Excel

Personalizando tu Excel 2007

Antes de comenzar a crear hojas de cálculo en Excel, querrás personalizar tu Excel y

hacerlo más familiar con unas pocas tareas clave, tales como minimizar y maximizar la
Cinta, configurar la Barra de Acceso Rápido, cambiar la vista de una página e ingresar
a las Opciones de Excel.

Explorando Excel
Acercar y Alejar

• Ubica la Barra del Zoom en la esquina inferior.

• Haz clic izquierdo en la Barra de Desplazamiento y arrástralo al lado derecho para

alejar y al lado izquierdo para acercar la hoja.

Desplazar horizontalmente una Hoja de Cálculo

• Localiza la Barra de Desplazamiento Horizontal en la parte inferior derecha.

• Haz clic izquierdo en la barra y muévela de izquierda a derecha.

Cambiar las vistas de una página

• Encuentra las Opciones de Ver Página en la esquina inferior derecha. Las Opciones
de Ver Página son Normal, Diseño de Página y Vista Previa de Diseño de Página.

• Haz clic en cualquier opción para seleccionarla.

• La predeterminada es la Vista Normal.

Añadir comandos a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido:

• Haz clic en la flecha al lado derecho de la Barra de Herramientas de Acceso

Rápido.
• Selecciona la función del menú desplegable, para añadirla a la barra. Ahora, éste
aparecerá en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

• Selecciona Más Comandos del menú desplegable y una ventana aparecerá.

• Selecciona el comando que deseas añadir.

• Haz clic en Añadir.

• Haz clic en Aceptar.

• Los comandos Salvar, Deshacer, y Rehacer aparecen predeterminadamente en la

Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Es posible que quieras añadir otros
comandos para que el uso de Excel sea más personalizado y conveniente para ti.

Minimizar y Maximizar la Cinta

• Haz clic en la flecha desplegable al lado de la Barra de Herramientas de Acceso

Rápido.

• Selecciona Minimizar la Cinta de Opciones de la lista. La Cinta desaparecerá.

• Para maximizar la Cinta, vuelve a hacer clic en la misma flecha y selecciona

Minimizar Cinta de Opciones para quitar la selección.
También puedes minimizar y maximizar la Cinta al hacer clic derecho en cualquier
parte del menú principal y seleccionar Minimizar la Cinta de Opciones en el menú
que aparece.

El nuevo sistema de pestañas de la Cinta reemplaza los menús tradicionales en Excel

2007, y está diseñado para responder a tus necesidades y es fácil de usar. Sin embargo,
puedes escoger Minimizar la Cinta si quieres usar diferentes menús o atajos del
teclado.

El Botón de Microsoft Office

El Botón de Microsoft Office aparece en la parte superior de la ventana de Excel.

Cuando haces clic izquierdo al botón, un menú aparece. Desde este menú puedes crear
una nueva Hoja de Cálculo, abrir archivos existentes, guardar archivos de muchas
formas e imprimir. También puedes añadir características de seguridad, mandar publicar
y cerrar archivos.
Cambiar las Opciones Predeterminadas de Excel:

• Haz clic en el Botón de Microsoft Office y luego en el botón Opciones de Excel.

Una ventana aparecerá.

• Selecciona una categoría en el panel izquierdo de la ventana para ingresar a las

diferentes opciones de Excel.

• Modifica cualquier elemento de la configuración.

• Haz clic en Aceptar.

• A medida que aprendas más acerca de Excel y seas más eficiente al usarlo, querrás
modificar algunas de las características, tales como un Usuario Inicial. Normalmente,
es mejor mantener las características predeterminadas

¡Desafía tus conocimientos!

• Abre Excel.

• Practica usando la Barra de Herramientas.

• Minimiza y maximiza la Cinta de Opciones.

• Haz clic en el Botón de Microsoft Office y revisa el Menú de Opciones.

• Añade dos comandos a la Barra de Herramientas de Acceso Rápidio.

• Continúa explorando las características de Excel

 Comenzar un libro
Comenzar un Libro

Tú necesitas saber cómo insertar Texto y Números en los libros de Excel para calcular,
analizar y organizar datos.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Crear nuevos libros, insertar y borrar texto, ir a una hoja de trabajo y salvar libros en
Excel.

Creando un nuevo Libro de Trabajo

• Haz clic izquierdo en el Botón de Microsoft Office.

• Selecciona Nuevo. La ventana de Nuevo Libro abre y el Libro en Blanco aparece

resaltado predeterminadamente.
• Haz clic en Crear. Un nuevo, Libro de Trabajo aparece en la ventana.

• Cuando abres Excel, el programa abre un nuevo libro en blanco.

Insertar un Texto

• Haz clic izquierdo a una celda para seleccionarla. Cada rectángulo en la hoja de
cálculo es llamada celda. Cuando seleccionas la celda, la dirección de la celda aparece
en el Cuadro de Nombres.
• Escribe Texto en la celda usando el teclado. El texto aparece en la celda y la Barra de
Fórmulas.

• Cada celda tiene un nombre, o una dirección de celda basada en la columna y línea
en que está. Por ejemplo, esta celda es C3, pues están donde la columna C y la fila 3 se
cruzan.

Tu primer Libro de Trabajo (continuación)

Editar o Borrar Texto

• Selecciona la celda.

• Presiona la tecla Backspace en tu teclado para borrar el texto y realizar una

corrección.

• Presiona la tecla Delete en tu teclado para borrar todo el contenido de una celda.

• También puedes realizar cambios y borrar texto de la Barra de Fórmulas. Selecciona

la celda y ubicando el cursor en la Barra de Fórmulas.

Cómo moverse en una Hoja de Trabajo usando el teclado

• Presiona la tecla Tab para moverte hacia la derecha de la celda seleccionada.

• Presiona la tecla Shift y, simultáneamente, la otra tecla Tab para moverte hacia la
izquierda de la celda seleccionada.

• Usa las teclas Page Up y Page Down de tu teclado para navegar en tu Hoja de
Trabajo.

• También puedes usar las teclas con flechas en tu teclado para moverte en la hoja.

Cómo Salvar la Hoja de Trabajo

• Haz clic izquierdo en el Botón de Microsoft Office.

• Selecciona Guardar o Guardar Como.

• Guardar Como permite escoger un nombre para el archivo y escoger un lugar para
guardar la hoja. Escoge Guardar Como si vas a guardar el archivo por primera vez o si
quieres guardar el archivo con un nombre diferente.

• Selecciona Guardar si el archivo ya ha sido nombrado.

• Puedes guardar un libro de diferentes maneras, aunque las dos formas más comunes
son: como un Libro de Excel, guardado con la extensión 2007; y como un
complemento de Libro de Excel 97-2003, que guarda archivos compatibles para que
los usuarios que usan versiones anteriores de Excel puedan abrirlo.
¡Desafía tus conocimientos!

• Abre Excel.

• Crea un Nuevo Libro de Trabajo en Blanco.

• Practica ingresando texto en las celdas.

• Practica borrar el texto usando las teclas Backspace y Delete.

• Navega a través de la hoja usando la tecla Tab.

• Salva la hoja de cálculo.

Modificar Columnas, Filas y Celdas

Modificar Columnas, Filas y Celdas

Cuando abres un nuevo Libro en Blanco, las Celdas, Columnas y Filas están
configuradas con un tamaño predeterminado. Sin embargo, tienes la posibilidad de
cambiar el tamaño de cada una, insertar nuevas Columnas, Filas, y Celdas si es
necesario.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Utilizar varios métodos para modificar el ancho de la Columna y el alto de la Fila.

• Insertar nuevas Columnas, Filas y Celdas.

Modificar el ancho de la Columna:

• Ubica el cursor sobre la línea de la Columna en el título de la Columna y una flecha

doble aparecerá.
• Haz clic izquierdo con el mouse y arrastra el cursor a la derecha para agrandar el
ancho de la Columna o hacia la izquierda para disminuir el ancho de la Columna.

• Libera el botón del mouse.

• Haz clic izquierdo en el encabezado de una Columna que desees modificar. Toda la
Columna aparecerá resaltada.

• Haz clic en botón Formato en el grupo de Celdas de la pestaña de Inicio. Un menú

aparecerá.
• Selecciona Ancho de Columna para ingresar una medida específica.

• Selecciona Auto Ajustar Ancho de Columna para ajustar el ancho de la Columna al

texto.

Modificar la Altura de la Fila

• Ubica el cursor sobre la Fila de la línea que deseas modificar y una flecha doble
aparecerá.

• Haz clic izquierdo y arrastra el cursor hacia arriba para disminuir la altura de la Fila y
hacia abajo para aumentar la altura de la Fila.

• Libera el botón del mouse.

• Haz clic en el botón de Formato en el grupo de Celdas de la pestaña de Inicio. Un

menú aparecerá.
• Selecciona Alto de Fila para ingresar una medida específica.

• Selecciona Auto Ajustar Ancho de Columna para ajustar el ancho de la Columna al

texto.

Para Insertar una Fila

• Selecciona la Fila interior al lugar donde quieres que aparezca la Fila.

• Haz clic en el botón de Insertar en el grupo de Celdas de la pestaña de Inicio. La Fila

aparecerá.

• La nueva Fila siempre aparecerá arriba de la Fila seleccionada.

• Asegúrate de seleccionar la Fila entera por debajo de donde deseas que aparezca la
nueva Fila, no solamente la Celda. Si seleccionas únicamente la Celda y luego haces
clic en Insertar, solo aparecerá una nueva Celda.

Para Insertar Columnas

• Selecciona la Columna a la derecha de donde deseas que aparezca la nueva Columna.

• Haz clic en el botón Insertar en el grupo de Celdas de la pestaña de Inicio. La

Columna aparecerá.

• La nueva Columna siempre aparecerá al lado izquierdo de la Columna seleccionada.

Por ejemplo, si deseas insertar una Columna entre Septiembre y Octubre, selecciona la
Columna de Octubre y haz clic en el botón Insertar.
• Asegúrate de seleccionar la Columna completa a la derecha de donde quieres que
aparezca la nueva Columna, y no solamente la Celda.

• Si seleccionas únicamente la Celda y haces clic en Insertar, solamente aparecerá una

nueva Celda.

Borrar Filas y Columnas:

• Selecciona la Fila o la Columna que deseas borrar.

