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Contenido.................................................................................................................1
LO BÁSICO DE LAS BASES DE DATOS.....................................................................2
CREAR UNA BASE DE DATOS Y USO DE ADVANCE FILTER............................................................2
ORDENAR UNA BASE DE DATOS...............................................................................................5
EJECUTAR ORDENACIONES MULTIPLES.......................................................................................6
USAR DATA FORM...............................................................................................................7
LOCALIZAR REGISTROS.........................................................................................................7
BORRAR REGISTROS..............................................................................................................8
ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS...............................................................9
USAR AUTOFILTER.............................................................................................................10
USAR CRITERIOS COMPUESTOS..............................................................................................11
EXTRAER REGISTROS ÚNICOS................................................................................................13
USAR FUNCIONES DE BASES DE DATOS..................................................................................14
CREAR UNA TABLA PIVOTE.................................................................................................15
IMPORTAR DATOS...............................................................................................................17
LÓGICA IF......................................................................................................................19
EMPLEAR ANÁLISIS DE TENDENCIA........................................................................................20
UTILIZAR GOAL SEEK.........................................................................................................21
UTILIZAR EL SCENARIO MANAGER........................................................................................21
AUDITAR UNA HOJA DE CÁLCULO........................................................................................23
UTILIZAR LA VALIDACIÓN DE DATOS.....................................................................................23
UTILIZAR LA FUNCIÓN IF.....................................................................................................25
ANIDAR FUNCIONES IF.......................................................................................................26
COMBINAR FUNCIONES LÓGICAS...........................................................................................26
ADMINISTRACIÓN AVANZADA DE DATOS..........................................................28
UTILIZAR COUNTIF........................................................................................................28
UTILIZAR SUMIF.............................................................................................................29
UTILIZAR HLOOKUP......................................................................................................30
UTILIZAR VLOOKUP......................................................................................................31
VISUAL BASIC...............................................................................................................32
GRABAR UNA MACRO.........................................................................................................32
DEPURAR UNA MACRO........................................................................................................34
EDITAR UNA MACRO..........................................................................................................35
CREAR UN BOTÓN DE MACRO..............................................................................................35
FUNCIONES DEFINIDAS POR EL USUARIO..........................................................37
CREAR UN PROCEDIMIENTO DE UNA FUNCIÓN...........................................................................37
UTILIZAR MESSAGE BOX....................................................................................................38
CONTROLAR EL FLUJO DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................39
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Curso de Excel Intermedio y Avanzado.
IIS Luis Gastón Figueroa Romero.
Junio de 2003
Debe usar el sentido comun al crear una base de datos, defina una meta logica y
sea consistente al ingresar los datos. Debe de tener una idea de como seran usados los
datos, de modo que pueda extraer lo que efectivamente necesite.
Una base de datos se crea muy a la manera de una hoja de calculo, usando las
mismas tecnicas de entrada de datos y formateo. Es entonces simplemente cuestion de
definir los rangos de la base de datos, de los criterios y de salidas, de manera que Excel
pueda manipular la informacion.
Una base de datos la crea del modo en la que crearia una hoja de calculo, usando
las mismas tecnicas para ingresar registros y etiquetas de Campo. Las etiquetas de campo
se ingresan en el renglon superior de la base de datos y describe los elementos en las
columnas de campos de datos. Un registro es un renglon de informacion sobre un cliente,
una cuenta o alguna parte en particular, introducido horizontalmente en renglones. Las
etiquetas de campo se correlacionan con los datos en los campos.
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EJERCICIO #1
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Excel usa las etiquetas de nombre de campo como las claves de ordenacion. Por
ejemplo, si selecciona usted cualquier celda en la columna que desea usar de criterio, y
luego abre el dialogo Sort (Data>Sort). Excel pone el nombre del campo en la
ordenacion por campos. Puede elegir de una lista de nombres de campos con el proposito
de ordenar la base de datos.
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El orden en el cual Excel acomoda las bases de datos depende de que columnas de
datos o referencias a campos hay en el area de claves. El programa ordena la base de
datos segun la primera clave. Cuando completa la reordenacion de los registros, ordena
los subgrupos creados por la primera ordenacion usando la informacion de la clave
secundaria.
