ANEXO 3.

Project Charter para

DiscoverAmericas.com

Agencia Interamericana de Cooperación

para el Desarrollo

Preparado por:

José Franco
Luís LLaque
María Elena Mendoza
Mónica Rodríguez
Carolina Uribe

Fecha de preparación: Diciembre 2004

 Project Charter
No. EID.: FORM02

Información del documento

Nombre del proyecto: DiscoverAmericas.com
Project Manager: José Franco Versión de documento Final
nº:
Fase de MPM: Inicio Fecha de la versión del Diciembre 2004
documento:
Método de revisión de
calidad:
Preparado por: Luis Llaque Fecha de preparación: Diciembre 2004
Revisado por: Director General Fecha de revisión: Diciembre 2004

Lista de distribución
De Fecha Teléfono/Fax
Imagine Solutions

A Acción* Fecha de Teléfono/Fax

vencimiento
Dirección General Revisión y Aprobación Diciembre 2004

* Tipos de acción: Aprobación, Revisión, Informe, Archivar, Acción requerida, Asistencia a reunión, Otras (por favor
especificar)

MPM© Página 2 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

Carta de Asignación

13/12/2004

D. José Franco
Imagine Solutions

Estimado José:

Me es grato informarte por este conducto, que has sido asignado como Project Manager del Proyecto
DiscoverAmericas.com, mismo que ha sido definido por la alta dirección como clave para alcanzar la
estrategia de negocio 2005 - 2010. Esta asignación implica asumir la responsabilidad final del éxito del
proyecto, mediante el aseguramiento del cumplimiento del alcance, tiempo, coste y demás parámetros
establecidos, logrando así la satisfacción de los clientes finales.

No dudes en contactarte conmigo, si tienes cualquier duda o inquietud al respecto. Te ratifico que tienes todo
mi apoyo ante este nuevo reto profesional.

Atentamente,

Luis Llaque
Director de la Oficina de Proyectos

Con copia a:

• Alejandro Houston - Director General

• File Project

MPM© Página 3 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

1. Project Charter
A: José Franco
Project Manager

De: Luis Llaque

Director de Oficina de Proyectos

1.1. Asignación

D. José Franco ha sido asignado como Director del Proyecto DiscoverAmericas.com,

responsabilizándose del éxito total del proyecto, como se describe en este documento, y trabajará
en equipo con todos los involucrados para asegurar que se alcancen los objetivos del mismo.

1.2. Responsabilidades

Específicamente, el Project Manager será responsable de:

o Planificar las actividades y recursos del proyecto.

o Coordinar a los diferentes equipos de trabajo durante las distintas etapas del proyecto.
o Facilitar la comunicación entre las partes implicadas en el proyecto.
o Asegurar el cumplimiento de los plazos y costos estipulados, de acuerdo a los compromisos
contractuales.
o Asegurar el aprovechamiento adecuado de los recursos.
o Gestionar las incidencias / riegos presentados.
o Informar el estado del proyecto al comité directivo periódicamente.
o Revisar y validar los entregables del proyecto.

1.3. Autoridad

El Project Manager tiene la facultad para:

o Asignar, reasignar o sustituir al personal del equipo, según se requiera.

o Delegar o modificar responsabilidades en los miembros del equipo.
o Ajustar el cronograma y presupuesto del proyecto.
o Establecer medidas de desempeño necesarias para asegurar el control de costes y tiempo, así
como acciones correctivas para evitar desviaciones.
o Establecer contacto directo con el patrocinador del proyecto y los miembros del comité directivo.
o Escalar los problemas con las autoridades competentes.
o Autorizar la información a difundir por parte del proyecto.
o Gestionar las unidades de negocio y con todos los niveles de dirección para alcanzar los
objetivos del proyecto.

MPM© Página 4 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

1.4. Necesidades y Requerimientos del Cliente

Imagine Solutions ha detectado la ausencia de un portal turístico y cultural que consolide toda la
información concerniente a América del Sur, basada en solución tanto de e-commerce como de e-
marketplace. Por esta razón, ha decido desarrollar un producto con estás características, capaz de
ofrecer un punto de encuentro para turistas y operadores y profesionales del sector turístico y
hotelero que requieran de este tipo de servicios.

