ANEXO

PROGRAMA DE LA ACCION DE CONTROL: A LA UNIDAD DE ESTUDIOS Y EVALUACION DE RIESGOS

DE LA DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION – EJERCICIO 2009

HECHO
PROCEDIMIENTOS FECHA REF. H.H
POR

OBJETIVO GENERAL

Evaluar el cumplimiento de las funciones asignadas

a la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos de
la Dirección Nacional de Prevención.

1. Acredite a la Comisión de Auditoria ante el titular

de la entidad y el Director Nacional de
Prevención quien tiene a su cargo la Unidad de
Estudios y Evaluación de Riesgos, a fin de
hacerle conocer los alcances y procedimientos a
emplear en la acción de control y solicitarle
disponga se otorguen las facilidades del caso
para el buen cumplimiento de la función
encomendada.

2. Coordine con el Director Nacional de Prevención

para que los funcionarios responsables de la
Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos,
realicen una exposición del estado situacional
del tema a examinar, los problemas, limitaciones
y acciones correctivas dispuestas. Se debe
incidir en los aspectos pendientes por resolver y
de aquellos en instancia judicial.

3. Aplique el Cuestionario de Control Interno, con

el objeto de establecer riesgos, puntos críticos o
debilidades que pudieran estar afectando los
registros, los reportes, la utilización de los
recursos y el cumplimiento de las metas de la
Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos.

4. Solicite a la Oficina de Administración, la

nomina del personal de la Unidad de Estudios y
Evaluación de Riesgos, que prestó servicios
durante el año 2009, indicando nombres y
apellidos, documento de identidad (DNI), cargo
desempeñado, periodo, modalidad de
contratación, periodo de vacaciones (los
reemplazantes) y dirección domiciliaria, teléfono
a efecto de tener definido a los participes en los
alcances del examen.
 5. Solicite a la Unidad de Estudios y Evaluación de
Riesgos la documentación original de lo
siguiente:
a) Archivo de correspondencia emitida por la
Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos
b) Plan de trabajo anual
c) Relación de estudios llevados a cabo
d) Publicaciones y diverso material de difusión
que haya promovido.

Efectúe una revisión somera de la documentación ,

precise los aspectos a tener en cuenta por cada uno
de los integrantes en la aplicación de
procedimientos y establezca las H/H estimadas que
se deben utilizar por cada uno de los procedimientos
que se detallan a continuación:

6. Solicite a la Unidad de Estudios y Evaluación de

Riesgos la información siguiente:

a. Relación de todas las Directivas emitidas por la

Dirección Nacional de Prevención relacionadas
con dicha Unidad

b. Organigrama operativo vigente utilizado durante

el ejercicio 2009 y 2010, así como una
descripción de las funciones operativas
encargadas a los diferentes profesionales de la
Unidad de estudios y evaluación de riesgos,
indicando el cargo de las personas que vienen
desempeñando las funciones y un resumen de
las principales tareas que realizan.

c. Relación de los estudios y evaluaciones de

riesgos efectuados durante el año 2009,
precisando la naturaleza del estudio, zona
geográfica, tipo, población afectada, costo
estimado.
d.
d. Relación de los Convenios suscritos con
Instituciones Públicas o Privadas, nacionales y/o
extranjeras, para el desarrollo de sus
actividades.
e.
e) Listado de los materiales de difusión sobre
todos los cursos dictados por parte del personal
de la Unidad de Estudios y Evaluación de
Riesgos.

f) Relación de los capacitadores o instructores con

que cuenta la unidad.
Efectúe una revisión somera de los documentos
alcanzados y precise los aspectos a tener en cuenta
por cada uno de los integrantes en la aplicación de
procedimientos y establezca las HH estimadas que
se deben utilizar por cada uno de los procedimientos
que se detallan a continuación.

7. Solicite a la Oficina de Planificación y

Presupuesto, la siguiente información:

a. Presupuesto aprobado para esta unidad

b. Presupuesto ejecutado al 31.Dic.2009
c. Evaluación cuantitativa y cualitativa de la
ejecución presupuesta de dicha unidad
d. Metas y actividades ejecutadas e informadas
a la OPP por parte de dicha unidad

Efectúe la revisión del sustento documentario y

consistencia de los reportes emitidos, determine
los problemas y limitaciones e indague si las
acciones correctivas adoptadas eran las
pertinentes.