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• Haga clic en OK
• Guarde su trabajo.
Localizar Registros
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Puede incluso especificar criterios multiples para localizar registros. Por ejemplo,
puede usted desear localizar todas las casas en una base de datos que tengan tres
recamaras, dos baños y cueste $220,000. Ingrese esta informacion en los campos del
formulario, haga clic en el boton de Find Prev o Find Next y se mostraran los registros
que cumplan este criterio.
A medida que crece su ase de datos, los registros que se vuelven obsoletos
despedician especio precioso en su archivo. Excel incluye un metodo seguro y efectivo
para borrar estos registros indeseables.
Use criterios para remover registros especificos; especifique lso criterios en Data
Form para localizar los registros, borrelos entonces. Una vez que haya borrado un
registro, no podra deshacer la accion. No obstante, puede cerrar el documento sin guardar
los cambios, preservando asi la base de datos en su forma original. De lo contrario, la
informacion se borrara definitivamente.
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Excel puede efectuar tambien calculos con informacion de la base de datos. Puede
usted sumar, encontrar el promedio y encontrar los valores maximos y minimos de su
datos.
Excel tiene 12 funciones de base de datos que tienen la letra D precediendo sus
nombres para distinguirlas del resto de sus funciones matematicas. Las funciones de
bases de datos son unicas, requieren tres conjuntos de argumentos o referencias a celdas
para calcular los resultados.
Puede tambien organizar, analizar y resumir los registros de la base de datos con
tablas pivote. Use esta caracteristica para reorganizar sus nombres de campos, registros y
elementos al cambiar su posicion relativa de renglon o columna.
Usar AutoFilter
Una base de datos puede contener cientos, sino miles de registros, siendo dificil el
verle registros seleccionados basados en criterios especificos. La caracteristica AutoFilter
le permite ver registros de la base de datos basados en elementos bajo un nombre
particular de campo.
Por ejemplo, la base de datos que usara en este ejercicio contiene los nombres de
campo, direccion, pies cuadrados, recamaras, baños, precio, fecha de lista y fecha de
venta. Cuando se activa AutoFilter, aparece un boton de fecha proximo a cada nombre de
campo. Si hace clic en una flecha de boton, se abre una lista de elementos. Si hace clic en
la flecha del boton precio, por ejemplo, vera usted una lista de precios de casa bajo el
nombre de campo como elementos de la columna. Cuando selecciona usted cualquier
elemento, AutoFilter muestra automaticamente aquellos elementos que cumplan los
criterios.
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Puede tambien usar operadores logicos en sus criterios, estos le permiten construir
enunciados compuestos.
Cuando un enunciado compuesto especifica que los registros deben cumplir, antes
de ser extraidos, ambas condiciones fijadas, esta usted usando logica Y. Cuando los
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• Haga clic en OK
• Haga clic en la flecha Precio.
• Seleccione (Custom…)
• Haga clic en el control que dice Is greater than or equal to
• Seleccione Is less than
• Haga clic en el control que dice Is less than or equal to
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• Haga clic en OK
• Seleccione Data>Filter>AutoFilter.
• Deje el archivo abierto.
Otro uso comun de la extraccion unica es listar solo una porcion de cada registro
que cumpla el criterio. Por ejemplo, puede desear una lista de todos los precios de las
casas en la base de datos. Esto implica redefinir los rangos de base de datos, de criterios y
de salidas para filtrar un conjunto de elementos especificos de esos registros.
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• Seleccione la celda M2
• Teclee 6 y presione Enter
• Presione Control + Home
• Seleccione Data>Filter>Advanced Filter…
Excel incluye funciones que incluyen funciones que efectuan un amplio rango de
calculos de informacion de la base de datos. El usar estas funciones implica un conjunto
estandar de argumentos; deben de ingresarse condiciones en las formulas. La sintaxis
para una funcion de base de datos es:
Las funciones que efectuan calculos en base de datos tienen la letra d como prefijo
a sus nombres para distinguirlas de otras, tal como dsum y daverage. El argumento de
base de datos consiste en el rango con nombre o del de lista incluyendo los nombres de
campo, que contiene toda la base de datos. El argumento campo indica que campo se usa
en la funcion. El argumento criterio, consiste de la direccion de la celda o rango que
contiene los criterio de la base de datos.
