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APLICACIÓN
Área de Administración de
Empresas
La empresa
• Es una unidad económico administrativa, en la
que se unen, trabajo, bienes y capital para
generar a su vez bienes y/o servicios que
contribuyan al logro de los objetivos
preestablecidos.
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Objetivos de la Empresa
• El crecimiento
• La supervivencia, que implica desafíos
y peligros que representan amenazas.
• Las Utilidades, el producto de manejar
provechosamente los entornos que rodean
la empresa de forma que al producirse las
utilidades consigue acrecentar sus
fortalezas y minimizar el efecto de sus
debilidades
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Proceso Administrativo
• Definición: Serie de etapas que representan la
Administración en acción, las que deben ser
interrelacionadas para el logro de los objetivos
organizacionales.
Etapa Fase A que responde?
Previsión Qué puede hacerse?
Mecánica Planeación Qué se va hacer?
Organización Cómo se va hacer?
Mecánica
• La etapa estática o mecánica de la
Administración es cómo deben ser las
cosas, es lo constructivo.
• Comprende la Previsión (anticiparse
a algo), la Planeación (trata sobre que
se va a realizar) y Organización
(indica cómo se va a realizar )
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Previsión
• Responde a ¿Qué puede hacerse? Viene de
prever, ver anticipadamente, implica la idea de
cierta anticipación de acontecimientos y
situaciones futuras.
PRINCIPIOS PREVISIÓN
• Probabilidad o previsibilidad: Las
previsiones administrativas deben realizarse
tomando en cuenta que nunca serán 100%
certeras.
• Objetividad: Las previsiones deben descansar
en hechos más que en opiniones objetivas.
• Medición: Las previsiones serán tanto
más seguras cuanto más podamos apreciarlas y
medirlas.
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Elementos de la previsión
• Objetivos: Descripción de los resultados que se
esperan alcanzar.
• Investigación: Determinación de los factores
positivos o negativos que habrán de influir en la
consecución de los objetivos.
▫ Técnicas de Investigación
▫ La observación
▫ La encuesta
▫ La encuesta por cuestionario
▫ La entrevista
• Alternativas: Nacen de la investigación y son
posibles cursos de acción.
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Criterios de decisión
Capacidad Velocidad Presenta
Manteni
Alternativa Precio Marca
miento
memoria procesa ción del Total
RAM dor equipo
Empresa BION 8 9 8 10 9 9 53
MicroSIS 7 9 9 9 9 8 51
Compulandia 9 10 10 10 10 10 59
Intermarket 8 9 8 8 8 8 49
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PRINCIPIOS PLANEACIÓN
• Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones
vagas o genéricas, porque van a regir acciones concretas.
• Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios
que surjan en éste.
• Unidad de Dirección: Un plan por función, y una
coordinación tal que integrados formen un solo plan general.
• Rentabilidad: Deberá lograr una relación favorable en el
balance costo-beneficio.
• Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la
participación de las personas que habrán de estructurarlo, o
que se vean relacionadas con su funcionamiento.
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Elementos de la Planeación:
• Visión: Pretende ser el norte a donde se proyecta
la institución, describe el propósito a largo plazo.
Establece el marco de referencia para definir y
formalizar la Misión.
▫ Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para
que actúen y se gafa cumplir la razón de ser de la
empresa (Misión).
▫ Ejemplo del Colegio: “Ser para el año 2,015 el
Kindergarten líder en Ciudad San Cristóbal, que
se distinga por la preparación Integral y el uso de
tecnología y técnicas de enseñanzas modernas”
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▫ De cobro:
Por cheque rechazado se cobraran gastos
administrativos por valor de Q50.00.
▫ Salarial:
Si el personal labora horas extras estas
deberán ser incluidas en el pago quincenal.