• Haz clic al botón de Borrar en el grupo de Celdas de la pestaña de Inicio.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el Presupuesto o cualquier libro de Excel de tu preferencia para completar este

desafío.

• Abre un Libro.

• Inserta una Columna.

• Inserta una Fila.

• Borra una Columna.

• Cambia el ancho de una Columna usando Auto Ajustar.

• Cambia el alto de una Fila.

• Cierra y guarda el archivo.

Formatear texto
Formatear Contenidos
Cuando hayas ingresado información a una hoja de cálculo, necesitarás formatearla.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Usar los botones de negrilla, cursiva y subrayado.

• Modificar el estilo de fuente, tamaño y color.

• Aplicar bordes y colores de relleno.

Formatear texto en Negrilla o Cursiva:

• Haz clic izquierdo a la Celda para seleccionarla o arrastra el cursor sobre el texto que
está en la Barra de Fórmulas para seleccionarlo.

• Haz clic en los botones de Negrilla o Cursiva.

• Puedes seleccionar Columnas y Filas completas, o Celdas específicas. Para

seleccionar una Columna completa, haz clic izquierdo al encabezado de la Columna y
toda la Columna aparecerá seleccionada. Para seleccionar Celdas, específicas, sólo haz
clic izquierdo a la Celda y arrastra tu mouse para seleccionar otras Celdas. Entonces,
libera el botón del mouse.

Formatear texto con Subrayado

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear.

• Haz clic en la flecha para visualizar el menú desplegable al lado del botón Subrayar.

• Selecciona entre las opciones de Subrayado o Subrayado Doble.

Cambiar el Estilo de la Fuente

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear.

• Haz clic izquierdo en la flecha desplegable al lado del Estilo de Fuente en la pestaña
de Inicio.

• Selecciona un Estilo de Fuente de la lista.

• A medida que te muevas en la lista de fuentes, la Previsualización te va a mostrar

cómo quedaría tu texto.

Cambiar el Tamaño de la Fuente:

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear.

• Haz clic izquierdo en la flecha desplegable al lado de la casilla de Tamaño de Fuente

en la pestaña de Inicio.

• Selecciona un tamaño de letra de la lista.

Cambiar el Color del Texto:

• Selecciona la Celda o las Celdas que deseas formatear.

• Haz clic en la flecha desplegable al lado del botón de Color de Texto, y una paleta de
colores aparecerá.

• Selecciona un color de la paleta.

• Selecciona Más colores y una ventana aprecerá.

• Selecciona un color.

• Haz clic en Aceptar.

Añadir un Borde

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear.

• Haz clic en la flecha desplegable al lado del botón de Bordes en la pestaña de Inicio.
Un menú aparecerá con las Opciones de Borde.
• Haz clic izquierdo en cualquier opción de la lista para seleccionarla.

• Puedes cambiar el Estilo de la Línea y el color del borde.

Añadir un Color de Relleno

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear.

• Haz clic en el Botón de Relleno. Una paleta de colores aparecerá.

• Selecciona el color.

• Selecciona Más Colores. Una ventana aparecerá.

• Seleccione un color.

• Haz clic en Aceptar.

• Tú puedes usar la Propiedad de Relleno para formatear Columnas y Filas en las

hojas de cálculo para que sea más fácil de leer.

Formatear Números y Fechas:

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas formatear.

• Haz clic izquierdo en la flecha desplegable al lado de la casilla de Formato de

Número de Contabilidad.

• Selecciona una de las opciones para formatear números.

• Predeterminadamente, los números aparecen en la categoría General, lo cual significa
que no hay ninguna configuración especial.

• En el grúpo Número encontrarás otras opciones. Por ejemplo, puedes cambiar el signo
de Dólares por el de otra moneda, porcentajes, añadir comandos y cambiar los
decimales.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el Presupuesto o cualquier otro archivo de Excel que desees para completar
este desafío.

• Selecciona una Celda y formatea el texto o los números para que aparezcan en
negrilla.

• Selecciona dos o más Celdas y formatea el texto o los números para que aparezcan en
cursiva.

• Cambia el Color de Relleno de dos o más Celdas.

• Añade un borde a una Fila.

Crear fórmulas simples

Crear Fórmulas Simples

Excel se puede usar para calcular y analizar información numérica. Sin embargo,
necesitas aprender a escribir las fórmulas. Una formula es una ecuación que desempeña
un cálculo usando valores en la hoja.
Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Crear Fórmulas Simples usando operaciones simples como suma, resta,

multiplicación y división.

Cómo crear una Fórmula Simple para sumar dos número

• Haz clic en la Celda donde deseas realizar la fórmula (C5, por ejemplo).

• Escribe el signo de igual (=) para indicar a Excel la fórmula a realizar.

• Escribe el primer número que deseas sumar (ejemplo, 1500).

• Escribe el símbolo de suma (+) para indicar a Excel la operación a realizar.

• Escribe el segundo número a sumar (ejemplo, 200).

• Presiona Enter o haz clic en el Botón Introducir en la Barra de Fórmulas para

completar la operación.

Crear una Fórmula Simple que sume el contenido de dos Celdas

• Haz clic a la Celda donde quieras situar la respuesta (C5, por ejemplo).

• Escribe el signo de igual (=) para indicar a Excel la fórmula a realizar.

• Escribe el número de Celda que contiene el primer número a sumar (C3, por ejemplo).

• Escribe el signo de suma(+) para indicar a Excel la operación a realizar.

• Escribe el número de la Celda que contiene el segundo número a ser sumado (C4, por
ejemplo).

• Presiona Enter o haz clic en el Botón Introducir en la Barra de Fórmulas para

completar la operación.
Crear una fórmula usando el método Puntero y Clic

• Haz clic a la celda donde quieras situar la respuesta (C30, por ejemplo).

• Escribe el signo igual (=) para indicar a Excel la fórmula a realizar.

• Haz clic en la primera Celda donde deseas incluir la fórmula (C5, por ejemplo).

• Escribe el signo de resta (-) para indicar a Excel que una operación de resta se va a
realizar.

• Haz clic en la última Celda que deseas agregar a la fórmula (C29, por ejemplo).

• Presiona Enter o haz clic en el Botón Introducir en la Barra de Fórmulas para

completar la operación.
Crear una Fórmula Simple que Multiplique el Contenido de Dos Celdas

• Selecciona la Celda donde deseas que aparezca la respuesta (E32, por ejemplo).

• Escribe el signo igual (=) para indicarle a Excel la fórmula que vas a realizar.

• Haz clic en la primera Celda a incluir en la fórmula (C9, por ejemplo) o escribe el
número.

• Escribe el signo de multiplicación (*) al presionar la tecla Shift y luego el número 8.

El signo se verá en la Celda y la Barra de Fórmula.

• Haz clic en la próxima Celda en la fórmula o escribe el número (12, por ejemplo).

• Presiona la tecla Enter o haz clic en el Botón Insertar de la Barra de Fórmulas para
completar la operación.

Crear una Fórmula Simple que divida una Celda por otra

• Haz clic en la Celda donde quieras ubicar la respuesta.

• Escribe el signo de igual (=) para indicar en Excel que una fórmula va a ser
desarrollada.

• Haz clic en la primera Celda a incluir en la fórmula.

• Escribe el signo de división. El signo se verá en la Celda y la Barra de Fórmula.

• Haz clic en la próxima Celda en la fórmula.

• Presiona Enter o haz clic en el Botón Insertar en la Barra de Fórmula para terminar
la operación.
¡Desafía tus conocimientos!

Usa el Presupuesto o cualquier otro libro de Excel de tu preferencia para

completar este desafío.

• Escribe un ejemplo de fórmula de suma.

• Escribe una simple fórmula de resta usando el método cursor y clic.

• Escribe una simple fórmula de multiplicación usando referencias de Celda.

• Escribe una simple fórmula de división.

Trabajar con Celdas

Trabajar con Celdas

Es importante saber cómo mover información de una Celda a otra en Excel. Aprender
diferentes maneras de hacerlo te ahorrará tiempo y hará que el trabajo con Excel sea
más fácil. Algunos métodos son más apropiados según la cantidad de información que
desees mover y a dónde la ubicarás en la hoja de cálculo.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Cortar, Copiar, y Pegar, así como Arrastrar y Soltar información.

Copiar y Pegar el contenido de una Celda:

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas Copiar.

• Haz clic en el botón de Copiar del grupo de Portapapeles en la pestaña de Inicio.

• Selecciona la Celda o Celdas donde quieras Pegar la información.

• Haz clic en el botón de Pegar. La información copiada no aparecerá en la nueva

Celda.

• Para seleccionar más de una Celda, haz clic izquierdo a una de las Celdas, Arrastra
el cursor hasta que todas las Celdas estén seleccionadas, y suelta el botón del mouse.

• Las Celdas copiadas permanecerán seleccionadas hasta que realices tu próxima tarea,
o puedes hacer doble clic en la Celda para quitar la selección.

Cortar y Pegar contenido de la Celda:

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas Copiar.

• Haz clic al botón de Cortar en el grupo de Portapapeles de la pestaña de Inicio. El

borde de las Celdas seleccionadas cambiará su apariencia.
• Selecciona la Celda o Celdas donde deseas Pegar la información.

• Haz clic al botón de Pegar. La información cortada será quitada de las Celdas
originales y no aparecerán en las nuevas Celdas.

• El atajo del teclado para Pegar son las teclas Ctrl y V en forma simultánea.

Trabajar con Celdas

Arrastrar y soltar Información:

• Selecciona la Celda o Celdas que deseas mover.

• Ubica el cursor cerca a uno de los bordes exteriores de las Celdas seleccionadas. El
cursor del mouse cambiará de una gran cruz blanca a una cruz negra con cuatro flechas.
• Haz clic izquierdo, sostén el botón de mouse y Arrastra las Celdas a la nueva
ubicación.

• Libera el botón del mouse y la información aparecerá en el nuevo lugar.

Copiar con el Relleno de Celdas:

• Ubica el cursor sobre el punto para rellenar hasta que la gran cruz blanca se convierta
en un cruz negra delgada.

• Haz clic izquierdo con el mouse y Arrastra hasta que las Celdas que deseas rellenar
con información estén seleccionadas.
• Libera el botón del mouse y todas las Celdas seleccionadas se rellenarán con la
información de la Celda original.

