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DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE
PROYECTOS
MODELO DE MADURACIÓN Y GESTIÓN Fecha divulgación:
DE PROYECTOS Página 1 de 122
Noviembre de 2005
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ______________________________________________________________ 6
ANTECEDENTES ____________________________________________________________ 10
A. Funciones de la dirección de gestión de proyectos. ________________________ 11
B. Objeto_______________________________________________________________ 12
a. Aplicación de Funciones _______________________________________________ 13
b. Audiencia ____________________________________________________________ 14
c. Características del MMP________________________________________________ 14
d. Organización del Documento ___________________________________________ 15
1. IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO _____________________________________ 16
1.1 Objetivo de la fase 1 ___________________________________________________ 16
1.2 Descripción __________________________________________________________ 16
1.3 Beneficios ___________________________________________________________ 16
1.4 Entradas_____________________________________________________________ 17
1.4.1 Plan Estratégico: ___________________________________________________________________ 17
1.4.2 Análisis de necesidades _____________________________________________________________ 18
3.5 Entradas_____________________________________________________________ 57
3.6 Criterios de Iniciación _________________________________________________ 57
3.7 Participantes _________________________________________________________ 58
3.8 Actividades __________________________________________________________ 58
3.8.1 Solicitar la información realizada en la fase 2. ____________________________________________ 58
3.8.2 Definir el líder del proyecto y el equipo de trabajo. _________________________________________ 58
3.8.3 Definir la OBS de la estructura del trabajo del proyecto. ____________________________________ 58
3.8.4 Analizar la información y revisar coherencia de los documentos con el equipo de la fase 3 (los expertos).58
3.8.5 Definir alcance y presupuesto necesario para la realización de la fase de acuerdo a la documentación
entregada por la fase anterior. ________________________________________________________ 58
3.8.6 Realizar el diseño básico del proyecto:__________________________________________________ 58
3.8.7 Realizar WBS. _____________________________________________________________________ 63
3.8.8 Realizar el plan de recursos.__________________________________________________________ 63
3.8.9 Definir estrategia de contratación. _____________________________________________________ 64
3.8.10 Realizar el plan de compras para equipos de larga entrega. _________________________________ 64
3.8.11 Realizar el plan de calidad. ___________________________________________________________ 64
3.8.12 Realizar plan de manejo ambiental, seguridad industrial y social. _____________________________ 65
3.8.13 Realizar el plan de licencias y permisos. ________________________________________________ 65
3.8.14 Realizar el plan preliminar de adquisición y manejo de tierras. _______________________________ 65
3.8.15 Realizar el plan preliminar de asuntos externos y comunicaciones.____________________________ 66
3.8.16 Evaluación y elaboración de planes de manejo de riesgos. __________________________________ 66
3.8.17 Realizar la estimación de costos +/- 15%. _______________________________________________ 67
3.8.18 Realizar cronograma nivel 3. _________________________________________________________ 74
3.8.19 Aplicar las mejores prácticas para incremento de valor._____________________________________ 74
3.8.20 Establecer el procedimiento de manejo del cambio.________________________________________ 74
3.8.21 Realizar el PEP “Plan de Ejecución del Proyecto”._________________________________________ 75
3.8.22 Documentar el Informe de Definición del Proyecto: ________________________________________ 77
3.8.23 Evaluar el Índice de Definición del Proyecto (IDP) o el FEL: _________________________________ 78
3.8.24 Presentar el “Plan de Ejecución del Proyecto” para la aprobación. ____________________________ 81
INTRODUCCIÓN
Sin embargo esto no es algo que se utilice de vez en cuando, por el contrario este
estándar es para ser aplicado en las actividades que realizamos diariamente con las
mejores oportunidades de proyectos para que estas se den de manera exitosa
logrando la optimización del tiempo, costos y recursos, así como asegurando calidad y
seguridad.
1 Consultar el cuadro resumen del “Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos” y “Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos de
VEX”.
a las estrategias de Ecopetrol S.A., para lo cual se deben hacer explícitos aspectos
como:
Definir los antecedentes, justificación y objetivos de la Oportunidad de negocio.
Verificación de la alineación estratégica.
La formulación de alternativas para la oportunidad de negocio identificada.
Estimaciones de costo, tiempo y recursos +/- 50%.
Identificación de riesgos.
Resultados económico - financieros.
Participantes en el desarrollo de la idea e identificación de involucrados.
Identificación de actividades relevantes para la fase 2.
Después de que se han cumplido con todos estos entregables y previa verificación de
los mismos por parte de la Dirección de Gestión de Proyectos, el proyecto puede ser
presentado al comité de aprobación respectivo para cumplir de esta forma con la
2
“Administración del Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos” esto se debe
cumplir de igual forma para todas las fases.
Después de ser desarrollada esta fase y antes de ser presentada al comité respectivo,
la Dirección de Gestión de Proyectos realizará una medición del índice de definición del
proyecto, con el fin de tener un indicador que permita decidir si el proyecto continúa a la
siguiente fase ó si debe realizar acciones para estar en el nivel establecido. Esta
actividad a demás de minimizar el riesgo en la ejecución de los proyectos, permite
asegurar que los dineros dispuestos dentro del portafolio para el desarrollo del proyecto
tengan menores desviaciones en costo, tiempo y calidad.
La fase 4 “Ejecución del proyecto” es la fase donde comienza la gestión del proyecto y
se materializa el proyecto además se ponen en marcha todos los planes desarrollados
en las fases anteriores y van mejorando ciertos aspectos, según las condiciones que se
presenten. En esta fase se desarrollan aspectos tan importantes como:
Ejecutar el Plan de Ejecución del Proyecto.
Desarrollo de nivel detallado.
Aseguramiento tecnológico.
Construcción
Precomisionamiento y comisionamiento.
Ejecución del plan de administración de riesgos.
Evaluación expost de ejecución.
Poner en marcha el activo con todos los insumos entregados de la fase anterior.
Realizar las evaluaciones económicas financieras después de un tiempo en
operación. (Evaluación expost económico - financiera)
Evaluación de los planes desarrollados después de un tiempo en operación.
(Evaluación técnica expost)
Con la utilización de este proceso se logra un uso óptimo del capital de inversiones lo
que permite aumentar las posibilidades de éxito y lograr una mayor efectividad de los
proyectos de ECOPETROL S.A.
ANTECEDENTES
B. Objeto
a. Aplicación de Funciones
Los temas, los conceptos y las herramientas que propone el MMP tienen como fin:
El presente documento tiene como objetivo detallar los procesos y subprocesos principales
involucrados en la gestión de los proyectos, soluciones tecnológicas, actividades
automatizadas y no automatizadas, normatividad, integración con el macro proceso de
portafolio y proyecciones, así como las interrelaciones entre los subprocesos de los diferentes
frentes de negocio incluidos los flujos de información entre los mismos.
Durante el desarrollo del trabajo se identificaron los principales subprocesos en los que se
dividen los proyectos, previa la aplicación de las metodologías y mejores prácticas existentes
en el marco mundial. Estos subprocesos son: Propuesta Inicial, Planificación, Ejecución y
Control, y Cierre final y Evaluación.
La Guía del Modelo de Maduración de Proyectos establece una forma secuencial de trabajo, de
uso exclusivo y obligatorio dentro de los funcionarios que dentro de sus labores participan en el
desarrollo de proyectos.
