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Para iniciar el uso del programa Excel y poder realizar las tareas que deseamos hacer.
1. Primero nos ubicamos en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla
Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una am-
plia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro traba-
jo.
EL BOTÓN OFFICE
Excel presenta un Botón Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar,
imprimir y otros.
¿Cómo accedemos?
2. Para visualizar las opciones que tiene este botón, pulsamos el botón e inmediata-
mente se abrirá un menú.
Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan más son:
- Nuevo, para la creación de un nuevo documento.
- Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel.
- Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica.
- Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles en-
cargados de la impresión del documento.
A la derecha de este submenú que se despliega donde se encuentran todas estas funciones
principales de Excel, se puede ver también que se muestra un listado de los documentos
recientes que se han trabajado.
Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato,
vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo.
Conozcamos la Barra de Herramientas:
Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de
las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos.
Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que
cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funcio-
nes.
Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e inter-
lineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y
aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.
Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rápido (sin
necesidad de ingresar a funciones o más viñetas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y
abrir.
Si queremos añadir más botones de acceso rápido, podemos hacerlo. Para ello, posicionados en
esta barrita, pulsamos el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú.
y luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones
y aparecerá en nuestra configuración de la barra de acceso rápido esta función
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que
para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas
de acuerdo al alfabeto y las filas por números.
Columnas
Filas
Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación
de la celda.
Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con el cur-
sor y ya podremos proceder a escribir en ella.
Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de
nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo
Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la
función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, así que se
encuentra vacío.
INTRODUCCION DE DATOS.
1. TIPOS DE DATOS.
Los datos que vamos a introducir para crear la hoja de cálculo serán de los siguien-
tes tipos:
Texto: este tipo de datos alberga caracteres o números. Utiliza un justificación a
la izquierda de la celda.
Si queremos introducir un texto como el siguiente “+ 6% IVA”, Excel no nos dejará
ya que empieza por un símbolo matemático. Para que lo admita como texto debere-
mos introducirlo entre comillas o dejando un espacio en blanco al principio.
Fechas y Horas: las fechas deben introducirse separadas con la barra de división
(/) o con guiones (-).
Las horas pueden entrarse con el sufijo a.m. o p.m. (también a o p) para trabajar con
el formato 12 horas. En caso contrario utilizará el formato 24 horas.
Fórmulas: cono su nombre indica, este tipo de datos realiza una operación con
los datos contenidos en el tipo de valores. Para iniciar la creación de una fórmula
tenemos que teclear el signo = (igual). Los operadores existentes en Excel, son,
según el tipo de operaciones a realizar:
Textos: & (concatenar). Ejemplo:
A1 = “El resultado es”.
A2 = 25.
= A1&A2 dará como respuesta “El resultado es 25”.
Matemáticos: +, -, * (producto), /, %, ^ (exponenciación).
Relacionales: <,>,<=,>=,<> (distinto), =.
Lógicos: son el resultado de algunas fórmulas o funciones y presentan
los valores Verdadero o Falso.
Condicionales: del tipo SI (condición) entonces (acción1) sino (ac-
ción2).
Valor: este tipo alberga números que pueden contener decimales. Si
hay que teclear miles se puede utilizar el punto.
Función: es un tipo de fórmula predefinida que permite realizar cálcu-
los diversos.
Errores: indicadores de Excel, para señalar distintos problemas:
#N/A valor no disponible.
#¡VALOR! entrada de argumento o valor erróneos.
#¡REF! celda especificada incorrecta.
#¡NULO! intersección no valida de dos áreas.
#DIV/0! división entre cero.
#¡NUM! número incorrecto.
#¿NOMBRE? nombre incorrecto.
######### debe ampliarse la columna.
2. SERIES.
Siempre que tengamos que introducir valores que posean un incremento fijo entre cada uno
de ellos utilizaremos las series. El tipo de datos puede ser de números o fechas.
Los pasos a seguir para crear una serie de fechas son los siguientes:
Situarnos en la celda que contiene el primer valor.
Situar el puntero del ratón en el cuadro de llenado.
Hacer clic con el botón izquierdo en el cuadro de llenado y sin soltarlo
desplazarse a la celda donde debe finalizar la serie.
MOVIMIENTO TECLADO
Celda A1 CTRL+INICIO
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha:
Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar.
Después hacemos clic en Aceptar.
Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, también podemos des-
plegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...
Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visuali-
zar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es de-
cir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pes-
taña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la eti-
queta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
Luego que vimos como nos podemos desplazar por nuestra hoja de trabajo o por las innu-
merables hojas de trabajo que podemos crear nos procederemos a cargar la información a
nuestra hoja de trabajo.
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes ob-
servar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:
1. INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a
ser la que se encuentra justo por debajo.
2. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además
la celda activa cambiará dependiendo de la flecha.
3. pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
4. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa se-
guirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de
la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc. del teclado o hacer clic sobre la
Caja de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Los tipos de información que se puede cargar en la planilla de trabajo son:
- VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
- FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análi-
sis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe
en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Introducción de valores constante:
Valores por fórmula:
Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia
abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra
el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.
3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos se-
leccionar el 75%
Ya podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y
los números que escribamos se verán más pequeños.
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y co-
lumnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar!!
Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a través del movimiento que le
damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también po-
demos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las
barras de desplazamiento.
Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha
También hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite mo-
vilizarnos.
Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el último botón que
aparece en el menú de hojas y se creará una nueva
Utilización de formulas
Una de las principales aplicaciones de Excel es que permite trabajar con fórmulas, agilizan-
do de esta manera la construcción de planillas donde los cálculos son frecuentes.
Una fórmula es una operación aritmética, lógica, estadística, etc., que hace referencia a una
o más celdas.
Existen varias maneras de ingresar una fórmula en una celda. A continuación veremos las
más comunes.
Dónde: 1 2 3 4
Opción 1:
Seleccione una celda que contiene la fórmula que desea copiar.
Despliegue el menú Edición y haga un clic en Copiar.
Posiciones en la celda donde copiará la fórmula.
Desplegué el menú Edición y haga clic en pegar.
Opción 2:
Si deseas copiar la fórmula en una celda adyacente a la celda que contiene la fórmu-
la a copiar siga los siguientes pasos:
Seleccione la celda que contiene la fórmula.
Note que la celda seleccionada tiene un cuadro negro en la esquina inferior derecha.
Haga un clic sobre este punto y sin soltar realice un arrastre hacia donde desea co-
piar la fórmula.
Cuadro negro
Funciones:
Una función es una fórmula que utiliza una o más celdas como parámetros. Por lo general
una función está compuesta por un nombre y por uno o más parámetros entre paréntesis.
Por ejemplo:
Se desea calcular la misma suma anterior, pero esta vez utilizando una función. En este
caso la función a utilizar será la función SUMA.
Siga los siguientes pasos:
Posiciónese en la celda donde ingresará la función.
Escriba el signo =
Luego escriba la palabra suma y abra paréntesis.
Seleccione los valores a sumar separados por ;
Cierre paréntesis y presione Enter.
Otra función que se utiliza regularmente es la función Promedio y tiene la misma sintaxis
de la función suma.
Nota: Cuando utilice funciones no cree un espacio entre el nombre de la función y los pa-
réntesis.
Excel también puede trabajar en su fórmula dejando un valor fijo el cual no se va a alterar
cuando se copie la fórmula.
Por ejemplo:
Se desea calcular la ley de cobre del unas soluciones
Fórmula: Cu(gr/Lt) = (lectura * normalidad) / (dilución)
Siga los siguientes pasos:
Posiciónese en la celda donde ingresará la función.
Escriba el signo =
Luego escriba la fórmula.
Nota: el valor que quiere dejar fijo lo puede dejar de dos maneras:
1. Puede escribir el valor en número.
2. Puede escribir el valor fijo que está en una celda, esta al escribirla deberá estar entre
signo peso la letra de la celda ($B$3), o también lo puede hacer en forma directa
tecleando F4.
3. Cuando halla escrito la fórmula presione Enter.
Valores fijos
Valores fijos
Microsoft Excel provee un gran número de funciones que pueden utilizar en una
planilla. Generalmente son funciones específicas, por lo que debe conocer o estudiar su
aplicación antes de utilizarla.
Para pegar o insertar una función en una celda, despliegue el menú Insertar y haga
un clic sobre Función, o bien haga un clic sobre el botón Pegar función, en ambos casos
se desplegará la siguiente ventana:
En este cuadro seleccione la categoría de la función que desea utilizar y luego escoja la
función. Una vez realizado esto, haga un clic en Aceptar. Inmediatamente aparecerá otra
ventana donde deberá llenar los parámetros requeridos por la función que escogió.
