ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos:

El estudio de caso y el informe.
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES

 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad

ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

 4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan
cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe
luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”
1. OBJETIVO:Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A.,
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la
documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la
identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD :El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento

es el Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y
administración de la documentación del SGC en forma coherente, congruente y
consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:El Asistente del Área - practicante profesional,

específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de
la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

 Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.
 Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles
en la Intranet.
 Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
 Se socialicen los documentos.
  Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

 El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y

proteger la información
 Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
 Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos:Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir
el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL:La estructura documental del SGC de la empresa

Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en
la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y
alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTOS:

• Política
• Mapa de procesos
• Procedimientos - Instructivos
• Manuales - Matrices
• protocolos - programas
• Formatos - fichas - Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS: Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas
de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZARLos registros apropiados deben
garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena
 4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO


 5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y

creación o mejora de enviar por correo a la Directora del
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
documento
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y sintaxis

se hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
mejora sea evidente. Sin embargo, en
Revisa la adecuación de la
los casos problemáticos para la
documentación interpretación del sentido el corrector
enviará sugerencias y comentarios al
2 Corrector de Estilo líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la
Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

SI En caso de requerir ajustes en partes

La Modifica y envía problemáticas para la interpretación el
documentaci nuevamente al líder del proceso hará las
3 corrector Líder del proceso modificaciones en las partes indicadas
ón requiere
ajustes? por el corrector y le enviará nuevamente
el documento modificado al corrector de
estilo.
NO

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12

Enviar por correo al Coordinador de
mejora o anulación de Solicitud de Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
documento creación, mejora con copia a la Profesional de Apoyo del
o anulación de SG-QHSE el formato Solicitud de
4 documentos Líder del proceso Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector
de estilo)

1
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define
Solicitud?
la intervención de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su
SI 3 aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7
Mejora o Anulación de Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo SG-

Para el caso de creación de
Codifica y/o actualiza la QHSE
8 documentos se realiza la respectiva
versión codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar del
la versión.
SG-QHSE

Coordinador del Área de Al editar los documentos se deben

Salud, Seguridad e registrar las firmas de elaboró, revisó y
Emite y Aprueba Higiene en el Trabajo aprobó, si aplica. El coordinador del
Documento Área de Salud Ocupacional informa al
9
líder sobre la aprobación del
Profesional de Apoyo documento.
SG-QHSE
Una vez firmados los documentos se
Auxiliar SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos documentos en

la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 Al documento físico se le coloca el sello
QHSE
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.

Profesional de Apoyo SG-

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del
Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso
proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion en Los líderes de proceso con apoyo del
controlar Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad e
en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en el
Líderes de procesos trabajo

Enviar por correo al Coordinador de Gestion

NO en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Hay solicitud con copia a la Profesional de Apoyo del
3 o 1 Líderes de procesos SG-QHSE el formato Solicitud de Creación,
necesidades Mejora o Anulación de Documento
de registros F-SO-OH-12 junto con el documento
SI
sometido a consideración

Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación, se registra y

el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de
o necesidad de proceso
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
registros
en el Trabajo aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al Consejo

Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
registros Coordinador de Gestion en
los registros que se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE

1 El Coordinador de Gestion en Salud,

Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7 Establecer criterios de criterios de control sobre los registros del
control de registros Coordinador de Gestion en
SG-QHSE
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento se

9 Coordinador de Gestion en encuentra liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1

Aplica documento en el
Informar los cambios de la documentación a
proceso correspondiente Líder del proceso los participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestión en

Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestión en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.

 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales

como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.

 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,

reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.

 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,

procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).

 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad

para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.

 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.

 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular

 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo

 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los

documentos del SG-.QHSE

 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.

 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de

Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000

 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)

 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de

resultados obtenidos