PARA EMPEZAR: LÓGICA IF

Excel puede hacer mas que tan solo calcular y organizar nùmeros. El programa incluye
características que analizan los datos de cierta forma para predecir ciertos resultados.
Este análisis y-si se realiza al utilizar las operaciones y funciones lògicas Scenario
Manager, Goal Seek.
Por ejemplo, si por los últimos tres años ha guardado un registro cuidadoso de las
ganancias y perdida de su empresa, puede predecir una tendencia. Una tendencia es una
serie de datos que sigue un patrón especifico. Excel le permite calcular una serie linear y
de crecimiento utilizando opciones especiales.
Una vez que predijo las tendencias , el Scenario Manager puede darle varios resultados.
Suponga que predijo los escenarios de mejor resultado y peor resultado v para los
siguientes tres años . El Scenario Manager puede guardar varios juegos de datos y le
permite ver la actualización instantanea de varios resultados.
Excel tambien utiliza varias funciones lógicas especiales para determinar si el resultado
de una prueba en particular es Verdadero o Falso. Estas funciones lógicas prueban el
contenido de una celda o un rango de celdas contra ciertas condiciones , despues
muestran un resultado basándose en lo que se obtuvo en la prueba. Por ejemplo, puede
hacer que la funcion IF muestre un resultado en texto o numèrico en una celda
dependiendo con lo obtenido. Tambièn puede refinar sus pruebas al combinar las
funciones lógicas. Las funciones AND, OR y NOT le permiten probar varios juegos de
condiciones.
Si tiene preguntas que comienzan con what if ( y si), entonces utilice el poder analítico de
Excel para encontrar las respuestas. La habilidad del programa para calcular tendencias.
manejar varios escenarios y realizar pruebas lógicas hacen que esto sea muy sencillo.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO A

EMPLEAR ANALISIS DE TENDENCIAS
CONCEPTOS DEL EJERCICIO

Una tendencia es un pátron economico que ocurre en un periodo de tiempo definido. Por
ejemplo, un dueño de un negocio puede haber notado las fluctuaciones en las ganancias
durante varios años . El dueño se preguntara "si este patron continua, que ganancias o
perdidas resultaran . Excel es completamente capaz de analizar dichas tendencias.

Existen dos tipos de tendencias. La primera es un patron lineal. L os patrones lineales

pueden ser tendencias aritmeticas o exponenciales . Una tendencia aritmética es una
simple suma de valores: 2, 4, 6, 8. Una tendencia exponencial simple es una
multiplicacion de valores: 2, 4, 16, 256, 65536. La funcion = TREND detecta estos
patrones y otros mas complejos, como 1, -3, 8.25, 21. En el ejercicio, explorara tanto la
tendencia lineal como la de crecimiento.

La funcion estadistica = TRND consiste de cuatro argumentos, tres de los cuales son
opcionales . El primer es known-y' s, que es un renglon o columna de valores donde la
relacion se conoce. El segundo es known-x' s, como known-y' s, este nuevamente es un
renglon o columna de datos numericos existentes conocidos. El tercer argumento new-x'
s, son las direcciones de la celda donde desea ver una extension del patron actual. El
ultimo argumento, const, regresa un valor logico, ya sea , VERDADERO O FALSO, que
determina si se forzara la constante o si se igualara a cero.

Tambien puede utilizar el cuadro de dialogo Series para crear patrones lineales.
Seleccione las celdas que contiene el patron y las celdas en donde desea continuar la
tendencia. S eleccione la opcion Trend en el cuadro de dialogo y Excel analiza la
tendencia existente, extendiendola al rango vacio.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO B

UTILIZAR GOAL SEEK
CONCEPTOS DEL EJERCICIO

Normalmente una formula calcula un resultado basandose en los registros o entradas

numericas en un rango. Si se cambian las entradas numericas, la formula calcula
nuevamente el resultado. Sin embargo, que pasa si desea que la formula calcule un total
especifico.
El resultado que se puede tomar con "trabajar hacia atras", o cualcular hacia atras, se
conoce como goal seek.
Excel busca cierto resultado que elige al forzar el total a cambiar. La caracteristica Goal
Seek le permite especificar una celda de formula, un valor de destino y una celda de
variable para buscar cierto resultado. Goal Seek, resuelve el problema al ajustar el valor
en la celda de ajuste hasta que la formula calcula el resultado que desea.

