Introducción Microsoft Excel

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C/ DELINEANTES S/N 1º PLANTA LOCAL 6

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INTRODUCCIÓN A EXCEL
1. INTRODUCCIÓN MICROSOFT EXCEL......................................................1
2. ELEMENTOS BÁSICOS DE EXCEL...........................................................1
3. CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL..........................................................4

3.1) Libro de trabajo ......................................................................................4
3.2) Hoja de cálculo........................................................................................5
3.3) Movimiento rápido en la Hoja................................................................6
3.4) Movimiento rápido en el Libro...............................................................7
3.5) Introducir datos en las celdas...............................................................7
3.6) Modificar los datos de una celda...........................................................8
3.7) Tipos de datos.........................................................................................8
4. OPERACIONES CON ARCHIVOS............................................................11

4.1) Guardar un libro de trabajo..................................................................11
4.2) Botones del cuadro de diálogo Guardar............................................12
4.3) Crear automáticamente copias de seguridad...................................13
4.4) Proteger libros de trabajo.....................................................................14
4.5) Cerrar un libro de trabajo.....................................................................15
4.6) Abrir un libro de trabajo ya existente..................................................16
4.7) Empezar un nuevo libro de trabajo.....................................................17
4.8) Usar plantillas........................................................................................17
4.9) Crear plantillas......................................................................................18
5. FUNCIONES...............................................................................................18
6. REFERENCIAS A CELDAS.......................................................................33
7. SELECCIÓN DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS....................34
8. FORMATO DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS........................36
9. DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO...........................................................39

9.1) Filtrar......................................................................................................39
9.2) Filtrar una lista.......................................................................................42
9.3) Filtrar utilizando filtros avanzados......................................................44
9.4) Filtro de registros únicos.....................................................................45
9.5) Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo...............45
9.6) Quitar filtros...........................................................................................46
10. DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO: ORDENAR.....................................46

10.1) Orden predeterminado........................................................................46
10.2) Ordenar una lista.................................................................................47
11. ELABORACIÓN DE GRÁFICOS.............................................................49
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1. INTRODUCCIÓN MICROSOFT EXCEL
Excel es un programa de tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones

con números organizados en una cuadrícula. Es útil para organizar desde
simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de
forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada
celda se pueden introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo hay que introducirlos uno
debajo de otro, como se haría en un papel, colocarse en la celda donde irá el
resultado y decirle a Excel que queremos hacer la suma de lo que tenemos
encima. La ventaja de este programa es que si te equivocas al introducir un
número en una suma de 20 números, no hay que volver a introducirlos todos,
simplemente se corrige el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo
todo. Esta característica de recálculo automático es importante cuando los
cálculos son un poco más complicados, porque se pueden corregir los datos
equivocados sin tener que volver a calcularlo todo.
2. ELEMENTOS BÁSICOS DE EXCEL
Para arrancar Excel 2002 XP se puede hacer de dos formas:

1) Desde el botón Inicio.- Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón
Inicio. Se despliega un menú y al colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en el ordenador;
buscar Microsoft Excel y hacer clic sobre él.
2) Desde el icono de Excel 2002 XP del escritorio.
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Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta. Vamos a ver cuáles
son sus elementos:
BARRAS:
La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está

trabajando en ese momento. Cuando se crea un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que se guarde y se le dé un nombre
determinado. En el extremo a la derecha están los botones para minimizar,
restaurar y cerrar.
La barra de menús contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús

desplegables. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.
Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los
iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz o el
aspa, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
(Inicialmente, cuando abrimos Excel 2002 XP los menús contienen sólo los
comandos más utilizados; para acceder al resto de los comandos hay que
situarse sobre el último botón y obtenemos el menú completo. Igualmente, al
utilizar un comando que no está en el menú inicial, este comando se incorpora
a partir de ese momento al menú. Este comportamiento pretende facilitar el uso
de los menús desplegables, ya que sólo aparecen los comandos de uso
general más frecuentes y los comandos que va utilizando cada usuario, en
lugar de una larga lista con muchos comandos que no utilizamos casi nunca).
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de

elementos:
 Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando,
o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para
ejecutarlo desde el teclado. (Por ejemplo, en el menú Insertar, el
comando Columnas).
 Otro menú desplegable: Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú
a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. (Por ejemplo, en el
menú Insertar, Imagen).
 Comandos con ventana: Al hacer clic, aparece una ventana que nos
pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para
aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en
puntos suspensivos. (Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico…).
Los distintos menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado

pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. (Por ejemplo, Alt + i
para desplegar el menú Insertar).
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La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma

inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar,
Pegar, etc.
Hay operaciones que pueden no estar disponibles en un momento
determinado. Se identifican porque tienen el color atenuado. (Por ejemplo, sino
hay nada seleccionado, el icono y el comando Cortar aparecen con el color
más claro).
La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos,

como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
La barra de fórmulas consta de dos partes:

 Cuadro de nombres. Está situado en el extremo izquierdo de la barra de
fórmulas y sirve para identificar la celda, elemento de gráfico u objeto de
dibujo seleccionado. Para dar nombre a una celda o rango, sólo hay que
escribir el nombre en el cuadro Nombre y presionar Intro. Para desplazarse
hasta una celda con nombre y seleccionarla, hacemos clic en su nombre en
el cuadro Nombre.
 Barra de fórmulas. Es la parte superior de la ventana de Excel que se
utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Nos
muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados (ese contenido puede ser la fórmula o el valor constante
almacenado en la celda activa). Cuando vayamos a modificar el contenido
de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
adelante.
La barra de etiquetas permite movernos por las diferentes hojas del libro de
trabajo.
3. CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL
3.1) Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Tienen
la extensión .XLS y cada vez que iniciamos una sesión de Excel 2002 XP,
automáticamente se abre un libro de trabajo con el nombre provisional de
Libro1.
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Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá
variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión (el nombre
que se les irá asignando será Libro2, Libro3, y así sucesivamente). Este
nombre sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se
hayan guardado, por tanto no significa que el archivo ya se encuentre
guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 5
hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. En la parte
inferior de la ventana aparecen las distintas hojas del libro de trabajo, cada una
de ellas nombradas como Hoja1, Hoja2,…
Por tanto, los libros de trabajo son una buena herramienta de organización ya
que por ejemplo, todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo
podrían agruparse en un solo libro.
3.2) Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que
trabajen con gran cantidad de números y que necesitan hacer cálculos u
operaciones con ellos. Tiene apariencia de gran hoja cuadriculada y está
formada por 256 columnas y 65.536 filas. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo: A, B, C,……AA, AB,……IV. Y cada fila se numera desde 1 hasta
65.536.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con

el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su
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fila. (Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo

tanto la celda se llama A1).
En cualquier momento, el cursor está posicionado en alguna celda preparado
para trabajar con ésta, a esta celda se le denomina Celda activa y se identifica
porque aparece más remarcada que las demás.
Otro concepto importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un
bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los
rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos.
3.3) Movimiento rápido en la Hoja

Sólo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Normalmente la hoja en la que estemos trabajando ocupará mayor número de
celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas
activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Si se sabe con seguridad a qué celda queremos ir, la forma más rápida de
moverse es a través del comando Ir a… que está en el menú Edición (o
también pulsando la tecla F5). Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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El paso siguiente es escribir en el recuadro Referencia, la dirección de la celda

a la que se quiere ir y hacer clic en Aceptar.
De todas formas, también se puede utilizar el ratón, moviéndose con las barras
de desplazamiento para visualizar la celda a la que se quiere ir, y hacer clic
sobre ésta.
3.4) Movimiento rápido en el Libro

Como ya hemos dicho dentro de cada Libro de trabajo existen distintas Hojas
de Cálculo. Por defecto aparecen siempre 5 hojas de cálculo, aunque el
número puede cambiarse. Vamos a ver cuáles son los diferentes métodos para
movernos por las distintas hojas del libro:
A. Utilizando la barra de etiquetas:
En este ejemplo hay 3 hojas de cálculo, siendo la activa (en la que se está
trabajando), la Hoja 1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará la hoja.
B. Utilizando los botones de la izquierda:

Para ir a la Hoja 1.
Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.
Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
Para ir a la última hoja.