Con este modelo se pretende principalmente mejorar aquellas áreas, que tradicionalmente
hayan presentado las mayores dificultades y/o hayan tenido el mayor impacto en el éxito de
nuestros proyectos, como lo son el desarrollo inicial de los mismos, desde la evaluación de
alternativas hasta su completa definición y alistamiento para la ejecución física, lo que
comúnmente llamamos
b. Audiencia
Este Modelo de Maduración de Proyectos es una herramienta que permite el desarrollo de los
proyectos y la cual debe ser usada por Directivos, Gerentes Funcionales, Gerentes de
Proyecto, Líderes Funcionales, Líderes Tecnológicos, Líderes de Proyecto y en general por
todo aquel que la requiera para el desarrollo exitoso de las fases de un proyecto.
• Posee una estrategia de negocios bien definida que incluye e integra el desarrollo
armónico de los proyectos.
• Emplea un proceso de trabajo normalizado para ejecutar los proyectos, basado en unas
“mejores prácticas”.
Para efectos prácticos, se define aquí el ciclo de vida del proyecto en cinco fases:
1.2 Descripción
Una vez identificadas y analizadas las necesidades, el equipo fase 1 define nuevas
oportunidades de negocio que permitan la generación de valor de acuerdo a los objetivos
estratégicos direccionados.
1.3 Beneficios
Establecer si contribuyen al logro de los objetivos estratégicos a través de los indicadores del
negocio.
Adicionalmente esta fase nos permite verificar que las oportunidades estén dentro de las
limitaciones y restricciones propias de la realidad de la organización y del negocio (limitaciones:
técnicas, financieras, legales, políticas, presupuestales, etc.).
1.4 Entradas
Toda nueva oportunidad deberá apoyar las metas estratégicas de la organización. El equipo
generador de la oportunidad deberá revisar los mapas y los objetivos estratégicos de la
organización y del negocio en el cual se encuentra para establecer si lo planteado esta
alineado y genera valor a ECOPETROL, para esta actividad deberán apoyarse en el staff del
negocio.
1.6 Participantes
Líder del equipo fase1: Dentro del equipo es fundamental nombrar un coordinador o líder
quien será el directo responsable de madurar la fase. De su interés y gestión durante el
proceso de maduración depende la inclusión de la idea dentro del portafolio de proyectos de la
empresa.
Una vez el equipo generador de la oportunidad a definido claramente los objetivos y propósitos,
se procederá a determinar el ¿Cómo lograrlo? Para esta actividad es importante generar lluvia
de ideas donde el equipo con su experiencia plantee posibles formas de desarrollar la
oportunidad.
Se debe analizar cuidadosamente si las iniciativas planteadas están dentro de las estrategias y
lineamientos de la organización, es necesario establecer si el proyecto realmente genera valor
y forma parte integral del plan de desarrollo de ECOPETROL.
Ejemplo:
FORTALEZAS DEBILIDADES
Una vez eliminadas todas las iniciativas que no están alineadas con la estrategia de la
organización o que no cumplen con las restricciones propias de la empresa como entidad
nacional, se procederá a formular de manera más precisa estas iniciativas convirtiéndolas en
posibles alternativas para desarrollar la nueva oportunidad de negocio. Esta información será
documentada en el “documento soporte de decisión”
1.7.4.1 Alcance
Dichos estimados para esta primera fase tendrán una desviación de +/- 50% (Clase V). Se
utilizara como fuente la información de otros proyectos equivalentes o curvas de costos de
unidades de procesos similares que hayan sido realizados en el pasado, ó que se
encuentren actualmente en ejecución. Correlacionadas por su capacidad y características,
y corregidas por índices de precios, efecto tasa de cambio, factores de ubicación.
- Opinión de expertos: pueden ser miembros del equipo, funcionarios de otras unidades
dentro de la organización, consultores e incluso clientes.
- Información histórica
• Identificación de Involucrados:
Una vez formuladas las alternativas se debe identificar para cada una de ellas cuales son los
involucrados: Individuos, grupos u organizaciones que pueden verse beneficiados o afectados
por el proyecto y que de alguna manera podrían afectar los resultados del mismo. (Diligenciar
formato de Identificación de Involucrados).
Una vez se ha formulado cada una de las alternativas y se tienen los resultados de los
estimados de tiempo, costo y recursos, se procede con esta información a establecer por medio
de la inversión y ha calcular la rentabilidad del proyecto.
(+/- 50%). Para desarrollar esta actividad ver la Guía de evaluación financiera y validar los
resultados por medio de la herramienta MOTOR
1.7.6 RIESGOS
• Identificación de los Riesgos Establecer cuales son los riesgos potenciales que
impactarían el desarrollo del proyecto, a nivel macro de cuales son los riesgos
financieros, sociales, ambientales y técnicos, teniendo en cuenta lo establecido en la
“Guía de Riesgos”.
• Consulta de expertos: reconociendo a los expertos sobre los diferentes temas de interés
del proyecto, dentro o fuera de la empresa. Se solicita su concepto para que con su
experiencia y conocimiento apoyen al equipo generador de la oportunidad y los guíen
sobre como proceder.
• Información de proyectos similares en ejecución: Una vez identificados los proyectos del
mismo tipo o con características similares que se encuentran en ejecución dentro de la
organización, el equipo solicitará y estudiara la información existente que les servirá de
guía para estructurar su oportunidad.
1.9 Entregables
• Antecedentes
• Objetivos
• Justificación
• Identificación de Iniciativas
• Alineación Estratégica
• Formulación de Alternativas
• Identificación de Involucrados
• Formulación de Alternativas
• Garantizar que se cumpla con toda la información requerida para pasar a la siguiente
fase, lo cual se encuentra definido en la lista de chequeo de la fase.
La fase se dará por terminada con la aprobación del tomador de la decisión, en el comité
establecido para tal fin. Ver “Procedimiento de Aprobación de Fases”.
2. EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
2.1 Objetivo
2.2 Descripción
2.3 Beneficios
2.4 Alcance
En esta fase se tiene un nivel conceptual, donde se definirán las principales unidades de
procesos o los equipos a utilizar (sin especificaciones), el sitio de localización del proyecto y
algunos servicios a utilizar para el funcionamiento del proyecto, por esta razón los estimativos
en costos, tiempo y recursos pueden llegar hasta un +/-30%. Ver “Guía de Costos”.
2.5 Entradas
• Identificación de involucrados
• Formulación de alternativas
2.7 Participantes
Este equipo tiene como objetivo asegurar que las alternativas entregadas por fase 1 sean
evaluadas correcta y metódicamente, por lo tanto debe conformarse oficialmente y aun cuando
sus miembros sigan dependiendo funcionalmente de sus respectivas unidades, deben tener
una responsabilidad formal en el grupo.
• Ambientales.
• Técnicos y tecnológicos.
• Legales.
• Comerciales.
• Riesgos.
• Aspectos Sociales.
2.8 Actividades
Si la decisión es la primera, es decir por lo que ofrece el mercado es bueno tener en cuenta los
siguientes criterios:
• Información preliminar del proyecto: En este punto se deben describir los criterios que
hacen parte de las alternativas y limitaciones del proyecto. Esta información puede ser
desarrollada con los involucrados en el proyecto, algunos de estos puntos pueden ser
(según la alternativa):
• Ubicación y capacidad.