Debe definir tres variables para un Goal Seek: la celda de la formula, el valor y la celda
de ajuste. L a celda de la formula es la celda que contiene la formula real. El valor es el
resultado que desea que calcule la formula . L a celda de ajuste es el valor dependiente
de la formula que desea cambiar.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO D

UTILIZAR SCENARIO MANAGER
CONCEPTO DEL EJERCICIO

C ada juego de variables que cicla a traves de un modelo What-if (˜y-si) se conoce
como scenario. Un scenario es un juego de valores que representan un resultado posible.
Por ejemplo puede definir un juego de valores como un scenario lo mejor y otro scenario
como lo peor. El scenario manager le permite guardar y nombrar estas versiones para
referencias futuras. Para guardar los valores en cada version en rangos con nombre o
referencias absolutas de direcciones de celda.
Registra un juego de datos dentro de un rango y le asigna un nombre de scenario.
Entonces guarda cualquier juego subsecuente de datos por su propio nombre de scenario.
El scenario manager le permite cambiar entre los juegos de datos para que pueda ver las
diferencias.
ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO E
AUDITAR UNA HOJA DE CALCULO

Puede asegurarse de la precision de las formulas y encontrar errores en hojas de trabajo

complejas con las opciones Auditing. Cuando auditan una hoja de calculo, Excel
determina la relacion entre las formulas y las celdas con las que tiene referencia.
Las celdas precedentes son las que dan los datos a la formula, mientras que las
dependientes son aquellas celdas que contienen las formulas que se referencian a otras
celdas. Cuando Excel localiza las celdas precedentes o dependientes , aplica flechas de
rastreo a dichas celdas. L as flechas de rastreo muestran la relacion entre la celda activa y
las celdas relacionadas.

Cuando rasrea las celdas precedentes, primero debe seleccionar la celda de la formula
para que Excel pueda aplicar las flechas de rastreo. De la misma forma, una celda o
rango que suministra los datos a la formula se debe seleccionar antes de rastrear las celda
dependientes. Si aparece un error de mensaje, como #DIV/O #VALUE en la celda, debe
seleccionar la celda antes de que Excel pueda rastrear el error.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO F

UTILIZAR LA VALIDACION DE DATOS

La validacion de datos le proporciona el usuario las claves visuales de tipos de datos

aceptables y valores que pueden ocupar una celda que selecciono un rango.
Si un usuario ingresa un tipo de datos que no sea valido, aparece un mensaje de error.
El cuadro de dialogo Data Validation le permite definir el criterio de validacion, un
mensaje de entrada y un mensaje de error. El criterio de validacion puede ser cualquier
valor, un numero entero, decimal, una lista, una fecha, o cierta cantidad de texto.
Tambien puede definir criterios personalizados para validar la entrada de datos.
Para auditar una hoja de calculo para entrada que no son validas, haga clic en el boton
Circle Invalid Data en la barrar de herramientas Auditing. Aparece un circulo rojo
alrededor de cualquier entrada que viole el criterio de validacion y puede localizar
facilmente y corregir dicha entrada.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO G

UTILIZAR LA FUNCION IF
CONCEPTOS DEL EJERCICIO

Puede utilizar una funcion logica IF para probar los datos y reportar diferentes resultados
basandose en ellos. Cuando utiliza IF en una formula, revisa las condiciones que se
especifican en la celda o en el rango, despues muestra el resultado basandose en lo que
salio.
Una funcion IF consiste de tres argumentos: la prueba, un argumento IF True (si es
verdadero) y un argumento IF False (si es falso). Si las condiciones no pasan la prueba y
son falsas, IF muestra un resultado alternativo.
Tambien puede utilizar las funciones IF para registrar texto y letras dentro de las celdas.
P or ejemplo, puede escribir una funcion IF para probar el contenido de una celda,
despues ingresar un texto especifico o dejar la celda en blanco. El texto y las letras se
designan con las comillas ("" ). L o que se teclea o no se teclea entre las comillas aparece
en la celda despues de la prueba.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO H

ANIDAR FUNCIONES IF
CONCEPTOS DEL EJERCICIO

Puede anidar, o colocar una funcion IF dentro de otra, mejorando el proceso logico de la
formula. Las funciones IF anidadas le permite crear pruebas logicas refinadas.
P or ejemplo considere la siguiente funcion IF anidada:
=(B24>10000, B24 *B26 , IF(B32>4,B24*B26,B24*F26)).