8. Solicite a la Oficina de Administración un listado

o reporte contable de la integridad de partidas
que se contabilizaron con cargo a la Unidad de
Estudios y Evaluación de Riesgos, con
indicación del importe, fecha, concepto,
comprobante de pago y registro SIAF, efectúe
análisis de la consistencia y sustento
documentario y seleccione una muestra de
operaciones más significativas, respecto del cual
verifique el cumplimiento de lo normado.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS N° 1:

1. Establecer el grado de cumplimiento de la

normativa en materia de estudios y evaluación
de riesgos.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Diseñe los papeles de trabajo asignando los

códigos de referenciación respectivos en función
a los objetivos de la actividad.

2. Acredite a la Comisión de Auditoria ante el

Titular de la entidad fin de solicitar las facilidades
del caso para la ejecución de la acción de
 control.

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS:

1. Solicite una copia de la normativa que sirve de

marco legal en el desempeño de todas las
actividades de esta unidad, y verifique su
periodo y vigencia.
2. De la revisión de la correspondencia emitida y
recibida y de las entrevistas con los funcionarios
de la Unidad de Estudios y Evaluación de
Riesgos, determine la vigencia de las funciones
establecidas en el Reglamento de Organización
y Funciones (ROF) del INDECI y evalúe las
acciones adoptadas por la Unidad sobre este
particular.
3. Verifique si la Unidad de Estudios y Evaluación
de Riesgos realiza sus funciones en
concordancia con la estructura organizativa a
que se refiere el artículo 71 del D:S. N° 059-
2001 – PCM. En caso observe desviaciones
sobre este aspecto, indague las razones que las
justifique y determine su razonabilidad así como
de las medidas correctivas adoptadas.
4. Obtenga información que permita conocer y
evaluar lo siguiente:
a) Establecer la razonabilidad del
procedimiento que utiliza la Unidad de
Estudios y Evaluación de Riesgos, para
identificar la necesidad de llevar a cabo los
estudios y evaluaciones de riesgos.
b) Corroborar que hayan priorizado
adecuadamente la formulación de los
estudios, los cuales deben corresponder a
eventos peligrosos y vulnerables.
c) Determinar la cantidad de estudios
realizados en el año 2009 por cada una de
las regiones, y determine si se cubre la
demanda que se tiene de estos.
d) Establecer que el número de estudios que se
dejan de efectuar, se haya adecuadamente
justificado.

5. Examine el Plan Anual de Trabajo aprobado de

la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos
para el año 2009 y determine si este fue
formulado de acuerdo a los lineamiento vigentes
y si lo programado guarda concordancia con los
recursos presupuestales asignados.

6. De la documentación recibida por los

 procedimientos 5.b y 5.c del objetivo general
verifique si contempla todos los aspectos
considerados en los programas del
procedimiento 5.d, en caso de diferencias,
solicite las explicaciones del caso y determine la
razonabilidad de los mismos.
7. A partir de la documentación por los
Procedimientos 6.d,6e,6.e y 6.f del objetivo
general, seleccione una muestra representativa
de los estudios que durante el año 2009 fueron
impulsados por la Unidad de Estudios y
Evaluación de Riesgos, a efecto de comprobar
lo siguiente:

a) Si la forma como se priorizan la ejecución

de estudios, es acorde a lo señalado en la
normativa correspondiente, tener en cuenta
la información del procedimiento 6.a, 6.b y 6c
y si se cauteló el cumplimiento de los
requisitos obtenidos en el procedimiento 6.f.
b) Si los estudios seleccionados como muestra,
forman parte de las metas reportadas en
cuanto a capacitación, tener en cuenta
información del procedimiento 6.a, 6.b, y 6.c
para posteriormente contrastarla con los
resultados del procedimiento 7 del objetivo
general.

