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Versión: 01
CHOCOLATES CAOCA S.A.S.
Vigencia desde 25 Mar 2015
DE
Calle 17 Nº 65 - 37
Bogotá – Puente Aranda
Lista de Distribución
Introducción
CHOCOLATES CAOCA S.A.S. es una organización que establece los requisitos
de las normas ISO 9001:2008 – ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
CHOCOLATES CAOCA S.A.S desarrolla, implementa y formaliza los Sistema de
Gestión de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional con el fin
de:
Presentación de la Compañía
CHOCOLATES CAOCA S.A.S se creó en el año 2014, Tiene su sede en la Calle 17 Nº
65 - 37, en el barrio puente aranda, en la ciudad de Bogotá Colombia.
La dirección de correo electrónico es: chocolatescaocasas@gmail.com y la página Web
es: www.chocolatescaocasas.com
1: Alcance
El Sistema de Gestión Integral de la CHOCOLATES CAOCA S.A.S, basado en los
estándares ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 documentado
mediante el presente manual aplica para todos los empleados, contratistas, visitantes, que
desarrollen actividades dentro de las instalaciones de la empresa.
Este manual pretende generar estándares básicos que determinen los criterios
relacionados con la Calidad, el Medio Ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional.
Estos estándares aplican en todos los procesos establecidos por la compañía
CHOCOLATES CAOCA S.A.S
Procesos Gerenciales
C C
Dirección de la Administración y Gestión de
L Gerencia RRHH Mercadeo y Ventas L
I I
Procesos Productivos
N N
Procesos de Apoyo
T T
Cobranzas -
Despachos Servicio al Cliente
Cartera
E E
Este manual aplica para los Procesos estratégicos, los procesos productivos y
procesos de soporte, siendo 8 estratégicos, 7 Productivos y 5 de apoyo, como son:
Proceso Estratégicos o de Gestión.
1. Gestión o Proceso Financiero.
2. Gestión o proceso de Planeación o planificación de la realización del servicio y/o
producto
3. Gestión o proceso de la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales
4. Gestión o proceso de Seguimiento y Control
5. Gestión o proceso de Mejoramiento.
6. Gestión o Proceso de revisión por la alta dirección y asignación de recursos
7. Gestión o Proceso de revisión de los requisitos relacionados con el producto.
8. Gestión o proceso de Mercadeo y Ventas.
9. Gestión o proceso de Administración y contabilidad
Procesos Productivos
1. Gestión o proceso de Normalización: (Normalización Es la redacción y aprobación de
normas. La normalización es el punto de partida en la estrategia de la calidad, así como
para la posterior certificación de la empresa.)
2. Gestión o proceso de Logística.
3. Gestión o proceso de Compras.
4. Gestión o proceso de Almacén.
5. Gestión o proceso de Producción y/o servicio
6. Gestión o proceso de Distribución.
7. Gestión o proceso de seguimiento y medición de los procesos y productos y/o servicio
1.1 Generalidades
El Manual traza las políticas, los procedimientos y los requisitos de nuestro de
Sistema Integrado de Gestión HSEQ. El sistema está estructurado de tal forma
que cumpla con las condiciones establecidas en la normas ISO 9001:2008 – ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
El sistema comprende el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio de
los productos de la empresa.
1.2 Aplicación
El presente Manual aplica para los procesos definidos en el mapa de procesos
de la compañía, el cual se encuentra relacionado con: Fabricar, producir,
comercializar, distribuir chocolates con relleno de fruta 100% natural.
CHOCOLATES CAOCA S.A.S ha determinado que todos los requisitos son
aplicables a las operaciones de esta instalación.
