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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRIMER NIVEL DE
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
ESPECILIAZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
GERENCIA DE DOCUMENTOS
BOGOTÁ
2007
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRIMER NIVEL DE
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN
Trabajo de grado para optar el título de Especialista en

Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
Director de Tesis
Pedro Ignacio Galeano
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
ESPECILIAZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
GERENCIA DE DOCUMENTOS
BOGOTÁ
2007
Notas de aceptación:
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_____________________________________
____________________________________
Firma del presidente del jurado
____________________________________
Firma del jurado
_____________________________________
Firma del jurado
Bogotá, 06 de julio de 2007

CONTENIDO
Pagina
INTRODUCCIÓN 1
1 MARCOS DE REFERENCIA 7
1.1 MARCO CONCEPTUAL 7
1.1.1 Producción 8
1.1.2 Recepción 8
1.1.3 Distribución de documentos 9
1.1.4 Trámite de Documentos 9
1.1.5 Organización de los documentos 9
1.1.6 Consulta de documentos 9
1.1.7 Conservación de los documentos 10
1.1.8 Disposición final de los documentos 10
1.2 MARCO LEGAL 11
1.3 MARCO INSTITUCIONAL 11
1.3.1 Misión 12
1.3.2 Visión 12
1.3.3 Promesa de valor 13
1.3.4 Objetivos de la promesa de valor 13
2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO 14

2.1 IDENTIFICACIÓN 15
2.2 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO 18
2.2.1 El Edificio y Casa 18
2.2.2 El Archivo 20
2.2.3 Instalaciones de los depósitos 22
2.2.4 Condiciones de prevención de desastres y 24
mantenimiento
2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN 25
2.3.1 Almacenamiento 26
2.3.2 Aspectos archivísticos 26
2.3.3 Preservación documental 27
2.2.4 Documentos mínimos por archivo 28
3 COMITÉ DE ARCHIVO 32
3.1 FUNCIONES DEL ARCHIVO 33
3.2 FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO 34
4 CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN 36
4.1 ORGANIGRAMA DE INFORMÁTICA Y GESTIÓN 39
4.2 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 42
4.2.1 Cuadro de Clasificación para Informática & 43
Gestión
4.2.2 Cuadro de Codificación Informática & Gestión 44
5 VALORACIÓN DOCUMENTAL 47
5.1 GENERALIDADES 47
5.1.1 Información del documento 48
5.2 VALORACIÓN SEGÚN EL ARCHIVO GENERAL DE 49
LA NACIÓN (AGN)
5.2.1 Primera etapa del proceso de valoración 50
5.2.2 Segunda etapa del proceso de valoración 50
5.2.3 Selección documental 51
5.2.4 Eliminación Documental 52
5.3 FINALIDAD DE LA VALORACIÓN 53
6 RETENCIÓN DOCUMENTAL 54
6.1 INVESTIGACIÓN DE LA EMPRESA 54
6.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA 55
DOCUEMTACIÓN
6.3 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TRD 55
6.4 APLICACIÓN DE LA TRD 55
6.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 56
6.5.1 Archivo de gestión o de oficina 56
6.5.2 Archivo Central o intermedio 56
6.5.3 Archivo histórico o permanente 57
58
7 PROPUESTA
CONCLUSIONES 61
BIBLIOGRAFÍA 63
LISTA DE ANEXOS
Pagina
1 DIAGNÓSTICO – FORMATO DE DIAGNÓSTICO 65
2 DIAGNÓSTICO ADMINISTRACIÓN DEL 66

ARCHIVO
3 DIAGNÓSTICO – SERVICIO QUE PRESTA EL 67

ARCHIVO
4 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO 68

EL EDIFICIO

EL ARCHIVO

INSTALACIONES DE DEPOSITOS
7 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES 73

Y MANTENIMIENTO
8 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMETACIÓN 76
ALMACENAMIENTO
9 ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS 78
10 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL 79
11 PERFIL DEL AUXILIAR DE SERVICIOS 81

GENERALES
GLOSARIO
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la

gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos

por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es

sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza
para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos,

producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural
por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación permanente.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de

los documentos en su ciclo vital.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el primer proceso del conjunto de

procesos destinados a la organización de archivos tendientes a
controlar, recuperar y conservar la información contenida en los
documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o

recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.
E-SYNERGY: es una solución nueva basada en tecnología Web (Intranet

/ Internet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia
global, brindándole a más personas (clientes, proveedores, empleados,
distribuidores y mercado en general) más acceso a la información que
antes, para lograr con esto, disminuir costos ocultos de
desplazamientos, múltiple digitación de documentos, largas llamadas
telefónicas y todo lo que genera baja productividad. Con e-Synergy se
pueden relacionar o conectar: computadores, documentos, clientes,
productos y empleados, desde Internet.
EXPEDIENTE: Unidad organizada de documentos reunidos por el

productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización
archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El
expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una
dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.
FONDO ABIERTO: Documentación de entidades administrativamente

vigentes.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
SECCIÓN. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las

atribuciones de cada departamento de conformidad con las disposiciones
legales aplicables.
SERIE: División de una sección que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una materia o asunto específico.
SUBSERIE (asunto específico): Es el conjunto de unidades

documentales, que conforman parte de una serie, identificadas en forma
separada de ésta por su contenido y características específicas.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL: Es la unidad archivística más pequeña
intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un
informe, una fotografía o una grabación sonora.
RESUMEN
El presente trabajo es la realización de la propuesta de un programa de

gestión documental (PGD) para la empresa privada Informática y
Gestión S.A, debido que internamente cuenta con un archivo organizado
de acuerdo al conocimiento empresarial, pero no con la normatividad y
recomendaciones establecidas en el Archivo General de Nación (AGN).
Se inicia con una presentación de la empresa sus antecedentes,

descripción del problema, pregunta de investigación, la justificación,
objetivo general y específicos, por ultimo el diseño metodológico.
Teniendo en cuenta los marcos de referencia conceptual basado en un
PGD, el legal de acuerdo a la ley 594 de 2000 del AGN y el institucional,
donde se describe el procedimiento de gestión documental para los
documentos pertenecientes al sistema de gestión de calidad, junto con
la misión, visión y promesa de valor de la empresa.
Para cumplir con el objetivo general, se realizó un diagnóstico de los

archivos de clientes, recursos humanos y contable y Administrativo,
para evaluar la conservación y estado de los documentos en cada uno
de ellos, pero con mayor detalle el de clientes, debido que en éste está
la mayor cantidad de documentos. Para realizar este diagnóstico se usó
como referencia el libro de Luís Ernesto Jaimes y Maria Clemencia
García, Pautas para diagnóstico integral de archivos.
Dentro de un PGD es necesario y obligatorió tener un comité de archivo,
y como en la empresa actualmente no existe este comité se presentan
una serie de funciones, para que sean consideradas dentro de la
empresa.
El comité es quien entra a evaluar el cuadro de clasificación y

codificación propuesto en este trabajo, basado en la estructura orgánica
de la empresa y en lo recomendado por el AGN.
El cuadro de clasificación es parte fundamental para dar introducción a

la teoría de valoración, respetando el ciclo vital y tiempos de retención
de los documentos en cada uno de los archivos de gestión, central e
histórico.
Finalmente se realiza una propuesta de PGD para que la empresa

Informática y Gestión S.A considere la posibilidad de implementarlo a
través de un tercero, y armonizarlo con el sistema electrónico de
documentos que maneja actualmente.
INTRODUCCIÓN
Antecedentes. La empresa Informática & Gestión S. A. es una

empresa del Grupo Holandés Exactsoftware y se dedica a la
comercialización, prestación de servicios y desarrollo del Sistema
Integrado de Información Gerencial y Operativo SIIGO. Actualmente
cuenta con una oficina central en Bogotá, 24 sucursales nacionales y 2
sucursales en Latinoamérica, Lima, Perú y Quito, Ecuador.
En total tiene 385 empleados, 358 en Colombia, de los cuales 206 se

encuentran en la casa matriz en Bogotá, 152 empleados en las 24
sucursales y en las dos sucursales de Latinoamérica tiene 27
empleados, 18 en Lima y 9 en Quito.
En Colombia la empresa está en el proceso de obtener la certificación

ISO 9001, documentando cada uno de los procesos de los
departamentos de: Servicios, Comercial, Investigación y Desarrollo,
Administración y Recursos Humanos, para estandarizar los procesos
tanto en la casa matriz como en las sucursales, optimizando los recursos
de la empresa para la satisfacción del cliente.
Informática y Gestión S.A. cuenta con un archivo de clientes en la casa

matriz y en cada una de sus sucursales. La identificación y ubicación de
cada una de las carpetas dentro del archivo se hace a través de un
orden y asignación del número de licencia para cada cliente, éste es de
catorce dígitos.
1
El serial asignado identifica:
País Sucursal Año de Consecutivo Mes de

responsable compra automático compra
00 00 0000 0000 00
De esta forma se crea la capeta, se le asigna el código con el nombre

del cliente y se inicia el proceso de guardar los documentos
pertenecientes a este cliente. El primer documento corresponde al
contrato de licenciamiento y prestación de servicios del producto,
consecutivamente se guardan cada uno de los documentos producidos y
recibidos del cliente, pero sin ninguna categorización y orden.
Descripción del problema. La empresa cuenta con un e-bussines, que

permite tener digitalizados todos los documentos y a través del flujo de
trabajo controlar cada uno de los procesos de la empresa y así tener las
evidencias de los servicios prestados a los clientes y prospectos a través
de requerimientos electrónicos. Al tener digitalizado cada uno de los
documentos recibidos y producidos por los clientes, prospectos y
empleados, se puede saber en cualquier momento qué documentos
tiene cada uno ellos en sus respectivas hojas de vida en la WEB y
pueden acceder a consultar sus documentos y respuestas cuando están
adjuntos a un requerimiento. Esta consulta se realiza según el nombre
de usuario, clave asignada y categoría de permisos de cada cliente y
empleado.
Los documentos dentro del sistema se clasifican en una categoría

principal, una categoría y una subcategoría y tienen un nivel de
2
seguridad. Según el nivel de seguridad asignado podrá ser consultado
por el cliente o únicamente por los empleados que tengan la
autorización para consultar los documentos. Esta categorización dentro
del e-bussines y con las búsquedas avanzadas que ofrece, permite
ubicar cualquier documento según la selección de la categoría elegida
para poder consultarlo y leerlo, identificando quién fue su creador y las
personas que han visto el documento.
La empresa tiene organizados electrónicamente todos los documentos