8. Solicite una copia de los convenios donde

intervenga directa o indirectamente la unidad, y
evalúe su ejecución, vigencia y todos los
aspectos relevantes del mismo que permitan
determinar la conveniencia de su suscripción.

9. Solicite una relación de las consultorías

externas realizadas, y determine la solidez y
consistencia del producto final obtenido.

10. Solicite a la Unidad de Contabilidad el registro

de los gastos y costos cargados a la Unidad de
Estudios y Riesgos, por todo concepto (equipo,
personal, consultorías, publicaciones, viáticos)

11. Solicite los documentos fuente de carácter

técnico (mapas, estudios, diagnósticos, etc.) y
demás información complementaria que
respalda las actividades desarrolladas por esta
área.

12. Requiera una relación de las publicaciones

promovidas por esta unidad (manuales, guías,
normas técnicas, folletos, etc.), y establezca la
 consistencia y validez de sus contenidos.
Asimismo verifique que cuenten con la
aprobación oficial respectiva.

13. Solicite una relación de los eventos de

capacitación efectuados directa o indirectamente
por la unidad, y establezca la
complementariedad con la DINAEC.

14. Evalúe la metodología utilizada para la

estimación del riesgo e identificación de peligros,
y determine si esta se respalda en herramientas
informáticas, métodos estadísticos, u otro
medio, que lleven a establecer su validez y
confiabilidad.

15. Verifique el equipamiento y acondicionamiento

informático existente, verificando el hardware y
software existente, y establezca si se cuenta con
un adecuado respaldo tecnológico.

16. Determine el grado de complementariedad

existente con otras áreas y programas de la
entidad, y que también llevan a cabo estudios en
el área de prevención como el Programa de
Ciudades Sostenibles.

17. Determine la existencia de estudios

relacionados a zonas vulnerables altamente
sensibles y de especial relevancia del territorio
nacional como la cuenca del Rio Rímac, Ica, los
glaciares del Ancash, zonas inundables en la
Sierra y Selva, que permita establecer la
oportunidad de nuestra labor preventiva.

18. Establezca el nivel de comunicación y de

coordinación existente con los Gobiernos
Regionales y locales, que permita establecer
fortalezas y debilidades del SINADECI, en los
aspectos de riesgo y mitigación de desastres.

19. Selectivamente efectúe visitas a las zonas de los

estudios y determine la concordancia y validez
del estudio con lo ejecutado.

20. Ordene los papeles de trabajo en los siguientes

archivos: Permanente, Planificación,
Correspondencia (comunicaciones
remitidas/recibidas), Cédulas de trabajo y varios.

21. De ser necesario, aplique procedimientos

alternativos relacionados con el presente
objetivo.
22. A partir de las deficiencias detectadas formule
los comentarios, debilidades de control interno o
los hallazgos de Auditoria a que hubiere lugar.

23. Formule y redacte los hallazgos de auditoría

relacionados con el Objetivo Especifico N° 1,
determinados durante el desarrollo de la acción
de control, con atributos consignados en la
NAGU 3.6 – Comunicación de Hallazgos de
auditoria, aprobada y modificada por la
Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del
13.Dic.2000 por los hallazgos detectados.

24. Mediante comunicación escrita acredite el

cumplimiento de la NAGU 3.6 por los hallazgos
detectados.

25. Efectué la evaluación de los comentarios y

aclaraciones, y prepare los proyectos de
observación a ser revelados en el informe de
Auditoría.

26. Formule las observaciones y conclusiones

respecto al resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoria relacionadas con el
Objetivo Especifico N° 1; así mismo, formule las
recomendaciones que correspondan.

27. Archive, ordene, codifique y referencia los

papeles de trabajo.

Objetivo Especifico N° 2:

Determinar el adecuado uso de los recursos

asignados a la Unidad de Estudios y Evaluación
de Riesgos de la Dirección Nacional de
Prevención.