• Condiciones climáticas.
• Condiciones sociales.
• Legislación ambiental.
• Identificación de las tecnologías del mercado: esto se puede hacer a través de diferentes
paginas en Internet ó en publicaciones técnicas especializadas en petróleo y gas, procesos
de hidrocarburos, ingeniería, exploración de hidrocarburos entre muchas otras y también a
través de Compañías que tienen sus propias tecnologías.
• Establecer los contactos comerciales: Este punto se desarrolla con el fin de obtener
información preliminar de los aspectos tecnológicos definidos para el proyecto.
• Revisión con otras empresas ó plantas que apliquen dichas tecnologías: en este aspecto se
puede llegar un conocimiento más profundo a cerca de la complejidad de la aplicación, el
grado de automatización, los tipos de procesos involucrados y a su vez tener referencia de
ciertas condiciones externas del área donde se aplica dicha tecnología que posiblemente
no habían sido consideradas.
• Solicitar información técnica detallada: Después de llevar a cabo el punto anterior se puede
solicitar información adicional (manteniendo los acuerdos de confidencialidad), para que de
esta forma se definan los criterios de selección que estén enmarcados dentro de los
objetivos del proyecto. Teniendo en cuenta:
• Aspectos mínimos requeridos: son los tópicos que deben ser satisfechos de lo contrario
la tecnología no puede ser escogida (uso de patente, posición legal, regulaciones
ambientales, capacidad, área disponible, entre otros).
• Aspectos deseables: son los aspectos relacionados con la satisfacción del cliente,
mantenimiento, operación, entre otros.
• Selección preliminar de las mejores tecnologías: teniendo los criterios evaluados de las
tecnologías y los costos estimados se procede a llevar a cabo una evaluación técnico –
económica y un análisis detallado de todas las mejores tecnologías con el fin de que se
logre la selección de la mejor. Es importante aclarar que la mejor opción económica no es
siempre la mejor inversión, también para esta actividad se puede hacer uso de la
experiencia de un consultor en evaluación de tecnologías.
El formato de “Evaluación tecnológica” se debe diligenciar para cada una de las tecnologías
definidas en la selección preliminar y se dará una calificación a cada uno de los aspectos
que se han descrito anteriormente, para seleccionar de esta forma la mejor alternativa. Se
registrará la información en las siguientes columnas, así:
• Identificación de riesgos.
• Criterios de selección
• Manejo de licencias
Esta evaluación se puede realizar para un sitio ó para diferentes sitios según las alternativas
planteadas
Los resultados obtenidos de la evaluación para cada sitio deben ser consignados en el formato
“Evaluación del sitio”. La selección final del sitio para cada alternativa debe ser registrada en el
formato “Evaluación de alternativas”.
Una vez se tenga la información relacionada con el lugar donde se podrán llevar a cabo cada
una de las alternativas, se revisará y se recopilará la información necesaria para la evaluación
ambiental y social, teniendo en cuenta:
• Disponibilidad de la tierra.
• Aspectos gremiales
• Aspectos meteorológicos.
• Aspectos socio-políticos.
Se hace una revisión de los involucrados determinados en la fase1; con el fin de ver si
se continúa con los que allí se encuentran descritos o hay nuevos actores involucrados
que se requieren listar.
La preparación del alcance preliminar para cada una de las alternativas debe anticipar
situaciones dinámicas y requiere por lo mismo retroalimentación y ajustes.
• Equipos y materiales
• Mano de obra.
• Servicios.
En esta fase se realiza la evaluación de riesgos para cada una de las alternativas, el alcance
de este proceso se describe en la “Guía de riesgos”.
2.8.8 Alcance
A continuación muestra una tabla con los ítems que debe contener el nivel conceptual, la cual
aplica a proyectos de ingeniería:
2. Conceptos básicos.
4. Sistema propuesto.
8. Requerimientos de equipos.
La EDT provee las bases para definir el trabajo a realizar apoyando los objetivos del proyecto y
estableciendo la estructura adecuada para la administración del trabajo hasta su terminación.
Siendo la base para identificar todo el esfuerzo y costo requerido para los procesos de soporte
y para construir los entregables.
La intención es que la EDT provea una descripción clara de los objetivos y de los entregables
del trabajo que se debe realizar. Los elementos de la EDT deben representar elementos de
trabajo identificables (Vg. equipos, datos y servicios), incluyendo el trabajo que se debe realizar
por todos los participantes. En esta fase II la EDT se hará a nivel de hitos.
Para la estimación de costos se debe tener en cuenta, que son valoraciones cuantitativas de
los costos más probables que se requerirán para la ejecución de las actividades del Proyecto.
Este presupuesto es a nivel conceptual (Clase IV) y es importante que sea estructurado según
la “Guía de estimación de costos”.
Algunas fuentes de información que se pueden tener en cuenta para la estimación de costos
son obras muy conocidas como la de Peter y Timmerhaus 3, Happel y Jordan4, Samid5,
Page6, Garrett7 y Charbanda8, contienen información muy completa en forma de gráficos y/o
correlaciones sobre costos; sin embargo es necesario actualizarlo con los índices de costos,
entre los cuales se cuenta el índice Nelson-Farrar (revista Oil and Gas Journal al principio de
año y cada 4 meses), índice de Marshall & Swift Equipment Cost index (indicadores
económicos de Chemical Engineering), índice chemical engineering plant cost index (revista
Chemical Engineering, sección de indicadores económicos), índice Vatavuk air pollution control
cost indexes (revista Chemical Engineering, sección de indicadores económicos), Pipeline
construction cost (revista Oil and Gas Journal).
3 Peters, M.S.; Timmerhaus, K.D. Plant desing and economics for chemical engineers. 3 Ed. McGraw-Hill, New York, 1981.
4 Happel, J.; Jordan, D.G. Chemical process economy. Marcel Dekker, New York, 1975.
6 Page, J.S. Conceptual cost estimating manual. Gulf Publ. Co., Houston, 1984.
8 Charbanda, O.P. Process plant and equipment cost estimations. Craftsman book co, Solana beach, CA, 1979.
• Opinión de expertos: Ellos pueden ser los miembros del equipo de trabajo, consultores,
proveedores entre otros.
• Información histórica.
• Estimación por unidad de trabajo: que se utiliza para estimar las duraciones a partir de
las cantidades de trabajo por cada categoría específica (por ejemplo, número de planos,
toneladas de acero, metros cúbicos de excavación, etc.).
A través de esta actividad se asegura que los cambios generados en esta fase se desarrollen
mediante un proceso sistemático y documentado que garanticen el cumplimiento de los
objetivos de la fase. Algunos tipos y fuentes de cambio son:
Para documentar estos cambios se hace necesario hacer referencia al procedimiento “Control
de cambios en proyectos de infraestructura”.
En este punto se preveé para cada una de las alternativas, aspectos como:
• Límite de costos.
• Las relaciones entre las responsabilidades del equipo del proyecto y los interesados en
el mismo.
• La logística y ubicaciones.
Esta centrado en realizar un aseguramiento del proceso para llevar a cabo el nivel conceptual,
en el cual se debe garantizar:
En esta fase es necesario identificar que negociaciones de tierras son necesarias para la
localización de las diferentes alternativas, en la conceptualización del proyecto se debe dejar
claro como puede afectar este aspecto al futuro proyecto.