Esta prueba depende en si el valor en B24 es o no mayor a 10,000. Si lo es, la forma

multiplica a B24 por otro valor en B26. Sin embargo, si el valor es menor o igual a
10,000, la prueba IF anidada calcula con el valor en B32. Si B32 es mayor que 4, B24 se
multiplica por B26 , de otra forma B24 se multiplica por F26 si el valor en B32 es menor
o igual a 4.
Puede anidar hasta siete funciones IF dentro de una misma formula. El uso de los IF
anidados es dependiente en su habilidad en saber utilizar los argumentos y la sintaxis
correcta.

ANTES DE EMPEZAR EL EJERCICIO I

COMBINAR FUNCIONES LOGICAS
CONCEPTOS DEL EJERCICIO

Mientras que las funciones IF anidadas pueden llevar a cabo pruebas muy refinadas,
usted puede crear formulas mas eficientes al combinar otras funciones logicas con la
funcion logicas son AND, OR y NOT.

La sintaxis correcta para combinar cualquier funcion logica con la funcion IF es la

siguiente:
=IF (LOGICAL –FUNCTION-
NAME (LOGICAL-TEST, VALUE-IF TRUE, VALUE-IF –FALSE).
La funcion logica AND requiere que todas las condiciones que se prueban en el valor de
True ( verdadero). Si todas las condiciones son verdaderas, entonces la formula IF
muestra el argumento value-if –true. (valor-si es-verdadero) si cualquiera de las
condiciones no pasa la prueba, entonces se calcula el valor a partir del argumento value-
if-False (valor-si es-Falso).

L a funcion logica OR prueba condiciones multiples para determinar si cualquiera de

ellas es Verdadera . S i cualquier condicion resulta verdadera, entonces se calcula el
valor apartir del argumento value-if—true (valor si es verdad). Si ninguna condicion
resulta verdadera, entonces se muestra el argumento value if false.
L a formula de la funcion logica NOT da un valor inverso para las condiciones que
probo. En este sentido, una condicion Verdadera se muestra como falsa , y viceversa.
No puede utilizar NOT cuando quiere asegurarse que un valor no es igual a otro valor en
particular.

PARA EMPEZAR : TABLAS WHAT IF

Aunque un programa de hojas de calculo es muy util cuando se refiere a organizar datos
numericos, algunas veces localizar la informacion puede ser dificil, especilmente cuando
la hoja de calculo es muy grande. Tal vez quiera crear una macro que utilice informacion
particular repetidamente, y por lo tanto necesita acceso rapido a los datos. Para resolver
este problema, Excel tiene capacidades que le permiten encontrar los datos basandose en
un criterio en particular. Por ejemplo, puede ser el responsable de la nomina de la
empresa y necesita saber la cantidad exacta que va a deducir de cada salario.

Si tales datos existen dentro de una tabla, los puede extraer dentro de una tabla, los puede
extraer utilizando las funciones de busqueda. Las funciones tales como HLOOKUP Y
VLOOKUP le pueden ayudar a rastrear diferentes tipos de datos. Puede utilizar las
funciones de busqueda para buacar ventas, direcciones, numeros telefonicos y casi
cualquier cosa. Si tiene una base de datos con cientos de registros, definitivamente
necesitara utilizar las funciones de busqueda.

Si necesita analizar los datos que estan influenciados por diversas variables, Excel
tambien le ayuda en ellos. Por ejemplo, tal vez querra analizar el costo de un prestamo
con diferentes tasas de interes, cantidades y terminos, el efecto de los descuentos en su
inventario y sus ventas, o la comision de un ejecutivo de cuenta. Para este tipo de cuenta
puede crear tablas What IF con una o dos variables. Puede utilizar estas tablas para
calcular instantaneamente los efectos de las diferentes variables en sus cantidades.
Tambien puede utilizar las tablas What IF para calcular escenarios, contestando preguntas
complejas, tales como Que pasa si necesito pedir un prestamo de cierta cantidad en
dolares o Que pasa si descuento todo mi inventario en un veinte porciento.

USAR EL HLOOKUP

Si utiliza una hoja de calculo como una tabla de datos que reporta informacion
cambiante, encontrara que las funciones de busqueda son muy utiles. Tal vez le cobra a
sus clientes diferentes precios basandose en el tiempo de su contrato, o la distancia de
viajes. Puede tener diferentes precios para areas de servicio en una region. El proposito
de una busqueda es que le permite ingresar una de esas cantidades, tiempos o zaonas
diferentes en una celda de comparacion, y mostrar rapidamente las informaciones
correspondientes. Por ejemplo, una busqueda puede agrupar el nombre de un ejecutivo
de cuenta con varios rangos de comision basandose enla cantidad de venta.
Una busqueda horizontal trabaja buscando el renglon superior de la tabla de datos de
forma horizontal. Una vez que encontro la etiqueta que se asemeja al valor de la
busqueda que se encuentra en la celda de comparacion, se mueve hacia abajo de la
columna.