CHOCOLATES CAOCA S.A.S ha determinado que los siguientes requisitos no
son aplicables a las operaciones de esta instalación y son documentados como
exclusiones:
1.3 Objetivos
2: Referencias normativas
Para ello, identifica, conoce y vela por el cumplimiento de los requerimientos legales,
normativos o de cualquier otra naturaleza aplicable a su actividad y servicios descritos en
las respectivas Matriz de Requisitos Legales bajo el estándar de las normas ISO
9001:2008 – ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
Código: MAT-
RLE
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES ESPECIFICAS DE LA EMPRESA CHOCOLATES CAOCA S.A.S Versión: 01
Vigencia desde
25 Mar 2015
JERARQUÍA TITULO EMISOR APLICACIÓN PROCESO EVIDENCIA DE CUMPLE VERIFICACION PLAN DE
DE LA NÚMERO ESPECIFICA AL QUE CUMPLIMIENTO ACCION
NORMA /FECHA APLICA
SI NO
LEY 2006 LEY 1010 Ministerio de Prevención, En inspecciones por x Mensual preventivo
Protección corrección y General parte de la
Social / sanciones gerencia
Dirección de para el acoso
Riesgos laboral
Profesionales
LEY 1984 LEY 614 Ministerio de Determinació En inspecciones x Mensual preventivo
Protección n de General RRHH
Social parámetros
para la
organización
y
administració
n de salud
ocupacional
Resolución 1979 Resolución Ministerio de Disposiciones En inspecciones x Trimestral preventivo
2400 Trabajo y sobre las General RRHH
seguridad instalaciones,
higiene y
seguridad en
los
establecimie
nto de
trabajo
Decreto 2014 Decreto Ministerio de Disposiciones En inspecciones por x Anual preventivo
1443 Trabajo y para la General parte de la
seguridad implementaci gerencia
ón del SG-SST
Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización
Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple
los requisitos para ese producto.
Clase: categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos procesos o
sistemas que tienen el mismo uso funcional.
Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
Proceso: se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Sistema de Gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
Sistema de Gestión de la Calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización
con respecto a la calidad.
Aspecto Ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que
puede interactuar con el medio ambiente.
Desempeño Ambiental: resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus
aspectos ambientales
Impacto Ambiental: cualquier cambio en el medio ambiente ya sea adverso o beneficioso, como
resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
Medio Ambiente: entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los
recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Objetivo Ambiental: fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental, que una
organización se establece.
Sistema de Gestión Ambiental SGA: parte del sistema de gestión de una organización, empleada
para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o
cualquier otra situación potencial indeseable.
Desempeño de la SST: Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus
riesgos para la SST
Deterioro de la salud: Condición física o mental identificable y adversa que surge o empeora por
la actividad laboral o por situaciones relacionadas con el trabajo.
Evaluación de riesgos: Proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios
peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos
son o no aceptables.
Función en SST: Forma en la que realizar y aplicar los trabajos que han sido asignados.
Incidente: Suceso relacionado con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño, un
deterioro de la salud (sin tener en cuenta la gravedad)
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño, en términos de deterioro de la
salud, a la propiedad, al ambiente del lugar de trabajo, o una combinación de éstos.
Riesgo aceptable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado por la
organización teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política de SST.
Seguridad y salud en el trabajo (SST): Condiciones y factores que afectan, o podrían afectar a la
salud y la seguridad de los empleados incluyendo a los trabajadores temporales y personal
contratado, visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo.
Sistema de gestión de la SST (SGSST): Parte del sistema de gestión de una organización,
empleada para desarrollar e implementar su política de SST y gestionar sus riesgos.
4.2.1 Generalidades
El Sistema de Gestión HSEQ de CHOCOLATES CAOCA S.A.S ha sido documentado y
es mantenido eficazmente para asegurar los controles suficientes del sistema y la
conformidad a los requisitos de las normas ISO 9001:2008 – ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007.
CHOCOLATES CAOCA S.A.S establece la obligación de redactar documentos, implantar
y mantener vigente el Sistema de Gestión Integral. Dicho sistema debe estar sujeto a
mejora continua al objeto de incrementar la eficacia de la organización en la tarea de
alcanzar los objetivos que han sido señalados.
Si se consigue mejorar los procesos que componen las actividades de la organización se
consigue como consecuencia la mejora del servicio.
La eficacia consiste en que la empresa CHOCOLATES CAOCA S.A.S centra sus esfuerzos
en desarrollar los procesos de acuerdo con las instrucciones contenidas en los
procedimientos documentados y los resultados obtenidos se trasladan a los registros, los
cuales sirven para realizar el seguimiento y establecer las bases para las futuras mejoras.