Basado en la identificación del posible sitio y el tipo de tecnología aplicable, se debe identificar
las licencias y permisos son necesarios, de cada alternativa y en especial de la alternativa
seleccionada, este dato es una de las entradas importantes de la evaluación de riesgos y en
especial del cronograma.
• Tecnología.
• Sitio.
Para el caso en que se contrate la Ingeniería conceptual, el caso de negocio debe contener los
puntos que se encuentran definidos en el formato “Informe de caso de negocio” y en los casos
cuando el nivel conceptual se hace por ECP estos puntos adicionales se agregan al informe de
ingeniería.
• Realizar entrevistas con personal interno o externo, que conozcan acerca del tema.
• Especificaciones técnicas
• Análisis de mercados.
• Publicaciones.
• Bases de datos.
• Consulta de expertos.
Esta se realiza según el procedimiento de “Aprobación de las fases” establecido para cada
negocio y se deja registro de la decisión tomada en el “Documento Soporte de Decisión”.
2.10 Entregables
• Evaluación de tecnología.
• Evaluación ambiental.
• Evaluación Social.
• Alcance de la alternativa.
• Evaluación de riesgos.
• Cronograma de hitos.
• Identificación de recursos.
• Ingeniería Conceptual.
• Criterios de compras.
• Plan de contratación
• Requerimientos de comunicaciones.
• Matriz de alternativas.
• Caso de negocio.
• Formatos:
• Evaluación tecnológica.
• Matriz de alternativas.
• Garantizar que se cumpla con toda la información requerida para pasar a la siguiente
fase, la cual se encuentra documentada en la lista de chequeo Fase 2 “Evaluación de
alternativas”.
Recepción y aprobación por las personas a cargo, de modo que se pueda continuar a la
siguiente fase.
3.1 Objetivo
Para llegar a este fin se requiere evaluar el caso de negocio seleccionado, definir sus objetivos,
verificar que estén alineados con los planes de desarrollo de ECOPETROL y preparar la
documentación que sirva de sustento para la proposición del proyecto.
Este objetivo se logra a partir del desarrollo de las actividades relacionadas con las
evaluaciones pertinentes en: alcance, recursos, tiempo, costos, estimativos etc., por medio
de la siguiente secuencia de actividades:
Documentar
• Preparación de la documentación para la sanción del proyecto.
• Preparación de la documentación para la fase de ejecución.
3.2 Descripción
3.3 Beneficios
Se deben establecer las bases y variables que se tendrán en cuenta para la evaluación
económica integral de beneficios, con las cuales se correrán los cálculos y se definen las
opciones de sensibilidad.
Dependiendo del tipo de proyecto y los insumos o recursos que requiera, pueden variar de
proyecto a proyecto, en general las más comunes que se necesitan son:
• Tasa de cambio
• Inflación
• Otros.
determinación del precio o valor de oportunidad. Precio de realización se expresa como pesos
por barriles ($/Bbl), pesos por metro3 ($/m3), pesos por tonelada ($/ton).
Para determinar estos precios, en el momento de calcular los beneficios se debe recurrir al
documento de DGP (Dirección de planeación y riesgo), elaborado con este fin.
Se deben especificar y documentar las bases utilizadas para los cálculos de las variables
económicas del proyecto, esto permite actualizar sus resultados en la medida que se vean
afectados por eventos externos en el momento de la ejecución.
Se debe incluir una tabla resumen con los elementos/indicadores económicos, mostrados a
continuación, tanto a nivel del proyecto como de empresa.
Se refiere al impacto que sobre los indicadores económicos del proyecto tendrán las posibles
variaciones de los parámetros críticos o bases consideradas del proyecto (inversiones, precios,
costos, tiempo, etc.), tomados individualmente.
3.4 Alcance
Al inicio de la fase 3 se establece el alcance de entrada con base en el cual se contrata con
terceros o ejecuta por parte de ECOPETROL el diseño básico y sobre el cual se realizan todos
los análisis respectivos en esta fase. Durante la definición del proyecto el alcance puede variar
de acuerdo a cada aspecto que se va evaluando ya sea técnico, financiero y administrativo.
3.5 Entradas
3.7 Participantes
3.8 Actividades
Se puede definir Diseño Básico de un proyecto, como la ingeniería (nivel básico) necesaria
para evaluar definitivamente un proyecto, establecer los parámetros firmes del diseño y generar
la información suficiente para realizar un estimado de costo entre el -15% y el 15% del valor
final.
Describe los atributos técnicos y físicos claves del proyecto, incluyendo los requerimientos
generales de calidad, presupuesto y cantidad, que pueden afectar la planificación del
diseño y la toma de decisiones para su ejecución.
Diseño de proceso
• Estudios de integración
• Diagramas de flujo
• Balance de masa y energía.
• Transferencia de calor.
• Estudios de configuración del proceso.
• Licencias.
• Selección del contratista del proceso.
• Diagrama de flujo del proceso y del sistema total incluyendo las interconexiones con las
instalaciones existentes.
• Especificaciones de equipo.
• Requerimientos de catalizadores y químicos.
Esta sección enumera los elementos claves del sistema de control de proceso y la
interrelación que debe existir entre ellos, entre los cuales se destacan:
• Equipos de control.
• Estrategia básica de control.
• Nivel de automatización.
• Requerimientos de sistemas de paradas.
Lista de equipos
La lista de equipos debe ser lo más completa posible, a fin de enriquecer y mejorar la
precisión de los estimados de costos. Esta lista debe incluir las hojas de datos completas
que especifiquen los materiales de construcción/fabricación, requerimientos de energía y
cualquier otro aspecto importante del equipo.
Informe de suelos
Se debe incluir el informe de suelo, incluyendo los criterios de diseño recomendados por el
especialista en suelos, para el diseño de pilotes y fundaciones y otras obras civiles.
Estudios de Constructabilidad
Definir el HAZOP
Como conclusión de esta primera fase se puede encontrar que los diferentes tipos de negocios
y proyectos requerirán diferentes formatos y contenidos de los paquetes de diseño básico del
proyecto, donde todos los elementos claves del alcance se deben identificar y abordar con los
detalles necesarios, a objeto de comunicar los requerimientos claves del proyecto a los
responsables de completar las fases siguientes de diseño, estimaciones de costos y Gerencia
del proyecto.
La WBS es una descomposición jerárquica del trabajo que será ejecutado por el equipo del
proyecto con el fin de lograr los objetivos planeados y crear los productos o entregables
requeridos. La WBS organiza y define el alcance total del proyecto. Actividad que no este
dentro de la WBS se considera por fuera del alcance del proyecto.
La WBS subdivide el trabajo total del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles
de manejar, donde por cada nivel descendente en la estructura de la WBS existe una definición
cada vez más detallada del trabajo a ejecutar dentro del proyecto. Los componentes mas
básicos de la WBS denominados paquetes de trabajo, pueden programarse, supervisarse,
controlarse y estimar sus costos lo que redundará en un una mayor definición del trabajo
necesario para ejecutar el proyecto.
El plan de recursos permite al líder de proyecto organizar los recursos humanos, materiales,
equipos, herramientas y financieros que le hayan sido asignados según la ejecución de las
actividades identificadas en la WBS.
