Excel para

principiantes

MÒDULO DE EXCEL BÀSICO

INTRODUCCIÒN

Excel ha sido diseñado para operar en la plataforma de Windows. Se

trata de una aplicación de hoja de cálculo que le permite organizar
información numérica interrelacionada.

Puede pensar que un programa de hoja de c álculo es como un libro de

contabilidad sofisticado. Los datos se introducen electrónicamente, por lo que las c ifras
numéricas se actualizan sin tener que recalcular ni c orregirlos. Debido a que Excel es un
programa de Windows, la interfaz de usuario gráfica (GUI) le ofrece un entorno intuitivo,
permitiéndole mejorar la apariencia de la hoja de cálculo a través de formato numérico y de
carácter. Las características de edición permiten mover y copiar los datos a través de la hoja de
trabajo. Ex cel ha sido diseñado sobre el concepto de libro de trabajo: Es posible tener 255
hojas de trabajo de datos interrelacionados bajo un mismo nombre de archivo.

Con Excel también puede crear gráficos para presentar sus datos vis ualmente. El Asistente
para gráficos le permite transformar los datos para crear presentaciones con gráficos rápida y
fác ilmente. Los datos pueden aparecer en gráficos de barras, lineales , de áreas, de ejes o
circulares.

Se puede imprimir gráficos como imágenes de otras aplicaciones para resaltar la apariencia de
las hojas de cálculo. También puede dibujar gráficos utilizando líneas, elipses, arcos,
rectángulos y textos.

La ventana de Excel es extremadamente intuitiva; se anticipa a las necesidades del usuario

referentes a la hoja de cálculo. Las barras de herramientas, que contienen los comandos y
acciones más comúnmente utilizados en las hojas de cálculo, han s ido especialmente
diseñadas para ser utilizadas con un simple clic del Mouse.
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principiantes

CAPITULO I: PARA EMPEZAR A TRABAJAR CON EXCEL

1.1 Introducción :

¿Qué es y para qué sirve Excel2003?

Excel2003 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya
conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te resultará
familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar
en
todos los programas de Office.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma s encilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula, donde en cada celda de la cuadrícula s e pueden
introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro,
como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel
que
quieres hacer la s uma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace
exactamente, pero es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué
ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a
introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivoc as al introducir un
dato,
simplemente c orriges el dato y automáticamente Ex cel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante c uando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás
haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a
calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente.

Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes, al pedir un préstamo, basta
que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que
tendrías que pagar en cada caso.

Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.
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Las columnas están

representadas por
letras: A, B, C, D, E,
F, etc.
Las filas están
representadas por
números: 1, 2, 3,
4, 5, 6, etc. Celda:
intersección de
una fila con una
columna: D12

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por
números 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IGV, debajo de la barra de herramientas puedes ver la
fórmula que se ha utilizado =D11*0,19 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11
multiplicado por 0,19.

Otra cos a buena de Excel es que no es nec esario saber matemáticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si s abes
matemáticas mucho más partido podrás sacar de Exc el.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano
profesional. Desde llevar las c uentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

1.2 Abrir el programa Excel

Existen varias formas de acceder al programa Exc el, a continuación procederemos a explicar
las formas como hacerlo:

Desde el icono de Excel ubicado en el escritorio.

En el esc ritorio de Windows, ubicará un icono que hace mención a “Microsoft Office
Excel
Desde
Para
normalmente
Luego
otra
yratón
se lista
inic
acceder
sobre
2003”,
elseiará
con
botón
despliega
lael
icono
los
se
alprograma.
inicio
programa
programas
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carpeta
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un permite
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Excel
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acceder
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nombre
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hacemos
en
instalados
en
la el
forma
esquina
clic
cursor
en
Microsoft
directa
en tu
sobre
inferior
elordenador;
botón
al programa
Office
izquierda
Inicio
coloca
Excel
situado,
ydehaz
elTodos
la
2003.
puntero
clic
pantalla.
que
sobreMicrosoft
los programas
del , aparece
Excel,
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1.3 El E ntorno de Excel