Las tres funciones que usara en el ejercicio son: =dmax, =dmin e =dsum. Las
funciones =dmax e =dmin, regresan los valores maximo y minimo en un campo que
cumplan los criterios, mientras que =dsum calcula la suma de valores en un campo
seleccionado.
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• Seleccione la celda M2
• Teclee 3 y presione Enter
• Seleccione la celda I3
• Teclee Maximo y presione Enter
• Teclee Minimo y presione Enter
• Teclee Total y presione Enter
• Haga clic en la celda J3
• Teclee =DMAX (A1<F4>:H25<F4>,F1<F4>,M1<F4>:M2<F4>) y
presione Enter
• Copie la formula hasta J5
• Seleccione la celda J4
• Presione la tecla <F2>
• En lugar de DMAX, teclee DMIN y presione Enter
• Seleccione la celda J5
• Presione la tecla <F2>
• En lugar de DMAX, teclee DSUM y presione Enter
• Seleccione el rango J3:J5
• Haga clic en el boton Comma Style y quite todos los decimales.
• Haga clic en la celda M2
• Teclee 1 y presione Enter
• Deje abierto el archivo.
Crear una Tabla Pivote
El wizard Pivot Table le permite organizar los registros de una base de datos, o
lista, en un formato de tabulaciones cruzadas. Cuando selecciona los nombres de campo
para situarlos en la tabla pivote. Excel resume solo aquellos elementos hallados bajo los
nombres de campo seleccionados.
Puede organizar los datos por el nombre de campo en las areas ROW, COLUMN,
DATA y PAGE. Si pone un nombre de campo en el area de ROW, aparece un resumen
de esos elementos como etiquetas de renglon bajo el lado izquierdo de la tabla pivote.
Analogamente, si pone un nombre de campo de la base de datos en el area COLUMN,
los elementos aparecen a lo largo de la parte superior de la tabla pivote, como etiquetas
de columna.
El area de datos de una tabla pivote efectua calculos en los nombres de campo los
cuales contienen elementos numericos. Puede sumar, promediar, contra o encontrar los
valores maximo y minimo de los elementos numericos de la base de datos. Finalmente, al
poner el nombre de campo en el area PAGE alista en la tabla los datos, un elemento a la
vez.
Ya que Excel completa la tabla picote, puede reorganizar los datos. Puede
cambiar la orientacion de las etiquetas de campo simplemente al arrastrarlas a diferentes
posiciones. Puede tambiern añadir elementos a la tabla pivote.
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Importar Datos
El wizard Text Import puede asistirles cuando importa archivos ASCII a hojas de
trabajo de Excel. Cuando abre un archivo de texto delimitado, se activa el Wizard: . El
texto delimitado tiene un registro por linea, donde los valores de los campos se separan
usando, ya se a caracteres especiales o espacios y tabulaciones fisicas.
El wizard Text Import puede asistirles cuando importa archivos ASCII a hojas de
trabajo de Excel. Cuando abre un archivo de texto delimitado, se activa el Wizard: Text
Import. Un area de prevista en el cuadro de dialogo le permite determinar el tipo original
de datos (Delimitada o de anchura fija) los delimitadores usados (Tabulaciones, puntos y
comas, comas, espacios u otros), y el formato de datos (general, texto, o flecha) que desee
aplicar a los datos importados. Puede elegir el eximir los datos de ser importados.
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Lógica IF
Excel puede hacer mas que tan solo calcular y organizar nùmeros. El programa
incluye características que analizan los datos de cierta forma para predecir ciertos
resultados. Este análisis y si se realiza al utilizar las operaciones y funciones lògicas
Scenario Manager, Goal Seek.