Este Manual HSEQ ha sido preparado por la Gerencia general, Gerencia Administrativa,
Gerencia de Producción e Inspección de Calidad.
El Manual HSEQ es el conjunto de procedimientos documentados que describen aquellos
procesos que pueden evitar efectos adversos en la empresa CHOCOLATES CAOCA S.A.S
El manual describe los criterios fundamentales del sistema de acuerdo con las normas
ISO 9001:2008 – ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
El Manual actúa como marco de toda la documentación del Sistema de Gestión HSEQ
para:
Recoger la política de CHOCOLATES CAOCA S.A.S
Describir las actividades relacionadas.
Exponer los medios para la consecución de objetivos y metas que se establecen.
Permitir la identificación de prioridades y la definición de los objetivos y metas.
Demostrar que los elementos del Sistema de Gestión HSEQ son implantados
correctamente.
Aplicar a toda la organización y sus empleados.
Identificar y valorar los aspectos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud
ocupacional.
Identificar los requisitos legales y otros que hayan sido suscritos por la empresa.
Facilitar las actividades de planificación, control, auditoria y revisión para
asegurar que la política se cumple y continúa siendo adecuada.
Evolucionar para adaptarse al cambio de circunstancias.
Hacer posible la mejora continua del Sistema de Gestión HSEQ
Hacer hincapié en la prevención de las repercusiones de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud ocupacional adversas, más que en su detección y corrección
una vez que se han producido.
Todos los documentos de nuestro Sistema de Gestión HSEQ son controlados de acuerdo
con el Procedimiento de Control de Documentos Código 0001.
Este procedimiento define el proceso para:
aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisión.
revisar y actualizar según necesidad y re-aprobar los documentos.
garantizar que se identifiquen los cambios y el estado actual de revisión de
los documentos.
asegurar que las versiones pertinentes de los documentos apropiados se
encuentren disponibles en los puntos de uso.
asegurar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente
identificables.
garantizar que los documentos de origen externo sean identificados y que
su distribución sea controlada.
evitar el uso indebido de documentos obsoletos e identificarlos
adecuadamente si se conservan con algún fin.
4.2.4 Control de registros de calidad
Los registros del sistema se conservan para demostrar la conformidad con los requisitos y
el manejo eficaz del Sistema de Gestión HSEQ.
Los registros son conservados de acuerdo con el Procedimiento Control de los Registros
de Calidad Código. 0001
Este procedimiento exige que los registros del sistema permanezcan legibles, fácilmente
identificables y disponibles.
La Tabla de Control de los Registros del sistema HSEQ define los controles necesarios
para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de permanencia
y eliminación de los registros HSEQ. Código. 0001
El cuadro siguiente identifica los registros requeridos por las normas ISO 9001:2008 – ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007
Lista Registros HSEQ
Para OHSAS18001:2007
DOCUMENTO
DOCUMENTO
DOCUMENTO
Los registros son los soportes escritos que recogen los resultados y documentan el nivel
de calidad, la prevención del medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional de los
servicios de la empresa CHOCOLATES CAOCA S.A.S y sus empleados.
Todos los registros se soportan en sistemas informáticos (se accede a través de una base
de datos) y en formato papel.
La Dirección General examina la Política Integral HSEQ en cada una de las reuniones de
Revisión de la Dirección para determinar la idoneidad continua.
5.3 Planificación
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENCIA
GENERAL
GERENCIA GERENTE
ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL Y DE GERENTE DE PRODUCCIÓN
FINANCIERA MERCADEO
Supervisor de Calidad y
Asistente Administrativo y Producción
Contable Asistente Comercial
Área de Empaque
Dpto. Cartera
Dpto. de Operarios de Planta
Ventas
Servicios Generales
Despachos
Procedimientos relacionados:
Responsabilidad de la Dirección P-500
6.3 Infraestructura
Para satisfacer los objetivos de calidad y los requisitos del producto
CHOCOLATES CAOCA S.A.S. ha determinado la infraestructura necesaria.