El archivo básico de Excel es el libro de trabajo . Cada libro consta de tres hojas de trabajo
predefinidas, pero puede tener hasta 255 en cada uno. A su vez, cada hoja está dividida
en
256 columnas y en 65,536 filas, que están identificadas por un nombre único situado en
la
pestaña de la hoja. Hoja1, Hoja2, etc.; son los nombres predefinidos, pero si lo desea
puede
especificar cualquier otro nombre.

Barra de títulos

Barra de menús
Barra de
formato
Barra de
herramienta
standard

Barra de
formulas Área
de
indicadores
teclado
de Barra
Panel
estado
tareas
de
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Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.

Barra de Título . La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre
del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero pone Libro 1, si el fichero
tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los
botones típicos de Windows, minimizar , restaurar y cerrar .

Barra de Menú , es la barra que se encuentra en la parte superior del área de trabajo
de Excel, desde la que aparec en los menús con todas las órdenes fundamentales . En
esta barra podremos seleccionar órdenes de Ex cel para manipular la información
introducida en nuestra hoja de cálculo. La barra de menús de Exc el posee nueve
menús: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, Ayuda.
Podemos desplegar los menús de Excel de la misma forma que lo hacemos con
cualquier programa de Windows: señalando el menú que deseamos desplegar y
pulsando el botón del ratón. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar , restaurar y cerrar del libro de trabajo.

En Excel2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente",que consiste,

básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que el
usuario va utilizando.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de

elementos:

Comandos inmediatos.

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre

ellos.
Se reconocen porque a la derecha del nombre del
comando, o no aparece nada o bien aparece la
combinación de teclas para ejecutarlo desde el
teclado.

Por ejemplo, en el menú Insertar , el comando

Columnas, o el comando Hipervínculo que se activa
pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.

Otro
Al
nuevo
opciones
de
Se
triángulo
Por
Imagen.
ellas.
situarse
reconocen
ejemplo,
menú
menú
a sobre
la
desplegable
para
aderecha.
en
porque
suéste,
que
el
lado
menú
se
elijamos
tienen
con Insertar,
abre
más
un.una
un
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principiantes

Comando con ventana.

Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de

diálogo en el que nos pedirá que rellenemos
algunos datos y que tendrá botones para aceptar o
cancelar la acción.

Se distinguen porque el nombre acaba en puntos

suspensivos.

Por ejemplo, en el menú Insertar , Gráfico. ..

Barra Estándar , nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más
comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro
lado.

Barra de Formato, esta barra puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en

una fila independiente. Contiene las operaciones más comunes sobre formatos ,
como poner en negrita , cursiva, elegir tipo de fuente , etc.

Barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda activa , es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

Podemos
celda
fórmulas.
muestra
figurade
superior
en
laintroducir
Elhoja,
lacontenido
barra
o . bien
cualquier
de de
fórmulas,
introducirlos
la celda
dato como
directamente
activa
mediante
observamos
siempre
laenbarra
seuna
en la
de Barra de fór mulas
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Si posicionamos el puntero en la barra de fórmulas y pulsamos, aparec en tres botones

en la barra, los cuales pasamos a describirlos a continuación.

o Botón Cancelar , si cometemos un error mientras tecleamos, podemos

pulsar sobre el botón de c ancelación para indicar a Excel que borre lo que
hemos introducido. Pulsar este botón es similar a utilizar la tecla Esc.
o Botón Introducir , cuando pulsamos el botón Introducir, Excel fija la
información que hemos introducido en la barra de fórmulas y la transfiere a
nuestra hoja de cálculo. Pulsar este botón es similar a pulsar la tecla Enter.

o Botón Modificar Fórmula , al pulsar éste botón, se presenta la paleta de

Fórmulas, que nos ayuda a construir una fórmula, la cual la veremos en los
próx imos capítulos.