Por ejemplo, si por los últimos tres años ha guardado un registro cuidadoso de las
ganancias y perdida de su empresa, puede predecir una tendencia. Una tendencia es una
serie de datos que sigue un patrón especifico. Excel le permite calcular una serie linear y
de crecimiento utilizando opciones especiales.
Una vez que predijo las tendencias , el Scenario Manager puede darle varios
resultados. Suponga que predijo los escenarios de mejor resultado y peor resultado v
para los siguientes tres años . El Scenario Manager puede guardar varios juegos de datos
y le permite ver la actualización instantanea de varios resultados.
Si tiene preguntas que comienzan con what if ( y si), entonces utilice el poder
analítico de Excel para encontrar las respuestas. La habilidad del programa para calcular
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tendencias. manejar varios escenarios y realizar pruebas lógicas hacen que esto sea muy
sencillo.
Tambien puede utilizar el cuadro de dialogo Series para crear patrones lineales.
Seleccione las celdas que contiene el patron y las celdas en donde desea continuar la
tendencia. S eleccione la opcion Trend en el cuadro de dialogo y Excel analiza la
tendencia existente, extendiendola al rango vacio.
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• Seleccione Edit>Fill>Series…
• Haga clic en Trend.
• Seleccione Growth bajo Type.
• Haga clic en OK.
• Haga clic en el boton de Undo.
• Seleccione la celda B11.
• Teclee =TREND(B$2:B$10,$A$2:$A$10,$A11,0)
• Arrastre la manija de AutoFill hasta C15.
• Guarde su trabajo
El resultado que se puede tomar con "trabajar hacia atras", o cualcular hacia atras,
se conoce como goal seek. Excel busca cierto resultado que elige al forzar el total a
cambiar. La caracteristica Goal Seek le permite especificar una celda de formula, un
valor de destino y una celda de variable para buscar cierto resultado. Goal Seek, resuelve
el problema al ajustar el valor en la celda de ajuste hasta que la formula calcula el
resultado que desea.
Debe definir tres variables para un Goal Seek: la celda de la formula, el valor y la
celda de ajuste. L a celda de la formula es la celda que contiene la formula real. El valor
es el resultado que desea que calcule la formula . L a celda de ajuste es el valor
dependiente de la formula que desea cambiar.
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scenario como lo peor. El scenario manager le permite guardar y nombrar estas versiones
para referencias futuras. Para guardar los valores en cada version en rangos con nombre
o referencias absolutas de direcciones de celda.
• Haga clic en OK
• Haga clic en Close
• Seleccione la celda B16
• Teclee 180000 y presione la tecla <Tab>
• Teclee 120000
• Seleccione el rango B16:C16
• Seleccione Tools>Scenarios…
• Haga clic en Add…
• Teclee Worst Case.
• Haga clic en OK dos veces.
• Seleccione Best Case bajo Scenarios…
• Haga clic en Show
• Si es necesario, mueva el cuadro de dialogo para ver los resultados.
• Haga clic en Close.
• Guarde su trabajo.
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Las celdas precedentes son las que dan los datos a la formula, mientras que las
dependientes son aquellas celdas que contienen las formulas que se referencian a otras
celdas. Cuando Excel localiza las celdas precedentes o dependientes , aplica flechas de
rastreo a dichas celdas. Las flechas de rastreo muestran la relacion entre la celda activa y
las celdas relacionadas.
Para auditar una hoja de calculo para entrada que no son validas, haga clic en el
boton Circle Invalid Data en la barrar de herramientas Auditing. Aparece un circulo rojo
alrededor de cualquier entrada que viole el criterio de validacion y puede localizar
facilmente y corregir dicha entrada.
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Utilizar la función IF
Puede utilizar una funcion logica IF para probar los datos y reportar diferentes
resultados basandose en ellos. Cuando utiliza IF en una formula, revisa las condiciones
que se especifican en la celda o en el rango, despues muestra el resultado basandose en lo
que salio.
Tambien puede utilizar las funciones IF para registrar texto y letras dentro de las
celdas. Por ejemplo, puede escribir una funcion IF para probar el contenido de una celda,
despues ingresar un texto especifico o dejar la celda en blanco. El texto y las letras se
designan con las comillas ("" ). L o que se teclea o no se teclea entre las comillas aparece
en la celda despues de la prueba.