La Agencia Interamericana de Cooperación para el Desarrollo (AICD) al momento de tomar la

decisión de financiar el proyecto, ha asumido la posición de cliente, dadas sus políticas de control
de sus proyectos1.

Se menciona a continuación la lista de necesidades y los requerimientos para este proyecto:

REQUERIMIENTO OBSERVACIONES
Se deberá tener en cuenta que al
inicio sólo se ingresará
información de los países
1. Un portal que permita promocionar información turística y cultural de Perú y Colombia.
incluidos piloto, pudiéndose
extender a todo América del Sur
en etapas posteriores.
Se requiere un medio para que las
empresas puedan ofertar y otras
2. El portal deberá permitir la comercialización de productos turísticos no sólo a usuarios
puedan comprar, de esta forma
finales, sino también entre empresas.
crear un punto de encuentro entre
empresas.
Tanto a nivel de frontend como
backend. Los idiomas iniciales
serán español e inglés. El sistema
3. Una solución multi-idiomas, tanto a nivel de frontend como backend.
deberá soportar los idiomas
seleccionados: francés, alemán e
italiano.
La identidad gráfica deberá
demostrar la unificación de
4. El concepto gráfico que se requiere proyectar debe representar el concepto del sitio
América, así como la
“Descubrir América” y “Un lugar, una América”.
multiculturalidad y multidiversidad
de la región.
5. Se requieren ofrecer los siguientes servicios hacia el usuario :
o Información de clima
o Información de noticias y eventos por país
o Ficha completa sobre cada país, sus regiones turísticas y atracciones.
o Sistema de búsqueda de fácil uso
o Sección para almacenar documentos, archivos en WORD, u otra información
relevante.
o Sección de estadísticas de turismo.
o Sección para tener links hacia otras instituciones relacionadas al turismo.

1
Se sugiere realizar una revisión de las bases y condiciones de financiamiento establecidas por la misma en: www.aicd.org

MPM© Página 5 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

REQUERIMIENTO OBSERVACIONES
6. Se requiere presentar información estadística sobre:
o Cantidad de usuarios registrados.
o Segmentación de usuarios registrados por:
o Género
o Edad
o País
o Región
o Profesión
o Si han viajado antes a la región
o Si desea viajar a la región
o Si requiere información vía mail

o Estadísticas sobre visitas al portal:

o Cantidad de visitas totales
o Cantidad de visitantes únicos y recurrentes
o Países que más visitan
o Regiones que más visitan
o Páginas más visitadas
o Servicios más visitados
7. Parámetros a tener en cuenta:
o La página inicial del sitio deberá descargarse en no más de 5 segundos.
o Se podrán utilizar tecnologías Shockwave, DHTML, Javascript o cualquier otra
tecnología dinámica, pero debe poderse visualizar en browsers Netscape, Explorer
5.X y Firefox.
o El diseño y construcción del sitio Web deberán estar alineados a las
especificaciones generales planteadas por el 3WC.
o Para la administración del sitio, únicamente se requerirá un browser, sin
aplicaciones adicionales.
o Se deberá tratar, que las especificaciones técnicas de las máquinas donde se
administre el sitio, sean las menores posibles.
8. Las especificaciones preliminares de contenido son:
o Información actualizada.
o Contenido concreto, y de preferencia utilizando técnicas adecuadas sobre el manejo
de contenido para Internet.
o El contenido deberá ser soportado por material audiovisual (gráficos, fotos,
ilustraciones) para ser más llamativo y de fácil acceso para el usuario final.
9. Inicialmente el proyecto no contempla la visualización en dispositivos móviles, aunque
se requiere que la solución a mediano plazo pueda ser fácilmente escalable.
10. A nivel de promoción es imperativo que el posicionamiento en motores de búsqueda
sea entre los 10 primeros en los principales sitios.
El boletín deberá estar enfocado
11. Uno de los servicios requeridos será la generación de boletines electrónicos con
tanto para el usuario como para
información relevante del medio turístico.
los clientes del portal.