Área de aplicación .- Es la gran zona que hay por debajo de la barra de fórmulas, y es
donde se sitúan las ventanas de los distintos documentos que se visualizan en cada
momento. Área de trabajo donde se encuentra la hoja de cálculo en la que s e está
trabajando.
Ventana del Libro de Trabajo , Situada dentro del área de la aplicación. Consta de los
siguientes elementos:

• Barra de título : situada en la parte superior de la ventana. En ella se encuentra el

nombre del documento en el que se es tá trabajando. También los botones
Maximizar, Minimizar y Cerrar para este documento.
• Indicador de columnas e Indicador de filas : situados en la parte superior e
izquierda de la ventana respectivamente de color gris. Facilitan la introducción de
los datos en las celdas, resaltándose en ellos la letra y el número correspondiente
a la celda activa. En el ejemplo, A1.
• Barras de desplazamiento : situadas en la parte derecha e inferior de la ventana.
Permiten des plazarse por el documento.

Barra de título
Indicador de
columnas
Indicador de filas

Barra de etiquetas
Interesante:
ymaximizada,
barra
en
el
actual.
los
nombre
la
segundo,
parte
botones
de menús.
del
superior
cierra
searchivo
para
funde
Por
Siderecha
elminimizar
con
en
lo
la
documento
tanto,
uso
ventana
la barra
dos
aparece
enel
botones
esta
del
de
que
documento,
junto
menús
situación
libro
estemos
dealCerrar.
yde
nombre
derestaurarlo
que
trabajo
utilizando,
título
El
vadel
de
(arriba
ala
programa
arriba
sermaximi
oes
locerrarlo,
del
mas
decir,
deltodo
en
zamos
todo,
normal,
lade
abarra
cierra
hoja
la
la
o pantalla)
tendremos
se
derecha
de
Excel,
encuentra
título
cálculo
yyde la desplazamiento
Barras
Barra
estado
de
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La intersección de una fila con una columna forma laCELDA,

que es la sección más pequeña de una hoja de trabajo. Las celdas
contienen rótulos, valores y formulas, y se identifican por
direcc iones únicas como A1, B6 ó D23. Cada Hoja de trabajo esta
compuesta aprox imadamente por 16.7 millones de celdas, por lo
que el límite v iene dado más por la memoria del computador que
por el tamaño de la hoja o libro de trabajo .

Barra de Etiquetas, ésta barra se encuentra ubicada en la parte inferior de la venta del
libro de trabajo, consta de las siguiente partes:
° Solapas de hojas, permite desplazarnos por las distintas hojas del
libro de trabajo, situada en la parte inferior izquierda de la ventana.
Muestran el número de hojas que contiene el documento y se accede a
las mismas haciendo clic s obre ellas.
° Botones de desplazamiento entre hojas , situados junto a las solapas
de hojas. Desde ellos se accede a hojas no visibles.

o Las Barras de desplamiento ,permite movernos a lo largo y ancho de la hoja

de forma rápida y sencilla simplemente hay que des plazar la barra
arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Barra de estado ,Ocupa la última línea de la pantalla (abajo del todo), dividida en dos
zonas, en la izquierda la operación que se está realizando y a la parte derecha una
pequeña información mediante breves mensajes acerca del estado del documento en
ese momento .

Interesante:

Excel visualiza casi siempre la palabra Listo en el extremo izquierdo de la barra de

estado, lo que significa que la hoja de cálculo está preparada para aceptar nuevos
datos.