de sus clientes y empleados, pero físicamente no cuenta con un control
y orden definido especialmente en los clientes, porque la casa matriz y
cada sucursal tienen autonomía para archivar los documentos de los
usuarios en sus respectivas carpetas. Estas carpetas tienen nombre y
código, el nombre es el del cliente y el código es el serial asignado
internamente a la licencia por el sistema. Asignado el código, se
archivan casi todos los documentos pertenecientes al cliente.
La consulta de la información física es incompleta en los casos en que se

requieren los documentos en original, debido a que no toda la
información digitalizada se encuentra de forma física en el expediente
del cliente, porque el sistema permite que algunos documentos se
generen solo electrónicamente y se evita tenerlo físicamente, lo que
genera demora en la toma de decisiones para el abogado, porque
aunque puede consultar toda la documentación vía WEB, en ocasiones
requiere los documentos impresos cuando se presentan enfrentamientos
jurídicos entre los clientes o empleados y la compañía, demostrando
documentos físicos. El abogado solicita siempre el expediente del
cliente para poder leer la información relacionada con el caso y ésta
debe contener cada uno de los soportes de las visitas realizadas y el
3
contrato de licenciamiento y prestación de servicios firmado por la
empresa y el cliente, mencionando cada uno de los servicios y
obligaciones que tiene la empresa con sus usuarios y viceversa.
Los documentos que se archivan para el caso de los clientes son: el

contrato de licenciamiento y mantenimiento, visitas de servicios, otro si
al contrato, garantías y pólizas de cumplimiento para cuando aplique, en
cambio las cotizaciones no son archivadas debido a la vigencia de 30
días de cada una de ellas.
La compañía no cuenta con una correcta preservación física de sus

documentos para almacenarlos y ésta no cumple con la normatividad
exigida. Adicionalmente no tiene Tabla de Retención Documental para
todos los documentos producidos y recibidos, únicamente tiene como
guía lo exigido por la norma ISO 9001 en su listado maestro.
La información electrónica genera mayor eficiencia en las consultas y en

la divulgación de información para la compañía, permite mantener
enterados, según el documento publicado, a los empleados, clientes y
publico en general, pero la organización no ha puesto la suficiente
atención al archivo físico, debido a que ofrece sistemas de información
con tecnología de punta; la compañía usa y opera cada uno de los
sistemas que ofrece para evidenciar y demostrar a los prospectos y
clientes su utilidad diaria en la toma de decisiones.
4
Pregunta de investigación. Para el desarrollo de este proyecto
formuló la siguiente pregunta de investigación:
¿Cómo puede implementarse el primer nivel de un programa de gestión

documental en la empresa Informática & Gestión?
Justificación. Organizar el archivo físico de la empresa permitirá mayor

control de la información evitando las inconsistencias entre el archivo
digital y el físico, para permitir la consulta de una forma eficiente y
poder remitirse al documento original para usarlo como evidencia en los
casos que sea necesario.
Lograr esta organización le permitirá a la empresa tener una política

definida de los documentos según lo recomendado por la ley general de
archivos, para ser incorporada al proceso ISO que la empresa tiene
actualmente, ésta a su vez puede convertirse en una acción preventiva
del control de documentos y proponer una nuevo listado maestro de
registros, basándose en la primera etapa de un programa de gestión
documental.
Adicionalmente, con el programa de gestión documental, la empresa

podrá resaltar la importancia y ventajas administrativas de tener un
archivo físico organizado y así preserva también su memoria
institucional.
5
Objetivo General. Diseñar el primer nivel de un programa de gestión
documental para la empresa Informática & Gestión S A.
Objetivos Específicos. Para el cumplimiento del objetivo general se

hace necesario tener en cuenta los siguientes cinco (5) objetivos
específicos: primero, diagnosticar el estado del archivo físico actual en la
casa matriz, segundo, establecer las funciones del comité de archivo
para incorporarlas al comité de calidad, tercero, establecer el cuadro de
codificación y clasificación, cuarto, realizar la valoración documental y
quinto, determinar los tiempos de retención y la disposición final de los
documentos.
Diseño Metodológico. El diseño de este estudio es de tipo descriptivo,

el cual permite observar y describir los elementos que se requieren para
realizar la propuesta de implementación del primer nivel de un
programa de gestión documental.
La población y muestra de estudio son las carpetas del archivo físico de

Informática & Gestión S.A en la sede principal de Bogotá.
Las fuentes de información que sirvieron para el proyecto fueron: el

archivo físico, archivo electrónico, las secretarias de cada departamento
y el auxiliar de servicios generales, quien tiene entre sus
responsabilidades custodiar el archivo de clientes.
Las técnicas de recolección utilizadas fueron cuestionarios de

diagnóstico, entrevistas especialmente con el auxiliar de archivo, y los
documentos digitados en el sistema e-synergy.
6
1. MARCOS DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
Los programas de gestión documental (PGD) permiten seleccionar

eficientemente los documentos generados en cada área de trabajo y
contribuyen eficientemente en el control y en la administración de los
documentos que se reciben y se emiten en una empresa.
El establecimiento de flujos de trámite documentario brinda beneficios

en la organización, administración y control del programa de gestión
documental, permitiendo ahorrar tiempo y recursos. Informática &
Gestión SA tiene un sistema basado en flujos de trabajo que se
intentara integrará y completar con el programa de gestión documental
en los documentos físicos.
El diseño de un PGD consta de diferentes fases, la primera de las cuales

está compuesta de1:
1. Un programa de conservación y eliminación de documentos

2. Procedimientos de transferencia de documentos de valor
permanente
3. Identificación y descripción de series documentales.
Para proceder con la implementación se debe tener en cuenta el

concepto de archivo total, que contiene el proceso integral de la
1
Galeano M, Pedro, Programa Gestión Documental, Presentación Microsoft Power Point PPT
7
formación del archivo y el ciclo vital de los documentos. La formación
del archivo contiene los siguientes procesos2:
9 Producción,
9 Recepción,
9 Distribución,
9 Trámite,
9 Organización,
9 Consulta,
9 Conservación, y
9 Disposición final de documentos.
1.1.1 Producción. Generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.
Comprende el origen, creación, y diseño de formatos documentos,

conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.
1.1.2 Recepción. Conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurídica.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de

diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo
electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de
acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar
regulados en los manuales de procedimientos.
2
Procesos de un Programa de Gestión documental. AGN. Pág. 1 a 18
8
1.1.3 Distribución de documentos. Actividades tendientes a
garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos internos,

externos y enviados por la entidad. Sin interesar el medio de
distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envío de los mismos.
1.1.4 Tramite de Documentos. Curso del documento desde su

producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
Cada departamento genera un conjunto de documentos objeto de

trámites administrativos, estos documentos integran sus respectivas
series documentales.
Según la normatividad del país, se deben tener en cuenta los tiempos

máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
1.1.5 Organización de los documentos. Conjunto de acciones

orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos
de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
1.1.6 Consulta de documentos. Acceso a un documento o grupo de

documentos con el fin de conocer la información que contienen.
9
Garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información
contenida en los documentos de archivo. Los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo
electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de

obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos,
ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.
1.1.7 Conservación de los documentos. Conjunto de medidas

preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física
y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Garantiza las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los

documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para
el archivo y los sistemas de almacenamiento de información en sus
distintos soportes.
1.1.8 Disposición final de los documentos. Selección de los

documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal o permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de
Valoración Documental.
La disposición final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó

previamente el proceso de valoración para definir su conservación
permanente, o su reproducción a través de diferentes tecnologías, en
10
cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la
eliminación cuando se hayan agotado sus valores administrativos, no
tengan o no representen valor para la investigación o para la selección
de algunas muestras representativas.
Teniendo en cuenta los conceptos anteriores, se continúa con la

clasificación documental para establecer las series documentales según
la estructura orgánica de la empresa y crear la tabla de retención, para
formar el fondo documental de la empresa.
Finalmente se procede a determinar con el apoyo de la tabla de

retención los documentos que pertenecen al archivo de gestión, archivo
central y archivo histórico. (AGN)
1.2 MARCO LEGAL

Ley 594 de 2000 Archivo General de la Nación cuyo objeto es establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado, particularmente los artículos 22 y 23 que normalizan sobre
procesos archivísticos y formación de archivos respectivamente.
1.3 MARCO INSTITUCIONAL
En la empresa Informática & Gestión S.A existe un procedimiento de

gestión documental para cada uno de los documentos que pertenecen al
sistema de gestión de calidad, su objetivo es: establecer los criterios
necesarios para solicitar, elaborar, modificar, actualizar y aprobar
cualquier documento que integra los procesos del sistema de gestión de
11
calidad (SGC), así mismo establecer el control sobre los documentos
externos y no controlados.
La empresa actualmente no tiene dentro de su organigrama la

dependencia de archivo, por esta razón no existe el cargo de jefe de
archivo. El depósito de archivo no tiene en cuenta la producción
documental establecida porque no se maneja una tabla de retención
documental.
El direccionamiento estratégico, esta basado en la misión, visión,

promesa de valor y los objetivos de la promesa de valor.
1.3.1 Misión. Contribuir con el incremento de la rentabilidad y

productividad de las pequeñas y medianas empresas nacionales y de
habla hispana, mediante la oferta de soluciones informáticas para la
administración de negocios, basados en nuestro Sistema Integrado de
Información Gerencial y Operativo SIIGO, como soporte a la función
administrativa y operativa y en e-Synergy como apoyo a la
automatización electrónica de negocios a través de Internet,
implementándolos con un equipo de trabajo altamente competitivo y
comprometido con la satisfacción total del cliente. Así reafirmaremos
nuestro liderazgo en el sector.
1.3.2 Visión. Nos vemos como una empresa que hace un real aporte en
el incremento de la rentabilidad y productividad de nuestros clientes,
ofreciéndoles el mejor servicio. Con esto conseguiremos que toda
empresa nacional utilice alguno de nuestros productos, irradiando este
esquema a todos los países de habla hispana.
12
1.3.3 Promesa de valor. Satisfacer las necesidades y expectativas
razonables de nuestros clientes a partir del ofrecimiento de soluciones
que cumplan con todos los requerimientos tanto legales como genéricos,
a través de la prestación de un servicio eficaz, apoyados de un equipo
humano competente y comprometido hacia la satisfacción del cliente,
utilizando herramientas tecnológicas y mejorando continuamente los
procesos.
1.3.4 Objetivos de la promesa de valor.
Mantener y Mejorar el índice de satisfacción de nuestros clientes.