Ejemplo:
Se tiene la siguiente tabla:
Se desea encontrar el mayor y menor de seis números, para esto utilizaremos la función
MAX y MIN.
Para desarrollar esto siga los siguientes pasos:
Posiciónese en la celda donde desea insertar la función.
Haga un clic sobre el botón Pegar función.
Seleccione la categoría Estadísticas.
Seleccione la función Max y haga un clic en aceptar. Aparecerá la ventana de llena-
do de valores.
Haga un clic en el botón
Seleccione las celdas que contiene los valores.
Nuevamente haga un clic sobre el mismo botón
Acepte.
Máximo:
Mínimo:
OPERACIONES MATEMATICAS
Ya vimos cómo se suma un rango de datos en Excel, o cantidades específicas ubicadas en
celdas determinadas.
También en Excel podemos hacer las operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, mul-
tiplicar y dividir. Y así como lo es en cálculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada
una de estas operaciones.
Sumar
1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma
2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones
Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de fórmulas muestra en detalle cada
uno de los pasos
Multiplicación
a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operación
b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar
Dividir
1) En la celda donde realizaremos la operación escribimos igual (=), y las cifras a dividir
Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo deberán
cumplirse siempre en Excel.
Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operación: 4*5*(20/4)
Tenemos primero que realizar la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto
de las operaciones. Al final tendríamos: 4*5*5
Elevar a una Potencia
Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las opera-
ciones presentadas ahora, recordando que el símbolo para elevar a una potencia es
"^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hará lo siguiente:
= 3^4, lo que dará un resultado es 81.
LISTAR DATOS
Excel presenta una función importante que facilita manejar y trabajar cuando tenemos mu-
chos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la función de generación de lista.
A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede acceder y
seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo.
1) Hagamos una lista de nombres cualquiera hacia abajo
2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre
Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de digitar Marta.
CREAR SERIES
Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo
que facilita la creación de series alfanuméricas lógicas.
Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los dos prime-
ros (enero y febrero). Veamos cómo se hace:
1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie
b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botón izquierdo
del ratón y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo
De igual manera, con solo escribir ene y feb, también podemos crear una serie de datos:
a) Sombreamos ene y feb
b) Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, nos movemos hacia la derecha hasta
poder crear el mes de mayo, representado por may
Series Numéricas
1) Seleccionamos los dos primeros números de la serie
2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón nos movemos hacia la derecha hasta crear
el número deseado de la serie
Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de he-
rramientas.
Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas
Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos
sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes
Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de
datos o celdas a sumar a partir de la fórmula común: =Suma(nombre1;nombre2)
c) Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Clavos y Marti-
llos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras
Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fácil insertar fun-
ciones sin necesidad de realizar una selección de celdas. Además que puede ser realizada en
cualquier parte de la hoja de trabajo, lo único que debemos recordar es como nombramos
nuestro rango.
COPIAR Y PEGAR
Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el trabajo de
digitación cuando son datos a repartirse.
Hay dos formas de acceder a la función copiar:
* Desde la barra de herramientas
Sombreamos los datos que deseamos copiar
Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra de que han
sido seleccionadas
Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente seleccio-
nados y pulsamos Enter en el teclado
Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos
Enter en el teclado
Y ya estarán pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si quisiéra-
mos pegar los datos dos veces, tendríamos que volver a pulsar pegar en la nueva
ubicación donde deseamos los datos. Y nos quedarían tres filas de datos: una con
los originales y dos con los que hemos pegado
Muy importante: Luego de haber pegado los datos por última vez, presionar Esc (escape)
del teclado, para borrar la selección de datos.
COPIAR DATOS
En Excel también pueden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente copia-
mos los datos sino también el formato, fórmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar.
Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente:
Por ejemplo si deseamos copiar un par de palabras, dos veces más. Primero som-
breamos las palabras
Una vez sombreada el área donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratón
y aparecerán los datos que hemos copiado
Si quisiéramos copiar el bloque de estas dos palabras hacia abajo, realizamos los mismos
pasos
Sombreamos las palabras
Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el cursor en la esquina
inferior derecha de las dos palabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos
copiar
MOVER DATOS
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Exel como en otras aplicaciones, se toma como
que si se fuera a cortar la información para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos
ambas funciones, Cortar y Pegar
Si tenemos las siguientes palabras
Deseamos mover las palabras Seguro e Interés, hacia la columna C, manteniendo las filas 2
y 3 para los datos
Sombreamos ambas palabras
Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y pulsa-
mos el botón derecho del ratón. Seleccionando la función Pegar
Se abrirá un menú desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas,
columnas, hoja
En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habrá borrado
de nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10
Segunda Forma
Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cómo hacemos esto? nos posicionamos
con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón derecho del ratón.
Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda en parti-
cular.
Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botón Eliminar
Ya habrá sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo.
Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos for-
mas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos escogeremos
la opción Eliminar columnas de hoja.
Vinculos
Separador de referencia
Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma comprensible ante
una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de
gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas
apiladas o gráficos circulares 3D). También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de
gráficos en uno solo.
Ejemplo de gráfico combinado que usa un gráfico de columnas y uno de líneas.
Cambiar la presentación de los ejes del gráfico Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el
intervalo entre los valores o las categorías que se presentan. Para que el gráfico sea más fácil de leer, también
puede agregar marcas de graduación a un eje y especificar con qué intervalo aparecerán.
Agregar títulos y etiquetas de datos a un gráfico Para que la información que aparece en el gráfico sea
más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje y etiquetas de datos.
Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una leyenda, cambiar su ubicación o
modificar las entradas de la leyenda. En algunos gráficos, también puede mostrar una tabla de datos que
contenga las claves de la leyenda y los valores representados en el gráfico.
Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico Existen líneas especiales (líneas de máximos y
mínimos y líneas de tendencia), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de
datos y otras opciones para los diferentes tipos de gráficos.
Rellenar elementos del gráfico Puede utilizar colores, texturas, imágenes y rellenos de degradado para
enfatizar elementos específicos del gráfico.
Cambiar el contorno de los elementos del gráfico Puede usar colores, estilos de línea y grosores de línea
para resaltar elementos del gráfico.
Agregar efectos especiales a los elementos del gráfico Puede aplicar efectos especiales, como sombras,
reflejos, iluminado, bordes suaves, biselados y giros 3D a las formas de los elementos del gráfico, para pulir
su aspecto.
Dar formato al texto y a los números Puede aplicar formato al texto y a los números de los títulos,
etiquetas y cuadros de texto de un gráfico del mismo modo que en una hoja de cálculo. Para resaltar el texto
y los números, puede incluso aplicar estilos de WordArt.
Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor
modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de
burbujas) requieren una disposición de datos específica.
2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
Sugerencia Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las
celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están
en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección for-
me un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.
Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.
Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en para mostrar el cuadro de diálogo Insertar
gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráficos.
Sugerencia Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la
información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. Para obtener más información sobre los tipos
de gráfico que puede usar, vea Tipos de gráficos disponibles.
4. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea
colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedi-
miento siguiente.
3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.
Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo
en el cuadro Hoja nueva.
Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto
en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.
5. Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico que haya
creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:
Sugerencia Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir
el grupo.
4. Presione ENTRAR.
Notas
Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que
desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se
muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico indepen-
diente.
Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la
tecla SUPRIMIR.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.
Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico estarán disponi-
bles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.
Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán disponibles en la gale-
ría Estilos rápidos del grupo Estilos de diseño.
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos
de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.
2. En la pestaña Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botón del elemento de
gráfico que corresponda al elemento de gráfico que seleccionó y luego haga clic en la opción de diseño
deseada.
Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico que haya selecciona-
do. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas
las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán
solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico
1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de
una lista de elementos de gráfico:
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos
de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.
Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual, haga clic
enAplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma,
haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de
formasy, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.
Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de
WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de tex-
to oEfectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.
Nota Después de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de
WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de
acceso rápidopara volver al formato de texto anterior.
Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del gráfico, puede hacer
clic con el botón secundario en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones de formato
que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar también los botones de formato de la cinta
(pestaña Inicio, grupoFuente).
4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.
Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubi-
car el puntero allí, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de
herramientas que desee usar.
Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (pestaña Inicio, grupo Fuente).
Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic
en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de
formato que desee.
Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic en Título de eje horizontal
primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.
Sugerencia Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic también en Título de
eje horizontal secundario.
Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en Título de eje vertical primario y,
a continuación, haga clic en la opción que desee.
Sugerencia Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic también en Título de eje
vertical secundario.
Para agregar un título a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Título de eje de profundidad y, a
continuación, haga clic en la opción que desee.