Cuando introducimos nuevos datos, Excel visualiza la palabra Introducir en la barra de

estado.
Cuando
contiene
Los
teclado
Mayús,
para recuadros
desplazar
activar
que
datos,
activamos
aparece
podemos
eldel
el
Excel
teclado
cursor),
extremo
lapresenta
activar
barra
MAY
numérico
la derecho
palabra
ode
laen
desactivar.
palabra
fórmulas
el(para
área
de laPor
introducir
de
barra
o barra
pulsamos
ejemplo
NUM
dededatos
estado
cuando
estado.
Modificar
dos
aparece
numéricos
veces
muestran
Si
pulsamos
en
pulsamos
en
esta
enuna
en
varios
la
área
labarra
vez
la
tecla
celda
de
tecl
modos
debarra
de
aque
utilizarlo
estado.
de estado. Bloq Num
Bloq ,
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Panel de tareas, Situado a la derecha del área de aplicación, este nuevo panel puede
estar visible o no. Si está oculto y lo queremos mostrar vamos al menú yVer
activamos
la opc ión Panel de Tareas . Tiene diferentes grupos de trabajo y
nos ayuda a realizar ciertas operaciones. Desde este panel,
podemos abrir un documento existente en disco ; cosa que
también podemos hacer desde el menú de Archivo o bien
pulsando el botón con el folio en blanco que tenemos a la
izquierda de la barra de herramientas estándar, o bien crear un
nuevo libro a partir de una plantilla u hoja ya existente.

Este elemento se ha mejorado desde la versión anterior de Excel.

El panel de tareas es sensible al contexto , esto quiere decir que

mostrará información diferente según lo que estemos
haciendo en el momento de abrirlo.

Por ejemplo, en la imagen es el

panel de tareas que aparece al
iniciar Excel, nos ofrece los
comandos más útiles para esa
situación: nos muestra las hojas recientemente
abiertas; nos permite crear una nueva hoja a partir de
una plantilla, una gran cantidad de ayuda en línea, etc.

Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas

será diferente y nos mostrará las opciones más usuales
en el trabajo con imágenes.
Hay disponibles otros paneles de tareas, como por
ejemplo: Portapapeles, Buscar, Insertar imagen
prediseñada, Nuevo Libro . Para acceder a ellos ir al
triángulo que hay al lado del título del panel y se
desplegará una lista con los paneles disponibles.

1.4 Opciones Configurables de la Pantalla.

La apariencia de la pantalla no tiene por que ser la que se observa en la primera figura
mostrada, pudiendo variar la posición y dimensiones de las barras de herramientas, así
como eliminar las exis tentes y visualizar otras. De esta forma el usuario puede amoldar el
programa a sus necesidades de trabajo. A continuación se desarrollan los procedimientos
básicos.

Desplazamiento de una barra de herramientas

o Hacer clic (y no soltar) con el ratón sobre la barra gris de la parte izquierda de la
oo Arrastrar
barra
flecha
Si
sobre
cual
desde
Herramientas
seaque
suelta
los
con
de
los
sucuatro
sebotones
bordes
derecha
eldesea
laqueda
botón
barra
puntas).
desplazar.
como
(a
se
flotante
izquierdo
sobre
modo
sitúa
conen
la
de
elcualquier
la
ventana
del
botón
ventana
pantalla,
ratón
deventana
del
Windows)
hacia
cerrar,
según
documento
la
la
Windows.
podríamos
figura
nueva
la barra
sesiguiente:
posición
observa
La
modificar
de barra
título
(aparec
como
de
de
suella,
aparece
forma
e una
en la
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o Si el arrastre se suelta s obre el borde la de la ventana de trabajo la barra de

Herramientas se fusiona con ella, no aparec iendo la barra de título. La podríamos
"aparcar" en cualquier lateral de la pantalla arrastrándola (derecha, izquierda,
abajo...). Cuidado con soltarla sobre otra barra de herramientas visualizada ya
que se superpondría y no se visualizarían todos los botones de las dos barras, lo
cual despista. Conviene "aparcarlas" en paralelo para ver todos los botones de
cada una.

Modificar las dimensiones de una barra de herramientas

o Situar el curs or sobre de los bordes de la barra, tomando éste el formato de doble
flecha negra.

o Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrarlo en la dirección

deseada.

o Soltar el botón del ratón cuando la barra adquiera la forma deseada.