L as sintaxis de la funcion HLOOKUP: es HLOOKUP (lookup-value, table-array, ro w-

index-num, range-lookup). Las funcion HLOOKUP tiene cuatro juegos de argumentos:

1.- El argumento lookup-value es la referencia o celda de comparacion.

2.- El argumento Table-array es el rango dela tabla de datos donde se busca.

3.- El argumento row-index-num indica cuantas celdas se debe mover hacia abajo ( debe
ser 1 o mas de 1)

4.-El argumento range-lookup es un argumento logico que da el valor de Verdadero or

False. Este argumento es opcional.

UTILIZAR VLOOKUP

Una busqueda vertical trabaja de forma similar que una busqueda horizontal. La
diferencia es que busca los datos en la tabla verticalmente, tratando de agrupar la
informacion de comparacion. Una vez que encuentra una etiqueta que se asemeja en la
columna izquierda de la tabla de datos, da los valores de esas celdas hacia los valores de
esas celdas hacia los valores de esta etiqueta en un cierto rango.

S e utiliza la funcion VLOOKUP para realizar una busqueda vertical. Vlookup utiliza 4
juegos de argumentos, el ultimo de los cuales es opcional. La sintaxis de la funcion es:
VLOOKUP (look-up, table array, col-index-num, rango-lookup)

1.- El argumento lookup-values es la referencia o direccion de la celda de comparacion.

2.- E l argumento Table-array es el rango de tabla de datos donde se va a buscar.

3.- El argumento col-index-num indica cuantas columnas debe mover a la derecha,

despues que encuentra una etiqueta que se asemeje.

4.- El argumento opcional range-lookup, es un valor logico, ya sea verdadero o falso que
especifica una igualdad exacta. S i se omite el argumento, VLOOKUP da la semejanza
aproximada o mas cercana que puece encontrar en la tabla.

CREAR UNA TABLA DE UNA ENTRADA

Las tablas de datos se puede utilizar para analizar muchos tipos de preguntas para
analizar muchos tipos de preguntas W hat IF. Por ejemplo, los datos de una tabla pueden
contestar preguntas como, que pasa si pido un prestamo de $245,000 a un interes del 6%
y para pagarlo en 30 Años cual sera el pago mensual.

Una tabla de una entrada es un tipo de tabal de datos. S olo cambia una variable (como
termino, cantidad prestada o tasa de interes) dentro de este tipo de tabla. Puede alterar
esta variable individual en la celda conectada a la tabla y ver los resultados de varias
tasas, terminos de pago, o cantidad de prestamo. Cree esta area, conteniendo la
informacion financiera ( o de otro tipo) deseada, cerca de la tabla de una entrada , para
hacer mas facil el cambio de variable y ver los resultados. La celda que cambia en esta
area se conoce como celda de entrada. Entonces puede ingresar una cantidad de ejemplo
en el renglon superior de la tabla. Este es el unico articulo que puede contener dicho
renglon.

CREAR UNA TABLA DE DOS ENTRADAS

Una tabla de dos entradas utiliza dos celdas afuerra de la tabla como comparacion y
referencia. Las tablas de dos entradas pueden contestar preguntas mas complejas como,
que pasa si guardo $ 1000.00 a $2000.00 por mes por 72 a 144 meses cuanto ahorrare.
Estas son dos variables que pueden cambiar.
Para crear una tabla de dos entradas se sigue el mismo patron como en una tabla de una
sola entrada. La excepcion es que el renglon superior puede contener una formula de
ejemplo y una serie de una de las variables. La serie de la otra variable esta a la izquierda
de la tabla. L a esquina superior izquierda de la tabla contiene un enlace de formula a un
area de comparacion.

Las tablas de dos entradas tambien tienen dos celdas de entrada. L a celda de
comparacion relacionada al renglon superior de la serie de datos es el renglon de la celda
de entrada. La celda de comparacion relacionada a la serie de la columna en la tabla es la
celda de entrada de la columna.