C. Usando combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del
libro de trabajo, como:
 CTRL.+ AVPAG para ir a la hoja siguiente
 CTRL. + REPAG para ir a la hoja anterior
3.5) Introducir datos en las celdas
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En cada celda de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En

todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
1º.- Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2º.- Teclear los datos. Van a aparecer en la celda activa y en la Barra de

Fórmulas (como se ve en el dibujo).
3º.- Para validar el contenido introducido en la celda se pueden usar tres

métodos:
INTRO: Se valida el contenido para introducirlo en la celda, y la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el contenido para introducirlo en la celda
y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada
(izquierda, derecha, arriba, abajo).
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor introducido en la celda pero la celda activa sigue
siendo la misma.
Si antes de introducir la información se quiere restaurar el contenido de la celda
a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
la Caja de Cancelación de la Barra de Fórmulas. De esta forma no se
introducen los datos y la celda sigue vacía.
3.6) Modificar los datos de una celda

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se escribe
o también más tarde, cuando ya se ha introducido.
 Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún
error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para
borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder
éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA
porque equivale a validar la entrada de datos.
 Si ya se ha validado la entrada de datos y se quiere modificar, se siguen

los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir
directamente a la Barra de Fórmulas haciendo doble clic en
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la parte del dato a modificar. (La Barra de estado cambiará

de Listo a Modificar y en la Barra de Fórmulas aparece el
punto de inserción o cursor al final de la misma).
3. Modificar la información.
4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.
Si después de modificar la información se cambia de opinión y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de cancelación de la
Barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la
información que ya tenía. Y si lo que se desea es reemplazar el
contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
3.7) Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos TIPOS DE DATOS, que

son:
A.- VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente

en una celda. Puede ser número, fecha u hora, o texto.
Números:
Para introducir números se puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales + - / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número
negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número
negativo (es algo típico en contabilidad).
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5
equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como
constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como un coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número
y así se verá en la celda, pero en la Barra de Fórmulas desparecerá dicho
símbolo.
Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como
símbolo de porcentaje.
Si se introducen fracciones tales como 1/4, 6/89, hay que escribir primero un
cero para que no se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa
automáticamente a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Fecha u hora:
Para introducir una fecha u hora, sólo hay que escribirla en la forma en que se
desee que aparezca.
Al igual que los números, las fechas y las horas aparecen alineadas a la
derecha.
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Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo
será necesario introducir los dos últimos dígitos del año; pero para las fechas
que no estén comprendidas entre este rango, necesariamente hay que
introducir el año completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30
12/07/2031
Texto:
Para introducir texto como una constante, hay que seleccionar una celda y
escribir el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres
especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede
contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que
están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se
almacena únicamente en la primera celda.
B.- FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, operadores, o funciones.
Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la Barra de Fórmulas
y debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores son:

ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. (Ejemplo: + -
* / % ^).
TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. (Ejemplo: < > = <= >=
<>).
REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
 Operador de rango indicado por dos puntos ( : ), se emplea para indicar
un rango de celdas. (Ejemplo: A1:G5).
 Operador de unión indicado por una coma ( , ), une los valores de dos
o más celdas. (Ejemplo: A1,G5).
PRIORIDAD DE OPERADORES: Cuando hay varias operaciones en una

misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden
determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la
resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que
están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene
la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría,
se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las
que tienen operadores de comparación y por último las de operadores
lógicos.
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Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es

decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen.
OPERADORES DE COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden:

 Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada
operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha.
 Cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma
expresión, cada operación es resuelta en el orden que aparece, de
izquierda a derecha.
 El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es
realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los
operadores de comparación.
ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
FUNCIONES. Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y

que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel
mostrará un mensaje de error.
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se
deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
Los argumentos deben separarse por “:”.
Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
4. OPERACIONES CON ARCHIVOS
4.1) Guardar un libro de trabajo

Si empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para modificarlo, imprimirlo, o hacer cualquier otra operación,
tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se
denomina Guardar.
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Para guardar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos:

1. Seleccionar el menú Archivo.
2. Elegir la opción Guardar como…
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Si el fichero ya existía, es decir, ya

tenía nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre,
en caso de estar conforme con él, pasaremos directamente al punto 6. Pero, si
lo que queremos es crear un nuevo fichero con la modificación, seguiremos
todos los pasos.
3. En el recuadro Guardar en, haremos clic sobre la flecha de la derecha

para seleccionar la unidad donde vamos a grabar nuestro trabajo. (En el
recuadro inferior vemos que aparecen las distintas subcarpetas de la
unidad seleccionada).
4. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardar el archivo.
5. En el recuadro Nombre de archivo, escribiremos el nombre que
queremos ponerle a nuestro archivo.
6. Hacer clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía
antes de la modificación. Para ello seleccionamos la opción Guardar del menú
Archivo, o bien, hacemos clic sobre el botón Guardar de la Barra de
Herramientas. Se guardará con el mismo nombre que tenía.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como… que
nos permitirá darle nombre.
4.2) Botones del cuadro de diálogo Guardar
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Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar aparecen varios botones en la

parte superior. Son los siguientes:
Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta,

y nos permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo, si estamos en la carpeta Mis

documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C; irá directamente a
éste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra

abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre.
Sirve para cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic

sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de
modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la
parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del
archivo seleccionado.
Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamaño,
tipo o fecha.
Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como
Historial, Favoritos, Mis documentos,… para acceder directamente a ellas.
4.3) Crear automáticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al
archivo original. Para ello seguiremos estos pasos:
3. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Herramientas
.
4. Elegir la opción Opciones generales… Aparecerá un cuadro de diálogo
como éste:
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5. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

6. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones.
7. Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de Guardar
como.
El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre que
el original, anteponiéndole Copia de seguridad de y con la extensión .XLK. Si
es la primera vez que se guarda el libro, no existirá copia, pero sino, al guardar
un libro, la copia de seguridad será el libro antes de la última modificación.
4.4) Proteger libros de trabajo

Excel también permite proteger libros de trabajo mediante contraseñas. Existen
dos tipos de contraseñas:
 Contraseña de protección: Para que sólo puedan acceder al libro
aquellas personas que conocen la contraseña.
 Contraseña contra escritura: Para que cualquiera pueda acceder al
libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas
que conozcan la contraseña.
Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre
mayúsculas y minúsculas.
Si queremos proteger el acceso a libros de trabajo, tenemos que seguir los
mismos pasos que hemos visto en la opción para crear una copia de seguridad,
hasta que aparezca el cuadro de diálogo de Opciones generales… (paso 4):
A continuación escribiremos la contraseña en el recuadro Contraseña para

abrir o en el recuadro Contraseña de escritura, dependiendo del tipo de
contraseña que queramos. Al escribir la contraseña aparecerán estos signos:
*******, para que nadie pueda verla. Al hacer clic en Aceptar, aparecerá un
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cuadro de diálogo para confirmar la contraseña, tendremos que volver a

escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación. (Si
no hemos escrito las dos veces la misma contraseña, Excel nos pedirá volver a
introducirla). Para finalizar, haremos clic sobre el botón Guardar, para cerrar el
cuadro de Guardar como.
El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la
hora de abrirlo. Si hemos utilizado una contraseña de protección, aparecerá el
cuadro de diálogo siguiente:
Si por el contrario la contraseña es contra escritura, aparecerá este otro cuadro

de diálogo:
Si conocemos la contraseña la escribiremos en el recuadro y pulsaremos

Aceptar. Excel recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación
sobre éste. Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo
lectura en cuyo caso Excel lo abrirá, pero cualquier modificación se tendrá que
guardar con otro nombre.
Si queremos borrar una contraseña, tendremos que abrir el libro con la
contraseña para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los
mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el
recuadro de contraseña.
4.5) Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él
para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas:
a) Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo y elegir la opción
Cerrar (si esta opción no se encuentra, hay que ampliar el menú). En
caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación
no almacenada, Excel avisará de ello mostrando el siguiente cuadro de
diálogo:
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Haremos clic sobre el botón Cancelar para no cerrar el documento;

sobre el botón No, para salir del documento sin almacenar la última
modificación; sobre el botón Sí, para almacenar el documento antes de
salir de él. En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún
nombre, aparecerá el recuadro de diálogo Guardar como para poder
asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre
que tenía.
b) Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de
menú, pero no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.
4.6) Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se
denomina Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente:
Una de ellas consiste en utilizar el menú:
1. Seleccionamos la opción Abrir del menú Archivo. O bien hacemos clic
sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas. Aparecerá el
cuadro de diálogo siguiente:
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2. Hacemos clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se

desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
3. Elegimos la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
4. Hacemos doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a
recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior
Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información
de dicha carpeta.
5. Hacemos clic sobre el archivo deseado y a continuación sobre el botón
Abrir.
La otra forma disponible para abrir un documento, consiste en utilizar una lista
de documentos abiertos anteriormente:
1. Seleccionamos el menú Archivo. Al final de la ventana del menú, Excel
presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos.
2. Hacemos clic sobre el documento deseado. El primer documento de la
lista es el último que se abrió.
4.7) Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío,
pero si se quiere crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo, y hay
que seguir los siguientes pasos:
2. Elegir la opción Nuevo… o bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la
barra de herramientas.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.
También se pueden utilizar otras opciones disponibles en Excel a la hora de
empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos
que usaremos para la creación de libros de trabajo.
4.8) Usar plantillas

Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de
cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos.
Cuando abrimos el programa, Excel nos da la opción de abrir un nuevo libro
eligiendo entre libros existentes, libro en blanco, libro nuevo a partir de uno
existente o seleccionar un grupo de plantillas de Excel.
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Si seleccionamos Plantilla generales… aparecerá otro cuadro de diálogo, como

este:
Sólo hay que seleccionar el tipo de plantilla deseada, hacer clic sobre el botón
Aceptar. (Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la
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plantilla, y al final aparecerá una copia de nuestro modelo elegido). Sólo hay
que rellenar la plantilla y al guardar nuestro modelo, aparecerá el cuadro
Guardar como para tener siempre la plantilla original.
4.9) Crear plantillas

Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán
comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla.
6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que la nueva
plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo… del menú
Archivo.
5. FUNCIONES
Excel es una hoja de cálculo que permite realizar muchas operaciones de

forma sencilla, mediante la identificación de las celdas mediante filas y
columnas.
Unas de las grandes herramientas que existen en Excel son las FUNCIONES.
Estas funciones permiten realizar operaciones complejas y de forma sencilla,
tanto con valores numéricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en común el nombre de la función a la que identifica
y una serie de argumentos, todos separados por puntos y comas, todos dentro
de paréntesis. Se puede dar el caso de que haya alguna función que no tenga
ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del
nombre de la función.
Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por
separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo
lo que deseamos y conociendo las funciones es más fácil poder encontrar la
combinación de funciones con las que podemos encontrar el resultado
deseado.
En este apartado vamos a ver el nombre de la función, para qué sirve, la
explicación de la estructura con los argumentos y para que sirve cada una de
ellas y un pequeño ejemplo de cómo utilizar esta función.
FUNCIONES DE TEXTO:
Las FUNCIONES DE TEXTO nos permiten trabajar con el texto que contienen
las celdas. En el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos,
tanto podemos usar texto directamente entre comillas o una referencia a una
celda la cual contiene texto.
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CONCATENAR. Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos

elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas “”. Esta
función puede tener como máximo 30 argumentos.
Su estructura es: CONCATENAR(Texto1;Texto2;…)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto “Juan”, en la celda A2 “Rodríguez”

y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma
celda deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;” “;A2)
El segundo argumento es “ “ para que el nombre y el apellido salgan separados
por un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar
sería utilizando & de la siguiente forma: =A1&” “&A2
IGUAL. Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta

función sólo nos devolverá Verdadero o Falso.
Su estructura es: IGUAL(Texto1;Texto2)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto “Avión” y en la celda A2 “Avion”. En la

celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente
forma: =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor
Falso.
ENCONTRAR. Esta función nos devuelve la posición en la que se encuentra

un valor dentro de una cadena de texto.
Su estructura es: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del
texto; Número de posición inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la
primera posición como número 1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber en qué

posición se encuentra la x, deberemos escribir en la celda A2 la función
=ENCONTRAR(“x”;A1) nos devolverá un 5 como resultado ya que la primera
letra la considera como si estuviera en la primera posición.
IZQUIERDA. Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados

empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Su estructura es: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: “Funciones Excel”. Si en la celda

A2 escribimos la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado
“Funciones”.
LARGO. Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.

Su estructura es: LARGO(Texto)
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Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto “Funciones Excel”. Para saber la

cantidad de caracteres que forman este texto deberás introducir en otra celda
la función =LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15.
MINUSC. Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda

en minúsculas. Si se utiliza una celda en que contiene texto en mayúsculas,
ésta no se transforma toda en minúsculas, sino que en la celda donde
pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en
minúsculas.
Su estructura es: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: “Funciones de EXCEL”. Si

escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos
sería: “funciones de excel”. Volvemos a recordar que tenemos los dos textos
tanto en la celda A1 como en la celda A2, ya que la A2 es una función que
dependerá siempre del contenido que hay en la A1.
EXTRAE. Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una

posición inicial de una cadena de texto.
Su estructura es: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a
extraer)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: “Funciones de Excel” y en la celda

A2 queremos obtener la palabra “de” deberíamos escribir la función
=EXTRAE(A1;11;2)
NOMPROPIO. Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en

mayúsculas la primera letra de cada palabra que forma parte del texto.
Su estructura es: NOMPROPIO(Texto)
Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la

celda A1 el texto: “Funciones de excel”, obtendremos como resultado
“Funciones De Excel”.
REEMPLAZAR. Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto,

indicando desde qué posición y cuántos caracteres se desea reemplazar y el
texto que se quiere poner.
Su estructura es: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de
donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a
insertar)
Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos el texto “Funciones de Excel” y en la

celda A2 la función: REEMPLAZAR(A1;11;2;”dentro de”), esta función nos
devolverá el texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es
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eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y
estos los sustituye por el texto “dentro de”. Hay que observar que se han
eliminado 2 caracteres y se han introducido 9 en su lugar.
REPETIR. Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una

cantidad de veces un texto determinado.
Su estructura es: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)
Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR(“LA”;3),

obtendremos como resultado “lalala”.
DERECHA. Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados

empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto.
Su estructura es: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: “Funciones Excel”. Si en la celda

A2 escribimos la función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado
“Excel”.
HALLAR. Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de
texto.
Su estructura es: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos
encontrar el texto; Posición inicial). Los dos primeros argumentos son
obligatorios, en cambio la posición inicial no, ya que si no la ponemos
empezará a contar desde el número 1.
Ejemplo: Si introducimos en la celda A1 el texto “Funciones de Excel” y

deseamos conocer qué posición ocupa dentro de este texto la letra “d”,
deberíamos escribir en la celda A2 la siguiente función =HALLAR(“de”;A1), la
función nos devolvería el resultado 11.
SUSTITUIR. Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva
cadena.
Su estructura es. SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir;
Nuevo texto)
Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto “Funciones de Excel” y queremos

que en la celda A2 aparezca “Funciones en Excel” deberemos escribir en la
celda A2 la siguiente función: =SUSTITUIR(A1;”de”;”en”)
ESPACIOS. Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de
texto, excepto los que son de separación de palabras.
Su estructura es: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
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Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: “Funciones de Excel”, y

queremos corregir los espacios que sobran entre de y Excel, y que no
aparezcan en la celda A2, tendríamos que poner la función: =ESPACIOS(A1).
De esta forma el resultado final será: “Funciones de Excel”, conservando los
espacios correctos entre palabras.
MAYUSC. Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda

en minúsculas.
Su estructura es: MAYUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: “Funciones de EXCEL”. Si

escribimos la función =MAYUSC(A1) en la celda A2, el resultado que
obtenemos sería: “FUNCIONES DE EXCEL”.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA :
Con las funciones de FECHA y HORA, podremos trabajar con el texto y la hora
obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy
concreta.
Para poder trabajar con estas funciones debemos recordar que para que en
una celda aparezca la FECHA de este justo momento, podemos utilizar la
combinación de teclas: Ctrl + ; y si queremos que aparezca la hora,
utilizaremos la combinación de teclas: Ctrl. + :
FECHA. Nos convierte tres números en formato DD/MM/AA

Su estructura es: FECHA(Año; Mes; Día). Hay que tener en cuenta que si
introducimos un valor que no es correcto lo convierte a uno que sí lo es. Así,
por ejemplo, si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar
la función nos aparecerá un 1.
Ejemplo: Si en una celda introducimos la función: =FECHA(2004;4;25)

aparecerá como resultado: 25/04/2004.
DÍA. Nos devuelve el día de una fecha.

Su estructura es: DIA(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la fecha del sistema actual, (para ello sólo
utilizamos la combinación de teclas Ctrl. + ;). Para que el número del día de
esta fecha aparezca en la celda A2 debemos escribir la función: =DIA(A1)
MES. Nos devuelve el mes de una fecha.

Su estructura es: MES(Fecha)
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Ejemplo: En la celda A1 introducimos la fecha del sistema actual (Ctrl + ;), y

para que en la celda A2 aparezca el número del mes de esta fecha, tendremos
que escribir la función: =MES(A1)
AÑO. Nos devuelve el año de una fecha.

Su estructura es: AÑO(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para

que el año de esta fecha aparezca en la celda A2 tendremos que escribir la
función: =AÑO(A1)
DÍAS 360. Esta función calcula la diferencia de días que hay entre dos fechas
basándose en un año de 360 días, normalmente se utiliza para cálculos
financieros.
Su estructura es: DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la fecha de hoy. En la celda A2

escribimos la misma fecha, pero con un año menos. Si en la celda A3
escribimos la función =DIAS360(A2;A1), nos dará como resultado : 360.
HORA. Nos devuelve la hora de una celda que tiene la hora, minutos y
segundos.
Su estructura es: HORA(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la hora del sistema actual (utilizando la

combinación de teclas Ctrl + : ). Para que la hora aparezca en la celda A2,
tendremos que escribir la función: =HORA(A1).
MINUTOS. Nos devuelve los minutos de una celda que tiene la hora, minutos y
segundos.
Su estructura es: MINUTO(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la hora del sistema actual, y para que la

en la celda A2 aparezcan los minutos, tendremos que escribir la función:
=MINUTO(A1).
SEGUNDOS. Nos devuelve los segundos de una celda que tiene la hora,
minutos y segundos.
Su estructura es: SEGUNDO(Hora completa)
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la hora del sistema actual, y para que la

en la celda A2 aparezcan los segundos, tendremos que escribir la función:
=SEGUNDO(A1).
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AHORA. Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las
dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda
podremos hacer que aparezca una u otra, según nos interese.
Su estructura es: AHORA ( ). (Dentro de la función no existe ningún tipo de
argumento).
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la función =AHORA ( ), en el momento de

pulsar Intro nos aparecerá la fecha y la hora del sistema.
HOY. Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema.