Para su realización es importante tener en cuenta la“Guía para la elaboración del plan de
recursos”.
Para tener una idea más específica de lo que debe contener la estrategia de contratación ver la
“Guía para estructurar la estrategia de contratación”_.
Los criterios más importantes para la realización del plan de compras y contratación se
encuentran en el documento “Guía para estructurar una estrategia de contratación”
Para la realización del plan de calidad referirse a las Normas NTC-ISO-9001:2000, NTC-ISO-
10005 y a la “Guía para estructurar un Plan de Calidad”.
Los criterios más importantes para la realización del plan de manejo ambiental y seguridad
industrial se encuentran en el documento “Guía para estructurar el plan HSE”. También es
aconsejable orientarse con los instructivos de la Dirección de Relaciones Internas (DRI) y con
las normas NTC ISO 14001 y OHSAS 18001:1999.
Para realizar el plan de licencias y permisos, se deben consultar las normas de carácter
ambiental, de construcción, tributarias, etc. de carácter local, nacional e internacional que
apliquen a las actividades del proyecto, para esta tarea el líder puede soportarse en la
Dirección de Relaciones Internas (DRI), ya que los criterios más importantes para la realización
del plan pueden consultarse en esta dirección.
Para elaborar el plan de manejo y adquisición de tierras, el líder del proyecto debe generar un
listado que contenga los predios a intervenir y sus propietarios, una vez elaborada esta lista se
pasa unidad de Gestión Inmobiliaria para que se inicie la negociación de los terrenos. El líder
del proyecto puede soportarse en la Dirección de Relaciones Internas (DRI) para determinar los
criterios más importantes para la realización del plan preliminar de adquisición y manejo de
tierras.
Para el desarrollo del plan de asuntos externos y comunicaciones del proyecto remitirse a la
“Guía para la elaboración del Plan de Asunto Externos y Comunicaciones del Proyecto”.
En esta etapa se hace una evaluación cuantitativa de los riesgos identificados en las fases
anteriores. Con esta información se pueden definir planes más aterrizados a los posibles
escenarios que se presenten en la fase de ejecución del proyecto. Para la construcción del plan
de administración de riesgos del proyecto ver la “Guía de Riesgos”.
Al final de la fase 3 se debe llegar a la definición de costos casi a nivel de detalle (clase III). La
cantidad de información requerida para producir este estimado de costo varía de proyecto en
proyecto, en función de la información disponible en el momento de la ejecución. Por ejemplo
en el caso de la construcción de una planta o instalación con características y tamaño similar a
otra existente, la cantidad de información necesaria para producir el estimado de costo ajustado
al 15% puede reducirse significativamente, por contarse con información de calidad del
proyecto ya ejecutado. Para la estimación de los costos del proyecto ver la “Guía de Costos”.
La forma de garantizar que el estimativo de costos tendrá el suficiente detalle requerido para la
definición aproximada al 15% de los costos integrales del proyecto, es mediante la
identificación de todos los factores que impactan en los costos durante la ejecución del
proyecto. Esta información incluye las siguientes áreas las cuales deben haber sido
desarrolladas en detalle:
• Localización
• Capacidad
• Manejo de productos
• Definición de facilidades
• Requerimientos de almacenaje
• Requerimiento de edificaciones
• Diseño
• Procura
• Construcción
• Control de procesos
• Costos de arranque
• Contratación
• Seguridad
• Licencias
Para definir los costos globales del proyecto, el método de estimación se debe basar
principalmente en los precios del mercado, teniendo en cuenta los factores externos (políticos,
precios de materia prima, salarial, cambios de tecnología etc.) que pueden impactar en los
costos en el momento de la ejecución del proyecto. Para el caso de los equipos críticos y
materiales, en lo posible es necesario fundamentar sus costos con base en cotizaciones
actualizadas.
Como metodología se disgregan los costos en tres grandes áreas teniendo en cuenta sus
requerimientos y la incidencia de estos sobre el proyecto:
Después de tener definido el alcance, objetivos y diseño de detalle del proyecto se puede
concretar el requerimiento de los equipos críticos mayores con sus especificaciones técnicas y
disponibilidad de estos en el mercado. Para estos equipos, se plantea realizar el estimativo de
costo, con base en cotizaciones de proveedores disponibles en el mercado interno o externo.
Dentro de este ítem se incluyen los equipos de menor tamaño y costos adicionales del proyecto
(estudios, licencias, permisos, negociación de tierras, manejos, contratos etc.). La estimación
de estos costos se puede realizar a través de cotizaciones actualizadas en la misma modalidad
explicada anteriormente o recurriendo a bases de datos internas o externas de trabajos
anteriores de proyectos similares, estos costos deben ser proyectados para el momento de
ejecutar el proyecto.
Una vez definida la ingeniería de detalle se tiene en concreto el tamaño, localización, tiempo y
recursos requeridos, lo cual permite cuantificar la necesidad de la mano de obra
Esta estimación se puede llevar a cabo a través del costo actualizado de trabajos similares,
salarios del sector, implicaciones salariales de la región o cualquier otro mecanismo que
permita su cuantificación. Es necesario tener en cuenta la disponibilidad o escasez de esta,
para el momento de la ejecución del proyecto, con el fin de evitar desfases mayores en los
costos planificados.
3.8.17.3 Confiabilidad
La estimación de los costos se realiza en diferentes pasos, el primero es estimar los costos
encontrados a partir de la ingeniería básica teniendo en cuenta los aspectos descritos
anteriormente (equipos, mano de obra, materiales y otros rublos) libre de toda contingencia. El
siguiente paso es definir junto con los ingenieros del proyecto la estimación de la tolerancia que
se requerirá en la ejecución en cada renglón y finalmente estimar el costo de las posibles
contingencias que se puedan presentar durante la ejecución. Estos términos se explicaran a
continuación:
3.8.17.3.1 Tolerancia
Estas son cantidades que se manifiestan estadísticamente durante la ejecución de todos los
proyectos.
3.8.17.3.2 Contingencia
Por lo anterior y dependiendo del área de negocio y calidad de los datos históricos no es
práctico asignar un porcentaje de contingencia fijo para un estimado de una clase determinada.
Esta debe ser el producto de un análisis de la cantidad y calidad de la información disponible,
La experiencia ha demostrado que la contingencia real utilizada (el monto adicional sobre el
estimado aprobado) será una función del grado de incertidumbre sobre la información al
momento de hacer el estimado, de tal manera que si se usa un porcentaje fijo de contingencia
para cualquier estimado de detalle la posible resultante será la necesidad de solicitar
adicionales al estimado original, o sino, haber apropiado y apartado para el proyecto, fondos en
exceso, que hubieran podido tener un mejor uso.
Dentro de los estimados de costos deben ser tenidos en cuenta factores externos que
afectaran el presupuesto en el momento de su realización, como son los factores inflacionarios,
tasa de cambio, diferentes monedas para la compra de equipos etc., por lo cual dependiendo
del cronograma de ejecución del proyecto y debido al efecto inflacionario del momento y a la
paridad cambiaría, los desembolsos del proyecto y por ende, el presupuesto total se deben
ajustar utilizando los índices respectivos.