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• Teclee =IF(D2>0,”Utilidad”,”Perdida”)
• Copie la formula hasta la celda E15
• Seleccione la celda F1
• Teclee Utilidad <Tab> Perdida y presione Enter.
• Teclee =IF(E2<F4, 3 veces> =F1<F4, 2 veces>, B2 <F4, 3 veces> -
C2 <F4, 3 veces>, “”)
• Copie la formula hasta la celda G15.
• Haga clic en la celda F16
• Haga clic en el boton de Sumatoria en la barra de herramientas.
• Copie la formula a la celda G16
• Cierre el archivo.
Anidar Funciones IF
Puede anidar hasta siete funciones IF dentro de una misma formula. El uso de los
IF anidados es dependiente en su habilidad en saber utilizar los argumentos y la sintaxis
correcta.
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Mientras que las funciones IF anidadas pueden llevar a cabo pruebas muy
refinadas, usted puede crear formulas mas eficientes al combinar otras funciones logicas
con la funcion logicas son AND, OR y NOT.
La funcion logica AND requiere que todas las condiciones que se prueban en el
valor de True ( verdadero). Si todas las condiciones son verdaderas, entonces la formula
IF muestra el argumento value-if –true. (valor-si es-verdadero) si cualquiera de las
condiciones no pasa la prueba, entonces se calcula el valor a partir del argumento value-
if-False (valor-si es-Falso).
La formula de la funcion logica NOT da un valor inverso para las condiciones que
probo. En este sentido, una condicion Verdadera se muestra como falsa , y viceversa.
No puede utilizar NOT cuando quiere asegurarse que un valor no es igual a otro valor en
particular.
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Si tales datos existen dentro de una tabla, los puede extraer dentro de una tabla,
los puede extraer utilizando las funciones de busqueda. Las funciones tales como
HLOOKUP Y VLOOKUP le pueden ayudar a rastrear diferentes tipos de datos. Puede
utilizar las funciones de busqueda para buacar ventas, direcciones, numeros telefonicos y
casi cualquier cosa. Si tiene una base de datos con cientos de registros, definitivamente
necesitara utilizar las funciones de busqueda.
Si necesita analizar los datos que estan influenciados por diversas variables, Excel
tambien le ayuda en ellos. Por ejemplo, tal vez querra analizar el costo de un prestamo
con diferentes tasas de interes, cantidades y terminos, el efecto de los descuentos en su
inventario y sus ventas, o la comision de un ejecutivo de cuenta. Para este tipo de cuenta
puede crear tablas What IF con una o dos variables. Puede utilizar estas tablas para
calcular instantaneamente los efectos de las diferentes variables en sus cantidades.
Tambien puede utilizar las tablas What IF para calcular escenarios, contestando preguntas
complejas, tales como Que pasa si necesito pedir un prestamo de cierta cantidad en
dolares o Que pasa si descuento todo mi inventario en un veinte porciento.
Utilizar COUNTIF
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Utilizar SUMIF
En el ejercicio anterior se vio lo que es contar registros dado algun criterio, ahora
lo que se vera es la suma de valores en el registro dado algun criterio. Esto se refiere a
que lo que deseamos hacer es sumar las cantidades de un campo, pero no todo el campo,
sino aquellos registros que cumplan con las caracteristicas necesarias para lograr el
resultado que estamos buscando.
La funcion de Excel que nos ayuda a llevar a cabo esto es SUMIF, cuya sintaxis
es la siguiente:
=SUMIF(<rango>,<criterio>,<rango de suma>)
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Utilizar HLOOKUP
Si utiliza una hoja de calculo como una tabla de datos que reporta informacion
cambiante, encontrara que las funciones de busqueda son muy utiles. Tal vez le cobra a
sus clientes diferentes precios basandose en el tiempo de su contrato, o la distancia de
viajes. Puede tener diferentes precios para areas de servicio en una region. El proposito
de una busqueda es que le permite ingresar una de esas cantidades, tiempos o zaonas
diferentes en una celda de comparacion, y mostrar rapidamente las informaciones
correspondientes. Por ejemplo, una busqueda puede agrupar el nombre de un ejecutivo
de cuenta con varios rangos de comision basandose enla cantidad de venta.