Nota Esta opción solo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, por ejem-
plo un gráfico de columnas 3D.
4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.
Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubi-
car el puntero allí, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de
herramientas que desee usar.
Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (pestaña Inicio, grupo Fuente).
Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic
en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de for-
mato que desee.
Notas
Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico circular), los títulos de eje no
se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.
Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un tipo de gráfico
que no admita ejes secundarios.
2. En la hoja de cálculo, haga clic en la barra de fórmulas y, a continuación, escriba un signo de igual (=).
3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en el gráfico.
Sugerencia También puede escribir la referencia a la celda de la hoja de cálculo en la barra de fórmu-
las. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamación; por ejem-
plo: =Hoja1!F2
4. Presione ENTRAR.
Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en elárea del
gráfico.
Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar
de la serie de datos que desee etiquetar.
Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos
que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee
etiquetar.
Nota Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.
Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.
Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y
finalmente en Ninguno.
Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.
Sugerencia Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a continuación,
presione la tecla SUPRIMIR.
Sugerencia Para quitar rápidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un gráfico, puede
seleccionarla y, a continuación, presionar SUPRIMIR. También puede hacer clic con el botón secunda-
rio en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.
Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.
Nota Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se mueve y el área de trazado se
ajusta automáticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el
área de trazado no se ajustará automáticamente.
Para ver opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda y luego seleccione la opción de
presentación que desee.
Sugerencia De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los gráficos. Si tiene restric-
ciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamaño del gráfico desactivando la casilla Mostrar la leyen-
da sin superponerla al gráfico.
Sugerencia Cuando un gráfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de leyenda individuales
modificando los datos correspondientes de la hoja de cálculo. Para usar otras opciones de modificación o
para modificar las entradas de la leyenda sin que ello afecte los datos de la hoja de cálculo, puede reali-
zar cambios en las entradas de la leyenda en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de da-
tos (pestaña Diseño, grupoDatos, botón Seleccionar datos).
2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:
Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es
un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.
Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad(si es
un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.
Para especificar opciones detalladas de escala y presentación de los ejes, haga clic en Eje horizontal
primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Más
opciones del eje horizontal primario, Más opciones del eje vertical primario o Más opciones del eje de
profundidad.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro-
Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje verti-
cal secundario.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.
3. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a continuación, en Trazar serie en,
haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.
Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en la opción de
presentación deseada.
Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de gráfico solo para una
serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos a gráfico de líneas.
6. Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opción de
presentación deseada.
Nota Esta opción solamente está disponible después de presentar un eje vertical secundario.
7. Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal secundario y
luego en Ninguno.
Sugerencia También puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar la tecla SU-
PRIMIR.
Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula
primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal
secundario, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.
Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula prima-
rias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje vertical secundario,
también puede hacer clic en Líneas verticales de la cuadrícula secundaria.
Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de cuadrícula de
profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Esta opción solo está disponible cuando
el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.
Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula prima-
rias,Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un
gráfico 3D) y, a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede
hacer clic enLíneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula
secundaria y luego en Ninguna.
Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.
Mover un gráfico
Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.
Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.
En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de
forma.
Sugerencia Para obtener más opciones de cambio de tamaño, en la pestaña Formato, en el gru-
po Tamaño, haga clic en para abrir el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. En la pes-
taña Tamaño, puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño, la orientación o la escala del gráfico.
En la pestaña Propiedades, puede especificar cómo desea que se modifique la posición o el tamaño del
gráfico en relación con las celdas de la hoja de cálculo.
Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.crtx) se guarda en
la carpetaGráficos y la plantilla estará disponible en Plantillas en el cuadro de diálogo Insertar gráfi-
co (pestañaInsertar, grupo Gráficos, Selector de cuadro de diálogo ) y en el cuadro de diálo-
go Cambiar tipo de gráfico (pestaña Diseño, grupo Tipo, Cambiar tipo de gráfico).
Nota Una plantilla de gráfico contiene el formato del gráfico y almacena los colores que se usan al
guardar el gráfico como plantilla. Cuando use una plantilla de gráfico para crear un gráfico en otro libro,
el nuevo gráfico usará los colores de la plantilla de gráfico y no los colores del tema de documento apli-
cado actualmente al libro. Para usar los colores del tema del documento en lugar de los de la plantilla de
gráfico, haga clic con el botón secundario en el área del gráfico y, a continuación, haga clic
en Restablecer para hacer coincidir el estilo.