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Mapa de procesos
Facilitador: Santiago Aguirre
Asesor Invima
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Objetivos del taller
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Evolución en la gestión de los procesos en
el Invima
Certificación Renovación
NTC ISO 9001:2008 Modelo inspección Resolución 1229 Certificación Nuevo Mapa
Modelo IVC Procesos e Auditoría de
NTCGP1000:2009 Basado en riesgo NTC ISO 9001:2008
ampliación
NTCGP1000:2009 indicadores
alcance
Procesos BPM
2010 …. 2011 2012 2013 2014 2015
Nueva visión
Rediseño Objetivos
Proyecto Procesos y estratégicos
institucional Tecnología (PPT)
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Gerencia de procesos (BPM)
“BPM es una disciplina que permite diseñar, modelar,
ejecutar, medir, controlar y mejorar procesos
automatizados y no automatizados para conseguir
resultados alineados con la estrategia de la
organización”.
Fuente: ABPMP BPM CBOK. Version 2. 2009
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Nueva estructura de procesos
5
Caracterización de los procesos
Objetivo del proceso: Atender a la ciudadanía en general con la gestión de las peticiones,
quejas, reclamos, denuncias y derechos de petición asegurando la atención en el tiempo de
respuesta estipulado y con la calidad requerida.
• Respuesta la queja
• Quejas
Correspondencia • Respuesta a la
denuncia
• Denuncia
• Respuesta al derecho
de petición Ciudadano
• Derecho de petición
• Respuesta al reclamo
Ciudadano ATENCIÓN DE
PQR’S,
• Peticiones
DENUNCIAS Y • Respuesta a la
DERECHOS sugerencia
DE PETICION
• Reclamos
Direcciones del
• Informe sobre la Invima
queja
Proceso
Disciplinario
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Comparación de la estructura anterior
de procesos con la actual
• Estructura anterior • Estructura actual
– Procesos y – Macroprocesos, procesos y
procedimientos. procedimientos
– Indicadores de – Indicadores de desempeño de
cumplimiento los procesos
– Lideres de proceso – Dueños de macroprocesos y
líderes de procesos.
Macroprocesos
Procesos
Proceso Proceso
Procedimientos 1 2
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
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Ventajas de la nueva estructura de
procesos
• Se define procesos con un alcance específico, lo que facilita
la gestión
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Roles en la nueva estructura de procesos
Dueños de Facilitadores de
Líderes de procesos
macroprocesos calidad
Articular el establecimiento Liderar el diseño, ejecución, Promover la cultura de
de los lineamientos para el medición y mejora continua calidad y mejora continua a
diseño, ejecución y del proceso, en procura del través del despliegue y
medición de los logro de las metas en el nivel difusión de los procesos,
macroprocesos – logro de desempeño del mismo. indicadores y todos los
objetivos estratégicos aspectos relacionados con el
Sistema de Gestión Integrado.
.
Equipos de trabajo
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Roles en la nueva estructura de procesos
Cambios en metas, lineamientos
GESTIÓN
PLANEAR
Medición y análisis de los
Definir objetivos y lineamientos DM DM LP FC
indicadores de gestión
Establecer acciones de mejora
Diseñar indicadores y metas Indicadores y metas
DM LP
continua DM LP FC
Aspectos del SGI (mapa de
Diseño del proceso (alcance,
riesgos, documentación, LP FC
objetivos, reglas, flujo) LP
capacitación)
GRUPOS DE GRUPOS DE
TRABAJO TRABAJO
Medición de
desempeño
Objetivos
del proceso
Lineamientos
EJECUCIÓN DEL
Entradas Salidas
(MACRO)PROCESO
GRUPOS DE TRABAJO
DUEÑO DEL
DM MACROPROCESO LP LIDER DEL PROCESO FC FACILITADOR DE CALIDAD
10
Mapa de Macroprocesos
Gestión
Directiva
Comunidad Comunidad
con con
Necesidades Necesidades
Gestión de
Satisfechas
Seguimiento y
Control
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Tipos de procesos
• Estratégicos o gerenciales: son los procesos mediante los
cuales se va a determinar el rumbo estratégico de la
organización y los procesos mediante los cuales se generan
las políticas y reglas de negocio.
• Misionales: son los procesos mediante los cuales se responde
a la razón de ser de la empresa, los que están dirigidos al
cliente u usuarios externos.
• Apoyo: son los procesos transversales que manejan recursos.
• Evaluación y control: son los procesos que permiten hacer
seguimiento a la gestión de la entidad.
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Taller No.1 mapa de procesos
Quiero celebrar el
cumpleaños de mi pareja!
• Respuesta la queja
• Quejas
Correspondencia • Respuesta a la
denuncia
• Denuncia
• Respuesta al derecho
de petición Ciudadano
• Derecho de petición
• Respuesta al reclamo
Ciudadano ATENCIÓN DE
PQR’S,
• Peticiones
DENUNCIAS Y • Respuesta a la
DERECHOS sugerencia
DE PETICION
• Reclamos
Direcciones del
• Informe sobre la Invima
queja
Proceso
Disciplinario
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Taller No.2 mapa de procesos
Quiero celebrar el
cumpleaños de mi pareja!
Escoja un proceso
1. Defina el objetivo del proceso
2. Determine las entradas y salidas del proceso.
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Mapa de Macroprocesos
Gestión
Directiva
Comunidad Comunidad
con con
Necesidades Necesidades
Gestión de
Satisfechas
Seguimiento y
Control
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Mapa de Macroprocesos
Tipo
Macroprocesos Procesos
Macroproceso
Estratégicos 1 3
Misionales 4 13
Soporte 6 19
Evaluación y
1 2
Control
Total 12 37
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Taller No.3 mapa procesos Invima
• Comprensión del mapa de procesos
– Dividirse en grupos de 5 personas.
– Determinar los procesos que hacen parte de su
macroproceso
– Asociar a sus procesos el objetivo e indicadores de
gestión.
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Mapa de Macroprocesos
Gestión Directiva
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Mapa de Macroprocesos
Atención Integral al Ciudadano
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Mapa de Macroprocesos
Aseguramiento Sanitario
Dueño Macroproceso: Director Dispositivos Médicos y Otras Tecnologías
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Mapa de Macroprocesos
Inspección, Vigilancia y Control Sanitario
Líder: Director de
Responsabilidad Sanitaria Desarrollar las actividades de control sanitario
• Eficiencia en la programación de los
basadas en un enfoque de riesgo, con el propósito de
impulsos procesales
garantizar el cumplimiento de los requisitos sanitarios
• Oportunidad en la imposición de
Control Sanitario establecidos en la normatividad vigente.
medidas sanitarias
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Mapa de Macroprocesos
Gestión Administrativa
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Mapa de Macroprocesos
Gestión Tecnológica y de Información
Líder: Coordinador Grupo Desarrollar las actividades para el desarrollo, • Disponibilidad de servicios de aplicaciones
Gestión de Información implantación y mantenimiento de los • Oportunidad en la atención de los
sistemas de información que requiere la requerimientos
entidad para soportar los procesos y entregar • Calidad en la atención de los requerimientos
Gestión de la Información información confiable y oportuna para la • Oportunidad de informes / listados / reportes
operación del Invima. • Calidad de informe / listado / reportes
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Mapa de Macroprocesos
Gestión de Seguimiento y Control
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