Su estructura es: HOY ( ). (Esta función tampoco tiene tipo de argumento).
Ejemplo: Si escribimos la función =HOY ( ) en la celda A1 y después pulsamos

Intro, nos aparecerá la fecha del sistema.
DIASEM. Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de
la semana.
Su estructura es: DIASEM (Fecha; Rango de fechas). En el rango de fechas
podremos introducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea
domingo, un 2 si el primer día de la semana queremos que sea lunes.
Ejemplo: Escribimos en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2

introducimos la función =DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado un 4. Si
escribiésemos la función =DIASEM (A1;1), aparecería un 5.
FUNCIONES DE INFORMACIÓN
Las FUNCIONES DE INFORMACIÓN nos ofrecen información de una celda o

rango de celdas.
CELDA. Esta función nos devuelve información sobre el formato, ubicación y

contenido de una celda.
Su estructura es: CELDA(Tipo de Información; Celda). A continuación
mostraremos los diferentes tipos de información que podemos solicitar y la
información que nos devolverá. Es importante hacer notar que el tipo de
información siempre deberá ir entre comillas, “”.
-“DIRECCION”: Nos informará de la referencia de la celda en formato texto,

$A$1.
- “COLUMNA”: Indica la columna en la que se encuentra la celda. Nos

devolverá un valor numérico, no el nombre de la columna.
-“COLOR”: Nos devolverá un 1 cuando la celda tiene valor para los valores
negativos y un 0 en caso contrario.
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- “CONTENIDO”: Devuelve el valor de la celda a la que hacemos referencia.
-“PREFIJO”: Nos devuelve un ‘ si la celda contiene texto alineado a la

izquierda, una “ si la celda está alineada a la derecha, ^ si el contenido de la
celda está centrada, \ si la celda tiene texto con alineación de relleno, por
último nos devolverá texto vacío si tiene otro valor.
-“PROTEGER”: Con este valor podremos saber si la celda está protegida con
lo que nos devolverá un 1 y si no lo está un 0.
-“FILA”: Indica la fila en la que se encuentra la celda.
-“TIPO”: Nos devolverá un b si la celda está en blanco, un r si contiene texto,

una v si contiene otro valor como por ejemplo un valor numérico.
-“ANCHO”: Nos indica el ancho de la columna en la que se encuentra la celda.

Siempre el valor se redondeará al entero más próximo.
-“FORMATO”: Con esta opción podremos saber el formato de la celda. Éste

vendrá representado por unos valores de tipo texto: G si el formato es
Estándar. F0 si tiene formato número sin decimales ni separación de miles. .0 si
el formato es separación de miles. F2, sin separador de miles y dos lugares
decimales. .2 si utilizamos un formato con separación de miles y dos lugares
decimales, si aumentamos los decimales aparecerán el número de decimales
de este formato. –M2 formato moneda, con dos decimales con diferenciación
de color rojo para valores negativos. –M0 formato moneda, sin decimales y
color rojo para valores negativos. P0 formato porcentual sin valores decimales.
P2 formato porcentual con dos lugares decimales, el número variará según los
lugares decimales que se tengan. D4 formato fecha completa con separaciones
utilizando /. D1 formato fecha completa con separaciones utilizando -. D7 hora
y minutos con formato a.m. y p.m. D6 formato hora, minutos y segundos con
a.m. y p.m. D9 formato hora y minutos, 24 h. D8 formato hora, minutos y
segundos, 24h.
CONTAR.
CONTAR.BLANCO: Esta función nos devolverá la cantidad de celdas en

blanco que hay dentro de un rango de celdas.
Su estructura es: CONTAR.BLANCO(Rango de celdas). El rango de celdas
siempre se indica con dos celdas, la inicial y la final, separadas por dos puntos.
Ejemplo: Si en la celda C6 escribimos =CONTAR.BLANCO(A1:C2), nos

contará la cantidad de celdas que hay en blanco en el rango A1:C2, este rango
está formado por las celdas A1, B1, A2, B2 y C2.
ESBLANCO. Nos informa si la celda a la que hace referencia esta función está
en blanco. Devolverá Verdadero en caso de estar en blanco y Falso en caso
de contener algún tipo de valor.
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Su estructura es: ESBLANCO(Celda)
ESERROR. Nos devolverá Verdadero si la celda a la que estamos haciendo

referencia es un error y Falso en caso que no lo sea.
Su estructura es: ESERROR(Celda)
ESLOGICO. Nos devolverá Verdadero en caso que la celda a la que se hace

referencia dentro de la función sea un valor lógico y Falso en caso de ser
cualquier otro valor. Consideraremos valor lógico a una celda que contenga una
función que nos devuelva un valor Verdadero o Falso.
Su estructura es: ESLOGICO(Celda).
FUNCIONES LÓGICAS
Las FUNCIONES LÓGICAS nos permiten “preguntar” sobre el valor de otras y

actuar según la respuesta obtenida.
SI. La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener
dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según
la respuesta obtenida.
Su estructura es: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en
caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán
las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica
sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos
obligatorios para esta función.
Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un
valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos
conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos
mirar si son diferentes utilizaremos <>.
Ejemplo: Escribimos en la celda A1 la edad de una persona y en la celda A2

queremos que aparezca el texto “Mayor de edad” en el caso que la edad sea
igual o superior a 18, mientras que nos interesará que aparezca “Menor de
edad” en caso que la edad sea menor de 18. La función que deberíamos
escribir sería =SI(A1>=18;”Mayor de edad”;”Menor de edad”). En el primer
argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta
es Verdadera se realizará el segundo argumento: “Mayor de edad”, en cambio
si la respuesta es falsa, realizaremos el tercer argumento:”Menor de edad”.
Y. Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite
realizar en lugar de una pregunta, varias. Y sólo se realizará el argumento
situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas
sean verdaderas.
Su estructura es: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;…)
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Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la B1 la estatura de la

persona medida en centímetros. En la celda C1 aparecerá el texto “Puede
pasar” si la edad es mayor de 16 años y mide más de 150. En el caso que
alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto “NO puede
pasar”. =SI(Y(A1>16;B1>150);”Puede pasar”;”NO puede pasar). Toda la
función Y(…) se escribe dentro del primer argumento de la función Si.
O. Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con
ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que
está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se
realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de
la O sea verdadera.
Su estructura es: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;…)
Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la

persona es mayor de 16 años o mide más de 150. De esta manera con que se
cumpla una de las dos aparecerá el texto “Puede pasar”. El único caso en que
aparecerá “NO puede pasar”, será cuando las dos preguntas no se cumplan.
=SI(O(A1>16;B1>150);”Puede pasar”;”No puede pasar”).
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
ELEGIR. Con esta función escogeremos un valor de una lista de valores

dependiendo de un índice.
Su estructura es: ELEGIR(Valor del índice; valor 1; valor 2; …). Esta función
está limitada a 29 valores.
Ejemplo: En la celda A1 escribiremos una fecha. En la celda B1 utilizaremos la

función DIASEM, la cual nos devolverá la posición del día de la semana que
ocupa la fecha de la celda A1. En la celda C1 queremos que aparezca el día de
la semana con su nombre según el número que aparezca en la celda
B1. Para ello simplemente escribiremos la siguiente fórmula:
=ELEGIR(B1;”Lunes”;”Martes”;”Miércoles”;”Jueves”;”Viernes”;”Sábado”
;”Domingo”). Podemos observar que el valor de la celda A2 nos sirve como
índice y según el valor que obtenemos la función nos muestra el primer valor, el
segundo…
COLUMNA. Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa

el número de columna en la que se encuentra una referencia. Es importante
hacer notar que la función no nos devolverá la letra de la columna, si no el
número de la columna, así la columna B será la 2 y así sucesivamente.
Su estructura es: COLUMNA(Referencia).
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Ejemplo: Si escribimos la función =Columna(D7) nos devolverá como resultado

el valor 4.
COLUMNAS. Esta función nos devuelve el número de columnas que forman

parte dentro de una matriz o rango de datos.
Su estructura es: COLUMNAS(Matriz)
Ejemplo: Si escribimos la función =COLUMNAS(D9:H17), como resultado nos

devolverá un 5, ya que hay 5 columnas seleccionadas, D, E, F, G y H.
BUSCARV. Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna
de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor
que contiene la columna que deseamos obtener.
Su estructura es: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz
de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato;
Ordenado). Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el
segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer
argumento. Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta
primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que
indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada
deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.
Ejemplo: Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el código de un

artículo nos devuelva la descripción de éste dependiendo de una lista. Para ello
primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la
introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el primer código, por
ejemplo X-1. En la celda B5 la descripción: Coches. En la celda A6
escribiremos X-2 y en la B-6: Camiones… y así todos los valores que
queramos.
Lo que pretendemos con esta hoja es que al introducir un código en la celda
A1, automáticamente en la celda A2 aparezca la descripción que depende del
código. Para ello solamente tendremos que escribir la función siguiente en la
celda A2: =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)
En esta función buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8.
Recordemos que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado
nos mostrará lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor
encontrado.
BUSCARH. Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la
diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma
horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del
valor encontrado.
Su estructura es: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz
de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, sólo que los códigos
que vamos a usar deberán estar distribuidos en columnas y las descripciones
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en la siguiente fila. Así de esta forma podemos utilizar la siguiente función:

=BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)
COINCIDIR. Esta función nos devuelve la posición que ocupa un valor

determinado dentro de una matriz de datos.
Su estructura es: COINCIDIR(Valor buscado; Matriz datos)
Ejemplo: Tenemos una serie de artículos ordenados por el dinero que hemos
ganado por su venta. Nos puede interesar saber qué posición ocupa dentro de
la matriz. Tenemos los artículos desde la celda A3 hasta la A200. Queremos
poner el código a buscar en la celda A1 y el resultado de la posición que ocupa
dentro de la matriz en la A2. De esta forma deberemos escribir la función en la
celda A2 de la siguiente forma: =COINCIDIR(A1;A3:A200)
FILA. Esta función simplemente es informativa ya que sólo nos informa el

número de la fila en la que se encuentra una referencia.
Su estructura es: FILA(Referencia)
Ejemplo: Si escribimos la función =FILA(D7) nos devolverá como resultado el

valor 7.
FILAS. Esta función nos devuelve el número de filas que forman parte de una
matriz o rango de datos.
Su estructura es: FILAS(Matriz)
Ejemplo: Si escribimos la función =FILAS(D9:H17), como resultado nos

devolverá un 9, ya que hay 9 filas seleccionadas, de la 9 a la 17.
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
Las FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS nos permiten

trabajar con números realizando operaciones matemáticas que sin las
funciones serían complejas de poder realizar.
ABS. Esta función nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de
otra forma, nos devolverá el valor sin signo.
Su estructura es: ABS(Valor)
Ejemplo: La función =ABS(-1) nos devolverá como valor 1. Si operamos con

este valor será exactamente igual que si estamos trabajando con un número
positivo. Así si realizamos esta operación =ABS(-1)+2 el valor obtenido será 3.
La función ABS se utiliza muy frecuentemente con funciones financieras ya que
éstas por defecto nos devuelven valores negativos.
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MULTIPLO.SUPERIOR. Nos redondea un valor al múltiplo más próximo que le

indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia arriba y
siempre a valores enteros.
Su estructura es: MÚLTIPLO.SUPERIOR(Número;Múltiplo)
Ejemplo: Si deseamos conocer el entero múltiplo de 2 más cercano al 5

deberemos escribir la siguiente función: =MÚLTIPLO.SUPERIOR(5;2), ésta
nos devolverá un 6.
CONTAR.SI. Esta función nos permitirá contar cuántas celdas diferentes de

blanco de un rango cumplen con un criterio determinado.
Su estructura es: CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condición)
Ejemplo: En una lista de datos aparecen los días de la semana y queremos

saber cuántos de estos se producen los lunes. Para ello introducimos la
función: =CONTAR.SI(A3:A9;”Lunes”) donde se especifica que de la A3 a la
A9 tengo todos los datos y en el siguiente argumento lo que deseamos contar
si estos datos son Lunes.
REDONDEA.PAR. Con esta función conseguiremos redondear un valor al par

mayor más próximo.
Su estructura es: REDONDEA.PAR(Valor)
Ejemplo: Si introducimos la función REDONDEA.PAR(3) nos devolverá como

valor 4. Si también introducimos REDONDEA.PAR(2,2), también nos devolverá
valor 4, ya que es el valor par más cercano.
MULTIPLO.INFERIOR. Nos redondea un valor al múltiplo más próximo que le

indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia abajo y
siempre a valores enteros.
Su estructura es: MULTIPLO.INFERIOR(Número;Múltiplo)
Ejemplo: Si deseamos conocer el entero múltiplo de 2 más cercano al 5

deberemos escribir la siguiente función: =MULTIPLO.INFERIOR(5;2), ésta nos
devolverá un 4.
ENTERO. Con esta función conseguiremos el número entero inferior más

cercano al valor que introducimos en la función.
Su estructura es: ENTERO(Valor)
Ejemplo: Si escribimos la función =ENTERO(5,4) obtendremos como resultado

el valor 5. Es importante hacer notar que cualquier cálculo que hagamos con
esta fórmula siempre lo haremos con el valor entero, los decimales no se
tendrán en cuenta.
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RESIDUO. Nos permite encontrar el resto de una división.

Su estructura es: RESIDUO(Número;Divisor)
Ejemplo: Si escribimos la función =RESIDUO(12;5) como resultado nos dará:

2.
SUMA. Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de
un rango.
Su estructura es: SUMA(Rango)
Ejemplo: Utilizando esta función nos ahorraríamos por ejemplo hacer la suma
de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos
obtener el mismo resultado pero escribiendo la función =SUMA(A1:6)
REDONDEA.IMPAR. Con esta función conseguiremos redondear un valor al

impar mayor más próximo.
Su estructura es: REDONDEA.IMPAR(Valor)
Ejemplo: Si introducimos la función =REDONDEA.IMPAR(4) nos devolverá

como valor 5. Si también introducimos REDONDEA.IMPAR(2,2), nos devolverá
valor 3.
ALEATORIO. Utilizando esta función nos devuelve un número aleatorio entre 0

y 1.
Su estructura es: ALEATORIO( )
Ejemplo: Si deseamos encontrar un valor aleatorio entre 1 y 10, deberemos

escribir esta función: =ENTERO(ALEATORIO( )*10+1. Tenemos que tener en
cuenta que la función aleatorio sólo nos encuentra valores decimales entre el 0
y el 1. Si lo multiplicamos por 10, de esta forma podremos tener valores entre el
0 y el 9, al sumarle uno obtendremos valores entre el 1 y el 10. Para quitar los
decimales utilizamos la función Entero.
REDONDEAR. Nos devuelve un número con una cantidad de decimales que

nosotros le indiquemos. Este valor estará redondeado.
Su estructura es: REDONDEAR(Valor;Número decimales)
Ejemplo: Si escribimos esta función: =REDONDEAR(4,6365;2), obtendremos

como resultado: 4,64. Observa que el tercer seis ha hecho redondear el 3 a un
4. Es importante hacer notar que esta función recorta decimales y a la vez
redondea.
REDONDEAR.MENOS. Esta función realiza el mismo “trabajo” que la función

anterior, pero redondea hacia el valor menor, no redondea a la alza.
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Su estructura es: REDONDEAR.MENOS(Valor;Número decimales)
Ejemplo: Pongamos el mismo ejemplo que el caso anterior:

=REDONDEAR(4,6365;2), en este caso como resultado también tendremos un
valor con 2 decimales, pero esta vez tendremos como resultado: 4,63.
REDONDEAR.MAS. Esta función redondea un valor con una cantidad de

números decimales, pero siempre al alza.
Su estructura es: REDONDEAR.MAS(Valor;Número decimales)
Ejemplo: Pongamos el mismo ejemplo: =REDONDEAR(4,6365;2), en este

caso como resultado tendremos un valor con 2 decimales, pero redondeado
hacia arriba: 4,64.
TRUNCAR. Con esta función convertiremos un número decimal a uno entero

quitando los números decimales. También podemos ver una cantidad de
decimales que deseemos, pero en ningún momento redondea, simplemente
recorta.
Su estructura es: TRUNCAR(Valor; Número decimales)
Ejemplo: Si escribimos la función =TRUNCAR(4,56) obtendremos como

resultado: 4. Si tenemos la función =TRUNCAR(4,56;1) obtendremos como
resultado 4,5. No se ha producido ningún tipo de redondeo.
FUNCIONES ESTADÍSITICAS
PROMEDIO. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los

cuales pueden ser números o nombres, matrices o referencias que contengan
números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o
celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las
celdas con el valor cero.
Su estructura es: PROMEDIO(número1;número2;…)
6. REFERENCIAS A CELDAS
Una referencia identifica el rango en una hoja de cálculo e indica a Excel en

qué celdas debe buscar los valores o datos que desea utilizar en las fórmulas.
Las referencias de celda, en definitiva, son el conjunto de coordenadas que
ocupa una celda en una hoja de cálculo. Como sabemos, el programa identifica
las referencias de forma predeterminada por el sistema A1, que le asigna una
letra a cada columna y un número a cada fila. Por tanto, como ya vimos en
capítulos anteriores, para hacer referencia a una celda, escribiremos la letra de
la columna seguida del número de fila (por ejemplo, C3). Pero también
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podemos hacer referencia a un rango de celdas. Para ello se utilizan dos

valores separados por dos puntos ( : ), por ejemplo: (A1:B4).
Los diferentes tipos de referencias a celdas son:

 RELATIVAS: De forma predeterminada, el programa convierte a las
nuevas referencias en relativas. Esto significa que la referencia indica
una celda en una ubicación específica. Si copiamos esa fórmula en otras
filas o columnas, la referencia se ajustará automáticamente y cambiará
dependiendo de dónde vamos a copiarla. Ejemplo:
A B
1 15 20
2 =A1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna

hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por:
=B2+2. Lo que variará es la referencia a celda A1. Al copiarla una
columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en
uno, es decir, en vez de A pondrá B, y al copiarla una fila hacia abajo en
vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Lo que se ha mantenido en la
fórmula es sumar 2 al contenido de la celda superior.
 ABSOLUTAS: Por el contrario, las referencias absolutas permanecen

inmutables, de manera que si copiamos la celda en otra posición, la
referencia permanece invariable, de tal manera que no se ajustará. Las
referencias absolutas van encabezadas por el símbolo $ (por ejemplo,
$A$1). Ejemplo:
A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna

hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y
delante de la fila está el signo $, no variará la fórmula, y en B3 pondrá
=$A$1+2.
 MIXTAS: Existe un tercer tipo de referencias, son las referencias mixtas.