• Recuerda que tienes la posibilidad de usar el punto de relleno en forma horizontal o

vertical.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el Presupuesto o cualquier otro libro Excel de tu preferencia para completar

este desafío.

• Copia y Pega información de una Celda a otra.

• Usa el botón de Cortar para quitar información de una Celda y luego pégalo en otra
Celda.

• Usa el punto de relleno para rellenar dos Filas más.

• Arrastra y Suelta información de un lugar a otro.

Imprimir hojas de cálculo

Imprimir Hojas de Cálculo

Excel ofrece muchas formas de preparar tu Hoja de Cálculo para imprimir. Muchas de
estas opciones facilitan la tarea de formatear la Hoja de Cálculo para imprimir una
página.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Visualizar la Hoja de Cálculo en modo de impresión.

• Modificar márgenes.

• Cambiar la orientación de la página.

• Usar el tamaño de escala.

• Usar Títulos de Impresión.

• Insertar Saltos.

Cómo ver la Hoja de Cálculo en Vista Previa

• Haz clic izquierdo en el Botón de Microsoft Office.

• Selecciona Imprimir.

• Selecciona Vista Preliminar. La Hoja de Cálculo aparecerá en Vista Preliminar.

• Haz clic en botón de Cerrar Vista

Preliminar para volver a la Vista
Normal.

• Para previsualizar la Hoja de Cálculo

de una forma más sencilla, añade el
botón de Vista Preliminar a la Barra
de Acceso Rápido.

Explorar la Vista Preliminar de

Impresión

Cuando estés en Vista Preliminar,

puedes utilizar muchas características
desde la Cinta. Sin embargo, en la
Vista Preliminar puedes ver cómo la
Hoja de Cálculo aparecerá en el
Formato de Impresión.
Modificar Márgenes, Ancho de Columnas, o Altura de Filas en Vista Preliminar

• Haz clic en botón de Vista Preliminar en la Barra de Acceso Rápido, o seleccione

Vista Preliminar del Botón de Microsoft Office. La Hoja de Cálculo abre en el modo
de Vista Preliminar.

• Pasa el cursor sobre una de las marcas de margen negras hasta que una flecha doble
aparezca.

• Haz clic izquierdo y arrastra el marcador a la ubicación deseada. Los cambios se verán
reflejados en la Hoja de Cálculo.

Modificar Márgenes

• Selecciona la pestaña Diseño de Página.

• Haz clic izquierdo en el botón de Márgenes.

• Escoge una de las opciones predefinidas o escribe una margen personal.

Cambiar la Orientación de la Página

• Selecciona la pestaña Diseño de Página.

• Haz clic izquierdo en el botón de Orientación.

• Selecciona Vertical u Horizontal.

• Vertical orienta la página verticalmente, mientras que Horizontal orienta la página

horizontalmente.

Para Ajustar Área de Impresión:

• Selecciona la pestaña Diseño de Página.

• Ubica el grupo de Ajustar Área de Impresión.

• Escribe una altura y ancho específicos, o usa el campo de porcentaje para reducir la
Hoja de Cálculo a un porcentaje específico.

• Área de Impresión es una herramienta muy útil que te ayuda a configurar la Hoja de
Cálculo para ajustarla al papel de impresión. Sé cuidadoso al reducir la información a
escala; podría llegar a ser difícil de leer.

Cambiar el Tamaño del Papel

• Selecciona la pestaña Diseño de Página.

• Haz clic en el botón de Tamaño.

• Selecciona una opción de la lista.

Definir el Área de Impresión

• Haz clic izquierdo y arrastra el mouse para seleccionar las Celdas que deseas
imprimir.

• Haz clic en el botón Área de Impresión.

• Escoge Establecer Área de Impresión.

• Ahora, sólo las Celdas seleccionadas se imprimirán. Tú puedes confirmar esto viendo
la Hoja de Cálculo en Vista Preliminar.

• Para volver a la configuración predeterminada, la cual es toda la Hoja de Cálculo, haz

clic en Área de Impresión y selecciona Borrar Área de Impresión.

Para Insertar un Salto

• Selecciona la Celda inferior a donde deseas ubicar el Salto.

• Haz clic en el botón de Salto.

• Selecciona Insertar Salto.

• Haz clic en Vista Preliminar para confirmar si el salto aparece en el lugar correcto de
su Hoja de Cálculo.

Usar el Botón de Imprimir Títulos

Éste es un botón con el cual debes familiarizarte si planeas imprimir tu Hoja de

Cálculo. Éste te permitirá seleccionar Filas específicas y/o Columnas para que
aparezcan en cada hoja impresa. Imagína lo difícil que sería leer 48 páginas de una
Hoja de Cálculo si los títulos de las Columnas y las Filas sólo aparecieran en la
primera página.

• Selecciona la pestaña Diseño de Página.

• Haz clic en el botón Imprimir Título. La ventana de Diseño de Página aparecerá.

• Haz clic en el icono al final del campo.

• Selecciona la línea de la hoja que deseas repetir en cada página.

• Repite el mismo procedimiento para la Columna, si es necesario.

• Haz clic en Aceptar.

Imprimir desde el Botón de Microsoft Office

• Haz clic en el Botón de Microsoft Office.

• Selecciona Imprimir Imprimir. La ventana de Imprimir aparecerá.

• Selecciona una impresora, si es que deseas una impresora diferente a la

predeterminada.

• Haz clic en Propiedades para cambiar cualquier configuración necesaria.

• Escoge si quieres imprimir páginas específicas, toda la Hoja de Cálculo, un área

seleccionada, la hoja activa, o el documento completo.

• Selecciona el número de copias que deseas imprimir.

• Haz clic en Aceptar.

• También puedes seleccionar Impresión Rápida para evitar la ventana Imprimir.

¡Desafía tus conocimiento!

Usa el Presupuesto o cualquier otro libro de Excel de tu preferencia para

completar este desafío.

• Visualiza la Hoja de Cálculo en Vista Preliminar.

• Cambia el ancho de una Columna en Vista Preliminar.

• Inserta un Salto.

• Usa el botón Imprimir Títulos para imprimir una Fila específica o Columna en una
sola página. Usa Vista Preliminar para verificar la apariencia.

• Imprime la Hoja de Cálculo.

• Explora otros botones ya discutidos en esta lección.

Crear fórmulas complejas

Crear Fórmulas Complejas

Excel es una aplicación de Hoja de Cálculo y está creada para calcular y analizar
información numérica tal como presupuestos familiares, finanzas de la compañía,
inventarios y más. Para hacer esto, necesitas entender las Fórmulas.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Comprender cómo emplear las Fórmulas Complejas en operaciones matemáticas

múltiples.

• Usar referencias absolutas y referencias relativas.

Fórmulas Complejas Definidas

Las Fórmulas Simples tienen una operación matemática. En cambio, las Fórmulas
Complejas usan más de una operación matemática.

• Ejemplo de una fórmula simple: =2+2

• Ejemplo de una fórmula compleja: =2+2*8

Para calcular Fórmulas Complejas en forma correcta, deberás realizar ciertas

operaciones antes de las otras. Esto está definido en el Orden de Operaciones.

El Orden de las Operaciones

El Orden de las Operaciones matemáticas es muy importante. Si ingresas una fórmula

con muchas operaciones, Excel sabrá cómo trabajarlas en un orden específico. El
Orden de las Operaciones es:

• Operaciones entre paréntesis.

• Cálculos exponenciales (a la potencia de).

• Multiplicación y división, en cualquier orden.

• Suma y resta, en cualquier orden.

Ejemplo 1

Usando este orden, veamos cómo la fórmula 20/(8-4)*8-2 es calculada. Observemos

detalladamente:

Ejemplo 2
3+3*2=?

¿La respuesta es 12 o 9? Bueno, si multiplicas en el mismo orden en el que aparece,

3+3*2, llegas a un resultado erróneo: 12. Tienes que seguir el Orden de Operaciones
para llegar a las respuesta correcta.

Para calcular la respuesta correcta

• Calcula primero 3*2 porque la multiplicación viene antes de la suma en el Orden de

Operaciones. La respuesta es 6.

• Agrega la respuesta obtenida en el paso #1, la cual es 6, al número 3 que abre la

ecuación. En otras palabras, suma 3 + 6.

• La respuesta es 9.

Fórmulas Complejas (la continuación)

Antes de seguir, exploraremos más Fórmulas para asegurarnos de que entendemos el

Orden de las Operaciones de Excel para calcular las respuestas.

Multiplica 4*2 antes de realizar la división, porque el signo de la

4*2/4 multiplicación viene antes del de división. La respuesta es 2.

Divide 4 por 2 antes de realizar la multiplicación, porque el signo de la

4/2*4 división viene antes del de la multiplicación. La respuesta es 8.

Realiza la operación entre paréntesis (2*4) primero y divide 4 por este

4/(2*4) resultado. La respuesta es 0.5.

Multiplica 2*4 antes de realizar la resta, porque el signo de

D4-2*4 multiplicación es de un orden más alto que el de la resta. La respuesta -4.

Crear Fórmulas Complejas

Excel automáticamente sigue un orden predeterminado de operaciones en una

Fórmula Compleja. Si quieres calcular cierta porción de una Fórmula, pónla entre
paréntesis.

Ejemplo de cómo escribir una Fórmula Compleja

• Haz clic en la Celda donde deseas ver los resultados de la Fórmula. Por ejemplo, H6.

• Escribe el signo de igual (=) para indicar a Excel que se va a realizar una Fórmula.

• Escribe un parentesis abierto, o (

• Haz clic en la primera Celda que quieras incluir en la Fórmula (G6, por ejemplo).

• Escribe el signo de suma (+) para indicar a Excel que se va a realizar una operación.

• Haz clic en la segunda Celda en la Fórmula (G7, por ejemplo)

• Cierra paréntesis ).

• Escribe la próxima operación matemática, o el signo de división (/) para indicar a

Excel que se va a realizar una operación.

• Abre paréntesis, o (

• Haz clic en la tercera Celda a incluir en la Fórmula (D6, por ejemplo).

• Escribe el signo de suma (+) para indicar a Excel que se va a realizar una operación.

• Haz clic en la cuarta Celda a incluir en la Fórmula. (D7, por ejemplo).

• Cierra paréntesis ).

• Presiona Enter o haz clic en el botón Introducir en la Barra de Fórmulas. Este paso
termina la Fórmula.