Visualizar barras de herramientas

o Acceder al menú de Ver , y a la opción barra de herramientas .

o Se despliega la lista de barras de herramientas existentes, apareciendo

marcadas aquellas que están visibles, y s in marc ar las que no lo están.

o Hacer clic sobre la barra que desea visualizar, apareciendo automáticamente en

o Es menús,
pantalla.
aconsejable
la barra
tener
de Herramientas
inicialmente en
denominada
la parte superior
Estándar y ladebajo
de Formato.
de la barra de
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Ocultar barras de herramientas

o Hay dos opciones para ocultar barras de herramientas:

o Desde el menú de Ver / Barras de herramientas , pic ando s obre la barra visible.

o Haciendo clic sobre el botón Cerrar , si la barra de herramientas se encuentra

sobre el área de trabajo.

Interesante
haciendo
Herramientas
clic
o Decon
visualizada.
:fórmulas
forma
Otra
el botón
forma
similar,
y de
ladeBarra
laacceder
derecha
desde
de estado
el
directamente
del
menú
ratónVer,
sobre
alsemenú
cualquier
activan
de las
botón
y barras
desactivan
de de
cualquier
Herramientas
la Barra dees barra de
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1.5 La Ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel:

Un método consiste en utilizar la Barra de

Menús. Haciendo clic en el interrogante.
Podremos utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:

o Ayuda de Microsoft Excel , nos mostrará

una pantalla en la que podremos ver la
ayuda a través de un índice, buscando por
palabras en Contenido o mediante el
Asistente para ayuda que nos permite
hacer preguntas en lenguaje natural.

o Mostrar el ayudante de Office , es un gráfico animado que nos ayuda

en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda,
por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá
ayuda para ello, etc.

o Microsoft Office Online , ésta es una nueva característica de

Excel2003. Abre en el panel de tarea un diálogo de búsqueda de
ayuda en línea de Microsoft

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botón de la

Barra de Herramientas . Al utilizar cualquiera de estas dos formas,
aparecerá una ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Otro método consiste en utilizar la opción de la

Barra de Menús. Para utilizar este método, hacer clic sobre el recuadro,
escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla ENTERen el tec lado.
Aparecerán diferentes enlaces con pos ibles ayudas encontradas, de las
cuales elegiremos la deseada.

1.6 Salir de Excel

Para salir del programa Ex cel podemos hacerlo de

varia formas:

A través de la Barra de Menús , hacemos clic

en el menú Archivo, y enseguida procedemos a
elegir la opción Salir del menú desplegado. Así
como
A
este
dicha
forma se
través logra
símbolo
barra,
directa.
del s apreciar
botón
nose permiteensalir
encuentra
de la laa la
barrafigura.
del
derecha
deprograma
títulos
de en ,
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EJERCICIOS
Ejercicio 1
Entrar en Excel y realizar las modificaciones precisas s obre los distintos elementos de su
pantalla para obtener el resultado que muestra la figura siguiente. Una vez establecidas todas
las modificaciones, volver a restaurar el aspecto original de la pantalla.

Ejercicio 2
¿Dónde se sitúa la Barra de título de la ventana del documento cuando ésta se encuentra
maximizada?
¿Se puede modificar la posición de la Barra de fórmulas?
Las respuestas del Ejercicio
¿Cuántas hojas contiene el 2, enviar
libro el día
que está miércoles
abierto, 29 de junio al correo
inicialmente?
cursos@iiciperu.org
electrónico,
El próx¿Qué
imo
¿De envío
que
mis
quiere
se dos se en
visualiza
ióndecir
formas
tienerealizará
la.se
que elbarra deel
elpuede
Cuadro día
indicador dejueves
ocultar
estado?
de contenido
una 30de
la columna
Barra
de lade yjunio.
CBarra
herramientas?
el de fila
fórmulas?
7 estén res altados?