En estas, una de las dos coordenadas es fija y la otra relativa. Por
ejemplo, $A1 (columna absoluta, fila relativa), o A$1 (columna relativa,
fila absoluta). Si se copia en filas y columnas la referencia, se ajustará la
relativa, mientras que la absoluta permanecerá invariable. Ejemplos:
A B
1 15 20
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2 =$A1+2 30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la

columna, aunque se copie una columna más a la derecha ésta no
variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila
hacia abajo, la fila cambiará por 2 en vez de 1, y el resultado será
=$A2+2.
A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
3
Y si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de

la fila, aunque se copie una fila hacia abajo, ésta no variará. Pero al no
tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la
derecha, la columna cambiará por B en vez de A, y el resultado será
=B$1+2.
7. SELECCIÓN DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS
Selección
Antes de hacer alguna modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel, tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que
se realice la operación. Algunos métodos más utilizados son:
 Selección de una celda: Hacer clic sobre la celda a seleccionar.
 Selección de un rango de celdas: Pulsar el botón del ratón en la primera
celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar.
 Selección de una columna: Situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
 Selección de una fila: Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de
la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
 Selección de una hoja entera: Situarse sobre el botón superior izquierdo
de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1.
hacer clic sobre éste. (Si realizamos una selección de hoja como
eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con
este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
Añadir a una selección

Si queremos añadir celdas a una selección ya realizada, o realizar una
selección de celdas no contiguas, tenemos que realizar la nueva selección
pulsando la tecla CTRL.
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Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, lo haremos manteniendo pulsada la tecla
MAYUS y haciendo clic donde queremos que termine la selección.
Seleccionar celdas con el teclado

Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas, lo haremos:
1) Situándonos sobre la primera celda a seleccionar.
2) Pulsamos la tecla F8. (En la barra de estado aparece el
identificativo EXT que indica que vamos a ampliar o
extender la selección).
3) Nos desplazamos con las flechas de dirección para
ampliar la selección.
4) Una vez terminada la selección, pulsamos la tecla F8
para desactivar el modo Extender.
Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:

1) Seleccionar el primer rango a seleccionar.
2) Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo F8. (En la
barra de estado aparece el identificativo AGR que indica
que vamos a añadir o agregar a la selección).
3) Desplazarse con las flechas de dirección para situarse
sobre la siguiente celda a seleccionar.
4) Pulsar las teclas MAYUS y F8 para desactivar el modo
Agregar.
5) Repetir los pasos 2 y 5 hasta realizar toda la selección.
Para seleccionar una columna entera:

1) Situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar.
2) Pulsar la tecla CTRL. y al mismo tiempo BARRA
ESPACIADORA.
Para seleccionar una fila entera:

1) Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar.
2) Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA
ESPACIADORA.
Para seleccionar todas las celdas de una hoja:

1) Situarse en cualquier celda.
2) Pulsar la tecla CTRL., MAYUS y al mismo tiempo
BARRA ESPACIADORA.
Seleccionar varias hojas de cálculo

Cuando estamos en una hoja de cálculo, se supone que ésta se encuentra
seleccionada, sin embargo existen métodos para seleccionar más de una hoja.
Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:
1) Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como
hoja activa).
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2) Pulsar la tecla MAYUS.

3) Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic sobre la etiqueta de la
última hoja de la selección.
Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:

1) Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como
hoja activa).
2) Pulsar la tecla CTRL.
3) Manteniendo pulsada la tecla CTRL., hacer clic sobre la etiqueta de la
siguiente hoja de la selección.
4) Repetir los pasos 2 y 4, hasta tener todas las hojas deseadas
seleccionadas.
Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:

1) Hacer clic con el botón derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para
que aparezca el menú contextual.
2) Elegir la opción Seleccionar todas las hojas.
Para deseleccionar alguna hoja:

1) Pulsar la tecla CTRL..
2) Manteniendo pulsada la tecla CTRL.,hacer clic sobre la etiqueta de la
hoja a deseleccionar. (La hoja activa ya no se podrá deseleccionar).
8. FORMATO DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS
Formato de celdas
Para realizar el cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y
modificar el tipo y aspecto de la letra, alineación, bordes, sombreados y forma
de visualizar números en la celda, disponemos de las opciones que aparecen
en la Barra de Menús.
En cuanto a la Fuente, Excel nos permite cambiar el tipo de fuente, el tamaño,

el estilo y el color de los datos de una celda. Para ello utilizaremos el menú
Formato, y dentro de este menú elegiremos la opción Formato de celdas. Nos
aparecerá un recuadro con distintas pestañas. Seleccionamos la pestaña
Fuente, y podremos variar: fuente, estilo, tamaño, subrayado, color y efectos.
Igualmente, en la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos
permiten modificar algunas opciones vistas anteriormente, y de forma más
rápida (tipo de fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado y color de fuente).
También podemos cambiar la Alineación de los datos de cada celda,

seleccionando la pestaña Alineación del recuadro de Formato de celdas. Las
distintas opciones son:
 Alineación del texto horizontal, que alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir, respecto a la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre esta opción podremos elegir entre: General,
Izquierda (sangría), Centrar, Derecha (sangría), Llenar, Justificar y
Centrar en la selección.
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 Alineación del texto vertical, que alinea el contenido de las celdas

seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las
celdas. Se puede elegir entre las siguientes opciones: Superior, Centrar,
Inferior, Justificar.
 Orientación, que permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas
para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba abajo o
en cualquier ángulo desde 90º, en sentido de las agujas del reloj o en
sentido opuesto a las agujas del reloj.
 Control de texto, se puede ajustar texto al tamaño de la celda, reducir
hasta ajustar o combinar celdas (las celdas que se seleccionen, se
unirán en una sola).
Del mismo modo, en la barra de Herramientas disponemos de algunos botones
que nos permiten modificar varias de estas opciones.
Otra pestaña del cuadro Formato de celdas, es la pestaña Bordes, que nos
permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
La siguiente pestaña del Formato de celdas es la pestaña Tramas, que sirve

para sombrear las celdas de una hoja de cálculo y así remarcarlas sobre las
demás. En este recuadro tenemos la opción de color y de trama.
También tenemos una pestaña en el Formato de celdas que nos permite

modificar la visualización de los números en la celda, es la pestaña Números.
Las distintas opciones que encontraremos, son:
 General, que visualiza en la celda exactamente el valor introducido.
 Número, que contiene opciones para visualizar los números en formatos
enteros, con decimales y con puntos de miles.
 Moneda, que permite visualizar el número con un símbolo monetario,
como podría ser el €.
 Porcentaje, que visualiza los números como porcentajes. Se multiplica
el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %.
Por último tenemos la opción de Proteger, que nos aparece en el recuadro del
Formato de celdas, y nos sirve para proteger las celdas y no permitir
modificación por error o por no tener permiso para ello. Las operaciones de
esta ficha no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, que lo haremos
en el menú Herramientas, elegir opción Proteger y seleccionar Proteger hoja.
Borrado de celdas
Se pueden diferenciar distintos objetos a borrar de una celda, como puede ser
el contenido o el formato de una celda. Esto lo haremos en el menú Edición,
Borrar, de la barra de menús, que además nos ofrece distintas opciones:
Todo (elimina contenido, comentarios y formato, excepto la anchura y altura de
la celda); Formatos (borra formato y no contenido, ni comentarios);
Contenido (eliminan el contenido, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato; Comentarios (suprime cualquier comentario ligado
al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva contenido y formato).
Otra forma para eliminar el contenido de una celda es seleccionándola y
pulsando la tecla SUPR.
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Formato de filas y columnas

El alto de las filas y el ancho de las columnas también se pueden modificar,
seleccionando las filas o columnas a cambiar y seguidamente la opción Fila o
la opción Columna, del menú Formato.
Aunque esta opción se puede hacer con otro método, que es utilizando el
ratón. En el caso de las filas situaremos el puntero del ratón en la línea situada
debajo del número de la fila que queremos modificar y manteniéndolo pulsado,
arrastraremos hasta la nueva posición. Y en el caso de la columna,
colocaremos el puntero del ratón en línea situada a la derecha del nombre de la
columna y dejándolo pulsado arrastraremos.
En caso de haber modificado la altura de una fila o la anchura de una columna,

podemos redimensionarlas para ajustarlas a la entrada más alta de la fila o el
dato de entrada más ancho de la columna. Para ello usamos la opción
Autoajustar a la selección, del menú Formato.
Otras opciones que ofrece el menú Formato para filas o columnas, son:
Ocultar o Mostrar.
Formato de Hojas
Desde el menú Formato, de la barra de menús, se puede cambiar el Nombre
de la Hoja, Ocultar o Mostrar la Hoja cuando nos interese, añadir una
imagen de Fondo a nuestra Hoja o cambiar el Color de la etiqueta.
¿Cómo se añaden filas, columnas, celdas y hojas?