1.5. Productos Finales del Proyecto

Al finalizar el proyecto, el resultado se obtendrá un portal turístico y cultural basado en una solución
de e-commerce e e-business, que cumpla con los requerimientos estipulados por el cliente. Este
contará con los siguientes entregables:

MPM© Página 6 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

Nombre del Entregable

- Estructura de datos del sistema
- Desarrollo de estructura preliminar del portal
- Diseño de interfaz preliminar del portal
- Portal integrado
- Documentación de la puesta en línea
- Pruebas de comportamiento
- Pruebas de transacciones BackEnd
- Pruebas de transacciones FrontEnd
- Documento de cambios
- Documentos de transferencias
- Documentos de asistencia

Asimismo, los módulos a desarrollar serán:

a) FrontEnd

Módulos del entorno de E-commerce

o Sistema de Compra
o Consulta y Reservas
o Registro de Usuarios
o Clima
o Noticias

Módulos del entorno de E-marketplace

o Registro de Clientes
o Ofertas y Demandas
o Directorio de Clientes
o Módulos de Servicios
o Adicionales

MPM© Página 7 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

b) BackEnd

Módulos del entorno de E-commerce

o Administración E-Commerce
o Administrador de sitios
o Administrador de contenidos
o Administrador de archivos
o Administrador de usuarios
o Administrador de estadísticas
o Administrador de consultas y reservas

Módulos del entorno de E-marketplace

o Administrador de micro sitios
o Administrador de contenidos
o Administrador de Publicidad
o Administrador de boletines

1.6. Clientes del Proyecto

El Proyecto DiscoverAmericas.com tendrá como principales clientes finales serán:

Entorno de negocio: E-marketplace

o Operadores y profesionales del sector turístico, hotelero y/o cultural de América del Sur
o Operadores, mayoristas y/o agencias de viajes de las regiones de América del Norte, Europa,
Asia y América del Sur

Entorno de negocio: E-commerce

o Turistas de las regiones de América del Norte, Europa, Asia y América del Sur

1.7. Objetivos organizativos

Imagine Solutions para lograr consolidar su posicionamiento ante sus clientes, ha definido los
siguientes objetivos estratégicos:

o Impulsar el comercio electrónico para el desarrollo de los sectores que dinamicen la economía
de América del Sur.
o Mantenernos por encima de la competencia con base a un posicionamiento de precio en el
mercado.
o Mantener y ampliar la cartera de clientes en un periodo de 5 años para diversificar el riesgo de
una excesiva concentración.
o Diferenciar nuestros productos y servicios con respecto a nuestra competencia en calidad,
precio, funcionalidad y seguridad.
o Fortalecer la calidad en la atención al cliente, para mantener a nuestros clientes satisfechos.

MPM© Página 8 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

1.8. Involucramiento del Equipo de Proyecto

El Project Manager, así como el equipo del proyecto, tendrán una participación en el Proyecto
DiscoverAmericas.com, de tiempo completo a lo largo del ciclo de vida del proyecto (inicio,
planificación, desarrollo de la solución, implantación, garantía y soporte). El porcentaje de tiempo
asignado podrá ser reajustado, una vez realizada la planificación del proyecto.

El equipo del proyecto estará conformado en su totalidad por personal de Imagine Solutions.

1.9. Criterios de aceptación

o Se realizarán las pruebas de comportamiento y transaccionales de BackEnd y FrontEnd,

parciales y finales para poder realizar la entrega de los módulos e-commerce y e-marketplace
constituidos en el portal.

o Las pruebas internas de comportamiento y transaccionales, que tenga parámetros numéricos

como referencia de los resultados, podrán tener como máximo 10% de margen de variación.

o Las pruebas internas de la solución que se utilicen como mecanismo de control, deberán
cumplir con el 100% de los parámetros de verificación definidos para su correspondiente
aceptación. En el caso de no cumplirse en su totalidad, el único responsable de aprobar las
pruebas será el Project Manager.

o Para realizar la puesta en línea del portal, el error debe ser nulo y ser respaldado por la firma del
equipo técnico de ambas partes.

o La validación de los entregables deberá ser realizada tanto por el Project Manager como por el
Responsable de Aseguramiento de Calidad.

o Los entregables definidos estarán sujetos a la realización de pruebas por parte del cliente, para
obtener la aceptación formal por escrito.

