubicadas arriba de las teclas Ctrl) hacer clic en Abril.
Si no fueran celdas contiguas, la selección se hace con Ctrl clic.
Segundo: Hacer clic derecho sobre alguno de los meses seleccionados y
elegir el comando Agrupar. Se formará el Grupo1 que contiene a los cuatro
primeros meses. Al hacer clic en el signo menos que precede al título
Grupo1, el grupo se contrae y los totales también se agrupan (se totalizan). Para mejorar la presentación,
ubicarse sobre el título Grupo1 y escribir Cuatrimestre 1 como título.
Tercero: Repetir la operación anterior para formar el segundo y el tercer cuatrimestre.
Es resultado final se verá como la siguiente figura. También se muestra el resultado agrupado por
cuatrimestre.
La tabla dinámica mostrará los tres productos con mayor venta anual, no va a ordenar ni hacer un
ranking, solo los muestra como resultado de un filtro sobre los productos.
De todas maneras se puede aplicar un ordenamiento sobre la columna Total General si se busca
un ranking de ventas. A continuación se muestra el resultado sin ordenar. Se ocultaron algunos meses a fin
de poder mostrar mejorar la imagen en esta guía.
Guardar el archivo.
Se necesitan generar informes similares al anterior, es decir los tres productos más vendidos pero
de los últimos tres años y considerando a cada año en tablas dinámicas independientes.
Copiar la hoja Práctico 6 como Práctico 7. En la hoja Práctico 7 seleccionar en Año de venta, la
opción Todas.
Así se estaría mostrando los tres años agrupados en una
sola tabla dinámica. El análisis año por año no sería posible.
Excel puede generar tres tablas dinámicas, una por cada
año. Recordar que en el año de venta se debe elegir Todas.
Ubicados sobre cualquier celda de la tabla dinámica, se
accede a la cinta Herramientas de tabla dinámica, en la parte
superior de la pantalla. El primer icono es el de propiedades de
tabla dinámica.
Desplegar el botón Opciones y elegir Mostrar páginas
de filtro de informes…
Aun con un solo campo en el filtro de página, se debe
confirmar la operación. Dar aceptar en el cuadro y observar las
hojas que ahora tiene el libro.
Con este procedimiento se generaron tres tablas dinámicas, una por cada año. A cada una de esas
tablas dinámicas se las pueden trabajar independientemente una de otras.
Recordar que un libro de Excel 2010 puede tener como máximo 1024 hojas.
Guardar el archivo.
Las funciones de Base de Datos tienen el objetivo de hacer cálculos sobre una lista, tabla o base
de datos en Excel.
Lo que caracteriza a este grupo de funciones es que los cálculos se hacen sobre alguna columna
pero admitiendo criterios que involucran a otras columnas a manera de filtros.
La construcción de estas funciones es similar al filtro avanzado visto previamente, solo que en
este caso, se obtiene en una celda, un resultado fruto de esa función.
Las funciones base de datos comienzan todas con BD, tienen una categoría propia en la lista de
funciones y tienen una sintaxis en común:
El argumento lista es la tabla/lista/base de datos que contiene los datos; campo es la columna
sobre cuyos datos se realizara el cálculo y criterios es el rango que contiene las reglas para filtrar la base de
datos.
Al tener sintaxis similares, una vez entendida alguna de estas funciones, el uso de las restantes no
ofrece inconvenientes.
No se han introducido nuevas funciones de esta categoría desde Excel 2002. La tabla siguiente
enumera las funciones para base de datos disponibles.
En este práctico se desea obtener el total vendido por determinados vendedores y determinados
productos.
En el primer caso se desea obtener el total vendido de Almohadas por el vendedor Carlos y la
vendedora Carla, y además el total vendido de Toallas por el vendedor Federico, todo en un solo importe.
En los criterios alfanuméricos se pueden utilizar símbolos como el * para remplazar varios
caracteres, por ejemplo Carl* serviría para obtener las ventas de Carlos y Carla, sin necesidad de crear un
segundo criterio. En los criterios numéricos se pueden usar operadores como < (menor que), >(mayor
que), <> (distinto de) .