• Para mostrar menos decimales, puedes hacer clic en el botón de Disminuir Decimales
en la pestaña de Inicio.

¿Qué es una Referencia Absoluta?

En las primeras lecciones mostramos cómo las referencias de Celda en Fórmulas se

ajustan automáticamente al nuevo lugar cuando la Fórmula es pegada en una Celda
diferente. Esto se llama Referencia Relativa.
Algunas veces, cuando Copias y Pegas una Fórmula, no querrás que se cambie una o
más referencias de Celdas. Las Referencias Absolutas resuelven este problema. La
Referencias Absolutas, en una fórmula, siempre se refieren a la misma Celda o rango
de Celdas en una Fórmula. Si una Fórmula es copiada a una ubicación diferente, la
Referencia Absoluta permanecerá igual.

Una Referencia Absoluta es designada en la Fórmula por la adición de un signo de

dinero ($). Este puede preceder la referencia de la Columna o la referencia de la Fila, o
ambas. Ejemplos de la Referencia Absoluta incluyen:

Cómo crear una Referencia Absoluta

• Selecciona la Celda donde deseas escribir la Fórmula (en este ejemplo, H2)

• Escribe el signo de igual (=) para indicar a Excel que una Fórmula será definida.

• Haz clic en la primera Celda que deseas incluir en la Fórmula (F2, por ejemplo).

• Escribe un signo matemático (use el símbolo de multiplicación por ejemplo).

• Haz clic en la segunda Celda en la Fórmula (C2, por ejemplo).

• Añade el signo $ antes de C y un signo $ antes de 2 para crear una Referencia

Absoluta.
• Copia la Fórmula en H3. La nueva Fórmula se deberá leer así =F3*$C$2. La
referencia del F2 cambió a F3 ya que esta es una Referencia Relativa, pero C2
permanece constante ya que has creado una Referencia Absoluta al insertar el signo de
dinero.

Desafía tus conocimientos!

Usa el Inventario o cualquier libro de Excel de tu preferencia para completar este

desafío.

• Crea por lo menos una Fórmula Compleja que use las operaciones de suma y
división.

• Crea por lo menos una Fórmula Compleja que use paréntesis y una operación de
multiplicación.

• Crea una Fórmula que use una Referencia Absoluta.

Trabajar con funciones básicas

Trabajar con Funciones Básicas
Una Función es una Fórmula que realiza cálculos usando valores específicos en un
orden particular. Mientras tú piensas en fórmulas como ecuaciones matemáticas cortas,
como 2 + 2 o F2 * C2, estas pueden ser largas e involucrar cálculos matemáticos
complejos.

Uno de los beneficios es que estos pueden ahorrar tiempo ya que, de esta manera, no
tendrás que escribir la Fórmula. Por ejemplo, podrías usar una Fórmula de Excel que
se llama Promedio para encontrar rápidamente un rango de números o la función de
Suma para encontrar la suma de un rango de Celdas.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Usar Funciones Básicas tales como Suma y Promedio.

• Usar Funciones con más de un argumento.

• Trabajar con otras funciones de Excel 2007.

Las partes de una Función

Cada Función tiene un orden específico, llamado Sintaxis, el cual debe ser seguido de
la Función para trabajar correctamente.

Orden Sintáctico

• Todas las Funciones comienzan con el signo igual (=).

• Después del signo igual (=) define el nombre de la Función (ejemplo, Sum).

• O más argumentos-números, texto o referencias de Celdas -adjuntos entre paréntesis.

Si hay más de un argumento, separa cada uno mediante una coma.

• Un ejemplo de una Función con un argumento que sume un rango de Celdas es, A3
hasta A9:
• Un ejemplo de una función con más de un argumento que calcula la suma de dos
rangos de celdas:

Excel, literalmente, tiene cientos de Funciones diferentes para ayudarte con tus
cálculos. Construir Fórmulas puede ser difícil y agotador. Las funciones de Excel te
pueden evitar de muchos dolores de cabeza

Diferentes Funciones de Excel

Hay muchas funciones diferentes en Excel 2007. Algunas de las funciones más
comunes incluyen:

Funciones Estadísticas

• Suma: Suma un rango de Celdas.

• Promedio: Calcula el promedio en un rango de Celdas.

• Contar: Cuenta el número de datos escogidos en un rango de Celdas.

• Max: Identifica el número mayor en un rango de Celdas.

• Min: Identifica el número menor en un rango de Celdas.

Funciones Financieras

• Tasas de Interés.

• Pagos de un Préstamo.

• Montos de Depreciación.

Funciones de Fecha y Hora

• Fecha: Convierte una serie de números en una fecha.

• Diasem: Convierte un número de 1 a 7 en día de la semana.

• Hora: Convierte una serie de números en una hora.

• Minuto: Convierte una serie de números en un minuto.

• Hoy: Convierte una serie de números en la fecha de hoy.

• Mes: Convierte una serie de números en un mes.

• Año: Convierte una serie de números en un año.

• Tú no tienes que memorizar las Funciones, pero debes tener claro para qué sirve cada
una de ellas.

Cómo calcular la suma de un Rango de Datos usando AutoSuma:

• Haz clic en la pestaña Fórmulas.

• Ubica el grupo de Biblioteca de Funciones. Desde aquí, puedes ingresar a todas las
Funciones disponibles.

• Selecciona la Celda donde quieras que aparezca la función. En este ejemplo,

selecciona G42.

• Haz clic en la flecha desplegable al lado del botón de AutoSuma.

• Selecciona Suma. Una Fórmula aparecerá en la Celda seleccionada, G42.

• Esta fórmula, =SUMA(G2:G41), es llamada Función. El botón AutoSuma

selecciona automáticamente el rango de Celdas desde G2 hasta G41, basado en donde
insertas la Función. Tú puedes alterar el rango de Celdas, si es necesario.
• Presiona la tecla Enter o el botón Insertar en la Barra de Fórmula. El total
aparecerá.

Editar una Función

• Selecciona la Celda donde se va a definir la Función.

• Inserta el cursor en la Barra de Fórmulas.

• Edita el rango borrando u cambiando el número de Celdas necesarias.

• Haz clic en el icono Ingresar.

Calcular la suma de dos argumentos

• Selecciona la Celda donde quieras que aparezca la Función. En este ejemplo, G44.

• Haz clic en el botón de Insertar Función de la pestaña de Fórmulas. Una ventana

aparecerá.

• SUMA estará seleccionada predeterminadamente.

• Haz clic en Aceptar y la ventana de Argumentos de Función aparecerá de tal manera
que puedas ingresar un rango de Celdas para la Función.

• Inserta el cursor en el campo Número 1.

• En la Hoja de Cálculo, selecciona el primer rango de Celdas. En este ejemplo, G21

hasta G26. El argumento aparece en el campo Número 1.

• Para seleccionar las Celdas, haz clic izquierdo en la Celda G21 y arrastra el
cursor hasta G26, y luego libera el botón del mouse.

• Inserta el cursor en el campo Número 2.

• Haz clic en Aceptar en la ventana y la suma de los dos rangos será calculada.

Calcular el Promedio de un rango de datos

• Selecciona la Celda donde quieras que aparezca la Función.

• Haz clic en la flecha desplegable al lado del botón de AutoSuma.

• Selecciona Promedio.

• Haz clic en la primera Celda (en este ejemplo, C8) a ser incluida en la Fórmula.

• Haz clic izquierdo y arrastra el mouse para definir el rango de Celdas (C8 hasta C20,
en este ejemplo).

• Haz clic en Insertar para calcular el Promedio.

Acceder a otras Funciones de Excel 2007

• Arrastrando el mouse para seleccionar, selecciona un rango de Celdas para incluir en

la Fórmula.

• En la pestaña de Fórmulas, haz clic en la flecha desplegable al lado de AutoSuma.

• Si no ves la Función que deseas usar (Suma, Promedio, Contar, Máximo, Mínimo),
despliega funciones adicionales seleccionando Más Funciones.

• La ventana de Insertar Función se abre.

• Hay tres maneras de localizar una función en la ventana Insertar Función:

• Puedes escribir una pregunta en la casilla de Buscar una función y dar clic en Ir, o

• Ver todo el menú en una lista alfabética en el campo Seleccionar una función, o

• Seleccionar una categoría de función en Seleccionar una Categoría, desplegar la lista

y revisar los nombres de las funciones correspondientes en el campo Seleccionar una
Función.
• Selecciona la Función que deseas usar y haz clic en el botón Aceptar

Desafía tus conocimientos!

Usa el Inventario o cualquier libro de Excel de tu preferencia para completar este

desafío.

• Usa una Función de SUMA para calcular la suma de un argumento.

• Usa la función PROMEDIO para calcular la suma de un rango de Celdas.

• Explora otras funciones de Excel 2007.

Organizar, agrupar y filtrar celdas

Ordenar, Filtrar y Agrupar Celdas

Una Hoja de Cálculo de Microsoft Excel puede contener mucha información. Con más
Columnas y Filas que en anteriores versiones, Excel 2007 te da la posibilidad de
analizar y trabajar con una enorme cantidad de datos. Para un manejo más efectivo de
estos datos, necesitas manipularlos de diferentes maneras.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Ordenar, Agrupar, y Filtrar datos de tal manera que puedas usar, de forma efectiva
y eficiente, las Hojas de Cálculo para localizar información.

Una hoja de Microsoft Excel puede tener mucha información. Algunas veces necesitas
ordenar una cantidad de información, crear grupos, o filtrar información para usarla de
una manera más efectiva.

Ordenar

Ordenando Listas es una tarea muy común en una Hoja de Cálculo que te permite
ordenar la información fácilmente. La manera más común de organizar la información
es alfabéticamente, lo cual se puede hacer en orden descendente o ascendente.
Ordenar Alfabéticamente

• Selecciona una Celda en una Columna que desees ordenar (En este ejemplo, vamos a
escoger una Celda en la columna A).

• Haz clic en el botón Ordenar y Filtrar en el grupo Modificar de la pestaña de Inicio.

• Selecciona Ordenar de A a Z. Ahora, la información en la Columna Categoría está

organizada alfabéticamente.

• Tú puedes buscar que la lista se ordene al revés del orden alfabético al escoger
Ordenar de Mayor a Menor.

Ordenar de Menor a Mayor

• Selecciona una Celda de la Columna que deseas ordenar (Una columna con
números).