El desarrollo del cronograma del proyecto determina las fechas de inicio y finalización
planificadas para las actividades del proyecto que fueron identificadas en la WBS.
El desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duración y
las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto aprobado que pueda
servir como línea base con respecto a la cual poder medir el avance según lo establezca la
gerencia del proyecto.
El desarrollo del cronograma continúa a lo largo del ciclo de vida del proyecto a medida que el
trabajo avanza. Asimismo el plan de gestión del proyecto cambia ya que los riesgos planeados
ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos.
Este procedimiento nos permite asegurar que los cambios en los Proyectos sean identificados,
sean convenidos y se formalicen mediante un proceso sistemático y documentado de
autorización que controle las desviaciones en costos, tiempo y calidad durante el desarrollo de
los proyectos.
El procedimiento estándar aplicable para todas las fases del modelo de maduración de
proyectos se encuentra en el documento “control de cambios en proyectos de infraestructura”.
El Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) es la herramienta que permite asegurar que todas las
actividades y tareas necesarias en la ejecución exitosa del proyecto se realicen dentro de las
metas de tiempo, costo y calidad. Este plan (PEP) permite una ejecución rápida pero ordenada
de las tareas, que asegura cumplir con la fecha estimada para completar del proyecto, tomando
en consideración el análisis de todos los aspectos importantes.
Durante la fase de definición, se debe preparar un PEP con suficientes detalles que satisfagan
los requerimientos iniciales y en el que se incluyen todos los planes antes mencionados para
esta fase, con el fin de suplir los siguientes objetivos:
• Definir los objetivos del proyecto y la forma en que éstos serán alcanzados.
• Definir el alcance de los servicios a ser contratados, tanto el contexto técnico como el
gerencial.
• Resumen
• Propósito
• Aspectos críticos
• Plan de contratación
• Tecnología e Ingeniería
• Construcción
• Planes de contingencia
• Apéndices
El contenido general de esta presentación puede variar de acuerdo con el estilo usado por el
dueño (producción, refinación, transporte, exploración o el corporativo) pero generalmente
contiene los siguientes aspectos:
• Objetivos de la fase
• Estimado de costos
• Criterios de evaluación
• Costos de inversión
• Costos de operación
• Indicadores económicos
• Flujo de caja
• Resumen de valoración económica
• Análisis de riesgos
• Cuantificación de los riesgos
• Análisis de sensibilidad
• Planes de manejo de riesgos
• Estudios de impacto ambiental
• Recomendaciones
Esta evaluación es una revisión que permite definir el grado de definición y maduración del
proyecto, ajustada en tiempo, costos y recursos, el IDP y el FEL permite medir el grado de
definición del alcance del proyecto y por ende determinar si su ejecución es viable en forma
exitosa de acuerdo al marco y planificación definida.
Medir el grado de definición del proyecto es una práctica que se realiza a escala internacional
en el desarrollo de proyectos de gran envergadura, enfocada a prever los aspectos a tener en
cuenta en las etapas previas para la ejecución.
El grado definición del proyecto será evaluado por parte de la Dirección de Gestión de
Proyectos con asesoría de personas de alta experiencia de cada uno de los negocios en que
se este proponiendo el proyecto. En estas evaluaciones, dependiendo del grado de
importancia, magnitud y complejidad del proyecto, en determinado momento se puede recurrir
a consultores externos.
• Plantas químicas
• Refinerías
• Plantas eléctricas
El Front End loading FEL o Front End Engineering Development FEED, evalúa el nivel de
definición de una serie de elementos críticos que se utilizan para determinar qué activo se debe
construir para satisfacer una necesidad de negocios determinada.
En ECP se utilizará el índice FEL para medir el grado de maduración de los proyectos
Upstream y Dowstream relativos a la exploración y producción de hidrocarburos.
La metodología a aplicar, los parámetros y los aspectos que se tendrán en cuenta para la
evaluación de los proyectos en fase 3 del MMP (Modelo de maduración del proyecto), se
describen con mayor detalle en el “Procedimiento para la medición del Índice de Definición del
Proyecto”.
3.11 Entregables
• Verificar que el Plan de Ejecución del Proyecto contenga todos los procesos, planes y
aprobaciones pertinentes para la fase 4.
• Verificar que el Informe de Definición del Proyecto contiene toda la información requerida.
• Asegurar que el documento de soporte de la decisión esté completo y sea aprobado.
• Garantizar que se cumpla con toda la información requerida para pasar a la siguiente fase.
• Recepción y aprobación por las personas a cargo, de modo que se pueda continuar a la
siguiente fase.
4.1 Objetivo
4.1.1 Contratación
4.1.2 Ejecución
El objetivo es la materialización del plan de ejecución del proyecto, hasta lograr el cumplimiento
del alcance del proyecto.
4.2 DESCRIPCIÓN
Una vez cumplida la etapa de Generación y Delimitación del Proyecto, (Fase 3), en la cual el
proyecto, ha sido sancionado y ha sido aprobado, obteniendo la apropiación de fondos dentro
del portafolio de inversiones para su desarrollo, entramos a la fase de EJECUCIÓN.
En esta fase se materializa realmente el proyecto, se obtiene como producto el bien o servicio
que se concibió como objetivo del proyecto. La meta de esta fase es la obra o construcción (ej.
línea, planta, estación, tanque, sistema contra incendio) , desarrollo de campos, el montaje de
los equipos, el cambio de las unidades, el estudio, la consultoría, el suministro de equipos, la
implementación del software o de la tecnología.
4.3 Beneficios
4.4 Alcance
4.4 Entradas
4.5 Participantes
Participantes internos:
Participantes Externos:
• Contratistas
• Interventoría
• Equipo de soporte
• Consultores
• Entidades externas (licencias, permisos, acuerdos con la comunidad y tierras).
4.6 Actividades
4.6.1 Contratación:
Todas las actividades de contratación deberán ser desarrolladas acorde con lo establecido
en la ley 80, el manual de contratación, el manual de control administrativo y las directrices
y normativas que ECP dicte en esta materia.
Para asegurar el igual entendimiento por parte de los interesados, de las condiciones y
alcance del proceso de contratación, es recomendable llevar a cabo la reunión aclaratoria.
Esta práctica, que toma solo un tiempo mínimo de la vida del proyecto, reduce
significativamente las posibilidades de diversas interpretaciones y propicia la obtención de
propuestas ajustadas a los términos establecidos, ya que para la elaboración de las
Adicionalmente, con ocasión de esta reunión aclaratoria, el proponente podrá tomar una
decisión rápida y oportuna sobre su interés en el negocio, o su necesidad de asociarse o no
para presentar la propuesta. Este factor de oportunidad en el conocimiento de la
información, podrá incidir en la optimización de los plazos que el proponente requiere para
presentar su propuesta, reduciendo la posibilidad de solicitud de ampliación de plazos para
la presentación de la misma, aspecto totalmente favorable para el desarrollo del proyecto.
Una vez ECOPETROL tiene establecido el plan general para el proceso de contratación y
ejecución del proyecto, puede hacer una identificación de las calificaciones que espera del
contratista y los criterios para llevar a cabo la selección. Con base en estos dos aspectos,
(calificaciones del contratista y criterios de selección), se puede hacer un análisis preliminar
del mercado, que consiste en identificar del universo posible de contratistas aquellos que
cumplen con los requerimientos establecidos para el proyecto.