3.- El argumento row-index-num indica cuantas celdas se debe mover hacia abajo
( debe ser 1 o mas de 1)
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Utilizar VLOOKUP
Una busqueda vertical trabaja de forma similar que una busqueda horizontal. La
diferencia es que busca los datos en la tabla verticalmente, tratando de agrupar la
informacion de comparacion. Una vez que encuentra una etiqueta que se asemeja en la
columna izquierda de la tabla de datos, da los valores de esas celdas hacia los valores de
esas celdas hacia los valores de esta etiqueta en un cierto rango.
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Visual Basic
En nuestra vida de trabajo diario, encontramos que con el paso del tiempo
empezamos a realizar algunos reportes de manera rutinaria, es decir, que el metodo de
preparacion de un reporte es igual cada vez que lo hago, y es en ese momento cuando
empezamos a preguntarnos, ¿Por que no existira un boton para que haga todo esto?
La herramienta que se usa para hacer esto es Visual Basic, que es el lenguaje de
programacion que soporta todas las aplicaciones de Office, ya que las Macros NO son
exclusivas de Excel, tambien se pueden hacer en los otros programas de Office como son
Word, Power Point y Access
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• Teclee =SUMIF($A$2:$A$528,H8,$C$2:$C$528)
• Seleccione el rango H7:I8
• Haga clic en el boton de Fill Color
• Seleccione el color amarillo
• Haga clic en el boton de Borders.
• Seleccione All Borders.
• Seleccione la celda G2
• Seleccione Tools>Macros>Stop Recording…
• Seleccione el rango A:I
• Presione Ctrl + <->
• Seleccione la celda A1
• Haga clic en el boton Run Macro de Visual Basic Toolbar
• Asegurese que Abrir_Archivos este seleccionada
• Haga clic en Run
• Comentarios
• Guarde su trabajo en la carpeta de Ejercicios bajo el nombre
DebugMacro.xls
• Cierre el archivo.
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Ahora veamos que hay que hacer si lo que queremos es cambiar algo en la Macro,
la edicion de una Macro puede ser a cualquier nivel, y es tan compleja como el cambio
mismo que se requiere para la Macro que se esta usando.
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Ahora, por ultimo en este modulo, aprenderemos como crear una boton de Macro,
en otras palabras, aprenderemos a como asignar una macro a un boton para que esta corra
sin tener que estar entrando al menu a buscar el nombre de la Macro.
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Las funciones definidas por el usuario comienzan y terminan con las palabras
clave Function y End Function. Las macros grabadas son en realidad subrutinas y estan
designadas por las palabras claves Sub y End Sub. Tambien puede designar una funcion
definida por el usuario como Publica o Privada.
La sintaxis de una funcion definida por el usuario consiste del nombre, los
argumentos, el codigo, las expresiones y el valor de respuesta. Debe nombrar los
procedimientos de su funcion como lo haria con las macros. Los argumentos son los
datos que usted da, para que la funcion pueda calcular un resultado. El codigo y las
expresiones le informan a la funcion que calculos debe realizar. El valor de respuesta es
el resultado que quiere que aparezca despues de que la funcion termina el calculo.
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VbIgnore 5 Ignore
VbYes 6 Yes
VbNo 7 No
Este proceso de toma de decisiones se puede llevar a cabo a traves del uso de
pruebas logicas. L os argumentos IF, Then y Else en el procedimiento controlan las
acciones basandose en las condiciones con las que se encontro. Se ejecuta cierta linea del
codigo dependiendo del resultado que encontro. Por ejemplo tal vez quiera calcular
diferentes descuentos para venta de mayoreo o para clientes en general, con cada tipo de
cliente representando por un codigo, en especial. Dependiendo en el codigo que ingreso,
la funcion decide que descuento debe utilizar para calcular el resultado.
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