1. Determine si la Unidad de Estudios y

Evaluación de Riesgos viene cumpliendo con
brindar información actualizada sobre su
competencia en el portal WEB del INDECI.
2. Solicite el Presupuesto de Apertura, el
Presupuesto Modificado y el ejecutado por la
Dirección Nacional de Prevención en relación a
la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos
del año 2009, establezca sus variaciones y
solicite las razones y el sustento documentario
emitido y determine la razonabilidad de los
mismos.
3. Del análisis del presupuesto ejecutado,
 seleccione las partidas más significativas y
verifique la razonabilidad del gasto efectuado y
si el mismo responde a las necesidades, fines
y objetivos del SINADECI.
4. Indague sobre los estudios que durante el año
2009, la Unidad de Estudios y Riesgos
Dirección llevó a cabo, y determine si estos se
encuentran en el Plan Operativo, responden a
las necesidades del INDECI y si el nivel de
recursos financieros destinados para su
atención fueron razonables.
5. Verifique si los estudios se efectuaron dando
cumplimiento a lo normado y de acuerdo a las
directivas aprobadas. En caso de diferencias
solicite las explicaciones del caso y determine
su razonabilidad.
6. En base a la relación de los Convenios
suscritos por el INDECI con diversas entidades
públicas y privadas suscritos durante el año
2009, seleccione una muestra, obtenga los
convenios y efectúe lo siguiente:
a) Analice el contenido de los Convenios
suscritos estableciendo si corresponde a
los fines de difusión sobre las tareas de
Defensa Civil.
b) Determine si se ha dado cumplimiento a
los puntos pactados en el convenio, caso
contrario establezca los motivos del
incumplimiento y determine su
razonabilidad.
c) Determine la pertinencia de mantener o
actualizar el contenido de los Convenios
revisados e indague sobre las acciones
correctivas que se vienen adoptando y
determine su razonabilidad.

d) Compruebe si se han concluido los

Convenios en los plazos previstos y
dando cumplimiento a lo pactado,
indague si la DINAEC ha evaluado la
conclusión del Convenio y evalúe el
procedimiento implementado para la
conclusión de los mismos.

e) Indague si se tienen otras entidades

pendientes de atender y/o con convenios
en reclamos. De ser asì verifique los
motivos del incumplimiento y determine
su razonabilidad.

7. De ser necesario, aplique procedimientos

alternativos relacionados con el presente
 objetivo.
8. A partir de las deficiencias detectadas formule
los comentarios, debilidades de control interno
o los hallazgos de Auditoria a que hubiere
lugar.

9. Formule y redacte los hallazgos de auditoría

relacionados con el Objetivo Especifico N° 1,
determinados durante el desarrollo de la acción
de control, con atributos consignados en la
NAGU 3.6 – Comunicación de Hallazgos de
auditoria, aprobada y modificada por la
Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del
13.Dic.2000 por los hallazgos detectados.

10. Mediante comunicación escrita acredite el

cumplimiento de la NAGU 3.6 por los hallazgos
detectados.

11. Efectué la evaluación A partir de las

deficiencias detectadas formule los
comentarios, debilidades de control interno o
los hallazgos de Auditoria a que hubiere lugar.

12. Formule y redacte los hallazgos de auditoría

relacionados con el Objetivo Especifico N° 1,
determinados durante el desarrollo de la acción
de control, con atributos consignados en la
NAGU 3.6 – Comunicación de Hallazgos de
auditoria, aprobada y modificada por la
Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del
13.Dic.2000 por los hallazgos detectados.

13. Mediante comunicación escrita acredite el

cumplimiento de la NAGU 3.6 por los hallazgos
detectados.

14. Efectué la evaluación de los comentarios y

aclaraciones, y prepare los proyectos de
observación a ser revelados en el informe de
Auditoría.

15. Formule las observaciones y conclusiones

respecto al resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoria relacionadas con
el Objetivo Especifico N° 1; así mismo, formule
las recomendaciones que correspondan.

16. Archive, ordene, codifique y referencia los

papeles de trabajo.

17. .De los comentarios y aclaraciones, y prepare

los proyectos de observación a ser revelados
 en el informe de Auditoría.

18. Formule las observaciones y conclusiones

respecto al resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoría relacionadas con
el Objetivo Especifico N° 1; así mismo, formule
las recomendaciones que correspondan.