Se pueden añadir Filas, Columnas, Celdas y Hojas desde el menú Insertar
de la barra de menús, sólo hay que tener en cuenta que:
 En el caso de las filas, hay que seleccionar la fila sobre la que
queremos añadir otra, ya que las filas siempre se añaden por encima de
la seleccionada.
 En el caso de las columnas, hay que seleccionar la columna delante de
la cual queremos añadir otra, porque las columnas siempre se añaden a
la izquierda de la seleccionada.
 Para insertar celdas, hay que seleccionar las celdas sobre las que se
quiere añadir otras.
 Una vez insertada una Hoja, se puede cambiar su posición en el menú
Edición, la opción Mover o Copiar hoja; o también pulsando la etiqueta
de la hoja que queremos mover con el ratón y arrastrándola hasta la
nueva posición. Y si lo que queremos es copiar la hoja en otro libro o
en el mismo, usaremos el método del menú Edición, y la opción Mover
o Copiar hojas; si lo que queremos es copiar dentro del mismo libro,
lo podemos hacer también con la tecla CTRL pulsada y pulsando el
botón del ratón sobre la etiqueta a copiar, y arrastrar hasta la posición
que queramos.
9. DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO: FILTRAR
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9.1) FILTRAR.- Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar
con un subconjunto de datos de una lista.
(Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de
nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene
rótulos para las columnas).
Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna.
(Los criterios son las condiciones que se especifican para limitar los registros
que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por
ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del
campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos >
30.000).
Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

 Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.
 Filtro avanzado, para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar.
Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en
gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u
ordenarlo.
Autofiltro
Cuando utilizamos el comando Autofiltro, aparecen las flechas de
Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.
Lista sin filtrar.
Lista filtrada.
Podemos utilizar el Autofiltro de forma personalizada para mostrar

filas que contengan un valor u otro. También podemos utilizar Autofiltro
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personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición
en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores
comprendidos en un rango específico (como un valor de Agricultura).
Filtro avanzado
El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el
comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las
columnas. En lugar de ello, tenemos que escribir los criterios según los
cuales deseamos filtrar los datos en un rango de criterios independiente
situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más
complejos.
Ejemplos de criterios complejos:
 Varias condiciones en una sola columna: Si incluimos dos o más
condiciones en una sola columna, escribiremos los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta las filas que contienen "Manolo", "Juan" o
"Antonio" en la columna Vendedor.
 Una condición en dos o más columnas: Para buscar datos que

cumplan una condición en dos o más columnas, introduciremos
todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo,
el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
"Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a
1.000 €.
 Una condición en una columna u otra: Para buscar datos que

cumplan una condición de una columna o una condición de otra,
introducimos los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen
"Juan" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a
1.000 €.
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 Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas: Para

buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones,
donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna,
debemos introducir los criterios en filas independientes. Por ejemplo,
el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen
"Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a
3.000 € y también muestra las filas del vendedor Buchanan con
valores de ventas superiores a 1.500 €.
 Más de dos conjuntos de condiciones para una columna: Para

buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones,
debemos incluir columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo,
el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre
5.000 y 8.000 € junto con aquellas inferiores a 500 €.
 Condiciones creadas como resultado de una fórmula: Podemos

utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una
fórmula. Si empleamos una fórmula para crear un criterio, no
debemos utilizar un rótulo de columna como rótulo de criterios;
tenemos que conservar este rótulo vacío o utilizar uno distinto a un
rótulo de columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que
promedio de las celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
Hay que tener en cuenta que la fórmula que utilicemos con el fin de generar
una condición debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia al
rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer
registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser referencias
absolutas y la fórmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO. En el
ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7)
de la lista.
Cuando evalúa datos, Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y
minúscula.
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9.2) FILTRAR UNA LISTA.- Sólo podemos aplicar filtros a una lista de una hoja
de cálculo a la vez. Los pasos básicos son:
1) Hacer clic en la celda de la lista que queremos filtrar.
2) En el menú Datos, seleccionar Filtro y hacer clic en Autofiltro.
 Filtrar por el número menor o mayor

1. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los números
y hacer clic en Las 10 más.
2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic en superiores o
inferiores. En el cuadro del medio, escribir un número.
3. En el cuadro de la derecha, hacer clic en elementos.
 Filtrar una lista en busca de filas que contengan un texto específico
y hacer clic en Personalizar.
2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic en igual o en no igual,
contiene o no contiene.
3. Introducir el texto que deseemos en el cuadro de la derecha.
4. Si necesitamos buscar valores de texto que comparten algunos
caracteres pero no otros, podemos utilizar un carácter comodín.
Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios
de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar
contenido :
? (Signo de interrogación) ……… Para buscar un único carácter.

Ejemplo: Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (Asterisco) ………………. Para buscar un número de caracteres.

Ejemplo: *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (Tilde) seguida de ?, *, o ~ …………… Para buscar un signo de

interrogación, un asterisco o una tilde.
Ejemplo: fy91~? buscará "fy91?"
5. Para agregar otros criterios, haremos clic en Y u O, y repetiremos

el paso anterior.
 Filtrar por celdas vacías o celdas no vacías

Haremos clic en la flecha de la columna que contiene los números y, a
continuación, elegiremos Vacías o No vacías. Hay que tener en cuenta
que estas opciones sólo están disponibles si la columna que queremos
filtrar contiene una celda vacía.
 Filtrar por números mayores o menores que otro número

2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic en es mayor que, es
menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que.
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3. En el cuadro de la derecha, escribir un número.

4. Para agregar otros criterios, hacer clic en Y u O, y repetir el paso
anterior.
 Filtrar por un número igual o no igual a otro número

2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic en es igual o no es igual
a.
3. En el cuadro de la derecha, escribir un número.
anterior.
 Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto

2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic en comienza por o no
comienza por, o en termina con o no termina con.
3. Introducir el texto que deseemos en el cuadro de la derecha.
4. Si necesitamos buscar valores de texto que comparten algunos
caracteres pero no otros, utilizaremos un carácter comodín.
anterior.
 Filtrar por los números superior o inferior, por porcentaje

y hacer clic en Las 10 más.
2. En el cuadro de la izquierda, hacer clic en superiores o
inferiores.
3. En el cuadro del medio escribimos un número.
4. En el cuadro de la derecha, hacemos clic en Por ciento.
Cuando aplicamos un filtro a una columna los únicos filtros disponibles en las
demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada actualmente. Sólo
aparecen las 1000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la
flecha .
9.3) FILTRAR UTILIZANDO CRITERIOS AVANZADOS.- Vamos a ver algunos

ejemplos sobre cómo se usan los filtros avanzados.
1. En primer lugar hay que insertar al menos tres filas vacías sobre la lista,
que pueden utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe
tener rótulos de columna. Debemos comprobar que existe al menos una
fila vacía entre los valores de criterios y la lista. Por ejemplo, podría
tener este aspecto:
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2. En las filas situadas bajo los rótulos de columna, escribiremos los

criterios que queremos buscar. Se filtrarán todos los elementos que
comiencen con ese texto. Por ejemplo, si escribimos Rod como criterio,
Microsoft Excel encuentra "Rodríguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar
sólo el texto especificado, introduciremos la siguiente fórmula, donde
texto es el texto que queremos encontrar: =''=texto''. Para buscar
valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros,
utilizaremos un carácter comodín (ya los hemos visto en el punto
anterior).
3. Haremos clic en una celda de la lista.
4. En el menú Datos, seleccionamos Filtro y hacemos clic en Filtro
avanzado.
5. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios,
haremos clic en Filtrar la lista sin moverla. Para filtrarla copiando las
filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haremos
clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último,
en la esquina superior izquierda del área donde queremos pegar las
filas.
6. En la casilla Rango de criterios introducimos la referencia, incluidos los
rótulos de criterios. Para borrar temporalmente el cuadro de diálogo
Filtro avanzado, mientras seleccionamos el rango de criterios, haremos
clic en Contraer cuadro de diálogo .
7. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, tenemos que cambiar
los valores del rango de criterios y volver a aplicar el filtro a los datos.
Sugerencias:
 Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del

rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios.
También se puede definir el nombre Base de datos para el rango de
datos que deben ser filtrados y definir el nombre Extraer para el área
donde queremos pegar las filas, y estos rangos aparecerán
automáticamente en los cuadros Rango de lista y Copiar a,
respectivamente.
 Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las
columnas que deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copiaremos
los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del
área donde vamos a pegar las filas filtradas. Cuando filtremos, tenemos
que escribir una referencia a los rótulos de columna copiados en el
cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las
columnas cuyos rótulos se hayan copiado.
9.4) FILTRO DE REGISTROS ÚNICOS.- Los pasos que tenemos que seguir,
son los siguientes:
1. Seleccionar la columna o hacer clic en la celda de la lista que queremos
filtrar.
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2. En el menú Datos, seleccionamos Filtro y hacemos clic en Filtro

avanzado.
3. Podemos seguir uno de estos procedimientos.
o Para filtrar la lista en su lugar, como si se utilizara Autofiltro,
haremos clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
o Para copiar el resultado del filtro a otra ubicación, haremos clic en
Copiar a otro lugar. Después, en el cuadro Copiar a,
escribiremos una referencia de celda.
(Para seleccionar una celda, hacer clic en Contraer cuadro de
diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo.
Seleccionar la celda en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer
clic en Expandir diálogo ).
4. Activamos la casilla de verificación Sólo registros únicos.
9.5) INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE

CÁLCULO.- Excel tiene varias características que facilitan la administración y
el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas características,
podemos introducir los datos en la lista según las siguientes instrucciones:
 Organización de la lista
Es aconsejable utilizar sólo una lista por cada hoja de cálculo.-
Evitaremos tener más de una lista en cada hoja de cálculo. Algunas de
las características de administración de listas, como el filtrado,
solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.
Colocar elementos similares en una columna.- Podemos diseñar la
lista, de forma que todas las filas tengan elementos similares en la
misma columna.
Mantener la lista separada.- Hay que dejar al menos una columna en
blanco y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de
cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista
cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales
automáticamente.
Colocar los datos críticos sobre la lista o debajo de ella.- Debemos
evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la
lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista.
Mostrar las filas y columnas.- Tenemos que asegurarnos de que todas
las filas o columnas ocultas estén visibles en pantalla antes de introducir
cambios en la lista. Cuando no se muestran las filas y columnas de una
lista, es posible que se eliminen los datos por equivocación.
 Formato de la lista
Utilizar rótulos de columna con formato.- Debemos crear rótulos de
columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para
generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Es
conveniente utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama,
un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato
que se asigne a los datos de la lista. Es mejor darle a las celdas el
formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.
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Utilizar bordes de celdas.- Cuando queramos separar los rótulos de los

datos, utilizaremos bordes de celda, nunca filas en blanco ni
guiones, para insertar líneas debajo de los rótulos.
Evitar filas y columnas en blanco.- Evitaremos la colocación de filas y
columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con
mayor facilidad la lista.
No escribir espacios iniciales ni finales.- Los espacios adicionales al
comienzo o al final de una celda afectan al modo en que se ordena y
busca. En lugar de insertar espacios, aplicaremos una sangría al texto
dentro de la celda.
Extender los formatos de lista y las fórmulas.- Al agregar nuevas
filas de datos al final de una lista, Excel extiende de forma coherente los
formatos y las fórmulas. Para extender un formato, tres de las cinco
celdas anteriores deberán utilizar el mismo formato. Para poder extender
una fórmula, todas las anteriores deberán ser coherentes.
9.6) QUITAR FILTROS.- Algunas operaciones para quitar filtros son:

 Para quitar un filtro aplicado a una columna de una lista, hay que hacer
clic en la flecha que aparece junto a la columna y, a continuación,
hacer clic en Todas.
 Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de una lista,
seleccionaremos Filtro en el menú Datos y haremos clic en Mostrar
todo.
 Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccionaremos Filtro en el
menú Datos y haremos clic en Autofiltro.
10. DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO: ORDENAR
10.1) ORDEN PREDETERMINADO.- En una ordenación ascendente, Microsoft

Excel utiliza el siguiente orden. En una ordenación descendente, el orden se
invierte salvo en las celdas en blanco que siempre se colocan al final.
 Números: Los números se ordenan desde el número negativo menor al
número positivo mayor.
 Ordenación alfanumérica: Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo
ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si
una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la
celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la
entrada "A11".
 El texto y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + <
=>ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Los apóstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una
excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guión, el
texto con el guión se ordenará en último lugar.
 Valores lógicos: En valores lógicos, FALSO se coloca antes que
VERDADERO.
 Valores de error: Todos los valores de error son iguales.
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 Espacios en blanco: Los espacios en blanco siempre se colocan en

último lugar.
10.2) ORDENAR UNA LISTA.- Podemos ordenar una lista de distintas formas y
criterios. Estas son las opciones que nos ofrece Excel:
Ordenar filas en orden ascendente (de la A a la Z o del 0 al 9) o en orden

descendente (de la Z a la A o del 9 al 0):
1. Hacer clic en una celda de la columna que deseemos ordenar.
2. Hacer clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
Ordenar filas por 2 ó 3 columnas:
Para obtener resultados óptimos, la lista que se ordene deberá tener rótulos de
columna.
1. Hacer clic en una celda de la lista que deseemos ordenar.
2. En el menú Datos, hacer clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, hacer clic en las columnas
que deseemos ordenar.
4. Seleccionar otras opciones de ordenación que deseemos y, a
continuación, hacer clic en Aceptar.
Ordenar por 4 columnas:

1. Hacer clic en una celda de la lista que deseemos ordenar.
3. En el primer cuadro Ordenar por, hacer clic en la columna de menor
importancia.
4. Hacer clic en Aceptar.
6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, hacer clic en las otras 3
columnas que deseemos ordenar, comenzando por la más importante.
Ordenar filas por meses o días de la semana:

1. Seleccionar una celda o un rango en la lista que deseemos ordenar.
3. En el cuadro Ordenar por, hacer clic en la columna que deseemos
ordenar.
4. Hacer clic en Opciones.
5. En Primer criterio de ordenación, hacer clic en el orden personalizado
que deseemos y hacer clic en Aceptar.
Utilizar una lista propia para ordenar:

1. En un rango de celdas, escribir los valores por los que vamos a ordenar,
en el orden que deseemos, de arriba abajo. Por ejemplo: DATOS
2. Seleccionar el rango. Alto
Medio
Bajo
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3. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones y elegir la ficha

Listas personalizadas.
4. Hacer clic en Importar y después en Aceptar.
5. Seleccionar una celda de la lista que deseemos ordenar.
7. En el cuadro Ordenar por, hacer clic en la columna que deseemos
ordenar.
9. En Primer criterio de ordenación, hacer clic en la lista personalizada
que hemos creado. Por ejemplo, hacer clic en Alto, Medio, Bajo.
10. Hacer clic en Aceptar.
Debemos tener en cuenta que no se puede utilizar un orden personalizado en
un cuadro Luego por. El orden personalizado se aplica únicamente a la
columna especificada en el cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas
mediante un orden personalizado, hay que ordenar cada una por separado. Por
ejemplo, para ordenar por las columnas A y B, en ese orden, primero
ordenamos por la columna B y después especificamos el orden personalizado
en el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. A continuación, ordenamos
la lista por la columna A.
Ordenar columnas por filas

La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena a su vez
las columnas. Para ello, se siguen los siguientes pasos:
1. Hacer clic en una celda de la lista que queremos ordenar.
4. En Orientación, hacer clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a
continuación, en Aceptar.
5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, hacer clic en las filas que
deseemos ordenar.
Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Microsoft
Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las
columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.
11. ELABORACIÓN DE GRÁFICOS
Los Gráficos ofrecen una representación visual de los datos. En lugar de tener
que analizar columnas de valores de hoja de cálculo, podemos interpretar el
significado de los datos de un solo vistazo.
En Excel podemos crear un gráfico en nuestra propia hoja o incrustarlo como
objeto en una hoja de cálculo. Para crear un gráfico, sólo tenemos que
especificar sus números o datos primero en una hoja de cálculo, y a
continuación, seleccionar los valores, hacer clic en Insertar y hacer clic en el
iniciador del cuadro de diálogo del panel de Gráficos.
Nos aparecerá el primer paso del asistente para gráficos, que es: TIPO DE
GRÁFICO. En total hay cuatro pasos. En caso de elegir el botón siguiente, una
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vez que hayamos elegido el tipo de gráfico, pasaremos al segundo paso que
es: DATOS DE ORIGEN. Este paso es el más importante de todos, ya que en
él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. El siguiente
paso (el tercero de todo el proceso), es OPCIONES DE GRÁFICO, que consta
de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas
opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico. Y el cuarto y último
paso es la UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos
el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja
independiente.
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Si después de finalizar la elaboración del gráfico, queremos modificar algunos

de los pasos, podemos volver a algún paso determinado utilizando el menú
Gráfico.
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C/ DELINEANTES S/N 1º PLANTA LOCAL 6

2. ELEMENTOS BÁSICOS DE EXCEL...........................................................1

3. CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL..........................................................4

4. OPERACIONES CON ARCHIVOS............................................................11

7. SELECCIÓN DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS....................34

8. FORMATO DE CELDAS, COLUMNAS, FILAS Y HOJAS........................36

9. DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO...........................................................39

10. DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO: ORDENAR.....................................46

11. ELABORACIÓN DE GRÁFICOS.............................................................49

1. INTRODUCCIÓN MICROSOFT EXCEL

Excel es un programa de tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones

2. ELEMENTOS BÁSICOS DE EXCEL

Para arrancar Excel 2002 XP se puede hacer de dos formas:

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está

La barra de menús contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de

Los distintos menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado

La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma

La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos,

La barra de fórmulas consta de dos partes:

3. CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL

3.1) Libro de trabajo

3.2) Hoja de cálculo

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con

fila. (Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo

3.3) Movimiento rápido en la Hoja

El paso siguiente es escribir en el recuadro Referencia, la dirección de la celda

3.4) Movimiento rápido en el Libro

B. Utilizando los botones de la izquierda:

Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.

Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.

Para ir a la última hoja.

3.5) Introducir datos en las celdas

En cada celda de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En

2º.- Teclear los datos. Van a aparecer en la celda activa y en la Barra de

3º.- Para validar el contenido introducido en la celda se pueden usar tres

3.6) Modificar los datos de una celda

 Si ya se ha validado la entrada de datos y se quiere modificar, se siguen

la parte del dato a modificar. (La Barra de estado cambiará

3.7) Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo se pueden introducir distintos TIPOS DE DATOS, que

A.- VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente

B.- FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,

Los distintos tipos de operadores son:

PRIORIDAD DE OPERADORES: Cuando hay varias operaciones en una

Los operadores de comparación tienen todas las mismas prioridades, es

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden:

FUNCIONES. Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y

4. OPERACIONES CON ARCHIVOS

4.1) Guardar un libro de trabajo

Para guardar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos:

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Si el fichero ya existía, es decir, ya

3. En el recuadro Guardar en, haremos clic sobre la flecha de la derecha

4.2) Botones del cuadro de diálogo Guardar

Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar aparecen varios botones en la

Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta,

Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo, si estamos en la carpeta Mis

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra

Sirve para cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic

4.3) Crear automáticamente copias de seguridad

5. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.