Disminuir los inconvenientes de producto reportados por los
clientes.
Cumplir con las metas establecidas en cuanto al desempeño de los
procesos.
Incrementar el uso de las herramientas tecnológicas.
Garantizar la competencia del personal.
13
2. DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO
La correcta conservación de documentos mantiene sin deterioro la

información de la empresa y permite consultar en cualquier momento la
información de los expedientes. De esta forma se mantiene la memoria
institucional. Para lograrlo se hace necesario realizar un diagnosticó del
estado actual del archivo, el cual está ubicado en tres sitios diferentes
dentro de la empresa:
- Archivo de clientes.
- Archivos de Recursos Humanos.
- Archivo Contable y administrativo.
En cada una de las diferentes ubicaciones del archivo se determinarán

factores y variables que directa o indirectamente causen algún daño a la
documentación. Se realizará una evaluación del estado de los
documentos para controlar el deterioro y resaltar la importancia de
tener un archivo organizado.
El diagnosticó garantizará3:
• Tener una visión completa en la que se encuentra el archivo pues

contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del
entorno físico en el cual está lá documentación y de su
organización.
3 JAIMES, Luís Ernesto; GARCIA, Maria Clemencia. Pautas para diagnostico integral de archivos, pagina 7
14
• Reconocer y evaluar las diferentes variables que inciden en la
preservación, desde una perspectiva integral, teniendo en cuanta
sus especificaciones pues se evalúa el estado de conservación por
medio del deterioro presente en los documentos.
• Formular programas de conservación preventiva, dirigidos a la
corrección, mantenimiento y control basados en el conocimiento
de los factores involucrados.
• Facilitar los procesos de gestión documental que deben formular
los archivos atendiendo los principios rectores de la archivística de
precedencia y orden natural, y al ciclo vital de los documentos.
• Contribuir en la planificación dando la posibilidad de tomar
decisiones administrativas, permite proyectar el presupuesto para
la adquisición de materiales e insumos y tomar los correctivos que
se deben adoptar en la planta física.
• Prestar un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la
entidad en general.
2.1 IDENTIFICACIÓN
Se determina la estructura administrativa del archivo dentro de

Informática y Gestión, los recursos humanos destinados a desarrollar
funciones de archivo, que se ejecutan actualmente sin ningún
conocimiento archivístico.
Actualmente los departamentos de: cartera, comercial, investigación y

desarrollo, servicios y consultoría, producen sus respectivos
documentos, los cuales están dentro del archivo de gestión, debido a
15
que son respuestas a diferentes peticiones del los clientes y se están
consultando por cada departamento para saber la evolución de su
respuesta.
Presidencia y recursos humanos, producen documentos para las

entidades prestadoras de salud y pensión, cajas de compensación y
otras empresas, cuando organiza encuentros para los empleados en
lugares diferentes. Estos documentos están como archivo de gestión4.
Los documentos que produce el departamento de administración están

considerados como archivo de gestión dentro de la compañía, y tiene la
responsabilidad de archivar la información contable de la oficina central
y cada una de las sucursales.
Debido a que existen tres depósitos diferentes dentro de la empresa

para los documentos producidos y recibidos, cada departamento es
autónomo en su manejo y organización, de hecho ninguno de los
departamentos conoce la normatividad archivística, por esto consideran
que todos sus documentos pertenecen al archivo de gestión.
La administración del archivo de clientes, que es el más representativo e

importante de la compañía. Está bajo la responsabilidad de una persona,
el auxiliar de servicios generales, que tiene entre sus responsabilidades
(Ver anexo 11):
4
Definición según Ley 594 del 2000; Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
16
• Controlar la entrada y salida de carpetas de clientes del archivo.
• Controlar la correspondencia recibida por correo o vía fax.
Este funcionario no está dedicado de tiempo completo al archivo de

clientes y no tiene formación en archivo, adicionalmente, esta formación
no es exigida para el perfil del cargo, quien depende y reporta al
Gerente Administrativo y financiero.
La empresa no cuenta con un manual específico de gestión documental

para contemplar la conservación física de los documentos, únicamente el
que exige la norma ISO para la modificación de cada uno de los
procedimientos e instructivos y documentos contemplados en el manual
de calidad.
Al no tener manual de gestión documental, la organización no tiene una

tabla de retención documental5, ni de valoración documental, no existe
un reglamento de archivo, ni un comité de archivo.
El servicio de consulta interna que presta el archivo actualmente, a los

empelados y al asesor jurídico, se hace a través de de solicitudes
electrónicas a través de solicitudes electrónicas, que son recibidas por
el auxiliar de archivo quien es el responsable de entregar la carpeta a
quien la haya solicitado.
5
Definición según Ley 594 del 2000; Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
17
La consulta física de la carpeta del cliente, se realiza en el archivo, pero
no tiene sala de consulta, o la carpeta es entregada para que la persona
consulte la información necesitada y luego debe ser devuelta al auxiliar
de archivo para que sea puesta en su sitio original.
El otro tipo de consulta se realiza a través del sistema e-synergy para

subir los documentos digitales y atarlos a cada cliente de acuerdo con la
categoría que se la haya asignada a cada documento, pero esta consulta
no esta controlada por el archivo.
El archivo no presta un servicio definido, adicionalmente es considerado

el lugar donde se almacena la carpeta de los clientes y no presta ningún
servicio de asesoría para las demás dependencias.
2.2 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO
Con el fin de determinar los factores de riesgo y fortalezas que tiene el

archivo, se consideran diferentes aspectos, especialmente factores de
deterioro, medidas de prevención y una inspección para determinar el
área destinada al archivo. Se presenta también la infraestructura física
del edificio, el archivo, instalaciones de depósitos y condiciones de
prevención de desastres.
2.2.1 El Edificio y Casa. La empresa tiene un edificio de cinco pisos y

una casa en arriendo ubicada atrás del edificio, que está comunicada
con el primer piso del edificio.
18
El edificio está construido desde febrero de 1990, su destinación inicial
era y es para oficinas y cuenta con cinco pisos, donde están ubicadas las
oficinas de cada uno de los departamentos de la empresa.
Piso Oficinas de:

1 Recepción, Consultoría, Servicio en Planta, Bodega y Archivo
de clientes
2 Comercial y telemercadeo
3 Presidencia, Recursos humanos y Archivo de Recursos
Humanos
4 Servicios
5 Investigación y desarrollo
La casa está construida desde febrero de 1976, su destinación inicial era

de vivienda familiar y hoy día es arrendada para oficinas, y cuenta con
dos pisos.
Piso Oficinas de:

1 Recepción y oficina de Capacitación, 4 aulas, zona de cafetería
y archivo contable y administrativo.
2 Cartera, Contabilidad, Auditoria y Gerencia Administrativa y
financiera.
El estado de los inmuebles es aceptable porque se les hizo

mantenimiento y mejoras hace dos años para poder establecer la nueva
disposición física de las oficinas. Adicionalmente para esta adaptación se
19
contrató un arquitecto quien con los planos de los dos inmuebles realizó
las adecuaciones.
Estos cambios se realizaron pensando en la presentación y estética de la

empresa, pero no contemplaron ninguna norma para la disposición de
los archivos y garantizar la correcta preservación de los documentos,
solamente las zonas donde estarían ubicados los archivos.
2.2.2 El Archivo. Actualmente tiene tres depósitos y áreas con las que
cuenta la empresa para preservar la información. Cada uno de los
archivos se encuentra ubicado en lugares diferentes dentro de las
oficinas.
Cada archivo está bajo la responsabilidad y custodia del área

responsable, más ninguna de ellas tiene conocimiento de la
normatividad y de su organización. Tampoco se cuenta con una persona
para clasificación de la información.
El nivel que ocupa cada uno de los archivos dentro de las instalaciones
de la empresa es el siguiente:
Ubicación dentro de edificio
Piso Nombre del archivo
1 Archivo de clientes
3 Archivo de recursos humanos
Ubicación dentro de la Casa

Piso Nombre del archivo
1 Archivo de contable y administrativo
20
A continuación se hace una descripción de cada uno de los archivos.
Nombre del Archivo Condiciones de seguridad

El Auxiliar de Servicios Generales, tiene
llaves de la puerta, para mantenerla
cerrada durante los momentos que no
se encuentre en el archivo.
Al estar ubicado en el garaje, no ofrece

Archivo de clientes las mejores garantías de custodia, por
estar hacia la calle y aun mantiene la
puerta metálica del garaje.
El mobiliario donde se almacena la

información de los clientes, son
archivadores de madera.
Está bajo la custodia del departamento
de Recursos Humanos (RH) y la
Asistente de RH es quien tiene llaves
del archivo.
Archivo de recursos Al estar en el tercer piso, está más

humanos seguro porque no presenta un
movimiento de clientes, sino
únicamente el de empleados, que
eventualmente lo frecuentan.
El mobiliario es un archivador en
21
madera, con las carpetas de los 224
empelados de Bogotá.
Está bajo custodia del departamento de
Gerencia Administrativa y Financiera y
no esta bajo llave, sino que es de libre
acceso para el personal del área y
recursos humanos.
Está ubicado en el primer piso de la

casa, junto a la puerta de emergencia,
hacia la calle.
Archivo de contable y
administrativo
No tiene la suficiente custodia de la
información porque está visible, para
cualquier empelado o cliente que
necesite dirigirse al departamento de
cartera, ubicado en el segundo piso de
la casa.
La información está guardada en

muebles de cuatro niveles, corredizo.
2.2.3 Instalaciones de los depósitos. Las instalaciones de los

depósitos son adaptaciones realizadas por la empresa, para la ubicación
de cada uno de los archivos, lo que genera condiciones no aptas para la
preservación de los documentos.
22
Ninguno de los depósitos cuenta con sistemas de regulación de
humedad relativa, temperatura, ventilación, iluminación ni filtros de
aire. Adicionalmente cada uno de ellos tiene iluminación artificial con luz
fluorescente, encendida durante la jornada laboral.
Las condiciones actuales de los depósitos son:
Nombre del Archivo Condiciones

Iluminación natural, mínima porque la
puerta del garaje únicamente tiene una
ventana biselada de 5 cms de ancho.
Archivo de clientes
Muy poca ventilación natural y no tiene
ventilación artificial.
Una única puerta de acceso.