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Kinder y Maestra
Asamblea Cívica “Bienvenida” 9:00-10:00 30 Encargada
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Ingresos
Por Colegiaturas Q 180,000.00
Por Venta de Mercadería Q 30,000.00
Egresos
Servicio Telefónico Q 7,200.00
Servicio de Energía Eléctrica Q 12,000.00
Servicio de Agua Potable Q 6,000.00
Sueldos Administración Q 5,000.00
Sueldos Conserjería Q 6,000.00
Sueldos Maestros Q 25,000.00
Gastos Médicos Q 20,000.00
Q 210,000.00
Q 81,200.00
Excedente Anual Q 128,800.00
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Contenido de un plan
Antecedentes del estudio
Justificación del estudio
Propósitos del estudio
Objetivos del estudio
Resultados a obtener
Alcances del estudio
Fases necesarias o acciones para lograr los
objetivos
Recursos necesarios
Calendarización
Costos
Estrategias a utilizar
Autorización
Representación gráfica del plan de trabajo
Anexos
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PRINCIPIOS ORGANIZACIÓN
• Especialización: Cuanto más se divide el trabajo dedicando a
cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene
mayor eficiencia, destreza y precisión.
• Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo
mando.
• Autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de
responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel, así como su
autoridad.
• Equilibrio de Dirección-control: A cada grado de
delegación debe corresponder el establecimiento. De los controles
adecuados para asegurar la unidad de mando.
• Definición de Puestos: Debe precisarse por escrito las actas y
responsable de cada puesto.
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Elementos de la organización
Organigrama Kindergarten
la ABU
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Identificación del Puesto:
Puesto
Titulo del puesto: Director
Código: 1
Autoridad sobre: Sub Directora Administrativa, Sub Directora Académica y cada uno de sus
subalternos.
Naturaleza del puesto: Administrativa
Atribuciones:
• General: Planificar, coordinar y dirigir las actividades del colegio
• Específicas:
▫ Elaborar la planificación anual con la participación de las Sub Directoras.
▫ Realizar entrevistas para la contratación de personal
▫ Contratar personal
▫ Atender a padres de familia
▫ Supervisar las actividades del colegio
▫ Representación legal del colegio
• Responsabilidades: Logro de objetivos, manejo de bienes, manejo de personal.
POR SU NATURALEZA
Microadministrativos
Corresponden a una sola organización, pero pueden
referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades
que la conforman.
Macroadministrativos
Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más
organizaciones de un mismo sector.
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POR SU CONTENIDO
Integrales o Estructurales
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas
de una organización así como sus relaciones de jerarquía o
dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades
y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen
asignadas las unidades incluidas en el gráfico.
De Puestos, Plazas y Unidades, o Integración de Puestos
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto
a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias.
También pueden incorporar los nombres de las personas que
ocupan las plazas.
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POR SU PRESENTACIÓN
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del
titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de
organización.
Los organigramas verticales tienen las siguientes ventajas:
• Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos
• Indican en forma objetiva las jerarquías del personal
GERENTE DE FABRICACION
JEFE DEPARTAMENTO DE
SUPERTINTENDENTE DE
JEFE ALMACENES TECNICAS DE
FABRICACION
PRODUCCION
ENCARGADO ENCARGADO
ENCARGADO ENCARGADO ENCARGADO ENCARGADO ENCARGADO
ALMACEN BODEGA JEFE CONTROL JEFE ANALISIS
ALMACEN TROQUELES SECCION SECCION SECCION
MATERIAS PRODUCTOS CALIDAD METODOS
HERRAMIENTA PEQUEÑOS PRENSAS ARMADO PINTURA
PRIMAS TERMINADOS
Elaborado por:
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Fecha:
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Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en
forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las
unidades por líneas se disponen horizontalmente.
Los organigramas horizontales tienen las siguientes ventajas:
• Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de
izquierda a derecha)
• Disminuyen en forma considerable el efecto de triangulación
• Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la
autoridad normal.
Entre las desventajas figura el llamado “efecto de
triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil
indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer
cartas muy alargadas.
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Organigrama Horizontal
NOMBRE
Gerente de
Organización
Jefe Acabado
ASAMBLEA DE CONSEJO GERENTE Gerente de
ACCIONISTAS DIRECTIVO GENERAL
Jefe Montaje
Producción
Jefe Almacén
Cajero
Enc. Cobranzas
Mixtos
Organigrama Mixto
GERENTE GENERAL
Jefe Encargado
Jefe Sección Caja
Ventas Extranjero Sección Pintura
Circulares
Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad
máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada
uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos
círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que
representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Sus ventaja son:
• Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles
jerárquicos.
• Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
• Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Sin embargo, resultan confusas y difíciles de leer, que no permiten colocar
con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado
los niveles.