• Capacidad Financiera acorde con el tamaño del contrato, para garantizar que el contratista
podrá responder por sus obligaciones.
Para el establecimiento de esta última condición, puede consultarse los indicadores con
que cuenta la Superintendencia de Sociedades por sectores para cada negocio, la página
Web Bayington.com, las directrices de la Vicepresidencia Financiera y Administrativa, u
otras fuentes de información disponibles.
El resultado de esta investigación previa, dará a ECP los parámetros que le permitan
establecer unas condiciones de selección del contratista, (calificaciones del contratista y
criterios de selección) adecuadas al mercado, es decir, tan amplias como para obtener un
buen número de proponentes, pero a la vez capaces de proveer el filtro necesario para
evitar la participación de firmas que por sus condiciones no son apropiadas para llevar a
cabo el proyecto.
• Obtención de la Aprobación.
• Recibo de propuestas.
• Notificación de Adjudicación
• Una vez se ha notificado a los participantes sobre la adjudicación del contrato, deben ser
coordinadas las acciones necesarias para suscribir y perfeccionar el mismo.
4.6.2 Ejecución:
El líder del proyecto deberá propender por el adecuado desempeño de los involucrados en el
proyecto. En relación con la administración del contrato, deberá asegurar las condiciones para
que se dé cumplimiento a las responsabilidades establecidas en el Manual de Contratación y
en el Manual de Interventoría, en relación con los roles del funcionario administrador y del
interventor del contrato.
o Gerencia de calidad:
Con el fin de garantizar que los objetivos del proyecto sean alcanzados, es fundamental
establecer claramente un Plan de Calidad del Proyecto, que esté enfocado al proyecto
Este Plan de Calidad del Proyecto, será el que establece los lineamientos de los planes
de calidad que cada contratista / proveedor deberá presentar con ocasión del desarrollo
de sus labores. Cada uno de los planes de calidad que los contratistas presentan,
deberán estar entonces alineados con el Plan de Calidad del Proyecto.
En desarrollo del proyecto, es importante hacer una revisión integral que permita
establecer la concordancia entre los recursos que han sido asignados al proyecto y los
requerimientos reales. Es posible que una vez se haya dado inicio a la ejecución de los
trabajos, se identifique la necesidad de reforzar alguna especialidad en particular, bien
sea por la estrategia final aprobada o por cambios que se den en el transcurso de los
trabajos.
El riesgo a lo largo del desarrollo del proyecto, es un tema que se trata en el numeral 6
del presente documento, en el Documento Guía de Riesgos y en el Documento Guía
para Estructurar la Estrategia de Contratación, los cuales forman parte integral del
presente Modelo de Gestión de Proyectos.
o Gerencia de suministros
La ejecución del proyecto dentro de los costos y plazos planificados, depende
ampliamente de una adecuada coordinación entre los programas de suministros de
materiales y equipos y los requerimientos de las obras, plan de compras.
El seguimiento regular al fabricante de una orden de compra con una fecha de entrega
específica, es de vital importancia para alcanzar las metas de ejecución a tiempo.
Cuando se prevén demoras en la entrega de un equipo, es usual que el comprador
envíe agilizadotes a los talleres de los contratistas y/o de los subcontratistas para
propender por que se tomen las medidas correctivas de manera oportuna. Es
importante que este tipo de seguimiento e inspección esté expresamente escrito en la
orden de compra original para facilitar esta práctica.
Los equipos, partes, etc. deberán ser instalados una vez hayan pasado la inspección y
sean aprobados para instalación.
4.6.3 Ingeniería
En la Fase de Ejecución del Proyecto, la ingeniería debe ser desarrollada con el detalle
suficiente para acometer las obras o trabajos requeridos. Los trabajos de ingeniería pueden ser
desarrollados internamente en la organización, o externamente, por medio de contratos con
terceros. El nivel de desarrollo debe permitir contar con los planos de construcción en su
totalidad, con las especificaciones técnicas para construcción de las obras y con las hojas de
datos y especificaciones para la compra de los equipos.
• Establecer reuniones periódicas de revisión del estado de avance de la ingeniería con los
líderes de ingeniería (Del contratista y contratante) y con participantes multidisciplinarios (p.
ej. el líder de ingeniería, el líder de operaciones), con objetivos claros como:
o Garantizar avance acorde a lo planeado.
o Revisar estado de los productos/entregables.
o Resolver inquietudes /Tomar Decisiones.
o Acordar forma de medición de avance (listado de entregables).
o Verificar estrategia de construcción reflejada en los diseños.
o Obtener aprobaciones parciales de todos los implicados.
o Garantizar la integridad de todas las especialidades (interfases óptimas).
o Establecer el plan de entrega de la ingeniería (parciales) para el plan de fabricación
y construcción.
o Garantizar inclusión de recomendaciones del HAZOP en los diseños finales.
Los “Estándares para el Desarrollo de la Ingeniería” realizados por cada una de las
vicepresidencias de ECOPETROL describen en detalle el alcance esperado en cada una de las
anteriores actividades.
Procura de materiales y equipos: La procura de Materiales y Equipos debe ser una labor
atendida con una coordinación adecuada, a fin de garantizar que la ejecución del proyecto se
lleve a cabo dentro de los requerimientos de calidad y tiempo planificados. Algunas prácticas y
aspectos que permiten este resultado, se describen a continuación.
• Establecer y Coordinar el programa de seguimiento, control y aseguramiento de calidad de
los materiales.
• Realizar plan de visitas de inspección en fábrica ( calidad, plazo, especificaciones,
tolerancias, ensamblajes, partes fabricadas)
• Monitorear cumplimiento de fechas y plazos establecidos.
• Asegurar disponibilidad oportuna de materiales.
En la fase de generación y delimitación del proyecto se han establecido actividades para llevar
a cabo el aseguramiento tecnológico, documentadas en un plan. En esta fase, se lleva a cabo
este plan, con la asistencia tecnológica del licenciatario de la Tecnología, de los proveedores
de partes y equipos o de los ejecutores de la ingeniería.
4.6.5 Construcción
Los aspectos que deberán ser atendidos una vez sea protocolizado el contrato de obra, se
describen a continuación.
En la medida que el cliente mantenga un monitoreo que permita controlar estos aspectos,
podrá esperar un mejor resultado en los trabajos contratados.
• Garantizar el cumplimiento del plan detallado de ejecución. (Conciliar PEP del contratista y
del proyecto).
• Definir los hitos de medición y control.
• Conocer organigrama del contratista.
• Conocer trabajos que estima subcontratar.
Una vez terminados los trabajos de ejecución y/o construcción del proyecto se procede a partir
de los planes desarrollados en la fase anterior realizar las actividades de precomisionamiento y
comisionamiento que se describen a continuación:
- Pruebas hidrostáticas.
- Pruebas de hermeticidad.
- Alineamiento de los equipos rotatorios.
- Rodaje inicial de motores.
- Inspeccion de recipientes.
- Lavado de sistemas y limpieza química.
- Calibración de instrumentos.
Todo esto para confirmar que los elementos apropiados para la seguridad de proceso han sido
cubiertos satisfactoriamente y la instalación se encuentra en condiciones seguras de operar.