CREAR UN PROCEDIMIENTO DE FUNCION

Una formula definida por el usuario es escrita por el usuario y almacenada en un modulo
de Visual Basic. Se utiliza con mayor frecuencia para realizar calculos especiales. Crear
una funcion definida por el usurario al combinar expersiones matematicas, funciones
existentes y el codigo Visual Basic. Las funciones definidas por el usuario dan un valor
basandose en los datos que el usuario le proporciona, mientras que las macros que estan
grabadas llevan a cabo acciones que alteran las celdas, las hojas de trabajo, etc.

Las funciones definidas por el usuario comienzan y terminan con las palabras clave
Function y End Function. Las macros grabadas son en realidad subrutinas y estan
designadas por las palabras claves Sub y End Sub. Tambien puede designar una funcion
definida por el usuario como Publica o Privada.
La sintaxis de una funcion definida por el usuario consiste del nombre, los argumentos, el
codigo, las expresiones y el valor de respuesta. Debe nombrar los procedimientos de su
funcion como lo haria con las macros. Los argumentos son los datos que usted da, para
que la funcion pueda calcular un resultado. El codigo y las expresiones le informan a la
funcion que calculos debe realizar. El valor de respuesta es el resultado que quiere que
aparezca despues de que la funcion termina el calculo.

Para especificar un valor de respuesta, siga el nombre de la funcion con una expresion.
P or ejemplo, Comission=Subtotal10%, donde subtotal es un rango nombrado en la hoja
de trabajo que contiene los datos necesarios para completar los argumentos de la funcion.
Tambien puede utilizar las direcciones de la celda, Ej: Comission=E20*10%.

USAR UN OBJETO DE APLICACION

Si requiere de un calculo o funcion mas compleja, puede representar las funciones

existentes en Excel como objetos de aplicacion. Un objeto de aplicacion, es un
calificador, que le pide al programa que utilice un ajuste especifico, una opcion u hoja de
trabajo. Un objeto de aplicacion representa est codigo y lo llama dentro de la funcion
definida por el usuario para su uso.
La sintaxis es la palabra Application, seguida del nombre del objeto que desea que Excel
accese, separados por un punto. Por ejemplo , escribira una funcion que localice un
codigo de impuestos en una tabla de datos y despues calcule el impuesto total.
Obviamente necesita utilizar la funcion Vlookup para localizar los datos de impuesto en
la tabla. Entonces quiere que el procedimiento utilice el codigo que representa la funcion
especifica: Application Vlookup.

CONTROLAR EL FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

Los comandos del control de flujo dirigen el comporatamiento de las funciones definidas
por el usuario. Instruyen a la funcion para que se detengan, , para que reporte los errores
con los que se encontro, o para que tome desiciones basandose en ciertos criterios.
Este proceso de toma de decisiones se puede llevar a cabo a traves del uso de pruebas
logicas. L os argumentos IF, Then y Else en el procedimiento controlan las acciones
basandose en las condiciones con las que se encontro. Se ejecuta cierta linea del codigo
dependiendo del resultado que encontro. Por ejemplo tal vez quiera calcular diferentes
descuentos para venta de mayoreo o para clientes en general, con cada tipo de cliente
representando por un codigo, en especial. Dependiendo en el codigo que ingreso, la
funcion decide que descuento debe utilizar para calcular el resultado.

La sintaxis de este proceso de decision se divide en tres partes, Esta la prueba:

Que codigo de cliente se ingresa. Si la funcion definida por el usuario encuentra un
codigo, ejecuta una serie de instrucciones. Si encuentra un codigo diferente, ejecuta una
serie de instrucciones alternativs.
ESCRIBIR UNA SUBRUTINA

Cuando responde a un mensaje de una funcion definida por el usuario, e ingresa los
datos, esta trabajando en un procedimiento interactivo. Si un usuario novato esta
trabajando con Excel, es mas util mostrar las indicaciones, en lugar de confundir al
usuario con mensajes de error.

Puede insertar una subrutina (Un programa dentro de una subrutina) para mostrar estos
mensajes , en lugar de escribir otra funcion definida por el usuario. Simplemente agrege
un argumento Go To al procedimiento, despues lleve a cabo la prueba para dirigir el
contorl a la subrutina. La sintaxis es Go To Line, el argumento Line es una etiqueta ,
seguida de una coma, o un numero unico. Si tiene una serie de codigos en una sobrutinas
con Message como la etiqueta de la linea, el comando para dirigir el control seria Go To
Message.

El codigo para la subrutina utiliza el mismo tipo de pruebas logicas como el

procedimiento en si. En el ejercicio, escribira una subrutina y alterara el procedimiento
para mostrar mensajes basandose en los resultados de las pruebas.