La infraestructura ha sido proporcionada e incluye edificios, área de trabajo,
elementos utilitarios, equipo de proceso y servicios de apoyo. A medida que
surgen nuevas necesidades de infraestructura, se documentarán en proyectos de
calidad. Se da mantenimiento a la infraestructura existente para asegurar la
conformidad del producto.
Los requisitos de mantenimiento se documentan en:
Planes de mantenimiento preventivo.
Planes de servicios sanitarios.
Planes de mantenimiento de edificios.
Documentos relacionados
Competencia, conciencia y capacitación AP-622
Infraestructura EP-630
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compra
Se sigue un procedimiento documentado (AP-740) para garantizar que el producto
adquirido satisfaga los requisitos de compra especificados.
El procedimiento delinea la extensión del control necesario para los proveedores.
Los proveedores son evaluados y seleccionados con base en su capacidad de
suministrar el producto de acuerdo con los requisitos, tal y como lo describe el
procedimiento.
Los criterios de selección, evaluación y reevaluación son documentados en el
procedimiento. Los registros de la evaluación y de cualquier acción necesaria se
conservan como registros de calidad.
7.4.2 Información de las compra
La información de compra describe el producto que se va a comprar, en la que se
incluye, según corresponda:
Los requisitos para la aprobación del producto, los procesos y el equipo.
Los requisitos de calificación del personal.
Los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Los documentos de compra se revisan para garantizar que los requisitos sean
adecuados, antes de realizar pedidos al proveedor.
7.4.3 Verificación del producto comprado
El procedimiento describe el proceso utilizado para verificar que el producto
adquirido satisface los requisitos especificados de compra.
Si la organización o el cliente hacen la verificación en las instalaciones del
proveedor, las disposiciones de la verificación y los métodos para liberar el
producto quedan documentados en la información de compra.
Documentos relacionados
Planificación de procesos para la realización del producto MP-710
Compras AP-740
8.1 Generalidades
La organización tiene planes e implementa los procesos de monitoreo, medida,
análisis y mejora, según corresponda:
para demostrar la conformidad del producto.
para garantizar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad.
para perfeccionar constantemente la efectividad del Sistema de Gestión de
la Calidad.
Estos procesos son identificados en procedimientos documentados e incluyen la
determinación de métodos aplicables, incluyendo técnicas estadísticas y qué tan
extendido es su uso.
Entre los datos pertinentes se incluyen los datos generados como resultado del
monitoreo y la medición, y los provenientes de otras fuentes relevantes.
El análisis de los datos proporciona información relacionada con:
la satisfacción del cliente.
la conformidad con los requisitos del producto.
las características y tendencias de los procesos y productos, incluyendo las
oportunidades de una acción preventiva.
los proveedores.
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
CHOCOLATES CAOCA S.A.S mejora continuamente la eficacia del Sistema de
Gestión de la Calidad mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de
calidad, los resultados de auditoría, el análisis de los datos, las acciones
correctivas y preventivas y la Revisión de la Dirección.
8.5.2 Acción correctiva
CHOCOLATES CAOCA S.A.S emprende acciones correctivas para eliminar la
causa de las no conformidades, con el fin de evitar la recurrencia. Las acciones
correctivas son adecuadas a los efectos de las no conformidades halladas.
Un procedimiento documentado (QP-852) define los requisitos para:
revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de clientes).
determinar las causas de las no conformidades.
evaluar la necesidad de acciones para garantizar que las no conformidades
no se repitan.
determinar e implementar la acción necesaria.
registrar los resultados de la acción emprendida.
revisar la acción correctiva emprendida.
8.5.3 Acción preventiva
Cuando CHOCOLATES CAOCA S.A.S identifica unas no conformidades
potenciales, se determinan y se implementa una acción preventiva para eliminar
las causas potenciales con el fin de evitar su ocurrencia. Las acciones preventivas
son adecuadas a los efectos de los problemas potenciales.
Un procedimiento documentado (QP-853) define los requisitos para:
determinar las no conformidades potenciales y sus causas.
evaluar la necesidad de una acción para prevenir que se den no
conformidades.
determinar e implementar la acción necesaria.
registrar los resultados de la acción emprendida.
Revisar la acción preventiva emprendida
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