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Organigrama Circular
Contador
General
Encargado
Cajero
Cobranzas
Contralor
Gerente de
Personal
Jefe Ventas
Locales
Gerente Gerente
General Comercial
Jefe Ventas
Foráneas
Gerente de
Organización
Gerente de
Producción
Elaborado por:
Jefe Almacén Jefe Acabado
Fecha:
Jefe Montaje
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Escalar A S A M B LE A D E A C C IO N IS T A S
C O N S E JO D IR E C T IV O
Correcto
Incorrecto
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Correcto
Incorrecto
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Correcto
Incorrecto
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Puestos:
•Gerente General Incorrecto
•Gerente Administrativo
•Gerente Financiero
•Gerente de Ventas
•------ Asesor Jurídico
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Correcto
Incorrecto
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Consideraciones importantes para la elaboración
de Organigramas
a) Datos del organigrama
1. Nombre de la empresa u organización a que pertenece. En el caso
que sea de una unidad, anotar el nombre de la unidad y de la
empresa.
2. Nombre de la o las personas que lo elaboración
3. Fecha de elaboración, o fecha que toma vigencia.
4. Opcional puede agregar el tipo de organigrama y/o su clasificación
b) Los organigramas deben ser ante todo, muy claros, por ello se
recomienda que no tengan un número excesivo de cuadros y
puestos. Por ejemplo cuando existen muchas secretarias, en
algunos casos se pueden omitir en el organigrama general y se
colocan solo en los organigramas específicos.
PRINCIPIOS INTEGRACIÓN
• De la Integración de Personas:
• De la adecuación de hombres y funciones: Debe tratar de adaptar
los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.
• De la provisión de elementos administrativos: Debe proveerse
a cada miembro de un organismo social de los elementos administrativos
necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del
puesto.
• De la importancia de la introducción adecuada: Es la adecuada
inducción del elemento humano cuando se integra a la organización.
• De la Integración de Cosas:
• Del carácter administrativo de esta integración
• Del abastecimiento oportuno
• De la instalación y mantenimiento
• De la delegación y control
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Elementos de la Integración de
personas
• Reclutamiento: Tiene por objeto hacer de personas
totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un
puesto en ella. Es una convocatoria sin compromiso para
la empresa.
CONTRATACIÓN
• Es establecer por medio del contrato individual
de trabajo, el vinculo económico jurídico,
mediante el que una persona (Trabajador)
queda obligada a presta a otra (Patrono) sus
servicios personales o a ejecutarle una obra
personalmente bajo la dependencia continua y
dirección inmediata o delegada de esta ultima a
cambio de una retribución de cualquier clase.
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Inducción de personal
• Se ocupa de introducir al nuevo empleado a la
organización y su unidad de trabajo, así como a su
labor específica, para reducir el nivel de incertidumbre
y lograr un mayor grado de eficiencia y eficacia en el
puesto.
• OBJETIVOS:
▫ Dar la bienvenida a los nuevos empleados
▫ Familiares con los objetivos ideológicos, historia, estructura
operativa e instalaciones.
▫ Precisar las tareas y responsabilidades del puesto
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CAPACITACIÓN
• Creación de un entorno de oportunidades mediante
varios enfoques y programas para mejorar los
conocimientos y las destrezas del personal.
• Del adjetivo capaz, es el conjunto de actividades cuya
finalidad es proporcionar, conocimiento, desarrollar
habilidades y modificar actitudes del trabajador en
todos los niveles, para desarrollar mejor su puesto.
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Dirección
• Concepto: Es el elemento de la
administración en el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado por medio de la
autoridad del administrador.
• Koontz O´Donell dice: Es la función ejecutiva
de guiar y vigilar a los subordinados
Del griego dirigere, regir gobernar.
La Dirección es la esencia de la
administración. Fayol indica: una vez
construido el organismo social, se trata de
funcionar.
hacerlo funcionar.
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PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
• Coordinación de Intereses: El logro del fin común se hará
más fácil cuando mejor se logren coordinar los intereses de
grupo.
• Impersonalidad del Mando: La autoridad debe ejercitarse
más como producto de una necesidad de todo el organismo
que como resultado de la voluntad del que manda.
• La Vía Jerárquica: La transmisión de órdenes debe
realizarse a través de los conductos respectivos de la jerarquía
organizacional.
• Resolución de Conflictos: Resolverlos pronto, sin afectar
la disciplina ni dañar las personas.