• Haz clic en el botón Filtrar y Ordenar en el grupo Modificar de la pestaña de Inicio.

• Selecciona Ordenar de Menor a Mayor. Ahora, la información está organizada de la

cantidad más pequeña hasta la más grande.

• Puedes ordenar en forma numérica inversa al escoger De Mayor a Menor en la lista.

Ordenar una Categoría Múltiple

• Haz clic en el botón Ordenar y Filtrar del grupo Modificar en la pestaña de Inicio.

• Selecciona Orden Personalizado de la lista para abrir la ventana.

• Selecciona la pestaña Datos.

• Ubica el grupo Ordenar y Filtrar.

• Haz clic en el botón Ordenar para abrir la ventana de Orden Personalizado. Desde
aquí, puedes ordenar por un artículo o varios artículos.
• Haz clic en la flecha desplegable en el campo Ordenar Columna por, y escoge una
de las opciones. En este ejemplo Categoría.

• Escoge lo que deseas ordenar. En este ejemplo, dejaremos el predeterminado, Valores.

• Escoge cómo Ordenar los Resultados. Déjalo de la A a la Z para organizarlo

alfabéticamente.

• Haz clic en Agregar Nivel para añadir otro artículo para organizar.
• Selecciona una opción en el campo Columna Ordenar por. En este ejemplo,
escogemos Costo Unidad.

• Escoge lo que vas a Ordenar. En este ejemplo, lo dejaremos en el

predeterminado, Valor.

• Escoge cómo Ordenar los Resultados. Déjalos De lo Más Pequeño a lo Más

Grande.

• Haz clic en Aceptar. La Hoja de Cálculo ha sido ordenada. Todas las categorías están
organizadas en orden alfabético y, en cada categoría, el Costo por Unidad está
organizado de la más pequeña a la más grande.

• Recuerda que toda la información y datos siguen ahí. Sólo que en un orden diferente.

Agrupar Celdas

Agrupar es una herramienta muy útil de Excel que te da control sobre la información.
Tú tienes que Organizar antes de Agrupar. En esta sección, estudiaremos dos maneras
de Agrupar artículos en sus Hojas de Cálculo.

Crear un Grupo

• Decide cuáles Celdas quieres Agrupar. En este ejemplo, agruparemos cada categoría
en diferentes Grupos.

• Selecciona una Celda en el primer Grupo que deseas formar y arrastra el mouse para
seleccionarlo sólo hasta la Fila o Celda que deseas incluir. Por ejemplo, si queremos
agrupar desde A4 hasta A9, seleccionaremos Celdas de A4 a A8. Si quieres agrupar A2
y A3, sólo tienes que seleccionar A2.

• Haz clic en el botón Agrupar.

• Selecciona Agrupar del menú. Una ventana aparece.

• Selecciona lo que deseas Agrupar. En este ejemplo, selecciona Filas.

• Haz clic en Aceptar. Un corchete negro aparece a la izquierda para indicar el Grupo.

Agrupar o Desagrupar el Grupo

• Haz clic en el signo menos de color negro, el cual es el icono de esconder

detalles para Agrupar el Grupo.

• Haz clic en el signo más de color negro, el cual es el icono de mostrar detalles
para expandir el Grupo.
• También puedes usar los botones de Agrupar y Desagrupar en el grupo de Esquema
para colapsar o expandir la información.

Desagrupar las Celdas seleccionadas

• Selecciona las Celdas que deseas Remover del Grupo.

• Haz clic en el botón Desagrupar.

• Selecciona Desagrupar de la lista. Una ventana aparecerá.

• Haz clic en Aceptar.

Desagrupar toda la Hoja de Cálculo

• Selecciona todas la Celdas agrupadas.

• Haz clic en el botón de Desagrupar del menú.

Crear un Grupo con Subtotales

• Selecciona cualquier Celda con información.

• Haz clic en el botón Subtotal. La información en tu Hoja de Cálculo es

automáticamente seleccionada y la ventana de Subtotales aparecerá.
• Decide cómo quieres Agrupar las cosas. En este ejemplo, organizaremos por
Categoría.

• Selecciona una Función. En este ejemplo, dejaremos la función SUMA seleccionada.

• Selecciona la Columna donde quieras ubicar el Subtotal. En este ejemplo, el Costo

Total es seleccionado predeterminadamente.

• Haz clic en Aceptar. Las Celdas seleccionadas están organizadas en Grupos con
Subtotales.

Usar el Filtro Automático

La propiedad del Filtro Automático hace que filtrar datos o esconder información
temporalmente en una Hoja de Cálculo sea muy fácil. Esto te permite enfocar las
entradas en una Hoja de Cálculo específica.

Cómo usar el Filtro Automático

• Haz clic en el botón Filtro en la pestaña de Datos. La flecha desplegable aparecerá al

lado del título de cada Columna.
• Haz clic en la flecha desplegable que está al lado del título de la Columna que deseas
filtrar. Por ejemplo, si sólo quieres ver datos referentes a los Sabores, haz clic en la
flecha desplegable al lado de Categoría.

• Deselecciona Seleccionar Todo.

• Escoge Sabor.

• Haz clic en Aceptar. Todos los otros datos serán filtrados, o escondidos, y sólo los
datos de Sabor serán visibles.

Quitar un Filtro

• Selecciona una de las flechas desplegables

al lado de la Columna filtrada.

• Elíge Borrar Filtro de “Categoría”.

• Para remover todos los filtros, haz clic en el botón Filtros.

• Los Filtros se ven un poco como los Grupos, pero la diferencia es que ahora puedes
filtrar varios campos si lo deseas.

• Supongamos que únicamente quieres ver los sabores de Vainilla. Entonces, puedes
hacer clic en la flecha desplegable al lado de Artículo, y seleccionar Filtros de
Número. Del menú, escoge Contiene… porque quieres encontrar cualquier entrada que
tenga la palabra Vainilla. Una ventana aparecerá. Escribe Vainilla, y luego haz clic en
Aceptar. Ahora puedes ver que los datos están filtrados otra vez y que sólo los sabores
relacionados con Vainilla aparecen.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el archivo de Inventario o cualquier otro archivo Excel de tu preferencia para

completar este desafío.

• Usa el botó Organizar para organizar los datos alfabéticamente.

• Usa el botón Organizar para organizar los datos numéricos del más pequeño al más
grande.

• Selecciona varias Celdas y crea un Grupo.

• Borra un Grupo.

• Practica usando el botón Filtrar.

Personalizar tablas
Personalizar Tablas
Cuando ingreses información a una Hoja de Cálculo, seguramente vas a querer
personalizarla. Personalizar tu Hoja de Cálculo no sólo hará que se vea bien, sino
también que sea más fácil de usar. En una lección previa discutimos muchas opciones
de cómo personalizar manualmente opciones como negrilla y cursiva.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Usar los Estilos de Tablas Predeterminadas en Excel 2007 y algunas de las

Herramientas de Tabla en la pestaña de Diseño de página.

Personalizar información como una Tabla:

• Selecciona cualquier Celda que contenga información.

• Haz clic en el botón Dar Formato Como Tabla en el grupo de Estilos de la pestaña
de Inicio. Una lista de tablas pre-diseñadas aparecerá.

• Haz clic izquierdo a Estilo de Tabla para seleccionarlo.

• Una ventana aparecerá. Excel automáticamente seleccionará las Celdas de tu Tabla.

Las Celdas aparecerán seleccionadas y el rango aparecerá en la ventana.

• Cambia el rango escogido en el campo, si es necesario.

• Verifica que la casilla esté seleccionada para indicar que tu tabla tiene encabezado, si
así es. Quita la selección de esta casilla si tu Tabla no tiene títulos por Columna.

• Haz clic en Aceptar. Esta Tabla aparecerá personalizada en el estilo que tú escojas.

• Predeterminadamente, la Tabla será adecuada con la flecha desplegable en el título,

de tal manera que puedas filtrar la Tabla, si así lo deseas.
• Adicionalmente a usar el botón Formato Como Tabla, también puedes seleccionar la
pestaña Insertar y hacer clic en el botón Tabla para insertar una Tabla.

Modificar una Tabla

• Selecciona cualquier Celda en la Tabla. La pestaña Diseño se activará. Desde aquí

puedes modificar la Tabla de muchas maneras.

También puedes

• Seleccionar una Tabla diferente en el grupo de Opciones de Estilos de Tabla. Haz

clic en la flecha desplegable Más para ver más estilos de tablas.

• Borra o añade una Primera Columna en las Opciones de Estilo de Tabla.

• Inserta una Fila de Totales en el grupo de Opciones de Estilos de Tabla.

• Remueve o añade Columnas con Bandas.

• Haz que la primera y última columna estén en negrilla.

• Nombra tu Tabla en el grupo de Propiedades.

• Cambia la Celdas de la Tabla haciendo clic al botón Cambiar Tamaño de Tabla.

• Cuando aplicas un Estilo de Tabla, flechas de filtro aparecerán automáticamente. Para

Quitar el Filtro, selecciona la pestaña Inicio, haz clic en el botón Ordenar y Filtrar, y
selecciona Filtrar de la lista.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el libro inventario de Excel o cualquier otro libro de tu preferencia para

completar este desafío.

• Personaliza la información en una Hoja de Cálculo como una Tabla.

• Personaliza la primera columna en negrilla.

• Nombra la Tabla.

• Practica usando otras características discutidas en esta lección incluyendo Changing

Table Style, y Modifica la Tabla de varias maneras.

Alinear el texto
Alinear Texto

Las Hojas de Cálculo que no han sido personalizadas pueden ser difíciles de leer.
Afortunadamente, Excel provee muchas herramientas para Personalizar Texto y
Tablas de muchas maneras. Una de las maneras más fáciles es aplicando varios tipos de
alineación de texto.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Alinear el texto a la izquierda, al centro, a la derecha, agrupar y centrar celdas, alinear

texto verticalmente, y aplicar diferentes tipos de color al texto.

Personalizar Celdas

Alinear el texto

Probablemente te has dado cuenta que Excel 2007 alinea el texto (nombres) a la
izquierda y los números (valores) a la derecha. Esto hace que los datos sean más fácil de
leer, pero no necesariamente tienes que usar estas selecciones predeterminadas. En
Excel, el texto y los números pueden ser alineados a la derecha, a la izquierda o estar
centrados.

Alinear Texto o Números en una Celda:

• Selecciona una Celda o un rango de Celdas.