Ver “Procedimiento de Precomisionamiento para Pozos / Líneas de Flujo / Facilidades”
COMISIONAMIENTO: son todas las pruebas dinámicas (de funcionamiento) que se realizan
después de obtener el certificado de terminación mecánica entre las que se incluyen:
- Accionar todos los instrumentos y lazos de control como sistemas.
- Pruebas de rodaje y funcionamiento de equipos rotatorios.
- Verificación de todos los enclavamientos de control, sistemas de alarma y paro
de emergencia.
- Purgado de sistema.
- Alineamiento de todos los sistemas para operación.
- Preparación y pruebas de arranque o puesta en marcha.
Una vez terminadas las actividades de comisionamiento se alcanza el estado listo para el
arranque. Ver “Procedimiento de Comisionamiento”
Contratación:
• SAP - PS
• Sistema de control de cambios al contrato: Define los procesos por los cuales el contrato
puede ser modificado.
• Reportes de desempeño: Proveen información sobre que tan efectivamente el vendedor
esta logrando los objetivos contractuales.
• Sistemas de pago: Incluye revisiones y aprobaciones del equipo administrativo.
Ejecución:
Control:
• Herramientas de calidad
• Auditorias de calidad
• Comités de desempeño: Reuniones en las que se cuantifica el status del proyecto.
• Reportes de desempeño: Los reportes deben proveer los tipos de información y el nivel de
detalle requerido por los interesados, el cual debe estar documentado en el plan de
comunicaciones.
• Listas de chequeo para identificación de riesgos: Organizadas típicamente por fuentes de
riesgos. Las fuentes pueden incluir el contexto del proyecto, otras salidas de procesos, el
producto del proyecto o temas tecnológicos y fuentes internas como las habilidades de los
miembros del equipo.
4.15 Riesgos
El paso final en la administración del riesgo, es realmente manejar los riesgos en la medida en
que se presentan.
Los riesgos que aparecen nunca serán iguales a los riesgos que fueron modelados y cada
actualización de cada riesgo implica que tiene que ser revisado nuevamente el plan y
formulada una respuesta real.
Durante la fase de ejecución del proyecto, las tres grandes actividades que deben ser llevadas
a cabo, son:
4.16 Entregables
4.16.1 Contratación
Las claridad de las cláusulas constitutivas de la minuta del contrato, así como su alcance,
anexos de especificaciones técnicas y demás documentación que lo conformen, serán
fundamentales en la obtención apropiada del bien o servicio objeto del contrato y del proyecto.
4.16.2 Ejecución
• Estudios / Consultorías.
• Suministros de equipos.
• Software / Tecnología.
Una ganancia adicional que puede ser obtenida como resultado de la obtención del bien o
servicio básico contratado, son los entregables que se relacionan continuación. La buena
utilización y valoración de estos entregables, permite hacer un feedback favorable para el
mejoramiento de la gestión en la Empresa.
• Planos As Build
• Garantizar que el bien o servicio cumpla los requerimientos establecidos en las fases
anteriores.
• Garantizar que se cumpla con toda la información requerida para pasar a la siguiente fase.
• Recepción y aprobación por las personas a cargo, de modo que se pueda continuar a la
siguiente fase.
5 OPERACIÓN
5.1 Introducción
5.2 Objetivos
5.3 Descripción
5.4 Beneficios
La Fase de Operación asegura que los entregables contratados sean los correspondientes y el
proyecto opere técnica, económica y financieramente de acuerdo a lo planeado.
5.5 Alcance
5.6 Entradas
Para desarrollar este punto se toma como base los entregables definidos en la Fase 4 y
las fuentes de información de ECOPETROL S.A. (históricos, proyectos anteriores,
consultas a expertos, entre otros). Según la información inicial se desarrolla el contenido
de esta fase. Así, las entradas de la Fase de Operación son:
5.8 Participantes
5.9 Actividades
5.11 Riesgos
5.12 Entregables
• Lecciones aprendidas
• Evaluación ex post Económico Financiera (seis meses, un año, dos años)
• Documento Plan de operaciones y mantenimiento:
o Revisión del diseño en función del arranque. (aseguramiento)
o Planificación para arranque y operación normal
o Verificar existencia de manuales para cada función
o Plan continuo de Entrenamiento
o Pruebas de capacidad
• El equipo de trabajo y su estructura (Organigrama Operativo recomendado).
• Los manuales, procedimientos y procesos de la operación.
• La planificación preliminar de la Fase Operativa.
• La planificación del entrenamiento en HSEQ
GLOSARIO
ANÁLISIS DEL VALOR GANADO: Es una función para el cálculo de avance que es
usado para los programas de control de proyectos. Sirve para analizar y representar el
progreso de un proyecto, en función del presupuesto y del avance esperado y real en
cada período. Permite calcular el valor esperado al final del proyecto y las desviaciones
en tiempo equivalente y costo.
CURVA "S" DE PROGRESO FÍSICO: La curva de progreso físico o curva "S" se elabora
con los datos de avance acumulado programado/ejecutado para cada período de las
labores de una especialidad o etapa de un proyecto. Los datos numéricos que se utilizan
para el trazado de la curva son los mismos que se obtienen al totalizar los programas
básicos correspondientes.
FEL o FEED: Front End loading o Front End Engineering Development, La herramienta
FEL, también llamada FEED, de IPA (Independent Project Analysis) evalúa el nivel de
definición de una serie de elementos críticos que se utilizan para determinar qué activo se
debe construir para satisfacer una necesidad de negocios determinada.
PDRI: Project Definition Rating index o Índice de definición del proyecto que mide el
grado de definición del proyecto aplicable a las líneas de negocio de Transporte,
Producción y Refinación y Petroquímica.
MEJORES PRÁCTICAS: Mecanismo a través del cual se evalúan los buenos y malos
eventos en el transcurso de una actividad y se emiten recomendaciones para mejorar el
desempeño de la misma en futuras oportunidades.
objeto, sea necesario implementar una orden de cambio, dicha orden generará
necesariamente una reprogramación del trabajo contratado.
ROL: Se define como un conjunto de actividades que realiza una o más personas con el
objetivo de generar un resultado. Una posición está constituida por uno o más roles que
desempeña una persona, la descripción de la posición detalla los requerimientos
específicos que una persona debe de cubrir para ocupar dicha posición.
SAP R/3: Significa "Systems Applications Products Release #3" (Productos para
Aplicaciones de Sistemas, Versión 3). Es un paquete de planeación de recursos
empresariales el cual está completamente integrado para realizar tareas multifuncionales
y conversiones simultáneamente (Ej. Moneda multinacional: pesos, dólares, yen, etc.) y
multi-idiomas (Ej. español, inglés, etc.). Esto hará que las tareas individuales se
enriquezcan al contar con información necesaria dentro de una base de tiempo real.
VPN: Valor Presente Neto, Es la diferencia entre costos y beneficios medido en valores
actuales, es el equivalente en pesos actuales de todos los ingresos y egresos, presentes
y futuros que constituyen el proyecto. (VPN=VPI-VPC) Este criterio se fundamenta en el
principio que una inversión es recomendable si los ingresos superan o igualan a los
costos. Estos ingresos y costos deben incorporar el valor del dinero en el tiempo. Según
el valor del VPN un proyecto puede ser: VPN>0 Conveniente, VPN<0 No conveniente,
VPN=0 Indiferente.