Iluminación natural, aceptable porque
está ubicado en la oficina de la
Asistente de RH, que tiene una ventana.
Archivo de recursos
Aceptable ventilación natural porque
humanos
esta área al ser la de menos empleados,
tiene una mejor disposición del espacio.
Una puerta de acceso.

Iluminación natural, mínima porque
Archivo contable y
quedó ubicado en un lugar donde no
administrativo
hay ventanas, ni claraboyas.
23
Aceptable ventilación natural y no
tienen ventilación artificial.
Cuenta con una puerta de acceso, que

es la misma para poder subir al
segundo piso donde está el área de
cartera.
2.2.4 Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento.

La empresa cuanta con un plan de prevención de desastres, pero
únicamente enfocada a la seguridad de los empleados, pero no de la
información, ni de centros de apoyo cercano.
El edificio y la casa cuentan con detectores de humo en cada uno de los

pisos, que activan la sirena de evacuación, a las que se les realizan una
revisión mensual para verificar su correcto funcionamiento. En cada uno
de los pisos donde está ubicado cada archivo se tiene un detector de
humo.
En el edificio y la casa, cada piso tiene un extintor de fuego por piso, a

los cuales se les realiza recargas anuales y se verifica su
funcionamiento, pero en cada uno de los archivos no se cuenta con un
extintor para salvar la información y evitar que se deteriore en caso de
incendio.
24
La empresa tiene un comité de salud ocupacional y un grupo de
empleados para liderar y mantener la calma en cada uno de los
departamentos, en caso de una evacuación.
Para el manejo de los documentos, no se tiene una dotación especial

para el empelado que está en permanente contacto con los documentos,
ni elementos de atención para los documentos, para evitar el deterioro
en caso de desastres con agua, o fuego.
El mantenimiento de la limpieza de los depósitos de archivo, se realiza a

diario, pero no se tiene un control microbiológico en los depósitos, ni
con la propia documentación.
Al no tener este control, no se realizan inspecciones periódicas del

estado de los depósitos, lo único es que cuando existe algún deterioro
visible, se repara en el menor tiempo posible, debido a que por cada
uno de los depósitos, pasan canaletas del cableado estructurado y de
energía eléctrica, para conectar los computadores y otros aparatos
electrónicos.
2.3 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Se presentan características físicas y técnicas de la documentación de

soporte en papel, así como aspectos de organización archivística. Esta
organización está determinada por el estado de conservación de la
documentación.
25
2.3.1 Almacenamiento. El almacenamiento de la información se realiza
en archivadores de madera con cuatro cajones cada uno, donde se
pueden guardar un máximo de 110 carpetas por cajón. Estos son
usados en el archivo de clientes y recursos humanos. Los archivos de
administración y contabilidad están en libros de pasta dura.
La estantería de clientes y recursos humanos está dispuesta paralela a

los muros aproximadamente a unos 3 cmts de distancia del muro, y de
forma horizontal. La de administración y contabilidad en archivadores
corredizos de forma vertical.
La empresa no maneja el concepto de archivos de gestión6, central7 e

histórico8. Para la organización los archivos de gestión son todos. Es
importante aclarar que la empresa actualmente contrató a la empresa
Alarchivo para que guarde los expedientes de los clientes desde 1988
hasta 1999, porque lo considera información histórica.
2.3.2 Aspectos archivísticos. Al determinar la forma de organización

archivística, se encuentra que no cuenta con descriptivos para recuperar
la información, tampoco tiene una tabla de retención documental, ni una
política definida para la transferencia del archivo y de los procesos
6
Definición según Ley 594 del 2000; Archivo De Gestión: Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
7
Definición según Ley 594 del 2000; Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
8
Definición según Ley 594 del 2000; Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación permanente.
26
relacionados con la gestión documental, por esta razón no se ha
realizado eliminación de documentos.
La documentación que se encuentra organizada, está clasificada según

su procedencia, si es de un cliente, o de un empelado, o es contable o
administrativa. Ordenada cronológicamente para el caso de los clientes
y contabilidad, para el caso de los empleados ordenadas alfabéticamente
por el primer apellido de cada empleado.
Debido que toda la información está digitalizada y se puede consultar en

cualquier momento vía Internet, físicamente su consulta y recuperación
no cuenta con instrumentos como son: guías, catálogos, índice o
inventario.
El archivo funciona como archivo de gestión, pero no regulado bajo

procedimientos de producción, ni de trámite. Igualmente no tiene un
cronograma de transferencias para saber en que momento la
información pasa a cada uno de los archivos, según su ciclo vital.
2.3.3 Preservación documental. Actualmente no se cuenta con un

sistema de conservación para aplicar programas y acciones concretas
con la documentación. Al no tener este sistema, no se aplica la
normatividad sobre conservación, ni existe una normalización en el uso
de las características específicas de los tipos de documentos y deterioros
presente en los soportes.
Adicionalmente no se hacen tratamientos de conservación porque el

deseo de las directivas es intentar manejar al máximo posible, el
27
concepto de: oficina con cero papel. Al digitalizar todos los documentos
se reduce la posibilidad de que se presente algún tipo de enfermedad
laboral relacionada con las condiciones en las que se encuentra la
documentación. No se cuenta con un sistema de monitoreo de
condiciones ambientales.
Aunque se realiza limpieza dentro del depósito, no se le realiza a la

documentación con los procesos de organización archivística, al no
realizarse este proceso, tampoco se hace una preparación física de la
documentación para transferirla, ni se realiza intervención directa a los
documentos.
El archivo de clientes es el más expuesto, a la presencia de roedores,

debido a que está ubicado en el primer piso y en la casa vecina funciona
una panadería y un restaurante, que atraen a estos animales.
2.3.4 Documentos mínimos por archivo. Los archivos deben tener

una documentación mínima para ser consultados, para el archivo de
clientes, recursos humanos y contable, se detalla por cada una, cuál es
la información mínima que debe tener cada uno.
Archivo de clientes. La población total está dada por los nuevos

clientes creados desde enero del año 2000 hasta diciembre de 2006.
Ésta corresponde a 2.357 carpetas.
Para establecer el tamaño de la muestra se usó el software STATS, que

arrojó el siguiente resultado:
28
Fuente: Programa STATS. Decisión Analyst, Inc
Se toma una muestra de 71 carpetas, para elegir estas carpetas se

diseñó una tabla en Excel numerada de 1 a 2357 con el nombre de
cada cliente, el software STATS aleatoriamente arroja lo números.
Nombre Visitas
Contrato de Cámara de Visitas de
del OTROSI de
licenciamiento Comercio Instalación
Archivo Servicio
Archivo de
65 20 25 68 50
clientes
29
Total
71
Carpetas
Q % Observaciones
La necesidad de tener los contratos de
mantenimiento de los clientes, por el SGC
hizo que el resultado fuera satisfactorio
Contrato de debido brigada de recuperación de
65 92%
licenciamiento contratos realizada hace dos años,
mantenimiento el control hoy día. Tiene la
firma del representante legal del cliente y
de Informática y Gestión
La Cámara y Comercio es un documento
que se solicita siempre que un usuario
compra por primera vez la licencia, pero no
se tenía la costumbre de archivarlo en la
Cámara de
20 28% carpeta del cliente. Por esta razón son
Comercio
pocas las carpetas con Este documento,
pero con el procedimiento actual se
garantiza tener en la carpeta del cliente
este documento.
Este documento se presenta cuando el
cliente realiza adiciones de módulos,
usuarios o compra licencias de e-synergy.
OTROSI 25 35%
Debido a esta caracteriza no todas las
carpetas tienen este documento. Tiene la
firma del representante legal del cliente y
30
de Informática y Gestión
La mayoría de las carpetas tiene este

documento debido que es uno de los
primeros que se recibe porque evidencia
Visitas de que el producto se instalo o presento
68 96%
Instalación inconsistencias en el proceso de
instalación. Tiene la firma y sello del cliente
y la del asesor de servicios que realiza la
visita
Cuando se presenta un inconveniente en la
instalación se genera otra visita y se crea
otro documento como vista de servicio,
Visitas de donde se evidencia continuación de la
50 70%
Servicio instalación, corregir inconsistencias o
realizar actualizaciones al software. Tiene
la firma y sello del cliente y la del asesor de
servicios que realiza la visita.
Archivo de RH y archivo Contable y administración. No se obtuvo

acceso porque la gerencia de los dos departamentos considero que era
información confidencial de la empresa y no debería ser considerada
dentro del trabajo.
31
3. COMITÉ DE ARCHIVO
El comité debe estar conformado por un grupo asesor de la alta

dirección, responsable de definir las políticas y adoptar programas de
trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos del archivo de la empresa.
La importancia del comité de archivo radica en su responsabilidad de

resaltar el valor de cada uno de los archivos de la empresa, porque
estos son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su
vigencia, su valor es la memoria institucional de empresa.
Adicionalmente realiza propuestas de tabla de retención documental y
de eliminación de documentos.
El comité se encarga de estudiar los asuntos relativos al valor

secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre
selección y eliminación de éstos, para los archivos de clientes, recursos
humanos y contables y administrativos, según las políticas generales de
la compañía. Así mismo deberá sugerir el régimen de acceso y el de
transferencia y resolver con base en las disposiciones generales del
Archivo General de la Nación las consultas, sobre eliminación de
documentos producidos por las oficinas de entidades públicas, que
puedan adaptarse a la empresa.
Debido que la empresa actualmente no cuenta con un comité de

archivo, es importante, resaltar las funciones que cumple el archivo,
para luego detallar las funciones del comité.
32
9
3.1 FUNCIONES DEL ARCHIVO
Unificar criterios sobre:

Métodos de organización de los fondos documentales
Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la
empresa.
La creación de mecanismos de acción que propenden a la
conservación documental.
El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.
Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y
custodia.
Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.
Crear y prestar los servicios del Archivo.
Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en
custodia
Rediseñar servicios de información
Crear nuevos servicios
Realizar el control de la producción documental en lo relacionado
con:
La elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la
empresa.
La definición de la Información contenida en los formatos y
su uso.
9
AMAYA, Becerra, Simón Alberto, Conceptos Archivistitos Básicos.
33
3.2 FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO10:
Establecer los planes y programas de trabajo y tomar decisiones en

los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad.
Formular las políticas de conformidad con la normatividad vigente,
para el manejo, operación, sistematización, conservación,
salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística
relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición
del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases
de archivo la conservación del documento, los mecanismos de
consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración
y eliminación del mismo.
Promover la adopción de las normas, políticas y procedimientos,
sobre manejo y conservación de los archivos.
Sugerir recomendaciones que mejoren la organización, conservación
y custodia de los archivos.
Propender porque se asigne el presupuesto suficiente para la
administración y funcionamiento de los archivos.
Capacitar y promover las normas y programas de gestión
documental.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y
conservación de la información archivística y de correspondencia en
cada una de las dependencias, cuyos jefes deberán hacer cumplir las
decisiones adoptadas por el comité
Sugerir un diagnóstico del sistema archivistito y de correspondencia
como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos
10
Funciones Comité de archivo [En línea]
34
Establecer las Tablas de Retención Documental de conformidad con la
normatividad vigente, aprobarlas o in aprobarlas.
Proyectar y gestionar la aprobación de las actas de modificación de
las Tablas de Retención documental, TRD.
Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o
consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y
programas diseñados por el Comité,
Proyectar para la firma del director los actos administrativos
relacionados con el establecimiento y regulación del sistema
archivístico
Estas funciones permiten la creación de parámetros para el manejo y

organización de la documentación producida y recibida por los
departamentos de la empresa, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
35
4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN
La clasificación tiene como finalidad brindar pautas generales que

permitan a la empresa la correcta administración de los documentos,
estableciendo un sistema de clasificación acorde con los principios
archivistitos, y así facilitar el control, recuperación y conservación de la
información contenida en los documentos para su utilización
administrativa, jurídica y científica.
La correcta clasificación de los documentos, facilita la codificación de las

series y subseries documentales producidas en los archivos, según la
funciones especificas de cada departamento, respetando el
direccionamiento estratégico de la empresa.
Esta clasificación se realiza teniendo en cuenta la estructura orgánica y

las funciones de cada uno de los departamentos, y es la base para
elaborar los cuadros de clasificación de acuerdo con la jerarquía de los
departamentos productores de documentos.
De esta manera los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a

saber: fondo, sección, serie (sub-serie), expediente, unidad documental.
El cuadro de clasificación que se presenta a continuación muestra los
niveles para la clasificación y para el proceso de descripción11.
11
GUERRERO, Angie. Cuadro General de Clasificación Archivistita. Instructivo para su Elaboración, pag 3
36
Para aclarar el cuadro general de clasificación, es importante tener en
cuenta los siguientes conceptos12:
Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por

una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.
Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las

atribuciones de cada departamento de conformidad con las
disposiciones legales aplicables.
12 Conceptos del Instructivo cuadro de clasificación
37
Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución
general y que versan sobre una materia o asunto específico.
Subserie (asunto específico): Son el conjunto de unidades

documentales, que conforman parte de una serie, identificadas en
forma separada de ésta por su contenido y características
específicas13.
Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos por el

productor para su uso corriente, o durante el proceso de
organización archivística, porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
básica de la serie.
Unidad documental: Es la unidad archivística más pequeña

intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria,
un informe, una fotografía, una grabación sonora.
Este proceso de clasificación se debe basar en los principios de

procedencia y orden original para identificar las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo, como las funciones asignadas
a los departamentos y los asuntos que estos tramitan14.
13
GODOY, de Lozano, Julia, LOPEZ, Ávila, Maria Imelda. Cartilla de Clasificación Documental Definición
cartilla de clasificación documental, Pág. 20
14 _________, Pág.10
38
4.1 ORGANIGRAMA DE INFORMÁTICA Y GESTIÓN
La empresa cuenta con una discriminación del organigrama general para

cada departamento, esto permite una mayor facilidad en la clasificación
y codificación de los documentos.
El departamento de Consultoría no se detalla porque lo componen la

gerencia de consultaría y sus consultores.
Organigrama General
39
Organigrama de Comercial
Organigrama de Administración y Finanzas
40
Organigrama de Investigación y Desarrollo
Organigrama de Gerencia Servicio al Cliente
41
Organigrama de Recursos Humanos
La presentación de cada uno de los organigramas es para mostrar que

toda la empresa está enfocada a la satisfacción de sus clientes, esta es
la razón de la compañía y la jerarquía inicia con el cliente.
4.2 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La clasificación permite mostrar como funciona un departamento que

produjo un documento. Una de las características de un archivo, es el
vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el
momento de su creación, en cumplimiento de una actividad relacionada
con la empresa, que puede ser jurídica, administrativa, prestación de
servicios y práctica.
42
Los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión,
objetivos y funcionamiento del departamento que los produjo15.
La empresa de acuerdo con su vigencia administrativa, tiene un fondo

abierto16.
4.2.1 Cuadro de Clasificación para Informatica & Gestión. El

cuadro de clasificación toma como base la estructura orgánica de la
empresa respetando la clasificación de los documentos digitales del
sistema.
15
____________. Pág. 16
16
Fondo Abierto: Documentación de entidades administrativamente vigentes. Cartilla Clasificación
documental. Pág. 17
43
4.2.2 Cuadro de Codificación Informática & Gestión. Se realiza el siguiente cuadro de codificación
de documentos según estructura orgánica y clasificación en e-synergy.
Subsección
Sección Serie Subserie
Departamentos
1000 Presidencia 000 04 Proveedores 10 Comunicaciones
100 Calidad 05 SGC Sistema Gestión de 19 Documentos
Calidad 20 Documentos Internos
26 Formatos
32 Plantillas
38 Registros
200 Jurídica 01 Contratos 35 Proveedores
08 Clientes
30 Personal
2000 Vicepresidencia 100 Mercadeo 00 31 Piezas de diseño grafico
05 Brochure
200 Ventas 00 25 Eventos
14 Cotizaciones
Renovaciones y 29 Pedidos
300 Recuperaciones de 00 06 Cartas Clientes
Contratos 08 Clientes
3000 Gerencia 100 Contabilidad 00 27 Libros
Administrativa y 15 Declaraciones
44
Financiera 04 Bancos
11 Consolidaciones
07 Certificados
200 Cartera 00 10 Comunicaciones
23 Estados de Cuenta
300 Auditoria 00 33 Políticas
400 Tesorería 09 Comprobantes de pago
4000 Investigación y 100 Desarrollo y 00 18 Diseños
Desarrollo Mantenimiento
200 Programas Especiales 16 Desarrollo de Especiales
300 Control de calidad 28 Mejoras de Producto
400 Plataforma 42 SIIGO DOS
43 SIIGO Windows
44 SIIGO.net
24 e-Synergy
13 Control licencias para I&G
41 Servicios internos soporte
5000 Gerencia Servicio 000 03 Inconformidades 37 Quejas y reclamos
al Cliente 100 Capacitación 00 10 Comunicaciones
200 Soporte 00 39 Reportes
300 Instalación 00 45 Visitas
6000 Gerencia RRHH 100 Selección y Contratación 00 36 Pruebas de selección
12 Contratación
200 Bienestar 00 07 Certificados
45
17 Desvinculación
40 Riesgos profesionales
02 Actividades de Bienestar
300 Salud Ocupacional 00 34 Programas de Salud
Ocupacional
400 Capacitación y Desarrollo 00 21 Educación
03 Ascensos
7000 Gerencia 100 Consultoría 02 Implementación 01 Acompañamiento SIIGO
Consultaría 24 e-Synergy
22 e-Salud
46
5. VALORACIÓN DOCUMENTAL
5.1 GENERALIDADES
El concepto de valoración documental es un proceso intelectual con el

que se determina17:
o El flujo documental y su control en atención al uso valores de
los documentos de una organización.
o La función del estudio y análisis de los plazos de vida
documental así como aspectos relacionados con el soporte y la
conservación de los documentos, eliminación total y/parcial.
o El conjunto de documentos que debe incorporarse a un sistema
de gestión electrónica de documentos.
La valoración es una labor de alta responsabilidad porque el grupo de

personas responsables de esta tarea debe tener en cuenta18:
o La historia del creador de documentos.
o Las funciones.
o Las atribuciones legales.
o La estructura organizacional.
o Los procesos de toma de decisión.
o Los procedimientos de creación de documentos.
o La naturaleza.
o Organización y administración de los documentos.
o Los cambios ocurridos en el tiempo.
17
Procedimientos de Valoración Documental. Pág. 29
18
Valoración Fundamento de la Archivistita. Pág. 2
47
5.1.1 Información del documento. La valoración hace parte esencial
del sistema de gestión de la información, por su proceso de
administración documental, que tiene como finalidad servir información
de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran.
La secuencia de funciones a ejecutar sobre la información del

documento son19: control de la información, valoración, descripción y
comunicación, esta última es la meta de todo proceso relacionado con
información.
La valoración contempla varios pasos relacionados, enfocados a generar

valor agregado sobre los documentos entrantes, sobre la que actúa una
normatividad, expedientes de control de la documentación, fuentes
externas de consulta y análisis de necesidades. Para lograr una
circulación de la información para asegurar su recuperación y
conservación.
Es importante en esta etapa la taxonomía de información que se define

como el método para clasificar información en categorías conocidas
dentro de la empresa, en las cuales diferentes grupos pueden localizar
información según diferentes facetas o puntos de vista.
19
Procedimientos de Valoración Documental. Pág. 29
48
5.2 VALORACIÓN SEGÚN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
(AGN)
Para el AGN la valoración tiene el objetivo20 de “proteger el patrimonio

documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y
secundarios y su permanencia en cada una de las fases del archivo”.
En la valoración se tiene como base el ciclo de vida de los documentos y

el funcionamiento institucional. En este punto es importante tener
presente: el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción
documental.
El siguiente cuadro corresponde al ciclo de vida del documento,

describiendo si un documento esta en su fase activa, semiactiva o
inactiva.
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTIÓ
GESTIÓN CENTRAL HISTÓ
HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva
Valores Valores
Primarios secundarios
9Administrativo 9Histórico
9Legal 9Cultural
9Fiscal 9Investigación
9Contable 9Científico
9Técnico
Fuente: Ciclo Vital del Documento. Presentación Power Point Teoría Archivistica. Diapositiva 18
20
Tablas de retención y transferencias documentales. Pág. 25
49
5.2.1 Primera etapa del proceso de valoración21. La primera etapa
corresponde la los valores primarios o inmediato, deben participar: los
productores de la documentación, los archivistas, apoyados de personal
del área administrativa, contable y legal.
Los valores de los archivos administrativos son:

o Administrativo: Documentos producidos o recibidos para
responder a una necesidad administrativa mientras dure su
trámite, son importantes para la toma de ediciones.
o Jurídico: Documentos que derivan derechos u obligaciones
legales reguladas por el derecho común.
o Legal. Documentos que sirven de testimonio ante la ley.
o Fiscal: Utilidad o aptitud que tiene los documentos para el
tesoro o hacienda pública.
o Contable: Utilidad o aptitud que tiene los documentos que
soportan registros de los ingresos, egresos y movimientos
económicos de la empresa.
o Técnico22: Documentos sustantivos o característicos de cada
tipo de institución o empresa.
5.2.2 Segunda etapa del proceso de valoración23. Se establecen los

valores secundarios o mediato, sirven de referencia para la elaboración
o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente
primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva24.
21
Tabla de retención y transferencias documentales. Pág. 25
22
Teoría del Valor de los documentos. Diapositiva 3
23
Tabla de retención y transferencias documentales. Pág. 26
24
50
Se requiere de la participación los productores de la documentación, los
archivistas e historiadores.
Los valores secundarios del archivo permanente o histórico son25:

o Valores evidénciales: Revelan origen, organización y
desarrollo de las entidades. (cambios institucionales orgánicos,
normas de trabajo, política interna, economía, estadísticas,
etc.).
o Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales
desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se
revelan en Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.
o Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales.
(Hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos
internos, etc.).
5.2.3 Selección documental26. Selección es: “el proceso mediante el

cual se determina la conservación parcial de la documentación por
medio del muestreo”.
Este trabajo debe estar bajo un grupo de personas que conozcan

ampliamente a la empresa y cada área productora de documentos. Se
deben sectorizar los documentos en:
o Documentación administrativa. Historias laborarles, nóminas,
inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de
pago)
o Documentación misional. Refleja las funciones de la entidad
25
26
51
Este proceso de selección permite:
o Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos.
o Ofrecer acervos documentales que reflejen la estructura
orgánica de la empresa.
o Reducir costos en el espacio, tiempo y materiales.
o Garantizar la conservación documental.
Cada uno de los procesos de identificación, valoración y selección

permite determinar que documentos deben eliminarse.
5.2.4 Eliminación Documental27. Es la destrucción de los documentos

que han perdido su valor administrativo, legal, fiscal o contable y no
tiene valor histórico o carece de relevancia para la ciencia o tecnología.
Esta eliminación para la empresa es importante porque para hacerlo

debe tener las características anteriormente mencionadas, por esta
razón debe tener en cuenta:
o La responsabilidad de eliminar para la empresa privada es del

comité del archivo.
o Deben eliminarse cuando se cumpla el tiempo establecido en la
tabla de retención documental
o En toda eliminación debe realizarse un acta acompañada de su
respectivo inventario.
Busca proporcionar un mecanismo para una cuidadosa y sistemática

reducción de la masa documental mediante la utilización de un conjunto
27
52
de criterios de selección que toma en cuenta la naturaleza específica de
la información moderna registrada.
5.3 FINALIDAD DE LA VALORACIÓN
La implementación y mantenimiento de un proceso de valoración

asegura28:
o Identificación de los requisitos para la conservación de los

documentos de cada actividad administrativa.
o La especificación de que los documentos serán conservados y
como, atención y al uso de valores.
o El flujo de los documentos en todo el sistema de gestión.
o La destrucción de documentos sin valor.
o El control de las eliminaciones.
28
Procedimientos de valoración Documental. Pág. 32
53
6. RETENCIÓN DOCUMENTAL
Para iniciar este capitulo debe recordarse la definición de tabla de

retención documental (TRD) que es: un listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La elaboración de la TRD debe tener en cuenta cuatro pasos:

investigación de la empresa, análisis e interpretación de la información
recolectada, elaboración y presentación de la TRD y por ultimo su
aplicación29.
A continuación se explicará cada uno de los pasos:
6.1 INVESTIGACIÓN DE LA EMPRESA
Consiste en recoger información por dos medios:
Primero el los documentos de la empresa, como son las disposiciones

legales, actos administrativos y normas relativas a la creación y
cambios estructurales de empresa, manuales de fusiones,
procedimientos y conocer el organigrama vigente de la empresa.
Segundo las personas que producen documentos en la empresa, para

identificar y definir unidades documentales, realizar un análisis de la
producción y tramite de los documentos, teniendo en cuenta
manuales y procedimientos.
29
Tablas de retención y transferencia de documentos. Pág. 30
54
6.2 ANALISIS E INTERPRETACION DE LA DOCUEMTACIÓN
Hace referencia a la conformación de series y subseries con sus

respectivos tipos documentales, en este trabajo se presenta en el
capitulo anterior una primera propuesta para la empresa Informática &
Gestión S.A.
6.3 ELABORACIÓN Y PRESENTACION DE LA TRD
Teniendo en cuenta las series y subseries documentales que se tramitan

y administran en cada departamento. La TRD se presenta con una
introducción que sustente el proceso de elaboración y permita su
comprensión y aplicación.
Esta debe ser aprobada y revisada por el comité de archivo creado en la

empresa, para el caso de las empresas privadas.
6.4 APLICACIÓN DE LA TRD
Cuando es aprobada la TRD, se procede a su divulgación para que a

partir de la fecha se inicie su cumplimiento, esta debe estar
acompañada de un instructivo y de las normas para la organización de
los archivos de gestión de acuerdo con la TRD.
El mantenimiento de la TRD es responsabilidad del comité de archivo así

como su auditoria y evaluación.
55
30
6.5 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Consiste en la remisión de los documentos del archivo de gestión, al

central y luego al histórico de acuerdo con la aprobación de la TRD. Este
proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos,
con la periodicidad establecida en la TRD.
6.5.1 Archivo de gestión o de oficina. Aquí están los documentos

generados en los procesos de gestión administrativa y son de consulta
frecuente. Su tiempo de permanencia depende de su trámite y de las
normas internas establecidas en la TRD, para luego pasar las series y
subseries documentales al archivo central cuando hayan cumplido con
su tiempo de acuerdo con lo establecido en la TRD.
En este punto se inicia la comunicación de cada uno de los archivos

respetando el ciclo vital de los documentos.
6.5.2 Archivo Central o intermedio. Son los documentos recibidos por

el archivo de gestión y cuya consulta no es están frecuente. Debe
mantener y facilitar la consulta de las oficinas productoras.
Debe verificarse la transferencia y compararse que las series y subseries

concuerden con el inventario relacionado.
La documentación permanecerá durante el tiempo establecido en la

TRD, pero antes de transferirla al archivo histórico se aplica la
disposición final y procedimientos establecidos en la TRD.
30
Tablas de retención y transferencia de documentos. Pág. 33
56
6.5.3 Archivo histórico o permanente. En este archivo se preservan
los documentos que para le empresa adquieren valor de permanencia
por su carácter para la investigación, la ciencia y la cultura. Según lo
haya determinado el comité de archivo.
57
7. PROPUESTA
La implantación de un programa de gestión documental PGD para la

empresa Informática & Gestión, permite una mayor integración y
armonización de la información del sistema electrónico de documentos,
con el que se trabaja actualmente a través modulo del documentos del
sistema e-synergy y el archivo físico de la empresa.
Para poder realizar el PGD es importante para la empresa realizar unas

etapas y para lograrlo, este trabajo desarrolló los capítulos anteriores
para evidenciar la viabilidad de poder implementarlo, pero para lograrlo
se recomiendó contratar a un tercero para lo correcta implantación y
tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Realizar un diagnostico exhaustivo de la información con personal

experto porque el realizado muestra que aunque tiene la información
disponible para los empelados de la empresa, que son los usuarios
del archivo se recomienda:
Contratar o capacitar a una persona con conocimientos de

archivo.
Centralizar el archivo en un solo lugar de la empresa, para que
en el se apliquen las normas, condiciones adecuadas,
mantenimiento y controles de prevención de los documentos.
Mejorar mecanismos de trámite para todos los documentos y
no únicamente para los de correspondencia recibida que
actualmente se realiza creando en e-synergy un requerimiento
de correspondencia recibida.
58
Diseñar un programa de conservación documental para
mantener los documentos en correcto estado, evitando ser
deteriorados por condiciones ambiéntales o de higiene.
2. Crear el comité de archivo quien es el gestor y responsable de la

puesta en marcha del PGD, debido que la información de la empresa
es bastante valiosa. Se recomienda que el comité esté conformado
por los mismos miembros del comité de calidad.
Lo miembros serian los siguientes:

Presidente de la compañía
Coordinador de calidad
Asistente de calidad
Vicepresidente
Gerente de consultoría
Gerente de recursos humanos
Jefes de Venta
Jefes de servicio al cliente
Coordinador de renovaciones y recuperaciones
Coordinador de control de calidad
3. Diseñar la clasificación y codificación de los documentos, debido a

que para realizarlo es necesario un conocimiento pleno de la empresa
y su estructura orgánica, el comité de archivo con el apoyo de
personal externo especializado, permitirá la correcta creación de las
series y subseries documentales.
Considerar y evaluar el cuadro de codificación propuesto en este

trabajo.
59
4. Realizar la valoración documental de acuerdo a la teoría existente y
que sea aplicada a la empresa, para determinar el flujo documental y
los plazos de vida documental dentro de su ciclo vital.
5. Terminar con el diseño de la TRD donde el comité de archivo será el

responsable del cumplimiento y respeto a esta, debido a que son los
responsables de la divulgación y uso de la TRD dentro de la empresa.
Este trabajo es para mostrar a la empresa que la información que

maneja es bastarte valiosa y aunque esto es claro para ella, la
implantación de un PGD integrado a e-synergy, permite tener
información eficiente por los dos medios ya sea digital o físico.
Debido que e-synergy es un producto que también se comercializa la

empresa, al integrar el módulo de documentos del sistema a un PGD, lo
convierte en una carta de presentación para las empresas con funciones
públicas, que requieran un sistema electrónico de documentos y control
documental.
Es importante para finalizar tener en cuenta que la utilización de una

