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Excel dispone de un conjunto de funciones que comienzan con las iniciales BD y que
sirven para trabajar con bases de datos. Se usan de un modo similar a los criterios de
selección en las Consultas de Access. A los lectores que conozcan Access les resultará
familiar su manejo.
Primer ejemplo
Contar las veces que la Empresa Ascensores J & C ha hecho Aportaciones comprendidas
entre 150 y 300, teniendo, al mismo tiempo, algún valor en la columna Devolución.
Copiamos los encabezamientos de la base de datos en B2:F2. Como el criterio que vamos a
emplear requiere hacer dos comprobaciones en el campo Aportación, necesitamos dos celdas
con este título. Por tanto, escribimos Aportación en G2.
En la celda B3, escribimos:
="=Ascensores J & C" [Excel mostrará: =Ascensores J & C]
En C3:
>150
En G3:
<300
Como queremos contar el número de celdas no vacías de la columna Devolución que cumplen
los tres criterios, la fórmula que pondremos en H10 será:
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:G3) [Resultado: 2]
El primer argumento es el rango que ocupa la base de datos; el segundo, es el campo sobre el
que vamos a aplicar la función (contar registros); el tercero, el el rango que ocupa los criterios.
El segundo argumento, D9, podemos sustituirlo por el nombre del campo. Si lo hacemos así, la
fórmula sería:=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:G3)
Tercer ejemplo
Contar las veces que cualquier empresa distinta de Ascensores J & C haya
hecho Aportaciones mayores que 200 y haya algún dato en la columna Devolución.
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:C3) [Resultado: 8]
Cuarto ejemplo
Contar las veces que cualquier empresa, excluidas Ascensores J & C y Decoraciones Eder,
haya hecho Aportaciones mayores que 200 y haya algún dato en la columna Devolución.
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;D9;B2:H3) [Resultado: 8]
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:G6) [Resultado: 6]
Sexto ejemplo
Contar celdas no vacías de Devolución que cumplan:
La Empresa no debe ser Ascensores J & C
La Empresa no debe ser Metalkarma, S.L.
Beneficio menor que la media de beneficios de todas las empresas
Estamos ante un caso complejo ya que no conocemos el promedio de la columna Beneficio para
poner el criterio. Podemos calcularlo en una celda vacía o poner la fórmula correspondiente en
la zona de criterios. El primer método es poco recomendable ya que requiere cambiar la fórmula
si se modifica algún valor de la columna Beneficio. Veamos cómo se haría.
En H14 (o cualquier otra celda vacía):
=PROMEDIO(F10:F41) [Resultado: 2.565,67]
Conocido el promedio, ponemos los criterios:
Es mejor utilizar el segundo método: poner una fórmula en la zona de criterios. Sin embargo,
antes hay que conocer una serie de condiciones de obligado cumplimiento (extraídas de la ayuda
de Excel):
La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente,
pero no la escriba de la forma siguiente: =''=entrada''
ESPECIALISTA EN PLATAFORMAS OFIMATICAS: DAVID JONATHAN HUAPAYA ESCOBAR 5
No utilice rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios
en blanco o utilice uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango.
Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda
o un nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE?
o #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que
no afecta a la manera en que se filtra el rango.
La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia
relativa para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila.
Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.
A la nueva columna de la zona de criterios le llamaremos Auxiliar y la fórmula será:
En H3:
=F10<PROMEDIO($F$10:$F$41) [Resultado: FALSO]
F10 es la primera celda de la columna con la que vamos a hacer el cálculo (en nuestro caso la
media aritmética). Debe ser una referencia relativa (no lleva signo $). Todas las demás
referencias deben ser absolutas (llevan signo $).
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:H3) [Resultado: 14]
Séptimo ejemplo
Contar celdas no vacías de la columna Devolución de las empresas que sean sociedades
anónimas (S.A.) o sociedades limitadas (S.L.)
En este caso tendremos que usar caracteres comodín: asterisco (*) e interrogación (?). El
asterisco sustituye a un número indeterminado de caracteres; la interrogación, solamente a uno.
Si entre los elementos buscados hay una interrogación o un asterisco, para incluirlo en la
búsqueda debe ir precedido de la tilde (~).
En H10:
=BDCONTAR(B9:F41;"Devolución";B2:B3) [Resultado: 6]