• Haz clic en los botones de la pestaña de Inicio, Alinear al Centro, Izquierda o a la

Derecha.
• El texto o los números seleccionados, en una o varias Celdas, tomarán la alineación
escogida.

• Haz clic izquierdo al encabezado de la Columna para seleccionarla completamente, o

al encabezado de una línea para seleccionarla completa.

Cambiar Alineación Vertical de una Celda

También puedes definir la Alineación Vertical en una Celda. En la Alineación

Vertical, la información en una Celda puede estar ubicada en la parte superior de la
Celda, en la mitad o en la parte inferior.

• Predeterminadamente, queda en la parte inferior.

Alinear la Alineación Vertical del Grupo de Alineación

• Selecciona una Celda o un rango de Celdas.

• Haz clic en el botón de Alineación Superior, Centro o Inferior.

Organizar el Texto

Organizar el Texto te permite controlar la manera en que Excel 2007 presente la

información en una Celda. Hay dos maneras de organizarlo: Ajustar el Texto y
Combinar Celdas.

• Ajustar el Texto hace que todo el contenido sea visible dentro de una Celda
mostrándolo en varias líneas si es mas grande que la altura de la Celda.

• Combinar Celdas también puede ser aplicado usando el botón de Combinar y

Centrar de la pestaña de Inicio.

Organizar el Texto

• Selecciona una Celda o un grupo de ellas.

• Selecciona la pestaña Inicio.

• Haz clic en el botón de Ajustar el Texto o Combinar y Centrar.

• Si cambias de parecer, haz clic en la flecha desplegable al lado del botón, y seleccione
Separar Celdas.

¡Desafía tus Conocimientos!

Usa la Hoja de Cálculo o cualquier libro de trabajo que escojas para completar
esta prueba.

• Inserta una Fila y justifica el texto al centro.

• Inserta una Columna y justifica el texto a la izquierda.

• Usa el comando Combinar y Centrar para adicionar una Fila de título.

• Practica usando las otras características expuestas en esta lección.

Trabajar con Hojas de Cálculo

Trabajar con Hojas de Cálculo

Es importante que sepas cómo administrar efectivamente tus Hojas de Cálculo.

Predeterminadamente, aparecen tres Hojas de Cálculo en cada nuevo libro de Excel.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Nombrar, Añadir, Borrar, Agrupar y Desagrupar Hojas de Cálculo.

• Congelar partes específicas de la hoja, para que siempre estén visibles.

Nombra tu Hoja de Cálculo

Cuando abres un libro de Excel, predeterminadamente hay tres Hojas de Cálculo y los
nombres predeterminados de cada una son Sheet1, Sheet2 y Sheet3, que se traducen en
Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3 respectivamente. No obstante, estos nombres no nos dicen
mucho.
Excel 2007 te permite definir nombres adecuados para cada Hoja de Cálculo de un
libro, para que encuentres rápidamente toda la información que necesitas.

Nombrar una Hoja de Cálculo

• Haz clic derecho sobre la pestaña de la hoja para seleccionarla.

• Selecciona Cambiar Nombre del menú desplegable que aparece. El texto será
subrayado en negro.

• Escribe un nuevo nombre para la Hoja de Cálculo.

• Haz clic fuera de la pestaña. La nueva Hoja de Cálculo asumirá la descripción escrita.

• Haz clic en el botón Formato del grupo Celdas en la pestaña de Inicio.

• Selecciona Cambiar el Nombre de la Hoja. El texto será subrayado en negro.

• Escribe un nuevo nombre para la Hoja de Cálculo.

• Haz clic fuera de la pestaña. La nueva Hoja de Cálculo asumirá la descripción escrita

Insertar Hojas de Cálculo

Tú puedes cambiar el número de Hojas de Cálculo que aparecen predeterminadamente

al hacer clic en el Botón de Microsoft Office y seleccionar Opciones de Excel.
Además, tienes la posibilidad de insertar nuevas Hojas de Cálculo mientras estás
trabajando, si lo consideras necesario.
Insertar una Hoja de Cálculo

• Haz clic izquierdo al ícono Insertar Hoja de Cálculo. Una nueva hoja aparecerá con
el nombre de Sheet4, Sheet5 o el número que siga en la secuencia del libro.

• Presiona, simultáneamente, las teclas Shift y F11.

Eliminar Hojas de Cálculo

Cualquier Hoja de Cálculo puede ser borrada de un libro de Excel, incluyendo las que
tienen datos. Recuerda: un libro de trabajo de Excel debe contener, como mínimo, una
Hoja de Cálculo.

Eliminar una o más Hojas de Cálculo

• Haz clic en la(s) hoja(s) que deseas eliminar.

• Haz clic en la pestaña de la hoja que deseas eliminar para que aparezca el menú.

• Selecciona Eliminar

• Selecciona la hoja que deseas eliminar.

• Haz clic en el botón Eliminar en el grupo Celdas de la pestaña de Inicio.

Agrupar y Desagrupar Hojas de Cálculo

Un libro es un documento de Excel que contiene varias Hojas de Cálculo. Algunas
veces vas a querer trabajar con Hojas de Cálculo una a la vez como si cada una fuera
un sólo libro. Otras veces, necesitarás copiar la misma información en cada una de las
Hojas de Cálculo.

Las Hojas de Cálculo pueden ser combinadas en un Grupo. Agrupar Hojas de

Cálculo te permite aplicar la misma Fórmula y formatearlas a través de todas las Hojas
de Cálculo en el Grupo. Cuando agrupas Hojas de Cálculo, los cambios en una hoja
también serán realizados en cualquier otra hoja del Grupo.

Agrupar Hojas de Cálculo contiguas

• Selecciona la primera hoja que deseas agrupar.

• Presiona y sostén la tecla Shift en tu teclado.

• Haz clic en la última hoja que deseas agrupar.

• Libera la tecla Shift.

• Las hojas ahora están agrupadas. Todas las hojas, entre la primera y la última
seleccionada, hacen parte del grupo. Las pestañas de las hojas aparecerán blancas
porque están agrupadas.

• Realiza un cambio en cualquier hoja y los cambios aparecerán en todas las hojas que
estén agrupadas.

Agrupar Hojas no contiguas

• Selecciona la primera hoja que quieras agrupar.

• Presiona y sostén la tecla Ctrl en tu teclado.

• Haz clic en la próxima hoja que quieras agrupar.

• Continúa haciendo clic en las hojas que quieras agrupar.

• Libera la tecla Ctrl.

• Las hojas ahora están agrupadas. Las pestañas aparecerán blancas para indicar que
hacen parte del Grupo.

• Si realizas cualquier cambio a una hoja, los cambios aparecerán en todas las hojas
agrupadas.

Desagrupar Hojas de Cálculo

• Haz clic izquierdo a una de las hojas.

• Selecciona Desagrupar Hojas de la lista.

Trabajar Congelando Paneles

La posibilidad de Congelar, o Bloquear Filas o Columnas específicas en tu Hoja de

Cálculo es una característica poderosa de Excel. Se llama Congelar Paneles, se llama
congelar paneles cuando seleccionas Filas o Columnas que permanecen visibles todo el
tiempo, hasta cuando te deslizas por la página. Esta es una herramienta muy útil cuando
trabajas con Hojas de Cálculo muy grandes.

Inmovilizar una Fila

• Selecciona la Fila inferior a la que quieres inmovilizar. Por ejemplo, si quieres que las
Filas 1 y 2 aparezcan en la parte superior todo el tiempo, hasta cuando te estés
desplazando, selecciona la Fila 3.

• Haz clic en la pestaña Vista.

• Haz clic en el botón Inmovilizar Paneles del grupo Ventana.

• Selecciona Inmovilizar Fila Superior. Una delgada línea negra aparecerá debajo
de todo lo que está congelado.

• Deslízate por la Hoja de Cálculo hacia abajo para ver las Filas congeladas.

Movilizar Paneles

• Haz clic en el botón Inmovilizar Paneles.

• Selecciona Movilizar paneles.

Inmovilizar una Columna

• Selecciona la Columna a la derecha de la(s) columna(s) que deseas inmovilizar. Por

ejemplo, si quieres que siempre aparezcan las Columnas A y B a la izquierda, sólo
debes seleccionar la Columna C.

• Haz clic en la pestaña Vista.

• Haz clic en Inmovilizar Paneles en el grupo Ventana.

• Selecciona Inmovilizar Primera Columna. Una delgada línea negra aparecerá a la

derecha del área seleccionada.

• Deslízate por la Hoja de Cálculo a la derecha para ver las Columnas congeladas.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el inventario o cualquier libro Excel de tu preferencia para

completar este desafío.

• Inserta una Fila y alinea el texto al centro.

• Inserta una Columna y alinea el texto a la izquierda.

• Usa los botones de Agrupar y Centrar para añadir el título a varias Filas.
• Aplica el botón de Ajustar Texto en una Tabla completa.

• Practica usando otras aplicaciones discutidas en esta lección.

Usar plantillas
Usar Plantillas

Excel 2007 te ofrece la posibilidad de usar varias plantillas que te pueden ahorar
tiempo. Una Plantilla es una Hoja de Cálculo prediseñada con la que puedes crear
nuevas hojas con la misma personalización y fórmulas predefinidas. Con las Plantillas
no necesitas saber sumar o escribir las fórmulas, ya que están integradas a las Hojas de
Cálculo

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Crear nuevos libros con una Plantilla

• Disponer de información básica acerca de cómo funcionan las plantillas en Excel.

Excel te permite crear nuevos libros usando Plantillas, o un patrón predefinido. Hay
varias Plantillas disponibles en Excel y otras localizadas en Microsoft Office En
Línea.

Crear nuevos libros usando Plantillas en tu computador

• Abre Excel.

• Haz clic en el Botón de Microsoft Office.

• Selecciona Nuevo. La ventana Nuevo Libro aparecerá.

• Haz clic en Plantillas Instaladas. Pequeñas imagenes de Plantillas que tienes
instaladas en tu computador aparecerán en el panel central de la ventana.

• Selecciona una Plantilla del panel central de la ventana. Una imagen similar, pero un
poco más grande, aparecerá en el panel derecho.

• Haz clic en Crear. La Plantilla aparecerá en la ventana de Excel.

• Abre Excel.
• Haz clic en el Botón de Microsoft Office.