metodología aplicada a los documentos en soporte tradicional puede
aplicarse a e-synergy, asegurando la conservación permanente y la
continua accesibilidad de la información. La valoración debe darse en el
contexto, utilizando un acercamiento interdisciplinario, viendo a los
documentos electrónicos y a los documentos en papel, como producto
de una misma actividad.
60
CONCLUSIONES
La empresa por ser de carácter privado no está obligada a tener un

archivo como lo establece el Archivo General de Nación. Teniendo en
cuenta esta característica, se puede concluir que:
1. Es viable realizar un PGD para la empresa porque apoya a los

procedimientos certificados en ISO y genera mayor control en cada
uno de los documentos que produce y recibe.
2. Le permite al área directiva tener un proceso de auditoria y

seguimiento con los documentos físicos, permitiendo integrarlo al
sistema e-synergy para controlar el tramite de los documentos.
3. La empresa carece de una herramienta para la valoración y retención

documental que determina los tiempos de conservación en cada fase
de archivo y apoye la disposición final de los documentos.
4. La empresa presenta un archivo organizado y los empleados que son

los usuarios están familiarizados, pero no cumple con:
La normatividad y recomendaciones de la correcta

preservación de los documentos.
Un empleado de perfil laboral adecuada para manejar el
archivo, por lo tanto se hace necesario proponer acciones de
capacitación para este funcionario.
Las instalaciones del archivo para garantizar que los
documentos se conserven en óptimas condiciones porque no
tienen los controles ni los mecanismos mínimos recomendados.
61
5. El acceso a la documentación digital es fácil para los usuarios, pero
existe inconsistencia entre los documentos físicos y los digitales,
porque aunque esté el documento digital en el archivo, no está el
documento físico original, generando retrasos en la toma de
decisiones, especialmente requiere de la evidencia física en el
desarrollo de su gestión, lo que puede ocasionar problemas de tipo
jurídico ante los clientes
62
BIBLIOGRAFIA
AMAYA, Becerra, Simón Alberto. Conceptos Archivistitos Básicos,

Presentación Microsoft Power Point, 13 de octubre de 2003.
Archivo General de la Nación, Ley 594 de 2000. Bogota 2000.
____________________, Procesos de un PGD. Bogota. 2006.
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http://209.85.165.104/search?q=cache:OBI5KbfyUNcJ:www.dansocial.g
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abril20 de 2007]
GALEANO M, Pedro. Programa Gestión Documental, Presentación

Microsoft Power Point, 29 de abril de 2006.
GODOY, de Lozano, Julia, LOPEZ, Ávila, Maria Imelda, Cartilla de

Clasificación Documental, Archivo General de Nación, 2001.
__________________, Tablas de Retención y Transferencias

Documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración,
Archivo General de Nación, 2001.
GUERRERO, Angie, Cuadro General de Clasificación Archivistita.

Instructivo para su Elaboración, Archivo General de Nación, 2004.
63
HERNANDEZ, Olivera, Luís, MORO, Cabero, Manuela. Procedimientos de
Valor Documental. ACAL Editores. 2002.
Informática y Gestión, [En línea]: www.siigo.comempleados

[Consultado: 19 de mayo, 2007]
JAIMES, Luís Ernesto, GARCIA, Maria Clemencia, Pautas para

diagnostico integral de archivos, Bogotá, Archivo General de Nación.
2003.
64
ANEXOS
1. DIAGNÓSTICO - FORMATO DE DIAGNÓSTICO
FECHA DE ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO Día ___ Mes ___ Año _____
Nombre: ______________________________
Cargo: ______________________________
IDENTIFICACIÓN
Nombre del Archivo:

____________________________________________________________
Fecha de Creación:
____________________________________________________________
Dirección: ___________________ Tel: _______________________ Fax: _______
Correo electrónico: __________________________ Pág. Web: _____________
Sucursal: ________________________ Ciudad: _____________________
NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO
Departamento Nivel Oficina TIPO

Productor Principal Sucursal Gestión Histórico General Central Otro
Servicios
Capacitación
Comercial
Consultoría
Investigación y
Desarrollo
SISTEMA DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Centralizado: ____ Central: ____ General: ____ Satélites: ____
Otros: _________________________________ No de depósitos: _____________
Observaciones:
65
2. DIAGNÓSTICO ADMINISTRACION DEL ARCHIVO
1. Existe una persona responsable del archivo: SI: ____ NO: ____
2. El responsable del archivo ¿está dedicado de tiempo completo al archivo:
SI: ____ NO: ____
3. Funciones que desempeña:__________________________________________
________________________________________________________________
4. Cargo que ocupa el responsable del archivo:____________________________
5. Tiempo en el cargo: ___________________ Tiempo de la entidad: _________
6. Jefe inmediato del responsable del archivo:
Nombre: __________________________________ Cargo: ________________
8. Existe manual de funciones:
Entidad: SI: ____ NO: ____ Archivo: SI: ____ NO: ____
9. Las funciones del responsable del archivo ¿están determinadas por el manual?
SI: ____ NO: ____
En caso negativo especifique quién asigna sus funciones: _________________
10. Existe un manual de gestión documental: SI: ____ NO: ____
¿Desde cuándo se aplica el manual? __________________________________
¿Contempla aspectos de preservación? ________________________________
11. ¿Existen tablas de retención documental? SI: ____ NO: ____
12. ¿Existen tablas de valoración documental? SI: ____ NO: ____
13. ¿Existe un reglamento de archivo? ________ Desde cuándo se aplica ________
14. ¿Existe comité de archivo? SI: ____ NO: ____
15. Numero de personas que trabajan dentro del archivo: ____________________
Vinculación Dedicación (Tiempo)

Profesional Técnico Asistencial Tiempo
Contratado Planta Completo Medio Parcial
66
3. DIAGNÓSTICO - SERVICIO QUE PRESTA EL ARCHIVO
1. Presta servicios internos de:
Consulta: SI: ____ NO: ____ Asesoría: SI: ____ NO: ____ Otro: ___
Fotocopia:SI: ____ NO: ____ Microfilm:SI: ____ NO: ____ Otro: ___
2. Presta servicios externos de:
Consulta: SI: ____ NO: ____ Asesoría: SI: ____ NO: ____ Otro: ____
Fotocopia:SI: ____ NO: ____ Microfilm: SI: ____ NO: ____ Otro: ___
3. Tipo de consulta:
Manual: _________________ Automatizado: ______________ Otro: _______
Tiene sala de consulta: SI: ____ NO: ____ No. De puestos en sala: ________
Promedio de consulta: Mensual: _______________ Anual: ________________
Tipo de usuario: __________________________________________________
Observaciones:
67
4. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO
EL EDIFICIO
a. Época de construcción: _____________________________________________
b. Función original: __________________________________________________
c. Contexto climático: Humedad Relativa: ______ (promedio) Temperatura ______

(promedio)
d. Contexto urbano: Norte ____ Sur ____ Oriente ____ Occidente ____
e. Niveles del edificio: ______________________ Área construida:

______________________
f. Tipo de construcción (estructura, cerramiento, acabados) __________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
g. Estado del inmueble:_______________________________________________
h. Espacios que conforman la entidad/cantidad: ___________________________
i. Existen planos arquitectónicos: ____________ planos técnicos: ____________
j. Observaciones:
68
EL ARCHIVO
1. Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio:
No. de planta: ____ Sótano: ____ Mezanine ____ Área total de edificio: ____
2. Cuántos depósitos tiene el archivo: ____
Construidos: ____ Adecuados: ____ Asignados: ____ Tomados: ____
Son Suficientes: ______
3. Con qué áreas cuenta el archivo ¿se encuentran en el mismo espacio?
Administrativa: ____ Descrp./Clasif: ____ Reprografía: ____ Limpieza: ____
Consulta: ____ Baño: ____ Cafetería: ____ Conservación: ____ Otro: ____
4. Todas la áreas del archivo se encuentran en le mismo sitio: SI: ____ NO:____
Especifique:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
5. El área de los depósitos ¿esta separada de las demás? SI: ____ NO:____
Cómo esta separada: ______________________________________________
Tiene llave: ___________ quién la maneja: ____________________________
6. ¿Los depósitos dan a la calle? SI: ____ NO:____
7. CONDICIONES DE SEGURIDAD
________________________________________________________________
________________________________________________________________
8. Cuenta con depósitos separados para los diferentes tipos de soporte:
Especifique:
________________________________________________________________
69
________________________________________________________________
9. ¿En que lugar y mobiliario se almacenan series como historias laborales, Actas,
Resoluciones
y Contratos? _____________________________________________________
70
INSTALACIONES DE DEPÓSITOS
1. ¿Los depósitos poseen iluminación natural? SI: ____ NO:____
Elemento No Material Control Abierta Sellada Deterioro

Corti. Persi. 24 h H. Lab Ocosi SI NO Rota Otro
Ventanas
Claraboyas
Puertas
2. Poseen los depósitos iluminación artificial: SI: ____ NO:____
Incandescente: ___ No. de focos: ___ Diferenciada: ___ Encendida: 24h ___ H.
Lab. ___
Fluorescente: ___ No. de focos: ___ Diferenciada: ___ Encendida: 24h ___
H. Lab. ___
Observaciones: ___________________________________________________
3. Ventilación natural dada por:
Ventanas: ____ Puertas: ____ Rejillas: ____ Otro: _____________________
Observaciones: ___________________________________________________
4. Ventilación dada por:
Ventiladores: ____ Encendida: 24h ____ H. Lab: ____ Ocasional: ____
Aire acondicionado: ____ Encendida: 24h ____ H. Lab: ____ Ocasional: ____
Otro: ____ Encendida: 24h ____ H. Lab: ____ Ocasional: ____
5. Los depósitos cuentan con sistema de regulación de:
H R: ____ Tipo: __________________________________________________
Temperatura: ____ Tipo: __________________________________________
Ventilación: ____ Tipo: ____________________________________________
Iluminación: ____ Tipo: ___________________________________________
Filtrado de aire: ____ Tipo: _________________________________________
71
Observaciones: ___________________________________________________
Medición de condiciones ambientales:
Humedad relativa: Equipo y puntos de medición: ________________________
Temperatura: Equipo y puntos de medición: ____________________________
Iluminación: Equipo y puntos de medición: _____________________________
6. La entra de polvo se da por:
Hay tapetes: ____ cada cuanto se limpian y como: ______________________
Hay cortinas: ____ cada cuanto se limpian y como: ______________________
72
7. CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
1. Existe un plan de prevención de desastres para la entidad?: SI: ____ NO: ____
Escrito: ____
El edificio posee detector de incendios?: SI: ____ NO: ____
Tipo: _______________ No. de detectores en área de archivo: ____________
Funcionan?: SI: ____ NO: ____ Labor de mantenimiento: SI: ____ NO: ____
Cuáles?: _________________________________________________________
El edificio posee extintores: SI: ____ NO: ____ Tipo:

_______________________________
No. de extintores en área de archivo: ____________
Funcionan: SI: ____ NO: ____ Labor de mantenimiento: SI: ____ NO: ____
Cuales: _________________________________________________________
2. Cuanta la entidad con centros de apoyo cercano en caso de desastres: ______
Tipo: ___________________________________________________________
3. Con comité paritario de salud ocupacional?: _____________________________
4. Con Brigadas?: ____________________________________________________
5. Mapas de riesgo?: _________________________________________________
6. Planes de evacuación?: _____________________________________________
7. Señalización?: ____________________________________________________
8. Vigilancia?: _______________________________________________________
9. Hay alguna dotación especial para los funcionario de archivo o para funcionarios
que trabajan con documentos?: SI: ____ NO: ____
Especifique: _____________________________________________________
73
10. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre?: ________________
Con agua?: _______________________________________________________
Con fuego?: ______________________________________________________
Observaciones: ___________________________________________________
11. Mantenimiento (Limpieza)
FRECUENCIA EQUIPOS Y
MATERIALES
Anual Semestral Mensual Otro
Deposito
Documentación
Observaciones:
______________________________________________________________
______________________________________________________________
12. Se realizan acciones de control microbiológico y/o en documentación:

SI:__ NO: __
Método, frecuencia, productos:_______________________________________
________________________________________________________________
13. Inspección deposito
Estado de conservación
Elemento Material Ataq.
Grietas Humedad Otro
Insectos
Pisos
Muros
Techos
Divisiones
Bajantes: a la vista: SI: ____ NO: ____ Grietas: SI: ____ NO:
____
Conductos de energía: a la vista SI: ____ NO: ____ Grietas: SI: ____ NO:
____
Observaciones:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
74
14. Realice un esquema del archivo y su distribución, identificando áreas, puertas,
ventanas y ubicación de estantes:
Convenciones:
15. Relación de riesgos fotográficos:
Observaciones:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
75
8. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMETACIÓN
ALMACENAMIENTO
1. Fechas extremas de la documentación: ________________________________
2. Cantidad de unidades de conservación :
Total: _________________________ Aproximado: ______________________
3. Tecnología de la documentación: Papel: _______________________ No. _____
4. La unidades de conservación para documentación con soporte papel se encuentran

en:
Cajas: ____ No. ____ Carpetas: ____ No. ____ Libros: ____ No. ____
Legajazos: ____ No. ____ A-Z: ____ No. ____ Paquetes: ____ No. __
5. Metros lineales de la documentación: Total: ________ Aproximado: _______
6. Promedio de folios por unidad de conservación: _________________________
7. Describa la seguridad de los documentos: ______________________________
________________________________________________________________
8. La documentación se encuentra ubicada en:
Estantería: __________________ Archivadores: __________________
Otros: __________________ Especifique: _______________________
9. Tipo de estantería:
Cerrada: Metal: ______ Madera: ______ Otro: ______
Abierta: Metal: ______ Madera: ______ Otro: ______
76
10. Disposición de la estantería en el depósito:
Paralela a los muros: _______________ Distancia promedio: _______________
Perpendicular a los muros: _______________ Distancia promedio:

_______________
Distancia promedio entre los muros: __________________________________
11. Disposición de la ubicación en la estantería:
Vertical: ___________________ Horizontal: ___________________
12. Almacenamiento de los archivos de gestión:
Especifique:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
13. Cómo se almacenan los documentos contables?: _________________________
________________________________________________________________
14. Las historias laborales?: _____________________________________________
________________________________________________________________
15. Las actas y resoluciones?: ___________________________________________
________________________________________________________________
77
9. ASPECTOS ARCHIVISTICOS
1. Está organizada la documentación: SI: _____ NO: _____
Clasificación:
Orgánica funcional: _________ Procedencia: __________ Temática: _______
Asunto: __________ Autor: __________ Otro: __________
Ordenación:
Alfabética: __________ Numérica: __________ Alfanumérica: __________
Cronológica: __________ Otro: __________ Descripción: _____________
2. Cuenta con instrumentos de consulta/recuperación de la información:

SI: _____ NO: _____
Guía: Total: ____ Parcial: ____ Catálogo: Total: ____ Parcial: __
Índice: Total: ____ Parcial: ____ Inventario: Total: ____ Parcial:__
3. Cuenta con instrumentos de control: SI: _____ NO: _____
Guía: _____ Inventarios: _____ Catalogo: _____ Índices: ____
Libros de Registro: _____ Cuadros de Clasificación: _____
4. El archivo funciona como archivo central de la entidad: SI: _____ NO: _____
5. Están regulados los procedimientos de producción: SI: _____ NO: _____
6. Se hace seguimiento al trámite: SI: _____ NO: _____
7. Tiene el archivo cronograma de transferencia:
SI: _____
Con instructivo: _____________ de acuerdo con la TRD __________________
NO: _____
No se aplican por falta de espacio: ____________________________________
Porque no hay archivo central: _______________________________________
78
10.PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
1. En el archivo hay presencia de:
Hongos: _____ Rodeadores: _____ Insectos: _____ Otros: _____
Especifique:
________________________________________________________________
2. Se hacen tratamientos de conservación al archivo:
SI: _____ NO: _____ Preventivos: _____ Correctivos: _____
Si es afirmativo cuáles y con qué materiales: _____________________________
3. Se ha presentado algún tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones
en las cuáles se encuentra la documentación:
SI: _____ NO: _____ Tipo: __________________________________
4. Para adelantar procesos archivísticos, se emplea algún tipo de dotación de
seguridad ocupacional: SI: _____ NO: _____ Tipo: _________________
5. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para los funcionarios
que trabajan con la documentación: SI: __ NO: ___ Tipo: _______
6. Se hace limpieza de la documentación antes o conjunta con los procesos de
organización archivística: Describa el proceso:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
7. Se prepara físicamente la documentación para las transferencias: SI: _ NO: __
Primarias:
________________________________________________________________
79
Secundarias:
________________________________________________________________
8. Se ha implementado el sistema de conservación de archivos: ______________
9. Se han hecho programas de conservación: SI: _____ NO: ______
Tipo: ________________________________________________
Especifique materiales y procedimientos:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
10. Cuenta con asesorías para adelantar acciones de conservación: SI: __ NO: __
Tipos:
________________________________________________________________
11. Se realiza algún tipo de intervención directa en los documentos: SI: __ NO: __
Especifique:
________________________________________________________________
12. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservación: SI: _____ NO: ______
Tipo: ___________________________________________________________
SI: _____ NO: ______
80
11.PERFIL AUXILIAR SERVICIOS GENERALES
EDUCACIÓN Bachiller
EXPERIENCIA Un año en cargos similares.
Conocimiento de almacenaje.
Conocimiento de documentos comerciales.

FORMACION
Conocimiento práctico, de procesador de textos, hojas de

cálculo y aplicaciones informáticas.
Análisis de situaciones y solución de problemas.
Orientación al servicio.
Trabajo en equipo.
HABILIDADES
PREFERIBLEMENTE
Atención al detalle.
Organización y prioridades.
HOMOLOGACION Ninguna.
Realizar requerimientos de solicitud de compra de suministros

de stock de la Bodega.
Recibir los bienes, inspeccionarlos, verificarlos con la orden de

compra y la factura.
Atender las consultas requeridas por el cliente interno.
Escanear facturas y cuentas de cobro e incluirlas en e-

synergy.
RESPONSABILIDADES Ubicar la mercancía en los estantes de la bodega.
Realizar la salida de bienes de la bodega según

requerimientos solicitados.
Realizar ajustes, reintegros y devoluciones de los productos

recibidos.
Controlar la entrada y salida de carpetas de clientes del

archivo.
Recibir contratos pendientes de firma del Representante legal
81
y entregar a, secretaria de presidencia.
Entregar a auditoria inventario total de Bodega

mensualmente.
Estar pendiente y reportar cualquier arreglo locativo.
Controlar la correspondencia recibida por correo o vía fax, e

incluirla en E-Synergy.
Entregar correspondencia física dos veces al día.
AUTORIDADES NINGUNA.
82

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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PRIMER NIVEL DE

UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN

ANDRÉS BUENDÍA LEDERMAN

Trabajo de grado para optar el título de Especialista en

Bogotá, 06 de julio de 2007

2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO 14

2 DIAGNÓSTICO ADMINISTRACIÓN DEL 66

3 DIAGNÓSTICO – SERVICIO QUE PRESTA EL 67

4 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO 68

5 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO 69

6 INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO 71

7 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES 73

11 PERFIL DEL AUXILIAR DE SERVICIOS 81

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

También se puede entender como la institución que está al servicio de la

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos

ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos,

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el primer proceso del conjunto de

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o

E-SYNERGY: es una solución nueva basada en tecnología Web (Intranet

EXPEDIENTE: Unidad organizada de documentos reunidos por el

FONDO ABIERTO: Documentación de entidades administrativamente

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y

SECCIÓN. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las

SERIE: División de una sección que corresponde al conjunto de

SUBSERIE (asunto específico): Es el conjunto de unidades

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus

El presente trabajo es la realización de la propuesta de un programa de

Se inicia con una presentación de la empresa sus antecedentes,

Para cumplir con el objetivo general, se realizó un diagnóstico de los

El comité es quien entra a evaluar el cuadro de clasificación y

El cuadro de clasificación es parte fundamental para dar introducción a

Finalmente se realiza una propuesta de PGD para que la empresa

Antecedentes. La empresa Informática & Gestión S. A. es una

En total tiene 385 empleados, 358 en Colombia, de los cuales 206 se

En Colombia la empresa está en el proceso de obtener la certificación

Informática y Gestión S.A. cuenta con un archivo de clientes en la casa

País Sucursal Año de Consecutivo Mes de

De esta forma se crea la capeta, se le asigna el código con el nombre

Descripción del problema. La empresa cuenta con un e-bussines, que

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