• Aprovechamiento del Conflicto: Aprovechar el
conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Todo
conflicto suele ser constructivo.
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Elementos de la Dirección
• Comunicación
• Autoridad
• Liderazgo
• Supervisión
• Motivación
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Comunicación
• Es un proceso mediante el cual los conocimientos,
tendencias y sentimientos son conocidos o trasladados
a otros.
Barreras de la comunicación
Emisor
Canal Mensaje Canal Receptor
Retroalimentación
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Autoridad
• Es la facultad de que esta investiga una persona dentro
de una empresa o institución para dar órdenes y exigir
que sean cumplidas por sus colaboradores. Es el
derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad
en la toma de decisiones que afectan a otras personas.
Tipos de autoridad Origen de Autoridad
▫ De línea - El convenio de trabajo
▫ De staff - La propiedad de los
▫ Funcional bienes productivos
- El régimen económico social
imperante
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Liderazgo
• Es el arte o proceso de influir en las
personas para que se esfuercen con buena
disponibilidad y entusiasmo hacia la
consecución de metas grupales.
• Componentes del Liderazgo:
Liderazgo
El poder
El entendimiento fundamental de las
personas
Habilidad de Inspirar
Habilidad de actuar
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Liderazgo
Se le llama a la
capacidad que tienen
algunas personas
(LIDERES), de
influir, y guiar
efectivamente a otros,
para que se esfuercen
al logro de los
objetivos.
Al Papa Juan Pablo II, lo
podemos distinguir porque
era un LIDER
CARISMATICO.
El Liderazgo carismático es la
cualidad de las personas
cuyos seguidores les atribuyen
aptitudes heroicas o de
extraordinaria capacidad de
liderazgo, cuando observan
en ellos ciertas formas de
conducta. 84
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Michael Jordán
La capacidad del trabajo en
equipo de Michael Jordán y la
del entrenador Phil Jachson
apoyando con conocimientos
inusuales sobre el campo de
batalla del baloncesto
profesional fue la clave del
exitoso liderazgo en este
equipo.
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Adolfo Hitler
LIDER AUTOCRATICO
Impone y espera
cumplimiento, es dogmático
y seguro y conduce por
medio de la capacidad de
retener u otorgar premios y
castigos
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Lideres transaccionales
Líderes que identifican lo
que deben hacer los
subordinados para cumplir
sus objetivos, precisan los
papeles y tareas
organizacionales, establecen
una estructura
organizacional, retribuyen el
desempeño y se interesan en
las necesidades sociales de
sus seguidores
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Líderes transformacionales
Líderes que articulan una
visión e inspiran a sus
seguidores. Poseen
asimismo la capacidad de
motivar, moldear la cultura
organizacional y crear un
ambiente favorable al
cambio organizacional
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Poder
• Es la capacidad de ejercer influencia, o sea la
capacidad o habilidad que tienen las personas o
grupos de inducir o influir sobre las creencias o
acciones de otras personas, cambiando sus
actitudes o comportamiento.
• Fuentes de Poder:
Poder legitimo
Poder de recompensa
Poder coercitivo
Poder referencial
Poder de experiencia
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Supervisión
Consiste en ver o vigilar que las cosas se
hagan como fueron ordenadas
Motivación
Es un termino genérico que se aplica a una
amplia serie de impulsos, deseos,
necesidades, anhelos fuerzas similares
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Control
PRINCIPIOS DE CONTROL
• Del Carácter Administrativo del Control: Es
necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de
control.
• De los Estándares: El control es imposible sino existen
estándares.
• Del Carácter Medial del Control: Un control debe
usarse sólo si el costo que impone resulta justo en relación con los
beneficios que de él se esperan.
• Del Principio de Excepción: El control es mucho más eficaz
cuando se concentra en los casos que no se logró lo previsto, más
bien que en los resultados que se obtuvieron como se había
planeado.
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Miercoles
Miercoles
Miercoles
Miercoles
Viernes
Viernes
Viernes
Viernes
Martes
Martes
Martes
Martes
Jueves
Jueves
Jueves
Jueves
Lunes
Lunes
Lunes
Lunes
Clave Nombre
Observaciones: Si está marcado con un quiere decir que si se presento a clases y si esta marcado con una X es que no se presento a clases.