• Selecciona Nuevo. La ventana Nuevo Libro aparecerá.

• Selecciona una categoría que se encuentra bajo el título Microsoft Office Online, en
el panel izquierdo. Pequeñas imágenes de las plantillas de esa categoría aparecerán en el
panel central de la ventana.

• Selecciona una Plantilla. Una imagen similar pero más pequeña aparecerá en el panel
derecho de la ventana.

• Haz clic en Descargar. El proceso de descarga comenzará.

Crear un nuevo libro usando Plantillas de Office En Línea

¡Desafía tus Conocimientos!

• Abre Excel.

• Visualiza las Planillas en tu computador.

• Visualiza varias de las Plantillas en las categorías en Microsoft Office Online.

• Selecciona una Plantilla.

• Descarga la Plantilla.
• Ingresa tus datos en la Plantilla.

• Salva y cierra el libro.

Usar “Análisis Y si”

Análisis Y si

El gran potencial de Excel reside en su capacidad para desempeñar varios cálculos

matemáticos por ti. Una de las herramientas de Excel que puedes usar para calcular es la
Herramienta de Datos llamada Análisis Y si. Análisis Y si te permite ver el efecto de
diferentes valores en las Fórmulas. Si alguna vez te has preguntado, “¿Qué pasaría con
mi hipoteca si refinancio con una tasa de interés más bajo?”, o “¿Cuál es el interés que
necesito para tener una cuota del carro de $ 400 con el carro que quiero?”, estas
preguntas pueden ser respondidas usando Análisis Y si.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Usar dos herramientas de Análisis Y si: Buscar Objetivo y Tabla de Datos.

Ejemplo

Necesitas un préstamo para comprar un carro nuevo. Tú ya tienes claro cuánto dinero
quieres pedir prestado, por cuánto tiempo (el término), y cuánto puedes pagar por mes.
No obstante, lo que necesita saber es el interés que se te aplica para hacer pagos de $
400 al mes. En la imagen de abajo, puedes ver que, si no tenías que pagar interés y sólo
dividías $20,000 en 60 meses, tendrías que pagar $333,333 al mes. La herramienta
Análisis Y si te ayudará a calcular la tasa de interés fácilmente.
¿De dónde sale la Fórmula?

La Fórmula que aparece en la celda B5 en el ejemplo de la imagen es una Función.

Esta no hace parte de la herramienta Análisis Y si, por lo que necesitas entender la
función perfectamente antes de usar Análisis Y si. Por ejemplo, el escenario
anteriormente descrito requiere una fórmula que calcule los pagos mensuales. En lugar
de escribir la Fórmula tú mismo, puedes insertar una función para que haga el cálculo
por ti.

Insertar una Función de Pagos

• Selecciona la pestaña Fórmulas.

• Haz clic en el botón Insertar Función. Una ventana aparecerá.

• Selecciona PAGO.

• Haz clic en Aceptar. Una ventana aparecerá.

• Inserta el cursor en el primer campo. Una descripción acerca de la información

necesaria aparecerá al final de la ventana.

• Selecciona la Celda en la Hoja de Cálculo con la información necesaria.

• Ubica el cursor en el próximo campo. Una descripción acerca de la información que

necesitas aparecerá al final de la ventana.

• Selecciona la Celda en la Hoja de Cálculo con la información necesaria.

• Repite los dos últimos pasos hasta que toda la información necesaria sea escrita en las
casillas.

• Haz clic en Aceptar.

Herramientas de “Análisis Y Si”

Hay tres herramientas de Análisis Y si que puedes usar. Para ingresar a ellas, selecciona
la pestaña de Datos y ubica el botón Análisis Y si. Si haces clic a este, un menú con tres
opciones aparecerá.

Buscar Objetivo es útil si sabes cuál es el resultado que necesitas, pero debes saber el
valor que te dará el resultado deseado. El ejemplo a continuación es un caso de cuando
sí lo sabes (pagos mensuales de $ 400), y estás buscando un valor (la tasa de interés).

Buscar Objetivo

Usar “Buscar Objetivo” Para Determinar una Tasa de Interés:

• Selecciona la pestaña Datos.

• Ubica el grupo de Herramientas de Datos.

• Haz clic en el botón de Análisis Y si. Una lista de tres opciones aparecerá.

• Selecciona Buscar Objetivo. Una pequeña ventana aparecerá.

• Selecciona la Celda que quieres añadir como valor específico. En este ejemplo,
queremos tomar B5, la Celda de Pagos.
• Inserta el cursor en el próximo campo.

• Ingresa un valor en el campo con el valor. En este ejemplo, escribe -$ 400. Ya que
estamos haciendo un pago que será restado del valor total del préstamo, tenemos que
ingresar un número negativo.

• Ubica el cursor en el próximo valor.

• Selecciona la Celda que quieres cambiar. Esta será la Celda que varía tu valor. En este
ejemplo, selecciona la celda B3, la cual es la tasa de interés.

• Haz clic en Aceptar.

• Luego, haz clic en Aceptar nuevamente. La tasa de interés aparecerá en la Celda.

Esto indica que un 7 % de interés nos dará un monto de $ 400 para pagar mensualmente
en un préstamo de $ 20,000 en un término de 5 años o 60 meses.
Tabla de Datos

Con un problema matemático típico, tú tienes valores de entrada y estás buscando un

resultado. La función Tabla de Datos puede ayudarte a resolver problemas como estos.
Una Tabla de Datos te permite ver soluciones o resultados de fórmulas variables.

Para este ejemplo, crearemos una Tabla de Datos con una Variable para determinar
pagos basados en varias tasas de interés. La función en D3 calcula los pagos mensuales
de un préstamo de $ 20,000 si la tasa de interés es de 8 % y el término es de 60 meses.

Crear una Tabla de Datos con una Variable:

• Escribe otras posibles tasas de interés en la Hoja de Cálculo. Es preferible ingresar

valores iniciales alternados en Celdas o Filas juntas para el actual valor inicial. En este
ejemplo, desde la Celda C4 hasta la C6 contiene la tasa de interés adicional.

• Selecciona las posibles tasas de interés y las Celdas donde los pagos aparecerán. En
este ejemplo, desde la Celda C3 hasta la D6.

• Haz clic el botón Análisis y si.

• Escoge la Tabla de Datos de la lista. Una ventana aparecerá.

• Ubica el cursor en cualquiera de las líneas o Celdas de entrada de las Columnas.
Nota: En este ejemplo, las tasas de interés alternadas están enlistadas en una Columna,
entonces nosotros usaremos el campo Celda de la Columna.

• Selecciona la Celda con el valor original. En este ejemplo, selecciona B4 ya que la

tasa de interés está ahí.

• Haz clic en Aceptar. Excel calcula los nuevos pagos mensuales basado en varios
valores de entrada, las tasas de interés.

¡Desafía tus Conocimientos!

Usa el libro del préstamo del carro para completar este desafío.

• Usa Buscar Objetivo para resolver los primeros problemas descritos en la lección del
texto y el video.

• Usa una Tabla de Datos para resolver el segundo problema descrito en las lecciones.

• Crea un problema resuélvelo a través de Buscar Objetivos.

• Crea un problema y resuélvelo a través de Tabla de Datos.

 Trabajar con gráficos
Trabajar con Gráficos

Un Gráfico es una herramienta que puedes usar en Excel para comunicar tu

información gráficamente. Los Gráficos le permiten a tu audiencia ver más fácilmente
el significado detrás de los números de la Hoja de Cálculo, y hace la comparación de
tendencias mucho más fácil de entender.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Insertar y Modificar las Gráficas de Excel y ver cómo pueden constituirse en una
herramienta efectiva para comunicar la información.

Crear e Insertar un Gráfico

En Excel 2007, los gráficos pueden ser de dos tipos: Gráfico Insertado o Gráfico en Hoja de Cálculo.
Excel crea un Gráfico insertado predeterminadamente. Un Gráfico Insertado será ubicado en la misma
Hoja de Cálculo de donde salió la información para realizar la misma.

Para Insertar un Gráfico en una Hoja de Cálculo:

• Selecciona la Hoja de Cálculo con la que deseas trabajar. En este ejemplo, usaremos la Hoja de
Cálculo Sumario.

• Selecciona las Celdas que quieras graficar, incluyendo los títulos de las Columnas y las Filas.

• Haz clic en la pestaña Insertar.

• Pasa sobre cada opción de Gráfico en el grupo de gráficos para conocerlos.

• Selecciona una de las Opciones de Gráfico. En este ejemplo, usaremos el botón Columna.

• Selecciona un tipo de Gráfico de la lista que aparece. Para este ejemplo, usaremos la Columna 2-D
Agrupada. El Gráfico aparecerá en la Hoja de Cálculo.

Identificar las partes de un Gráfico

¿Has leído algo que no entiendes completamente pero, cuando ves un gráfico, el concepto se hace más
claro y entendible? Los Gráficos son una representación visual de los datos en una Hoja de Cálculo. Los
Gráficos facilitan ver comparaciones, patrones y tendencias en los datos.

Fuente de la Información

• El rango de Celdas que construyen un Gráfico. El Gráfico es actualizado automáticamente en cualquier

momento que la cifra de las Celdas cambie.

El Título

• Es el título del Gráfico.

La Leyenda

• Son las claves del Gráfico, el cuál identifica cada color en la representación del Gráfico.

Los Ejes

• Son las partes verticales y horizontales del Gráfico. El eje vertical está casi siempre referenciado como
el eje Y, y el horizontal como el eje X.

Serie de Datos

• Los valores actuales graficados, usualmente Filas o Columnas de los datos de origen.

Eje Valor

• Es el eje que representa el valor o unidades de los datos de origen.

Eje Categoría

• El eje que identifica cada dato de la serie.

Herramientas para Gráficos

Cuando hayas insertado el Gráfico, un nuevo grupo de Herramientas para Gráficos, ordenados en tres
pestañas, aparecerán sobre la cinta. Estos son sólo visibles cuando el Gráfico está seleccionado.

Cambiar el Tipo de Gráfico:

• Selecciona la pestaña de Diseño.

• Haz clic en el botón Cambiar Tipo de Gráfico. Una ventana aparecerá.

• Selecciona otro Tipo de Gráfico.

• Haz clic en Aceptar.