1.10. Límites de Riesgo

El llevar a cabo un oportuno, constante y adecuado control y seguimiento sobre el cumplimiento del
cronograma incluyendo los recursos involucrados, así como los costes planificados, va a permitir
detectar cualquier posible desviación y establecer acciones de mitigación que permitan eliminar o
minimizar las mismas.

Este monitoreo será realizado a través de dos medios: las Reuniones de Avance y el método del
Earned Value.

En caso de haber retrasos en las entregas parciales o finales, el riesgo será absorbido en su
totalidad por Imagine Solutions, con excepción de aquellos casos donde las causas sean
imputables al cliente a causa de un fallo en la remisión de la información por tiempo o calidad.

MPM© Página 9 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

1.11. Recursos del proyecto

o Project Manager: José Franco

o Equipo de Proyecto:

ƒ Líderes técnicos
ƒ Desarrolladores
ƒ Programadores
ƒ Diseñadores

1.12. Prioridades Organizativas

Convertirse en los líderes en innovación de soluciones tecnológicas para el comercio electrónico en

Internet en los sectores financiero, productos de consumo, comunicaciones y turismo de América
del Sur.

A nivel de soluciones:

o Desarrollar soluciones a la medida y dinámicas.

o Cumplir con las garantías de calidad técnica.
o Mantener un precio acorde con las especificaciones.

A nivel de servicio:

o Lograr reconocimiento sobre nuestro cumplimiento de plazos y presupuestos.

1.13. Restricciones Organizativas

o Los líderes técnicos deberán contar con amplia experiencia en proyectos similares y en el sector
turístico, ya que el Proyecto DiscoverAmercias.com es estratégico para la organización.

o El personal asignado al proyecto deberá incorporarse conforme a su fecha de asignación.

1.14. Fechas de Terminación

La duración estimada del proyecto será de un año y 9 meses, contados a partir de la fecha de inicio
acordada por la alta dirección. La fecha de inicio será 04/02/05.

MPM© Página 10 of 11
 Project Charter
No. EID.: FORM02

1.15. Límite de Presupuesto

El límite de financiamiento para realizar este proyecto es de $400.000 dólares americanos.

1.16. Informes Necesarios

Con el objeto de intercambiar la información requerida por las distintas audiencias involucradas en
el proyecto y a su vez, permitan asegurar el control y seguimiento del mismo, se deberán elaborar y
remitir informes generados como resultado de las reuniones avance, conforme a los niveles
definidos:

Nivel Objetivos

o Informar del status del proyecto: alcance, presupuesto y recursos

Directivo
o Proporcionar información para toma de decisiones
o Informar los resultados del Proyecto:
• Logros
• Incidencias o áreas de atención
Ejecutivo • Riesgos
• Acciones correctivas
• Entregables
o Proporcionar información para toma de decisiones y escalamiento de problemas
o Informar los avances del proyecto, así como los problemas presentados a los
miembros del equipo
• Avances sobre el plan de trabajo
Técnico
• Incidencias o áreas de atención
• Acciones preventivas y correctivas por realizar
• Inquietudes

El detalle sobre su ejecución será definido en el Plan de Comunicación del Proyecto.

1.17. Aceptación del Project Manager

Habiendo revisado la documentación del proyecto, formalmente acepto la responsabilidad en este

proyecto, incluyendo las siguientes condiciones:

o Se contarán con los recursos necesarios para el desarrollo de ciclo de vida del proyecto.
o Se contará con el respaldo de la dirección de la empresa para ejercer las funciones inherentes
al cargo de Project Manager.

Nombre: José Franco

Cargo: Project Manager
Fecha: 13/12/2004
Firma:

MPM© Página 11 of 11