• El ejemplo del Gráfico compara las ventas mensuales de cada vendedor entre sí. Sin embargo, tú puedes
cambiar lo que se está comparando. Sólo haz clic en el botón Cambiar Entre Filas y Columnas, lo cual
rotará los datos entre los ejes X y Y. Para retornar a la Vista Original, haz clic en el botón de Cambiar
Entre Filas y Columnas otra vez.

Cambiar el Diseño del Gráfico

• Selecciona la pestaña Diseño.

• Ubica el grupo Diseño de Gráfico.

• Haz clic en la flecha desplegable Más para ver todas las Opciones de Diseño.
• Haz clic izquierdo para seleccionarlo.

• Si tu nuevo diseño incluye títulos del gráfico, ejes, o leyendas, sólo ubica el cursor en el texto y
comienza a escribir para añadir tu propio texto.

Cambiar el Estilo de Diseññ o

• Selecciona la pestaña Diseñar.

• Ubica el grupo Estilos de Diseño.

• Haz clic en la flecha desplegable Más para ver todas las opciones de estilo.

• Haz clic izquierdo al estilo que seleccionaste.

Mover el Gráfico a una Hoja de Cálculo diferente

• Selecciona la pestaña de Diseño.

• Haz clic en el botón Mover Gráfico. Una ventana aparecerá. La ubicación actual del gráfico está
seleccionada.

• Selecciona la ubicación deseada (por ejemplo, escoge una Hoja de Cálculo existente, o selecciona una
nueva y nómbrala).
• El Gráfico que aparece en su propia hoja de es llamado Hoja del Gráfico.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el archivo con las ventas de la compañía o cualquier otro documento para completar este
desafío.

• Usa la Hoja de Cálculo para crear un Gráfico.

• Cambia el Diseño de Página.

• Aplica un Estilo de Diseño.

• Mueve el Gráfico a una Hoja de Gráfico.

Usar formato condicional

Usar Formato Condicional

Imagina que tienes una Hoja de Cálculo con miles de Filas con datos. Sería
extremadamente difícil ver patrones y tendencias solo examinando la Fila de datos. Sin
embargo, Excel ofrece varias opciones que facilitarán esta tarea. Una de ellas
es Formato Condicional, con la que puedes aplicar formato a una o más Celdas basado
en el valor de la Celda.
Tú puedes subrayar valores inusuales o interesantes, y visualizar los datos usando
formato como barras de datos.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Aplicar, Modificar, y Eliminar reglas de Formato Condicional.

Formato condicional

Opciones de Formato Condicional

A través de Excel, tú cuentas con muchas reglas u opciones de Formato Condicional

que puedes aplicar a las Celdas en tu Hoja de Cálculo. Cada Regla afectará de
diferentes maneras las Celdas seleccionadas. Antes de escoger una Regla de formato,
necesitas identificar las preguntas que estás tratando de resolver. Por ejemplo, en una
Hoja de Cálculo de ventas, querrás identificar el vendedor con ventas menores a las del
promedio. Para hacer esto, necesitas escoger una Regla de Formato Condicional que
te muestre esta respuesta. No todas las opciones te proveerán esta información.

Algunas de las Opciones de Formato Condicional Incluyen

• Resaltar Reglas de Celdas: Esta regla resalta Celdas específicas basadas en la opción
que escojas. Por ejemplo, puedes escoger que Excel resalte Celdas que sean mayores
que, o menores que, o iguales a un número, o entre dos números. Así mismo, puedes
escoger que Excel resalte las Celdas que contengan un texto específico, incluyendo una
fecha específica. Si escoges esta opción, una ventana aparecerá y tendrás que especificar
las Celdas que quieres resaltar, y el color con el que deseas hacerlo.

• Reglas Superiores e Inferiores: Esta opción de Formato Condicional subraya las

Celdas con valores que coincidan a un criterio específico, tal como techo o suelo de 10
%, por debajo y sobre el promedio. Si escoges esta opción, una ventana aparecerá y
tendrás que especificar las Celdas para subrayarlas y el color en el que deseas hacerlo.
• Barra de Datos: Esta es una interesante opción que da formato a las Tablas
seleccionadas con barras de colores. El largo de la barra de datos representa el valor en
la Celda. Entre más larga sea la barra, más alto será el volumen.

• Escalas de Color: Esta opción aplica a dos o tres grados de colores a la Celda.
Sombras diferentes y colores representa valores específicos.
Aplicar un Formato Condicional

• Selecciona las Celdas que quisiera formatear.

• Haz clic en la pestaña de Inicio.

• Ubica el grupo Estilos.

• Haz clic en el botón Formato Condicional. Un menú aparecerá con sus opciones de
formato.

• Selecciona una de las opciones para aplicarla en las Celdas seleccionadas. Un menú
en cascada aparecerá.
• Una ventana adicional aparecerá, dependiendo de la opción que escojas.

• Entonces, toma las desiciones necesarias, y haz clic en OK.

Remover las Reglas de Formato Condicional

• Haz clic en el botón Formato Condicional.

• Selecciona Borrar Reglas. Un menú en cascada aparecerá.

• Escoge Borrar Reglas de Toda la Hoja o Borrar Reglas de las Celdas

Seleccionadas.

Para Administrar Reglas de Formato Condicional:

• Haz clic en el botón Formato Condicional.

• Selecciona Administrar Reglas del menú. La ventana del Administrador de Reglas

de Formato Condicional aparecerá.

¡Desafía tus Conocimientos!

Usa el libro de las ventas de la compañia para completar este desafío.

• Aplica formato condicional a un rango de Celdas con valores numéricos.

• Aplica una segunda regla de Formato Condicional al mismo grupo de Celdas.

• Aplica una regla de Formato Condicional a un rango de Celdas con texto.

• Explora la ventana del Administrador de Reglas de Formato Condicional.

• Borra todas las reglas de Formato Condicional de la Hoja de Cálculo.

 Tablas y gráficos dinámicos
Crear Tablas y Gráficos Dinámicos

Los reportes de tablas dinámicas, o Tablas Dinámicas como son llamadas, te pueden
ayudar a contestar preguntas acerca de tus Hojas de Cálculo analizando la información
numérica de varias maneras. Si trabajas con Hojas de Cálculo de muchos datos, las
Tablas Dinámicas pueden ser herramientas extremadamente útiles. Los reportes de
Tablas Dinámicas aumentan tus posibilidades porque puedes encontrar respuestas
rápidamente a varias clases de preguntas, y manipular sus datos de diferente manera.

Al finalizar esta lección, estarás en capacidad de:

• Insertar y trabajar con reportes de Tablas y Gráficos Dinámicos.

¿Por qué se llaman Tablas Dinámicas?

Seguramente te preguntarás por qué se llaman Tablas Dinámicas. Básicamente, las

Tablas Dinámicas te permiten girar o mover datos para generar respuestas a preguntas.
Cuando hayas creado una Tabla Dinámica, podrás ver fácilmente cuál es el efecto de
girar los datos en la información de la Hoja de Cálculo.

Crear un Reporte de Tabla Dinámica (Parte I):

• Selecciona las Celdas que quieras usar en tu reporte de Tabla Dinámica, en tu Hoja
de Cálculo.

• Selecciona la pestaña Insertar.

• Haz clic en el botón Tabla Dinámica.

• Haz clic nuevamente en Tabla Dinámica. Excel selecciona las Celdas en la actual
Hoja de Cálculo y una ventana para Crear una Tabla Dinámica abrirá.

• Selecciona una tabla o rango que ya esté seleccionado y en el campo Tabla o Rango
mostrará el rango de los datos seleccionado.
• Nueva Hoja de Cálculo también está seleccionada predeterminadamente como el área
donde el reporte aparecerá.

• Haz clic en Hoja de Cálculo Existente y selecciona una Hoja de Cálculo, si no

quieres que aparezca la Tabla Dinámica en una nueva hoja.

• Haz clic en Aceptar.

Crear un reporte con Tabla Dinámica

Si usas la Hoja de Cálculo del ejemplo para crear una Tabla Dinámica, verás que los
títulos de la Columna son Vendedor, Región, Cuenta, Monto de orden, y Mes.
Cuando creas una Tabla Dinámica, cada encabezado de Columna en tus datos se
convierte en un campo que puede ser usado en el reporte. La Lista de Campo aparece
al lado derecho del reporte, mientras que el Área de Diseño aparece a la izquierda.
Crear un reporte con una Tabla Dinámica

• Determina qué pregunta quieres que tu reporte de Tabla Dinámica responda. Por
ejemplo, usando la Hoja de Cálculo, querrás saber cuál vendedor vendió más.

• Determina los campos que son necesarios para responder estas pregunta. En este
ejemplo, vendedor y monto de la orden.

• Selecciona las casillas al lado del Campo Vendedor en la Lista de Campos de Tabla
Dinámica. El campo aparecerá en el área de Arrastrar campos, en la parte inferior de
la lista de campos y el área de diseño. El monto de orden aparece a la derecha. Esto
está predeterminado por Excel –los datos con números siempre aparecerán a la derecha.

• Selecciona la casilla al lado de campo de Monto de la Orden en la Lista de Campos

de Tabla Dinámica. El campo aparecerá en el área de Arrastrar campos, en la parte
inferior de la Lista de Campos y el área de diseño. Todos los datos de los vendedores
aparecerán al lado izquierdo de la Fila.

• Ahora podrás ver la respuesta a tu pregunta en el reporte al lado izquierdo.

Añadir un Filtro de reporte

• Selecciona un campo en la Lista de Campos. En este ejemplo, escoge Región.

Predeterminadamente, éste aparecerá en el grupo de Rótulos de Fila.

• Haz clic izquierdo y arrastra Región a la sección Filtro de Informe.

• Libera el botón del mouse. La región aparecerá al final del reporte como un filtro.

• La flecha por campo de Región muestra (Todo). Para visualizar únicamente los datos
para una región específica, haz clic en la flecha desplegable y selecciona la región. Para
ver múltiples regiones, haz clic en la casilla de Múltiples Regiones, selecciona la
región a visualizar, y haz clic en Aceptar.

¡Desafía tus conocimientos!

Usa el libro de Ventas de la Compañía para completar este desafío.

• Crea una Tabla Dinamica que calcule el monto que cada vendedor alcanzó.

• Filtra el reporte por región.

• Visualiza los datos por vendedor en las regiones Norte y Oeste.

• ¿Quién vendió la mayor cantidad en esas dos regiones?